Đề án tốt nghiệp cao cấp chính trị - công tác văn phòng

ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP
CAO CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA
…

Họ và tên: …
Mã : ….
Chức vụ, cơ quan cơng tác: …
Lớp, khóa học: ….

HÀ NỘI - 2021


i
LỜI CAN ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong đề án là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn
đúng quy định. Đề án này phù hợp với vị trí, chức vụ, đơn vị cơng tác của tôi
và chưa được triển khai thực hiện trong thực tiễn.

Tác giả

….


ii
MỤC LỤC
Trang

1
Phần 1. MỞ ĐẦU
1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN
Văn phịng là bộ phận khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn phịng ln
giữ vai trị đặc biệt quan trọng. Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan; là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo, đảm
bảo hậu cần và các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan.
... được thành lập theo Quyết định số ... ngày ... của ... trên cơ sở hợp nhất ...
Văn phòng ... (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là phòng trực thuộc ...; là bộ
phận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức năng tham mưu cơng tác tổ chức bộ
máy, cơng tác cán bộ, tổng hợp, hành chính và hậu cần; thực hiện các nhiệm vụ về
xây dựng chương trình hoạt động của cơ quan; thu thập, quản lý, xử lý và cung cấp
thông tin; tham gia soạn thảo một số văn bản hành chính và thực hiện công tác thẩm
định về mặt kỹ thuật và pháp lý các văn bản ban hành của ...; tổ chức giao tiếp, làm
công tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực hiện một số
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và phục vụ một số khâu trong công tác hậu
cần… Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phịng phải được tổ chức
xây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chun nghiệp
hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ
các yêu cầu, nhiệm vụ công tác được giao.
Sau gần … năm thành lập và qua nhiều lần biến động về cơ cấu tổ chức,
cơng tác Văn phịng đã có những thay đổi, cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ
của .... Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao trong giai đoạn
mới đòi hỏi Văn phòng phải nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa, mới đáp ứng được yêu
cầu, nhiệm vụ mới. Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố
gắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình
độ chun mơn, nghiệp vụ và tính chun nghiệp trong cơng tác, vừa hồng, vừa
chun.
Trong thời gian vừa qua, nhiều cán bộ của Văn phòng đã chuyển cơng tác

khác nên để lại khơng ít khó khăn, hạn chế. Điều đáng quan tâm là, cho đến nay,
quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng vẫn chưa
được xây dựng để làm căn cứ pháp lý cho việc xây dựng tổ chức và hoạt động của
Văn phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.


2
Công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, thực hiện
các chế độ, chính sách; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng trong thời
gian qua chưa được quan tâm đúng mức nên có ảnh hưởng nhất định đến việc thực
hiện nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay.
Với những lý do trên, việc tìm ra những giải pháp thiết thực, có tính khả thi
nhằm nâng cao chất lượng cơng tác của Văn phịng, nhất là cơng tác tham mưu,
giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành là u cầu bức thiết hiện nay
ở .... Vì thế, tơi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng công tác văn phòng của Văn
phòng ... …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận chính trị của mình.
2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
3. MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN
3.1. Mục đích
Làm rõ cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn và đưa ra các giải pháp để xây dựng
cơ chế và phương thức hoạt động nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng ...
trong giai đoạn mới.
3.2. Nhiệm vụ
- Làm rõ cơ sở khoa học, lý luận, cơ sở pháp lý và những yếu tố tác động
đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng.
- Phân tích những chức năng, nhiệm vụ cơng tác chủ yếu của Văn phịng ....
- Đánh giá thực trạng các mặt công tác của Văn phòng ..., những kết quả đạt
được, cũng như những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân, làm cơ sở thực tiễn để giải
quyết có hiệu quả những vấn đề đặt ra trong cơng tác văn phịng.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng ...

trong thời gian tới.
4. PHƯƠNG HƯỚNG NGHIÊN CỨU
Đề án chỉ tập trung nghiên cứu những chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu
và đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng ... trong giai đoạn từ 2017-2020, từ
đó đề ra những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng của
Văn phịng ... cho giai đoạn tiếp theo.
5. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
6. Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI


3
Phần 2. NỘI DUNG
Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
1. Cơ sở lý luận của đề tài
1.1. Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là một thuật ngữ được tiếp cận và hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:
- Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo (Văn phòng Giám đốc,
Văn phòng luật sư…).
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là địa điểm mà
mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi cơng vụ.
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong
các xí nghiệp (thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ của cơ quan…).
- Văn phòng còn được hiểu là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,
đơn vị.
Từ những quan niệm khác nhau trên, chúng ta có các khái niệm về văn
phòng như sau:
“Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó” [5, tr 11 - 12].

“Văn phịng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi
thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,
đơn vị” [1, tr 10].
Hay “Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có
chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện
nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó” [4, tr 84].
Với những khái niệm đã nêu ở trên, chúng ta thấy rằng, trong hoạt động của
bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì việc tồn tại bộ phận Văn phịng là một tất yếu khách
quan. Tùy các cơ quan, tổ chức khác nhau có thể có các tên gọi khách nhau, nhưng
dù gọi theo cách nào thì các chức năng, nhiệm vụ của cơng tác văn phịng cũng phải
được thực hiện đầy đủ.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng


4
Tùy theo quy mơ tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà
chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng có thể khác nhau, nhưng dù như thế nào thì
Văn phịng cũng có các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
a. Chức năng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng cơ bản nhất của văn
phịng, là hoạt động cần thiết cho cơng tác quản lý, điều hành. Nội dung của công
tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phịng; cịn nội dung tổng
hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho
hoạt động quản lý.
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng không
thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn
phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả cho cơ quan, đồng thời thực hiện một số công tác nhằm phục vụ,
hỗ trợ cho công tác chuyên môn của cơ quan. Đó là chức năng hậu cần của Văn

phịng. Quy mô, đặc điểm của các điều kiện vật chất và cơng tác phục vụ hỗ trợ của
Văn phịng phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
- Chức năng giúp việc, điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho
việc điều hành, quản lý của lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể
như: xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác và tổ chức triển khai thực hiện các
chương trình, kế hoạch đó. Văn phịng còn là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ
chức phục vụ các hội nghị, các chuyến công tác; tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản
của cơ quan khi ban hành.
Ngoài ra, Văn phòng còn giúp lãnh đạo đơn vị trong việc theo dõi, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận chỉ đạo của các đơn vị
và xử lý các vướng mắc phát sinh trong thực tế.
Tóm lại, Văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua các chức
năng chủ yếu nêu trên. Các chức năng đó vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau
trong quá trình hoạt động của Văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
b. Nhiệm vụ:
Để thực hiện các chức năng trên, Văn phịng có các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác của cơ quan, đơn
vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.


5
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định; tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo
lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo
văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thể thức, đúng thẩm

quyền theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối nhằm
thực hiện tốt mối liên hệ với các cơ quan, đơn vị, bộ phận trong và ngoài cơ quan và
với người dân, đồng thời giúp lãnh đạo trong các chuyến đi công tác, làm việc với
các cơ quan, ban ngành và địa phương.
- Bảo đảm cung cấp các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan theo sự
phân cấp.
- Tổ chức công tác bảo vệ, đảm bảo trật tự an toàn trong cơ quan.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của Văn
phịng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của cơng tác văn phịng. Tùy theo
lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan và yêu cầu về tổ chức bộ máy
mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu hay cơ
cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt
động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá
cán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Bộ phận hành chính - văn thư: có nhiệm vụ quản lý, điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý, bảo quản, bảo mật, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan; tổ
chức công tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính
sách của cấp trên, các lĩnh vực chun mơn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởng
trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành các hoạt động; theo dõi tổng hợp tình
hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các
phương án giải quyết.


6
- Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật

chất cho hoạt động của cơ quan; quản lý, theo dõi, sửa chữa các phương tiện vật
chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan; phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy
định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ; khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan khi có yêu cầu.
- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách): dự trù kinh
phí cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức; thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử
dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt
động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá
cán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an và quản lý người ra
vào cơ quan; kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự
trong cơ quan.
Lãnh đạo Văn phịng gồm có Chánh Văn phịng và các phó Chánh Văn
phịng. Chánh Văn phịng là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan về quản lý, điều hành và kết quả hoạt động của Văn phịng. Các phó
Chánh Văn phịng là người giúp việc cho Chánh Văn phịng, được phân cơng phụ
trách một số mặt công tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về
những việc được phân cơng và giải quyết một số cơng việc được Chánh Văn phịng
ủy nhiệm.
1.4. Một số nhân tố tác động đến công tác văn phòng
Hoạt động của Văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, cả bên trong
lẫn bên ngoài, nhân tố khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng đến hoạt động của
Văn phịng. Trong đó có các nhân tố chủ yếu sau:
1.4.1. Cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý và chế độ đối với cơng tác văn phịng
- Quy mơ và cách thức tổ chức cơ quan, công sở: quy mơ cơ quan càng lớn,
càng có nhiều đơn vị, bộ phận thì hoạt động của Văn phịng càng đa dạng và phức tạp.
- Về nội quy, quy chế hoạt động, làm việc: Trong từng cơ quan, quy chế hoạt

động và những quy định về kỷ luật lao động, nền nếp sinh hoạt, làm việc ở từng bộ
phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng


7
buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận và
giữa con người với nhau.
- Mơi trường và khơng khí làm việc của Văn phòng: Nếu như điều kiện kỹ
thuật (trang thiết bị) có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả cơng tác của Văn
phịng thì mơi trường xã hội (khơng khí làm việc, quan hệ giữa các cá nhân…) ở
Văn phịng cũng có những tác động khơng kém. Điều này được thể hiện trước hết ở
việc phân công, phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực, trình độ, hồn cảnh, tâm
lý của từng người. Thứ hai là thái độ ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa
nhân viên với nhau. Chính điều này sẽ tạo khơng khí làm việc vui tươi, phấn khởi
để vượt qua những thiếu thốn về chật chất nhằm đem lại chất lượng, hiệu quả cơng
việc cao hơn.
- Cơ chế, chính sách đối với cán bộ, nhân viên Văn phịng: Văn phịng có rất
nhiều nhiệm vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp, địi hỏi đội ngũ cán bộ, cơng
chức, viên chức Văn phịng khơng chỉ có nhiệt tình, tận tụy với cơng việc, mà cịn
phải có trình độ chun mơn, kỹ thuật và tính chun nghiệp cao. Vì vậy, cần
thường xun quan tâm đến công việc của đội ngũ này để động viên, khích lệ và
khen thưởng kịp thời. Đồng thời thực hiện một số chế độ, chính sách như nâng
lương, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, đi tham quan, nghiên cứu thực
tế…; quan tâm thực hiện và vận dụng các chế độ chính sách, đảm bảo thu nhập và
tạo động lực cơng tác cho cán bộ Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ.
1.4.2. Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức là nhân tố quan trọng
quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng. Cán bộ Văn phòng,
đặc biệt là cán bộ lãnh đạo, quản lý có vai trị, vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt
động của cơ quan nói chung, và của Văn phịng nói riêng. Bởi vì, cơng việc của Văn

phòng chẳng những liên quan đến nhiệm vụ chính trị, đến chất lượng tham mưu, giúp
việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cơng việc
chung, mà cịn ảnh hưởng trực tiếp đến các mặt hoạt động khác của cơ quan. Do đó,
địi hỏi người cán bộ làm cơng tác văn phịng phải có trình độ, kiến thức, năng lực để
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đồng thời phải năng động, sáng tạo và nhiệt tình; phải biết
và có khả năng phối kết hợp chặt chẽ với các đơn vị trong và ngồi cơ quan; phải có
phương pháp làm việc khoa học, phù hợp, hiệu quả và tính cẩn trọng, trách nhiệm.
Đây là đặc trưng cơ bản, là vấn đề mấu chốt của cán bộ Văn phòng nhằm đảm bảo


8
cho Văn phịng hoạt động một cách thơng suốt, linh hoạt, khơng cứng nhắc và có hiệu
quả, đáp ứng kịp yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới.
1.4.3. Cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cơng tác văn phịng
Hiệu quả và chất lượng cơng tác văn phịng phụ thuộc vào các nhân tố: đội
ngũ cán bộ, môi trường, cơ chế và điều kiện vật chất… Trong đó, cơ sở vật chất kỹ
thuật và phương tiện làm việc là những điều kiện thiết yếu đảm bảo cho mọi hoạt
động của Văn phòng được tiến hành một cách thuận lợi. Do đó, việc trang bị cơ cở
vật chất kỹ thuật một cách đầy đủ, đồng bộ, phù hợp và hiện đại sẽ góp phần nâng
cao chất lượng, hiệu quả cơng tác của cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng.
Điều đó cũng đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phịng.
1.4.4. Tổ chức khoa học cơng tác Văn phòng
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cơng tác văn
phịng bao gồm việc tổ chức các yếu tố vật chất và sử dụng nó theo hoạt động của
Văn phịng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị
thực tế to lớn, như: tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị; giảm lãng phí thời
gian và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt
động của đơn vị; tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị; nâng cao
năng suất lao động của đơn vị; thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng;
giúp thủ trưởng giải phóng được các công việc sự vụ để tập trung xử lý những cơng

việc chính, quan trọng đảm bảo đúng pháp luật, pháp chế và kỷ cương cơng tác của
tồn cơ quan, đơn vị; giữ gìn uy tín cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan trong việc xử lý
công việc và quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, ngang cấp và nhân dân;
đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị.
Tóm lại, hoạt động của Văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất
lượng làm việc của Văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các
bộ phận khác và tồn thể cơ quan. Do đó, việc tổ chức khoa học cơng tác văn phịng
có ý nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt các chủ
trương, kế hoạch, mục tiêu công tác đã đề ra.
1.5. Căn cứ chính trị, pháp lý
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13; Luật Viên
chức ngày 15/11/2010; Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức sửa đổi năm
2019.
- Nghị định số 30/2029/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác
văn thư.


9
- Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ
chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Quyết định số 7291/QĐ-UBND ngày 30/12/2016 của UBND Thành phố Hà
Nội về việc thành lập ... đầu tư xây dựng cơng trình Văn hóa - Xã hội thành phố Hà
Nội.
2. Cơ sở thực tiễn của đề tài
2.2.1. Đặc điểm và vị trí, vai trị của Văn phịng
2.2.1.1. Một số nét chung về Văn phòng ...
Văn phòng là bộ phận trực thuộc ..., có chức năng tham mưu, giúp việc cho
Ban Giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy, cơng tác cán bộ, hành chính quản trị,
tổng hợp, quản lý điều hành công việc chung của Ban; là đầu mối tổng hợp thông
tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc; là bộ phận thực

hiện cơng tác hành chính, hậu cần, phục vụ cơng tác đối nội, đối ngoại của .... Vì
vậy, Văn phịng có vai trị nhất định đối với các mặt hoạt động của ... trong việc
thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao.
Cơng tác văn phịng thường mang tính tổng hợp, nghĩa là nó bao gồm nhiều
cơng việc khác nhau gắn kết với nhiều bộ phận khác nhau được giao cho Văn phịng
đảm nhận, thực hiện. Với tính chất cơng việc như vậy, Văn phịng được coi là “bộ
mặt” của ....
2.2.1.2. Đặc điểm của Văn phòng ...
- Về tổ chức bộ máy và cán bộ Văn phòng:
Văn phòng ... có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm nhiều bộ phận chức năng, như:
Tổ Nhân sự, Tổ Tổng hợp, Tổ Hành chính, Tổ Bảo vệ, Tổ phục vụ Hội trường, Đội
xe.
Với một cơ cấu tổ chức bộ máy có nhiều bộ phận như trên nên cơng tác của
Văn phịng rất đa dạng và khá phức tạp, đòi hỏi những người lãnh đạo Văn phòng
và cán bộ, nhân viên thuộc các bộ phận chuyên môn phải vừa am hiểu công việc
chung để có sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và phối hợp công việc giữa các bộ phận
với nhau được chặt chẽ, sâu sát, vừa nâng cao trình độ chuyên mơn và tính chun
nghiệp trong cơng tác của mỗi người, mỗi bộ phận trong q trình thi hành cơng vụ.
Vì vậy, cán bộ Văn phòng ... phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Thứ nhất, cán bộ Văn phòng phải có bản lĩnh chính trị vững vàng, tuyệt đối
trung thành với lý tưởng cách mạng của Đảng; gương mẫu về đạo đức, lối sống; có


10
tinh thần đoàn kết, hợp tác và cầu thị; trách nhiệm, nhiệt tình và tâm huyết đối với
sự nghiệp của Đảng, Nhà nước mà mình đảm trách.
+ Thứ hai, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn phịng, đủ năng lực và sức
khỏe để làm việc có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
- Về hoạt động của Văn phòng ...:
Trước hết, về thời gian làm việc, do tính chất cơng việc nên một số bộ phận

và cán bộ, nhân viên của Văn phịng khơng thể làm việc ngày 8 tiếng như các đơn
vị khác được, mà phải đi sớm, về muộn, thậm chí phải làm việc cả ngày thứ 7 và
chủ nhật để phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo ... và công tác chun mơn,
nghiệp vụ của Văn phịng.
Hai là, tính đa dạng, phức tạp của cơng tác văn phịng: Cơng tác văn phịng
mang tính tổng hợp (theo nghĩa rộng) bao gồm nhiều lĩnh vực công tác khác nhau,
như: công tác tham mưu (lãnh đạo Văn phịng), cơng tác chun mơn (tổ chức cán
bộ, tổng hợp, thi đua, văn thư, lưu trữ, y tế…) và công tác phục vụ (lái xe, bảo vệ,
phục vụ hội trường, giảng đường…). Ngồi những cơng việc nêu trên, Văn phòng
còn phải xử lý các mối quan hệ bên trong và bên ngoài ....
Ba là, cán bộ văn phòng phải sâu sát, chặt chẽ, chu đáo, tránh nhầm lẫn, sai
sót trong cơng việc. Bất cứ một cơng việc gì trong cơng tác văn phịng, cả đối nội và
đối ngoại, cả những công việc phức tạp và công việc giản đơn, cơng việc địi hỏi
trình độ chun mơn cao cũng như những cơng việc bình thường đều phải được
thực hiện trọn vẹn, đầy đủ với tinh thần chủ động, sáng tạo, sâu sát, chặt chẽ, chu
đáo, kịp thời, tránh nhầm lẫn, sai sót. Nếu khơng như vậy thì cơng tác văn phịng sẽ
khơng phục vụ được nhiệm vụ chính trị của ....
Vị trí, vai trị của Văn phịng ...
Văn phịng là bộ phận trực thuộc .... Văn phịng có vị trí tương đương với các
Phịng chun mơn nghiệp vụ của ..., tuy nhiên có vị trí cao hơn các Phòng trong
quan hệ đối nội, đối ngoại với các đơn vị, cơ quan, địa phương trong và ngồi ....
Theo đó, Văn phịng có vị trí là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ”, “bộ lọc” của
lãnh đạo .... Các vấn đề thơng tin được Văn phịng thu thập, sàng lọc, nghiên cứu,
đề xuất, chuyển đến Ban Giám đốc và ngược lại, các ý kiến chỉ đạo của Ban Giám
đốc đều được Văn phòng truyền đạt và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngồi ra,
Văn phịng cịn là “bộ mặt” của .... Văn phòng là đơn vị trực thuộc, là cơ quan tham
mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, có mối liên hệ chặt chẽ với các bộ phận trong ...,


11

là cầu nối giữa Ban Giám đốc với các bộ phận trực thuộc; giữa Ban Giám đốc với
cơ quản lý cấp trên và các đơn vị hữu quan trong và ngồi ....
Cơng việc của Văn phịng rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, mọi hoạt
động của Văn phòng đều xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị của ..., nếu hệ
thống cơng việc của Văn phịng hoạt động không tốt tất yếu sẽ ảnh hưởng đến mọi
hoạt động chung của cơ quan và uy tín của .... Do đó, Văn phịng có các vai trị cụ
thể sau:
+ Một là, tổ chức, quản lý và điều hành mọi cơng việc có liên quan đến hoạt
động của Văn phịng được Ban Giám đốc ... giao.
+ Hai là, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác nhằm thực hiện tốt các kế
hoạch, chủ trương công tác của Ban Giám đốc ... đề ra.
+ Ba là, đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tài sản của cơ quan, của tập thể.
+ Bốn là, tạo mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với các cơ quan, đơn vị, địa
phương, nhất là những đơn vị nằm gần ....
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng ...
Xuất phát từ vị trí, vai trị của Văn phịng ... trong giai đoạn mới, Văn phịng
có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
2.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy - nhân sự
Công tác tổ chức bộ máy - nhân sự là nhiệm vụ quan trọng đối với bất kỳ tổ
chức, đơn vị nào. Với chức năng này, Văn phòng chủ động đề xuất các vấn đề liên
quan đến công tác cán bộ, sắp xếp tổ chức các phịng chun mơn, đảm bảo quyền
lợi của cán bộ, viên chức về lao động - tiền lương - bảo hiểm xã hội.
2.2.2.2. Công tác tham mưu
Công tác tham mưu là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng
nhằm giúp Ban Giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành cơng việc chung của .... Với
chức năng này, Văn phịng chủ động đề xuất những vấn đề có liên quan đến công
tác đối nội, đối ngoại của ...; sự phối hợp cơng tác giữa Văn phịng với các đơn vị
khác cũng như vấn đề tổ chức, nhân sự của Văn phòng để Ban Giám đốc xem xét ra
quyết định thực hiện.
2.2.2.3. Công tác tổng hợp

Đề cập đến công tác tổng hợp, trước hết là nói đến việc theo dõi, thu thập,
nắm bắt thông tin từ các bộ phận thuộc ... trong việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm
vụ công tác của Ban Giám đốc giao, từ đó khái quát, đánh giá, hình thành nên các
báo cáo về tình hình hoạt động của ... hàng tháng, quý, 6 tháng, năm. Đồng thời làm


12
một số công việc khác được Ban Giám đốc giao như: soạn thảo các văn bản, tham
dự các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì…
Do vậy, xét về một khía cạnh nào đó, cơng tác tổng hợp cũng có tính chất
tham mưu, nó khơng chỉ thực hiện các cơng việc được giao một cách thụ động, mà
đòi hỏi phải phát huy tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc của những cán bộ làm
công tác này để nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, nhất là trong việc phân tích,
đánh giá tình hình hoạt động của ... và của từng đơn vị một cách khách quan, khoa
học nhằm giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình chung một cách đầy đủ, chính
xác để đề ra các kế hoạch, chủ trương công tác kịp thời, đúng đắn.
Công tác tổng hợp liên quan chặt chẽ, thường xuyên với công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; có quan hệ trực tiếp với Ban Giám đốc và các đơn vị trong ...; đó là
cơng việc của cán bộ tổng hợp, và là nhiệm vụ, trách nhiệm của lãnh đạo Văn
phòng. Việc làm tốt cơng tác tổng hợp sẽ góp phần thực hiện tốt vai trị đầu mối
thơng tin phục vụ cơng tác quản lý, chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Nhiệm vụ chủ yếu cơng tác tổng hợp của Văn phịng:
+ Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp thông tin, thu thập, cập nhật, tập hợp, thống
kê, phân tích, xử lý, đánh giá các nguồn tin nội bộ và những thông tin liên quan đến
hoạt động của ....
+ Ghi biên bản các cuộc họp giao ban chung, họp các khối công tác và một
số cuộc họp chuyên đề khác. Việc ghi biên bản các cuộc họp là hình thức thu thập
thơng tin, phục vụ cho cơng tác tổng hợp nói chung, và có thể phải thực hiện văn
bản hóa nó bằng thơng báo, cơng văn chỉ đạo, điều hành của Giám đốc, Phó Giám
đốc.

+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc tổng hợp, xây dựng kế hoạch,
chương trình hoạt động, lịch công tác chung của ... và theo dõi việc thực hiện các
nhiệm vụ cơng tác.
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan để dự thảo, biên
tập một số văn bản về sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc. Soạn thảo một số văn
bản trình lãnh đạo ... ký, ban hành hoặc cho Chánh Văn phòng thừa lệnh Giám đốc
ký ban hành là nhiệm vụ chính của cơng tác tổng hợp.
+ Thẩm định tính pháp lý về mặt thể thức văn bản ban hành của ....
2.2.2.4. Cơng tác hành chính, hậu cần.
Cơng tác hành chính, hậu cần là một mảng cơng tác lớn nhằm phục vụ cho
nhiệm vụ quản lý dự án và các hoạt động khác của .... Cơng tác hành chính, hậu cần


13
của Văn phòng là phải làm thế nào quản lý và sử dụng tốt các tài sản, phương tiện,
trang thiết bị nhằm phục vụ tốt yêu cầu công tác của Ban Giám đốc, của các bộ
phận và việc thực hiện nhiệm vụ của Ban.
Cơng tác hành chính, hậu cần của Văn phịng bao gồm hai mảng cơng tác cơ
bản là: cơng tác hành chính và một số khâu trong cơng tác hậu cần (được phân giao
cho các tổ, đội công tác). Nói đến cơng tác hành chính, trước hết và trọng tâm là
thực hiện nhiệm vụ làm các thủ tục hành chính, cơng tác văn thư, tiếp đến là lưu trữ
và xử lý, giải quyết các mặt trong quan hệ đối nội, đối ngoại, lễ tân, khánh tiết.
Công tác hậu cần là đa dạng, nhưng Văn phòng chỉ đảm nhận một số khâu như:
thường trực, bảo vệ an ninh trật tự; phục vụ hội trường, hội nghị, họp…; quản lý,
điều hành phương tiện giao thông phục vụ việc đi lại cho các đoàn khách và cán bộ;
tổ chức và phục vụ các buổi lễ. Hiện nay, cơng tác hành chính, hậu cần của ... bao
gồm một số mặt công tác cụ thể sau:
- Công tác văn thư: bao gồm tất cả các cơng việc có liên quan đến văn bản,
như: tiếp nhận và xử lý cơng văn đến; đóng dấu, lập hồ sơ lưu và phát hành công
văn đi; thực hiện việc nhân bản các tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành

của ...; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy công lệnh;…
- Công tác lưu trữ: là tất cả các công việc liên quan đến tổ chức thu thập,
phân loại, chỉnh lý, bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ các
nhiệm vụ của Ban. Trong đó, quan trọng là việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
- Công tác phục vụ hội trường: quản lý tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của
các phòng làm việc, hội trường, phòng họp, phịng hội thảo…; bố trí sắp xếp và
thực hiện vệ sinh các hội trường, phòng làm việc nhằm phục vụ cho công việc của
cán bộ, viên chức; thường xuyên kiểm tra định kỳ và có kế hoạch đề nghị lãnh
đạo ... để các đơn vị chức năng thay thế các trang thiết bị đồ dùng, các trang thiết bị
tại hội trường, khu vực chung… khi bị hư hỏng.
- Công tác phục vụ đi lại của Đội xe: quản lý số lượng, theo dõi chất lượng,
tình trạng kỹ thuật của các đầu xe; thực hiện lệnh điều động xe của lãnh đạo Văn
phòng, phục vụ đi lại cho các lãnh đạo Ban và các phịng chun mơn của ... theo
quy định của Giám đốc; xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, duy tu, bảo
dưỡng thường xuyên, định kỳ các đầu xe…
- Công tác thường trực - bảo vệ: có nhiệm vụ bảo đảm an ninh, trật tự an tồn
trong trụ sở làm việc; triển khai cơng tác kiểm tra hằng ngày, bảo vệ, giữ gìn cơ sở
vật chất, tài sản; thực hiện công tác thường trực, theo dõi, hướng dẫn việc ra vào cơ
quan của cán bộ, viên chức và khách đến thăm, làm việc tại ...; trông giữ phương


14
tiện đi lại của cán bộ, viên chức và khách; tham gia thực hiện cơng tác phịng,
chống cháy nổ tại ....
2.2.2.5. Công tác thi đua - khen thưởng: Xây dựng kế hoạch thi đua theo
năm học, kỳ, đợt thi đua; hướng dẫn các thủ tục đăng ký, theo dõi, tổng kết thành
tích của các đơn vị, cá nhân; làm tốt công tác tham mưu, giúp việc cho Hội đồng
thi đua - khen thưởng ... đánh giá sát đúng từng đối tượng, đảm bảo các tiêu chí thi
đua đã hướng dẫn trong bình xét các danh hiệu thi đua thường xuyên theo năm
học; làm các thủ tục đề nghị Hội đồng thi đua - khen thưởng các cấp tặng nhiều

Huân, Huy chương, bằng khen các loại cho các cá nhân, tập thể có thâm niên và
có nhiều thành tích xuất sắc trên các lĩnh vực công tác.
3. THỰC TRẠN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng ...
3.1.2. Thực trạng bộ máy tổ chức, cơ chế hoạt động và đội ngũ cán bộ Văn
phòng ...
a. Về cơ cấu tổ chức bộ máy:
Hiện nay, Văn phịng ... khơng có các tổ, đội cơng tác và các Phó Chánh Văn
phịng là các các đầu mối phụ trách các công việc. Điều này có thể nói là chưa phù
hợp với vị trí, vai trị, chức năng và nhiệm vụ của Văn phịng trong giai đoạn mới.
b. Về sự phân cơng, phân cấp trong nội bộ Văn phòng:
Lãnh đạo Văn phòng ... gồm có 01 Chánh Văn phịng và 02 Phó Chánh Văn
phịng được phân cơng điều hành các cơng việc cụ thể sau: Đồng chí Chánh Văn
phịng chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành chung các hoạt động của Văn phòng, chịu
trách nhiệm trước Giám đốc ... về tồn bộ cơng tác văn phịng; 01 đồng chí Phó
Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về cơng tác tổ chức bộ
máy - nhân sự; 01 đồng chí Phó Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phịng về cơng tác tổng hợp, thi đua; 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng về các cơng tác hành chính cơng sở, văn thư lễ tân
khánh tiết.
c. Về cơ chế hoạt động:
Các nhân viên Văn phòng thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao và
sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng. Văn phòng làm việc theo chế
độ thủ trưởng và đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Văn phòng chịu sự lãnh
đạo, chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Giám đốc và đồng chí Phó Giám đốc phụ trách
Văn phòng.


15
Tuy nhiên, từ khi thành lập đến nay, Văn phòng ... vẫn khơng có một quy chế

chính quy và cụ thể về hoạt động và phối hợp hoạt động, mà đó chỉ mới là những
quy định mang tính tạm thời, chỉ được sử dụng trong nội bộ Văn phòng. Điều này
làm cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Văn phịng gặp khơng ít khó khăn, lúng
túng, có lúc thực hiện khơng đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, làm hạn chế đến
công tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành
các hoạt động chung, nhất là trong công tác đối nội, đối ngoại.
d. Về đội ngũ cán bộ, nhân viên:
- Về số lượng:
Hiện tại, Văn phịng ... có 34 cán bộ, nhân viên, chiếm tỷ lệ 24,4% tổng số
cán bộ, viên chức tồn ..., và được bố trí như sau:
- Về chất lượng:
+ Trình độ chun mơn: 07 thạc sỹ (chiếm 20,5% tổng số cán bộ, nhân viên
Văn phòng), 17 đại học (chiếm 50%), 01 trung cấp (chiếm 2,9%), số còn lại là đào
tạo nghề hoặc chưa qua đào tạo nghề.
+ Lý luận chính trị: 02 cao cấp (chiếm 5,9%), 03 trung cấp (chiếm 8,8%).
+ Quản lý Nhà nước: ngạch chuyên viên chính có ... đồng chí (chiếm ...
%), ngạch chun viên và tương đương có ... đồng chí (chiếm ....%), cịn lại là
nhân viên thừa hành và phục vụ.
Nhìn chung, Văn phịng là đơn vị có số lượng cán bộ, nhân viên đông nhất so
với các đơn vị trực thuộc ..., nhưng trình độ các mặt và năng lực thực tế là không
đồng đều. Tỷ lệ cán bộ, nhân viên được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ thấp, lại
công tác trái với chuyên ngành nên khó phát huy tác dụng kiến thức đã được đào
tạo. Vì vậy, chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng ... là điều rất đáng
quan tâm, cần được tạo điều kiện để cải thiện, nâng cao thì mới đáp ứng được yêu
cầu nhiệm vụ chính trị trong giai đoạn mới.
2.2.1.2. Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ cơng tác Văn phịng
Các mảng cơng tác của Văn phịng ... là rộng lớn, đa dạng cho nên cơ sở vật
chất kỹ thuật phục vụ cơng tác văn phịng cũng phong phú, đa dạng. Tuy vậy, có thể
tiếp cận, phân loại chúng thành các nhóm cơ bản sau:
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các mặt

công tác của ...: Hiện nay, Văn phòng quản lý và bố trí sử dụng 04 phịng làm việc,
02 trụ sở làm việc để làm kho lưu trữ, 01 hội trường lớn, 02 phòng họp. Về cơ bản,
hệ thống cơ sở vật chất do Văn phòng quản lý tương đối tốt, đảm bảo cho việc phục


16
vụ công tác, hội nghị, tập huấn… của .... Phần lớn các khu vực làm việc, kho lưu trữ
này đều được cải tạo, sửa chữa mới; hệ thống âm thanh, ánh sáng, dụng cụ máy móc
được trang bị tại các phòng tương đối hiện đại, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho nhiệm
vụ chính trị của ....
- Các trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành chính: Nhìn chung, các trang
thiết bị được trang bị cho Văn phòng nhằm phục vụ cơng tác hành chính (như: máy
điện thoại, máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax…) khá hiện đại, đảm bảo
yêu cầu phục vụ và làm việc cho cán bộ Văn phòng.
- Phương tiện phục vụ đi lại cho cán bộ và khách của ...: Văn phòng hiện
đang quản lý 04 đầu xe, trong đó, có một số đầu xe đã hết thời gian sử dụng.
Nhưng nhìn chung, số đầu xe vẫn đảm bào yêu cầu đi lại, công tác của lãnh
đạo, cán bộ, viên chức ....
- Các loại vật tư, văn phòng phẩm, điện nước: Các loại vật tư, văn phòng
phẩm mà Văn phòng sử dụng là khá đa dạng. Việc trang cấp các vật tư, văn phòng
phẩm đúng nguyên tắc, kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng, góp phần thuận lợi
trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ của Văn phòng. Việc quản lý, sử dụng các loại vật
tư, phương tiện, văn phòng phẩm và điện, nước từng bước được quan tâm, đảm bảo
sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và đúng mục đích.
Nhìn chung, việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc phục
vụ cơng tác văn phịng trong những năm gần đây có bước tiến bộ đáng kể, tương đối
đầy đủ, đồng bộ và từng bước được hiện đại hóa, đảm bảo tính thiết thực và hiệu
quả trong sử dụng, đáp ứng u cầu cơng tác, góp phần nâng cao chất lượng cơng
tác văn phịng.
Tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế nhất định cả trong khâu trang bị và công

tác quản lý, sử dụng cơ sở vật chất phục vụ cơng tác văn phịng:
- Hệ thống thơng tin liên lạc và các trang thiết bị phục vụ cơng tác hành
chính vừa thừa, vừa thiếu và cơ chế quản lý, sử dụng chưa thích hợp, dẫn đến việc
sử dụng chưa đúng mục đích và hiệu quả khơng cao.
- Nhiều đầu xe đã hết hạn sử dụng.
- Việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, phương tiện, văn phòng phẩm, điện,
nước chưa được chặt chẽ, việc theo dõi chưa được thường xuyên và sâu sát, chưa có
định mức sử dụng sát hợp, thiếu biện pháp tiết kiệm, dẫn đến lãng phí, khơng kiểm
sốt được những hao hụt, hư hỏng…
2.2.1.3. Tình hình thực hiện các mặt cơng tác của Văn phịng ...


17
a. Công tác tham mưu và quản lý, điều hành
- Trong cơng tác tham mưu, bước đầu có những cố gắng tiếp cận công việc,
từng bước chủ động tham mưu, đề xuất với Ban Giám đốc ... về các lĩnh vực công
việc được giao. Tuy nhiên, công tác tham mưu cũng mới dừng lại ở công việc sự vụ,
chưa đi vào kế hoạch, chương trình cơng tác có tính dài hạn. Năng lực tự nghiên
cứu, tự học hỏi những lĩnh vực liên quan đến cơng tác văn phịng để tích lũy kiến
thức, vận dụng trong công việc chưa cao, chưa trở thành động lực của lãnh đạo Văn
phòng. Chưa làm tốt công tác công tác tham mưu cho Ban Giám đốc để tạo sự phối
hợp chặt chẽ, thường xuyên với các đơn vị thuộc ... trong thực hiện chế độ thơng
tin, báo cáo. Nhìn chung, cơng tác tham mưu của Văn phòng ... chưa ngang tầm với
yêu cầu của một Văn phịng ....
- Cơng tác quản lý, điều hành cơng việc của Văn phịng dần dần đi vào nề
nếp, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm, quyền hạn kịp thời, đảm bảo công việc
trôi chảy, không để xảy ra tình trạng ách tắc. Tuy nhiên, cơng tác quản lý, điều hành
vẫn chưa thật sự đi vào quy củ; còn nhiều bất cập, chưa thường xuyên kiểm tra, đôn
đốc, theo dõi, có lúc bỏ sót nhiệm vụ. Vẫn cịn tình trạng chồng chéo về chức năng,
nhiệm vụ dẫn đến lúng túng, bị động trong tổ chức, điều hành.

b. Công tác tổng hợp
- Về đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp:
Đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp trong nhiều năm liền vừa thiếu, vừa
yếu do phải kiêm nhiệm công việc khác và không được đào tạo chuyên mơn, nghiệp
vụ về cơng tác văn phịng, nhất là kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính. Hiện nay,
cơng tác tổng hợp của Văn phịng ... chỉ có 02 đồng chí, trong đó, 02 đồng chí đều
là là chun viên giúp việc Ban Giám đốc.
Do vậy, cán bộ làm công cơng tác tổng hợp của Văn phịng ... làm việc theo
kiểu kinh nghiệm và chỉ thực hiện theo yêu cầu của cấp trên, chứ chưa thật sự chủ
động trong lĩnh vực cơng việc của mình. Tuy nhiên, đội ngũ này cũng từng bước phát
huy tinh thần trách nhiệm, tận tụy với công việc, cố gắng tự nghiên cứu, học hỏi,
khắc phục những thiếu sót, hạn chế để phấn đấu hồn thành nhiệm vụ được giao.
- Kết quả đạt được của công tác tổng hợp:
Thứ nhất, đã từng bước chủ động và phối hợp chặt chẽ với các đơn vị xây
dựng kế hoạch hoạt động chung, lịch sinh hoạt tuần của ... để trình lãnh đạo ... phê
duyệt.


18
Thứ hai, chủ động thu thập, xử lý thông tin và làm các báo cáo công tác theo
tháng, quý, năm; giúp lãnh đạo dự thảo, soạn thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết
của ... và các báo cáo chuyên đề, đột xuất kịp thời.
Thứ ba, kịp thời văn bản hóa một số biên bản nội dung cuộc họp, kết luận
của Ban Giám đốc, soạn thảo một số thông báo chỉ đạo, điều hành của Giám đốc,
phục vụ công tác quản lý, điều hành các mặt công tác của ....
Thứ tư, số lượng văn bản tham gia soạn thảo của Văn phòng ngày càng nhiều
và chất lượng từng bước được đảm bảo, nâng cao.
- Hạn chế và nguyên nhân:
Cán bộ làm cơng tác tổng hợp cịn thụ động với những công việc được giao,
thiếu chủ động tiếp cận những công việc mới. Điều này có nguyên nhân cơ bản là

do cán bộ chưa được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và phải kiêm nhiệm nhiều
công việc, dẫn đến thiếu tự tin, lúng túng. Mặt khác là do chưa thật sự n tâm cơng
tác, tinh thần trách nhiệm và tính năng động chưa cao.
Chất lượng soạn thảo một số văn bản vẫn chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu là
do năng lực của cán bộ còn hạn chế, chưa chủ động nắm bắt thơng tin, tình hình của
... hoặc hiểu khơng đầy đủ ý tưởng của lãnh đạo. Mặt khác, do Văn phòng chưa thật
sự phát huy vai trò là đầu mối, là cửa ngỏ thông tin của ....
c. Công tác hành chính, hậu cần
- Cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
Trong những năm qua, cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ đã đạt được
những kết quả đáng khích lệ, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đề ra, cụ thể: hàng
năm thực hiện tốt công tác tiếp nhận, xử lý trên 700 văn bản đến và phát hành hơn
2000 văn bản đi; thực hiện hàng ngàn trang đánh máy cho lãnh đạo, photo hàng
trăm ngàn văn bản; giúp Ban Giám đốc theo dõi việc thực hiện nội dung các văn
bản, qua đó giúp cho cơng tác quản lý, điều hành của Ban Giám đốc ... được kịp
thời, chính xác, ít sai sót; quản lý và sử dụng con dấu đúng qui định; lập hồ sơ và
lưu trữ hồ sơ tốt, tránh được những sai sót đáng tiếc; có ý thức trong cơng tác bảo
vệ bí mật Nhà nước đối với văn bản ban hành của ... và các văn bản đến; làm tốt
công tác pháp chế, đảm bảo đúng trình tự, thể thức, thủ tục và thẩm quyền quy định,
làm tốt chức năng người “gác cửa” về văn bản được ban hành.
Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế nhất định: việc tiếp nhận và cấp phát
cơng văn có lúc chưa đảm bảo quy trình, chưa kịp thời; quản lý và sử dụng các
phương tiện trang bị chưa chặt chẽ, kém hiệu quả, có khi khơng đúng mục đích;


19
công tác lưu trữ chỉ dừng ở việc lưu hồ sơ theo thời gian, chứ chưa phân loại hồ
sơ theo cơng việc và chỉ lưu hồ sơ giấy; trình độ đội ngũ cán bộ trực tiếp làm
công tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều hạn chế (chỉ có 01 đồng chí được đào tạo
đúng chun mơn).

- Cơng tác phục vụ hội trường:
Tổ chức phục vụ tốt ở các hội trường, phòng họp của ... và phòng làm việc
của Ban Giám đốc. Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng và vệ sinh tại hội trường,
giảng đường, bảo quản tốt các trang thiết bị phục vụ chu đáo việc dạy và học cho
các lớp học và các hội nghị, hội thảo tại ... . Nhanh chóng tiếp cận các trang thiết bị
hiện đại phục vụ công tác giảng dạy, học tập; ln có tinh thần, thái độ phục vụ tốt,
được khách và đánh giá tốt.
Tuy nhiên, bên cạnh vẫn còn một số thiếu sót cần quan tâm giải quyết: việc
quản lý, sử dụng một số trang thiết bị, máy móc chưa đáp ứng u cầu, cịn lãng
phí, khơng hiệu quả; cơng tác vệ sinh phịng học và mơi trường vẫn cịn bị nhắc
nhở; trình độ chun mơn, nghiệp vụ và tinh thần, thái độ phục vụ của đội ngũ cán
bộ, nhân viên chưa cao, chưa thực sự đáp ứng tốt các yêu cầu đề ra.
- Công tác phục vụ đi lại của Đội xe:
Đội xe thuộc Văn phịng ... hiện có 03 đồng chí lái xe, với 04 đầu xe, thường
xuyên quản lý, điều hành tốt các phương tiện đi lại, đáp ứng yêu cầu công tác của
lãnh đạo ... và các khoa, phòng, khách đến thăm và làm việc tại .... Việc sử dụng xe
đúng mục đích, mỗi năm vận hành hơn 60.000km với tinh thần trách nhiệm cao,
đảm bảo an tồn, chu đáo. Hàng năm chú ý đến cơng tác bảo trì, bảo dưỡng xe,
phục vụ tốt cho các hoạt động của ....
Bên cạnh đó, vẫn cịn một số hạn chế như sau: chưa thực hiện việc mở sổ
theo dõi lý lịch các đầu xe; chưa lập kế hoạch chung cho việc mua sắm, sửa chữa
các xe trong năm một cách hiệu quả, vẫn cịn tình trạng hư đâu, sửa đó; chưa quan
tâm đến cơng tác bồi dưỡng lái xe; đặc biệt chưa có quy chế cụ thể về việc sử dụng
xe nên cịn tình trạng tùy tiện, kém hiệu quả.
- Cơng tác bảo vệ - thường trực:
Nhìn chung, Tổ Bảo vệ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ thường trực của cơ quan:
phân cơng theo ca kíp hợp lý, làm tốt công tác tuần tra, canh gác đảm bảo an tồn,
trật tự trong cơ quan, khơng để xảy ra mất mát tài sản hay một sự cố đáng tiếc nào
kể cả các ngày lễ lớn hay khi có bão lũ; thường xuyên theo dõi khách ra, vào làm
việc tại cơ quan, hướng dẫn khách đến làm việc chu đáo, đúng quy định; tham gia

20
xây dựng và tổ chức các phương án phòng cháy, chữa cháy trong .... Nhân viên tổ
bảo vệ có sự hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tinh thần đồn kết
được phát huy.
Tuy nhiên, cơng tác bảo vệ - thường trực vẫn còn những hạn chế, như:
quản lý ra vào cổng trong giờ hành chính cịn lỏng lẻo; cịn tình trạng người
ngồi ra vào ... khơng rõ lý do; chưa làm tốt công tác nhắc nhở các xe đậu trước
cổng ..., gây ảnh hưởng giao thông; đặc biệt còn thiếu cơ chế phối hợp với Ban
Quản lý đào tạo trong công tác quản lý .
- Công tác lễ tân, khánh tiết:
Làm tốt công tác lễ tân, khánh tiết, tổ chức đón tiếp, phục vụ khách đến tham
quan, làm việc tại ... với thái độ tận tình, chu đáo; làm tốt việc trang trí các hội nghị,
tổng kết…; đăng ký phương tiện đi lại, chỗ nghỉ cho lãnh đạo, cán bộ ... khi đi công
tác. Đồng thời, bố trí hợp lý và phục vụ tốt cho các đồn cơng tác tại ...
Song, bên cạnh đó vẫn cịn những hạn chế như: việc quản lý, sử dụng thiết bị
phục vụ chưa tốt, cịn để xảy ra tình trạng hư hỏng nhưng thiếu kiểm tra, không kịp
thời đề xuất sửa chữa, thay thế.
2.2.1.4. Một số hạn chế, bất cập và nguyên nhân
* Hạn chế, bất cập:
- Văn phòng chưa thật sự là đầu mối thông tin, chưa làm tốt công tác truyền
đạt và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ... và các phòng trực thuộc .... Chất lượng
của các thơng tin cung cấp cho lãnh đạo cịn hạn chế, vẫn mang tính chất chung
chung, khơng sát với tình hình thực tiễn và điều kiện mới của ....
- Về nhân sự: số lượng biên chế của Văn phòng chưa đáp ứng nhu cầu cơng
việc, có chỗ thừa, có chỗ thiếu, thường có sự thay đổi biến động, trình độ chuyên
môn và chất lượng của cán bộ, nhân viên không đồng đều dẫn đến tình trạng dư
người nhưng lại thiếu người làm việc; về nhận thức còn xem nhẹ và chưa có cái
nhìn đúng đắn, tổng qt về cơng tác văn phịng; năng lực cơng tác của một số cán

bộ, nhân viên cịn hạn chế, chưa chủ động, tích cực tham mưu trong thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn phòng còn nhiều bất cập.
Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự tốn và cung cấp kinh phí cho việc thực hiện
các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức.


21
- Trong quá trình hoạt động, một số tổ, đội cơng tác cịn tình trạng chậm triển
khai thực hiện nhiệm vụ, cịn thiếu tính nhiệt tình, làm việc mang tính chiếu lệ, đối
phó làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động chung của Văn phịng.
- Cơng tác theo dõi, kiểm tra, đơn đốc của lãnh đạo Văn phịng đơi khi chưa
kịp thời. Công tác soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
đơi lúc cịn để xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng văn bản ban hành.
* Nguyên nhân:
Những hạn chế, bất cập nêu trên có nhiều lý do, song chủ yếu xuất phát từ
những nguyên nhân cơ bản sau:
- Nhận thức của cán bộ, nhân viên trong Văn phòng về vai trò, vị trí của
cơng tác văn phịng cịn hạn chế, cịn xem nhẹ, chưa có cái nhìn đúng đắn về cơng
tác này để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ trong
giai đoạn mới.
- Số lượng, cơ cấu cán bộ, nhân viên Văn phòng còn thiếu so với u cầu
cơng việc; trong khi đó, khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, một số
nhiệm vụ đột xuất, một số nhân viên có thể kiêm hai hoặc ba công việc,… là áp lực
đối với nhân viên Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được giao; mặt khác do yếu
tố lịch sử để lại (nhận người vào làm khơng đúng trình độ chun mơn, hệ đào tạo,
…); một số cán bộ, nhân viên làm công tác Văn phòng năng lực còn hạn chế, thiếu
kinh nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu, chưa đáp ứng so với yêu cầu nhiệm
vụ, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tham mưu xử lý công việc.

- Thu nhập và các chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên làm
công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức. Điều này dẫn đến tình trạng
“đứng núi này trơng núi nọ”, khơng tạo được động lực để cán bộ yên tâm công tác.
2.2.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án
2.2.2.1. Mục tiêu chung
- Nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ được giao, nhất là công tác tham mưu cho lãnh đạo ... trong hoạt
động chỉ đạo, điều hành.
- Góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ trong công tác đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học của ... trong giai
đoạn mới.
2.2.2.2. Mục tiêu cụ thể


22
- Nâng cao nhận thức về cơng tác văn phịng cho cán bộ, viên chức ..., nhất là
lãnh đạo và những người làm cơng tác văn phịng.
- Xây dựng cơ chế vận hành và môi trường làm việc khoa học, chun
nghiệp, đảm bảo văn hóa cơng sở.
- Kiện tồn tổ chức bộ máy và nhân sự Văn phòng ... theo hướng tinh gọn,
chun mơn hóa, hiệu quả cơng việc cao, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ chính trị
được giao.
- Hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn
phịng. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều
hành các mặt hoạt động của Văn phòng và ....
2.2.2.3. Nhiệm vụ
- Tiến hành rà soát, đánh giá lại một cách cụ thể, toàn diện đội ngũ cán bộ,
nhân viên của Văn phịng .... Từ đó, xây dựng danh mục vị trí việc làm với những yêu
cầu, tiêu chuẩn cụ thể; tiến hành công tác quy hoạch và xây dựng kế hoạch tuyển
dụng, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực một cách phù hợp, có hiệu quả.

- Tham mưu cho lãnh đạo ... chỉ đạo về công tác văn phịng một cách tồn
diện, cụ thể, nhất là về xây dựng, ban hành quy định về nội quy, quy chế hoạt động,
phối hợp trong cơng tác văn phịng; xây dựng các trình tự, thủ tục tiến hành cơng
việc một cách khoa học, phù hợp, đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Nắm chắc tình hình, cơng việc liên quan đến từng nhiệm vụ cụ thể, trang bị
các phương tiện kỹ thuật cần thiết để nâng cao hiệu quả các mặt cơng tác văn
phịng, nhất là cơng tác tổng hợp, tham mưu.
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá lại cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện có một cách
cụ thể. Đề xuất sửa chữa, mua sắm, trang bị mới phù hợp, khoa học, tiết kiệm.
- Xây dựng và thực hiện văn hóa cơng sở.
- Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc giải quyết công việc hiệu quả.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để tổ chức
thực hiện tốt đề án.
2.2.3. Các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn phòng trong
giai đoạn mới
2.2.3.1. Một số yêu cầu đặt ra
- Văn phòng ... phải được xây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn
hóa, quy chế hóa, chuyên nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả.