Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp (Nghề Lập trình máy tính): Phần 2 - Tổng cục dạy nghề

Bài 4 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG
DOANH NGHIỆP
MÃ BÀI: ITPRG04.4

1. Lập lược đồ dữ liệu với mơ hình thực thể liên kết
1.1 Khái niệm mơ hình thực thể liên kết
Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ
liệu. Như đã trình bày trong chương 2 chúng ta tạm thời tách việc phân tích dữ liệu
vì dữ liệu có tính độc lập tương đối. Tuy nhiên luôn nhớ rằng dữ liệu là đối tượng
của chức năng xử lý.
Mơ hình thực thể liên kết là cơng cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu
trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niêm về các thực thể, thuộc tính, và
mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mơ hình xác định các yếu tố:



Dữ liệu nào cần xử lý.
Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu.

Phương pháp thực hiện xây dựng lược đồ cấu trúc được thể hiện qua 2 cách tiếp
cận cơ bản và chúng hỗ trợ cho nhau




Phương pháp Mơ hình thực thể liên kết: Phương pháp này trực quan hơn đi
từ trên xuống dưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng
rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin và
dễ triển khai hơn, tuy nhiên kết quả hay dư thừa.
Phương pháp Mơ hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đi
đến các thực thể thông qua các bước chuẩn hoá và quan hệ để tạo các lược

đồ quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những
kết xuất xử lý.

Trong thực tế chúng ta nên làm theo 2 cách để so sánh và tạo được biểu đồ tốt.
1.2 Thực thể và kiểu thực thể
Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống, nó
có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn có lợi
cho quản lí và phân biệt được.
Thí dụ : Các khách hàng đều có tài khoản để giao dịch và các nhà cung cấp cung
cấp các mặt hàng. Ở đây các đối tượng được quan tâm:

66


Tài khoản
Khách hàng
Nhà cung cấp
Mặt hàng

là thực thể đối tượng cụ thể

Khoa công nghệ thông tin

Nghành xử lý nước thải

là thực thể đối tượng cụ thể

Để định nghĩa một cách chính xác hơn ta đưa ra khái niệm: Kiểu thực thể (entity
type) và thể hiện thực thể (entity instance).
Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng

cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập
hợp hay lớp của kiểu thực thể. Sau này trong các ứng dụng để tránh sử dụng nhiều
khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể.
Thí dụ: ơng "Nguyễn văn Bích", Hố đơn số "50", Mặt hàng "X30 "là các thực thể cụ
thể. Nhưng "Khoa Công nghệ thông tin" , "Ngành xử lý nước thải" là các thực thể
trừu tượng vì ta khơng xác định rõ ràng các tiêu chuẩn của nó.
Với các thực thể nêu trên ta có kiểu thực thể tương ứng: Khách hàng, hoá đơn,
hàng, khoa, ngành.
Biểu diễn thực thể : Kiểu thực thể được biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó
ghi nhãn tên kiểu thực thể.
Giả sử ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn khách hàng, ngành học, sách.
Khách hàng

Ngành học

Sách

Ta dễ nhân thấy rằng trong một bảng dữ liệu thì mỗi một bảng là kiểu thực thể, và
tương ứng mỗi dòng của bảng là một bản ghi có nghĩa là thể hiện của thực thể; các
cột ứng với các thuộc tính của thực thể.
1.3 Liên kết và kiểu liên kết
Liên kết
Là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự ràng buộc về
quản lí.
Thí dụ: Ơng Nguyễn Văn An làm việc ở phịng tài vụ, Hố đơn số 50 gửi cho khách
hàng Lê Văn ích; Sinh viên Trần tĩnh Mịch thuôc lớp Tin
Kiểu liên kết

67

Là tập các liên kết cùng bản chất. Các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết,
mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất.
Biểu diễn các liên kết bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể.
Các dạng kiểu liên kết
Giả sử ta có các thực thể A,B, C, D... Kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể
hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia.
 Liên kết một-một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong
A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm thường
và ít xảy ra trong thực tế. Thơng thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc
cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành các kiểu thực thể nhỏ hơn, chẳng
hạn một chiến dịch quảng cáo (phát động) cho một dự án, một số báo danh (ứng với
một mơn thi) có một số phách.

Phát
động

1-1

Dự án

Số
BD,mơn

1-1

Mơn,
Phách

 Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể

trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có
một thực thể trong A.
Liên kết này biểu diễn kết bằng đoạn thẳng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3
(hay còn gọi chân gà) về phía nhiều.
Thí dụ: Một lớp có nhiều sinh viên (sinh viên thuộc vào một lớp). Một khách hàng có
nhiều tài khoản (tài khoản thuộc về một khách hàng).
1-N

1-N

Khách hàng

Tài Khoản

LỚP

SINH VIÊN

 Liên kết nhiều - nhiều (N-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể
trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có
nhiều thực thể trong A. Biểu diễn liên kết này bằng ba trạc (chân gà) ở cả hai phía.
N-N
A

B

MẶT HÀNG

N-N

NHÀ CUNG CẤP

Liên kết nhiều nhiều rất khó cài đặt trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẵn có. Để dễ
biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sung thực thể
trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một - nhiều

68


MẶT HÀNG

A

A/B

MH/NCC

NHÀ CUNG CẤP

B

Ở đây A/B là thực thể trung gian giữa A và B, MH/NCC là kiểu thực thể trung gian
giữa kiểu thực thể "Mặt hàng" và "Nhà cung cấp"
Liên kết nhiều bên (nhiều phía): Một kiểu thực thể có thể liên kết với nhiều kiểu thực
thể. Liên kết này cũng biểu diễn dưới dạng một thực thể trung gian.
Thí dụ: Liên kết các kiểu thực thể trong hệ thống lập thời khoá biểu. Giữa các thực
thể giáo viên, lớp, phịng học và tiết học có liên kết nhiều- nhiều và chúng được
thực thể hoá bằng thực thể trung gian là “Thời khố biểu” để có được mơ hình E-R
trong hình 3.3. Ta có thể tự kiểm tra điều này qua ý nghĩa của các thuộc tính và quan
hệ của nó.

LỚP

GIÁO VIÊN

THỜI KHỐ BIỂU

PHỊNG HỌC

TIẾT HỌC

Hình 4.1 - Mơ hình thực thể liên kết bài tốn thời khố biểu

1.4 Các thuộc tính
Định nghĩa: Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay
một liên kết. Thí dụ như Hố đơn 30 : ngày 20/5/2004, tổng số tiền 4.000.000 đ
Kiểu thuộc tính : Có 4 kiểu thuộc tính






Thuộc tính tên gọi : Thuộc tính định danh như Họ và tên, Tên mặt hàng
Thuộc tính mơ tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mơ tả các tính chất
của thực thể và là thuộc tính khơng khố.
Thuộc tính kết nối : nhận diện thực thể trong kiểu thực hệ hay mối liên kết.
Thuộc tính kết nối dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết với nhau.
Thuộc tính kết nối là khố ở quan hệ này và là thuộc tính mơ tả ở quan hệ
khác.
Thuộc tính khố: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết; bởi vậy thuộc

tính khố khơng được cập nhật.

1.5 Biểu đồ thực thể liên kết
Trong khi biểu đồ luồng dữ liệu dựa trên các tiến trình của hệ thống và xoay quanh
những tiến trình này, thì biểu đồ thực thể liên kết lại dựa trên sự miêu tả dữ liệu.
Chúng cũng biểu diễn hệ thống thơng tin và được coi là mơ hình nhận thức của hệ
thống.

69


Biểu đồ thực thể liên kết có thể được đưa ra trước hoặc sau biểu đồ luồng dữ liệu
nhưng sự có mặt của chúng là điều cần thiết trong quá trình phân tích hệ thống. Biểu
đồ thực thể liên kết mô tả dữ liệu và được sử dụng để phân tích dữ liệu sau khi
những biểu đồ này được chuẩn hoá.
Để hiểu được biểu đồ thực thể liên kết, chúng ta cần phải hiểu được những định
nghĩa cơ bản của một vài thuật ngữ sử dụng trong quá trình nghiên cứu.




Kiểu thực thể: Là những mục cụ thể trong tổ chức mà nó được nhận
biết rõ ràng.
Kiểu liên kết: Là sự tương tác giữa các mục cụ thể trong tổ chức.
Các thuộc tính: Mỗi thực thể và mối quan hệ đều có một vài thuộc tính.

Ba mục trên cấu thành cơ sở cho sơ đồ thực thể liên kết. Ngoài ra, các thực thể và
các mối quan hệ được tổ chức thành từng tập. Các tập này là những thành phần của
biểu đồ thực thể liên kết.
1.5.1 Phát hiện các kiểu thực thể

Một tập thực thể có thể chỉ có một loại thực thể, và tập hợp được đặt tên phù hợp. Ví
dụ, trong hệ thống thơng tin ở bệnh viện, các bác sỹ là một tập hợp, các y tá là tập
hợp thứ hai, thuốc là tập thứ ba, trang thiết bị là tập thứ tư, các bệnh nhân được
chăm sóc lại là một tập khác ... Các tập thực thể được đặt tên tương ứng với các
phần tử của chúng. Do đó, các tập trong bệnh viện có thể được đặt tên là BÁC SỸ, Y
TÁ, THUỐC, TRANG THIẾT BỊ, CÁC BỆNH NHÂN v.v...
Một nhóm làm việc gồm một bác sỹ, một y tá, một bệnh nhân được bảo trợ, một hộp
thuốc và một vài trang thiết bị, v.v... khơng thể coi là một tập, nhưng có thể coi là một
thực thể, ta sẽ gọi là TEAM. Một nhóm các thực thể này được gọi là thực thể
TEAMS. Biểu đồ thực thể liên kết sẽ sử dụng những tập thực thể này.
Các kiểu thực thể ta thường tìm từ 3 nguồn:




Các tài nguyên: vật tư, tài chính, con người, môi trường
Các giao dịch: Các thông tin đến từ mơi trường bên ngồi nhằm kích động
một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn hàng, hố
đơn...
Các thơng tin đã cấu trúc hố: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định.

1.5.2 Phát hiện các kiểu liên kết
Bất cứ hai thực thể nào cũng có thể tương tác với nhau, hay nói cách khác, có mối
quan hệ với nhau. Mỗi thành phần của một tập thực thể có mối quan hệ với một
thành phần của tập thực thể khác. Nhiều cặp tập hợp thực thể của hệ thống có thể
có nhiều tập quan hệ. Mỗi tập được đặt tên tương ứng với mối quan hệ.
Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhưng ta chỉ ghi nhận các
kiểu liên kết có ích cho cơng tác quản lí và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà ta
vừa phát hiện ở trên.
Liên kết 1-1

70


Liên kết tầm thường, ít xảy ra trừ trường hợp cần bảo mật thông tin hoặc thực thể
phức tạp với quá nhiều các thuộc tính nên tách thực thể thành 2 thực thể và giữa 2
thực thể này có quan hệ 1-1
Liên kết 1 - nhiều
Đó là các liên kết thường hay gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập,
khơng phải một bước mà được lần theo khố có thể qua nhiều thực thể khác nhau.
Các liên kết 1 - nhiều thường là:
Chứng từ / Dịng chứng từ
HỐ ĐƠN

DỰ TRÙ

Dịng hố
đơn

Dịng dự trù

Đặc biệt mối liên quan thường được diễn tả bằng các giới từ sở hữu "cho, thuộc,
bởi, của, là, có ...". Trong trường hợp này chúng ta chỉ xét liên kết hạn chế nên
không chỉ ra liên kết như thế nào thông qua các liên kết 1-n với các giới từ trên.

Lớp

Phân loại

Khách

Sinh viên

Sách

Hoá đơn

Liên kết nhiều - nhiều
Mặc dù liên kết này cũng rất phổ biến nhưng trong các bài toán quản lý để cài đặt
được trong mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết
một nhiều bằng cách thêm một kiểu thực thể trung gian với khoá là tổ hợp khoá của
các bên tham gia.
Liên kết nhiều bên nhiều phía
Đây là liên kết khá phức tạp tổng quát của liên kết ở trên chẳng hạn như liên kết thời
khoá biểu gồm liên kết nhiều nhiều giữa các thực thể giáo viên, sinh viên, phòng học
và tiết học (xem hình trên).
1.5.3 Phát hiện các thuộc tính
Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính nhất định, và phân thành 3 loại thuộc
tính phổ biến:


Thuộc tính khố nhận diện (khố đơn hoặc khố kép): thuộc tính này xác
định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể.

71





Các thuộc tính mơ tả chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả các
đặc trưng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu.
Thuộc tính kết nối: đó là thuộc tính thể hiện vai trị kết nối giữa 2 kiểu thực
thể. Nó là thuộc tính khoá nhận diện ở thực thể này và đồng thời xuất hiện là
thuộc tính mơ tả ở thực thể khác.

Thí dụ:Việc xuất nhập vật tư của một cơ sở sản xuất kèm theo phiếu
nhập/xuất kho với các thông tin chung về tờ phiếu và chi tiết các dòng vật tư
xuất nhập:
Phiếu có dạng sau
Đơn vị ..........

Phiếu nhập/xuất kho

Quyển số ..........

Số......................
Ngày.........tháng.......... năm..........
Tên người lập:................................Bộ phận:..........
Nhập vào kho:................................Ghi có tài khoản............
SSố
TT

Tên
hang

Đơn
vị
tính

Số lượng

Xin
nhập

Giá
đơn vị

Thàn
h tiền

Ghi
chú

Thực
nhập

Cộng
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ).......................................................
Người nhập/xuất

Thủ kho

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

Ở đây sẽ xuất hiện 2 kiểu thực thể là phiếu nhập / xuất và dòng phiếu nhập/xuất.
Phiếu X/N

Dịng phiếu
X/N

Chúng ta xem xét lại ví dụ về hệ thống Quản lý cung ứng vật tư đã trình bày trong
chương 1.
Các thực thể được xác định như sau :

72


(1) Tài nguyên:
Người cung cấp
Phân xưởng
Tồn kho
Mặt hàng
(2) Giao dịch :
Đơn hàng - dòng đơn hàng
Giao hàng - dòng giao hàng
Hố đơn - dịng hố đơn
Phát hàng - dịng phát hàng
Dự trù - dòng dự trù
Xuất/nhập kho - dòng Xuất/nhập kho
(3) Thông tin cấu trúc: đa số là các liên kết phản ánh bằng sổ sách, chứng từ
Các liên kết giữa các thực thể được xác định như sau:
Dự trù/ Đơn hàng (nhiều - nhiều)
Mặt hàng / người cung cấp (nhiều- nhiều)
Ngoài ra một số thực thể xuất hiện trong các tình huống khi hệ thống thực hiện sẽ
được đưa vào trong tương lai.
Qua phân tích trên, sơ bộ ta vẽ được biểu đồ sau: mơ hình thực thể liên kết về quản
lý kho vật tư

SH-MH
Lượng tồn
Ngưỡng X/N

Tồn
kho

X/nh
kho

SH-MH
Ngày xuất/nhập
Lượng
xuất/nhập

73


Phân
xưởng

SHPX
Mơ tả PX

Dự trù

SH dự trù
SHPX
Ngày dự trù

Dịng dự trù

Phát hàng

Dòng phát
hàng
SH dự trù
SHPX
Mã MH
Lượng dự trù
SH đơn hàng

Dòng đơn
hàng

Đơn hàng
Mặt hàng

Hố đơn

Mã MH
Đơn giá chuẩn
Mơ tả MH

SH phát hàng
Mã MH
Lượng phát

SH đơn hàng

Mã MH
Lượng đặt

SH đơn hàng
SH Ngccấp
Ngày đặt
hàng

MH/ngcấ
p
Số hiệu HĐ
SH-Ngccấp
Ngày HĐ

SH ngccấp
Mã MH
Đơn giá

Ngccấp
Dịng hố
đơn

SH phát hàng
Ngày phát
SHPX nhận

Số hiệu HĐ
SH-Ngccấp
Mã MH
Lượng lên HĐ

SH-Giao hàng

SH ngccấp
Mô tả ccấp

Giao hàng

SH giao hàng
SH ngccấp
Ngày GH, nơi
cất

Dòng giao hàng

SH giao hàng
SH ngccấp
Mã MH
SH đơn hàng

Hình 4.2 - Mơ hình thực thể liên kết E-R của hệ thống cung ứng vật
tư
Nhận xét : Biểu đồ cấu trúc dữ liệu được xây dựng bằng mơ hình thực thể liên kết ER là phương pháp rất phổ biến và hiệu quả. Ngày nay có rất nhiều cơng cụ sản sinh
tự động các mơ hình này như CASE method, EWIN, UML ...

74


1.5.4 Tạo biểu đồ thực thể liên kết
Biểu diễn hệ thống thông tin sử dụng tập thực thể và tập quan hệ được gọi là biểu
đồ thực thể liên kết (E-R). Trong một biểu đồ thực thể liên kết, các tập thực thể được

biểu diễn bằng một hình vng và các tập quan hệ được biểu diễn bằng một hình
thoi.Việc đặt tên cho hai loại tập này là rất quan trọng.
Ví dụ
Trong bệnh viện, BÁC SỸ và BỆNH NHÂN quan hệ với nhau thông qua SỰ ĐIỀU
TRỊ. Tương tự, BÁC SỸ và Y TÁ quan hệ với nhau bằng SỰ HỢP TÁC, Y TÁ VÀ
BỆNH NHÂN quan hệ với nhau bằng SỰ PHỤC VỤ. Các tập thực thể này – BÁC
SỸ, Y TÁ và BỆNH NHÂN với những mối quan hệ giữa chúng- SỰ ĐIỀU TRỊ, SỰ
HỢP TÁC và SỰ PHỤC VỤ, được minh hoạ trên hình 4-18. Loại miêu tả này được
gọi là sơ đồ thực thể liên kết.

GIÚP ĐỠ

BÁC SỸ

ĐIỀU TRỊ

PHỤC VỤ
BỆNH NHÂN

Y TÁ

Hình 4.3 - Sơ đồ E – R cho hệ thống bệnh viện
A- Các luật và các quy ước
Các luật và các quy ước để tạo biểu đồ thực thể liên kết như sau





Một tập thực thể có thể có các mối quan hệ với một hay nhiều tập thực

thể.
Trong biểu đồ thực thể liên kết, hai tập thực thể không thể liên kết được
nếu khơng qua tập quan hệ.
Hai tập thực thể có thể liên kết được với nhau thông qua một hay nhiều
tập quan hệ. Ví dụ BÁC SỸ và BỆNH NHÂN có thể có mối quan hệ
ĐIỀU TRỊ và LỆ PHÍ.
Một tập quan hệ có thể kết nối hai hay nhiều tập thực thể. Ví dụ, quan
hệ ĐIỀU TRỊ có thể kết nối BÁC SỸ, BỆNH NHÂN và THUỐC lại với
nhau.

Tất cả các mối quan hệ kể trên đều được minh hoạ trong hình 4-19 cho hệ thống
bệnh viện.
B - Quan hệ N ngôi

75


Quan hệ giữa hai tập thực thể được gọi là quan hệ hai ngôi. Tương tự, mối quan hệ
của ba, bốn, năm,... tập thực thể được gọi là quan hệ ba, bốn, năm... ngơi.

Đơn thuốc

BÁC SỸ

Điều trị

Điều trị

THUỐC

Y TÁ

Phân loại

BỆNH
NHÂN

Hình 4.4 - Đa sơ đồ thực thể liên kết E - R
Một quan hệ N ngơi có thể được thay bằng một tập thực thể mới và tập thực thể mới
này có thể liên kết với các tập thực thể đang tồn tại thông qua các tập quan hệ mới.
Phương pháp này được sử dụng để chuyển quan hệ N ngơi thành một số quan hệ
hai ngơi. Hình 4-20 minh hoạ sơ đồ thực thể liên kết quan hệ hai ngôi thu được nhờ
chuyển đổi sơ đồ thực thể liên kết N ngơi trong hình 4-19.

BÁC SỸ

Liều
thuốc

Chuẩn
đốn

Lệ phí

BỆNH

Giới
thiêu

của

Phương
thuốc

mắc

BỆNH
NHÂN

NGHIÊN
CỨU

THUỐC

Y TÁ

cho

bởi

ĐƠN
THUỐC

Phụcv
ụ

Hình 4.5 - Sơ đồ thực thể liên kết tương đương hình
4-19
Trong q trình chuyển đổi, ba tập quan hệ bốn ngơi - ĐIỀU TRỊ, VIỆC CHO ĐƠN
THUỐC và SỰ PHÂN PHỐI - được thay thế bởi các tập thực thể mới – BỆNH TẬT,

SỰ NGHIÊN CỨU, SỬ DỤNG- và sau đó từng tập thực thể mới liên kết với các tập
thực thể đang tồn tại thông qua ba tập quan hệ mới.

76


Vì vậy, quy tắc chuyển đổi là tập quan hệ N ngơi có thể được thay thế bằng một tập
thực thể mới và N tập quan hệ. Nhờ đó ta được biểu đồ thực thể liên kết chỉ gồm các
tập quan hệ hai ngôi.
C - Các thực thể và các mối quan hệ không mong muốn
Bất cứ thực thể nào khơng có quan hệ với các tập thực thể khác sẽ khơng có giá trị
gì trong sơ đồ thực thể liên kết. Sự biểu diễn toàn bộ hệ thống như một thực thể
khơng cung cấp bất cứ tiện ích nào trong phát triển hệ thống, khi đó hực thể này sẽ
bao gồm tất cả các thực thể của hệ thống và vì thế khơng có mối quan hệ với bất cứ
thực thể nào.
Mỗi tập thực thể của hệ thống có thể có vài mối quan hệ với mỗi tập thực thể khác
của hệ thống. Việc chỉ ra tất cả các quan hệ này trên biểu đồ thực thể liên kết sẽ làm
cho biểu đồ thực thể liên kết trở nên phức tạp. Không cần thiết phải minh hoạ tất cả
các quan hệ này, nếu như quan hệ giữa hai tập thực thể của hệ thống đã rõ ràng
thông qua một vài tập quan hệ đang tồn tại, dù trực tiếp hay gián tiếp. Thật không
may, sự cung cấp mỗi quan hệ này trên sơ đồ thực thể liên kết sẽ làm cho hệ thống
trở nên phức tạp mà không hề cung cấp thêm bất cứ một thông tin mới nào về hệ
thống.
Ví dụ, một BỆNH VIỆN có CÁC PHỊNG và CÁC PHỊNG có CÁC BỆNH NHÂN.
BỆNH VIỆN cũng có CÁC BỆNH NHÂN. Những thông tin này được đưa ra trong
biểu đồ thực thể liên kết trong hình 4-21(a). Quan hệ CĨ của BỆNH NHÂN và BỆNH
VIỆN rất rõ ràng thơng qua PHỊNG, quan hệ CĨ trực tiếp giữa BỆNH VIỆN và
BỆNH NHÂN là thừa. Cách tạo biểu đồ thực thể liên kết đúng đắn được minh hoạ
trong hình 4-21(b)
D - Bổ sung các thuộc tính

Các thành phần của hệ thống – các tập thực thể và các tập quan hệ-đều có các
thuộc tính và là các phần tử quan trọng của biểu đồ thực thể liên kết. Có hai quy ước
cho việc bổ sung các thuộc tính trong biểu đồ thực thể liên kết. Một cách là viết các
thuộc tính của thành phần ở bên cạnh hộp biểu diễn thành phần. Cách khác là viết
thuộc tính của các thành phần trong một vòng tròn và kết nối vòng tròn với hộp biểu
diễn thành phần bằng một đường thẳng. Hình 4-22 minh hoạ cả hai cách. Quy ước
thứ nhất sẽ được sử dụng thông suốt trong cuốn sách này.
Tập các thực thể có thể có nhiều thuộc tính, ngồi ra, một thuộc tính nào đó được sử
dụng làm định danh cho tập thực thể. Thuộc tính định danh được gạch chân trong
biểu đồ thực thể liên kết. Tập quan hệ có hai định danh, trừ trường hợp đặc biệt
được nói đến dưới đây. Hai định danh này cũng là các định danh của hai tập thực
thể có quan hệ đó. Các định danh của các tập quan hệ cũng được gạch chân.

77


BÁC SỸ

Điều trị

BỆNH
NHÂN

Tên GV
Khoa
Trình độ

TÊN TẮT BÁC SỸ
HỌ TÊN
CHUN MƠN

GIÁO VIÊN

TÊN TẮT BÁC SỸ
SỐ HIỆU BỆNH NHÂN

Dạy

BỆNH TẬT

SHIỆU BỆNH NHÂN
HỌTÊN
ĐỊA CHỈ

Tên GV
Số SV
Mơn:

SINH VIÊN

Hình 4.6 - Các quy ước bao gồm thuộc tính

Số SV
Lớp:
Khoa

Các định danh của tập thực thể thường được chọn duy nhất.
E - Số các quan hệ chủ yếu
Số lượng thực thể của một tập, có khả năng cho những quan hệ có thể có bởi các
thực thể của tập khác, được gọi là bản số hay số các yếu tố của quan hệ. Số các

yếu tố được ghi bên cạnh của đường thẳng nối giữa tập thực thể và tập quan hệ
trong biểu đồ thực thể liên kết, như trong hình 4-22 ở trên, thơng qua các số m và n.
Từng bác sỹ có thể điều trị n bệnh nhân và từng bệnh nhân có thể nhận sự điều trị
của n bác sỹ. Các số này có thể


ít nhất là một,
lớn nhất chính bằng số thực thể trong tập tương ứng.

Bác sỹ

Điều trị (12)

Bệnh nhân

Hình 4.7 - Sơ đồ sự kiện của quan hệ 2
:3


là bất cứ số nào khoảng giữa hai số.

Nếu hệ thống có tổng cộng 3 bác sỹ và 6 bệnh nhân, số bác sỹ chính là 2, cịn bệnh
nhân là 3, mỗi bác sỹ có thể điều trị cho 3 bệnh nhân và mỗi bệnh nhân có thể được
điều trị bởi 2 bác sỹ. Điều này được minh hoạ trong hình 4-23, được gọi là biểu đồ

78


sự kiện có mối quan hệ 2:3. Điều này có thể tạo ra tổng cộng 12 mối quan hệ ĐIỀU
TRỊ giữa BÁC SỸ và BỆNH NHÂN, được chỉ ra bởi 12 đường đưa vào vòng tròn

ĐIỀU TRỊ. Con số này có đạt được bằng hai cách


số bác sỹ * số các yếu tố trong tập bệnh nhân = 4*3 = 12, hoặc
số các bệnh nhân * số các yếu tố trong tập bác sỹ = 6*2 = 12.

Số các yếu tố trong một tập hợp có tác động đến việc nhận biết mối quan hệ. Nếu
tập các thực thể liên quan đến một mối quan hệ, thì có số các yếu tố trong tập đó
bằng 1, mối quan hệ chỉ có một định danh đồng thời là đơn vị yếu tố của tập thực
thể. Ví dụ, nếu chỉ có một bác sỹ trong hệ thống, hoặc tập chỉ có đơn vị yếu tố, thì
định danh của mối quan hệ cho tập BÁC SỸ sẽ là đơn vị đó.
F - Sự tham gia trong mối quan hệ
Sự tham gia trong mối quan hệ bởi các thành viên của tập thực thể có thể có ba loại
sau:




Có tính bắt buộc
Tuỳ ý, khơng bắt buộc
Có điều kiện

Tuỳ chọn
Bác sỹ
Bắt buộc
Điều trị

Lệ phí

Bệnh nhân

Điều kiện

Hình 4.8 - Ba loại tham dự

Trong sự tham gia có tính bắt buộc, mỗi thực thể cần phải tham gia vào ít nhất một
mối quan hệ nào đó, trong khi điều này là không cần thiết đối với sự tham gia không
bắt buộc. Sự tham gia tuỳ ý của một thực thể biểu thị trên sơ đồ thực thể liên kết
bằng một hình trịn trống ở cuối đường thẳng nối nối mối quan hệ với tập thực thể.
Sự tham gia có điều kiện là chủ đề cho một số điều kiện xác định và được biểu thị
trên sơ đồ E-R bằng một hình trịn đầy ở cuối đường thẳng nối mối quan hệ với thực
thể. Khi khơng có một biểu diễn nào trên đường thẳng đó, mối quan hệ được coi là
có tính bắt buộc.
Hình trên minh hoạ sơ đồ E-R với hai sự tham gia bắt buộc của BÁC SỸ và BỆNH
NHÂN trong mối quan hệ ĐIỀU TRỊ, một sự tham gia tuỳ ý và một có điều kiện trong
mối quan hệ PHÍ TỔN.
Cách hiểu của sơ đồ E-R hình trên là như sau:

79


1. Mỗi bác sỹ phải tham gia vào điều trị, ít nhất là một bệnh nhân.
2. Mỗi bệnh nhân buộc phải được điều trị bởi ít nhất một bác sỹ.
3. Một bác sỹ có thể có hoặc khơng tính giá phí tổn đối với một bệnh nhân.
4. Các bệnh nhân được yêu cầu phải trả phí tổn cho những điều kiện chính.

2. Lập lược đồ xử lý dữ liệu với mơ hình quan hệ
Mơ hình quan hệ là mơ hình cơ sở dữ liệu thông dụng và dễ cài đặt cho các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu. Nó có các ưu điểm như đơn giản, chặt chẽ, trừu tượng hố cao.
Sử dụng mơ hình quan hệ như là bước tiếp theo để hoàn chỉnh các lược đồ dữ liệu
theo mơ hình thực thể liên kết E-R. Trong phần này chỉ trình một số các khái niệm cơ

bản, đặc biệt là phụ thuộc hàm, chuẩn hoá quan hệ vừa đủ để cho mục đích này.
2.1 Khái niệm tốn học về mơ hình quan hệ
Mơ hình quan hệ R là tập con tích đề các của các miền Di (Domain)
R D1 x D2 x...x Dn,
Quan hệ R có thể biểu diễn là R ={A1,A2,....An} với Ai i=1..n là tập hữu hạn các thuộc
tính thuộc miền Di tương ứng ta có lược đồ quan hệ r(R) hay r(A1,A2,....An)
Biểu diễn một quan hệ bằng bảng trong đó cột là các thuộc tính, dịng là các bộ có
thứ tự, n là bậc của R hay R là quan hệ n ngôi. Số lượng các bản ghi (bộ) là bản số
của quan hệ này.
Ví dụ: Ta có bảng quan hệ NHAN VIEN
NHAN VIEN (Họ tên, năm sinh, nơi làm việc, lương)
Họ tên
Lê văn A
Hoàng thị B
.........

Năm sinh
1960
1970
..........

Nơi làm việc
Đại học bách khoa
Viện KH Việt Nam
...........

Lương
425
320
.........

Bộ (tupple) là tập các giá trị thể hiện của một đối tượng. Mỗi bảng quan hệ bao gồm
các bộ t(a1, a2 ,. . an) với ai  Ai
Trong bảng trên t= (Lê văn A, 1960, Đại học bách khoa, 425) là một bộ của quan hệ
NHAN VIEN
Khoá (key) của quan hệ R là tập con K{A1,A2,....An} sao cho
Với  t1,t2 R sẽ  A K sao cho t1(A)  t2(A) có nghĩa là khơng tồn tại 2 bộ mà có
giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính. Các bộ của K là duy nhất. Nếu K là tập chỉ có
một thuộc tính thì ta gọi là khố đơn, nếu K có nhiều hơn một thuộc tính ta có khố
kép hay cịn gọi là khố bội
R(A,B,C,D) là lược đồ quan hệ R với (A,B,C,D) là tập các thuộc tính

80


2.2 Định nghĩa phụ thuộc hàm ( Function dependence)
Thuộc tính B gọi là phụ thuộc hàm vào thuộc tính A hay A xác định B, nếu như trong
R bất cứ 2 bộ: t1=(a1, b1, c1 ), t2= (a2, b2, c2 ) với ai A , bi B.
mà nếu a1= a2 thì ta có b1= b2 ,
Ta ký hiệu phụ thuộc hàm: A  B (A xác định B)
Các tính chất của phụ thuộc hàm (Tiên đề Armstrong)
Giả sử: A,B,C và D là tập các thuộc tính thì




Tính phản xạ: A  A, hay nếu A  B thì A  B
Tính chiếu: A  B,C thì A  B và A  C
Tính gộp: A  B, A  C thì A  B,C

 Tính tăng cường: A  B thì A,C  B với C bất kỳ



Tính truyền ứng (bắc cầu): A  B, B C thì A  C
Tính giả truyền ứng: A  B, B,C  D thì A,C  D

Trong các loại phụ thuộc hàm, có một số phụ thuộc hàm liên quan đến tập các thuộc
tính khố của quan hệ và nó là phương tiện có liên quan đến việc chuẩn hố của
lược đồ quan hệ :



Phụ thuộc hàm sơ đẳng (không bộ phận): Phụ thuộc hàm A  B gọi là sơ
đẳng  trong R không tồn tại A  A: A  B
Phụ thuộc hàm trực tiếp (không bắc cầu): Phụ thuộc hàm A  B gọi là trực
tiếp  trong R không tồn tại C (C ≠ {A,B}): A C và C B

2.3 Các dạng chuẩn
Chuẩn hoá
Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa giá trị
nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa.





Dạng chuẩn 1 (1NF): một quan hệ R gọi là chuẩn 1 nếu như các miền thuộc
tính là miền đơn, khơng có thuộc tính lặp.
Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và

phụ thuộc hàm giữa khố và các thuộc tính khác khơng khố là phụ thuộc
hàm sơ đẳng. Nói khác đi mọi thuộc tính khơng khố đều khơng phụ thuộc
hàm bộ phận vào khoá.
Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 3 nếu như nó là chuẩn 2 và
phụ thuộc hàm giữa khố và các thuộc tính khác khơng khố là phụ thuộc
hàm trực tiếp. Nói khác đi mọi thuộc tính khơng khố đều khơng phụ thuộc
hàm trực tiếp vào khoá.

Nguyên tắc

81


Một quan hệ được chuẩn hố có thể tách thành 1 hoặc nhiều quan hệ chuẩn hố
khác mà khơng làm mất mát thơng tin.
Ví dụ: Quan hệ SINHVIEN (mơn thi, mã SV, Tên, tuổi, địa chỉ, điểm) đựơc tách thành
2 quan hệ, các thuộc tính gạch chân là các thuộc tính khố
SINHVIEN (mã SV, Tên, tuổi, địa chỉ)
KQTHI (mơn thi, mã SV, điểm)
2.4 Thành lập biểu đồ BCD dựa vào mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ
Để thành lập biểu đồ BCD ta chia thành 4 bước:
Bước 1
Thành lập danh sách các thuộc tính ( danh sách xuất phát)
Xuất phát từ những " điểm" khác nhau để dẫn đến có nhiều nguồn thơng tin cung
cấp danh sách các thuộc tính



Danh sách những thơng tin cơ bản : thơng tin vốn có cần cho quản lý, các
thơng tin từ nguồn vào, các thông tin lấy từ các giao dịch

Thông tin xuất phát từ một số tài liệu xuất ra của các hệ thống, và lựa chọn
ra các tiêu thức của thơng tin vì cái đầu ra thường suy ra cái cần phải có.

Bước 2
Tu chỉnh lại danh sách ở trên bằng cách:





Loại bỏ các thuộc tính đồng nghĩa : Năm sinh và tuổi,
Loại bỏ các thuộc tính tính tốn: thành tiền = đơn giá * soluong
Loại bỏ các thuộc tính tích luỹ mà thực chất cũng từ thuộc tính tính toán : số
hàng tồn kho = Tồn kỳ trước +  nhập -  xuất
Thay thế các thuộc tính khơng đơn bởi các thuộc tính đơn.

Lưu ý rằng vì đây là giai đoạn lơgic chỉ tính đến đầy đủ và hợp lý chưa nói đến tiện
lợi, nên ở giai đoạn thiết kế sau có thể ta lại bổ sung thêm thuộc tính này
Bước 3
Tìm các phụ thuộc hàm có trong danh sách nói trên. Việc xác định các phụ thuộc
hàm thực chất phải dựa vào ý nghĩa trên thực tế.



Rà từng cặp thuộc tính trong những danh sách trên, hoặc máy móc và đơn
giản hơn là lập bảng 2 chiều.
Tìm các phụ thuộc hàm vế phải không đơn ( gồm nhiều thuộc tính)

Bước 4
Chuẩn hố mơ hình quan hệ :

82







Thực tế có một số phương pháp chuẩn hóa: Phân rã hay tổng hợp, phương
pháp phủ tối thiểu, đồ thị như đã biết trong lý thuyết cơ sở dữ liệu.
Về lý thuyết cơ sở dữ liệu đã trình bày thuật tốn chuẩn hóa. Ở đây ta đưa
ra kỹ thuật ứng dụng cho các vấn đề mang tính thực tiễn mà không chứng
minh đầy đủ. Phương pháp sử dụng là phân rã một quan hệ thành các quan
hệ ở dạng chuẩn 3.
Cách tiến hành chuẩn hố : Thực hiện chuẩn hóa liên tiép theo thứ tự từ
danh sách các thuộc tính bất kỳ đưa về dạng chuẩn 1, rồi đến dạng chuẩn 2,
chuẩn 3

Ban đầu ta coi tất cả các thuộc tính nằm trong một quan hệ rồi tiến hành phân rã
quan hệ này
i) Dạng 1NF: Loại bỏ các thuộc tính tính tốn, tích luỹ, đồng nghĩa. Tiến hành tách
nhóm các thuộc tính lặp trong danh sách
 Phần cịn lại danh sách có thể tạo thành một quan hệ mới, tìm khố cho
nó
 Phần tách ra cộng thêm khố trên lập thành quan hệ, tìm khố
ii) Dạng 2NF: Loại bỏ phụ thuộc hàm bộ phận vào khố chính bằng cách tách phần
phụ thuộc ra cộng với bộ phận của khố nói trên (thơng thường khố là khố của bộ
phận nói trên) để tạo ra các quan hệ mới. Phần còn lại vẫn giữ ngun quan hệ cũ
với khố cũ của nó.

iii) Dạng 3NF: Loại bỏ phụ thuộc hàm vào thuộc tính khơng khố bằng cách tách
những phụ thuộc hàm khơng có khoá tham gia, phần tách ra cộng với các thuộc tính
ở vế trái (khố) tạo thành quan hệ mới. Hay nói khác đi là tách các nhóm thuộc tính
phụ thuộc hàm vào thuộc tính khơng phải là khố (có nghĩa là phụ thuộc hàm bắc
cầu vào khố chính), nhóm tách ra là một quan hệ có khóa mới và phần cịn lại tạo
thành quan hệ với khố cũ.
Bước 5
Lặp lại các bước từ 1-4 trên các danh sách xuất phát khác ta có tập lược đồ quan hệ
phân biệt rời nhau. Tuy nhiên nếu phát hiện trong tập lược đồ dữ liệu có cùng một
kiểu thực thể từ các danh sách xuất phát khác nhau thì có thể gộp lại. Khi gộp lại có
thể xuất hiện phụ thuộc hàm bắc cầu cho nên khi gộp xong phải tiếp tục cho chuẩn
hoá quan hệ vừa gộp lại.
Chú ý rằng trong luợc đồ dữ liệu chỉ giữ lại những liên kết 1 - nhiều cần thiết để làm
các đường truy nhập vì các liên kết nhiều - nhiều được tách ra, 1-nhiều, các liên kết
1 - 1 rất ít sử dụng.
Sau khi phân tích có tập biểu đồ trên ta cần so sánh các phương pháp để xem có sai
sót gì khơng? và để chỉnh lý kịp thời. Một tiêu chuẩn dễ nhận thấy để đánh giá là tính
hợp lý và tính logic của các biểu đồ nó phản ánh mối liên hệ giữa các biểu đồ.
Ví dụ: Xét các thơng tin trên tờ hoá đơn bán hàng và lập bảng chuẩn hố sau trong
hình 3.4. Với danh sách tập thuộc tính, cần phát hiện:
Các thuộc tính đơn : SH-Đơn, SH-NCC, Tên-NCC, Đ/C-NCC, Ngày- ĐH, Tổng cộng.
Các thuộc tính lặp : Mã-MH, Mơ tả-MH, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng đặt, Thành
tiền. Các thuộc tính Thành tiền, Tổng cộng là các thuộc tính tính tốn bị loại bỏ.

83


Các phụ thuộc hàm trong danh sách thuộc được phát hiện và các bước chuẩn hố
được thực hiện theo hình 3.4 . Cuối cùng ta có 4 quan hệ ở dạng chuẩn3 ứng tập
lược đồ với 4 quan hệ : Đơn hàng (SH-Đơn , SH-NCC, Ngày- ĐH)

Nguời CCap (SH-NCC , Tên-NCC, Đ/C-NCC)
Dòng dơn (SH-Đơn, Mã-MH, Số lượng đặt )
Mặt hàng ( Mã-MH, Mơ tả-MH , Đơn vị tính, Đơn giá)
Danh sách các thuộc Dạng 1NF
tính
SH- Đơn
SH- Đơn
SH-NCC
SH-NCC
Tên-NCC

Tên-NCC

Đ/C-NCC
Ngày-ĐH
Mã-MH
Mơ tả-MH
Đơn vị tính
Đơn giá

Đ/C-NCC
Ngày-ĐH

Số lượng đặt
Thành
tính tốn
Tổng cộng

SH- Đơn
Mã-MH

Mơ
tả-MH
bộ
Đơn vị tính
phận
tiền Đơn giá

lặp

Số lượng đặt

Dạng 2NF
SH- Đơn
SH-NCC
bắc
Tên-NCC
cầu
Đ/C-NCC
Ngày-ĐH
SH- Đơn
Mã-MH
Số lượng đặt

Dạng
3NF
SH- Đơn
SH-NCC
Ngày-ĐH
SH-NCC
Tên-NCC

Đ/C-NCC
SH- Đơn
Mã-MH

Mã-MH
Mô tả-MH
Đơn vị tính
Đơn giá

Số lượng
đặt
Mã-MH
Mơ
tảMH
Đơn
vị
tính
Đơn giá

Hình 4.9 Danh sách các thuộc tính và bảng với các bước chuẩn hố
Biểu diễn bằng bảng của các kiểu thực thể liên kết. Trong đó mỗi bảng 2 chiều là
kiểu thực thể. Mỗi cột là một thuộc tính, mỗi dịng là thực thể.
Trong mơ hình ta vẽ các liên kết chính là thể hiện những đường truy nhập vì nó thể
hiện các kết nối và phải và lần theo theo các mối nối. Trong mô hình quan hệ khái
niệm xuất phát là bảng dữ liệu
Ví dụ về quan hệ: ĐƠNHANG - MATHANG - NGUOICCAP - DỊNG ĐH
Mơ hình thực thể liên kết E-R của hệ hoá đơn này

84

ĐON HANG

MA THANG

NGUOI CCAP

DỊNG ĐH

Một thí dụ khác: Trong xí nghiệp khi chấm công người ta sử dụng bảng chấm công
như sau:
Bảng_chấm_công (c, t, m, p, r, g). Với các thuộc tính có ý nghĩa như sau: Cơng nhân
có số hiệu c, tên là t làm trên máy có số hiệu m, ở phân xưởng p mà ông r là trưởng
phân xưởng, với số giờ tích luỹ là g.
Các thuộc tính có thể thu thập như sau :
Tên thuộc tính
SH-máy
Loại-máy
SH-PX
Tên-PX
Trưởng-PX
Tên-CN
Bậc-CN
Chỉ số
Thời gian
Tổng số giờ
Tháng

Giải thích ý nghĩa
Số hiệu máy

Chủng loại
Số hiệu phân xưởng
Tên phân xưởng
Tên của trưởng phân xưởng
Tên công nhân
Tay nghề của công nhân
Chỉ số lương cho những bậc thợ
Thời gian làm việc
Số giờ tổng cộng của các máy đã chạy của một
phân xưởng
Tên của tháng hiện thời

85


Đứng
máy

Công
nhân

Máy
SH máy
SHPxưởng
Loại
máy

Mã CN
SH-Máy
Thời

gian

Mã CN
Tên CN
Bậc CN
SH-PX

S/X phân
xưởng

Phân
xưởng
SH-PX
Tên PX
Số lượng
PX
Trưởng PX

Bậc
lương

SH-PX
Tháng
Tổng số
giờ

Bâc CN
Chỉ số

Hình 4.10 - Mơ hình thực thể bài tốn tính lương theo giờ cơng đứng máy

CÂU HỎI
CÂU 1: Trình bày khái niệm mơ hình thực thể liên kết
CÂU 2: Thực thể và kiểu thực thể
CÂU 3: Liên kết và kiểu liên kết ,các dạng liên kết
CÂU 4: Khái niệm tốn học về mơ hình quan hệ
CÂU 5: Hãy nêu các dạng chuẩn

86


Bài 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH
MÃ BÀI: ITPRG04.5

1. Các kỹ thuật phân tích kinh doanh
Trong một nền kinh tế tri thức, việc các công ty luôn phải đối mặt với sự thay đổi vè
thị trường, về các đối thủ canh tranh,.. và còn rất nhiều yếu tố khác. Việc các giám
đốc, các nhà quản lí hiểu biết và có kinh nghiệm phân tích trong lĩnh vực kinh doanh
là chìa khóa thành cơng cho mọi doanh nghiệp, và việc giúp đỡ cho các cấp quản lí
có được những thơng tin chuẩn xác để có được những phân tích chính xác có lợi
cho doanh nghiệp về mặt kinh tế là yếu tố sống cịn của doanh nghiệp. Các nhà
quản lí thường áp dụng một số kỹ thuật phân tích cơ bản sau đây cho các doanh
nghiệp mà mình quản lí.
1.1 Phân tích thị trường
Phân đoạn thị trường
Mơ tả tồn cảnh địa lý (đó là nơi mà hầu hết các sản phẩm được bán ra) và nhóm
mục tiêu cụ thể trong dân số thuộc khu vực đó.
Phân tích ngành


Các thành viên tham gia đến ngành
Xác định khách hàng mục tiêu rõ ràng, có thể cũng như các tính cách của họ
và hồ sơ về tuổi tác, giới tính, thu nhập, thực tiễn mua hàng, các kênh tiêu
dùng, cách sống và thị hiếu nhằm mục đích đảm bảo rằng sản phẩm cần thiết
phù hợp với nhu cầu và cũng như những mong muốn của họ. Nếu họ là các
tổ chức khác hoặc các doanh nghiệp, khối lượng tiêu dùng của họ và tiến
trình tạo ra quyết định trong việc mua sản phẩm và thanh toán cũng nên
được xem xét đến.



Các kiểu phân phối.
Lựa chọn kênh phân phối đạt kết quả nhất về sản phẩm/dịch vụ xem xem sản
phẩm/dịch vụ nên được trực tiếp bán cho các khách hàng hay bán thông qua
trung gian.




Các kiểu cạnh tranh và mua hàng.
Các đối thủ cạnh tranh chính
Miêu tả những đối thủ cạnh tranh hiện có mặt trong khu vực thị trường, điểm
mạnh, điểm yếu, tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp của bạn

1.2 Phân tích sản xuất
Nguồn lực sản xuất

87









Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu,
bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính,
đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản
xuất,...
Theo dõi danh mục máy móc thiết bị, cơng cụ dụng cụ theo danh mục
phân loại, danh mục chi tiết.
Ghi nhận các quy định tiêu chuẩn chất lượng, mô tả đặc điểm cho sản
phẩm, nguyên vật liệu, xác định điều kiện môi trường hoạt động của
công đoạn sản xuất theo danh mục do người dùng thiết lập.
Cập nhật giá thành ngun vật liệu, chi phí nhân cơng và khấu hao
máy móc thiết bị.
Theo dõi thơng tin nhân viên theo ngành nghề, chuyên môn, chức vụ.

Theo dõi thông tin tổng hợp về quy trình








Tổng hợp thơng tin chung về sản phẩm thiết kế, tình trạng quy trình,
yêu cầu số lượng, yêu cầu về thời gian quy trình.
Thơng tin về cơng cụ sử dụng chung cho quy trình.
Chi tiết chi phí tồn bộ quy trình.
Danh sách tổng hợp nguồn lực sử dụng cho tồn quy trình: số lượng
ngun vật liệu, thời gian sử dụng nhân cơng, máy móc thiết bị.
Danh sách bán sản phẩm, sản phẩm tạo thành tại các công đoạn.
Cập nhật lại thơng tin tồn quy trình khi có thay đổi thơng tin quy trình
trong q trình thiết kế.
Ghi nhận và tính tốn lại chi phí quy trình tại các thời điểm.

Ghi nhận thông tin liên quan đến công đoạn sản xuất










Thông tin về thời gian thực hiện công đoạn.
Tài liệu tham khảo, tài liệu hướng dẫn đính kèm.
Sản phẩm đầu ra của công đoạn.
Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm.
Thông tin về định mức nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức
sử dụng máy móc, thiết bị.
Thơng tin q trình chuyển giao sản phẩm giữa hai cơng đoạn với
nhau.

Điều kiện môi trường cho phép sử dụng nguyên vật liệu.
Khả năng chuyển đổi giữa các loại nguyên vật liệu trong cùng một
công đoạn sản xuất.
Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm đầu ra của từng công
đoạn trong quy trình.

Chức năng phân tích






Biểu đồ sản phẩm tạo thành theo thời gian.
Phân tích chi phí sử dụng cho từng lơ sản phẩm.
Phân tích chi phí nhân cơng, ngun vật liệu, máy móc sử dụng cho
từng lơ sản phẩm.
Thống kê mức chất lượng theo từng lơ hàng.
So sánh chi phí sử dụng giữa các quy trình.

1.3 Phân tích tổ chức và quản lí
Cơ cấu tổ chức

88


Xác định rõ một hình thức đăng ký kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp khi đăng
ký kinh doanh dựa chủ yếu vào kinh nghiệm chủ sở hữu trong quản lý kinh doanh và
khía cạnh chun mơn. Chuẩn bị một sơ đồ tổ chức mà trong đó từng chức năng
được minh họa cụ thể.

Nhóm quản lý
Mơ tả nhân sự chủ chốt trong nhóm quản lý về mặt hiểu biết, kinh nghiệm quan hệ
kinh doanh, trình độ học vấn và trách nhiệm của họ trong kinh doanh
Sự khác biệt của nhóm quản lý
Kế hoạch nhân sự
Dựa vào biểu đồ tổ chức xác định kế hoạch để thuê nhân sự cấn thiết, chuẩn bị
phần miêu tả cơng việc, các tiêu chí để lựa chọn, tiền thù lao và các phụ cấp khác
cho nhân viên.
1.4 Phân tích tài chính
Những giả định quan trọng
Đưa ra những điều kiện quan trọng mà thiếu chúng phần kế hoạch tài chính có thể bị
thất bại.
Các chỉ số tài chính cơ bản

Phân tích điểm hồ vốn
Điểm hồ vốn là mức sản xuất mà ở đó doanh nghiệp khơng thu được lợi nhuận
hoặc cũng không bị lỗ. Sản xuất trên mức này sẽ có lãi và sản xuất dưới mức này sẽ
làm doanh nghiệp bị lỗ. Điểm này có thể được tính tốn bằng giá trị sản lượng sản
xuất, tỉ lệ % hoặc doanh thu.
Lỗ lãi dự kiến
Bản báo cáo lãi, lỗ cho biết kết quả của hoạt động kinh doanh trong một thời gian
nhất định ( tháng hoặc năm). Nó có thể được tính bằng cách lấy doanh thu trừ đi các
chi phí hoạt động trong cùng thời gian.
Dự kiến lưu chuyển tiền mặt
Báo cáo lưu chuyển tiền mặt trong doanh nghiệp cho biết các nguồn (đầu vào) và
việc sử dụng (đầu ra) tiền trong kinh doanh của năm đó. Bằng cách lập kế hoạch về
lưu chuyển tiền mặt của doanh nghiệp, bạn sẽ dự tính được khi nào bạn cần một
khoản tiền mặt bổ sung và khi nào bạn có thể có thêm một khoản tiền dư. Nếu bạn
vay từ ngân hàng thì họ sẽ phải biết kế hoạch lưu chuyển tiền mặt của bạn.
Bản dự tính cân đối kế toán

89


Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài sản (tích sản) và trái vụ nghĩa vụ tài chính, đưa
ra một bức tranh về tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, ví dụ vào
cuối năm
Tỉ lệ kinh doanh
Trong phần cuối của kế hoạch kinh doanh, cần thiết phải kiểm tra tính khả thi của dự
án về mặt tài chính. Liệu lợi nhuận của năm đầu tiên có đủ để trả nợ và hồn trả lãi
suất khơng? Điều gì xẩy ra với khả năng sinh lời dự kiến nếu chi phí ngun liệu thơ
tăng 10%? Cái gì nếu dự tốn doanh thu chỉ có 80% là hiện thực ? Doanh nghiệp có
thể phải có nghĩa vụ trả lãi bằng tiền mặt hàng tháng ? Các tỉ lệ tài chính khác nhau
được sử dụng để trả lời tất cả các vấn đề như vậy.

2. Sử dụng một số phần mềm để thực hiện phân tích kinh doanh
Để có thể phân tích kinh doanh các nhà quản lí thường tập hợp dữ liệu thơng qua
các chương trình Microsoft Office gồm Microsoft Excel, Microsoft Word. Và sử dụng
một số phần mềm xem xét và quản lí dự án như:
Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án




Quản lý các dự án nhỏ
 Microsoft Project
 Fast Track
 ManagePro
 TimeLine
 MacProject

Đặc điểm
 Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên Tin học
 Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài
chính, nhân lực)
 Cịn chưa đáp ứng tốt các yêu cầu khác dối với quản lý: giám sát,
điều khiển cơng việc





Quản lý các dự án mức trung bình
 Project Management Workbench
 SuperProject
Quản lý các dự án lớn, phức tạp
 Primavera
 Artimis
 OpenPlan

Lưu ý: Các phần mềm chỉ có thể trợ giúp người quản lý mà không thể quản lý dự án!
Phần mềm MS Project


Chức năng
 Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực hiện dự án): dựa trên các
dữ liệu ban đầu về
 Các công việc phải làm
 Ràng buộc đối với mỗi công việc (thời gian, thứ tự thực hiện)

90