Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Mục lục
Lời mở đầu.............................................................................................................3
Phần I: Giới Thiệu Về Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Và Tính Cấp Thiết Của Đề Tài 4
1.1 Giới thiệu về trường đại học kinh tế quốc dân ................................................................ 4
1.1.1.Cơ cấu tổ chức .......................................................................................................... 4
1.1.2.Cơ cấu đào tạo .......................................................................................................... 4
1.2 Tổng quan về đề tài .......................................................................................................... 5
1.2.1. Sự cần thiết của đề tài ............................................................................................. 5
1.2.1 1.2.2 Mô tả đề tài ....................................................................................................... 6
1.2.2.1. Mục đích của đề tài .......................................................................................... 6
1.2.2.2. Phạm vi ứng dụng của đề tài ................................................................................ 7
1.2.3 Phương pháp luận nghiên cứu ................................................................................. 7
1.2.4. Công cụ lập trình .................................................................................................... 7
1.2.4.1 Giới thiệu ........................................................................................................... 7
1.2.4.2 Lý do sử dụng .................................................................................................... 7
Phần II: Vấn Đề Phương Pháp Luận Về Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
..................................................................................................................................................... 8
1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý ........................................................... 8
2.1.1 Khái niệm chung ....................................................................................................... 8
2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý ................................................................................. 8
2.1.2.1 Định nghĩa ......................................................................................................... 8
2.1.2.2 Phân Loại ........................................................................................................... 8
2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức .............................................. 9
2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý .......................... 10
2.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic ............................................ 11
2.2.1 Tổng quan về Visualbasic ...................................................................................... 11
2.2.1.1 Khái niệm và lịch sử hình thành .................................................................... 11
2.2.1.2 Các phiên bản của ViSualBasic 6.0 ............................................................... 12
2.2.2 Tổng quan về Access ............................................................................................. 13
2.2.2.1 Khái niệm và lịch sử hình thành .................................................................... 13
2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003 ............................................................................... 13

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access ................................................................................... 13
Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại Chức ........................................... 14
3.1. Bài toán quản lý tuyển sinh .......................................................................................... 14
3.1.1 Quy trình tuyển sinh ............................................................................................... 14
3.1.2 Thông tin đầu vào ................................................................................................... 14
- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm, đối
tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi... .......................................................................... 14
3.1.3. Thông tin đầu ra ................................................................................................... 14
3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức ......................................................... 15
3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD ............................................................................................ 15
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ....................................................................................... 15
3.2.2.1. Sơ đồ mức ngữ cảnh ...................................................................................... 15
3.2.2.2. Sơ đồ DFD mức 0 .......................................................................................... 16
3.2.2.3. Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ............................................................................. 16
3.2.2.3.1. Tiến trình 1.0 ........................................................................................... 16
3.2.2.3.2. Tiến trình 2.0 ........................................................................................... 17
1
3.2.2.3.3 Tiến trình 3.0 ............................................................................................ 18
3.3 Thiết kế trương trình ...................................................................................................... 19
3.3.1 Thết kế cơ sở dữ liệu .............................................................................................. 19
3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng: ............................................................................ 23
3.3.2 Thiết kế Giải thuật ................................................................................................. 23
3.3.2.1 Các phương pháp thiết kế giải thuật ............................................................... 23
3.3.2.2 Một số giải thật quan trọng ......................................................................... 25
3.3.3 Thiết kế giao diện ................................................................................................... 29
3.3.3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện ............................................................. 29
3.3.3.2 Một số giao diện chính và chức năng ............................................................ 30
3.3.4 Thiết kế báo cáo ...................................................................................................... 38
3.3.4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo ............................................................... 38
3.3.4.2 Một số báo cáo ............................................................................................... 39

Phần IV: Tổng kết .................................................................................................................... 42
4.1 Những hạn chế của phần mềm .......................................................................................... 42
4.2 Hướng phát triển của phần mềm .................................................................................. 43
Kết luận................................................................................................................44
Danh mục tài liệu tham khảo...............................................................................45
Phụ lục..................................................................................................................46

2
Lời mở đầu
Kể từ những năm 80 của thế kỷ trước, thế giới chính thức bước vào nền văn minh
mới, nền văn minh thông tin. Trong nền văn minh này công nghệ thông tin có vai trò
đặc biết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế. Hiện nay, Việt Nam là
nước đang phát triển có tốc độ tăng trưởng cao nhất khu vực và thứ 2 Châu Á, trong
những năm qua công nghệ thông tin ở nước ta có những bước phát triển tột bực. Đó
là nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà Nước trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Trong xu hướng tin học hoá toàn cầu và chính sách tin học hoá trong quản lý của
nhà nước. Trường đại học kinh tế quốc dân với vai trò là một trong những trường
trọng điểm trong hệ thống trường đại học và cao đẳng trong cả nước. Hiện nay
trường đại học kinh tế quốc dân với cơ cấu tổ chức to lớn : hơn 1100 giảng viên,
trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ…. Và hàng năm tuyển sinh hơn 3000
sinh viên hệ chính quy, hàng nghìn sinh viên hệ tại chức, đào tạo từ xa….Cho nên
nhu cầu tin học hoá trong quản lý là vấn đề đặc biệt cần thiết và quan trọng
Hiện nay, trường đại học kinh tế quốc dân đã tin học hoá trong hầu hết các lĩnh
vực quản lý. Trường đã phân chia nhiệm vụ quản lý ra từng các nhiệm vụ nhỏ như
quản lý tuyển sinh tại chức, quản lý thư viện, quản lý sinh viên, quản lý tuyển sinh,
quản lý trang thiết bị dụng cụ….Việc phân chia vai trò quản lý giúp cho công tác
quản lý được đơn giản hơn rất nhiều.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình tuyển sinh, em xin chọn đề tài nghiên
cứu là: “ Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức tại trường Đại học kinh tế
quốc dân” với mục đích hiểu rõ hơn về công tác tuyển sinh và mong muốn đóng góp

một phần trong quá trình tin học hoá quản lý của trường.

3
Phần I: Giới Thiệu Về Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Và Tính Cấp Thiết Của Đề Tài
1.1 Giới thiệu về trường đại học kinh tế quốc dân
Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân thành lập 25-1-1956, Trường là trung tâm đào tạo
cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinhdoanh bậc đại học và sau đại học ở nước ta, trung
tâm nghiên cứu tư vấn kế hoạch kinh tế làm cơ sở cho việc hoạch định các chủ trương
đường lối chính sách phát triển kinh tế của Đảng , Nhà Nước, các Ngành , các địa
phương, quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Trong suốt hơn 50 năm qua, trường luôn nhận được sự quan tâm toàn diện, sâu sắc của
ban chấp hành trung ương Đảng, quốc hội, nhà nước, chính phủ, sự chỉ đạo trực tiếp , sát
sao và tận tình của Bộ Giáo Dục –Đào Tạo, Thành uỷ, uỷ ban nhân dân thành phố Hà
Nội, sự ủng hộ của các ban ngành trung ương, các địa phương , các doanh nghiệp và sự
giúp đỡ tích cực , có hiệu quả của các tổ chức quốc tế, các trường đại học lớn trong khu
vực và trên thế giới. Cùng với truyền thống đoàn kết tinh thần tự lực, tự cường, tập thể
giáo viên , cán bộ công nhân viên nhà trường luôn chủ động sáng tạo, đi đầu vượt khó ,
vững bước vươn lên hoàn thành nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao,
nghiên cứu khoa học xây dựng các luận cứ làm cơ sở cho việc hoạch định chính sách
phát triển kinh tế , đáp ứng kịp thời yêu cầu của sự nghiệp đổi mới của Đảng.
1.1.1.Cơ cấu tổ chức
- Hiện nay, Trường có tổng số giáo viên, cán bộ công nhân viên: 1.117, trong đó có 26
giáo sư, 69 Phó giáo sư, 207 Tiến sỹ, 250 Thạc sỹ; 20 Giảng viên cao cấp, 230 giảng viên
chính, 329 giảng viên. 2 Nhà giáo Nhân dân, 41 Nhà giáo Ưu tú, 382 Đảng viên.
- Cơ cấu tổ chức: Trường hiện có 19 khoa (trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên
ngành, 02 khoa quản lý đào tạo và 02 khoa không đào tạo chuyên ngành) với 32
chuyên ngành đào tạo. 2 viện và 08 trung tâm (trong đó có 1 trung tâm đào tạo
chuyên ngành). 13 bộ môn trực thuộc (trong đó có 4 bộ môn đào tạo chuyên ngành).

9 phòng ban, chức năng và 4 đơn vị phục vụ khác.
1.1.2.Cơ cấu đào tạo
Trong 50 năm qua, trường đã đào tạo được trên 56.300 sinh viên,trong đó có
25.000 cử nhân dài hạn tập trung, 20.000 cử nhân tại chức, 5.000 cử nhân bằng II,
3.500 cử nhân hệ chuyên tu, 320 cử nhân KV, 580 tiến sỹ, 1.800 thạc sỹ, 103 cử nhân
cho bạn là Lào và Cămpuchia và mở 12 khoá đào tạo cử nhân tại Cămpuchia.
Ngoài ra, trường còn tổ chức bồi dưỡng kiến thức đại học và sau đại học cho
khoảng hơn 55.000 cán bộ kinh tế, kinh doanh cho cả nước.
Trường luôn là đơn vị dẫn đầu trong khối các trường đại học về đào tạo đội ngũ
cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh có chất lượng cao trong cả nước.
Trường là cái nôi của nhiều trường đại học trong khối kinh tế, đồng thời cũng là
nguồn cung cấp nhiều cán bộ giảng dạy cho các trường Đại học và Cao đẳng thuộc
khối kinh tế.
4
Tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của Trường luôn chủ động, sáng
tạo, khắc phục khó khăn đi đầu đổi mới và đổi mới thành công, toàn diện, vững chắc
về cả nội dung, chương trình, giáo trình, phương pháp giảng dạy và cơ cấu ngành
nghề đào tạo.
Kết quả là, hệ thống chương trình, giáo trình tiếp tục được biên soạn lại, biên
soạn mới; tính từ 1996 đến nay trường đã biên soạn lại và biên soạn mới254 giáo
trình, nhiều giáo trình đã được Bộ giáo và Đào tạo đánh giá cao và sử dụng làm giáo
trình chuẩn cho các trường đại học thuộc khối kinh tế của cả nước nghiên cứu và học
tập. Đổi mới và xây dựng được 90 chương trình đào tạo cho 5 nhóm ngành kinh tế và
quản trị kinh doanh, 1 chuyên ngành Công nghệ thông tin và 01 chuyên ngành Luật
kinh doanh.
Cơ cấu ngành nghề từ 17 chuyên ngành năm 1996 đến nay đã phát triển thành
34 chuyên ngành đào tạo.
Quy mô đào tạo từ 22.000 sinh viên năm 1996 đến nay quy mô đào tạo của
trường là trên 30.000, riêng hệ Sau đại học tăng từ 800 học viên năm 1996 lên 1292
học viên năm 2004. Bồi dưỡng kiến thức kinh tế cho hơn 10.000 cán bộ kinh tế, kinh

doanh cho các địa phương và doanh nghiệp.
Trường hiện đang liên kết đào tạo với 32 bộ, ngành và các tỉnh, thành trong cả
nước.
Tỷ lệ sinh viên đạt Khá, Giỏi tăng từ 45,2% năm 1996 lên 72,5% năm 2004.
Khoảng 90% số sinh viên tốt nghiệp ra trường hàng năm đã được nhận vào làm việc
trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Sinh viên ra trường đã thể hiện được bản
lĩnh chính trị, bản lĩnh khoa học vững vàng, có đạo đức, có khả năng thích ứng nhanh
trong cơ chế thị trường; được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tín nhiệm và đánh
giá cao.Hiện có hàng trăm người đang giữ các trọng trách lớn tại các cơ quan Đảng,
Quốc hội, Chính phủ, các Bộ ngành, các đoàn thể cũng như tại các địa phương,
doanh nghiệp.
1.2 Tổng quan về đề tài
1.2.1. Sự cần thiết của đề tài
Bài toán quản lý tuyển sinh vốn luôn là vấn đề nan giải với các trường Đại học.
Trong xu thế phát triển và hội nhập, mục tiêu tin học hóa công tác quản lý luôn được
đặt ra bức thiết với các trường trong đó có Đại Học Kinh tế quốc dân.
Là một trong 14 trường trọng điểm của cả nước, ĐH Kinh tế quốc dân đã sớm
xác định vai trò công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển của mình. Một trong
số trọng điểm đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại trường thể hiện ở mảng quản
lý.
5
Như hầu hết các trường Đại học lớn, mô hình đào tạo của ĐH Kinh tế quốc dân
hiện nay là đa lĩnh vực, đa địa điểm, đa cấp và có nhiều phương thức đào tạo khác
nhau: chính quy, tại chức, sau đại học, từ xa…Trường có hơn 1.100 cán bộ, nhân viên
với 19 khoa (Trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên ngành và 2 khoa quản lý) với 32
chuyên ngành đào tạo; có 2 viện nghiên cứu và 8 trung tâm; 9 phòng ban chức năng và
nhiều đơn vị phục vụ khác… Thách thức lớn nhất đối với ĐH Kinh tế quốc dân trong
công tác quản lý tuyển sinh là phải theo kịp sự phát triển của trường khi quy mô tuyển
sinh ngày càng tăng, còn nguồn lực cán bộ, giảng viên và cơ cấu phòng học hầu như
không thay đổi.

Trong bối cảnh phát triển đó, phương thức làm việc truyền thống đã bộc lộ rất
nhiều bất cập như: Cơ sở dữ liệu thông tin về thí sinh không đồng nhất, nhiều công
đoạn quản lý trùng lặp, không hỗ trợ tra cứu... hay nếu số lượng thí sinh đăng ký dự
thi quá đông thì công việc này ngày càng phức tạp và mất nhiều thời gian. Mặt khác,
khi cần in điểm hay có yêu cầu phúc tra bài thi mà người quản lý phải làm thủ công,
tức là phải tìm hồ sơ hay bài thi và điểm thi sẽ mất nhiều công sức và khó tránh khỏi
sai sót. Với một hệ thống như vậy đòi hỏi việc tin học hóa hoàn chỉnh hướng tới phát
triển hệ thống thông tin quản lý đáp ứng việc quản lý tự động hóa công tác tuyển sinh.
Qua hệ thống thông tin cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin hiệu quả, quản lý thống
nhất hồ sơ của các thí sinh, cập nhật hồ sơ nhanh gọn và kịp thời.
1.2.1 1.2.2 Mô tả đề tài
1.2.2.1. Mục đích của đề tài
Mục đích của phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là quản lý thông
tin về thí sinh (cụ thể là hồ sơ dự thi và kết quả dự thi của thí sinh) một cách tổng thể
từ lúc nộp hồ sơ đăng ký dự thi cho tới khi trúng tuyển bao gồm tất cả thông tin về thí
sinh như: họ tên, địa chỉ, số báo danh, số phòng, điểm thi... của từng thí sinh.
Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức giúp các nhà quản lý (hay phòng đào
tạo) trong công việc tổng hợp và đánh giá số lượng thí sinh đăng ký dự thi và chất
lượng thí sinh dự thi vào trường năm nay so với các năm trước.
Quản lý tuyển sinh được thiết kế dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
 Dựa vào qui chế tuyển sinh do Bộ giáo dục ban hành.
 Dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh của trường.
 Dựa vào kinh nghiệm quản lý đào tạo tuyển sinh của trường từ trước tới nay.
6
 Tìm ra mô hình quản lý đơn giản, dễ hiểu mà chính xác, tốn ít thời gian mà vẫn
đảm bảo tính bí mật của các bộ phận đánh phách, ghép phách, chấm thi và trộn
túi bài thi...
1.2.2.2. Phạm vi ứng dụng của đề tài
Phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là phần mềm có chức năng hỗ trợ
việc quản lý tuyển sinh đại học tại chức cho khoa tại chức của trường đại học kinh tế

quốc dân. Phần mềm hỗ trợ việc cập nhật, lưu trữ, xử lý thông tin và cho ra các báo
cáo cần thiết. Thông qua phần mềm cán bộ quản lý có thể điều khiển, quản lý việc
tuyển sinh một cách có hiệu quả hơn.
1.2.3 Phương pháp luận nghiên cứu
Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức được xây dựng theo phương pháp phát
triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 bước:
- Đánh giá yêu cầu
- Thiết kế logic
- Đề xuất các phương án và giải pháp
- Thiết kế vật lý ngoài
- Triển khai kỹ thuật hệ thống
- Cài đặt và khai thác
1.2.4. Công cụ lập trình
1.2.4.1 Giới thiệu
Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập
trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003.
1.2.4.2 Lý do sử dụng
VisualBase 6.0 là ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp, giúp lập trình viên có thể
nhanh chóng tạo ra một ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windown với đầy đủ các
chức năng cần thiết của một phần mềm quản lý. VisualBase 6.0 là ngôn ngữ lập trình
được đưa vào giảng dạy chính tại khoa Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc
dân.
Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay. Với Access
2003 người dùng có thể tạo được một cơ sở dữ liệu với đầy đủ các chức năng cần
thiết và dễ dàng. Cũng như VisualBase 6.0, Access 2003 là môn học chính của khoa
Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân.
7
Phần II: Vấn Đề Phương Pháp Luận Về Phân Tích Thiết Kế
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

2.1.1 Khái niệm chung
• Dữ liệu: là những ghi chép khách quan ban đầu về những hiện tượng, sự vật và
con người.
• Thông tin:
- Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhắm một mục đích
nhất định.
• Vai trò của thông tin trong quản lý
- Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động quản lý.
- Nguyên vật liệu cũng như sản phẩm của lao động quản lý, nên không có thông
tin thì không có quản lý.
- Thực tế, lao động quản lý ngày càng phức tạp do áp lực của thời gian cho các
nhà quản lý, do áp lực về không gian. Nên HTTT cũng ngày càng phức tạp.
- Nhà quản lý dùng 90% lao động với thông tin.
2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
2.1.2.1 Định nghĩa
• Định nghĩa: HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu và viễn thông thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường.
• Các yếu tố cấu thành HTTT:
- Phân cứng
- Phần mềm
-Con người
- Dữ liệu
-Viễn thông
2.1.2.2 Phân Loại
a, Phân loại theo kiến trúc xử lý của hệ thống
• HTTT xử lý giao dịch TPS:
- Đầu vào: những giao dịch của tổ chức.
- Xử lý: bằng ghi, chép, sắp xếp, tìm kiếm và tổng hợp.
- Đầu ra: là các báo cáo hay thông tin phản hồi.

- CSDL của hệ thống là CSDL giao dịch.
• HTTT quản lý MIS:
- Đầu vào: CSDL giao dịch, CSDL từ bên ngoài, yêu cầu của nhà quản lý.
- Xử lý: tổng hợp, phân tích, dự án, phần mền đồ họa.
- Đầu ra: Báo cáo tổng hợp, đồ thị, các xu thế trong tương lai, kết quả
phân tích.
- CSDL của hệ thống là CSDL quản lý.
8
• HTTT trợ giúp ra quyết định DSS:
- Đầu vào: CSDL quản lý, CSDL từ bên ngoài, mô hình ra quyết định, dữ
liệu của nhà ra quyết đinh.
- Xử lý: phần mềm mô phỏng, xây dựng và đánh giá phương án quản lý,
thông tin động, yếu tố phân tích, đồ họa.
- Đầu ra: báo cáo, kết quả phân tích, mô hình động.
- CSDL của hệ thống là CSDL cho HTTT DSS, cơ sở về mô hình.
• HTTT chuyên gia ES:
- Đầu vào: CSDL giao dịch, quản lý, trợ giúp ra quyết định; CSDL từ bên
ngoài; mẫu về tư duy; dữ liệu.ư
- Xử lý: mô phỏng, đánh giá, khai thác thông tin từ dữ liệu, suy diễn.
- Đầu ra: Lời khuyên, kiến nghị
• HTTT tạo lợi thế cạnh tranh ISCA: được sử dụng như một trợ giúp
chiến lược. Giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chất
lượng, trợ giúp các thủ tục, trợ giúp tốt hơn sau bán hàng, cung cấp thông
tin tốt hơn cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.
b, Phân chia theo chức năng quản trị của doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và mỗi cấp quản lý,
chúng lại được chia theao nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức
Chiến lược
Chiến

thuật
Tác
nghiệp
Tài Nhân Bán Sản Khoa Văn
chính lực hàng và xuất học phòng
Marketing

9
quyết
thông tin định
từ nhà nước
và cấp trên Thông tin quản lý báo cáo lên cấp trên
thông tin ra ngoài
thông tin từ
môi trường quyết
Dữ liệu định
nvl
lao sản phẩm
động dịch vụ
nguồn vốn
Hệ thống ra quyết định

• HTTT quản lý là hệ thống liên kết hệ thống ra quyết định và hệ thông tác nghiệp. Có
chức năng thu thập thông tin từ hệ thống tác nghiệp sau đó cung cấp cho hệ thống ra
quyết định phục vụ cho việc ra quyết định.
2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc
hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá tính khả thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về
yêu cầu. Mục địch chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải
đạt được. Trên cở sở nội dung báo cáo sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
2.5 Đánh giá lại tính khả thi.
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic: nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một
HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic sẽ phải được những
người sử dụng xem xét và chuẩn.
3.1 Thiết kế CSDL
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hóa mô hình logic
10
Hệ thông thông tin quản lý
Hệ thống tác nghiệp
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp: Khi mô hình logic được xác
định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì các phân tích viên phải nghiêng về các

phương án khác nhau để cụ thể mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của
mô hình vật lý ngoài hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Một báo sẽ
được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những
người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ
mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải
pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài: được tiến hành sau khi phương án giải pháp
được chọn. Bao gồm 2 tài liệu cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của
hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng
và mô tả cả phần thủ công và tất cả những giao diện với những phần tin học hóa.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn
này là phần tin học hóa của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách
nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng
như các tài liệu mô tả về hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
Gia đoạn 7: Cài đặt và khai thác: Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ
hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để chuyển đổi này được thực hiện

với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Đánh giá
2.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic
2.2.1 Tổng quan về Visualbasic
2.2.1.1 Khái niệm và lịch sử hình thành
Microsoft Visual Basic ( viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xây
dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Window. VB cũng cấp sẵn
một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng.
11
“Visual” chỉ cách tạo giao diện người dùng đồ hoạ (GUI – graphic user interface)
một cách trực quan. Thay vì phải viết rất nhiều dòng lệnh để mô tả hình dáng và vị trí
của các phần tử tạo nên giao diện, ta chỉ cần đặt những đối tượng đã được xây dựng
sẵn lên màn hình ( như cách vẽ một bức tranh bằng chương trình Point).
“Basic” chỉ tới ngôn ngữ lập trình BASIC một trong những ngôn ngữ lập trình nổi
tiếng. VB phát triển từ ngôn ngữ BASIC và hiện chứa rất nhiều câu lệnh, hàm, từ
khoá, mà nhiều trong số chúng có liên quan trực tiếp tới GUI của Windows. Người
mới lập trình có thể tạo những chương trình hữu ích bằng cách học sử dụng một số ít
các câu lệnh. Còn những người lập trình chuyên nghiệp có thể sử dụng VB để thực
hiện bất kỳ công việc nào mà các ngôn ngữ lập trình cho Windows khác có thể làm
được
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ duy nhất được sử dụng trong xây dựng
chương trình bằng sản phẩm Microsoft Visual Basic. Phiên bản VB cho lập trình các
ứng dụng (VBA) có trong Mcrosoft Excel, Microsoft Access... VBScript là ngôn ngữ
Script được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng Web.
2.2.1.2 Các phiên bản của ViSualBasic 6.0
VisualBasic nằm trong bộ phần mềm Visual Studio được bán ở 3 bản khác nhau, phù hợp
cho những yêu cầu phát triển khác nhau :
Bản Visual Basic Learning: Cho phép lập trình viên xây dựng các ứng dụng chạy

trên MS Windows 95/98/NT/2000. Bản này chứa đầy đủ các điều khiển cơ sở
(Intrinsic Control), cùng với các điểu khiển lưới (Grid),Tab, và điều khiển gắn - dữ
liệu. Tài liệu đi kèm gồm có đĩa CDROM chứa ‘Learn VB Now’ và ‘Microsoft
Develope Network (MSDN) Library’.
Bản Professional : Chứa tất cả các tính năng của văn bản Visual Basic Learning,
cùng với: ActiveX Control, Internet Infomation Sever Application Designer, thích hợp
với Visual Database Tools, Data Environment, Active Data Objects, Dynamic HTML
Page Designer. Tài liệu đi kèm với bản Professional chứa sách ‘Visual Studio
Professional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer Network’.
Bản Enterprise : Cho phép những lập trình viên chuyên nghiệp tạo các ứng dụng
mạnh, phân tán. Nó gồm các tính năng của bản Professional, cùng với công cụ cho bộ
‘Back Office’ như : SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Infomation
Server, Visual SourceSafe, SNA Server,... Tài liệu của bản Enterprise gồm sách
‘Visual Studio Professional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer
Network’.
Phiên bản của Visual Basic (Visual Basic Versions)
12
 Phiên bản Visual Basic hiện hành là Visual Basic 6.0 (Các phiên bản thông
dụng trước đó là 3.0, 4.0 và 5.0).
 Phiên bản VB 6.0 ra đời năm 1998 trong bộ Visual Studio 6.0.
 Phiên bản VB 6.0 có nhiều đặc điểm mới, tính năng tăng cường hơn so với các
phiên bản trước đó:
• Truy nhập cơ sở dữ liệu (ADO, Data Environment,...)
• Hỗ trợ Internet (hỗ trợ IIS, DHTML,...)
• Thêm nhiều Control mới ; cho phép tạo thêm nhiều loại Control mới...
2.2.2 Tổng quan về Access
2.2.2.1 Khái niệm và lịch sử hình thành
Một trong những hệ quản trị đang được dùng nhiều nhất là Microsoft Access,
Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server và Oracle. Theo đánh giá của báo
PC World vào năm 2000 thì Microsoft Access đã giành được thị phần chia lớn nhất

trên thị trường. Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989. Từ đó đến nay
Access đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0,1.1,
…,2.0,…,7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2002 và phiên bản mới
nhất được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Access 2003.
2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003
Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office
Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ(tool
bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ
văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng
khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle,
HTML,XML…. cũng rất thuận tiện
Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL. Có thể
dùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó là :
- Ứng dụng cá nhân.
- Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
- Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban.
- Ứng dụng cho toàn công ty.
- Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn
doanh nghiệp.
- Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế( Internet).
2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access
Khi lần đầu tiên Microsoft đưa Access ra thị trường, một vài chuyên gia lập
trình máy tính đã cảm thấy phảng phất nỗi e ngại trước nguy cơ thất nghiệp bởi vì
dường như ai cũng có thể phát triển những ứng dụng Access. Thực tế thì không dễ
dàng đến mức vậy: khi các ứng dụng Access càng phức tạp thì càng đòi hỏi phải lập
13
trình với trình độ ở mức chuyên nghiệp, trong đó có sử dụng Visual Base làm công
cụ
Như vậy ta có thể thấy Visual Base là một công cụ lập trình để phát triển các
ứng dụng cao cấp của cơ sở dữ liệu trên hệ cơ sở dữ liệu Access.

Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại
Chức
3.1. Bài toán quản lý tuyển sinh
3.1.1 Quy trình tuyển sinh
Trong mỗi đợt tuyển sinh, khi bán hồ sơ bộ phận bán hồ sơ sẽ lưu lại họ tên, ngày
sinh, nơi sinh của thí sinh. Khi thu hồ sơ tuyển sinh, bộ phận thu hồ sơ sẽ lưu các
thông tin còn lại về thí sinh. Đồng thời họ sẽ cập nhật thông tin về các cơ sở liên kết
đào tạo, các chuyên ngành đào tạo, các địa điểm thi, số chỉ tiêu đào tạo cho mỗi
chuyên ngành. Sau khi hoàn tất việc cập nhật hồ sơ, bộ phận quản lý tuyển sinh thực
hiện tổ chức thi tuyển: đánh số báo danh cho từng thí sinh, phân phòng thi tương ứng
với mỗi điểm thi, in danh sách thi theo phòng thi, in danh sách ảnh, in danh sách giấy
báo dự thi… Sau buổi chuẩn bị cho kỳ thi và sửa chữa những sai sót thí bộ phậnh
tuyển sinh sẽ cập nhật lại những đính chính sai sót. Sau khi có kết quả chấm điểm thi
ở ba môn bộ phận quản lý tuyển sinh sẽ cập nhật điểm cho thí sinh theo phòng thi,
tính điểm chuẩn dựa theo tống số chỉ tiêu tuyển sinh, tính điểm chuẩn cho từng
chuyên ngành dựa vào nguyện vọng đăng ký và số chỉ tiêu được phân bổ, in giấy báo
điểm thi, phân lớp thí sinh trúng tuyển.
3.1.2 Thông tin đầu vào
- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm,
đối tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi...
- Thông tin về các cơ sở liên kết đào tạo tiến hành đợt tuyển sinh.
-Danh mục các chuyên ngành đào tạo.
-Chỉ tiêu từng chuyên ngành đào tạo.
- Danh sách địa điểm thi.
- Danh sách phòng thi tại mỗi địa điểm
3.1.3. Thông tin đầu ra
-Giấy báo dự thi.
- Danh sách thí sinh trong từng phòng thi.
- Danh sách ảnh các thí sinh trong từng phòng thi.
14

- Bảng điểm theo từng phòng.
- Điểm chuẩn từng chuyên ngành.
- Danh sách thí sinh trúng tuyển.
- Giấy báo điểm
- Giấy báo nhập học.
- Danh sách sinh viên trong các lớp.
3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức
3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
3.2.2.1. Sơ đồ mức ngữ cảnh
15
Quản lý
hồ sơ
Báo cáo
Tổ chức
thi tuyển
Phân lớp
theo chuyên
ngành
Lưu hồ sơ
Thu hồ sơ
Bán hồ sơ
Đánh số BD
tự động
Xếp phòng
thi
Phân địa
điểm thi
Tính điểm

chuẩn
Cập nhật
điểm thi
Báo cáo
điểm chuẩn
Quản lý
tuyển sinh ĐHTC
Xử lý
tuyển sinh
Chấm thi
In danh sách
trúng tuyển
Lập HĐ
phúc khảo
Chấm thi
lại
Điểm chuẩn
KQ thi & Giấy báo nhập học & DSTS trúng tuyển
Hồ sơ
Bài thi Quy chế
tuyển sinh
Giấy báo dự thi
3.2.2.2. Sơ đồ DFD mức 0
Hồ sơ TS
Hồ sơ Hồ sơ Giấy báo dự thi
b
Bài thi
đã chấm
Đơn phúc khảo
Điểm thi

TT phản hồi
Báo cáo
KQ thi
Giấy báo Trúngtuyển
3.2.2.3. Sơ đồ DFD phân rã mức 1
3. 2. 2 . 3.1 . Tiến trình 1.0
Hồ sơ Hồ sơ đã cập
nhật TT
16
Thí sinh
Phòng đào tạo
Quản lý
tuyển sinh
ĐHTC
1.0
Quản lý
hồ sơ
2.0
Tổ chức
thi tuyển
4.0
Báo cáo
3.0
Xử lý
tuyển sinh
Thí sinh
Thí sinh
Phòng
đào tạo
1.1

Bán hồ
sơ
1.3
Lưu hồ
sơ
1.2
Thu hồ
sơ
Thí sinh
Phòng
đào tạo
Hồ sơ
ban đầu
Họ tên TS, Hồ sơ
ngày sinh, hoàn chỉnh
nơi sinh
Hồ sơ TS
3. 2. 2.3 .2. Tiến trình 2.0
Địa điểm thi Phòng thi


Địa điểm phòng
thi thi

Danh sách thí sinh
Số Danh sách Bài
BD thí sinh thi
Giấy báo
dự thi
17

2.1
Phân địa
điểm thi
2.2
Xếp
phòng thi
2.4
Chấm thi
2.3
Đánh số
BD tự động
Phòng đào
tạo
Thí sinh
3.2. 2.3.3 Tiến trình 3.0
Điểm thi Điểm chuẩn
Điểm thi
Bài thi
đã chấm Chỉ tiêu
Điểm
chuẩn
Đơn phúc khảo
TT điểm đã phúc khảo
TT
TT phản hồi phúc khảo
TT thí sinh
Điểm
phúc khảo
Hồ sơ TS
Điểm thi

18
Thí sinh
Phòng đào
tạo
3.3.
Lập HĐ
phúc khảo
3.4.
Chấm thi
lại
3.1
Cập nhật
điểm thi
3.2
Tính điểm
chuẩn
Ban chấm
thi
3. 2. 2.3 .4. Tiến trình 4.0
Chỉ tiêu
Giấy báo
nhập học



Điểm chuẩn DS trúng tuyển

Điểm chuẩn
Điểm thi
Hồ sơ TS

3.3 Thiết kế trương trình
3.3.1 Thết kế cơ sở dữ liệu
Căn cứ vào các thông tin đầu ra và đầu vào, cũng như các phân tích nghiệp vụ
chuyên sâu, tôi đề xuất xây dựng một cơ sở dữ liệu với 8 bảng để lưu trữ toàn bộ
thông tin trong quá trình tuyển sinh đại học tại chức.
Cấu tạo các bảng như sau:
1. Tệp CanBo
19
4.3.
Phân lớp theo
chuyên ngành
Phòng đào
tạo
Thí sinh
4.2.
In danh sách
trúng tuyển
4.1.
Báo cáo
điểm chuẩn
2. Tệp ChuyenNganh
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaChuyenNganh Text 10 Mã chuyên ngành
TenChuyenNganh Text 50 Tên chuyên ngành
ChiTieu Number Chỉ tiêu
ĐiemChuan Number Điểm chuẩn
3. Tệp DiaDiemThi

Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaDiaDiem Text 10 Mã địa diểm
TenDiaDiem Text 50 Tên địa điểm
DiaChi Text 50 Địa chỉ
SoPhongThi Text 10 Số phòng thi
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaCanBo Text 10 Mã cán bộ
Password Text 15 Mật khẩu
HoTen Text 50 Họ tên
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh
GioiTinh Text 7 Giới tính
DTDiDong Text 10 ĐT di động
DTNhaRieng Text 10 ĐT nhà riêng
DiaChi Text 50 Địa chỉ
Email Text 50 Email
ChucVu Text 50 Chức vụ
QuyenHan Text 50 Quyền hạn
20
4. Tệp SinhVien
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaSV Text 10 Mã sinh viên
TenSV Text 50 Tên sinh viên
TenLop Text 30 Tên lớp
MaHoSo Text 10 Mã hồ sơ
MaChuyenNganh Text 10 Mã chuyên ngành
5. Tệp HoSo
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaH oSo Text 10 Mã hồ sơ
Khoahoc Number Khoá học
MaCoSo Text 10 Mã cơ sở

DotThi Date/Time Đợt thi
HoDem Text 50 Họ đệm
Ten Text 50 Tên
Anh Text 100 Ảnh
NgaySinh Date/time Ngày sinh
GioiTinh Text 7 Giới tính
NoiSinh Text 100 Nơi sinh
Noio Text 100 Nơi ở
TenCQ Text 50 Tên cơ quan
DiaChiCQ Text 50 Địa chỉ cơ quan
DTNhaRieng Text 10 Điện thoại nhà riêng
21
DTCoQuan Text 10 Điện thoại cơ quan
DTDiDong Text 10 Điện thoại di động
MaChuyenNganh Text 10 Mã chuyên ngành
PhuongThucHoc Text 50 Phương thức học
DiemThuong Number Điểm thưởng
ChuyenNganhTN Text 50 Chuyên ngành tốt nghiệp
BangTN Text 50 Bằng tốt nghiệp
TruongTN Text 50 Trường tốt nghiệp
DangVien Yes/No Đảng viên
MaCanBo Text 50 Mã cán bộ
6. Tệp PhongThi
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaPhongThi Text 10 Mã phòng thi
MaDiaDiem Text 10 Mã địa điểm
7. Tệp CoSoDaoTao
8. Tệp ThiSinh
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
SoBaoDanh Text 10 Số báo danh

MaHoSo Text 10 Mã hồ sơ
MaPhongThi Text 10 Mã phòng thi
Mon1 Number Môn 1
Mon2 Number Môn 2
Mon3 Number Môn 3
Tên trường Kiểu DL Độ rộng Chú giải
MaCoSo Text 10 Mã cơ sở
TenCoSo Text 50 Tên cơ sở
DiaChi Text 50 Địa chỉ
KhoaHoc Number Khoá học
DotThi Date/Time Đợt thi
22
3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng:
3.3.2 Thiết kế Giải thuật
3.3.2.1 Các phương pháp thiết kế giải thuật
1. Thiết kế từ trên xuống (Top down design)
Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Nội
dung của phương pháp thiết kế này như sau:
Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán
yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết
thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module
con từ trên xuống dưới.
2. Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp Top down
design và bao gồm các ý chính sau đây:
Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh
giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán
23
người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến
module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy

đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm
nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
24
3.3.2.2 Một số giải thật quan trọng
1 Đăng nhập

B
Mở giao diện đăng nhập, I=1
Nhập ID và PassWord
Kiểm tra ID
và
I=I+1
I < 3
Cho phép đăng nhập và phân quyền
E
Đóng giao diện đăng nhập
T
T
F
F
25