Tài liệu Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng docx

Trang: 1


THỦ TỤC TIẾP NHẬN VÀ BẢO QUẢN
TÀI SẢN KHÁCH HÀNG


1. Mục đích:

Đảm bảo tài sản của khách hàng luôn được bảo quản một cách tốt nhất theo qui
đònh của Công ty và theo yêu cầu của khách hàng. Qui đònh cách thức tiếp nhận
và bảo quản tài sản của khách hàng

2. Phạm vi:

- Áp dụng cho các loại nguyên phụ liệu, máy móc thiết bò của khách hàng
chuyển giao cho Công ty.
- Đối với các loại tài liệu thì áp dụng theo các qui đònh về bảo mật tài liệu của
Công ty.

3.
Đònh nghóa:

3.1 Các thuật ngữ trong thủ tục này áp dụng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000.

3.2 Các từ viết tắt:

- Ban Tổng Giám Đốc : BTGĐ
- Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ

4. Nội dung:

4.1 Nguyên phụ liệu:




Trang: 2
Người thực hiện Qui trình Tài liệu





Nhân viên kho


Nhân viên kho




Nhân viên kho
KCS

Nhân viên kho


nhân viên kho

Nhân viên kho


Thủ kho


Nhân viên kho


Thủ kho, nhân
viên kho

Nhân viên kho





Packing list


HDCV xuất nhập
kho , Packing list



Hướng dẫn kỹ thưật,
bảng màu.

HDCV xuất nhập
kho , bảng lưu kho

HDCV xuất nhập
kho

Thẻ kho


HDCV xuất nhập
kho


Phiếu xuất hàng

Bản thanh lý
nguyên phụ liệu
Yêu cầu tiếp nhận tài
sản khách hàng
Kiểm tra hồ sơ nhận hàng
Nhập kho và sắp xếp hàng hoá
Kiểm tra số lượng và chất
l
Nhận hàng
Báo cáo số lượng hàng nhập
Xuất hàng
Lưu ho
à
sơ
Kết thúc

Thanh lý và Lưu kho
Chuẩn b
ò
v
ò
trí
,
báo KCS
Báo BP Kế hoạch
Lưu HS, ghi thẻ bài, thẻ kho
Khách xử lý

Trang: 3




4.1 Nhận và kiểm tra Packing list:

Kho tiến hành sắp xếp lại khu vực để hàng hoá, dự kiến khu vực để hàng chuẩn bò nhập.
Tiến hành kiểm tra Packing list, trường hợp thấy các số liệu trong Packing list không rõ
ràng hoặc sai so với thông tin mà kho nhận được thì tiến hành báo cho Bộ phận Kế
hoạch biết.

4.2 Nhập hàng:

Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc hàng hoá đã nhập cảng, Bộ phận Xuất
nhập khẩu tiến hành nhận hàng theo hướng dẫn công việc xuất nhập khẩu.

4.3 Kiểm tra hàng hoá:

- Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác đònh số lượng theo
phương pháp đồng dạng.

- Kiểm tra chất lượng: theo hướng dẫn của Bộ phận kỹ thuật, khách hàng, theo
bảng màu gốc hoặc bảng màu được Bộ phận kỹ thuật xác nhận.

- Kiểm tra về qui cách: xác đònh khổ, chiều dài theo đúng tài liệu kỹ thuật, bảng
màu.

- Việc kiểm tra nguyên phụ liệu do KCS thực hiện, tuy nhiên trong quá trình nhập
xuất hàng thì khi phát hiện lỗi nhân viên kho phải để các nguyên phụ liệu bò lỗi
riêng, báo cho Thủ kho cùng với KCS xử lý. Khi có kết quả kiểm tra phải báo
ngay cho Bộ phận kế hoạch để báo khách hàng xử lý kòp thời.

4.4 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá:


Trang: 4
- Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu
kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.

- Phải có thẻ treo trên kệ để hàng hoá đối với mỗi mã hàng, loại nguyên phụ liệu,
màu, size; trên giá ghi rõ: tên mã hàng, màu, size, ngày nhập kho, tên nguyên
phụ liệu.

- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là
phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.

- Thủ kho chòu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ.

- Thủ kho chòu trách nhiệm làm thủ tục nhập kho, sắp xếp NVL, TP vào đúng nơi
qui đònh theo sơ đồ kho. NVL, TP lưu kho phải được đánh số mã hiệu ở trên bao
bì sản phẩm hoặc hộp carton hoặc ở vò trí thích hợp.

- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dòch chúng từ các vò
trí trong kho bãi.

- Việc kiểm tra kho đònh kỳ được thực hiện 06 Tháng một lần nhằm mục đích: xác
nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy
giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện

- Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho.

- Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và xử
lý theo thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp.

- Việc xuất nhập kho tuân theo qui đònh về việc xuất nhập nguyên liệu vật tư hàng
hóa. .
- Hàng hoá lưu kho phải theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) bằng cách
đánh số thứ tự hoặc ghi ngày nhập kho.

4.5 Lưu hồ sơ, ghi thẻ bài, ghi thẻ kho:

Trang: 5

- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho
việc tìm kiếm.

- Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã
hàng, màu, size, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hoá.

- Nhân viên kho tiến hành nhập số lượng vào thẻ kho, mỗi mã hàng có một thẻ
kho riêng, Thẻ kho phải thể hiện các yếu tố: mã hàng, khách hàng, tên hàng,
màu, size, số lượng cho mỗi màu, size.

- Thẻ kho được để trong các file riêng ghi chú rõ ràng tiện cho việc tìm kiếm.

4.5 Báo cáo số lượng:

- Kho tiến hành báo số lượng cho Bộ phận Kế hoạch, Kế toán bằng phiếu nhập
kho, khi giao phiếu nhập kho thì phải yêu cầu Bộ phận Kế hoạch, Kế toán ký
nhận là đã nhận phiếu.

- Phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng trên Packing list và số lượng thực tế, số
lượng hư, các lưu ý.

- Phiếu nhập kho phải được lập và chuyển chậm nhất 02 ngày kể từ lúc hàng bắt
đầu nhập kho.

4.7: Xuất hàng:

- Dựa theo phiếu xuất kho,kho tiến hành kiểm tra nội dung của phiếu xuất kho so
với bảng màu, số lượng, đònh mức (nếu cần), kích cỡ, size …. Nếu phát hiện thấy
có sai sót thì không xuất kho và báo cho Bộ phận phát hành phiếu biết ngay.

- Nhân viên kho chỉ được phát nguyên phụ liệu khi có phiếu xuất kho.

4.8 Thanh lý và lưu kho:

Trang: 6
- Nguyên phụ liệu , bán thành phẩm hư…. chưa thanh lý thì chưa được bán hoặc
chuyển giao đi nơi khác.

- Bộ phận kế hoạch có trách nhiệm làm thanh lý và chuyển phần nguyên phụ liệu,
bán thành phẩm… cho khách hàng một cách nhanh nhất sau khi đơn hàng sản
xuất xong.

- Dựa trên bảng thanh lý nguyên phụ liệu, kho tiến hành xuất trả lại cho khách
hàng phần nguyên phụ liệu của khách hàng theo phiếu xuất kho.

- Phần nguyên phụ liệu, bán thành phẩm còn lại thuộc công ty, kho sắp xếp vào
một khu vực riêng, có thẻ bài đánh dấu rõ ràng chờ quyết đònh xử lý của Bộ phận
kế hoạch.

4.2 Máy móc thiết bò:

- Bộ phận có nhu cầu máy móc, thiết bò (gọi chung là Bộ phận có nhu cầu) tiến
hành nhập và kiểm tra máy móc, thiết bò. Trường hợp phát hiện có sự sai sót thì
giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho khách hàng xử lý.

- Sau khi kiểm tra xong, Bộ phận có nhu cầu cùng Bộ phận bảo trì lập biên bản
kiểm tra máy móc. Biên bản kiểm tra được chuyển cho khách hàng 01 bản.

- Bộ phận bảo trì tiến hành lắp đặt máy móc và hướng dẫn cách sử dụng cho công
nhân.

- Trong quá trình sử dụng, Bộ phận bảo trì tiến hành kiểm tra, bảo trì theo Thủ tục

bảo trì thiết bò. Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu kiểm tra, bảo trì cao hơn
thì thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.

- Trong trường hợp phát hiện ra máy móc thiết bò bò hư hỏng thì Bộ phận sử dụng
phải thông báo ngay cho khách hàng được biết.


Trang: 7
- Khi sử dụng xong máy móc thiết bò thì Bộ phận sử dụng báo ngay cho khách
hàng, lập biên bản về tình trạng của máy móc, tiến hành các thủ tục thanh lý với
khách hàng.

5. Tài liệu tham khảo:

Sổ tay chất lượng
Thủ tục nhận biết và xác đònh nguồn gốc sản phẩm
Thẻ kho
Hướng dẫn công việc kho

6. Phụ lục: