Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp (Nghề Lập trình máy tính): Phần 1 - Tổng cục dạy nghề

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TỔNG CỤC DẠY NGHỀ
Dự án giáo dục kỹ thuật và dạy nghề (VTEP)

GIÁO TRÌNH

Mơn học: ỨNG DỤNG CƠNG NGHẸ THƠNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP
Mã số: ITPGR3_16
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
Trình độ (lành nghề)

Đà Lạt - 2007


Tuyên bố bản quyền :
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình
Cho nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho
các mục đích về đào tạo và tham khảo .
Mọi mục đích khác có ý đồ lệch lạc hoặc
sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành
mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
Tổng Cục Dạy nghề sẽ làm mọi cách để bảo
vệ bản quyền của mình.
Tổng Cục Dạy Nghề cám ơn và hoan
nghênh các thông tin giúp cho việc tu sửa
và hoàn thiện tốt hơn tàI liệu này.

Địa chỉ liên hệ:
Dự án giáo dục kỹ thuật và nghề nghiệp

Tiểu Ban Phát triển Chương trình Học liệu
………………………………………………
................................................................

2


LỜI TỰA
Đây là tài liệu được xây dựng theo chương trình của dự án giáo dục kỹ thuật và
dạy nghề, để có đươc giáo trình này dự án đã tiến hành theo hai giai đoạn.
Giai đoạn 1 : Xây dựng chương trình theo phương pháp DACUM, kết quả của
gian đoạn này là bộ khung chương trình gồm 230 trang cấp độ 2 và 170 trang cấp độ
3.
Giai đoạn 2 : 29 giáo trình và 29 tài liệu hướng dẫn giáo viên cho nghề lập trình
máy tính 2 cấp độ.
Để có được khung chương trình chúng tơi đã mời các giáo viên, các chuyên gia
đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ thơng tin cùng xây dựng chương trình.
Trong giai đoạn viết giáo trình chúng tơi cũng đã có những sự điều chỉnh để
giáo trình có tính thiết thực và phù hợp hơn với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ
thông tin.
Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhằm cung các kỹ
thuật phân tích về kinh doanh, thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp
bằng cách sử dụng một số phần mềm trợ giúp có sẵn và hiểu được các kết quả phân
tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn nhằm hỗ trợ quyết định kinh doanh của doanh
nghiệp. Học sinh học mơ đun này sau khi hồn tất các mơ đun và mơn học có kiến
thức sau : Các ứng dụng phần mềm, phân tích dữ liệu,kỹ năng Tin học văn phịng, cơ
sở dữ liệu
Trong q trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo
trình khác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế. Tác giả
chân thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một

hồn thiện hơn.
Tài liệu này được thiết kế theo từng mô đun/ môn học thuộc hệ thống mô
đun/môn học của một chương trình, để đào tạo hồn chỉnh nghề Lập trình máy tính ở
cấp trình độ bậc cao và được dùng làm Giáo trình cho học viên trong các khố đào
tạo, cũng có thể được sử dụng cho đào tạo ngắn hạn hoặc cho các công nhân kỹ
thuật, các nhà quản lý và người sử dụng nhân lực tham khảo.
Đây là tài liệu thử nghiệm sẽ được hoàn chỉnh để trở thành giáo trình chính
thức trong hệ thống dạy nghề.
Đà lạt tháng 10 năm 2007

3


MỤC LỤC
TÊN BÀI
Bài 1 Xác định nhu cầu thông tin trong tổ chức ............................................13
1. Các tổ chức kinh doanh được hình thành ....................................................... 13
1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin.............................................................13
1.1.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ............................................................. 13
1.1.2 Nhiệm vụ và vai trị của hệ thống thơng tin ............................................... 14
1.1.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin:.................................. 15

1.2 Các hệ thống thơng tin tự động hố .......................................................17
1.3 Qúa trình phát triển hệ thống thơng tin...................................................19
2. Mơ tả các thơng tin với các kích cỡ khác nhau của tổ chức .......................... 23
2.1 Các hệ thống giao dịch ..........................................................................24
2.2 Hệ thống giao dịch trực tuyến ................................................................24
2.3 Hệ thống giao dịch theo lô .....................................................................25
2.4 Hệ trợ giúp quyết định............................................................................25
3. Các ứng dụng cơ bản về CNTT cho tổ chức kinh doanh.............................. 25

3.1 Hệ thống con nguồn nhân lực ................................................................27
3.2 Hệ thống thông tin con khách hàng .......................................................27
3.3 Hệ thống con các nhà cung cấp.............................................................28
3.4 Hệ thống con kế toán .............................................................................28
3.5 Hệ thống con kiểm kê ............................................................................29
3.6 Hệ thống con tiếp thị ..............................................................................30
Bài 2 Xác định hiện trạng tìm hiểu các yêu cầu .............................................31
1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.............................................................. 31
1.1 Đại cương giai đoạn khảo sát ................................................................31
1.2 Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát .............................................31
1.3 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng.............................................................31
1.4 Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại........................................33
2. Xác định các công việc và kế hoạch cần thực hiện ....................................... 33
2.1 Các thành phần, bộ phận của kế hoạch.................................................34
2.2 Xác định kế hoạch dự án .......................................................................35
3. Mô tả chi tiết, tần suất và khối lượng kết quả đưa ra .................................... 36
4. Xác định dữ liệu vào hệ thống và dữ liệu lưu trữ ........................................... 37
4.1 Dữ liệu vào.............................................................................................37
4.2 Dữ liệu lưu trữ........................................................................................37
5. Xác định trang thiết bị đối với hệ thống ............................................................ 38
5.1 Nâng cấp phần cứng đã có ....................................................................38
5.2 Tìm kiếm phần cứng mới .......................................................................39
5.3 Cài đặt thiết bị ........................................................................................39
6. Xác lập và khởi đầu dự án ............................................................................... 40
6.1 Xác định các yêu cầu nảy sinh...............................................................40
6.2 Phạm vi hoạt động của dự án ................................................................40
6.3 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin ..............................................40
6.4 Xác định các hạn chế của dự án............................................................41
6.5 Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp ...............................41
6.5.1 Nghiên cứu tiền khả thi .............................................................................. 41

6.5.2 Xác định các mức tự động hoá khác nhau ................................................. 42
6.5.3 Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi......................................... 42
6.5.4 Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng HTTT .......................................... 43

Bài 3 Đánh giá chức năng hoạt động của tổ chức doanh nghiệp ................47

4


1. Mơ hình và phương tiện diễn tả chức năng .................................................... 47
1.1 Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc ....................................47
1.2 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc theo định hướng luồng dữ liệu ...50
1.3 Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc.......................51
1.4 Thiết kế mơ hình logic ............................................................................52
1.5 Thiết kế mơ hình vật lý ...........................................................................52
2. Xác định và minh họa bằng đồ họa luồng luân chuyển thông tin trong hệ
thống ........................................................................................................................ 52
2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) ......................................................53
2.1.1 Thành phần của biểu đồ BPC .................................................................... 53
2.1.2 Đặc điểm của biểu đồ BPC ........................................................................ 54

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) ...................................................................55
2.2.1 Mục đích .................................................................................................... 55
2.2.2 Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu ................................................ 56
2.2.3 Các thành phần của biểu đồ ...................................................................... 56

2.3 Các thể hiện khác của biểu đồ luồng dữ liệu .........................................61
2.3.1 Sự đồng bộ hoá ......................................................................................... 61
2.3.2 Phương pháp của MERISE ....................................................................... 61
2.3.3 Sơ đồ công việc theo các thanh ................................................................. 61

2.3.4 Các kí hiệu vật lý bổ sung vào biểu đồ ...................................................... 63

Bài 4 Các phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp........66
1. Lập lược đồ dữ liệu với mơ hình thực thể liên kết .......................................... 66
1.1 Khái niệm mơ hình thực thể liên kết.......................................................66
1.2 Thực thể và kiểu thực thể ......................................................................66
1.3 Liên kết và kiểu liên kết ..........................................................................67
1.4 Các thuộc tính ........................................................................................69
1.5 Biểu đồ thực thể liên kết ........................................................................69
1.5.1 Phát hiện các kiểu thực thể........................................................................ 70
1.5.2 Phát hiện các kiểu liên kết ......................................................................... 70
1.5.3 Phát hiện các thuộc tính ............................................................................ 71
1.5.4 Tạo biểu đồ thực thể liên kết...................................................................... 75

2. Lập lược đồ xử lý dữ liệu với mơ hình quan hệ .............................................. 80
2.1 Khái niệm tốn học về mơ hình quan hệ ................................................80
2.2 Định nghĩa phụ thuộc hàm ( Function dependence) ..............................81
2.3 Các dạng chuẩn .....................................................................................81
2.4 Thành lập biểu đồ BCD dựa vào mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ.........82
Bài 5 Hệ thống thông tin kinh doanh...............................................................87
1. Các kỹ thuật phân tích kinh doanh ................................................................... 87
1.1 Phân tích thị trường ...............................................................................87
1.2 Phân tích sản xuất .................................................................................87
1.3 Phân tích tổ chức và quản lí ..................................................................88
1.4 Phân tích tài chính .................................................................................89
2. Sử dụng một số phần mềm để thực hiện phân tích kinh doanh.................... 90
3. Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn để hỗ trợ quyết định ........... 92
3.1 Phân tích các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp .............................92
3.2 Kỹ thuật quản lí kế toán .........................................................................93
4. Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp các ứng dụng

của CNTT ................................................................................................................ 95
4.1 Giới thiệu về tích hợp ứng dụng ............................................................95
4.2 Một số ứng dụng và giải pháp tích hợp..................................................96
Bài 6 Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin kinh doanh cho doanh nghiệp .99

5


1. Đại cương về giai đoạn thiết kế ........................................................................ 99
2. Thiết kế tổng thể ............................................................................................... 100
2.1 Phân định hệ thống làm máy tính và hệ thống thủ cơng ......................100
2.2 Phân định các hệ thống con MT ..........................................................102
3. Thiết kế giao diện ............................................................................................. 104
3.1 Mục đích ..............................................................................................104
3.2 Các chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dùng ......................................104
3.3 Thiết kế đầu vào hệ thống....................................................................105
3.4 Thiết kế đầu ra .....................................................................................106
3.5 Thiết kế thủ tục người dùng .................................................................106
3.6 Thiết kế đối thoại trên màn hình.........................................................108
4. Thiết kế cơ sở dữ liệu ...................................................................................... 108
4.1 Các căn cứ thiết kế cơ sở dữ liệu .......................................................108
4.2 Tổ chức File dữ liệu .............................................................................109
4.3 Nghiên cứu các đường truy nhập ........................................................110
5. Thiết kế chương trình....................................................................................... 113
5.1 Tổng quan thiết kế chương trình ..........................................................113
5.2 Mơ đun chương trình ...........................................................................114
5.3 Thiết kế cấu trúc ..................................................................................115
6. Bảo vệ dữ liệu ................................................................................................... 115
6.1 Đại cương thiết kế kiểm soát ...............................................................115
6.2 Nghiên cứu việc kiểm tra các thông tin thu nhập hay xuất ra...............116

6.3 Cách giai đoạn tiếp cận kỹ thuật phân tích các kiểm soát....................116
6.4 Các kỹ thuật bảo mật ...........................................................................117
6.5 Phân biệt quyền riêng tư (Privacy) .......................................................117
THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH
TÀI LIỆU THAM KHẢO

119
120

6


GIỚI THIỆU VỀ MƠ ĐUN

Vị trí, ý nghĩa, vai trị mô đun:

Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhằm cung các kỹ
thuật phân tích về kinh doanh, thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh
nghiệp bằng cách sử dụng một số phần mềm trợ giúp có sẵn và hiểu được các
kết quả phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn nhằm hỗ trợ quyết định
kinh doanh của doanh nghiệp. Học sinh học mơ đun này sau khi hồn tất các
mơ đun và mơn học có kiến thức sau : Các ứng dụng phần mềm, phân tích dữ
liệu,kỹ năng Tin học văn phịng, cơ sở dữ liệu
Mục tiêu của mô đun:
Nắm được các kỹ thuật phân tích về kinh doanh, biết
thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một
số phần mềm trợ giúp có sẵn và
hiểu được các kết quả phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán nhằm hỗ trợ
quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu thực hiện của mô đun:

- Hiểu được các kỹ thuật phân tích kinh doanh:
o
o
o

Nắm được lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh
Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tich
Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích

- Sử dụng một số phần mềm có để thực hiện phân tích kinh doanh :
o
o
o
o

Phân tích các vấn đề phức tạp
Phân rã một vấn đề phức tạp thành các vấn đề đon giản
Thiết kế giải pháp phù hợp cho vấn đề cần giải quyết
Áp dụng chính xác mỗi kỹ thuật cho các phần mềm hiện tại

- Hiểu phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn để hỗ trợ quyết định
kinh doanh ;
o
o
o

Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật quản
lý kế tốn
Phân tích tính tốn tài chính

Sử dụng phần mềm tính tốn tài chính

- Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các
ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp :
o Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp
Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng

7


NỘI DUNG CHÍNH CỦA MƠ ĐUN
KỸ THUẬT PHÂN TÍCH KINH DOANH
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Kỹ năng thực hành:
-

Nắm được các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và
đầy đủ và xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống,

-

Lập kế hoạch cần thực hiện bảo đảm tính khả thi

-

Kỹ năng làm việc theo nhóm

-

Xây dựng cácbiểu đồ phân tích thiết kế theo tiêu chuẩn và quy định

-

Viết hồ sơ thiết kế

-

Trình bày hồ sơ thiết kế trước nhóm
Thái độ học viên:

-

Rèn kuyện kỹ năng phân tích, tổng hợp, cẩn thận.

Lắng nghe ý kiến của khách hàng và các đồng nghiệp

8


Sơ đồ quan hệ theo trình tự học nghề

Hệ thống
máy tính

Giao diện
người máy

Lập trình

căn bản

Lập trình
nâng cao

Lập trình hướng
đối tượng

Lập trình
Web
Phân tích thiết kế
hệ thống

Thiết kế hướng
đối tượng

Mạng căn bản
Cấu trúc dữ liệu
và thuật giải

Kỹ năng tin học
văn phòng

Ứng dụng CNTT
trong doanh nghiệp

Kỹ năng
Giao tiếp
Cơ sở dữ liệu

Công nghệ
phần mềm

Kỹ năng
Internet & WWW

Cơ sở tốn học

Cơng nghệ Đa
phương tiện
Lập trình
Visual Basic
Mơi trường PT
Phần mềm

Anh văn
cho tin học

Phần cứng
máy tính

Thiết kế Web
Quản lý dự án
phần mềm

Hệ cơ sở dữ
liệu

Hướng dẫn đồ
án tốt nghiệp

An toàn
lao động

Thi
tốt nghiệp
9


Ghi chú:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là môn học bắt buộc. Mọi học viên phải học và đạt kết quả chấp nhận được đối với các bài
kiểm tra đánh giá và thi kết thúc như đã đặt ra trong chương trình đào tạo.
Những học viên qua kiểm tra và thi mà không đạt phải thu xếp cho học lại những phần chưa đạt ngay và phải đạt điểm chuẩn mới được phép
học tiếp các mô đun/ môn học tiếp theo.
Học viên, khi chuyển trường, chuyển ngành.nếu đã học ở một cơ sở đào tạo khác rồi thì phải xuất trình giấy chứng nhận; Trong một số trường
hợp có thể vẫn phải qua sát hạch lại.

10


CÁC HÌNH THỨC DẠY- HỌC CHÍNH TRONG MƠ ĐUN
1- Học trên lớp về :

- Các kỹ thuật phân tích kinh doanh:
o
o
o

Lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh
Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích

Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích

- Sử dụng một số phần mềm có để thực hiện phân tích kinh doanh :
o
o
o
o

Phân tích các vấn đề phức tạp
Phân rã một vấn đề phức tạp thành các vấn đề đon giản
Thiết kế giải pháp phù hợp cho vấn đề cần giải quyết
Áp dụng chính xác mỗi kỹ thuật cho các phần mềm hiện tại

- Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn để hỗ trợ quyết định kinh
doanh ;
o
o
o

Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật
quản lý kế tốn
Phân tích tính tốn tài chính
Sử dụng phần mềm tính tốn tài chính

- Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các
ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp :
o

Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp

Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng
2- Nghe thuyết trình tại phịng chun mơn hố về :

- Các kỹ thuật phân tích kinh doanh:
o
o
o

Lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh
Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích
Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích

- Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh
doanh ;
o
o
o

Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật
quản lý kế tốn
Phân tích tính tốn tài chính
Sử dụng phần mềm tính tốn tài chính

- Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các
ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp :
o

Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp

- Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng

3- Tự nghiên cứu các tài liệu và làm bài tập về :

- Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh
doanh ;
o
o
o

Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật
quản lý kế tốn
Phân tích tính tốn tài chính
Sử dụng phần mềm tính tốn tài chính

11


- Các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và đầy
đủ và xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống,

4- Thực tập tại phịng máy tính trường về :
-

Các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và đầy đủ và
xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống,

-

Lập kế hoạch cần thực hiện bảo đảm tính khả thi

-

Kỹ năng làm việc theo nhóm

-

Xây dựng cácbiểu đồ phân tích thiết kế theo tiêu chuẩn và quy định

-

Viết hồ sơ thiết kế

- Trình bày hồ sơ thiết kế trước nhóm
5- Tham quan thực tế tại các cơ sở sản xuất phần mềm về :
-

Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích

-

Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích

-

Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế tốn để hỗ trợ quyết định kinh doanh

-

Các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các ứng dụng của CNTT
trong doanh nghiệp

12


Bài 1: XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
MÃ BÀI: ITPRG04.1

1. Các tổ chức kinh doanh được hình thành
Các hệ thống thơng tin được tin học hố là một chủ đề rất rộng và có nhiều khía
cạnh khác nhau. Hệ thống thơng tin được tin học hố là phương pháp sử dụng một
hệ thống máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý đã được xác định của người sử
dụng. Vì thế, máy tính cung cấp những giải pháp thông qua việc cung cấp các thông
tin hữu ích tới người sử dụng bằng cách xử lý thông tin được nhập vào. Tồn bộ q
trình này được gọi là một hệ thống thông tin (HTTT). Các tổ chức kinh doanh hình
thành các hệ thống thơng tin để phục vụ mục đích sản xuất và kinh doanh, làm tăng
năng suất và doanh thu cũng như lợi nhuận. Khi đề cập tới tổ chức kinh doanh có
nghĩa là tổ chức kinh doanh đó sử dụng CNTT làm nền tảng, trong đó hệ thống
thơng tin được sử dụng là một điều tất yếu và là nhu cầu cần thiết. Việc hình thành
tổ chức kinh doanh là quá trình hình thành các hệ thống thông tin trong các tổ chức.
1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin
Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ
của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng
ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi
đến hệ thống thông tin.
1.1.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ
Hệ thống: một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với
nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một
mục đích nào đó. Mơi trường là phần nằm ngồi hệ thống đang xét và thực chất nó
là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi
trường là đường giới hạn xác định biên giới của hệ thống. Hình 1.1 là mơ hình tổng
qt của hệ thống.

Mơi trường
Phần tử
Hình 1.1 Mơ hình tổng quát của một hệ thống
Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt đông kinh doanh, dịch vụ
chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, các hoạt động giáo
dục, y tế. Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi
nhuận. Việc xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ vì “lợi ích” hay “lợi nhuận” chỉ

13


mang tính tương đối và nó thật sự cần thiết để sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ
thống đã đạt được yêu cầu và mục tiêu chưa?.
Đặc điểm của các hệ thống nghiệp vụ vì có sự tham gia của con người nên hệ thống
có hai đặc điểm chính là cơ chế điều khiển và thông tin. Cơ chế điều khiển là sự
quản lý trong nghiệp vụ và điều khiển cho hệ thống hướng đúng mục đích, đạt kết
quả với chất lượng cao. Thông tin trong hệ thống nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp,
trao đổi giữa con người.
Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
 Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.
 Hệ thống tác nghiệp là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản
xuất trực tiếp). Đó là các hoạt động nhằm thực hiện có tính cách cạnh tranh
để đạt được mục tiêu đã xác định của hệ quyết định.
 Hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ (kinh
doanh hay dich vụ).
Lưu ý: nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin nên người học

tránh nhầm lẫn HTTT với hệ thống tác nghiệp, đặc biệt khi đặc tả chức năng của hệ
thống. Hệ thống thông tin là hệ thống trung gian giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định,
nó cung cấp thơng tin và phản ánh cơ cấu tổ chức và các hoạt động nghiệp vụ.
1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thơng tin
Chức năng chính của HTTT là xử lý thơng tin của hệ thống nghiệp vụ. Q trình xử
lý thơng tin như một mơ hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin
đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào
và cho ra thơng tin đầu ra. Hình 1.2 chỉ ra mơ hình xử lý thơng tin đơn giản.

Input
(Dũ liệu vào)

Process
(Bộ xử lý )

Output
(Thơng tin ra )

Feed back (phản hồi)

Hình 1.2 Mơ hình xử lý thơng tin đơn giản của hệ
thống
Thơng tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính :
 Thơng tin tự nhiên là loại thơng tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng
nói, cơng văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thơng tin này thuộc về cơng tác văn
phịng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
 Thơng tin có cấu trúc là thơng tin được cấu trúc hố với khn dạng nhất định
thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ
dàng được tin học hoá.

14


Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

 Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và
đối ngoại
 Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thơng tin từ mơi
trường
bên ngồi và đưa thơng tin ra mơi trường bên ngồi. Thí dụ như
thơng tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hố
v.v.
 Về đối nội: Hệ thống thơng tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của
hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các
thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ
chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
Vai trị của hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường,
giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Hình 1.3 dưới đây cho ta
cách nhìn nhận vai trị của hệ thống thơng tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi hệ thống
con đều có đầu vào đầu ra. Ngồi ra, HTTT cung cấp các thơng tin cho các hệ quyết
định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ
được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra mơi trường bên ngồi.
Tư vấn
TT mơi trường

Quyết định
HT
quyết định

Thơng tin vào

HT
thông tin

- Nguyên vật liệu

HT
tác nghiệp

- Tiền, sức LĐ

Thông tin ra

- Thành phẩm
- Tiền

Hình 1.3 Các hệ thống con của hệ thống nghiệp vụ
1.1.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin:
Đặc điểm của HTTT
HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng
hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định
hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều
cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và
chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên.

15


Các thành phần cơ bản của HTTT

HTTT bao gồm năm thành phần









Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản
lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp
với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thơng tin từ
nó.
Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất
cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác
định các quy trình, thao tác và các cơng thức tính toán.
Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị
này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các
thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị khơng thuộc máy tính như máy chữ,
máy kiểm tra chữ ký. Nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành máy
tính như ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt.
Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần
mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và mơi trường phần
mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ
thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng
dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ
liệu để tạo ra thông tin yêu cầu.
Tệp (File) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được giữ lại vì
lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu

này được lưu trong file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy
trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần của HTTT, được
tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file.

Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thơng tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính
là dữ liệu và xử lý.
Các dữ liệu
Là các thông tin được cấu trúc hố. Với mỗi cấp quản lý lượng thơng tin xử lý có thể
rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc
bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
Luồng thông tin vào
Các thông tin cần thiết cho q trình xử lý, có thể là các thơng tin phản ánh cấu trúc
doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được
phân thành ba loại sau:
 Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thơng và ít bị
thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng
cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.
 Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của
đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
 Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt
động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định
kỳ theo lô.
Luồng thông tin ra

16


 Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể.
Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần

quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
 Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình
xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo
cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
 Ngồi những u cầu được cập nhật thơng tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức
năng thể hiện tính mở, và khả năng giao diện của hệ thống với mơi
trường bên ngồi. Thơng tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo
yêu cầu của bài tốn quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được
thơng tin thừa trong q trình xử lý.
Các xử lý
Là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin và biến đổi thông tin.
Các xử lý nhằm vào hai mục đích chính:
 Sản sinh các thơng tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các
chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.
 Cung cấp các thông tin trợ giúp quyết định, thông thường là các thông
tin cần thiết cho lựa chọn quyết định của lãnh đạo, hoặc các lựa chọn
tự động trong các quyết định dựa trên giải thuật.
1.2 Các hệ thống thơng tin tự động hố
Hệ thống thơng tin tự động hố là hệ thống nhân tạo mà hoạt động của nó được điều
khiển bởi một hay nhiều máy tính. Để đơn giản trong tài liệu này khi nói hệ thống
thơng tin bao hàm cả ý nghĩa tự động hố (có dùng máy tính). Chúng ta có thể phân
biệt nhiều loại hệ thống thông tin tự động hố khác nhau nhưng chúng có các thành
phần chung sau:







Phần cứng máy tính: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngồi và các thiết bị ngoại vi
v.v...
Phần mềm máy tính: Chương trình hệ thống như hệ điều hành, các chương
trình tiện ích, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình ứng dụng.
Con người: Những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động của hệ thống
do hệ thống khơng tự động hố hồn tồn, thường họ cung cấp đầu vào và
sử dụng đầu ra của hệ thống, đặc biệt là đảm bảo các hoạt động phải xử lý
bằng thủ công cho hệ thống.
Dữ liệu: Thông tin mà hệ thống lưu giữ trong một khoảng thời gian.
Thủ tục: Các lệnh và cách giải quyết cho các hoạt động của hệ thống.

A - Phân loại các hệ thống tự động



Hệ thống chạy theo lơ: Hệ thống mà trong đó thơng tin thường được truy cập một
cách tuần tự có nghĩa là hệ thống máy tính này sẽ đọc tất cả các bản ghi trong
cơ sở dữ liệu, xử lý và cập nhật tất cả các bản ghi này.
Hệ thống trực tuyến: Hệ thống chấp nhận đầu vào trực tiếp từ nơi mà nó được
tạo ra. Nó cũng là một hệ thống mà đầu ra hoặc kết quả của sự tính toán được
đưa trở lại nơi yêu cầu.

17










Hệ thống thời gian thực: Hệ thống điều khiển hoạt động bằng dữ liệu nhận được,
xử lý chúng và kết quả được đưa trở lại một cách nhanh chóng để tác động đến
hệ thống tại thời điểm đó.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Các hệ thống máy tính này khơng đưa ra những
quyết định riêng của chúng mà thay vào đó, giúp các nhà quản lý và các cơng
nhân có kiến thức khác nhau trong việc tổ chức để đưa ra quyết định thông minh
về các hoạt động khác nhau. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ quyết định không nhận
thức được rằng nó khơng hoạt động trên một cơ sở bình thường mà nó được sử
dụng trên một cơ sở đặc biệt bất cứ khi nào cần thiết.
Hệ thống dựa trên tri thức: Mục đích của các nhà khoa học về máy tính, làm việc
trong một trường trí thơng minh nhân tạo là để tạo ra các chương trình mà mô
phỏng những hoạt động của con người. Trong một số hệ thống chuyên dụng,
mục tiêu nay đã gần đạt được. Với các hệ thống khác, mặc dù chúng ta chưa
biết làm cách để xây dựng các chương trình hoạt động tốt trên hệ thống, chúng
ta có thể bắt đầu xây dựng các chương trình mà hỗ trợ một cách đáng kể cho
hoạt động của con người trong một nhiệm vụ.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống đưa vào máy tính để tạo thơng tin kịp
thời và chính xác phục vụ cho các cấp quản lý.
Hệ thống thông tin tự động hố là hệ thống có sự tham gia của máy tính để xử lý
thơng tin và có nhiều mức độ xử lý thơng tin tự động hố khác nhau.

B - Mức độ tự động hố



Tự động hố tồn bộ : Hệ thống được tự động hoá bằng máy tính trong đó con

người chỉ đóng vai trị phụ trong hệ thống.
Tự động hoá một phần : Hệ thống phân chia công việc xử lý giữa con người
(thực hiện thủ cơng) và một bộ phận thực hiện trên máy tính. Việc tự động hoá
một phần xuất phát từ khả năng hạn chế về tổ chức, kinh phí, yêu cầu hoặc kỹ
thuật, nhưng mọi việc thiết kế đều được xem xét về ngữ cảnh tự động hoá cao
trong tương lai cho phép.

C - Phương thức xử lý thông tin


Xử lý mẻ (Batch Processing): Các giao dịch diễn ra theo luồng thông tin đến gộp
thành nhóm và đợi xử lý theo mẻ. Thí dụ : Các giao dịch bán hàng trong một
ngày được cập nhật vào cuối mỗi ngày và sau khi các thơng tin đó được cập
nhật thì hệ thống sẽ thực hiện các thao tác tính tồn kho, tính doanh thu bán ra
trong ngày. Ngoài ra các hệ thống xử lý theo mẻ có thể áp dụng trong các bài
tốn như tính lương, tuyển sinh và các bài tốn giải quyết có tính định kỳ theo
chu kỳ thời gian nhất định. Phương thức này thường dùng cho các trường hợp
sau :







In các báo cáo, kết xuất, thống kê.
In các giấy tờ giao dịch có số lượng lớn.
Xử lý có tính chất định kỳ.
Thường dùng khi vào ra và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch.

Xử lý trực tuyến (on-line processing): Khi giao dịch phát sinh, các thông tin đến
được cập nhật và tự động xử lý ngay. Xử lý trực tuyến dùng để hiển thị, chỉnh
đốn, sửa chữa các tệp dữ liệu, phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ. Thí dụ về
xử lý trực tuyến như bán vé máy bay, vé tàu, hệ rút tiền tự động ATM và hệ
INTERNET. Ngày nay người ta có xu hướng dùng xử lý trực tuyến nhiều do máy
tính có giá thành thấp. Tuy nhiên việc xử lý trực tuyến trong môi trường cơ sở

18


hạ tầng về CNTT và viễn thơng cịn yếu và bất cập thì điều này khơng hẳn là
phương thức tốt nhất.
So sánh hai cách xử lý mẻ và xử lý trực tuyến:
 Ưu điểm xử lý trực tuyến là giảm được công việc giấy tờ, các khâu trung
gian; kiểm tra được sự đúng đắn của dữ liệu ngay khi thu nhập; người
dùng hiểu rõ được qui trình xử lý; cho trả lời nhanh chóng.
 Nhược điểm xử lý trực tuyến là chi phí hoạt động đắt hơn cả về phần
cứng và phần mềm; xây dựng hệ thống tốn công, tốn thời gian hơn; sử
dụng CPU không kinh tế do phải thường trực máy tính; xử lí chậm khi
khối lượnglớn; khó bảo đảm tính tin cậy; khó phục hồi dữ liệu vì dữ liệu
ln ở trên dịng dữ liệu; địi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt đối với dữ
liệu.


Xử lý thời gian thực: Các thông tin xử lý mang yếu tố thời gian, các hành vi của
một hệ thống phải thoả mãn một số ràng buộc ngặt nghèo về thời gian. Phuơng
pháp xử lý thời gian thực phù hợp với các hệ thống điều khiển và máy tính lệ
thuộc vào hệ thống ngoài chẳng hạn hệ thống điều khiển các lị sấy, lị nung,v.v..

1.3 Qúa trình phát triển hệ thống thơng tin

Q trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các cơng việc cần hồn thành
theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:








Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống.
Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi.
Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống.
Thiết kế logic: Trả lời câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ?. Phân tích sâu hơn các
chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới.
Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời
câu hỏi : Làm như thế nào ?.
Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình.
Khai thác và bảo trì.

Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình:
Chu trình thác nước: Phát triển vào những năm 1970, mô tả sự phát triển của hệ
thống theo 5 giai đoạn: Phân tích, thiết kế, mã hố, kiểm sửa và bảo trì. Các giai
đoạn này kế tiếp nhau và mỗi giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó kết thúc.
Nhược điểm chính của chu trình thác nước là kiểm sửa thực hiện ở giai đoạn cuối và
khơng có sự quay lui để chỉnh sửa các bước trước nên các sai sót dễ gây ra các rủi
ro cho quá trình phát triển hệ thống. Tuy nhiên chu trình thác nước lại đơn giản phù
hợp với các hệ thống vừa và nhỏ, ít phức tạp và được dùng rất phổ biến. Hình 1.4.a
mơ tả chu trình tuyến tính phát triển hệ thống.
Sự tiến hố của quy trình phát triển phần mềm dẫn đến một số kiểu chu trình tiên

tiến như: Chu trình chữ V, mẫu thử lặp (1980), chu trình xoắn ốc (1988). Các chu
trình này khắc phục được các nhược điểm của chu trình thác nước truyền thống.

19


Định nghĩa vấn đề

Mục đích, hạn chế, tài nguyên của dự án
Nghiên cứu tính khả thi

Giải pháp sơ bộ, chi phí, lợi ích

Phân tích hệ thống

Mơ hình hệ thống và các mục tiêu chi tiết

Thiết kế
Hệ thống

Thiết kế
chung

Thiết kế
Chi tiết

Thủ tục, đề xuất thiết bị, đặc tả, chương trình và cấu trúc
cơ sở dữ liệu

Phát triển và cài

đặt

Phát triển
Hệ thống thơng tin

Thử nghiệm và
Hồn thiện

Sử dụng hệ thống

Kiểm tra rà sốt
lại

Bảo dưỡng

Hình 1.4.a : Chu kì tuyến tính phát triển hệ thống
Việc phân chia thành giai đoạn chỉ có tính tương đối, tùy thuộc từng phương pháp
chúng ta sử dụng. Các giai đoạn phát triển của hệ thống bao gồm:
Giai đoạn 1. - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
- Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp.
Giai đoạn 2. Phân tích hệ thống.

(giai đoạn thiết kế logic).

20


Giai đoạn 3. Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trị của mơi trường một cách tổng
thể trong hệ thống.
Giai đoạn 4 : - Thiết kế chi tiết , bao gồm các thiết kế về các thủ tục.

- Thủ công.
- Kiểm soát phục hồi.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế các mơ đun, cấu trúc chương trình.
Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình.
Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì.
Q trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế
cấu trục gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ hình 1.5.
Trong sơ đồ này người sử dụng mong muốn có hệ thống thơng tin mới thay thế hệ
thống hiện tại, nhưng đó là cách làm không chuyên nghiệp. Sơ đồ này chỉ ra cách
thực hiện từ khối I, khối II, khối III rồi khối IV. Trong đó:
 Khối I : Khảo sát, mơ tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ?
 Khối II : Mô tả hệ thống cũ làm việc làm gì ?. Lúc này hệ thống chỉ xác định
các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý.
 Khối III : Mô tả hệ thống mới làm gì ?. Dựa trên khối II ta cần bổ sung các yêu
cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ các nhược điểm của hệ
thống cũ.
 Khối IV : Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào ?. Giai đoạn thiết kế
nhằm hướng tới cài đặt, xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được. Sau
đây là một quá trình phát triển hệ thống thông tin mẫu thử lặp

21


Xác định vấn đề

Xác định/ xác định lại
mục đích hệ thống

Nghiên cứu tính khả thi

của hệ thống

Xác định vấn đề
chính

Thiết kế chi tiết
hệ thống

Cài đặt hoàn thiện
Thiết kế nguyên
mẫu
Kiểm tra hệ thống
lần cuối
Cài đặt và đánh giá

Hình 1.4.b Qúa trình phát triển mẫu thử lặp

Người sử dụng yêu
mô tả hoạt động cầu xử lý trực tiếp
mô tả hoạt động
của hệ thống hiện
hệ thống mới
tại
làm việc như thế
làm việc như thế
nào?
nào (HOW TO
(HOW TO DO)
DO)
IV

Mơ hình
hệ thống
mức vật
lý.

Đây là vấn đề khó

Người sử
dụng mong
muốn

Người sử dụng và
người phân tích

Mơ hình
hệ thống
mức
Logic

Mơ tả hệ thống
hiện tại làm gì ?
(WHAT TO DO)
II

Mơ tả hệ thống
mới làm gì ?
(WHAT TO DO)
III

Người thiết kế
mong muốn

Hình 1.5 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
Vai trị phân tích thiết kế hệ thống: Phân tích hệ thống là giai đoạn rất quan trọng
trong q trình phát triển hệ thống thơng tin. Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng
nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì càng

22


ít bấy nhiêu. Hình 1.6a và 1.6 b cho ta hình dung về vai trị của thiết kế hệ thống với
2 trường hợp: Có thiết kế và khơng thiết kế.

BẢO TRÌ
BẢO
TRÌ

KIỂM THỬ
KIỂM THỬ

CÀI ĐẶT

CÀI ĐẶT

THIẾT KẾ

Thiế
t kế
Hình 1.6.a Hệ thống có thiết kế

Hình 1.6.b Hệ thống khơng có thiết kế

Theo Tài liệu [8] chi phí phân tích thiết kế hệ thống có thể được đánh giá 17% so với
tồn bộ chi phí phát triển xây dựng HTTT trong khi đó việc lập trình chỉ chiếm 8%
được chỉ ra trong sơ đồ hình 1.7 sau
Phân tích &
thiết kế

17%
Lập trình

8%

50%

Bảo trì

25%
Kiểm sửa
Hình 1.7 Phân bố chi phí cho các giai đoạn phát triển HTTT

2. Mơ tả các thơng tin với các kích cỡ khác nhau của tổ chức
Một hệ thống thông tin cung cấp sự hỗ trợ thông tin tới những đơn vị chức năng của
một tổ chức. Ví dụ, trong chức năng quản lý nhân sự, hệ thống thông tin giữ những
bản ghi cần thiết của các nhân viên và cung cấp những thông tin mong muốn trong

23

một dạng thức mong muốn bất cứ khi nào cần, giống như một danh sách lương có
thể trả được cho những người nhân viên vào cuối tháng, trợ cấp lương hưu cho một
nhân viên vào thời điểm anh ta nghỉ hưu v.v.. Hệ thống thơng tin cũng có thể được
lập trình để cung cấp một cách tự động những điều cần thiết trong trạng thái sẵn
sàng như là lượng hàng hố nhỏ nhất cịn lại trong kho hàng.
Hệ thống thơng tin được phân lớp trên cơ sở tiện ích của chúng, như là các hệ thống
kinh doanh, các hệ thống trợ giúp-quyết định.
2.1 Các hệ thống giao dịch
Các hệ thống giao dịch là những hệ thống quan tâm đến những hành động lặp đi lặp
lại trong tổ chức, chẳng hạn như chi phí và lợi tức trong các hệ thống kế toán, bán
và mua hàng dự trữ trong các hệ thống điều khiển kiểm kê, v.v.. Các hoạt động, cá
nhân hay tập thể, đều được nhập vào trong hệ thống thơng tin, tồn bộ hệ thống
thơng tin đó được cập nhật ở tất cả các chỗ bị tác động bởi thơng tin đầu vào. Vì thế,
sự tái diễn các hoạt động là một yếu tố chủ yếu của một hệ thống kinh doanh.
Luồng dữ liệu trong một hệ thống giao dịch đơn giản được chỉ ra ở hình 1-3, nơi mà
các dữ liệu được nhận vào hệ thống thông qua một bảng soạn thảo, hệ thống soạn
thảo kiểm tra đầu vào và nếu có bất kỳ sự khơng thống nhất nào, chẳng hạn như sự
vượt quá giới hạn trên định trước v.v.. người sử dụng được cảnh báo về nó thông
qua một hộp thoại và cung cấp cho anh ta một cơ hội để cải thiện đầu vào. Ở giai
đoạn kế tiếp của q trình củng cố thơng tin, đầu vào được kiểm tra tiếp tục dựa trên
cơ sở là thơng tin hữu ích trong hệ thống. Khi thơng tin đầu vào được nhập vào là
hợp lệ, nó được chấp nhận. Q trình này gọi là sự hợp lệ hóa thông tin. Dữ liệu
được chấp nhận được lưu vào file dữ liệu.

File dữ liệu

Soạn thảo dữ liệu

Hợp lệ hóa dữ liệu

Chấp nhận dữ liệu

Tới hội thoại người dùng
Hình1.8 - Luồng dữ liệu trong một giao dịch

Các hệ thống giao dịch bao gồm hai loại- các hệ thống giao dịch trực tuyến và các
hệ thống giao dịch theo lô.
2.2 Hệ thống giao dịch trực tuyến
Trong một hệ thống giao dịch trực tuyến, bất kỳ khi nào một hoạt động xảy ra trong
tổ chức, một đầu vào được thực hiện trong hệ thống dưới dạng một bản ghi và hệ
thống thông tin tự động cập nhật tất cả các bản ghi khác bị tác động bởi đầu vào. Ví

24


dụ, một giao dịch bán hàng được nhập vào hệ thống thông tin và hệ thống tự động
chuẩn bị một hoá đơn cho giao dịch này, giảm mức hàng dự trữ mặt hàng đó, cộng
thêm lượng bán hàng vào tổng lượng hàng bán, và nếu như lượng hàng dự trữ đó
đạt đến ngưỡng cần bổ sung thì hệ thống sẽ cảnh báo cho người bán mua bổ sung.
2.3 Hệ thống giao dịch theo lô
Trong một giao dịch theo lô, các đầu vào không được thực hiện một cách thông minh
nhưng một tập hợp các thông tin đầu vào được nhận vào cùng một thời điểm đã
được chấp nhận bởi hệ thống thông tin, theo một lệnh được đưa ra bởi người sử
dụng, để cập nhật thơng tin. Ví dụ, một giao dịch bán hàng trong ngày có thể được
nhập vào cuối ngày và sau khi tất cả các thông tin vào đã kết thúc, hệ thống chấp
nhận lượng hàng bán và cập nhật các hàng dự trữ v.v..
2.4 Hệ trợ giúp quyết định
Các hệ trợ giúp quyết định cung cấp một vài chỉ dẫn cho một người dùng trên cơ sở
thông tin được lưu trong hệ thống và các tham số cung cấp bởi người dùng. Những
chỉ dẫn này được người dùng sử dụng để đi đến một quyết định cho vấn đề. Các hệ

thống như vậy được sử dụng trong phân tích thống kê, dự báo thời tiết, nghiên cứu
nhân khẩu v.v..
Ví dụ, nếu dữ liệu về lượng mưa ở một vùng nào đó, trong một vài năm gần đây, là
hữu dụng trong một hệ thống thông tin, khả năng lượng mưa trong tương lai có thể
được chỉ định thông qua việc sử dụng hệ thống thông tin. Hay là, nếu bản ghi số sinh
và số tử của một quốc gia là hữu dụng đối với một giai đoạn có thể xem xét, khuynh
hướng của sự gia tăng dân số trong tương lai có thể chỉ ra được. Những hệ thống
này cung cấp một vài chỉ dẫn cho người dùng, có thể được sử dụng bởi người dùng
để đi đến một quyết định cuối cùng bằng việc sử dụng sự suy xét của bản thân đối
với tình huống đó.

3. Các ứng dụng cơ bản về CNTT cho tổ chức kinh doanh
Ta có thể nghiên cứu sâu thêm về một hệ thống thơng tin qua ví dụ sau. Một tổ chức
thương mại có các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, phịng kế tốn, phịng
quản lý kiểm kê và phịng tiếp thị. Mặc dù tồn bộ tổ chức có thể được xem xét
thông qua chỉ một thủ tục dài và toàn diện, nhưng tốt hơn là ta xem xét hệ thống
được xây dựng như là vài tổ chức con kết nối với nhau. Mỗi tổ chức con như vậy có
thể có hệ thống con của nó và một chương trình chủ kết nối tất cả các hệ thống con
để trao đổi thơng tin lẫn nhau.
Theo đó, một hệ thống thơng tin của một tổ chức có thể được chia thành những hệ
thống con sau đây:
1. Hệ thống thông tin con về nguồn nhân lực;
2. Hệ thống thông tin con về khách hàng;
3. Hệ thống thông tin con về nhà cung cấp;
4. Hệ thống thơng tin con về kế tốn;
5. Hệ thống thông tin con về kiểm kê;

25