bài giảng quản lý dự án

Lê Thị Mỹ Hạnh
Khoa Công nghệ Thông tin
Đại học Bách khoa, ĐH Đà Nẵng


1. Tổng quan về quản lý dự án
§ Định nghĩa dự án
§ Quản lý dự án là gì?
§ Tại sao quản lý dự án là quan trọng?
§ Quản lý dự án làm gì?
2. Phương pháp quản lý dự án
3. Vịng đời dự án
4. Công cụ quản lý dự án

2


§ A “project” is “a temporary endeavor undertaken to create

a unique product, service or result.” (The Project
Management Institute)
§ “A large or major undertaking, especially one involving

considerable money, personnel, and equipment.”
(dictionary.com)
§ Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một

tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời
gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.

3

§ Mọi dự án phải có các thành phần sau:
§ Goal
§ Timeline
§ Budget
§ Stakeholders
§ Project manager

4


§ Quản lý dự án là áp dụng thực tế kiến thức, kỹ năng, cơng cụ và kỹ thuật để

hồn thành một dự án theo các yêu cầu cụ thể.
§ Bao gồm: xác định vấn đề, tạo kế hoạch để giải quyết vấn đề, và sau đó thực

hiện kế hoạch đó cho đến khi vấn đề đã được giải quyết.
§ Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và quản lý nhóm làm việc

thơng qua một tập hợp các giai đoạn, công cụ và kỹ thuật được tiêu chuẩn
hóa.
§ Nếu khơng có kế hoạch và chuẩn bị trước, các quy trình được thiết lập, sự

lãnh đạo mạnh mẽ, các thành viên trong nhóm được cam kết và các cơng cụ
phù hợp, dự án của bạn có thể sẽ bị lúng túng.
5


6

§ Quản lý dự án sẽ giúp tổ chức của bạn:
§ có một kế hoạch dự án được dự báo và quy trình thực hiện tốt hơn
§ tn thủ ngân sách dự án, lịch trình và phạm vi
§ giải quyết các rào cản của dự án và giải quyếtcác vấn đề nhanh hơn và dễ

dàng hơn
§ xác định và chấm dứt các dự án khơng cịn giá trị kinh doanh liên quan
§ trở nên hiệu quả hơn
§ cải thiện sự hợp tác xun suốt giữa các nhóm
§ xác định và lập kế hoạch cho rủi ro
7


§ Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát,

kiểm sốt và hồn thành các dự án.

§ đó chỉ là phần nổi của tảng băng quản lý dự án.

§ Một số trách nhiệm của quản lý dự án
§ Build the plan
§ Assemble the team
§ Assign tasks
§ Leading the team
§ Managing budget
§ Managing timelines
§ Engaging stakeholders
§ Handover the project

§ Document the process

8


§ The five project management process groups are:
§ Initiating: The goal for this phase is to define the project.
§ Planning: This phase includes developing a roadmap for everyone

to follow.
§ Executing & Monitoring: In this stage, the project team is built

and deliverables are created. Project managers will monitor and
measure project performance to ensure it stays on track.
§ Closing: The project is completed, a post mortem is held, and the

project is transferred to another team who will maintain it.
9


10


§ Giai đoạn khởi tạo dự án
§ Là giai đoạn đầu tiên của tồn bộ vịng đời quản lý dự án.
§ Mục đích của giai đoạn này: định nghĩa dự án, phát triển các
trường hợp nghiệp vụ cho nó và làm cho nó được chấp nhận
§ Bao gồm các hoạt động
§ Nghiên cứu khả thi - Perform a feasibility study
§ Tạo điều lệ dự án - Create a project charter

§ Các định các bên liên quan chính - Identify key stakeholders
§ Lựa chọn các cơng cụ quản lý dự án -Select project management
tools
§ Cuối giai đoạn này: người quản lý dự án cần có hiểu biết

cao về mục đích, mục tiêu, yêu cầu và rủi ro của dự án.
11


l

Đây là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự án để thuyết
phục cấp trên hoặc khách hàng xem xét để đi đến một dự án.

l

Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có, Khơng đi sâu vào
kỹ thuật, khơng đi sâu vào tính khả thi (vì không phải là lúc
quyết phải đầu tư như thế nào), dự tốn có thể khơng chính
xác.

l

Cần lưu ý rằng khi viết đề cương thì ta đang đứng với vai trị
người đầu tư, nhưng trên thực tế thì người xây dựng đề cương
rất có thể là người đang nhắm sau này sẽ là người thực hiện dự
án này.

12

l
l
l

Tên dự án
Đơn vị chủ trì (phân biệt đơn vị
phối hợp, đơn vị thực hiện)
Các căn cứ

l

Nội dung
l

Mô tả nội dung chức năng cần đạt
được

l

Mơ tả các tính năng cần đạt
được

§ Căn cứ pháp lý (các văn bản,

nhiệm vụ chính trị của đơn vị, tổ
chức)
§ Tình hình (nhiệm vụ liên quan
đến dự án, hiện trạng (về thiết bị,

§
l

tổ chức con người, quy trình, phần
mềm, thơng tin), u cầu…)

§ Tính cần thiết của dự án
l

Mục tiêu, phạm vi
l

Mục tiêu dài hạn

l

Mục tiêu cụ thể phù hợp với mục
tiêu dài hạn

Mô tả các hạng mục cần thực
hiện

Mô tả hiệu quả dự kiến
l

Hiệu quả nghiệp vụ

l

Hiệu quả kinh tế - xã hội

l

Dự toán sơ bộ và lịch trình
sơ bộ

l

Kết luận : kết luận về lợi ích,
khả năng thực hiện và kiến nghị
cấp trên cho triển khai dự án

l

Các phụ lục. Làm rõ thêm dự
án nhưng không để trong dự án
làm rối
13


l

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Trường
Đại học Bách khoa

l

Đơn vị chủ trì: Trường Đại học Bách khoa

l

Các căn cứ

l

–

Căn cứ pháp lý (các văn bản về tổ chức bộ máy và nhiệm vụ chính trị của Trường
ĐHBK, các văn bản về tin học hố hành chính nhà nước, nghị quyết của Đại hội Đảng
bộ cơ quan về tin học hoá, Quyết định của Hiệu trưởng về triển khai tin học hố …)

–

Tình hình tin học hố (thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu, chính
sách)

–

Tình hình nghiệp vụ (tần suất cơng văn, ngun nhân trì trệ trong hoạt động hành
chính, xác định …)

–

Tính cần thiết của dự án: khẳng định hệ thống hiện tại không đáp ứng được yêu cầu
hiện tại cũng như trong thời gian tới, cần phải tin học hoá

Mục tiêu và phạm vi
–

Mục tiêu dài hạn: cải cách hành chính, tăng cường năng lực quản lý

–

Mục tiêu cụ thể: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua
mạng,

–

Phạm vi, chỉ xây dựng phần mềm, áp dụng nội bộ tại Trường ĐHBK
14


l

l

Nội dung
–

Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau (quản lý
văn bản: có thể tạo văn bản mới, tổ chức lưu trữ văn bản theo danh
mục, tìm kếm văn bản, gửi văn bản đi; quản lý công việc: ….)

–

Xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản

–

Tổ chức lại quy trình thực hiện

–

Chuyển giao cơng nghệ

Hiệu quả dự kiến
–

Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác

–

Xử lý văn bản dễ dàng: tiếp nhận, cơng bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý

–

Dễ dàng xác nhận trách nhiệm, dễ dàng kiểm soát tiến độ và nội dung xử
lý
Xây dựng được nề nếp làm việc văn minh, công nghiệp

–
–

Giảm được thời gian làm việc để có thể giảm biên chế ??? Thành lập được
bộ phận dịch vụ mà không phải tăng người
15


l

Dự kiến tiến trình triển khai
–
–
–
–
–
–

l

Xây dựng đề án khả thi : 2 tháng
Chọn nhà thầu: 1 tháng
Thống nhất thiết kế: 1 tháng
Xây dựng phần mềm: 8 tháng
Chuyển giao: 1 tuần
Đưa vào vận hành : 3 tháng thử nghiệm, sau đó đưa vào chính thức

Dự kiến kinh phí (phác thảo – khơng cần q chính xác)
–
–
–
–
–
–
–

Cơ sở dự tốn
Kinh phí làm phần mềm (giải trình theo phụ lục)
Kinh phí làm dữ liệu
Kinh phí mua sắm thêm máy scanner và nâng cấp mạng

Kinh phí đào tạo
Kinh phí quản lý (tư vấn, giám sát, nghiệm thu…)
Kinh phí dự phịng (cỡ 10%)
16


l

Kết luận
–
–
–
–

l

Khơng thể khơng tin học hố
Điều kiện đã chính muồi
Nếu được thực hiện sẽ …..
Kính đề nghị lãnh đạo Trường xem xét cho triển
khai

Phụ lục:
–
–
–

Phụ lục 1. Tình hình triển khai ở một số Trường
bạn và hiệu quả
Phụ lục 2. Dự toán phần mềm

Phụ lục 3….

17


§ Giai đoạn lập kế hoạch là rất quan trọng để tạo ra một

lộ trình dự án mà tồn bộ nhóm có thể làm theo.

§ Tất cả các chi tiết được phác thảo và các mục tiêu được

xác định để đáp ứng các yêu cầu được đặt ra bởi tổ chức.
§ Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án thường sẽ:
§ Tạo một kế hoạch dự án
§ Xây dựng kế hoạch tài nguyên
§ Xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện
§ Truyền đạt vai trị và trách nhiệm cho các thành viên trong

nhóm
§ Xây dựng quy trình cơng việc
§ Dự đốn rủi ro và tạo kế hoạch dự phịng

§ Giai đoạn tiếp theo (thực hiện) thường bắt đầu bằng một

cuộc họp khởi động (kickoff) dự án nơi người quản lý dự
án phác thảo các mục tiêu dự án cho tất cả các bên liên
quan
18

§ Giai đoạn lập kế hoạch
§

Trước khi cuộc họp diễn ra, điều quan trọng đối với người quản lý dự án là phải làm như sau:
§ Thiết lập tầm nhìn và khả năng cung cấp: Đặt mục tiêu chung cho mọi người. Đặt ra những gì
cần phải được thực hiện và khi nào.
§ Xác định nhóm và thiết lập vai trị: Ai làm gì? Tạo một danh sách chi tiết này và bao gồm thông
tin liên lạc để dễ dàng giao tiếp.
§ Phát triển kế hoạch dự án ban đầu: Có kế hoạch tại chỗ nhưng hồn thiện chi tiết với nhóm tại
buổi khai mạc.
§ Xác định độ đo cho sự thành công: Dự án sẽ được đo lường như thế nào? Điều gì sẽ làm cho nó
thành cơng? Đặt kỳ vọng sớm.
§ Xác định các rủi ro tiềm ẩn và tắc nghẽn: Chuẩn bị cho nhóm các rào cản tiềm năng và có một
quy trình tại chỗ để những vấn đề có thể xảy ra có thể được đưa ra nhanh chóng.
§ Thiết lập qui định cho giao tiếp nhóm: Bạn sẽ cập nhật lẫn nhau như thế nào? Thiết lập một quy
trình nhất quán (các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần) và xác định cơng nghệ cho nó.
§ Chọn quy trình làm việc hoặc phương pháp quản lý dự án: Thiết lập các thơng lệ tốt nhất mà
nhóm sẽ tn theo.
§ Quyết định những cơng cụ nào sẽ sử dụng: Đảm bảo mọi người đều có các cơng cụ phù hợp và
biết cách sử dụng chúng.
§ Lên lịch cuộc họp khởi động: Toàn bộ đội và các bên liên quan phải có mặt, ngay cả khi thơng
qua hội nghị video hoặc điện thoại.
§ Thiết lập chương trình nghị sự và chuẩn bị các slide cho cuộc họp: Gửi chương trình nghị sự
trước cuộc họp, để mọi người có thể chuẩn bị cho phù hợp và cung cấp các slide sau cuộc họp
19
để tham khảo.


§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu. Hai trong số các phương

pháp phổ biến hơn để đặt mục tiêu là S.M.A.R.T. và CLEAR:

§ Mục tiêu SMART - Phương pháp này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đã được

xem xét kỹ lưỡng. Nó cũng cung cấp một cách để hiểu rõ ý nghĩa của q trình
thiết lập mục tiêu.
§
§
§
§
§

Cụ thể - Để đặt mục tiêu cụ thể, hãy trả lời các câu hỏi sau: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, cái
gì và tại sao.
Đo lường được - Tạo các tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để đo lường sự thành cơng của
mục tiêu.
Có thể đạt được - Xác định các mục tiêu quan trọng nhất và những gì sẽ cần để đạt được
chúng.
Thực tế - Bạn nên sẵn sàng và có thể làm việc hướng tới một mục tiêu cụ thể.
Kịp thời - Tạo khung thời gian để đạt được mục tiêu.

20


§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu. Hai trong số các phương

pháp phổ biến hơn để đặt mục tiêu là S.M.A.R.T. và CLEAR:
§ Mục tiêu C.L.E.A.R– Một phương pháp mới để thiết lập mục tiêu là xem xét môi

trường nghiệp vụ hàng ngày
§
§
§
§
§

Hợp tác: khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau.
Có giới hạn: Mục tiêu nên được giới hạn trong phạm vi và thời gian để giữ cho nó có thể
quản lý.
Tình cảm - Mục tiêu nên chạm vào niềm đam mê của nhân viên và là thứ họ có thể hình
thành một kết nối cảm xúc. Điều này có thể tối ưu hóa chất lượng cơng việc.
Có thể định giá - Chia các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể nhanh
chóng đạt được.
Có thể điều chỉnh - Khi có tình huống mới phát sinh, hãy linh hoạt và tinh chỉnh các mục
tiêu khi cần thiết.

21


§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Tại thời điểm này, vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, vì vậy mọi người

tham gia đều biết họ phải chịu trách nhiệm gì.
§ Một số tài liệu mà một PM sẽ tạo ra trong giai đoạn này để đảm bảo dự án sẽ đi đúng
hướng:
§
§
§
§

§

§

Phát biểu phạm vi (Scope Statemen)- Một tài liệu xác định rõ nhu cầu kinh doanh, lợi ích
của dự án, mục tiêu, khả năng cung cấp và các mốc quan trọng.
Lịch trình phân rã cơng việc (Work Breakdown Schedule -WBS) Đây là một biểu diễn
trực quan việc phân rã phạm vi của dự án thành các phần có thể quản lý được cho các nhóm.
Các mốc thời gian (Milestones) - Xác định các mục tiêu cấp cao cần phải đạt được trong
suốt dự án và đưa chúng vào biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)- Một dịng thời gian trực quan mà bạn có thể sử dụng để lên kế
hoạch cho các nhiệm vụ và trực quan hóa dịng thời gian của dự án.
Kế hoạch giao tiếp (Communication Plan )- Điều này đặc biệt quan trọng nếu dự án của
bạn liên quan đến các bên liên quan bên ngồi. Phát triển thơng điệp phù hợp xung quanh dự
án và tạo lịch trình khi nào nên giao tiếp với các thành viên trong nhóm dựa trên các sản
phẩm và cột mốc.
Kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plan) - Xác định tất cả các rủi ro có thể thấy
trước. Rủi ro phổ biến bao gồm ước lượng thời gian và chi phí khơng thực tế, chu kỳ đánh giá
khách hàng, cắt giảm ngân sách, thay đổi yêu cầu và thiếu các nguồn lực cam kết.
22


§ Giai đoạn thực hiện dự án
§ Là giai đoạn các hoạt động của dự án diễn ra.
§ Các sản phẩm chuyển giao (Deliverables) được xây dựng để đảm bảo dự án đáp

ứng yêu cầu.
§ Đây là nơi hầu hết thời gian, tiền bạc và con người được đẩy cho dự án.
§ Một cuộc họp khởi động được tổ chức để đánh dấu sự bắt đầu chính thức của giai
đoạn thực hiện.

§ Một chương trình họp cuộc họp khởi động:
§
§
§
§
§
§
§
§
§

Giới thiệu: Ai là ai?
Bối cảnh dự án: Tại sao bạn làm dự án này? Các mục tiêu là gì?
Phạm vi dự án: Chính xác bạn sẽ làm gì? Những loại cơng việc có liên quan?
Kế hoạch dự án: Làm thế nào chúng ta sẽ làm điều này? Lộ trình trơng như thế nào?
Vai trò: Ai sẽ chịu trách nhiệm cho các yếu tố của dự án?
Giao tiếp: Loại kênh giao tiếp nào sẽ được sử dụng? Những loại cuộc họp hoặc báo cáo
trạng thái mà nhóm mong đợi?
Cơng cụ: Cơng cụ nào sẽ được sử dụng để hoàn thành dự án và chúng sẽ được sử dụng
như thế nào?
Các bước tiếp theo: các hành động ngay lập tức cần phải được hồn thành là gì?
Q & A: câu hỏi

23


§ Giai đoạn thực hiện dự án
§ Các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Giai đoạn thực hiện dự án bao gồm:
§
§

§
§
§
§
§
§
§
§

Phát triển đội ngũ
Gán tài nguyên
Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
Quản lý đấu thầu nếu cần
PM chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án
Thiết lập hệ thống theo dõi
Nhiệm vụ được thực hiện
Cuộc họp tình trạng
Cập nhật tiến độ dự án
Sửa đổi kế hoạch dự án khi cần thiết

24


§ Giai đoạn kiểm soát và giám sát
§ Giai đoạn này xảy ra song song với giai đoạn thực hiện.
§ Khi dự án tiến về phía trước, người quản lý dự án phải đảm bảo tất cả các bộ phận

đều đi đúng hướng mọi lúc và phối hợp với nhau.
§ Có thể điều chỉnh kế hoạch dự án do các tình huống khơng lường trước hoặc thay
đổi hướng.

§ Trong giai đoạn kiểm soát và giám sát, người quản lý dự án có thể phải thực hiện
bất kỳ thao tác nào sau đây:
§
§
§
§
§
§

Quản lý tài nguyên
Giám sát hiệu suất dự án
Quản lý rủi ro
Thực hiện các cuộc họp và báo cáo tình trạng
Cập nhật tiến độ dự án
Sửa đổi kế hoạch dự án

§ Vào cuối giai đoạn này, tất cả các sản phẩm dự án đã thỏa thuận nên được

hoàn thành và được khách hàng chấp nhận.

25