Tài liệu lời khuyên cho các bạn sắp đi làm doc

l i khuyên cho các b n s p i làmờ ạ ắ đ
D i ây là nh ng úc k t c a tôi sau m t th i gian làm vi c v i expat và ng ướ đ ữ đ ế ủ ộ ờ ệ ớ đồ
nghi p các n c khác. Hy v ng ây là l i khuyên b ích cho các b n s p i làm.ệ ướ ọ đ ờ ổ ạ ắ đ
1. Giao ti p b ng v n b n:ế ằ ă ả
ây là m t môn h c c gi ng d y cho chuyên ngành th ký v n phòng t i Đ ộ ọ đượ ả ạ ư ă ạ
tr n g i H c Hoa Sen. Trong khi giao ti p tr c ti p c ng có t m quan tr ng ườ Đạ ọ ế ự ế ũ ầ ọ
ngang v i giao ti p b ng v n b n, tôi mu n c p riêng n các k n ng giao ớ ế ằ ă ả ố đề ậ đế ỹ ă
ti p b ng v n b n vì tôi c bi t nh n th y r t nhi u b n sinh viên và nh ng b n ế ằ ă ả đặ ệ ậ ấ ấ ề ạ ữ ạ
v a i làm th n g thi u ch m chút cho k n ng này.ừ đ ườ ế ă ỹ ă
a. Hãy bi t cách phân o n di n t nh ng ý t n g nh trong m t chu i các ý ế đ ạ để ễ ả ữ ưở ỏ ộ ỗ
t n g và hãy bi t s d ng câu u tiên c a m i o n v n trình bày s l c ýưở ế ử ụ đầ ủ ỗ đ ạ ă để ơ ượ
t n g nh ó tr c khi phân tích ho c minh h a thêm nh ng gì ã phát bi u ưở ỏ đ ướ ặ ọ ữ đ ể
trong câu u tiên c a o n v n.đầ ủ đ ạ ă
b. Lý t n g nh t là tìm các sách d y v k n ng vi t c. Lo i sách này c c ưở ấ ạ ề ỹ ă ế để đọ ạ ự
k thông d ng cho các ch n g trình d y ti ng Anh. Hãy tìm các sách m ng, nỳ ụ ươ ạ ế ỏ đơ
gi n thôi v Effective Writing cho d c. Trong tr n g h p không có i u ki n, ả ề ễđọ ườ ợ đề ệ
ho c không thích thú l m v i tài này, ch c n ghi nh i m a v a nêu trên là ặ ắ ớ đề ỉ ầ ớđể ừ
.đủ
c. Hãy tìm hi u các ch c n ng formatting c b n c a các ph n m m x lý v n ể ứ ă ơ ả ủ ầ ề ử ă
b n b n ang s d ng. N u b n ang s d ng MS Word gi ng nh tôi, thì hãy ả ạ đ ử ụ ế ạ đ ử ụ ố ư
c g ng dành chút ít th i gian tìm hi u thêm v các ch c n ng c b n trong ố ắ ờ ể ề ứ ă ơ ả
menu Format.
N u b n ch a bao gi t h i mình vì sao MS Word l i cung c p các ch c n ng ế ạ ư ờ ự ỏ ạ ấ ứ ă
format v n b n nh : tab, gõ s xác nh kho ng cách gi a 2 o n, bullets & ă ả ư ố để đị ả ữ đ ạ
numbering, v.v thì hãy b t u làm vi c ó.ắ đầ ệ đ
N u b n cho r ng vi c gõ spacebar t 2 l n tr lên thi t l p kho ng tr ng ế ạ ằ ệ ừ ầ ở để ế ậ ả ố
gi a các ký t là ti n l i h n s d ng tab,ữ ự ệ ợ ơ ử ụ
N u b n cho r ng vi c gõ 2 l n phím Enter tr lên thi t l p kho ng cách gi a ế ạ ằ ệ ầ ở để ế ậ ả ữ
các o n là ti n l i h n vi c xác nh các thông s before & after trong ch c đ ạ ệ ợ ơ ệ đị ố ứ
n ng paragraph spacing,ă
N u b n cho r ng có th gõ s ho c ký hi u ánh s ho c ánh ký hi u cho ế ạ ằ ể ố ặ ệ để đ ố ặ đ ệ

các o n v n ti n l i h n vi c s d ng ch c n ng bullets & numbering,đ ạ ă ệ ợ ơ ệ ử ụ ứ ă
Hãy l n ti ng r a Bill Gate là tay ch i d h i, tôi s n sàng ng h r a hùa.ớ ế ủ ơ ở ơ ẵ ủ ộđể ủ
2. K n ng s d ng Excel:ỹ ă ử ụ
N u ch a bao gi s d ng ch c n ng Pivot Table trong menu Data c a MS ế ư ờ ử ụ ứ ă ủ
Excel, hãy ki m ng i s d ng ch c n ng này thành th o h c. Ho c b n có ế ườ ử ụ ứ ă ạ để ọ ặ ạ
th tìm sách c & t h c.ể để đọ ự ọ
Table là b ng bi u. Thành ph n c a Table luôn c s p x p theo các d li u ả ể ầ ủ đượ ắ ế ữ ệ
theo c t và dòng. Ví d : ta có m t b ng nh d i ây:ộ ụ ộ ả ư ướ đ
Pivot là tr c xoay. Pivot Table, theo cách gi i thích c a nh ng nhà phát tri n ụ ả ủ ữ ể
ph n m m MS Excel, là m t b ng bi u có th xoay quanh m t tr c, t c là các ầ ề ộ ả ể ể ộ ụ ứ
thành ph n d li u ang phân b các c t có th chuy n qua dòng do Pivot ầ ữ ệ đ ổở ộ ể ể
Table có ch c n ng s p x p b ng bi u d a trên c s d li u chi ti t t m t ứ ă ắ ế ả ể ự ơ ở ữ ệ ế ừ ộ
worksheet khác.
i u này có v xa l v i nh ng b n nào ch a bao gi có nhu c u phân tích d Đề ẻ ạ ớ ữ ạ ư ờ ầ ữ
li u, ch a bao gi c giao m t c s d li u chi ti t v i yêu c u trích xu t m tệ ư ờđượ ộ ơ ở ữ ệ ế ớ ầ ấ ộ
ph n d li u ph c v cho vi c phân tích tr c khi ra quy t nh. Nh ng nên ầ ữ ệ để ụ ụ ệ ướ ế đị ư
nh , b n có th t i m t, t i mày v i vi c phân tích d li u n u ch n ki m s ng ớ ạ ể ố ặ ố ớ ệ ữ ệ ế ọ ế ố
b ng ngh marketing.ằ ề
Pivot Table là m t ch c n ng c c k m nh m và tuy t v i c a MS Excel ph c ộ ứ ă ự ỳ ạ ẽ ệ ờ ủ ụ
v cho m c ích ó. N u b n ti t ki m c th i gian phân tích d li u hi u ụ ụ đ đ ế ạ ế ệ đượ ờ để ữ ệ ệ
qu h n ng nghi p, b n t d n cho mình con n g th ng ti n s m h n.ả ơ đồ ệ ạ ự ọ đườ ă ế ớ ơ
T t c các expat ang làm vi c trong lnh v c marketing t i Vi t Nam u gi i ấ ả đ ệ ĩ ự ạ ệ đề ỏ
Excel trình trung c p tr lên. H s d ng nhu n nhuy n 2 ch c n ng: look ở độ ấ ở ọ ử ụ ầ ễ ứ ă
up d li u & Pivot Table.ữ ệ
S l ng ng i Vi t n m v ng 2 ch c n ng này khá ít so v i t ng s ng i ố ượ ườ ệ ắ ữ ứ ă ớ ổ ố ườ
dùng MS Excel. M t trong nh ng cách gây thi n c m cho expat là b n c ng có ộ ữ ệ ả ạ ũ
kh n ng s d ng MS Excel t n g n g v i h , ho c chí ít là 2 ch c n ng x ả ă ử ụ ươ đươ ớ ọ ặ ứ ă ử
lý d li u v a k trên.ữ ệ ừ ể
N u b n bi t s d ng ch c n ng thu & edit macro ph c v cho các nhu c u ế ạ ế ử ụ ứ ă để ụ ụ ầ
t ng hóa n gi n, nh v y là ã quá t t vì các expat c ng ch bi t s d ng ựđộ đơ ả ư ậ đ ố ũ ỉ ế ử ụ

ch c n ng này n c ó. N u b n bi t s d ng VBA vi t các hàm ch riêng ứ ă đế ỡđ ế ạ ế ử ụ để ế ỉ
b n có trong Excel, có l b n c x p vào hàng advanced user và s khi n choạ ẽ ạ đượ ế ẽ ế
h bái ph c.ọ ụ
Tin vui cho nh ng môn Pivot Table, ph n m m x lý b ng tính trong b Openữ đệ ầ ề ử ả ộ
Office mi n phí c ng có ch c n ng t ng t g i là Data Pilot.ễ ũ ứ ă ươ ự ọ
3. K n ng presentation và s d ng MS Powerpoint:ỹ ă ử ụ
Có th nói 99.9% expat có kh n ng thuy t trình và s d ng MS Powerpoint ể ả ă ế ử ụ
nhuy n h n ng nghi p Vi t Nam.ễ ơ đồ ệ ệ
Trong khi các b n sinh viên ã có thói quen s d ng MS Powerpoint, k n ng ạ đ ử ụ ỹ ă
thuy t trình còn là m t tr ng i mà các b n ph i th c hành nhi u có th làm ế ộ ở ạ ạ ả ự ề để ể
quen d n và gi i.ầ ỏ
M t trong nh ng i m v t tr i các ng nghi p ng i n c ngoài, có th h ộ ữ đ ể ượ ộ ở đồ ệ ườ ướ ể ọ
không gi i nh ng i Vi t các ch c n ng animation trong Powerpoint, nh ng ỏ ư ườ ệ ở ứ ă ư
cách ph i màu & con m t art trong trình bày slide Powerpoint c a h chuyên ố ắ ủ ọ
nghi p h n h n. Tôi v n b n kho n t i sao h l i gi i h n mình kho n này. Có lệ ơ ẳ ẫ ă ă ạ ọ ạ ỏ ơ ả ẽ
là do trình c a n n giáo d c ch ng & n u i u ó úng thì con m t th m m độ ủ ề ụ ă ế đ ề đ đ ắ ẩ ỹ
c a h c rèn luy n trong th i gian nào trong quá trình i h c?ủ ọ đượ ệ ờ đ ọ
Ch có m t i u các ng nghi p n c ngoài thua ng i Vi t. ó là vi c s ỉ ộ đ ề đồ ệ ướ ườ ệ Đ ệ ử
d ng các ph n m m shareware, trial ware ho c freeware c a bên th 3. V i t p ụ ầ ề ặ ủ ứ ớ ậ
quán ch s d ng ph n m m có b n quy n và c nhà cung c p ph n m m ỉ ử ụ ầ ề ả ề đượ ấ ầ ề
cam k t, h mù t t v các tool ti n ích mà có th chúng ta ang m nh d n s ế ọ ị ề ệ ể đ ạ ạ ử
d ng.ụ