Tài liệu Thủ tục đánh giá nội bộ ppt

THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ


1. Mục đích:

Thủ tục này được lập ra để thực hiện việc đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ,
để đảm bảo rằng việc áp dụng phù hợp với các Hệ thống quản lý tương ứng ở dạng văn
bản, đồng thời đảm bảo hệ thống này phù hợp, thích hợp và có hiệu quả để đạt được
mục tiêu và chính sách của Công ty.

2. Phạm vi:

Thủ tục này áp dụng cho tất cả các hoạt động đánh giá nội bộ và bao gồm cả quá
trình lập kế hoạch đánh giá, chương trình đánh giá, tiến hành đánh giá, lập báo cáo và
các theo dõi tiếp theo. Đại diện lãnh đạo chòu trách nhiệm kiểm soát quá trình này.

3. Đònh nghóa:

3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này theo các tiêu chuẩn tương ứng mà
Công ty áp dụng.

3.2 CáÙc từ viết tắt:

 ĐGV : Đánh giá viên
 KPH : Không phù hợp
 TBĐG : Trưởng ban đánh giá
 BQLHT : Ban quản lý hệ thống

4. Nội Dung:

4.1 Lưu đồ:









1
Người thực hiện Công việc Tài liệu/Biểu mẫu

ĐDLĐ
Ban đánh giá





ĐDLĐ






Ban đánh giá

ĐDLĐ
Ban đánh giá
Bp được đánh giá




Ban đánh giá
Bp được đánh giá




Ban đánh giá
Bp được đánh giá



Ban đánh giá
Bp được đánh giá


Ban đánh giá




Ban đánh giá

NV lưu trữ






- Lòch đánh giá






- Chương trình đánh giá






- Biểu kiểm tra

- Phiếu CAR







- Phiếu CAR mới










- Báo cáo đánh giá

§¸nh gi¸ hμnh
®éng kh¾c phơc
Ph¸t hμnh CAR
mơ
ù
i
§Ị xt hμnh ®éng
kh¾c phơc
Lòch đánh
g
iá
Phe
â
duyệt
Phª dut
Chn bÞ ®¸nh gi¸
Triển khai đánh giá
Thùc hiƯn ®¸nh gi¸
Sù viƯc
KPH
ViÕt b¸o c¸o KPH
Häp kÕt thóc
B¸o c¸o
KÕt qu¶ ®¸nh gi¸
Thùc hiƯn
hμnh ®éng kh¾c phơc

Hoμn tÊt ®¸nh gi¸
T×m nguyªn

nh©n
B¸o c¸o §DL§
không
Đồng ý
không
Yêu cầu đánh
g
iá
Báo cáo Tổn
g
|Giác đốc
Chương trình đánh giá

2
Xuyên suốt quá trình thực hiện, đánh giá các Hệ thống quản lý nội bộ của Công ty
là cuộc đánh giá độc lập dùng để thu thập các bằng chứng khách quan rằng các Chính
sách, Thủ tục hoặc các yêu cầu đang tồn tại được đáp ứng, bởi vì nó đánh giá tính hiệu
lực và hiệu quả của các Hệ thống quản lý tương ứng.

4.2 Nội dung:

4.2.1 Kế hoạch đánh giá:

Ít nhất một năm hai lần (hoặc do yêu cầu đột xuất), ĐDLĐ hoặc BQLHT lập kế hoạch
đánh giá nội bộ để xác đònh xem Hệ thống quản lý:

a/ Có phù hợp với các bố trí sắp xếp được hoạch đònh đối với các yêu cầu của tiêu
chuẩn này và với các yêu cầu của Hệ thống quản lý được Công ty thiết lập;
b/ Có được áp dụng một cách hiệu lực và được duy trì:
Kế hoạch đánh giá sau khi được lập sẽ trình BTGĐ Công ty (hoặc ĐDLĐ) xem

xét, phê duyệt và cho tiến hành thực hiện đánh giá.

4.2.2 Danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá:

Đại diện lãnh đạo sẽ lập danh sách đánh giá viên và thành phần tham gia đánh giá
bao gồm Trưởng đoàn đánh giá, chuyên gia bên ngoài (nếu cần) và các đánh giá viên
được chọn lựa phải qua các khoá huấn luyện đào tạo đánh giá nội bộ.

Đồng thời trước ngày đánh giá ít nhất 02 tuần Đại diện lãnh đạo cũng hoạch đònh
chương trình với thời gian trình tự để tiến hành đánh giá, nội dung bao gồm các mục tiêu
cần quan tâm:
 Tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình;
 Tính duy trì và tính phù hợp;
 Khả năng đáp ứng các quá trình;
 Các công cụ kỹ thuật thống kê;
 Phân tích các dữ liệu về chi phí quản lý Hệ thống;
 Mức độ chính xác và đầy đủ việc đo lường kết quả hoạt động;
 Sử dụng hiệu quả và hiệu lực các nguồn lực;
 Các hoạt động cải tiến;
 Mối quan hệ với các đơn vò, các bên quan tâm có liên quan.

TGĐ xem xét và phê duyệt danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá;
nếu không đồng ý thì Đại diện lãnh đạo sẽ thực hiện lại danh sách hoặc chương

3
trình đánh giá theo ý kiến phê duyệt, nếu TGĐ đồng ý thì cho tiến hành triển khai
thực hiện.

4.2.3 Chuẩn bò đánh giá:

Quá trình đánh giá nội bộ có vai trò như một công cụ quản lý để đánh
giá độc lập mọi quá trình hay hoạt động đã được dự kiến.

Để cho việc đánh giá được liên tục và đạt hiệu quả, Ban đánh giá và Bộ phận
được đánh giá cần phải chuẩn bò lòch đánh giá cũng như các tài liệu và hồ sơ có liên
quan như:
 Các tài liệu và các hồ sơ đã được thiết lập trước đó;
 Tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình;
 Kết quả của các đánh giá trước đó;
 Các chuẩn mực, phạm vi và phương pháp đánh giá.

4.2.4 Họp khai mạc:

Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh gia tổ chức cuộc họp khai mạc nhằm
thông qua các nội dung chương trình và phương pháp thực hiện đánh giá, thời gian
thực hiện đồng thời cũng giới thiệu thành phần đánh giá viên tham gia.

4.2.5 Thực hiện việc đánh giáù nội bộ:

a/ Để tiến hành đánh giá đạt kết quả tốt, Đoàn đánh giá và Bộ phận được
đánh giá trong quá trình thực hiện phải đảm bảo các yêu cầu như sau:
 Việc đánh giá phải phải bảo đảm tính khách quan và độc
lập;
 Thời gian tiến hành theo lòch đề ra phải đúng và không được
chậm trễ;
 Sử dụng các Tài liệu và Hồ sơ được thiết lập để vận hành có
hiệu lực và hiệu quả quá trình của tổ chức theo Tiêu chuẩn
và Luật đònh đã ban hành;
 Kiểm soát sự không phù hợp - tính đầy đủ và tính hiệu quả
của các quá trình và sản phẩm thật chính xác;

 Phân tích sự không phù hợp để phòng ngừa sau này.

b/ Căn cứ vào các mục tiêu đánh giá, Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh giá
sẽ


4
phân tích cụ thể được những sự việc không phù hợp:
 Nếu xác đònh và đồng ý sự việc không phù hợp, Đoàn đánh
giá và Bộ phận được đánh giá viết báo cáo sản phẩm hay
các quá trình không phù hợp;
 Ban đánh giá lập đề xuất hành động khắc phục và phát hành
phiếu CAR cho bộ phận được đánh giá thực hiện.

4.2.6 Họp kết thúc:

Đoàn đánh giá họp kết thúc quá trình đánh giá nội bộ sau khi xác
đònh hay không xác đònh sự việc không phù hợp của sản phẩm hoặc các quá trình đã được
xem xét, đồng thời thông báo các nội dung đã được đánh giá và đưa ra một số công việc
cần thiết để thực hiện tiếp theo quá trình đánh giá như hành động khắc phục và đánh giá
hành động khắc phục…

4.2.7 Báo cáo kết quả đánh giá:

Sau khi ghi nhận các kết quả đánh giá nội bộ của từng mục tiêu cụ
thể. Ban đánh giá sẽ lập báo cáo kết quả thu được trong quá trình tiến hành đánh giá và
trong báo cáo phải tường trình chi tiết những mục tiêu đã được đánh giá có:
 Phù hợp: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu qui đònh của Hệ thống
quản lý, luật đònh, hoạt động thực tế.
 Hay không phù hợp: Đáp ứng không đầy đủ các yếu tố nêu

trên.

Trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất những việc cần khắc phục, sửa lỗi trong thời gian
sớm nhất được qui đònh để loại bỏ kòp thời các nguyên nhân sự sai lỗi được phát hiện và
bổ sung ngay hay điều chỉnh các sự việc không phù hợp theo Hệ thống. Ngoài ra trong
báo cáo cũng nêu ra các bằng chứng về sự thực hiện tốt nhằm mục đích cung cấp các cơ
hội cho việc thừa nhận bởi lãnh đạo và khuyến khích mọi người.

4.2.8 Thực hiện hành động khắc phục:

 Thông qua đề xuất hành động khắc phục và phiếu CAR của Ban đánh
giá, Bộ phận được đánh giá sẽ tiến hành thực hiện hành động khắc phục;

 Hành động khắc phục cần được phân công người thực hiện phải qua lớp
đào tạo và tiến hành kiểm soát một cách hiệu lực và hiệu quả việc nhận
biết, cách ly, loại bỏ nguyên nhân và xử lý sự việc không phù hợp để ngăn
ngừa việc sử dụng không đúng mục đích cũng như ngăn ngừa sự tái diễn;

5

 Bộ phận được đánh giá sẽ ghi nhận lại sự không phù hợp với việc sử lý
hành động khắc phục nhằm giúp cho việc rút kinh nghiệm và cung cấp dữ
liệu cho các hoạt động phân tích và cải tiến sau này.

4.2.9 Đánh giá hành động khắc phục:

Ban đánh giá sẽ tiến hành đánh giá hành động khắc phục của Bộ phận
được đánh giá. Việc đánh giá hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của
sự không phù hợp gặp phải, đồng thời phải xem xét tín chính xác dựa vào:

 Nguồn thu thập thông tin để xác đònh hành động khắc phục
cần thiết;
 Việc xem xét không phù hợp;
 Việc xác đònh nguyên nhân của sự không phù hợp;
 Việc đánh giá cần có các hành động để đảm bảo rằng sự
không phù hợp không còn tái diễn.

Sau khi xác lập việc đánh giá hành động khắc phục:

a/ Nếu tìm ra nguyên nhân gốc rể mới đã gây ra sự không phù hợp, Ban
đánh giá sẽ phát hành “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục” mới
(CAR), đề nghò Bộ phận được đánh giá thực hiện hành động khắc phục
nguyên nhân được tìm;

b/ Nếu không đồng ý hành động đã được khắc phục và không tìm ra được
nguyên nhân khác để khắc phục sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ lập
báo cáo trình ĐDLĐ về tình trạng này để có hướng xử lý kòp thời cho
các quá trình bò sai lỗi;

c/ Nếu xác đònh đúng hành động đã được khắc phục của Bộ phận được đánh
giá, Ban đánh giá sẽ hoàn tất công tác đánh giá nội bộ.

4.2.10 Hoàn tất đánh giá:

Để hoàn tất các các bước thực hiện quá trình đánh giá, Ban đánh giá sẽ lập
hồ sơ bao gồm các văn bản có liên quan đã được ghi nhận từ bước đầu cho đến
bước sau cùng của quá trình đánh giá. Tất cả các văn bản phải có chữ ký xác lập
của các thành phần tham gia đánh giá và được báo cáo với ĐDLĐ sau khi hoàn tất
hồ sơ đánh giá nội bộ.

6

4.2.11 Lưu Hồ sơ:

Tất cả các văn bản trong suốt quá trình cho đến khi hoàn tất đánh giá nội
bộ phải được cập nhật liên tục và tập hợp vào bộ hồ sơ được nhân viên kiểm soát
lưu trữ và duy trì.

4.3 Yêu cầu về người đánh giá:

4.3.1 Đánh giá viên:

Là những nhân viên đã được đào tạo về “ Đánh Giá Nội Bộ theo Hệ thống tiêu
chuẩn tương ứng”. Đánh giá viên được BQLHT đề nghò và được ĐDLĐ phê duyệt cho
mỗi lần đánh giá.

4.3.2 Trưởng đoàn đánh giá:

Là nhân viên có chứng chỉ tốt nghiệp về “Đánh Giá Nội Bộ theo tiêu chuẩn Hệ
thống quản lý tương ứng”, được BQLHT đề nghò và ĐDLĐ phê duyệt cho mỗi lần đánh
giá. Trưởng Ban Đánh Gía chòu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo và theo dõi
hành động khắc phục sau đánh giá cho đến khi hoàn tất. Việc đánh giá được coi là kết
thúc khi Trưởng đoàn đánh giá và Trưởng bộ phận được đánh giá ký tên kết thúc vào
phiếu yêu cầu hành động khắc phục, đồng thời báo cáo đến ĐDLĐ.

5.Tài liệu tham khảo:

• Sổ tay chất lượng
• Sổ tay môi trường

6.Phụ Lục

Chương trình đánh giá nội bộ (mã số: 0016)
Phiếu ghi chép đánh giá viên. (mã số: 0017)
Lòch đánh giá (mã số: 0018)
Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ (mã số: 0020)
Câu hỏi đánh giá (mã số: 0117)





7