Tài liệu Time: quản lý tốt là cả một nghệ thuật ppt

Time: quản lý tốt là cả một nghệ thuật







Cuộc sống bận rộn với hàng “núi” công việc đang chờ bạn mỗi ngày. Nếu không
tự tích lũy cho mình những kiến thức và kĩ năng cần thiết, làm thế nào bạn có thể
đạt được hiệu quả cao nhất? Có những lúc nhìn lại, bạn nhận ra rằng, có những
người thậm chí không làm gì cả, nhưng những gì họ đạt được luôn được ngợi ca.
Vậy họ là ai? Bằng cách nào họ làm được như vậy? Hãy hỏi họ và bạn sẽ nhận
được một câu trả lời rất đơn giản hãy học cách
quản lý thời gian.
Frederic LeCharron – chuyên gia tư vấn phần mềm và giải pháp tài chính cho các
nhà lãnh đạo trên toàn cầu đã đưa ra một cách quản lý thời gian hết sức thú vị.
Nghệ thuật đích thực của việc quản lý thời gian chính là việc KHÔNG làm gì cả.
Nghe có vẻ hoang đường, nhưng sự thật là như vậy.
Điên cuồng. Đó là từ mà bạn có thể nghe được nếu bạn giành một ngày với tôi và
hỏi những đồng nghiệp của tôi xem họ nghĩ gì về kế hoạch, lịch trình của họ.
Chúng tôi luôn đề cao những người thực hiện và những người khuấy động, luôn
ngợị ca sự thẳng thắn và những kế hoạch được định hướng rõ ràng. Tuy nhiên, hầu
hết mọi người vẫn dành phần lớn thời gian của họ tại văn phòng,
công sở và khi đã
quá mệt mỏi, cái nhìn của họ trở nên kém tích cực, không chủ động và kết quả là
họ sẽ phải thú nhận rằng mình không thể bắt kịp công việc được nữa.
Tuy nhiên, tôi cũng phải thú nhận một điều về bản thân mình: tôi có thể bắt kịp
mọi việc. Tôi có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn bất cứ ai. Sự thật là tôi là một người
làm việc ít nhất trong văn phòng và thật là nghịch lý khi hiệu quả công việc tôi đạt
được luôn tốt nhất có thể.

Vậy, bí quyết của tôi là gì?
Một trong những sở thích của tôi là luôn luôn thúc giục bản thân học hỏi. Một
ngày, tôi tự hỏi bản thân mình rằng: Cách nhanh nhất để học một điều gì đó là gì?
Và câu trả lời là KHÔNG học gì cả.
Đầu tiên, tôi nghĩ rằng đó là một câu trả lời rất hay về mặt lý thuyết nhưng chẳng
có một chút ứng dụng nào vào thực tế. Một vài tháng trôi qua, tôi chịu trách nhiệm
một dự án IT lớn. Áp lực công việc đến từ mọi phía (khách hàng, giám đốc,
chuyên viên thiết kế…). Có quá nhiều việc phải “LÀM”, và một cách khách quan
để nói thì không có cách nào để mọi thứ được làm, thậm chí làm 24 giờ một ngày
và 7 ngày một tuần.
Thực sự là tôi đang trong một tình huống “vĩ đại”, bởi vì thực sự không còn cách
nào để làm một điều gì đó nên bạn bị buộc không làm nó nữa. Và một điều kì diệu
đã xảy ra. Bạn nghĩ bạn phải làm một nhiệm vụ nào đó, bạn không làm. Và bạn
vẫn tồn tại. Bạn nhận thấy sự cần thiết của nhiệm vụ này chỉ đơn giản là một sự ảo
tưởng. Sau đó bạn tự hỏi liệu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thực hiện nhiệm vụ
tiếp theo. Một lần nữa, bạn chỉ thấy sự tưởng tượng. Nhanh chóng bạn tự hỏi làm
thế nào để thành công trong việc giành quá nhiều công sức vào những việc không
mấy quan trọng. Và bạn lại thưởng thức khoảng thời gian rảnh rỗi của mình.
Chỉ làm những việc thực sự cần thiết thì tốt
hơn là làm đủ mọi việc (khi đó bạn cần phải
làm tốt hơn những người khác hoặc ít nhất thì
bạn cũng được người khác đánh giá như vậy,
và điều đó nằm ngoài nội dung của bài báo
này).
Sau đây là những câu hỏi quan trọng bạn
cần sử dụng:

Trước khi làm một điều gì đó, hãy hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn
không làm nó. Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một
thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những
cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc
sống.
Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế
tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng
được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công
việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”
Nếu không ai có thể thực hiện nhiện vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất
để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi
quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những
người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ?”
Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy
khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành môt thói quen.
Những người cầu toàn (bản thân tôi cũng đã từng như vậy) sẽ có một khoảng thời
gian khó khăn với vấn đề này. Cho đến khi họ có thể nhìn thấy những lợi ích nó
đem lại trong cuộc sống của họ. Hãy tin vào tôi. Không có cảm giác nào giống cái
cảm giác của việc chẳng làm gì cả và được ngợi ca về chính điều đó!