Tài liệu Tránh những lối thường gặp trong việc tổ chức sự kiện ppt

Tránh những lối thường gặp trong việc tổ
chức sự kiện
Có vô số việc cần chuẩn bị cho một sự kiện và phải điều hành cả những cá nhân tham
gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại
thành “lắm thấy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này,
chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất trong các buổi họp.
Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.
Trứơc khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm
tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng
nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người
xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu
năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không
lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.
Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
Thông thường bạn hay tổ chức một sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi
cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn
uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi
chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc
rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra
không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan
hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn.
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần
thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing
và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn.
Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi
mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà
bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì
theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và

thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác
và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện
đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ
chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy
chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh
dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày
sau đó”.
Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh
tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch
vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn.
Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý
kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó
thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem
người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian
để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu
về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người
khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không
phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa
ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn
sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.
Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng.
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian
bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ
quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm
tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để
những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá
nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ

ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường
nhật của bạn.
Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm
soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ
tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là
bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người
quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác
thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi
chuyện đang diễn ra tốt.
Lờ đi yếu tố bất ngờ
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với
những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là
sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế
hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để
thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có
khi bạn cần dùng đến nó.
Cố gắng tiết kiệm tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có
thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn
thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với
giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ
cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần
sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy
nghĩ lại