Thiết kế hệ thống thông tin của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Lời nói đầu
1. Sự cần thiết của đề tài
- Bối cảnh xà hội
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đà và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tÕ x· héi,
cho c¸c doanh nghiƯp tỉ chøc kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là
nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng
mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời
những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất
yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta cã thĨ nhËn thÊy mét sè u kÐm cđa viƯc quản
lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu,
không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong
đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất
nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin
trong quản lý ngày càng rộng rÃi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những
nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và
ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý,
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.
- Hoàn cảnh của công ty
Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đà dần chuyển
sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần
mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm
phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày
______________________________________________________________
1

nay đà chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách
hàng. Công ty đà thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng
của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng,
Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, Vì vậy việc xây dựng các chơng trình
DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang đợc đặt ra cấp thiết.
2. Định hớng
Hiện nay công việc quản lý bán hàng thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp
thủ công dẫn đến những bất cập nh:
-

Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng đợc nhu cầu cần
báo cáo đột xuất của ban lÃnh đạo.

-

Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.

-

Quản lý thủ công thờng chịu ảnh hởng lớn bởi các yếu tố chủ
quan do sự tác động của môi trờng bên ngoài

-

Lu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.

-

Thông tin thờng lu trữ trên giấy gây lÃng phí lớn.

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng đợc
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động
liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc
của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết đợc các vấn đề nêu trên, phù
hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
3. Mục đích nghiên cứu
Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị
kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đợc thông tin sẽ có u thế tuyệt đối trong hoạt
động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn cha đủ, mà phải biết
bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ.

______________________________________________________________
2


Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật
cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta
sẽ tiến hành phân tÝch thiÕt kÕ mét hƯ thèng nh»m tin häc ho¸ các chức năng có
thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ
cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua,
xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng
hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực
hiện các hoạt động kinh doanh.
4. Phơng pháp nghiên cứu
Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp
thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng
module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài

toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải
quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các
module con từ trên xuống dới

______________________________________________________________
3


5. Kế cấu của đề tài
+ Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp
nghiên cứu.
+ Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho
việc nghiên cứu chuyên đề.
+ Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy
chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật,
thiết kế giao diện của chơng trình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn
và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đà góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức
và kinh nghiệp quý báu
Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đà nhiệt tình giúp đỡ em
hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc
chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất
mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các b¹n

______________________________________________________________
4

Chơng I
Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh
nghiệp Fast
I.

Khảo sát Tình hình tại công ty

1. Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức của công ty
a. Quá trình hình thành.
Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cũng rất
phong phú mà để làm nên điều này không thể thiếu các công ty phần mềm. Họ là
những ngời đà đang đem công nghệ thông tin vào với cuộc sống và vào lĩnh vùc
kinh doanh. ë ViƯt Nam c¸c lÜnh vùc øng dơng công nghệ thông tin đợc phát
triển cha lâu. Vì vậy các công ty phần mềm phần lớn ra đời trong thời gian gần
đây chủ yếu là từ sau giữa thập kû 90 cđa thÕ kû XX. Trong xu híng ®ã công ty
phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đà ra đời.
Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đợc thành lập theo giấy
phép thành lập công ty số 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày 11/6/1997
đây chính thức là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 056067 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hình thức sở hữu
của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là
1.000.000.000 đồng đợc chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng
ký của công ty đà tăng thành 1.250.000.000 đồng và đợc chia thành 125.000 cổ
phiếu.
Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.
Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company.
Tên viết tắt là FAST
Logo cđa c«ng ty :

______________________________________________________________
5


Chức năng kinh doanh của công ty :
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử )
- Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh
nghiệp.
Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời:
Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời:
Công ty gồm có ba văn phòng :
Văn phòng tại TP Hà Nội
Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình
Điện thoại : (04)7715590
Fax : (04)7715591
Email :
Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3
Điện thoại : (08)8481001
Fax : (08)8480998
Email :
Văn phòng tại Đà Nẵng
Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung
Điện tho¹i : (0511)810532
Fax : (0511)812692
Email :

______________________________________________________________
6


b. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của công ty đợc tổ chức nh sau:
Hội đồng quản trị
Giám đốc

Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN

Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm

Phòng tổng hợp

Các công việc chính của các phòng ban trong công ty
Hội đồng quản trị:Nhiệm vụ xác định chiến lợc dài hạn của công ty
Giám đốc công ty: Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra, phất triển
kinh doanh. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công
ty về tổ chức nhân sự, tiền lơng và các vấn đề tài chính kế toán. Tham ra
vào xác định những chiến lợc của công ty và lập kế hoạch năm cho toàn
công ty cùng với việc thực hiện chính sách tài chính.
Phòng tổng hợp: Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, maketting,
tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán
toàn công ty, xây dựng dự án phát triển kinh doanh.
Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Có nhiệm vụ nghiên cứu các
phần mềm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo
các yêu cầu đặc thù.

Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: Bán hàng, dịch vụ khách hàng
(Hiện có ở Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng)

______________________________________________________________
7


Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau
Giám đốc chi nhánh

Phòng kinh doanh

Phòng lập trình
ứng dụng

Phòng tư vấn thiết kế

Phòng hỗ trợ
bảo hành

Phòng triển khai
hợp đồng

Văn phòng và kế toán

Các công việc chính:
STT

Phòng ban, bộ phận

Các công việc chính
Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh
doanh đặt ra
Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách

1.

Giám đốc chi nhánh

chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng
tài chính kế toán
Tham ra vào việc xác định chiến lợc của
công ty.

2.

Các trợ lý giám đốc

Lập kế hoặch năm cho chi nhánh.
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng

( Phòng tổng hợp )
tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
3.
Phòng kinh doanh
Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng.
4.
Phòng t vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các
______________________________________________________________
8

công việc sau :
+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định
bài toán, xác định khối lợng công việc để xác
định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian
thực hiện.
+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các
bài toán của khách hàng
Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai
thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đÃ
đợc khảo sát trớc đó.
Phòng t vấn ứng dụng
( triển khai hợp đồng )
Trong phòng này có
thể có các nhóm cố
định hoặc các nhóm
5.

thành lập theo dự án và
các nhân viên dự án 1
ngời triển khai.
Mỗi chi nhánh có thể
có hơn 1 phòng t vấn
ứng dụng

Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách
hàng.
T vấn về xây dựng hệ thống thông tin
Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test

và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu
đặc thù.
Cài đặt và đào tạo.
Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.
Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi
cần thiết.
Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ
bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong

6.

Phòng lập trình ứng
dụng

giai đoạn khảo sát bán hàng.
Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng
trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc
thù.
Bảo hành chơng trình sưa ®ỉi.

______________________________________________________________
9


7.

Phòng hỗ trợ bảo hành

8.
9.

Phòng kế toán
Văn phòng

Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trình
Bảo hành sản phẩm
Kế toán
Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ

Số lợng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết
tốc độ phát triển số lợng nhân viên trong công ty :
Năm 1998 2003 số lợng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và
trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng nh số lợng
nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: Chuyên sâu tạo lên sự khác
biẹt
II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty
Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty
Sản phẩm
- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro
- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server
- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter
2003.w trên nền Web.
- Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System
Inc.
- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL
Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode)

Dịch vụ cung cấp
- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán
và quản trị kinh doanh.

- Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
______________________________________________________________
10


- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng
- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
Công nghệ sử dụng
- Ngôn ngữ lập trình : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP.
- KiÕn tróc lËp tr×nh : Client/Server, File server, Web-based.
Cơ sở dữ liệu

: SQL Server, Foxpro.

Chơng II

Một số lý luận cơ bản về
phân tích và thiết kế hƯ thèng th«ng tin
______________________________________________________________
11


A. Khái niệm hệ thống thông tin

1. Thông tin và quản lý
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý
khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau.
Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình.
Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện:
+ Cấp chiến lợc:
Lập ra kế hoặch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó,
vạch ra các chính sách chung và đờng lối cho hoạt động tổ chức.
+ Cấp chiến thuật:
Đề ra các biện pháp để cụ thể hóa mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, phải
pháp thực hiện.
+ Cấp tác nghiệp:
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp
chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lợng của
việc sử lý, sự phù hợp của thông tin

II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
1. Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các rằng buộc đợc gọi là môi trêng
______________________________________________________________
12


Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức
có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống
thông tin đợc thực hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học
hoặc không tin học.
2. Cấu thành hệ thống thông tin.
+ Bộ phận đa dữ liệu vào (Input)
+ Bộ phận sử lý

+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đa dữ liệu ra (Out Put)
Nguồn

Đích
Xử lý và
lưu giữ

Thu thập

Phân phát

Kho dữ liệu
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:

a. Cơ së d÷ liƯu
Mét trong nh÷ng bé phËn quan träng nhÊt của hệ thống thông tin đó là cơ sở
dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh
nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì
yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu.
Trớc đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống đợc
thu thập và xử lý theo phơng thức thủ công. Các dữ liệu này đợc ghi trên bảng, ghi
______________________________________________________________
13


trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng Ngày nay nhờ sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện
và nhanh chóng hơn rất nhiều.
b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:

- Thực thể (entity): Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ
thông tin về nó. Chẳng hạn nh nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán,
khách hàngKhi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể
cùng loại.
-

Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc

tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về
thực thể mà ta muốn lu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc
tính mà nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ
-

Trờng dữ liệu (field): Để lu trữ thông tin vỊ tõng thùc thĨ ngêi ta thiÕt lËp

cho nã mét bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính đợc
gọi là một trờng. Nó chøa mét mÈu tin vỊ thùc thĨ cơ thĨ.
-

B¶n ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
-

Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
-

Cơ sở dữ liệu ( database) đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với

nhau đợc tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý
của một hệ thống chơng trình máy tÝnh, nh»m cung cÊp th«ng tin cho nhiỊu ngêi
sư dơng khác nhau, với những mục đích khác nhau.
-

Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu đợc khi sử dụng cơ sở

dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao
diện đồ họa để nhập dữ liệu.

______________________________________________________________
14


-

Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở

dữ liệu. Thông thờng sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn thờng dùng:
+ Ngôn ngữ truy vấn cã cÊu tróc( SQL: Structured Query Language)
+ Truy vÊn b¶ng vÝ dơ (Query by Example)
-

LËp c¸c b¸o c¸o (report) tõ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu

để xử lý và đa ra cho ngời sử dụng dới một thể thức có thể sử dụng đợc. Nhìn
chung báo cáo là những dữ liệu đợc tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức
và đa ra dới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình.
-

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải đợc tổ chức sao cho thuận

tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực
thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để kết nối
các bảng:
+ Mô hình phân cấp.
+ Mô hình mạng lới.
+ Mô hình quan hệ.
c. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
+ Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin bao gồm 5 loại:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách
hàng, với nhà cung cấp, với những ngời cho vay hoặc với nhân viên của
nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao
dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ
liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động ở mức t¸c nghiƯp
______________________________________________________________
15


- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này
nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lợc. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra từ hệ xử lý
giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó tạo ra các báo
cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Vì phần lớn

thông tin của hệ MIS dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ xử lý giao dịch
do đó chất lợng thông tin mà MIS sản sinh ra phụ thc rÊt nhiỊu vµo viƯc
vËn hµnh tèt hay xÊu hƯ xử lý giao dịch.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc
mô tả nh một quy trình đợc tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây
dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn phơng án. Nói chung
đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận với một hoặc nhiều cơ
sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá
tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,
trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc hình thành
bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competitive Advantage)
Sư dơng nh mét trỵ gióp chiÕn lợc. Khi nghiên cứu một HTTT mà không
tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi
trờng trong nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống
xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định
hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh
______________________________________________________________
16


đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức có thể là
một khách hàng, một nhµ cung cÊp vµ cịng cã thĨ lµ mét tỉ chức khác của
cùng ngành công nghiệp.
+ Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng thực hiện
Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với các cấp
quyết định khác nhau nh cấp chiến lợc, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
III. Mô hình biểu diƠn hƯ thèng th«ng tin.
Cïng mét hƯ thèng th«ng tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo
quan điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời
phân tích thiết kế.
Có ba mô hình đà đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin.
Đó là mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong đợc biểu diễn
nh sau:

Mô hình
ổn định nhất

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu? Khi
nào?

Mô hình hay
thay đổi nhất

Như thế nào?

Mô hình logíc
(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuËt)

______________________________________________________________
17


Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là
kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử
dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên
có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là
hay biến đổi nhất.
1. Mô hình lôgíc.
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu nhập? Xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả để lấy ra cho việc xử lý và
các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến phơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử
dụng. Nó chỉ để trả lời câu hỏi: Cái gì? và Để làm gì?.
2. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống
nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra,
phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ
liệu, loại màn hình, loại bàn phím đợc sử dụng Mô hình này chú ý tới mặt thời
gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lý dữ liệu khác
nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Khách hàng thờng
nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này. Đây là góc nhìn của ngời sử dụng.
3. Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh xử lý lô gíc của hệ thống
tuy nhiên không phải là cách nhìn của ngời sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên

thiết kế hệ thống thông tin. Nó liên quan đến những trang thiết bị đợc dùng cho
hệ thống, dung lợng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết bị, tỉ chøc vËt lý cđa d÷
liƯu trong kho chøa, cÊu trúc dữ liệu, cấu trúc chơng trình và ngôn ngữ diễn đạt.
Mô hình vật lý trong giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Chơng trình đợc tổ chức nh thế
______________________________________________________________
18


nào và hoạt động ra sao? Nó đợc viết bằng ngôn ngữ gì và thiết kế cơ sở dữ liệu ra
sao, nh thế đà phù hợp cha?
IV. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Hoạt động của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng cung
cấp thông tin có độ tin cậy nh thế nào. Có 5 tiêu chí để đánh giá chất lợng của
thông tthông tin nh sau:
1 §é tin cËy
§é tin cËy thĨ hiƯn qua các mặt sau đây: độ xác thực và độ chính xác. Thông
tin ít chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai và dẫn tới hậu quả tồi tệ cho tổ
chức.
2 Tính đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đa ra những
quyết định mang tính chiến lợc xa rời thực tế từ đó hệ thống đi chệch hớng.
Không đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp làm thiệt hại cho
doanh nghiệp và tổ chức.
3 Tính thích hợp và dễ hiểu
Đây là một tiêu chí quan trọng vì ngời sử dụng thờng ít hiểu biết về tin học
nên một chơng trình đựơc thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, bố trí hợp lý
sẽ làm cho ngời sử dụng cảm thấy gần gũi thân thiện, không cảm thấy e ngại khi
sử dụng hệ thống.
4 Tính đợc bảo vệ

Thông tin là ngn lùc q b¸u cđa tỉ chøc, doanh nghiƯp cịng nh vốn và
nguyên vật liệu. Do đó thông tin phải đợc bảo vệ và tránh xâm nhập, phá hoại vô
ý cũng nh cố ý. Vì thế thông tin phải đợc bảo mật, vấn đề này ngày càng đợc các
tổ chức đánh giá cao trong thời đại thông tin bùng nổ.

______________________________________________________________
19


5 Tính kịp thời đúng đắn
Thông tin có thể tin cậy, dễ hiểu, thích hợp và đợc bảo vệ an toàn nhng vẫn
không có ích khi nó không đợc ngời dùng sử dụng kịp thời đúng thời điểm cần
thiết. Vì thế hệ thống thông tin mới cũng cần đáp ứng tính đúng đắn và kịp thời.
Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả là một
trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để đạt đựơc điều
đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho hệ thống thông tin. Yêu cầu các công
đoạn và phơng pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin phải đợc
thực hiện theo quy trình và đội ngũ kỹ s, chuyên gia giầu kinh nghiệm.

b. phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
i. nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Từ yêu cầu thực tế của công việc quản lý là làm thế nào để có đợc công cụ
quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên
của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và
tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh
đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác
định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và
xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống

thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển
mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tæ chøc.

______________________________________________________________
20


Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Tuy có thể kể ra
rất nhiều nguyên nhân nhng có thể tóm lợc lại thành một số nhóm nguyên nhân
chính sau
1. Những vấn đề về quản lý.
Tổ chức là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt
mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trờng và từ chính đối tợng quản
lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động
của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tợng quản lý
nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống
quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý
cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xà hội củ chúng ta là xà hội thông
tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những
lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là
thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên
máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đích quản
lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là
phải giảm thiểu sự trùng lặp, d thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ

dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻ thông tin và
bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật
thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin
để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách
______________________________________________________________
21


hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng nh nhà quản lý của các
doanh nghiệp đó.
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của
một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ
ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt
động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các
doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời.
3. Sự thay đổi của công nghệ.
Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra
đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin
của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng đợc
những thành tựu công nghệ mới đó.
4. Sự thay đổi sách lợc chính trị.
Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hởng không nhỏ tới sự
ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi ngời quản lý hiểu rõ tầm quan trọng
của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình.
Tuy nhiên việc nhận ra một yêu cầu để phát triển một hệ thống thông tin vẫn chỉ
là một điều kiện cần cho một sự khởi đầu. Để đa ra một quyết định chắc chắn hơn
cần có một nhóm các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực
tin học nghiên cứu xem xét vấn đề.

Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một
sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và
thời gian định trớc. Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để phát triển
một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt
______________________________________________________________
22


đợc những mục tiêu định trớc.Một hệ thống thống tin là một đối tợng phức tạp,
vận động trong một môi trờng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích
viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp.
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng
pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Đó là ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý
trong.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Nguyên tắc này nói rằng chúng ta
cần phải hiểu mặt chung trớc khi xem xét chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi ta phân
tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
II. các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có đợc một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của ngời quản lý mà nó hoà hợp đợc với hoạt động quản lý
chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủ các
giới hạn về tài chính và thời gian. Do đó, việc phát triển nó phải tiến hành nghiêm

túc và có phơng pháp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo
trong quá trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau
gồm có 7 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp.
______________________________________________________________
23


Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.
-

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản

yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu t không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn
nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải đợc thực hiện sau cuộc phân tích
cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tich này đợc gọi là đánh
giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó đợc đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội.
-

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho sự thành công của một dự án.

một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi bớc trên toàn bộ dự án,
kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức.
-

Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những

thay đổi có thể, đánh giá các tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả
thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra quyết định.
-

Giai đoạn này phải đựơc tiến hành trong thời gian tơng đối gắn. Đó là nhiệm

vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhậy bén cao,
từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phơng án giải pháp
mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những ảnh hởng của chúng. Vì thế ngời ta thờng giao công việc nay cho những phân tích viên
giầu kinh nghiệm.
Giai đoạn này có 4 công đoạn:
Lập kế hoạch.
Làm rõ yêu cầu.
Đánh giá khả năng thực thi.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

______________________________________________________________
24


2 Giai đoạn phân tích chi tiết
(Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc thực hiện khi báo cáo đánh giá yêu cầu đợc lÃnh đạo, nhà quản lý thông qua, chấp nhận)
Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc các chuẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính của chúng. Đồng
thời xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải
pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó. Để thực hiện đợc các công việc trên thì phân
tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống thông tin phát triển và hoạt

động của hệ thống thông tin.
Các bớc cần thực hiện khi phân tích hệ thống:
Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu cđa hƯ thèng; Lùa chän
cho hƯ thèng míi, ®a ra các chiến lợc về hệ thống thông tin

1.0
Xác định
các yêu
cầu hệ

Ghi chép phỏng
vấn , kết quả
khảo sát,quan
sát, các mẫu

Các yêu cầu

2.0
Cấu trúc
hoá các
yêu cầu

Mô tả về HT hiện tại
và HT mới

Kế hoạch xây dựng HTTT,
lịch phân tích HT, yêu cầu
dịch vụ của HT

Hồ sơ dự án

Mô tả về HT mới

Chiến lược đề
xuất cho HT mới

3.0
Tìm và lựa
chọn các
giải pháp

______________________________________________________________
25