“Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở Trường THPT An Phú, huyện An Phú đến năm 2015

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-1
MỤC LỤC
Trang
Lời mở đầu 2
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 4
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4
1.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 4
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư 5
1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư 9
1.2.1. Quan điểm của Đảng 9
1.2.2. Cơ sở pháp lý 10
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN AN PHÚ
2.1. Đặc điểm tình hình 12
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại trường THPT An Phú, huyện An Phú 13
2.2.1. Những mặt đã làm được 13
2.2.2. Nguyên nhân đạt được 16
2.2.3. Những mặt hạn chế 17
2.2.4. Nguyên nhân hạn chế 17
2.2.5. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thư 18
CHƢƠNG 3.
MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN ĐẾN NĂM 2015
3.1. Mục tiêu 20
3.2. Một số giải pháp 21
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư trong nhà trường 21
3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 21
3.2.3. Xây dựng quy chế văn thư, quy định chế độ trách nhiệm 22

3.2.4. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 23
3.2.5. Công tác cán bộ và tổ chức thực hiện 23
3.2.6. Chính sách hỗ trợ, khen thưởng và xử lý vi phạm 24
3.3. Kiến nghị 24
Phần kết luận 26
Tài liệu tham khảo 27
Phụ lục 28




Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-2
LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội loài người phát triển, cùng với sự phát triển vũ bảo của khoa học-kỹ
thuật, đặc biệt là sự phát triển vượt bậc của lĩnh vực thông tin, việc tiếp nhận và xử
lý thông tin có tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội, đời sống vật chất và tinh thần của con người. Ở từng cơ quan đơn vị, việc tiếp
nhận thông tin và xử lí thông tin có tính quyết định đến sự thành bại trong công tác
quản lý của cán bộ, hiệu quả công việc và có vai trò quan trọng quan trọng đối với
hoạt động quản lý Nhà nước và quản lý xã hội.
Nói đến việc tiếp nhận thông tin và xử lí thông tin trong cơ quan Nhà nước tức
là gắn với việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu với công tác văn thư. Tất cả các
công việc trong một cơ quan, đơn vị từ chỉ đạo, điều hành, đều gắn liền với công
việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản, là một hoạt động trong công
tác quản lý, đồng thời là một móc xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý
ở cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong những yêu cầu mới của công tác quản lý, công
tác văn thư được xem là một công tác quan trọng, nó đảm bảo đầy đủ thông tin cho
công tác quản lý, bởi thông tin trong công tác văn thư là loại thông tin có tính dự

báo, dạng thông tin cấp một, có độ tin cậy cao bởi nguồn gốc hình thành và tính
chất đặc trưng của pháp lý. Do đó có thể khẳng định hiệu quả đạt được của cơ quan
cao hay thấp, nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà đều có liên quan đến công
tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý nâng
cao được hiệu quả, giải quyết, xử lý nhanh và đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Qua công việc được phân công ở nhà trường phổ thông, tôi nhận thấy công tác văn
thư trong nhà trường là một trong những công việc mang yếu tố quyết định đến
chất lượng giáo dục của đơn vị, là “cánh tay” đắc lực cho Ban lãnh đạo nhà trường,
các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình.
Cán bộ lãnh đạo, nhân viên văn thư cần có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng
của công tác văn thư, nếu công tác này được quan tâm đúng mức, sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động và thực hiện tốt mục tiêu quản lý. Tuy nhiên trên thực tế
còn một số cán bộ lãnh đạo, nhân viên văn thư chưa có nhận thức đầy đủ về công
tác này, còn xem nhẹ và nghĩ đây là công việc đơn giản, phân công ai làm cũng

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-3
được, thậm chí không cần phải học hành. Xuất phát từ những lý do trên, với nhiệm
vụ được phân công quản lý Tổ Văn phòng và qua thời gian học tập lớp Trung cấp
lý luận chính trị-Hành chính, B68-huyện An Phú, đồng thời bản thân cũng rất yêu
thích công việc này nên tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao chất lượng
công tác văn thư ở Trường THPT An Phú, huyện An Phú đến năm 2015”. Nhằm
đánh giá một cách khách quan về công tác văn thư của nhà trường trong thời gian
tới đạt hiệu quả cao hơn.
Đề tài đã sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là quan sát thực tế hoạt
động văn thư tại Trường THPT An Phú, ngoài ra, tôi còn sử dụng phương pháp
tổng hợp và thống kê, phân tích minh họa lý luận bằng số liệu, từ việc đánh giá
khách quan mặt được, chưa được, để làm rõ lý luận bằng thực tiễn và đề xuất
một số giải pháp hữu ích đối với công tác văn thư tại trường THPT An Phú từ nay
đến năm 2015. Đề tài được ngiên cứu trong năm học 2012-2013, ngoài lời mở đầu

và kết luận, nội dung được trình bày theo 03 chương:
Chương 1: Một số lý luận về công tác văn thư.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường THPT An Phú, huyện An Phú.
Chương 3: Mục tiêu và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư ở
Trường THPT An Phú, huyện An Phú đến năm 2015.














Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-4
PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
*******************
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thƣ.
1.1.1.1. Công tác văn thƣ:
Công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các
cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế

và các đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác.
1.1.1.2. Văn bản:
- Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt (bản
thảo sạch).
- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được
cơ quan ban hành. Bản chính có thể làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
1.1.1.3. Hồ sơ:
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một
số) đặc điểm chung về tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thƣ
Công tác văn thư được xác định là mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung, nó có các ý nghĩa sau đây:
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ các
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan,
tổ chức nói chung. Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảm thông tin
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến
thông tin bằng văn bản.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, tổ chức.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-5
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ
chức cần phải tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.1.3. Nội dung của công tác văn thƣ
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư. Tại mỗi cơ quan, tổ chức đều thành lập bộ phận văn thư chuyên trách, bộ
phận này thực hiện công tác đăng ký văn bản và tác nghiệp một số việc của nội
dung công tác văn thư. Nội dung công tác văn thư gồm có 5 khâu nghiệp vụ:
soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và
giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và nộp
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là sản phẩm và phương tiện giao tiếp, là phương tiện thông tin
cơ bản dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý và thông tin
quản lý.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước tiến hành trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản, Soạn thảo văn bản phải dựa vào các quy
định pháp lý. Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm:
- Lập chương trình, xây dựng dự thảo văn bản;
- Tham khảo ý kiến của người đứng đầu cơ quan, các chuyên gia, sau đó sửa
chữa, bổ sung bản thảo đã được duyệt;
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo đã được duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
- Nhân bản văn bản đúng với số lượng, thời gian qui định, đồng thời phải giữ
gìn bí mật nội dung văn bản;
- Kiểm tra kỹ văn bản (nội dung, chính tả) trước khi ký ban hành;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-6
- Ký văn bản và ban hành văn bản.
1.1.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả đơn, thư cá nhân) gởi đến cơ quan, tổ chức
gọi là văn bản đến. Văn bản đến bao gồm:
+ Văn bản từ cơ quan ngoài gởi đến trực tiếp;
+ Văn bản nhận được từ con đường bưu điện;
+ Văn bản, giấy tờ do cá nhân mang về từ hội nghị.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Mọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan.
+ Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên tắc
kịp thời, chính xác và thống nhất.
+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối
ngay sau khi đăng ký.
+ Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được bóc và xử lý.
- Nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra, bóc bì và phân loại văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến: đóng dấu đến lên văn bản và vào sổ theo mẫu qui định.
+ Trình văn bản đến: tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ
phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho người có thẩm quyền giải
quyết và cho ý kiến chuyển văn bản đến từng cá nhân, đơn vị trong thời gian
sớm nhất.
+ Chuyển giao văn bản đến: văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao
văn bản đến đúng đối tượng xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền trong
cơ quan, tổ chức. Người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài
liệu. Những văn bản có dấu mật phải chuyển cả bì có ghi dấu hiệu mật đến
người nhận.
+ Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến: thủ trưởng cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời các văn bản đến. Đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp
luật quy định hoặc theo quy định riêng của từng cơ quan, tổ chức.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng

Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-7
+ Sao văn bản đến: những văn bản đến được sao tại văn thư theo đúng các
hình thức được quy định hiện hành.
1.1.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện quản lý,
điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gởi
đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:
+ Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật.
+ Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gởi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục
gởi đi ở tại văn thư cơ quan.
- Qui trình giải quyết văn bản đi:
+ Đánh máy, in văn bản, kiểm tra thể thức, thể loại văn bản, kỹ thuật trình bày
văn bản.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn
bản trình ký, đóng dấu cơ quan, đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Phát hành văn bản đi.
+ Kiểm tra việc quản lý, giải quyết phát hành văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi.
1.1.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu
- Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Dấu
thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. Dấu là
thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc vào văn
bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung.
+ Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía
bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, dấu mờ, dấu đóng không đúng quy định thì

phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-8
+ Chỉ có người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.
Người được giao giữ dấu phải là cán bộ biên chế chính thức của cơ quan, tổ chức.
+ Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
+ Không đóng dấu ngoài giờ hành chính đối với cơ quan nhà nước. Trường
hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan: trong một cơ quan, tổ chức có thể có
nhiều loại dấu với nhiều hình thức khác nhau như dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ.
Khi sử dụng các loại dấu phải đúng với nội dung văn bản và tính chất công việc.
- Bảo quan con dấu, khâu bảo quản là rất quan trọng, cần phải chú ý:
+ Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được quản lý chặt chẽ.
+ Dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
+ Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ. Nếu khi vắng phải bàn giao cho
người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
+ Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.
+ Khi dấu bị mòn, méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc
dấu mới và nộp lại dấu cũ.
+ Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, sử dụng dấu để hoạt động
phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
+ Trường hợp con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất
được biết, đồng thời báo cáo cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm,
thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất.
1.1.3.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lƣu trữ
- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
- Tác dụng của việc lập hồ sơ;
+ Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;

+ Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả;
+ Bảo đảm cho việc quản lý tài liệu được chặt chẻ và giữ gìn bí mật;
+ Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
- Nội dung của việc lập hồ sơ:

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-9
+ Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị, hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc;
+ Mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ theo qui định.
- Giao nộp tài liệu vào cơ quan lưu trữ:
+ Xác định trách nhiệm của cá nhân, đơn vị, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan;
+ Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nƣớc về công tác văn thƣ.
1.2.1. Quan điểm của Đảng
Hoạt động lãnh đạo của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước có đem lại
hiệu quả, khoa học, năng suất, chất lượng cao hay không phụ thuộc rất lớn vào
công tác văn thư. Chính vì thế, Đảng đã có nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện
công tác văn thư, nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý của cơ quan Đảng, Nhà
nước và các tổ chức chính trị xã hội để nâng cao hiệu quả quản lý công văn, giấy
tờ. Trên cơ sở những quy định chung, các ngành, địa phương ban hành chế độ công
văn, giấy tờ dành riêng cho ngành, địa phương mình. Đảng đã ban hành nhiều văn
bản hướng dẫn về công tác văn thư như sau:
- Quyết định số 403/QĐ-VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng

Trung ương Đảng quy định: “Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ của
cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng; hợp lý hóa quá
trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu,
không để sót việc, chậm việc; quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy
đủ và đúng hạn các tài liệu có qui định thu hồi; lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp thời
các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lưu
trữ đúng thời hạn qui định”;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-10
- Chỉ thị 47-CT/TW, ngày 06 tháng 08 năm 1984 của Ban Bí thư đã xác định:
"Cán bộ, nhân viên làm công tác tài liệu văn kiện ở cấp ủy đảng phải là những
người có phẩm chất chính trị tốt, tuyệt đối trung thành, tin cậy, có kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ và am hiểu hoạt động của cấp ủy đảng" và "cấp ủy đảng
chú ý thường xuyên bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác tài liệu văn
kiện về chính trị, tư tưởng, tạo điều kiện cho các đồng chí đó học tập, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ";
- Quyết định số 403/QĐ-VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng
Trung ương Đảng quy định một số chế độ công tác văn thư-lưu trữ ở văn phòng
tỉnh ủy, thành ủy;
- Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bí thư Trung
ương về bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của "Quy định về
thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng";
- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng;
- Quyết định số 06-QĐ/TW, ngày 19 tháng 6 năm 2006 của Ban Bí thư Trung ương
ban hành Đề án tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2006-2010;
- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Văn phòng
Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức đảng các cấp.

Trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã nhận thức sâu sắc, xác định
công tác văn thư có vai trò, vị trí rất quan trọng trong quá trình lãnh đạo sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Ngày nay công nghệ thông tin, truyền thông
phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi, nó tác động rất lớn đến công tác
văn thư, do đó công tác văn thư không những phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo
của Đảng, quản lý của Nhà nước mà còn giúp cho việc thu thập, cung cấp, thông
tin cho mọi hoạt động trong đời sống xã hội, từng bước khẳng định vị thế của
Việt Nam trên trường quốc tế.
1.2.2. Cơ sở pháp lý
Nhằm cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước đã tập trung xây dựng
một quy chế thống nhất về công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước, bao gồm :

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-11
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về
công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 04 năm 2001 của Chính Phủ quy
định việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Công văn số: 283/CVTLTNN-NVTW của Cục Văn thư-lưu trữ ngày 19 tháng
05 năm 2004 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số: 425/CVTLTNN-NVTW của Cục Văn thư-lưu trữ ngày 18 tháng
07 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ sửa
đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Chỉ thị số: 10/2011/CT-UBND ngày 20 tháng 09 năm 2011 của UBND tỉnh
An Giang về việc tăng cường công tác Văn thư-lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-12
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN AN PHÚ
*****************
2.1. Đặc điểm tình hình.
Trường THPT An Phú là một ngôi trường có quá trình hình thành và phát triển
khá lâu đời. Trường được thành lập vào khoảng năm 1967, với chỉ vài phòng học
cho học sinh lớp 6, rồi phát triển thêm các cấp lớp cho những năm kế tiếp. Sau
ngày 30/4/1975, miền Nam được giải phóng, đất nước thống nhất, trường được
nâng lên thành trường cấp II-III An Phú. Tiếp đến là những năm chiến tranh biên
giới Tây Nam, thầy trò trường An Phú phải sơ tán đi nơi khác trong điều kiện cực
kỳ khó khăn; nhiều thầy cô chuyển về quê, nhiều học sinh phải bỏ học giữa chừng,
song việc dạy và học vẫn được duy trì. Chiến tranh biên giới kết thúc, năm 1980
trường được tái lập, lúc này là phân hiệu của trường cấp III Tân Châu, huyện Phú

Châu. Đến năm 1983 trường được tách ra và chính thức được thành lập với tên gọi
trường cấp III An Phú và bây giờ là trường THPT An Phú. Những năm đầu tái lập,
do hậu quả của chiến tranh, trường rất nghèo nàn, thiếu thốn mọi thứ, phương tiện
dạy học chỉ là phấn trắng, bảng đen; còn học sinh chỉ vài quyển sách giáo khoa cũ
kỷ. Toàn trường chưa được 100 học sinh, và giáo viên chưa đến 10 người. Theo
thời gian những thiếu thốn dần được bù đắp, những khó khăn dần được đẩy lùi.
Cùng với sự phát triển của huyện nhà, trường THPT An Phú cũng có những phát
triển đáng kể về quy mô trường lớp, về phương tiện dạy và học, về đội ngũ thầy cô
giáo và cả hiệu quả đào tạo.
Tính từ ngày trường được tái lập đến nay cũng đã 30 năm. Ba mươi năm, đó
cũng là khoảng thời gian dài phấn đấu không mệt mỏi của thầy trò Trường An Phú,
cũng là ngần ấy năm sự quan tâm chăm lo của các cấp ủy, chính quyền địa phương,
của các bậc phụ huynh nhiều tâm huyết cho ngôi trường An Phú được khang trang,
lớn mạnh như hôm nay.
Số liệu năm học 2012-2013:
- Học sinh: Tổng số lớp: 29 với 1036 học sinh.
+ Khối 12: 08 lớp với 279 học sinh.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-13
+ Khối 11: 10 lớp với 334 học sinh.
+ Khối 10: 11 lớp với 423 học sinh.
- Cán bộ, giáo viên, nhân viên: Tổng số là 78 người.
+ Số giáo viên đạt chuẩn ĐHSP là 100%.
+ Chi bộ nhà trường có 28 đảng viên.
- Cơ sở vật chất: Diện tích khuôn viên trường: 14.480,3 m
2

+ Phòng học: 13 (tỉ lệ: 1,16 lớp/phòng);
+ Khối văn phòng: 02 (Mượn tạm phòng học sử dụng cho Văn phòng-BGH,

phòng thiết bị);
+ Phòng thí nghiệm thực hành: chưa có (Tạm mượn 02 phòng của trường
THPT An Phú 2 để chứa đồ dùng dạy học và thí nghiệm Lý, Hóa, Sinh);
+ Phòng bộ môn: chưa có;
+ Phòng máy vi tính : 02 được nối mạng (Mượn tạm phòng học);
+ Phòng thư viện: chưa có (Mượn tạm phòng học);
+ Khu hiệu bộ: Chưa có
Với những đặc điểm nêu trên, sự thiếu thốn về cơ sở vật chất đã ảnh hưởng rất
lớn đến nhiều mặt hoạt động của trường, đặc biệt là hoạt động của Tổ Văn phòng,
trong đó có công tác văn thư.
2.2. Thực trạng công tác văn thƣ tại trƣờng THPT An Phú, huyện An Phú.
2.2.1. Những mặt đã làm đƣợc
2.2.1.1. Tổ chức công tác văn thƣ
Theo thông tư liên tịch số: 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 23 tháng 08 năm
2006 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo-Bộ Nội vụ, Trường THPT An Phú được
UBND tỉnh An Giang ra Quyết định công nhận trường hạng 1 (trên 27 lớp). Cũng
theo thông tư này, đối với trường hạng 1 thì biên chế cho bộ phận công tác văn
phòng (Văn thư, Thủ quỹ, Kế toán, giáo vụ và Y tế trường học) là 03 người. Trong
đó văn thư kiêm giáo vụ. Hiện tại, Trường THPT An Phú là một đơn vị sự nghiệp
tương đối lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp, số lượng văn bản tương đối nhiều,
nhân viên thì thiếu, nên bố trí biên chế làm công tác văn thư dưới hình thức tập
trung đồng thời kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ giáo vụ. Với quyết tâm của bộ phận

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-14
văn thư, nên công việc hoạt động của nhà trường luôn trôi chảy, nhanh chóng, kịp
thời và đạt hiệu quả.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Trong những năm gần đây trường THPT An Phú tiếp nhận rất nhiều công văn
đến từ Sở Giáo dục và Đào tạo An Giang, Ủy Ban Nhân dân huyện An Phú, Công

đoàn ngành, các trường Đại học-Cao đẳng, và các cơ quan liên quan. Tất cả các
văn bản thông thường đến đều phải thông qua văn thư, làm đúng thao tác theo qui
định của công tác văn thư và được văn thư xử lý theo quy trình. Bắt đầu từ việc
kiểm tra, bóc bì, đóng dấu công văn đến, trình hiệu trưởng phê duyệt cho ý kiến
phân phối, phân loại cho số đến và ngày vào sổ công văn đến. Sau đó photo thêm
khi cần thiết và chuyển giao đến cá nhân, bộ phận mà hiệu trưởng đã phê chuyển.
Đối với các văn bản có đóng dấu “khẩn”, “mật” thì văn thư ghi rõ ngày, giờ đến
và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản. Những văn
bản gởi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận để giải quyết. Các
văn bản gởi đến Chi bộ, Công đoàn, Đoàn trường hay các bộ phận đoàn thể khác
đều được chuyển ngay cho đoàn thể để giải quyết.
Những văn bản gởi đến không đúng địa chỉ, không đúng qui định sẽ được gởi
trả lại nơi đến, nhất là các đơn khiếu nại.
Các văn bản đến được xử lý nhanh chóng, kịp thời và đúng đối tượng. Cán bộ
lãnh đạo phụ trách Tổ Văn phòng luôn theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải
quyết văn bản đến.
Thống kê công văn đến từ năm 2010 đến tháng 06 năm 2013

Năm
Số lƣợng công văn đến
Sở GD&ĐT An Giang
Cơ quan, cá nhân khác
Tổng
2010
217
30
247
2011
206
21

227
2012
232
24
256
0106
2013
98
07
105

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-15
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Hầu hết các văn bản đi (báo cáo, đề nghị, kế hoạch, dự trù số tiết dạy học sinh
giỏi,…) do cá nhân hay bộ phận văn thư phụ trách công việc liên quan soạn thảo
hoàn chỉnh, sau đó văn thư trình lãnh đạo ký duyệt bản gốc. Các văn bản đi gởi
đến cơ quan khác phải thông qua văn thư và làm đúng thao tác theo qui định của
công tác văn thư, bộ phận văn thư luôn chủ động trong công việc và phân loại
từng loại văn bản một cách cụ thể, các văn bản gởi đi kịp thời, đúng qui định,
đúng địa chỉ cần gởi. Trước khi trình lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư có trách
nhiệm xem xét lại thể thức văn bản, cho số các loại công văn gởi đi, xem nội dung
công văn có phù hợp với ý của lãnh đạo không, mới trình duyệt, lãnh đạo ký tên,
đóng dấu, vào sổ, ghi đầy đủ ngày, tháng, năm phát hành văn bản và cho phát
hành văn bản đi.
Thống kê số lƣợng công văn đi từ năm 2010 đến tháng 06 năm 2013

Năm
Số lƣợng công văn đi
Sở GD&ĐT An Giang

Cơ quan, cá nhân khác
Tổng
2010
38
04
42
2011
35
06
41
2012
31
03
34
0106
2013
14
02
16

2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Thực hiện đúng theo nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 04 năm 2001
của Chính Phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu. Tất cả các con dấu trong
nhà trường đều giao cho nhân viên văn thư lưu giữ, bảo quản tại trụ sở cơ quan và
được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn (cả trong và ngoài giờ hành chánh). Quá
trình sử dụng và bảo quản con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và
quy chế hoạt động của cơ quan. Con dấu của trường được đổi theo đúng qui định về
kích cỡ, mẫu chữ và theo hướng dẫn của cơ quan công an.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng

Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-16
2.2.1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ
Trong giai đoạn hiện nay, khoa học công nghệ tiến bộ, thông tin được cập nhật
nhanh và liên tục, hầu hết cơ quan nào cũng có máy tính kết nối mạng, máy in, máy
photocopy, máy scan, nên việc tiếp nhận văn bản và phát hành văn bản dễ dàng và
nhanh chóng. Một số văn bản của Sở Giáo dục và Đào tạo An giang đến trường
qua đường bưu điện, một số ít được đem về từ các buổi họp hay hội nghị. Ngoài ra,
trong hệ thống thông tin của Sở Giáo dục và Đào tạo An Giang có hình thức
chuyển văn bản qua địa chỉ mail trên internet. Tuy nhiên, cổng thông tin này có
tính pháp lý không bằng văn bản truyền thống (có dấu của Sở) và chỉ do Ban lãnh
đạo nhà trường xử lý. Đặc biệt trong quá trình phát hành văn bản nếu có phát hiện
sai sót thì dễ dàng chỉnh sửa văn bản, Nhà trường có tạo một địa chỉ mail chung
cho giáo viên và trên đó trường gửi lên các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của nhà nước, chủ trương của ngành, vì vậy thông tin được cán bộ, giáo viên,
nhân viên cập nhật kịp thời. Từ đó phục vụ tốt cho công tác tuyên truyền vận động
cán bộ, giáo viên, nhân viên sống, làm việc theo hiến pháp và pháp luật.
2.2.2. Nguyên nhân đạt đƣợc
Công tác văn thư của Trường THPT An Phú, huyện An Phú trong thời gian qua
đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, do một số nguyên nhân sau:
- Nhiệt tình, tận tâm và chịu khó học tập, trau dồi chuyên môn, nâng cao tay
nghề của nhân viên văn thư;
- Nhân viên văn thư vừa học xong lớp trung cấp văn thư, trình độ tin học ứng
dụng chứng chỉ A, chứng chỉ A ngoại ngữ;
- Mối quan hệ công tác giữa nhân viên văn thư với các cá nhân, bộ phận trong
đơn vị được thiết lập tốt;
- Được sự quan tâm thường xuyên, sâu sắc của lãnh đạo nhà trường đối với
công tác văn thư; thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc việc giải quyết công
văn đến, công văn đi phải nhanh chóng, kịp thời;
- Công tác văn thư nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu hoạt động của đơn vị.
Đảm bảo được các khâu cơ bản, then chốt trong quy trình nghiệp vụ;

- Hầu hết cán bộ lãnh đạo, giáo viên, nhân viên nhà trường nhận thức được sâu
sắc về vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-17
- Có sự phân công công việc rõ ràng, có chương trình, kế hoạch công tác cụ thể,
khoa học, từ đó việc xử lý công văn, giấy tờ được kịp thời và nhanh chóng;
- Việc sử dụng và bảo quản con dấu đúng theo quy định của pháp luật hiện hành
và quy chế hoạt động của cơ quan.
2.2.3. Những mặt hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư cũng còn nhiều hạn chế:
- Đôi lúc việc tiếp nhận và chuyển giao công văn, tài liệu trong nội bộ chưa
đúng quy định; việc quản lý giấy tờ chưa tập trung tại văn phòng, còn hiện tượng
gặp đâu đưa đó không cần ký sổ đã nhận; nhiều khi công văn đến mà chưa đóng
dấu đến đã sử dụng sai nguyên tắc, photocopy tùy tiện, không tiết kiệm;
- Hoạt động văn thư đều tập trung vào chuyên môn và được phân bổ tương đối
ổn định theo từng mốc thời gian được định trước. Nên đôi khi dẫn đến thái độ làm
việc có phần buông lỏng, bỏ qua một số khâu trong qui trình nghiệp vụ;
- Công việc soạn thảo văn bản còn tùy tiện (do nhiều bộ phận khác nhau làm),
chưa đúng về mặt thể thức văn bản, văn bản còn sai lỗi chính tả;
- Nhân viên văn thư vừa mới học xong lớp trung cấp văn thư, nên công việc xử
lý còn mang tính cảm tính, chưa đúng quy trình;
- Việc khai thác, sử dụng các văn bản đến từ hộp thư điện tử của nhân viên văn
thư chưa đạt hiệu quả, phần việc này chủ yếu là Ban lãnh đạo nhà trường xử lý
(một phần do máy tính hư, do lỗi của mạng, do ngày trực của nhân viên văn
thư,…). Từ đó việc xử lý thông tin còn chậm, đôi lúc chưa chính xác;
- Công tác văn thư còn thiếu tính khoa học dẫn đến việc tra cứu văn bản, tài liệu
còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian;
- Cơ sơ vật chất còn thiếu thốn, điều kiện làm việc gặp nhiều khó khăn.
2.2.4. Nguyên nhân hạn chế

- Chế độ chính sách (chế độ tiền lương) đối với nhân viên văn thư còn thấp,
không đáp ứng được nhu cầu cuộc sống hiện tại, một số cán bộ công chức nói
chung, nhân viên văn thư nói riêng còn phải làm thêm ngoài giờ, kiếm tiền để cải
thiện cuộc sống, từ đó làm cho họ giải quyết công việc ở trường gấp gáp, thiếu cẩn
trọng, hoặc chậm trễ nên dẫn đến sai sót, làm trễ nãi công việc;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-18
- Nhân viên văn thư vừa mới học xong lớp trung cấp, trình độ tin học, ngoại
ngữ còn hạn chế, còn thiếu kinh nghiệm trong công tác, việc xử lý công văn đến,
công văn đi còn rườm rà, chưa nắm bắt và thành thạo công việc, nhất là khâu
phân loại công văn;
- Về mặt quản lý, lãnh đạo nhà trường chưa quan tâm đúng mức đến công tác
văn thư. Chủ yếu tập trung vào các loại tài liệu, văn bản có liên quan trong thời
điểm nhất định (nhất là vào thời điểm kiểm tra học kỳ), sự phân công công việc còn
chồng chéo lên nhau;
- Chế độ khen thưởng, kỷ luật chưa rõ ràng, hợp lý;
- Cơ sở vật chất còn thiều thốn, điều kiện làm việc của Tổ văn phòng chưa đảm
bảo, còn ghép chung với phòng giáo viên và ban lãnh đạo nhà trường, một số văn
bản đến đôi khi bị thất lạc (do nhiều người ra vào);
- Đôi lúc do máy tính hư, lỗi của mạng, nhân viên văn thư trực không liên tục,
từ đó việc xử lý thông tin còn chậm, đôi lúc chưa chính xác;
- Trường hợp công văn đến vào lúc ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, việc
tiếp nhận chưa đúng qui trình, không được kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong, văn bản “mật” chưa được kiểm tra, đối chiếu trước khi nhận.
2.2.5. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thƣ
Trong thời gian công tác, với nhiệm vụ được phân công phụ trách Tổ Văn
phòng và tiếp thu kiến thức từ khóa học, vận dụng vào thực tiễn của đơn vị, tôi
nhận thấy một số nội dung cần rút kinh nghiệm như sau:
- Việc kiểm tra, đôn đốc của lãnh đạo nhà trường đối với công tác văn thư là hết

sức quan trọng. Giúp công tác văn thư thực hiện đúng tiến độ và đầy đủ các khâu
trong qui trình theo quy định. Nơi nào được lãnh đạo quan tâm đúng mức thì nơi đó
công tác văn thư sẽ đạt hiệu quả cao, nề nếp tốt và khoa học;
- Mọi cán bộ, giáo viên, nhân viên cần nhận thức sâu sắc về vị trí, vai trò và tầm
quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của nhà trường;
- Soạn thảo văn bản phải bám sát theo thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-
BNV-VPCP và thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-19
- Thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ việc chấp hành tốt các qui định của pháp
luật về công tác văn thư, từ đó góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quản lý;
- Xây dựng đội ngũ vững về chuyên môn, thạo về công nghệ thông tin, có tinh
thần trách nhiệm cao trong công tác, có bản lĩnh chính trị vững vàng;
- Tổ chức, sắp xếp, phân công, bố trí công việc trong Tổ Văn phòng hợp lý. Xây
dựng cơ sở vật chất, phòng làm việc khang trang, đầu tư trang thiết bị hiện đại
(máy vi tính kết nối mạng, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax), đủ tiêu
chuẩn, cải thiện môi trường làm việc, tạo điều kiện cho công tác văn thư hoạt động
có hiệu quả, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư;
- Cần phải có chế độ tiền lương, chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, hợp lý.
- Xây dựng qui chế hoạt động văn thư, có qui chế mới đảm bảo trách nhiệm,
chống được bệnh lười biếng, bệnh quan liêu, bệnh tùy tiện, thiếu khoa học;
- Lãnh đạo nhà trường cần tăng cường công tác kiểm tra giám sát công tác văn
thư, nhất là không làm thay việc.
Tóm lại, công tác văn thư có vị trí, vai trò và tầm quan trọng trong hoạt động
của nhà trường, là một trong những công việc mang yếu tố quyết định đến chất
lượng mọi hoạt động của đơn vị, là “cánh tay” đắc lực cho ban lãnh đạo nhà
trường, các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình,
là phương tiện giúp cho việc theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống.

Thực hiện tốt công tác văn thư là cơ sở giải quyết mọi công việc của cơ quan nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động giáo dục và
thực hiện tốt mục tiêu quản lý.









Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-20
CHƢƠNG 3. MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN ĐẾN NĂM 2015
***************
3.1. Mục tiêu.
Công tác văn thư là một móc xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý ở
cơ quan, đơn vị. Trong trường học nói chung, trường THPT An Phú, huyện An Phú
nói riêng đều có bố trí một nhân viên làm công tác văn thư, nhưng hiện nay vẫn
còn từng lúc, từng nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Mặt khác, người
được giao nhiệm vụ văn thư đôi khi thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải
quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không đạt hiệu quả. Với
mục đích của đề tài nhằm giúp cho lãnh đạo nhà trường có tầm nhìn chiến lược
trong lĩnh vực xây dựng và quản lý công tác văn thư của đơn vị đến năm 2015, cần
hướng đến những mục tiêu sau :
Một là, tập trung nâng cao chất lượng, trước hết là chất lượng người làm công
tác văn thư về tư tưởng, chính trị, quán triệt sâu sắc về quan điểm, đường lối, chủ

trương của Đảng, nhận thức đúng đắn về nhiệm vụ được giao, kiên định mục tiêu
độc lập dân tộc gắn liền với xây dựng xã hội chủ nghĩa;
Hai là, xây dựng và kiện toàn bộ máy công tác văn thư đủ mạnh, người làm
công tác văn thư phải có tâm, có tầm, có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay
nghề cao, thạo về việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng được nhiệm vụ của
đơn vị trong thời kỳ hội nhập quốc tế;
Ba là, tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác văn thư, giúp cho nhân
viên văn thư nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư, xây dựng đội
ngũ tin cậy trong mọi hoạt động của nhà trường;
Bốn là, tạo sự đoàn kết tốt trong nội bộ, thống nhất về ý chí lẫn công việc, tạo
thuận lợi và không ngừng cải tiến về phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc và
phương tiện làm việc, từ đó nâng cao được chất lượng, hiệu quả công tác;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-21
Năm là, công tác văn thư phải đảm bảo được thông tin hai chiều trong mọi hoạt
động của đơn vị, là nơi tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản, phải công khai, minh
bạch, kịp thời nhanh chóng và chính xác.
3.2. Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác văn thƣ ở trƣờng THPT An
Phú, huyện An Phú từ nay đến năm 2015.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường THPT An Phú, huyện An Phú
đến năm 2015, trên cơ sở phân tích thực trạng, tôi xin đưa ra các giải pháp sau:
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thƣ trong nhà trƣờng
Đây là giải pháp mang tính chủ đạo, có tính quyết định đến mục đích
hướng tới của đề tài này. Chi bộ và lãnh đạo nhà trường phải xem công tác
văn thư là hoạt động xuyên suốt trong quá trình quản lý của mình.
Có sự quan tâm sâu sắc của lãnh đạo đến công tác văn thư, thì công tác này mới
phát huy được vai trò, trách nhiệm và đi vào nề nếp. Xây dựng mối quan hệ tốt
trong cơ quan, và các cơ quan hữu quan để có nhận thức đúng về công tác văn thư
là trách nhiệm chung, chứ không phải là trách nhiệm của người làm công tác văn

thư. Từ đó có kế hoạch theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc nhân viên văn thư
hoàn thành tốt nhiệm vụ nhằm giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý
của mình. Xây dựng quy chế làm việc phổ biến, triển khai trong đơn vị, tạo liên
kết, phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên văn thư với các cá nhân, bộ phận trong
trường. Nhân viên văn thư phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân đối
với lãnh đạo, đối với nhà trường. Từ đó thực hiện nhiệm vụ một cách có trách
nhiệm, thể hiện tính kỷ luật trong công việc. Suy nghĩ, tìm tòi các biện pháp hữu
hiệu để nâng cao năng suất lao động.
Như vậy, thực hiện tốt giải pháp này, người lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến
lược, có cái nhìn sâu rộng, nhận thức được ý nghĩa to lớn của công tác văn thư, từ
đó không ngừng đề cao vai trò của người làm công tác văn thư.
3.2.2. Đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ
Đây là giải pháp mang tính lâu dài, có kế hoạch thực hiện theo từng giai đoạn
với nhiều hình thức khác nhau. Nhân viên văn thư là người phải có trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ và tay nghề vững vàng, có kỹ năng và thao tác tốt, chính
kỹ năng và thao tác là thước đo năng lực thực tế của người nhân viên văn thư

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-22
chính xác nhất. Bên cạnh hiểu biết về chuyên môn, nhân viên văn thư còn phải
biết thêm một số chuyên môn nghiệp vụ khác có liên quan để phục vụ cho công
việc của mình, để nâng cao tay nghề cho nhân viên văn thư, có các hình thức
đào tạo bồi dưỡng như sau:
Một là, tự học, tự bồi dưỡng, nhân viên văn thư phải tự trau dồi thêm kinh
nghiệm thông qua đồng nghiệp, thông qua tư liệu, tài liệu. Luôn tuân thủ theo pháp
luật của Nhà nước đã quy định về chuyên môn nghiệp vụ như Nghị định số
110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; … và một số văn bản khác của ngành.
Hai là, tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn hạn do Sở Giáo dục và Đào tạo An
Giang tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư.

Ba là, học các lớp chuyên ngành về công tác văn thư, trình độ trung cấp, cao
đẳng, đại học.
Ngoài ra, người nhân viên văn thư phải có kiến thức tin học nhất định đối với
nghiệp vụ văn phòng, biết sử dụng và khai thác thông tin trên internet.
3.2.3. Xây dựng quy chế văn thƣ, quy định chế độ trách nhiệm và tăng cƣờng
chế độ trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thƣ
Đây là công việc cần phải làm, phải xây dựng qui chế làm việc, có kế hoạch rõ
ràng, cụ thể, đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động của văn thư trong cơ
quan, qui định trách nhiệm cụ thể, xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong
nhà trường với công tác văn thư, phải có những qui đinh cụ thể từ khâu soạn thảo
văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu; tùy theo
cương vị và chức năng của mỗi người, thủ trưởng có thể phân công công việc và
qui định trách nhiệm cụ thể từng cá nhân.
Thủ trưởng có thể ủy quyền cho cấp phó ký duyệt một số văn bản thuộc
phạm vi lĩnh vực được phân công. Ví dụ như Phó Hiệu trưởng ngoài giờ phụ
trách công tác ngoài giờ và một số công tác khác, sẽ ký duyệt một số báo cáo
ngoài giờ, kế hoạch ngoài giờ, báo cáo cơ sở vật chất, báo cáo chủ nhiệm, báo
cáo nghề phổ thông, thư mời,… Phân công xử lý văn bản đến khi không có mặt
của thủ trưởng đơn vị.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-23
Xây dựng qui chế văn thư, phân công nhân viên văn thư trực tiếp làm một số
công việc như:
- Tiếp nhận toàn bộ văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ và
chuyển giao văn bản, trình báo cho thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền;
- Soạn thảo văn bản đi theo yêu cầu của thủ trưởng hoặc các bộ phận có liên quan,
hoặc xử lý văn bản đi của các bộ phận khác theo đúng qui định (về thể thức văn bản),
trình duyệt, ký, cho số, nhân bản ra đúng yêu cầu, sau đó ban hành văn bản.
Xây dựng qui chế hoạt động của công tác văn thư là trách nhiệm của lãnh

đạo trong công tác quản lý của mình, xây dựng qui chế tốt sẽ đưa công tác
này đi vào ổn định, nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tùy tiện
thiếu khoa học.
3.2.4. Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ
Đây là giải pháp cần thiết cho công tác văn thư, cần xác định đúng mức
nhu cầu về trang thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ tốt cho công tác văn thư.
Xây dựng phòng làm việc riêng (tách khối văn phòng riêng với phòng giáo
viên và phòng lãnh đạo); mua sắm trang thiết bị đầy đủ, máy móc hiện đại
(máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax), tủ để hồ sơ, nhất là
tủ để những con dấu của nhà trường được an toàn, bàn ghế làm việc đúng qui
cách để phục vụ cho nghiệp vụ văn thư, cải thiện môi trường làm việc, đẩy
mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (các máy tính
của văn phòng cần được kết nối mạng internet, mạng nội bộ). Từ đó nâng cao
được chất lượng công tác văn thư.
3.2.5. Công tác cán bộ và tổ chức thực hiện
Giải pháp này thể hiện năng lực của người lãnh đạo. Trong công tác cán bộ,
người lãnh đạo cần phải thấy được năng lực, sở trường, sở đoản của các cá nhân,
kết hợp với những qui định hiện hành của ngành để phân công công việc sao cho
hợp lí, đúng người, đúng việc, đem lại hiệu quả công tác cao nhất, đồng thời phù
hợp với qui mô của nhà trường.
Người lãnh đạo phải tạo mọi điều kiện cho nhân viên văn thư học tập, nâng cao
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện tốt các chính sách và đề cử nhân viên đi
học tập để nâng cao tay nghề, đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ mới.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-24
Do đó việc sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân viên làm công tác văn thư phải ổn
định, phải là người có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách
nhiệm trong công tác và ý thức tổ chức kỷ luật cao.
3.2.6. Chính sách hỗ trợ, khen thƣởng và xử lý vi phạm

Đây là giải pháp nhằm kích thích sự nhiệt tình và tinh thần làm việc của cán
bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường. Người lãnh đạo phải thực hiện tốt công tác
hỗ trợ, khen thưởng một cách thường xuyên, kịp thời và đúng lúc, từ đó thúc đẩy
sự nhiệt tình, tích cực, cố gắn phấn đấu trong công tác, mang lại hiệu quả công
việc cao. Có chế độ bồi dưỡng cho nhân viên văn phòng khi tiếp xúc với các
thiết bị như: máy vi tính, máy photocopy, các hồ sơ lưu trữ có xử lý thuốc chống
mối mọt, ẩm mốc,…
Bên cạnh khen thưởng cần phải phê bình, nhắc nhở, xử lý kỷ luật những nhân
viên không hoàn thành nhiệm vụ, chễnh mãng trong công việc, hoặc lợi dụng
nhiệm vụ của mình mà chiếm giữ hoặc làm sai trái những qui định của pháp
luật, của ngành, của cơ quan như: tiết lộ thông tin cơ quan, nội dung công văn
đến, công văn đi, thông tin mật khi chưa có sự cho phép của lãnh đạo, hoặc sử
dụng con dấu của trường mà làm những việc trái pháp luật, trái với qui định,
đóng vào những văn bản mà lãnh đạo không cho phép để thu vén cá nhân, làm
thiệt hại hoặc gây tổn hại đến uy tín của nhà trường. Tùy theo mức độ và tính
chất mà xử lý kỷ luật, nếu gây thiệt hại nặng phải bồi thường hoặc truy cứu trách
nhiệm hình sự theo qui định của pháp luật.
3.3. Kiến nghị.
Qua phân tích đánh giá thực trạng, mục tiêu và giải pháp, để làm tốt công tác văn
thư, tôi mạnh dạng đề ra một số kiến nghị sau:
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống chính sách, xem xét lại chế độ tiền lương cho
cán bộ làm công tác văn thư, xây dựng quy chế, qui định, hướng dẫn về công
tác văn thư;
- Thực hiện tốt, công bằng về công tác thi đua khen thưởng trong công tác hoạt
động của văn thư;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-25

- Đối với lãnh đạo đơn vị cần chú trọng đến công tác văn thư, nhất là công

tác cán bộ, công tác tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư; tăng cường nề
nếp, kỷ luật, kỹ cương, xây dựng qui chế hoạt động, qui định trách nhiệm của
văn thư trong nhà trường.
- Lãnh đạo nhà trường cần thường xuyên quan tâm đến công tác văn thư, đôn
đốc, chỉ đạo kịp thời, để nhân viên văn thư có trách nhiệm hơn về công tác của mình.
- Đối với cá nhân là nhân viên văn thư cần trau dồi thêm về chuyên môn, nghiệp
vụ, tự học tập, nghiên cứu các văn bản, các hướng dẫn, các qui định về công tác
văn thư, từ đó rèn luyện thêm kỹ năng, thao tác và thạo việc.
- Mua sắm trang thiết bị đầy đủ, xây dựng phòng làm việc riêng để phục vụ tốt
cho công tác văn thư, …
Tóm lại, công tác văn thư được quan tâm đúng mức, được đầu tư về con
người, trang thiết bị hiện đại, chế độ chính sách thỏa đáng, chế độ khen thưởng
hợp lý, sẽ có ý nghĩa thiết thực trong công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tế.