Công tác lưu trữ và chính sách cung cấp tài liệu nội sinh dạng số của thư viện đại học tại thành phố Hồ Chí Minh

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHÍNH SÁCH CUNG CẤP TÀI LIỆU NỘI SINH DẠNG SỐ
CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Âu Thị Cẩm Linh

Trường Đại học Mở Tp. Hồ Chí Minh
Tóm tắt: Lưu trữ và cung cấp tài liệu nội sinh của thư viện đại học Việt Nam nói chung, tại Tp. Hồ
Chí Minh nói riêng được thực hiện theo quy định của nhà nước và chính sách của trường đại học. Thư
viện đại học cần số hóa tài liệu nội sinh để thuận lợi trong việc lưu trữ và cung cấp cho người sử dụng.
Đồng thời, những tài liệu nội sinh cần được chia sẻ rộng hơn, tạo điều kiện cho người học và nhà nghiên
cứu tiếp cận trên cơ sở đảm bảo về vấn đề quyền tác giả.
Từ khoá: Thư viện đại học; tài liệu nội sinh.
ARCHIVES AND POLICY OF PROVIDING DIGITAL INSTITUTIONAL REPOSITORY MATERIALS AT
ACADEMIC LIBRARIES IN HO CHI MINH CITY

Abstract: Archiving and providing endogenous documents in Vietnamese academic libraries as a
whole, in Ho Chi Minh City in particular, are implemented in accordance with the state regulations and
university policy. They need to digitize endogenous documents to facilitate the archive and provision
for users. Simultaneously, endogenous documents need a widespread sharing to ease the access of
learners and researchers on the basis of copyright issues.
Keywords: Academic libraries; institutional repository.

Giới thiệu
Tài liệu nội sinh là minh chứng quan
trọng cho hoạt động của trường đại học và
có giá trị tham khảo cao đối với người học
và các nhà nghiên cứu. Tài liệu nội sinh
thường được chuyển giao cho thư viện tổ
chức lưu trữ và phục vụ. Nhiều quy định của

nhà nước từ năm 2014 đến nay đã quy định
rõ trách nhiệm lưu trữ và tổ chức khai thác
thuộc về thư viện đại học [Điều lệ trường
đại học, 2014; Thông tư số 18/2014/TTBVHTTDL, 2014; Luật Thư viện, 2019]. Quy
định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ của ngành Giáo dục ban hành
kèm theo Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT
ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo đã khẳng định tầm
quan trọng và giá trị của tài liệu nội sinh,
nhưng cũng là một thách thức lớn đối với thư
viện. Bởi việc lưu trữ dài hạn theo quy định
với duy nhất là mợt bản in gớc sẽ khơng
10 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021

thuận lợi cho công tác phục vụ của thư viện.
Hơn nữa, ngay cả mỗi tài liệu được lưu với
số lượng không nhiều thì diện tích cần thiết
để lưu trữ cũng không ít. Bên cạnh đó, tài
liệu nội sinh do trường đại học sở hữu nên
thường chỉ phục vụ trong nội bộ trường.
Để thuận lợi cho việc lưu trữ và đáp ứng
phục vụ người sử dụng 24/7, liên kết để
tăng giá trị sử dụng của tài liệu, thực hiện
hồi cố số hóa tài liệu nội sinh, thu nhận tài
liệu số từ đầu vào là rất cần thiết đối với các
thư viện đại học hiện nay.
1. Định nghĩa và giá trị của tài liệu nội
sinh
Tài liệu nội sinh trong tiếng Anh gọi là tài

liệu xám (Grey literature). Hội nghị Quốc tế
lần thứ XII về Tài liệu Xám tại Praha năm
2010 đã đưa ra định nghĩa sau: “Tài liệu xám
là viết tắt của các loại tài liệu đa dạng được
tạo ra ở tất cả các cấp chính quyền, học
viện, doanh nghiệp và công nghiệp ở định


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

dạng in và điện tử được bảo vệ bởi quyền
sở hữu trí tuệ, có chất lượng đủ để được thu
thập và bảo quản bởi các thư viện và kho lưu
trữ tổ chức, nhưng không được kiểm soát bởi
các nhà xuất bản thương mại; tức là khi xuất
bản khơng phải là hoạt động chính của cơ
quan sản xuất” [Schopfel, 2010].
Theo tác giả Nguyễn Hồng Sinh và
Huỳnh Thị Mỹ Phương [2013, tr.20]:
“nguồn nội sinh trong trường đại học là các
dạng tài liệu được tạo nên từ kết quả của
các quá trình đào tạo, học tập, nghiên cứu
của nhà trường; nguồn này cũng bao gồm
các công nghệ và dịch vụ giúp tổ chức,
quản lý và sử dụng các dạng tài liệu nội
sinh; nguồn này thường được tiếp cận theo
phương thức mở”.
Tài liệu nội sinh của trường đại học bao
gồm: tài liệu hội nghị, hội thảo; kỷ yếu; dữ
liệu quy định; dữ liệu thử nghiệm chưa được

công bố; bài giảng; tài liệu học tập lưu hành
nội bộ; giáo trình do trường biên soạn; luận
văn, luận án; cơng trình nghiên cứu khoa
học của giảng viên, sinh viên; các hệ thống
thông tin quản lý do nhà trường thiết lập;
hình ảnh hoạt động của nhà trường.
Tài liệu nội sinh là minh chứng về hoạt
động của một trường đại học; gắn với kết
quả đào tạo và hoạt động nghiên cứu khoa
học của nhà trường. Giá trị sử dụng của tài
liệu nội sinh được thể hiện như sau:
- Nguồn tài liệu nội sinh tốt là một chỉ số
tốt về chất lượng đào tạo và nghiên cứu của
trường đại học, giúp tăng cường hình ảnh,
uy tín của nhà trường [Nguyễn Hồng Sinh
và Huỳnh Thị Mỹ Phương, 2013].
- Tài liệu nội sinh của các trường đại học
luôn được cộng đồng học tập và nghiên cứu
quan tâm tham khảo, vì tính mới và có giá trị
học thuật cao [Nguyễn Hoàng Vĩnh Vương,
2014]. Tùy thuộc vào loại tài liệu nợi sinh,
nó có thể mang tính thời sự và cập nhật hơn

các tài liệu học thuật đã xuất bản và có thể
là nguồn dữ liệu hữu ích, chất lượng cao.
Nhiều nghiên cứu do giảng viên và người
học thực hiện có giá trị thực tiễn cao gắn
với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó
cũng có thể là cơ sở cho cho các nghiên
cứu được thực hiện tiếp theo.

- Đối với giảng viên, nhà nghiên cứu, việc
nộp tài liệu cho thư viện và đồng ý công bố
rộng rãi tạo điều kiện cho cộng đồng tiếp
cận khai thác, sử dụng sẽ làm tăng thêm
giá trị của tài liệu, làm lợi cho người học và
ứng dụng trong thực tiễn. Khi được người sử
dụng trích dẫn nhiều, áp dụng thành cơng
thì uy tín khoa học của giảng viên, nhà
nghiên cứu sẽ tăng lên.
- Các tài liệu nội sinh như các phần mềm
quản lý, hệ thống quy định, quy trình giúp
các trường đại học cải tiến các hoạt động
của mình. Cơng tác quản trị đại học tốt hơn.
- Tài liệu nội sinh có ý nghĩa về mặt lịch
sử, minh chứng cho quá trình hình thành và
phát triển của trường đại học.
2. Các quy định của nhà nước về lưu
trữ và phục vụ tài liệu nội sinh trong cơ
sở giáo dục đại học
Luật Giáo dục Đại học 2012, được sửa
đổi, bổ sung năm 2018 đã khẳng định
vai trò của thư viện trong hoạt động dạy
và học của trường. Căn cứ Luật Giáo dục
2012, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định
số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm
2014 ban hành Điều lệ trường đại học (hiệu
lực thi hành từ ngày 30 tháng 01 năm 2015
đến ngày 30 tháng 6 năm 2019). Theo đó,
khoản 1 Điều 18 của Điều lệ trường đại học
quy định: “Thư viện, trung tâm thơng tin tư

liệu của nhà trường có nhiệm vụ cung cấp
các thông tin, tư liệu khoa học và công nghệ
phục vụ giảng dạy, nghiên cứu và học tập
của giảng viên và sinh viên; lưu trữ bản gốc
các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ đã bảo
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021 11


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

vệ tại trường, các kết quả nghiên cứu khoa
học, các ấn phẩm của trường. Thư viện,
trung tâm thông tin tư liệu hoạt động theo
quy chế do hiệu trưởng ban hành, phù hợp
với pháp luật về thư viện, pháp luật về lưu
trữ và các quy định của pháp luật hiện hành
có liên quan”.
Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu
tiên quy định rõ về trách nhiệm của thư viện
đại học trong việc lưu trữ bản gốc tài liệu
nội sinh của nhà trường. Đồng thời văn bản
này cũng quy định trách nhiệm của thư viện
phục vụ tài liệu đáp ứng nhu cầu người dạy
và người học, bao gồm cả tài liệu nội sinh.
Tiếp theo, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT
ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy định thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp
vụ của ngành Giáo dục (quy định cụ thể
thời hạn lưu trữ cho từng loại hình tài liệu: đồ

án, khóa luận tốt nghiệp; luận văn thạc sỹ;
luận án tiến sỹ và tóm tắt luận án tiến sỹ;
đề tài nghiên cứu khoa học của giảng viên,
nghiên cứu viên; đề tài nghiên cứu khoa học
của sinh viên dự xét giải thưởng sinh viên,
nghiên cứu khoa học cấp trường; đề tài xét
tặng giải thưởng Sinh viên nghiên cứu khoa
học và giải thưởng KH&CN dành cho giảng
viên trẻ trong các cơ sở giáo dục đại học).
Luật Thư viện 2019 (có hiệu lực thi hành
từ ngày 1 tháng 7 năm 2020) quy định về
công tác lưu trữ và phục vụ tài liệu nội sinh
của thư viện đại học. Theo đó, điểm b, khoản
2, Điều 14 của Luật Thư viện quy định một
trong những chức năng nhiệm vụ của thư
viện đại học là: “Tiếp nhận, bổ sung và tổ
chức khai thác khóa luận, đồ án, luận văn,
luận án, kết quả nghiên cứu khoa học của
người học và người dạy trong cơ sở giáo
dục đại học; xây dựng tài liệu nội sinh, cơ
sở dữ liệu học liệu, tài nguyên học liệu mở”.
Khoản 5 Điều 45 của Luật Thư viện cũng
quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức,
cá nhân thành lập thư viện là “Khuyến khích
tổ chức, cá nhân nộp tài liệu học tập, bài
12 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021

giảng, tài liệu tham khảo, khóa luận, đồ án,
luận văn, luận án, kết quả nghiên cứu khoa
học cho thư viện thuộc cơ sở giáo dục, thư

viện thuộc cơ quan, tổ chức nơi học tập,
nghiên cứu, công tác”.
Từ các quy định của nhà nước trên đây
về công tác lưu trữ và phục vụ tài liệu nội
sinh, có thể rút ra một số nhận xét như sau:
- Trước đây, Pháp lệnh Thư viện và
Nghị định 72/2002/NĐ-CP quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Thư viện chỉ quy định
chung là thư viện của các trường đại học có
nhiệm vụ phát triển vốn tài liệu phù hợp với
tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ
của thư viện; xây dựng vốn tài liệu đáp ứng
nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập
của người dạy và người học trong trường đại
học; tập trung phục vụ đối tượng bạn đọc là
cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn
thuộc cơ quan, tổ chức chủ quản, ngồi ra
cịn có thể phục vụ các đối tượng bạn đọc
khác phù hợp với quy chế, nội quy thư viện.
Điều lệ Trường Đại học và Luật Thư
viện ra đời đã xác định thư viện đại học có
trách nhiệm nhận, tổ chức lưu trữ và phục
vụ tài liệu nội sinh. Kết hợp với quyền liên
kết, chia sẻ tài liệu, thư viện vừa là nơi tập
hợp tài liệu nội sinh của một trường đại học,
đồng thời là nơi kết nối người sử dụng đến
tài liệu nội sinh của các trường đại học khác
giúp cho người học và cộng đồng hưởng lợi
ích nhiều hơn. Qua đó, giá trị của tài liệu nội
sinh càng tăng lên.

- Quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
về thời hạn lưu trữ đã cho thấy quan điểm về
giá trị khoa học và giá trị lịch sử của tài liệu
nội sinh. Nhiều tài liệu nội sinh như luận án,
cơng trình nghiên cứu khoa học cần được
bảo quản vĩnh viễn; luận văn, khóa luận/đồ
án tốt nghiệp được lưu trữ dài hạn. Các loại
tài liệu nội sinh khác tùy theo điều kiện của
nhà trường có thể lưu theo thời hạn quy định
tối thiểu, cũng có thể lưu trữ lâu hơn do giá
trị khoa học hoặc giá trị minh chứng lịch sử
của tài liệu.


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

- Các quy định này là cơ hội làm tăng
vai trò của thư viện và lợi ích của người sử
dụng. Tuy nhiên, để thực hiện tốt nhiệm vụ
này là một thách thức lớn với nhiều thư viện
đại học tại Tp. Hồ Chí Minh. Thời hạn lưu trữ
dài sẽ đặt ra cho thư viện vấn đề về kho kệ
chứa và duy trì, bảo quản tài liệu đối với bản
giấy. Do đó, các thư viện đã và đang thực
hiện số hóa tài liệu để lưu trữ và tổ chức
khai thác thuận lợi. Mặc dù lưu trữ và phục
vụ tài liệu nội sinh dạng số cũng tốn kém
chi phí khá lớn trong việc trang bị hạ tầng
công nghệ thông tin, nhưng đây là giải pháp
tối ưu nhất cho công tác lưu trữ và phục vụ

tài liệu nội sinh.
3. Thực trạng về lưu trữ và chính sách
phục vụ tài liệu nội sinh số của một số
thư viện trường đại học tại Thành phố Hồ
Chí Minh
Nghiên cứu này tiếp cận 10 Thư viện
tại Tp. Hồ Chí Minh, bao gồm: 01 thư viện
thuộc ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh (Thư viện
Trường Đại học Bách Khoa Tp. Hồ Chí
Minh), 06 thư viện thuộc đại học cơng lập
(Trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh,
Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh,
Trường Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí
Minh, Trường Đại học Ngân hàng Tp. Hồ
Chí Minh, Trường Đại học Cơng nghiệp Tp.
Hồ Chí Minh và Trường Đại học Mở Tp. Hồ
Chí Minh) và 03 thư viện thuộc đại học tư
thục (Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học
Tp. Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nguyễn
Tất Thành và Trường Đại học Công nghệ).
Cách thức tiếp cận là khảo sát website
của thư viện, nghiên cứu báo cáo số liệu
của Thư viện và kết hợp phỏng vấn cán bộ
quản lý thư viện.
Kết quả nghiên cứu thu được như sau:
3.1. Công tác lưu trữ tài liệu nội sinh
dạng số
* Về việc áp dụng quy định lưu trữ:
Các trường đại học tại Tp. Hồ Chí Minh
đã căn cứ theo quy định của nhà nước, xây

dựng quy định của trường trong thực hiện

hoạt động dạy - học và nghiên cứu khoa
học. Theo đó, quy định về việc nộp tài liệu
nội sinh như sau:
- Việc nộp luận án được quy định trong
quy chế/quy định đào tạo tiến sỹ của các
trường. Việc nộp luận văn được quy định tại
quy chế/quy định đào tạo thạc sỹ; nộp khóa
luận/đồ án được quy định tại quy chế/quy
định đào tạo đại học. Các trường đã xây mới
hoặc điều chỉnh quy định cho phù hợp với
quy định mới về đào tạo tiến sỹ, thạc sỹ và
quy định về thời hạn lưu trữ của Bộ Giáo
dục và Đào tạo. Có 8/10 (tỷ lệ 80%) trường
được khảo sát quy định rõ trong quy định
đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ của trường là người
tốt nghiệp phải nộp luận án/luận văn cho
thư viện trường.
- Việc thu nhận các tài liệu nội sinh khác
được các trường thực hiện khác nhau. Có
02/10 trường đại học - là Trường Đại học Y
Dược Tp. Hồ Chí Minh và Trường Đại học
Nguyễn Tất Thành, xây dựng quy định riêng
về nộp tài liệu nội sinh cho thư viện trường.
Các trường còn lại tùy theo quy định của
từng trường, các đơn vị được phân công như
khoa thu nhận khóa luận/đồ án tốt nghiệp,
phòng quản lý khoa học thu nhận công trình
nghiên cứu khoa học, bài báo, kỷ ́u hợi

nghị, hợi thảo khoa học. Sau đó, một số loại
tài liệu được chuyển giao cho thư viện lưu
trữ, phục vụ.
Qua khảo sát việc áp dụng quy định
của các trường đại học tại Tp. Hồ Chí Minh
cho thấy:
(1) do Luật Thư viện vừa mới có hiệu lực
thi hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2020, còn
các quy định của trường đều được xây dựng
trước đó nên phần căn cứ của quy định của
các trường chưa thể hiện Luật Thư viện mà
chủ yếu dựa trên Luật Giáo dục Đại học,
các quy định về đào tạo của Bộ Giáo dục
và Đào tạo đối với các bậc học khác nhau,
Luật Sở hữu trí tuệ và Pháp lệnh Thư viện;
(2) có 05 trường cập nhật thời hạn lưu trữ
vào quy định/quy chế đào tạo của trường;
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021 13


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

(3) đa số các thư viện cho rằng quy định
thời hạn lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo
là hợp lý.
Tuy nhiên, các thư viện đều gặp khó
khăn về diện tích lưu trữ dài hạn đối với bản
in giấy.
* Về loại tài liệu nội sinh được lưu trữ tại
thư viện:

Tất cả các thư viện thu nhận chủ yếu là
luận án, luận văn, tạp chí và giáo trình do
trường xuất bản, tài liệu học tập lưu hành
nội bộ, đề tài nghiên cứu khoa học. 8/10 (tỷ
lệ 80%) thư viện được khảo sát thu nhận
khóa luận/đồ án tốt nghiệp. 2/10 (tỷ lệ 20%)
thư viện không thu nhận khóa luận/đồ án tốt
nghiệp, do trường quy định lưu trữ tại khoa.
Các tài liệu còn lại như bài báo, bài giảng
của giảng viên, kỷ yếu hội nghị, hội thảo thư
viện thu nhận chưa đầy đủ.
Bài giảng điện tử còn được thu thập hạn
chế. Một số trường lưu trữ bài giảng điện tử
trên Hệ thống học tập của trường (Learning
Management System-LMS). Có thư viện
triển khai thu thập bài giảng điện tử như
Thư viện Trường Đại học Mở Tp. Hồ Chí
Minh. Theo đó, các slide bài giảng, video
bài giảng của giảng viên được gửi cho thư
viện phân loại, biên mục, tải lên hệ thống
và phân quyền theo yêu cầu của giảng viên
(mở cho toàn trường hoặc chỉ mở cho lớp

của giảng viên). Giảng viên chỉ gắn đường
dẫn vào LMS cho môn học của mình.
* Về tài liệu nội sinh số:
Các bản gớc/bản chính tài liệu nội sinh
được nộp về thư viện. Số bản gốc được nộp
về thư viện tùy theo loại tài liệu nội sinh và
chính sách của từng trường đại học. Luận án,

luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên
cứu khoa học thường chỉ nộp 01 bản gốc là
bản in cho thư viện kèm theo CD-ROM hoặc
file. Các loại tài liệu là giáo trình, tạp chí
khoa học, tài liệu lưu hành nội bộ (tài liệu
học tập, tập bài giảng) được cung cấp cho
thư viện với số lượng nhiều hơn.
Các trường quy định người nộp phải kèm
CD-ROM hoặc file nhằm lưu trữ và phục vụ
dạng số. Thư viện Trường Đại học Kinh tế
TP. Hồ Chí Minh u cầu người học nợp trực
tuyến 01 file luận văn, luận án. Người nộp
đăng nhập vào hệ thống, khai báo đầy đủ
thông tin và tải file nộp lên hệ thống. Thư viện
Trường Đại học Công nghệ Tp. Hồ Chí Minh
lưu trữ tài liệu nội sinh chủ yếu ở dạng số.
Số lượng tài liệu số hiển thị trên website
của các thư viện tại thời điểm tháng 9/2020
được trình bày tại Bảng 1. Có 03 thư viện
khơng thể hiện khóa luận/đồ án trên website
của thư viện. Một số trường lại không đưa
thông tin về bài báo khoa học, tài liệu hội
nghị, hội thảo, bài giảng điện tử.

Bảng 1. Số lượng tài liệu nội sinh số trên website của 10 thư viện đại học tại Tp. Hồ Chí Minh
(Nguồn: Website các thư viện đại học tại Tp. Hồ Chí Minh)
Luận án Luận văn Khóa luận
tiến sỹ
thạc sỹ tốt nghiệp

Cơng trình
NCKH

Tài liệu
khác

///

1,977

382

4,165

2,844

506

422

44

510

435

209

///

123

1,376

164

33

3

1,084

1,906

///

479

43

STT

Thư viện

1

Thư viện Trường Đại học Bách
Khoa Tp. Hồ Chí Minh

416

10,633

2

Thư viện Trường Đại học Sư
phạm Tp. Hồ Chí Minh

161

3

Thư viện Trường Đại học Cơng
nghiệp Tp. Hồ Chí Minh

4

Thư viện Trường Đại học Ngân
hàng Tp. Hồ Chí Minh

5

Thư viện Đại học Y Dược Tp.
Hồ Chí Minh

14 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
6

Thư viện Trường Đại học Kinh
tế Tp. Hồ Chí Minh

7

390

13,757

///

///

444

Thư viện Trường Đại học Mở
Tp. Hồ Chí Minh

8

1111

466

287

296

8

Thư viện Trường Đại học Ngoại
ngữ và Tin học Tp. Hồ Chí Minh

///

74

741

///

///

9

Thư viện Trường Đại học Cơng
nghệ Tp. Hồ Chí Minh

5

2,819

7,724

835

83

10

Thư viện Trường Đại học
Nguyễn Tất Thành

///

319

269

184

///

Giai đoạn 2015 đến nay, 90% các thư
viện đại học được khảo sát đều tổ chức thu
nhận bản in kèm theo file hoặc đĩa CD-ROM
để chuyển sang dạng số. Các thư viện đại
học có vốn tài liệu nội sinh các năm cũ đều
thực hiện hồi cố số hóa tài liệu. Tuy nhiên,
tỷ lệ tài liệu nội sinh được số hóa của nhiều
thư viện khác nhau. Ở một số thư viện, tỷ
lệ này chưa cao (Bảng 2). Nguyên nhân là
do nhiều thư viện chưa thể hồn tất việc
số hóa hồi cố tài liệu nội sinh, thiếu nhân
lực, hạn chế về tốc độ của các máy scan.

Việc thuê đơn vị bên ngoài thường tốn kém,
không phải là giải pháp để các trường đại
học chọn lựa. Các thư viện cũng ưu tiên hồi

cố số hóa luận văn, luận án và cơng trình
nghiên cứu khoa học so với khóa luận/đồ
án tốt nghiệp như: Thư viện Trường Đại học
Cơng nghiệp Tp. Hồ Chí Minh và Thư viện
Trường Đại học Mở Tp. Hồ Chí Minh. Tính
đến tháng 9/2020, tỷ lệ tài liệu nội sinh là
luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp của
các thư viện như sau:

Bảng 2. Tỷ lệ tài liệu nội sinh số của 10 thư viện đại học tại Tp. Hồ Chí Minh
(Ng̀n: Các thư viện đại đọc)
Thư viện

Tỷ lệ tài liệu đã
số hóa (%)

Ghi chú

Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Tp.
Hồ Chí Minh

89,92

Tính trên luận án, luận văn

Thư viện Trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ
Chí Minh

98,14

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

Thư viện Trường Đại học Cơng nghiệp Tp.
Hồ Chí Minh

26,11

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

Thư viện Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh

26,77

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

Thư viện Trường Đại học Mở Tp. Hồ Chí
Minh

66,31

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

Thư viện Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ
Chí Minh

99,21

Tính trên luận án, luận văn được
công bố trên trang OPAC

Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.
Hồ Chí Minh

47,29

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ và
Tin học Tp. Hồ Chí Minh

57,31

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

100

Tính trên tổng số tài liệu nội sinh

37,17

Tính trên tổng số luận văn, khóa
luận và đề tài NCKH.

Thư viện Trường Đại học Cơng nghệ Tp.
Hồ Chí Minh
Thư viện Trường Đại học Nguyễn Tất Thành

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021 15

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

* Về vấn đề bản quyền:
Hiện nay, nhiều trường quy định kiểm
tra sự trùng lặp (kiểm tra đạo văn) trên các
phần mềm như TURNITIN, iThenticate đối
với luận án, luận văn, báo cáo khoa học, bài
báo nhằm đảm bảo các tài liệu này đáp ứng
đúng quy định của Luật Sở hữu trí tuệ. Riêng
khóa luận tốt nghiệp, còn nhiều trường chưa
quy định việc kiểm tra trùng lặp.
Bên cạnh đó, để làm cơ sở cho cơng tác
phục vụ và liên kết được trình bày dưới đây,
ngay trong khâu thu nhận, một số trường đã
triển khai việc xác nhận sự đồng ý của người
học cho thư viện số hóa và cung cấp trên
mạng nội bộ và mạng ngoài như: Thư viện
Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh,
Trường Đại học Mở Tp. Hồ Chí Minh,...
Nhìn chung, các trường đều có quy
định về loại tài liệu, số bản cần nộp cho
trường/thư viện. Chính sách thu nhận, đơn
vị thu nhận của từng trường có khác nhau
nhưng sau đó nhiều tài liệu nội sinh vẫn
được chuyển giao cho thư viện tổ chức lưu
trữ và phục vụ theo đúng quy định của nhà
nước. Các trường đều chú trọng việc số hóa
tài liệu để lưu trữ và phục vụ trực tuyến bao
gồm hồi cố số hóa tài liệu nội sinh và thu
nhận file/CD-ROM ngay từ đầu vào. Một

số trường đã chuyển sang thu nhận tài liệu
nội sinh trực tuyến, đem lại thuận lợi cho cả
người nộp và cán bộ thư viện. Một số thư
viện chuyển sang thu nhận tài liệu số, giảm
thiểu bản in để thuận tiện trong bảo quản
tài liệu và phục vụ cho khai thác trên mạng.
Việc cải tiến thu nhận tài liệu nội sinh những
năm gần đây giúp gia tăng tỷ lệ tài liệu nội
sinh số thu nhận vào thư viện.
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề
như sau:
- Giáo trình điện tử, bài giảng điện tử, tài
liệu hội nghị, hội thảo còn được thu thập rất
hạn chế. Lý do chính là chính sách thu phí
của nhà trường đối với giáo trình và vấn đề
sở hữu trí tuệ đối với các tài liệu khác. Việc
lưu trữ và cung cấp bài giảng điện tử cịn địi
16 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021

hỏi hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh,
đội ngũ cán bộ thư viện có chun mơn về
thư viện, công nghệ thông tin và đảm bảo
sự hỗ trợ thường xuyên, linh hoạt.
- Tỷ lệ tài liệu nội sinh được số hóa của
nhiều thư viện chưa cao do chậm trễ trong
việc số hóa hồi cố. Bên cạnh đó, vẫn còn
thư viện đại học phụ thuộc vào chính sách
thu nhận tài liệu nội sinh của Trường hoặc
Khoa/Phòng Quản lý khoa học. Điều này
dẫn đến nhiều tài liệu nội sinh như khóa

luận, luận văn, công trình nghiên cứu khoa
học chỉ có bản in. Thư viện sẽ phải dành
thời gian số hóa những bản in thiếu file này.
- Việc lưu trữ bản gốc dạng in tài liệu nội
sinh làm tăng sự phong phú và giá trị của
vốn tài liệu thư viện. Tuy nhiên, việc lưu trữ
dạng in đối với tài liệu bản gốc là một thách
thức lớn đối với nhiều thư viện. Thách thức
thứ nhất là việc vừa tổ chức khai thác vừa
đảm bảo thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu
chỉ có 01 bản. Việc đọc tại chỗ khơng thuận
lợi cho nhiều người sử dụng. Thách thức
thứ hai là về sức chứa của kho tài liệu. Mỗi
năm, các đơn vị thuộc trường chuyển giao
cho thư viện khá nhiều kết quả nghiên cứu,
khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án.
3.2. Chính sách phục vụ tài liệu nợi
sinh sớ của thư viện đại học
Chính sách phục vụ tài liệu nội sinh của
các thư viện trường đại học phụ thuộc vào
chính sách của các trường. Thông thường,
lãnh đạo nhà trường quyết định, thư viện
phổ biến quy định đến người sử dụng và
triển khai phục vụ.
- Phục vụ tài liệu nội sinh số trong phạm
vi trường đại học:
Loại tài liệu nội sinh được phục vụ tại thư
viện tương ứng với loại tài liệu thu nhận vào
thư viện đã được trình bày phần trên. Theo
đó, đa số các trường đều phục vụ luận án,

luận văn, khóa luận tốt nghiệp, cơng trình
nghiên cứu khoa học. Có 02 thư viện khơng
có chính sách thu nhận và phục vụ khóa
luận, đồ án tốt nghiệp (Trường Đại học Kinh


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

tế Tp. Hồ Chí Minh và Trường Đại học Bách
Khoa Tp. Hồ Chí Minh), 01 trường (Trường
Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh) có chính
sách thu nhận nhưng trên hệ thống chưa
phản ánh tài liệu số.
Phiên bản số được phục vụ chủ yếu trên
hệ thống thông tin thư viện. Người sử dụng
được cung cấp tài khoản và đăng nhập vào
hệ thống để đọc. Đại học Quốc Gia Tp. Hồ
Chí Minh có chính sách dùng chung các tài
liệu nội sinh cho các trường thành viên.
Một số trường đại học khơng có chính
sách về cơng bố rộng rãi tài liệu nội sinh
hoặc không phục vụ rộng rãi đối với luận
văn có điểm trung bình.
- Chia sẻ tài liệu với thư viện liên kết và
cộng đồng:
Xuất phát từ nhu cầu của người sử dụng,
một số trường đại học chủ động liên kết
chia sẻ tài nguyên thông tin, bao gồm cả
tài liệu nội sinh, như: Thư viện Trường Đại
học Khoa học Xã hội & Nhân văn Tp. Hồ

Chí Minh với Thư viện Trường Đại học Mở
Tp. Hồ Chí Minh; Thư viện Trường Đại học
Y Dược với Thư viện Trường Đại học Mở Tp. Hồ
Chí Minh; Thư viện Trường Đại học Sư phạm
Tp. Hồ Chí Minh với Thư viện Trung tâm
Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, ...
Tuy nhiên, việc liên kết thường chỉ là hoạt
động cung cấp thông tin của hai trường với
nhau, thiếu hệ thống hóa. Vì vậy, năm 2016
Ủy ban Nhân dân Tp. Hồ Chí Minh đã ban
hành Đề án Liên kết Nguồn lực Thông tin
KH&CN Tp. Hồ Chí Minh (kèm theo Quyết
định số 6770/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12
năm 2016) và Quy chế Phối hợp Liên kết
Nguồn lực Thơng tin KH&CN Tp. Hồ Chí
Minh (kèm theo Quyết định 1511/QĐ-UBND
ngày 13 tháng 04 năm 2018). Theo đó, Hệ
thống Liên kết Nguồn lực Thông tin KH&CN
của Thành phố (gọi tắt là STINET) được vận
hành tại địa chỉ: www.stinet.gov.vn do Sở
Khoa học và Cơng nghệ Tp. Hồ Chí Minh
chủ trì. Tài nguyên trên hệ thống này được
tạo lập trên tinh thần hợp tác, tự nguyện bao

gồm thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ
khoa học công nghệ, sách, giáo trình nội bộ,
luận văn, luận án, tạp chí chun ngành, tài
liệu hội thảo khoa học,… Đối tượng phục vụ
là các nhà khoa học, giảng viên, nhà nghiên
cứu, học viên, sinh viên, doanh nghiệp và

cộng đồng.
Để tham gia hệ thống này, đòi hỏi các
trường đại học phải chuyển dạng tài liệu số
và xử lý tài liệu theo chuẩn về biên mục và
chuẩn đóng gói dữ liệu; bảo đảm về nội dung
và quyền công bố tài liệu được cung cấp.
Theo báo cáo của Trung tâm Thông tin
và Thống kê KH&CN thuộc Sở Khoa học
và Cơng nghệ Tp. Hồ Chí Minh, hiện có 30
đơn vị tham gia đóng góp tài liệu nội sinh
với 34.793 toàn văn. Kết quả truy cập trong
năm 2019 là 21.792 lượt và 6 tháng đầu
năm 2020 số lượt truy cập là 26.766. Thành
phố đang xúc tiến mời thêm các trường đại
học tham gia trong giai đoạn tiếp theo. Một
số trường tham gia hệ thống gặp khó khăn
về vấn đề bản quyền do các tài liệu đã thu
khơng có xác nhận đồng ý của người nộp
cho phổ biến ngoài trường.
Thực trạng trên cho thấy, công tác phục
vụ tài liệu số của các thư viện đại học có
các vấn đề sau:
- Giá trị của nhiều tài liệu nội sinh rất cao
nhưng việc lưu trữ phân tán và phục vụ chủ
yếu trong nội bộ cơ sở giáo dục đại học dẫn
đến nhiều cơng trình có giá trị khó tiếp cận
rộng rãi.
- Các tài liệu chưa hồi cố số hóa phục vụ
hạn chế hay kho đóng là rào cản với người
sử dụng. Tất cả các thư viện đại học đều áp

dụng hình thức mượn tại chỗ đối với luận văn,
luận án, công trình nghiên cứu khoa học chưa
hời cớ sớ hóa. Đới với thư viện tổ chức hình
thức kho mở thì việc thống kê số liệu phục vụ
cho tài liệu nội sinh dạng giấy thường gặp khó
khăn, chỉ mang tính tương đối.
- Điểm mạnh của hệ thống STINET là
tập hợp thông tin các tài liệu nội sinh của
các trường đại học phục vụ dạng tồn văn
THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021 17


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

hoặc thông tin địa chỉ của tài liệu cho người
sử dụng biết để tiếp cận. Tuy nhiên, hệ
thống STINET, vẫn còn một số hạn chế như
khâu thống kê số liệu truy cập của người
sử dụng và loại tài liệu được truy cập theo
từng trường để làm cơ sở đánh giá hiệu quả
sử dụng. Nhiều trường đại học hiện chỉ mới
cung cấp dữ liệu thư mục, chưa mạnh dạn
trong việc cung cấp dữ liệu toàn văn lên hệ
thống này. Điều này xuất phát từ quan điểm
tài liệu nội sinh là bí mật của nhà trường và
vấn đề bản quyền.
4. Đề xuất một số giải pháp cho công
tác lưu trữ và phục vụ tài liệu nội sinh
Căn cứ quy định của nhà nước và từ thực
trạng công tác lưu trữ, chính sách phục vụ

tài liệu nội sinh số của các trường đại học
tại Tp. Hồ Chí Minh, một số giải pháp sau
đây có thể xem xét để cơng tác lưu trữ và
phục vụ tài liệu nội sinh được thuận lợi và
hiệu quả hơn:
- Về công tác lưu trữ:
Các thư viện cần tham mưu cho nhà
trường điều chỉnh các quy định liên quan.
Theo đó, phần căn cứ nên cập nhật từ Pháp
lệnh Thư viện sang Luật Thư viện, bổ sung
Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT vào các quy
chế/quy định đào tạo.
Các thư viện cần mở rộng các loại tài liệu
nội sinh để phù hợp với Luật Thư viện bao
gồm khóa luận tốt nghiệp, bài giảng điện tử
và các tài liệu khác. Thư viện cần phối hợp
các khoa, các phòng chức năng phụ trách
về đào tạo, sau đại học, nghiên cứu khoa
học để thống nhất việc nộp tài liệu nội sinh
về thư viện. Việc thống nhất này giúp đầu
vào của tài liệu nội sinh có được file hoặc
đĩa CD-ROM theo yêu cầu của thư viện,
giảm bớt thời gian xử lý tích hợp tài liệu nội
sinh số vào cơ sở dữ liệu. Đồng thời, ngay
18 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021

khâu thu nhận tài liệu nội sinh như luận án,
luận văn, khóa luận, bài nghiên cứu, cần
có bản xác nhận đồng ý của người nộp phù
hợp về bản quyền cho phép công bố tồn

văn trên các mạng liên kết làm cơ sở cho
cơng tác phục vụ và chia sẻ tài liệu nội sinh
trên hệ thống liên kết ngoài trường.
Các thư viện cần tiếp tục đẩy nhanh hồi
cố số hóa tài liệu nội sinh. Các thư viện có
điều kiện về hạ tầng cơng nghệ nên tổ chức
việc thu nhận tài liệu nội sinh trực tuyến; các
thư viện còn lại tổ chức thu đủ CD-ROM/file
để dễ tích hợp vào cơ sở dữ liệu số của thư
viện, giảm thiểu cơng sức và thời gian số
hóa của cán bộ thư viện.
Cần nghiên cứu về bản gốc tài liệu là bản
điện tử phù hợp với quy định của pháp luật
để giảm tải bản in đối với các khóa luận tốt
nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Việc nộp bản in
có thể chỉ dành cho các luận án và các luận
văn, khóa luận có điểm tốt.
- Về cơng tác phục vụ:
Các trường cần có chính sách phổ biến
rộng hơn các tài liệu nội sinh, đặc biệt là
luận văn và luận án. Có thể chọn lọc các
luận văn, luận án có chất lượng tốt để phổ
biến trên mạng bên ngoài.
Cần kiểm tra sự trùng lặp của tài liệu đối
với cả khóa luận/đồ án tốt nghiệp, đặc biệt
là các trường đại học có chính sách phổ
biến rộng tài liệu nội sinh trên mạng liên
kết. Việc kiểm tra nghiêm túc các công trình
nghiên cứu sẽ làm tăng giá trị sử dụng của
tài liệu nội sinh. Đới với ḷn văn, ḷn án,

khóa luận/đồ án cần có sự xác nhận đồng
ý của tác giả về việc phở biến trên mạng
liên kết (phổ biến ngồi cơ sở giáo dục đại
học) để nhà trường thuận lợi trong chia sẻ,
trao đổi tài liệu với các trường đại học khác,
trên mạng chung của Thành phố. Biểu


NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI

mẫu xác nhận có thể do khoa/phòng sau
đại học/phòng đào tạo thiết kế và cung cấp
cho người học trước khi nộp luận văn/luận
án/khóa luận; cũng có thể do thư viện đảm
nhận cho người tốt nghiệp xác nhận khi nộp
tại thư viện.
Các thư viện đại học cần được đầu tư
phần mềm và hạ tầng công nghệ đáp ứng
được việc lưu trữ tài liệu số và đặc biệt là
trong công tác phục vụ trực tuyến.
Kết luận
Với thời hạn lưu trữ được quy định dài nên
việc chuyển dạng tài liệu số để đáp ứng thời
hạn lưu trữ và phục vụ rộng rãi trong cộng
đồng nghiên cứu, học thuật là rất cần thiết.
Các thư viện đại học cần đẩy mạnh việc hồi
cố số hóa tài liệu nội sinh và cải tiến khâu
thu nhận tài liệu nội sinh. Trong đó, cần chú
ý mở rộng thu nhận và phục vụ đầy đủ các
loại tài liệu nội sinh để đáp ứng tốt vai trò

của thư viện đại học theo quy định của Luật
Thư viện.
Trong thời gian tới, các thư viện cần nghiên
cứu tham mưu cho lãnh đạo trường đại học
trong việc áp dụng bản gốc là bản điện tử để
việc lưu trữ và phục vụ được thuận lợi hơn.
Tài liệu nội sinh hiện lưu trữ tại nhiều thư
viện trường đại học và có giá trị tham khảo
cao. Việc chuyển dạng số sẽ giúp người
dùng dễ tiếp cận tài liệu. Bên cạnh đó, các
trường cũng cần mạnh dạn liên kết, chia sẻ
tài liệu rộng rãi nhằm giúp người học, nhà
nghiên cứu dễ tiếp cận, tăng thêm giá trị
của tài liệu, uy tín khoa học của tác giả và
uy tín của nhà trường. Để đẩy mạnh hoạt
động này, cần thiết phải giải quyết vấn đề
bản quyền đối với một số tài liệu nội sinh
thông qua việc xác nhận đồng ý của các tác
giả trong việc chia sẻ, liên kết trên mạng
ngoài trường.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quốc hội Việt Nam (2019). Luật Thư
viện (Luật số: 46/2019/QH14).
2. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016).
Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30
tháng 12 năm 2016 Quy định thời hạn bảo
quản tài liệu chun mơn nghiệp vụ của
ngành Giáo dục.
3. Chính phủ (2002). Nghị định 72/2002/

NĐ-CP ngày 06 thàng 8 năm 2002 Quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện.
4. Thủ tướng Chính phủ (2014). Điều
lệ trường đại học ban hành kèm theo Quyết
định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12
năm 2014.
5. Ủy ban Nhân dân Tp. HCM (2016).
Đề án liên kết nguồn lực thông tin khoa học
và công nghệ Tp. HCM (kèm theo Quyết
định số 6770/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12
năm 2016).
6. Ủy ban Nhân dân Tp. HCM (2018).
Quy chế phối hợp liên kết nguồn lực thông
tin khoa học và công nghệ Tp. HCM (kèm
theo Quyết định 1511/QĐ-UBND ngày 13
tháng 04 năm 2018).
7. Nguyễn Hồng Vĩnh Vương (2014).
Số hố tài liệu nội sinh góp phần giảm
khoảng cách số trong giáo dục và đào tạo
cao đẳng - đại học. - Tạp chí Thư viện Việt
Nam, 3, 15-19.
8. Nguyễn Hồng Sinh và Huỳnh Thị Mỹ
Phương (2013). Xây dựng nguồn tài liệu nội
sinh trong trường đại học. - Tạp chí Thơng
tin và Tư liệu, 4, 19-25.
9. Schopfel, J. (2010). Towards a
Prague definition of grey literature. In Twelfth
International Conference on Grey Literature
(11-26). Prague. Truy cập từ https://archivesic.
ccsd.cnrs.fr/sic_00581570/document.

(Ngày Tòa soạn nhận được bài: 10-52021; Ngày phản biện đánh giá: 06-7-2021;
Ngày chấp nhận đăng: 15-9-2021).
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 6/2021 19