Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin được cảm ơn các thầy cô cũng như ban lãnh đạo của trường Đại
học Thương mại khoa Hệ thống thông tin kinh tế & Thương mại điện tử đã hết sức tạo
điều kiện cho em được học tập và làm việc tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật
HDL. Cùng với đó là sự giúp đỡ, sự chỉ bảo tận tình của giảng viên hướng dẫn Đinh Thị
Hà đã khơng ngại khó khăn về thời gian, địa lý, luôn luôn quan tâm sát sao và góp ý để
giúp em hồn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này.
Dưới đây em cũng xin được cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị, cô chú nhân viên
trong Công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL cùng ban lãnh đạo công ty đã tạo
mọi điều kiện để giúp em trong quá trình thực tập.
Trong q trình làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp, dù đã cố gắng và nỗ lực, song
em cũng gặp một vài khó khăn nhất định do hạn chế về kỹ năng, kiến thức nên bài viết
báo cáo khóa luận của em vẫn cịn những sai sót nhất định, rất kính mong được sự góp
ý, giúp đỡ của thầy cơ để bài viết được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn các quý thầy cô!
Trân trọng!
Hà Nội, ngày 7 tháng 4 năm 2021

i


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i
MỤC LỤC.................................................................................................................... ii
DANH MỤC TỪ VỰNG VIẾT TẮT.........................................................................iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ...........................................................v
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài...................................................................1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3

5. Kết cấu khóa luận....................................................................................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG.......................................................................4
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý bán hàng...............................................................4
1.1.1 Một số các khái niệm cơ bản...............................................................................4
1.1.2 Vai trị của hệ thống thơng tin quản lý bán hàng...............................................5
1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng..............6
1.2.1. Các phương pháp phân tích thiết kế..................................................................6
1.2.2. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng...........................7
1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu.........................................................................10
1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước:...................................................................10
1.3.2. Tình hình nghiên cứu ngồi nước:..................................................................11
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL................13
2.1 Giới thiệu về công ty............................................................................................13
2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh........................................................................13
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy cơng ty..........................................................................14
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây...........................16
2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công
ty .............................................................................................................................. 16
2.2.1 Cơ sở hạ tầng.....................................................................................................16

ii


2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại cơng ty cổ phần thương mại kỹ thuật
HDL............................................................................................................................ 19
2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty...............................21
2.3.1 Những thành công mang lại cho công ty khi ứng dụng CNTT........................21
2.3.2 Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng CNTT tại cơng ty............................23

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL.........................25
3.1 Mơ tả bài tốn......................................................................................................25
3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công Ty Cổ Phần Thương
Mại Kỹ Thuật HDL...................................................................................................26
3.2.1 Phân tích hệ thống.............................................................................................26
3.2.2 Phân tích hệ thống về chức năng......................................................................29
3.2.3 Thiết kế hệ thống về dữ liệu..............................................................................33
3.2.4 Thiết kế giao diện hệ thống...............................................................................35
3.2.5 Thiết kế hệ thống về giao diện...........................................................................40
3.2.6 Thiết kế module chức năng của hệ thống.........................................................41
3.3 Đề xuất và kiến nghị............................................................................................43
KẾT LUẬN................................................................................................................45
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................46

iii


DANH MỤC TỪ VỰNG VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

TỪ VIẾT TẮT
PTTK
HTTT

CNTT
CSDL
TP.HCM
NXB

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ
Phân tích thiết kế
Hệ thống thơng tin
Cơng nghệ thơng tin
Cơ sở dữ liệu
Thành phố Hồ Chí Minh
Nhà xuất bản

iv


DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Tên
Hình 2.1

Nội dung
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ

Bảng 2.2
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11

Hình 3.12
Hình 3.13
Hình 3.14
Hình 3.15
Hình 3.16
Hình 3.17
Hình 3.18
Hình 3.19
Hình 3.20
Hình 3.21

Thuật HDL
Doanh thu của cơng ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL
Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng giữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ chức năng quản lý khách hàng
Biểu đồ chức năng quản lý nhà cung cấp
Biểu đồ chức năng quản lý sản phẩm
Biểu đồ chức năng quản lý đơn hàng
Biểu đồ chức năng quản lý báo cáo thống kê
Mơ hình thực thể liên kết
Mơ hình quan hệ
Bảng nhà cung cấp
Bảng sản phẩm
Bảng đơn hàng
Bảng khách hàng
Bảng nhân viên
Bảng hoá đơn
Giao diện đăng nhập

Giao diện menu
Giao diện chức năng quản lý thông tin khách hàng
Giao diện chức năng quản lý nhập hàng
Giao diện chức năng quản lý vận đơn

v


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài
Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp với
một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm
được nhiều thời gian, cơng sức mà khơng mất đi sự chính xác, cịn làm cho cơng việc
được thuận lợi và phát triển lên rất nhiều. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt
trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Với việc tin học hóa mọi cơng
việc trong cơng ty, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thơng tin, một cách
nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.
Ở Việt Nam công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên
những bước phát triển vững chắc đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm
năng về lĩnh vực cơng nghệ thơng tin rất lớn. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh
như hiện nay việc tin học hoá trong các hoạt động mua bán hàng là rất cần thiết. Một
doanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường và khả năng đáp
ứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thì khơng
thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Trong nền kinh tế phát triển như hiện nay,
quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh. Chính
vì vậy việc ra đời những bài tốn quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là
một điều tất yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì việc quản lý thủ
cơng khơng cịn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý
theo phương pháp thủ công như: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng

được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo; không đồng bộ trong việc cập
nhật dẫn tới việc sai sót, quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố
chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngồi; lưu trữ thơng tin khó, khơng nhất
qn, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận; thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí
lớn; khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ không đáp ứng
được. Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và cơng sức để thống kê, phân tích đưa ra
thông tin phục vụ việc ra quyết định. Trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh
việc đầu tư cho một phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết. Phần mềm quản lý

1


bán hàng thực sự đem lại hiệu quả, nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát được mọi
biến đổi trong hoạt động của doanh nghiệp. Tiết kiệm được chi phí quản lý và thời
gian xử lý các giao dịch làm cho hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao.
Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL , với
những kết quả điều tra sơ bộ và tổng hợp phiếu điều tra, em nhận thấy vấn đề mà cơng
ty cần giải quyết đó là cần thiết thay đổi việc thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin liên
quan đến việc quản lý bán hàng theo phương pháp thủ công bằng phương pháp tin học
hóa. Vì thế, em đề xuất hướng đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán
hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL” để nâng cao hiệu quả kinh
doanh cho công ty.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh
doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh
doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thơng tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ
gìn thơng tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống
mới phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ
công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành
phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hố các chức năng có thể được thực hiện

trên máy tính.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của đề tài là:
- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
- Dựa trên cơ cấu quản lý của công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL,
phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về chủ thể nghiên cứu: công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL.
Về đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý bán hàng tại cơng ty và q trình
PTTK hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng.
Về nội dung: nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ
cơng tại cơng ty từ đó nắm rõ quy trình làm việc giữa các phịng ban để phân tích và

2


thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng khắc phục những bất cập của phương
pháp thủ công nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Về công cụ phân tích: sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD – Business
Function Diagram), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram), biểu đồ quan
hệ. Sử dụng hệ quản trị Microsoft 2016, SQLServer, ngôn ngữ java thiết kế giao diện.
4. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tin
tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thơng tin
hữu ích, khá chính xác và đa dạng.
Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thơng tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.
Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan
đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ
Thuật HDL. Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề
cần nghiên cứu một cách thực tế nhất.

Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc
nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,
phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng.
Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập
thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn.
5. Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như lời cảm ơn, phần mở đầu, mục lục, danh mục từ vựng viết
tắt, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về PTTK HTTT quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần
Thương Mại Kỹ Thuật HDL.
Nội dung: Đưa ra các khái niệm cơ bản về bán hàng, quản lý bán hàng, hệ thống
thơng tin và q trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng, phương
pháp PTTK hướng chức năng và tình hình nghiên cứu.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý
bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL.
Nội dung: Giới thiệu chung về cơng ty, phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý bán hàng tại cơng ty.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Cổ
Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL.
Nội dung chương này đề cập đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
cho công ty.
3


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1

Tổng quan về HTTT quản lý bán hàng

1.1.1 Một số các khái niệm cơ bản
a. Bán hàng
Bán hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Cho đến nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về bán hàng và
điều đó sẽ dẫn đến cách mô tả và giải quyết nội dung hoạt động bán hàng khác nhau. Một
trong các cách tiếp cận bán hàng được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tiếp cận bán hàng
với tư cách một khâu quan trọng, một bộ phận hữu cơ của quá trình kinh doanh.
Theo cách tiếp cận này thì: “Bán hàng là một khâu mang tính chất quyết định
trong hoạt động kinh doanh trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng
những nhu cầu hay ước muốn của người mua nhằm thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâu
dài của hai bên”. (Giáo trình Quản trị bán hàng – Nhà xuất bản thống kê).
b. Quản trị bán hàng
Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán
hàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực
hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng. Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kết
hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược cho
nhân viên bán hàng đến việc tuyển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả
công việc của nhân viên bán hàng. Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của
ngạch quản lý bán hàng có thể bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo
ngành hàng, quản lý theo khu vực hay giám sát mại vụ... và dù có mang tên gì đi
chăng nữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và
có trách nhiệm báo cáo cơng việc cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty như
giám đốc kinh doanh hay trưởng phòng mại vụ... Những người thuộc đội ngũ quản lý
lực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau
tùy thuộc vào quy mô và chiến lược của mỗi cơng ty tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm
vụ là xây dựng và phát triển lực lượng bán hàng cho cơng ty một cách tích cực và hiệu
quả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. (Giáo trình quản trị bán hàng - Đại học
Mở TP.HCM)

4


c. Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
Thông tin: Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phương
thức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bản
thân dữ liệu. Thơng tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê )
có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thơng tin có thể
bao gồm nhiều giá trị có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho một sự kiện,
hiện tượng trong một ngữ cảnh.
Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương
tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.
Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người,
máy móc, thơng tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý.
Hệ thống thơng tin: là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng
viễn thơng, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ
và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin hỗ trợ
việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm sốt các hoạt
động trong một tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin có thể là thủ cơng nếu dựa
vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ,… cịn hệ thống thơng tin hiện
đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị cơng nghệ khác.
(Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB Thống Kê).
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết
cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ
chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thơng tin
phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông
tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thơng tin có trong cơ sở dữ
liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ
sở dữ liệu để giữ cho các thơng tin ở đó ln phản ánh đúng thực trạng hiện thời của

doanh nghiệp (Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, NXB Đại học Quốc
gia Hà Nội).
1.1.2 Vai trò của hệ thống thơng tin quản lý bán hàng
Vai trị của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường công
tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý

5


bán hàng. Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian,
chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác.
Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thơng tin tức thời nhanh chóng về hàng
hoá: số lượng bán số lượng tồn kho,.... Bên cạnh đó, các thơng tin về khách hàng lưu
trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.
1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
1.2.1. Các phương pháp phân tích thiết kế
Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin,Trường cao đẳng nghề tỉnh
Bà Rịa Vũng Tàu thì phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát,
phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ
tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt
Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những
sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Các phương pháp hướng chức năng:
- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Techie) của Mỹ dựa theo
phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nó có hệ
thống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin
giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển
dữ liệu (Data Dictionary), ngơn ngữ mơ tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng
chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mơ hình chức năng của hệ thống.
- Phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Effort) của Pháp

dựa trên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thơng tin như mức quan
niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mơ hình.
- CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích và
thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.
Các phương pháp hướng đối tượng:
- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương
pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Phương pháp này yêu cầu
các phần mềm phải được mã hóa bằng ngơn ngữ lập trình ADA. Do vậy, phương pháp
này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà khơng hỗ trợ cho các tính năng kế
thừa và phân lớp.

6


- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mơ hình hóa
hệ thống thành các lớp. Các cơng việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và
chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các
thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD hỗ trợ cho các
khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.
- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem
là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng. Phương pháp này khắc phục được một
số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải.
Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển
hơn so với tiếp cận hướng chức năng. Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ
thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các
cơng cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng. Chính vì vậy cách tiếp cận này
vẫn chưa được phát triển rộng rãi. (Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng
tin,Trường cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu)
1.2.2. Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin theo hướng chức năng
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công
việc xác định. Với phương pháp này thì khơng cầu kỳ như một số phương pháp khác,
dễ áp dụng và mang lại hiệu quả cao.
Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thơng tin, đánh giá về hệ
thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó
khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thơng tin gồm có: phân
tích chức năng và phân tích dữ liệu.
Các cơng cụ dùng để mơ hình hố hệ thống thơng tin: Biểu đồ phân cấp chức
năng, biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các cơng
việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra
phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
+ Thành phần:

7


Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Ví dụ:

Quản lý khách hàng

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
Ví dụ:

Hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý khách hàng

Quản lý sản phẩm

Quản lý nhà cung cấp

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên
hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:
+

Bổ sung khiếm khuyết của mơ hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung

các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
+

Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+

Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
+

Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc

tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới. Nếu trong một chức năng khơng có thơng tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là

chức năng trong BLD.
Ví dụ:

Quản lý 
sản phẩm 

+

Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý

8


Ví dụ:
+

u cầu thơng tin

Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thơng tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức

năng sử dụng chúng.
Ví dụ:
+

Sản phẩm

Tác nhân ngồi: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngồi hệ thống

nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ
ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác

nhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm
của hệ thống.
Ví dụ:
+

Khách hàng

Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét

nhưng được trình bày ở một trang khác của mơ hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có
thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau
được chỉ ra nhờ ký hiệu này.
Ví dụ:

Nhà cung cấp

Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu:
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái qt nội dung chính của hệ
thống thơng tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn
là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Để mơ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.
Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau
mức 0 là mức i
Sơ đồ mức 0 là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Với mục đích mơ tả hệ thống
chi tiết hơn, sơ đồ mức 0 được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh với các tiến trình được trình
bày chính là các mục chức năng chính của hệ thống.

9

Sơ đồ mức i (i >= 1) là sơ đồ được phân rã từ sơ đồ mức i-1. Mỗi sơ đồ phân rã
mức sua chính là sự chi tiết hóa một tiến trình mức trước. Quá trình phân rã sẽ dừng
khi đạt được sơ đồ luồng dữ liệu sơ cấp (khi một tiến trình là một tính tốn hay thao
tác dữ liệu đơn giản, khi mỗi luồng dữ liệu không cần chia nhỏ hơn nữa.
Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các u cầu hệ thống về chức năng, về
dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương
pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống.
Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm
nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
Thiết kế vật lý là quá trình chuyển hóa mơ hình logic trừ tượng thành các bản
thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các
thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra
các thông tin cần thiết cho tổ chức.
Thiết kế hệ thống bao gồm:
+ Thiết kế kiến trúc hệ thống.
+ Thiết kế các modun chương tình.
+ Thiết kế giao diện chương trình.
+ Thiết kế các báo cáo.
+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Các giai đoạn thiết kế hệ thống:
- Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống
và mỗi quan hệ giữa chúng.
- Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả
mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng.
Thiết kế là việc áp dụng các công cụ phương pháp thủ tục để tạo ra mơ hình hệ
thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như
nó tồn tại trên thực tế sao chơ nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển
thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước:

Trên thực tế đã có rất nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có thể kể đến như:

10


+ Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống
thơng tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách
Khoa 4”, Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội. Đề
tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho
theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng,
lập báo cáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển
Công nghệ Bách Khoa 4 cơng cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám
sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thơng tin khách hàng
mua hàng của Công ty một cách hệ thống.
+ Trần Văn Mộc (2013), Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm
quản lý bán hàng nội thất của công ty F.GROUP ”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học
giao thông vận tải. Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ
đầy đủ thơng tin cần thiết góp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu
báo cáo, tổng hợp dữ liệu của người sử dụng. Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật
dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu
trên hầu hết các chức năng.
1.3.2. Tình hình nghiên cứu ngoài nước:
+ Bài báo “Avoiding project failure: It’s not rocket science” được Duncan
Haughey đăng trên trang projectsmart.uk năm 2014 có nghĩa là “tránh thất bại” . Bài
báo nói về hoạt động quản lý dự án và muốn hoạt động quản lý dự án được thành cơng
thì nhà quản trị cần tránh những điều gì. Theo bài báo, hoạt động quản lý dự án tuân
theo tiêu chí nhất định có kèm theo các giải pháp được viết ngắn gọn và súc tích theo ý
cá nhân của tác giả. Bài báo này mang đến nguồn thơng tin rất bổ ích cho các nhà quản
trị. Tuy nhiên bài báo chưa đề cập đến vấn đề làm thế nào để xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý dự án cho doanh nghiệp. Vấn đề này khá quan trọng và để đạt được

hiệu quả thì chúng ta cần phải áp dụng một cách phù hợp.
+

Chokgijgarn,

Paulpone

(1995),

Master

Project

“Analysis/Design

and

Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,
library.uis.edu. Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung bao
gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn
đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp.

11


Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu
tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả
trong và ngoài nước. Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương
mại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính
được đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết định, tăng doanh thu và khả năng

cạnh tranh. Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng
hóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh
vực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí
lực con người có hiệu quả như mong đợi. Trước những địi hỏi chung của thời điểm
mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng
cao chất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình
quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn.

12


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL
2.1 Giới thiệu về công ty
Với phương châm “CÙNG NHAU THÀNH CƠNG – SUCCESS TOGETHER”,
HDL mong muốn đóng góp vào sự thành công của khách hàng bằng các giải pháp, sản
phẩm và dịch vụ tối ưu, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của khách hàng dựa
trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp. HDL và toàn thể nhân viên
đồng hành, chia sẻ với đối tác để cùng hướng đến thành công. HDL luôn xem yếu tố
con người là trọng tâm trong sự phát triển của cơng ty và lấy chữ tín làm kim chỉ nam
cho hoạt động kinh doanh của mình. Giới thiệu chung về công ty:
- Tên Công ty: Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL.
(HDL ENGINEERING TRADING JOINT STOCK COMPANY (HDL.,JSC)).
- Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần
- Mã số thuế: 0105017321.
- Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Cầu Giấy
- Ngày cấp phép: 23/11/2010
- Trụ sở chính: Tầng 6, Tịa nhà Star Tower, số 68 Dương Đình Nghệ, phường
n Hịa, quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (024) 3683 0853 Fax: (024) 3683 0853 - Email:

- Văn phịng đại diện tại Hồ Chí Minh: Số 3B3 CC Phúc Yên, 33 Phan Huy Ích,
Phường 15, Q. Tân Bình, TP. HCM
Tel: (028) 6681 3862 Fax: (028) 6681 3862
- Giám đốc cơng ty: Dương Phóng Thiên
- SĐT: 0436830853
2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty:
Tư vấn, thiết kế và cung cấp sản phẩm IT, giải pháp IT và hạ tầng CNTT
Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, HDL có đầy đủ kinh nghiệm và
năng lực để tư vấn, thiết kế và cung cấp các sản phẩm và giải pháp CNTT.

13


Tư vấn, cung cấp các hệ thống đảm bảo nguồn trọng yếu (UPS): Hãng APC
Schneider, Legrand…
Trang bị, cung cấp triển khai các hệ thống thiết bị CNTT: Hệ thống máy chủ
Intel/Unix, máy trạm, Notebook, Scanner chuyên dụng, các hệ thống lưu trữ DAT,
NAS và SAN…
Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp tổng thể cho các hệ thống thơng tin:
Internet/Intranet, các mạng LAN, WAN, SAN, Ảo hóa và Cloud Computing…
Cung cấp các hệ thống an toàn cao: Data Center, Backup Online, Cluster,
Disaster Recovery, ...
Cung cấp các giải pháp nghiệp vụ về: an ninh, bảo mật, giám sát và
phòng/chống Virus
Phân phối, cung cấp các hệ thống và giải pháp phần mềm thương mại.
Hệ thống CSDL: Trong các hệ thống CNTT ngày nay thì trái tim hệ thống chính
là các CSDL, chính vì vậy ngay từ ngày đầu mới thành lập HDL đã xác định được tính
quan trọng đó nên đã có quan hệ đối tác với những nhà cung cấp hệ quản trị hàng đầu
thế giới như SQL Sever, Microsoft, HP, HPE, IBM,…

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

PHỊNG KD
DỰ ÁN

PHỊNG KD
PHÂN PHỐI

PHỊNG KỸ
THUẬT

14

P. KẾ
TỐN
TÀI
CHÍNH

PHỊNG HC
NHÂN SỰ


Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của cơng ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
 Hội đồng quản trị: quyết định những vấn đề quản lý công ty, hội đồng quản
trị có những quyền nhất định ví dụ như quyết định các vấn đề liên quan đến giá cổ

phần và trái phiếu được phát hành; các giải pháp phát triển hoạt động trung và nắng
hạn của công ty như: chiến lược phát triển hàng năm, mở rộng thị trường, các hoạt
động marketing, đổi mới công nghệ; các dự án đầu tư; việc thành lập thêm các công ty
con hoặc thêm chi nhánh; việc mua lại cổ phần của doanh nghiệp khác hay thành lập
tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị.
 Giám đốc điều hành: giám đốc điều hành chịu sự giám sát của Hội đồng
quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và
nhiệm vụ được giao.Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con
người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.
 Phòng KD Dự án và KD phân phối:Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho
Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Cơng ty (cho vay, bảo
lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn
thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào
bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiên
cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối
quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong
nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
 Phòng Kỹ thuật: Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức
năng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định
mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm
làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Kiểm tra, giám sát,
nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
 Phòng Kế Tốn Tài Chính: Là bộ phận có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt
động kinh doanh; chủ trì và phối hợp với các phịng có liên quan để lập kế hoạch kinh
doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực
hiện và trực tiếp quản lý cơng tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cho

15

lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát
việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán; nghiên cứu và đề xuất với Lãnh
đạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng
chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu
quả cao nhất.
 Phịng hành chính nhân sự: Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công
ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. - Các bộ phận
thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng,
phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
Tình hình doanh thu của cơng ty
(đơn vị: VNĐ)

Doanh thu
Giá vốn
Chi phí
Lợi nhuận
trước thuế
Lợi nhuận sau

2017

2018

2019

23,899,000,000
20,678,324,000
884,572,000

29,565,000,000
25,725,630,000
1,025,000,000

47,000,000,000
40,965,783,000
2,797,675,000

2,336,104,000

2,814,370,000

3,236,542,000

1,089,000,000
1,445,000,000
1,989,000,000
thuế
Bảng 2.2 : Doanh thu của cơng ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

Nhìn vào bảng kết quả ta thấy được doanh thu của công ty cổ phần thương mại
kỹ thuật HDL từ năm 2017 đến 2019 ở mức cao, doanh thu tăng đểu qua từng năm và
đặc biệt vượt trội ở năm 2019. Công ty đang ngày được tin tưởng về chất lượng sản
phẩm cũng như uy tín dịch vụ vì thế mà ngày càng có thêm nhiều nhà phân phối đến từ
nhiều tỉnh thành khác nhau muốn hợp tác.
2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của
cơng ty
2.2.1 Cơ sở hạ tầng.
Để có những sản phẩm có tính cạnh tranh cao đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường

và tình hình thực tại của doanh nghiệp đã đầu tư 1 số lượng lớn máy móc hiện đại.

16


Phần cứng
- Số máy tính chủ: 1 máy
- Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: 50 máy
- Số máy tính kết nối vào internet: 50 máy
- Số phịng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 5 phòng
- Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ: Windows xp, Window 7, Window 8
Công ty sử dụng mạng nội bộ để kết nối dữ liệu các thiết bị đầu cuối gồm máy
tính, máy chủ, máy in, … trong cơng ty. Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp
cho cơng ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề an tồn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị
có thể kết nối với nhau cũng như kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng. Ngồi ra,
cơng ty sử dụng nhiều lớp tường lửa nếu muốn truy cập wifi phải được sử chấp thuận
và được cung cấp mã số.
Chương trình phịng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall( Cứng và mềm),
antivirut(BKAV Pro, Kapersky), web antivirut(PC tools doctor ASD.Net), mail
antivirut( security Plus for Mdea, Symante dùng cho các máy cá nhân).
Phần mềm
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao nhu cầu của khách hàng cũng như đảm bảo
hoạt động kinh doanh sản xuất, công ty không ngừng đầu tư, áp dụng công nghệ, phần
mềm tốt nhất để đưa vào hoạt động. Các phần mềm ứng dụng công ty sử dụng đều dựa
trên nền tảng hệ điều hành Windows.
- Phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Bravo 7.
+ Phần mềm được phát triển bởi công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là công ty
chuyên sâu phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ
thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh.
+ Phần mềm Bravo 7 là giải pháp cho hoạt động quản lý tổng thể các hoạt động

và đơn hàng của doanh nghiệp. Phần mềm đã được cài đặt và đi vào hoạt động được
hơn 1 năm nay và đã mang lại lợi ích nhất định trong q trình quản lý của cơng ty.
- Phần mềm kế toán Misa MSE.NET
+ Được phát triển bởi công ty chuyên phát triển phần mềm Misa với hơn 20 năm
kinh nghiệm hoạt động với hàng loạt phần mềm ứng dụng được thiết kế và đưa vào sử

17


dụng từ phần mềm dành cho doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp cho đến
hộ kinh doanh cá thể cá nhân.
+ Là phần mềm đạt chuẩn quốc tế: ISO 9001:2008, CSA STAR, CMMi tích hợp
cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính - kế tốn
theo đúng thơng tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC. Phần mềm hỗ trợ quản lý
tài chính kế tốn trên các thiết bị di động. Ngồi ra cịn tích hợp trực tiếp các phần
mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, kết nối thẳng với Tổng cục Thuế.
- Chữ ký số VNPT-CA
+ VNPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số cơng cộng của Tập đồn Bưu chính
Viễn thông Việt Nam. Bộ TT&TT đã trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ
ký số công cộng cho Tập đồn Bưu chính Viễn thơng VNPT với đơn vị đại diện trực
tiếp thực hiện là Công ty VDC (ngày 15/9/2009). VNPT trở thành đơn vị đầu tiên được
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong
các hoạt động công cộng.
+ Thơng qua chữ ký số các doanh nghiệp hồn tồn có thể giảm bớt thời gian
chứng thực, an tồn, chính xác cao, đơn giản hóa giao dịch, loại bỏ các hoạt động thủ
công và lưu trữ giấy tờ.
+ Tại Việt Nam, chữ ký số đã xuất hiện khá lâu và đã được áp dụng rất nhiều
trong các đơn vị doanh nghiệp vừa và lớn. Các đơn vị cung cấp chữ ký số cũng rất đa
dạng với các cách thức nhằm đảm bảo an toàn bảo mật ngày càng được củng cố và
nâng cao.

Các phần mềm khác.
Công ty sử dụng hệ điều hành Windows với ưu điểm tích hợp cao, dễ sử dụng,
bảo mật tốt, hỗ trợ nhiều ứng dụng. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng thêm phần mềm văn
phòng như Microsoft Office, Unikey, Chrome, Firefox, IE, Winrar, Adobe reader.
Khơng những thế, ngồi những phần mềm đã được trình bày ở trên, để thực hiện tốt
các hoạt động trong cơng ty, cơng ty cịn tạo điều kiện để nhân viên sử dụng các phần
mềm như Zalo, SQL Server , …
Dữ liệu
Dữ liệu tùy vào phần mềm sử dụng mà được lưu trữ tại máy chủ hoặc máy trạm.
Với phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Bravo 7, dữ liệu được lưu trữ tại máy chủ.
18


Cơ sở dữ liệu SQL Server và các tài liệu, dữ liệu quan trọng cũng được doanh nghiệp
lưu trữ tại đây. Với các dữ liệu khác như tệp tin Word, Excel,… được lưu tại các máy
trạm của nhân viên. Với phần mềm Khai báo Hải quan ECUS thì dữ liệu ngồi việc
cho máy chủ Tổng cục Hải quan cịn được lưu trữ tại máy tính khai báo.
2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại cơng ty cổ phần thương mại kỹ
thuật HDL
Quy trình bán hàng hiện tại của cơng ty bao gồm 7 bước chính:
Bước 1: Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin về khách hàng
Đây là bước đầu tiên trong q trình bán hàng nhằm mục đích phát hiện ra các
khách hàng triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình, sàng
lọc những khách hàng khơng có nhiều triển vọng. Có rất nhiều cách thức để tìm kiếm
thơng tin, tuy nhiên thơng tin thường được phân thành hai loại: qua nguồn thông tin
nội bộ doanh nghiệp và qua nguồn thơng tin bên ngồi doanh nghiệp.
 Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: được lấy từ tạp chí, bản tin nội bộ, đồng
nghiệp, khách hàng hiện tại, nhà cung cấp, đối tác cung cấp, đối thủ cạnh tranh, mạng
lưới tồn cầu…
 Nguồn thơng tin bên ngồi doanh nghiệp: được lấy từ các phương tiện truyền

thơng, mối quan hệ cá nhân, họp, hội thảo, các sự kiện…
Bước 2: Xử lí thơng tin và tiếp cận khách hàng tiềm năng
Khách hàng tiềm năng là một cá nhân, một tổ chức có đủ tiềm lực tài chính và
khả năng đưa ra quyết định về việc mua sản phẩm, dịch vụ của người bán hàng. Hay
nói cách khác, khách hàng tiềm năng là người tích cực tìm kiếm những điều mà nhân
viên bán hàng tiếp thị. Họ cũng có một số hiểu biết nhất định vì họ đã trải qua hầu hết
quá trình suy nghĩ trước khi quyết định và biết mình muốn gì – hoặc ít nhất họ cũng có
khái niệm về cái mình đang mua. Nhóm khách hàng này mang lại ít giá trị trước mắt
nhưng có thể mang lại nhiều giá trị lớn cho doanh nghiệp trong tương lai. Khi tiến
hành xử lí thơng tin khách hàng, thì cơng ty sẽ có được cơ hội để biết và hiểu nhiều
hơn về khách hàng của mình. Nhờ sự hiểu biết đó, cơng ty có thể đưa ra những
phương pháp biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng mục tiêu-những khách
hàng có nhu cầu và sẵn sàng mua sản phẩm.

19


Chiến lược tiếp cận khách hàng tiềm năng là cực kì quan trọng đối với mọi
chương trình bán hàng hiệu quả bởi nó cân bằng những nỗ lực dài hạn được yêu cầu để
chuyển từ khách hàng bình thường sang khách hàng tiềm năng trong chu trình bán
hàng. Có 3 cách phổ biến để tiếp cận khách hàng tiềm năng:
 Tiếp cận thông qua hệ thống tra cứu trực tuyến.
 Tiếp cận thông qua danh bạ dưới dạng ấn bản và danh bạ trực tuyến.
 Tiếp cận thông qua báo, tạp chí, phương tiện truyền thơng đặc biệt.
Bước 3: Tiếp cận khách hang
Sau khi đã có được những thơng tin cần thiết về khách hàng tiềm năng, doanh
nghiệp cần thiết lập một cuộc hẹn với khách hàng. Nhân viên bán hàng cần biết cách
chào hỏi người mua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này, bao gồm biểu
hiện bề ngoài, những lời mở đầu và cách nhận xét trong câu chuyện. Bước này thành
cơng thì quy trình bán hàng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bạn đã thuyết phục

được 50% khách hàng mua hàng vì khách hàng chịu lắng nghe nhân viên bán hàng
nói, quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp bán.
Bước 4: Khám phá cơ hội
Để có thể tìm kiếm được cơ hội, cần phải có kĩ năng bán hàng tốt, đặc biệt là kĩ
năng đặt câu hỏi.
Nếu khéo dùng câu hỏi, nhân viên bán hàng sẽ khiến khách hàng đề nghị được sử
dụng sản phẩm/dịch vụ mà mình đang bán – thậm chí trước cả khi được giới thiệu.
Bên cạnh việc đặt câu hỏi để lấy thơng tin, thì sau khi có những thơng tin đó, người
bán hàng lập tức tiến hành phân loại nhóm khách hàng. Khách hàng thường được chia
ra thành 3 nhóm cơ bản sau:
 Nhóm khách hàng chủ động là những khách hàng đã đủ điều kiện để mua sản
phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, họ có nhu cầu rõ ràng.
 Nhóm khách hàng thụ động là những khách hàng hội tụ đủ điều kiện mua sản
phẩm dịch vụ nhưng chưa có nhu cầu rõ ràng.
 Nhóm khách hàng sẵn sàng mua là những khách hàng hội tụ đủ điều kiện tạo
thành cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp.
Bước 5: Phân tích nhu cầu khách hàng

20