Bài giảng Kỹ năng ra quyết định quản trị

KỸ NĂNG
RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

02/12/22

TS Trương Quang Dũng

1


I. KỸ NĂNG
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

02/12/22

TS Trương Quang Dũng

2


1. VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ

1.1. Vấn đề là gì?
Sự khác biệt giữa tình trạng mong đợi và tình trạng hiện tại
 Nhận thức về một sự khơng hoàn hảo của hiện tại với niềm
tin về khả năng làm cho nó tốt hơn trong tương lai.
Khi có một vấn đề nào đó xảy ra, ta thường phân vân
khơng biết giải quyết theo hướng nào.


1. VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ
1.2. CÁC LOẠI VẤN ĐỀ


VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN

Được xác định rõ ràng
Lặp đi lặp lại
Có một nguyên nhân duy nhất
Có thể đánh giá được ảnh hưởng của nó đối với vấn đề
Giải pháp được quy định


VẤN ĐỀ PHỨC TẠP

Không được xác định rõ ràng
Mới lạ
Có nhiều nguyên nhân
Có nhiều giải pháp có thể


2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.1. Giải pháp
2.1.1. K/niệm
 Giải pháp là xử lý một vấn đề làm cho vấn đề không tồn tại
nữa
 Giải pháp là xử lý một vấn đề sao cho đạt được mục tiêu của
vấn đề đó sau khi xử lý.
Giải pháp bao gồm: Giải pháp chặn đứng và giải pháp xử
lý.

2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.1.2. Giải pháp chặn đứng
Ngăn ngừa: Không cho vấn đề xảy ra hoặc tái diễn.
- Loại trừ: Giải quyết vấn đề một lần cho dứt điểm.
- Giảm thiểu: Giảm thiểu mức độ nghiêm trọng của vấn đề
-


2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.1.3. Giải pháp xử lý
-

Tập trung vào hệ quả của vấn đề
Xử lý: Sửa chữa thiệt hại do vấn đề gây ra. Có ý nghĩa bổ sung
cho giải pháp loại trừ hay giảm thiểu
Chấp nhận: Chấp nhận hậu quả của vấn đề và làm quen với
nó.
Tái định hướng: Vấn đề được lái theo hướng khác. Thực chất
là tìm xem vấn đề có ưu điểm gì khơng và tận dụng ưu điểm đó


2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.2. Sáng tạo
2.2.1. K/n
- Một khả năng: Khả năng tưởng tượng hay sáng chế ra cái mới.
- Một thái độ: Khả năng chấp nhận những cái mới và thay đổi.
- Một quá trình: liên tục cải tiến ý tưởng và giải pháp

2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.2.2. Mơ hình sáng tạo
-

Chuẩn bị: Thu thập thông tin, tập trung vào vấn đề
Ấp ủ: Suy ngẫm về vấn đề, đôi khi vô thức.
Tia chớp sáng kiến: tại 1 thời điểm bất kỳ trong giai đoạn ấp ủ
có thể nảy sinh ý nghĩ độc đáo
Kiểm tra: những tia chớp sáng kiến chỉ là ý tưởng ban đầu nên
cần được kiểm tra đánh giá


2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.2.2. Mơ hình sáng tạo

Kiểm tra
Tia chớp
sáng
kiến

Chuẩn bị

Ấp ủ


2. GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO
2.2.3. Phương pháp sáng tạo
-

Tiến hóa: Cải tiến những cái đã có từ trước
Tổng hợp: 2 hay nhiều ý tưởng được kết hợp lại thành ý tưởng
mới.
Cách mạng: Ý tưởng hoàn toàn mới so với cũ
Áp dụng lại: nhìn cái cũ theo một cách mới (công dụng mới)
Chuyển hướng: chuyển sự chú ý từ mặt này sang mặt khác của
vấn đề (khi một cách giải quyết vấn đề không hiệu quả, chuyển
qua cách khác)


3. GiẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

Là giải quyết “khoảng cách” giữa tình trạng hiện
tại và tình trạng mong đợi
Một số vần đề sau khi giải quyết xong sẽ biến
mất nhưng một số vấn đề vẫn còn tồn tại nên phải
giải quyết tiếp


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.1.Nhận biết vấn đề
 Tìm hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề để tránh dẫn đến cách
giải quyết sai lệch.
Việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng,
chứ khơng trị được bệnh, đơi khi “tiền mất, tật mang”.
 Cần dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên
quan vấn đề cần giải quyết.

02/12/22

13


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.1.Nhận biết vấn đề
Lưu ý:
Hiện nay, mọi người cảm thấy mình phải đối phó với
cả “núi” thơng tin và họ phải “đãi cát tìm vàng”
Trên thực tế, hầu như mọi vấn đề đều được đưa ra
trong tình trạng thơng tin khơng hồn hảo.

02/12/22

14


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
* Nguồn thơng tin
Cấp trên
trực tiếp
Thành viên
trong nhóm
Cơ sở dữ liệu máy tính
bên ngồi
Các ấn phẩm
chính thức

Các giám đốc và
các cấp quản lý

Các nguồn
thơng tin có
thể hữu ích

Thư viện và DV
cung cấp thơng tin

Tài liệu
nội bộ
Thông tin
quản lý nội bộ
Các chuyên gia
trong doanh nghiệp
Khách hàng và
các nhà cung cấp


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
* Chất lượng thơng tin
Cần phải thận trọng với những thông tin dùng làm cơ
sở để giải quyết các vấn đề lớn.
Danh mục kiểm tra chất lượng thơng tin:
- Thơng tin đó có phù hợp khơng?
- Có đáng tin cậy và chính xác khơng? (ai cung cấp, có
dấu hiệu biến dạng, bằng chứng hậu thuẫn…)
- Có đầy đủ khơng? (các lĩnh vực chính, đủ các chi tiết…)

02/12/22

16

4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.1. Xác định vấn đề
-

Vấn đề là gì? Có nhiều khía cạnh khơng? Nếu có chúng
là gì? Nên viết thành bảng mô tả.

-

So sánh sự khác nhau giữa định hướng giải quyết vấn đề.
VD: nên cải tiến kiểu dáng hay tăng độ bền SP…

02/12/22

Tổng quan

17


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.1. Xác định vấn đề
Tình huống:
Liên cảm giác phịng kế tốn mình phụ trách xử lý hóa
đơn lâu hơn trước. Liên định tìm hiểu kỹ nhưng bận họp
hành, giải quyết khiếu nại… khiến cô chưa làm được.
Một hôm, nhân viên thân cận trình bày với cơ: khối

lượng cơng việc đã tăng hơn 20%, mọi người phàn nàn
nhiều, đề nghị cô tuyển thêm người…
02/12/22

18


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Vấn đề: Giảm khối lượng cơng việc. Tóm tắt:
- Thời điểm phát sinh vấn đề
- Những người liên quan: cấp trên nghĩ rằng phòng kế tốn
vẫn đảm đương tốt cơng việc, nhân viên (Liên bị giảm uy
tín trước nhân viên)
- Hậu quả nếu khơng giải quyết
- Những gì cản trở khi giải quyết vấn đề này
- Những thông tin khác….

02/12/22

19


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.2. Làm rõ vấn đề
-

Định nghĩa các thuật ngữ chính của vấn đề. Nên làm rõ
bất kỳ điều gì cịn mập mờ hoặc không chắc chắn. VD:
cải tiến công việc…

-

Đề ra các giả định cho vấn đề và mô tả cách thức đi đến
giải pháp. VD: sau cải tiến… doanh thu sẽ tăng…

-

Thu thập thông tin cần thiết: gồm cả thông tin liên quan
đến phương pháp giải quyết…

02/12/22

20


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.3. Giải thích vấn đề
-

Thảo luận vấn đề với người khác: Giúp có thêm thơng tin
và ý tưởng …

-

Nhìn vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau: quan điểm,
cách tiếp cận khác nhau…

-

Đưa ra nhiều câu hỏi tại sao: tìm ra những định nghĩa,
phương án khác nhau…

02/12/22

21


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.4. Xác định và phân tích nguyên nhân
-

Xác định các ngun nhân có thể có: Tìm tất cả ngun
nhân, sau đó chọn những ngun nhân có khả năng…

-

Tìm ra ngun nhân thực sự: nguyên nhân có khả năng
nhất

02/12/22

22


Liệt kê tất cả các yếu tố ảnh hưởng2 đến việc ra quyết định BẰNGPHƯƠNG PHÁP “SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ”
un g
s

ổ
B
3.
un
g
n
g
Nhữn phụ
nhân

Nhữ
ng n
nhân gu
chín n
h

vấn
đề

1. Đặt

4. Bóc

tách
từng lớp
vấn đề nhỏ

ng
ữ
h

n
h
n
ị
y
đ
ả
c
x
á
ễ
X
d
5.
n
â
h
n
ên
nguy a nhất
r

6.Kiểm
tra lại ,
sắp xếp
thứ tự


Bao bì
Kiểu dáng

V/đ: Doanh
thu giảm

Quảng cáo,
khuyến mãi

Sản
phẩm

Nơi đăng

Chủng loại

Chi phí

Chất lượng

Số lần

Hình thức

Đến từ đâu

Thái độ
Kỹ năng

Cách x/ nhập

Giám sát

Trực tiếp/Gtiếp

Động viên
khuyến khích

Nhân viên

Ngầm/C khai

Đối
thủ


4. TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4.2. Phát biểu vấn đề
4.2.5. Đặt vấn đề vào bối cảnh thực
-

Lịch sử của vấn đề như thế nào?

-

Xác định lĩnh vực của vấn đề: ai, cái gì có liên quan, tồn
cơ quan hay bộ phận…

-

Môi trường của vấn đề như thế nào: bối cảnh xung
quanh, có yếu tố nào làm trầm trọng thêm…

-

Xác định các ràng buộc: nguyên tắc, quyền hạn…

02/12/22

25