BÀI GIẢNG tổ CHỨC CÔNG tác CHỨNG từ kế TOÁN

KẾ TỐN TÀI CHÍNH A3

TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

1


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.1 – KHÁI NIỆM
Theo Điều 4, khoản 7 Luật kế toán: "Chứng từ kế toán là những
giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán". .
Sự cần thiết của chứng từ kế tốn.
• Mọi Nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ kèm theo.
• Là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý.
• Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

2

TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.2 – TÁC DỤNG.
• Khởi điểm của tổ chức cơng tác kế tốn và xây dựng hệ thống
kiểm sốt nội bộ của đơn vị.
• Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hồn
thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ
• Căn cứ để kế tốn ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
• Ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về
nghiệp vụ phát sinh.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

3


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.1 - Theo vật mang tin
Chứng từ có thể phân biệt thành hai loại: Chứng từ bằng giấy và
chứng từ điện tử.
Chứng từ bằng giấy là những chứng từ mà các nội dung của nó
được lưu giữ trên vật liệu làm bằng giấy.
Chứng từ điện tử, thông tin được mã hoá và lưu giữ trên vật
mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

4


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.2 – Theo cơng dụng
Chứng từ có thể phân loại thành hai loại: chứng từ gốc và chứng
từ ghi sổ.

Chứng từ gốc
là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, là chứng từ xuất hiện đầu tiên và có giá trị pháp lý quan
trọng nhất.
Ví dụ như Hố đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu
thu, Phiếu chi, ...

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

5

TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.2 – Theo công dụng
Chứng từ gốc được chia thành hai loại:
Chứng từ mệnh lệnh: Để thực hiện Nghiệp vụ kinh tế: Lệnh chi,
đề nghị/quyết định mua sắm,.. Chưa là cơ sở để ghi sổ kế toán
Chứng từ chấp hành: Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh/hoàn thành: Phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho,.. Là cơ sở
để ghi sổ kế tốn.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

6


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
Chứng từ ghi sổ
là những chứng từ được lập căn cứ vào chứng từ gốc dùng
để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung
nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế tốn ghi chép số liệu vào sổ kế
tốn.
Chứng từ ghi sổ khơng có giá trị pháp lý như chứng từ gốc.
Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

7


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
Chứng từ ghi sổ bao gồm một số yếu tố sau:
- Số và ngày lập chứng từ ghi sổ.
- Nội dung tóm tắt nghiệp vụ tổng hợp từ các chứng từ gốc.
- Số tiền phải ghi vào từng tài khoản đối ứng.
- Số lượng chứng từ gốc đính kèm.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

8


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.3 – Theo tính chất pháp lý

Chứng từ bắt buộc: là Chứng từ Kế Toán phản ánh các quan hệ
kinh tế giữa các Pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ.
Đặc điểm:
* Mang tính chất phổ biến.
* Tiêu chuẩn hóa về hình thức và nội dung. Được áp dụng
thống nhất áp dụng.
Bao gồm: Các loại hóa đơn; Phiếu thu/chi; Phiếu nhập/xuất kho;
Thẻ kho; Biên bản bàn giao TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý
TSCĐ; B.bản kiểm kê;…
30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

9


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.3 – Theo tính chất pháp lý
Chứng từ hướng dẫn: là Chứng từ Kế Toán sử dụng trong nội
bộ các doanh nghiệp.
Bao gồm: Phiếu xác nhận SP hoàn thành; B.bản sửa chữa TSCĐ;
Phiếu xuất vật tư theo định mức; …

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

10


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3 – Phân loại Chứng từ.
2.3.4 – Theo nội dung kinh tế.
Chứng từ được phân thành năm nhóm chỉ tiêu chứng từ sau đây:
- Chỉ tiêu chứng từ về lao động tiền lương, như Bảng chấm công.
- Chỉ tiêu chứng từ về hàng tồn kho, như Phiếu xuất kho.
- Chỉ tiêu chứng từ về tiền tệ, như Phiếu thu.
- Chỉ tiêu chứng từ về bán hàng, như Thẻ quầy hàng.
- Chỉ tiêu chứng từ về TSCĐ, như Biên bản giao, nhận TSCĐ.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

11


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.4 - NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
2.4.1 – Nội dung quy định trong Chứng từ kế toán.
Theo điều 17 của Luật Kế toán, một chứng từ kế toán phải đảm
bảo có đầy đủ các yếu tố sau:

• Tên gọi của chứng từ
• Số hiệu của chứng từ
• Tên gọi, đ/chỉ của nơi lập C.từ
• Tên gọi, đ/chỉ của nơi nhận C.từ

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

12


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.4 - NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
2.4.1 – Nội dung quy định trong Chứng từ kế tốn.
• Nội dung Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Các chỉ tiêu về số lượng, giá trị.
• Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính
xác của Nghiệp vụ. Những c.từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa
các Pháp nhân phải có chử ký của KTT, Người phê duyệt, dấu
của đơn vị.
Chứng từ là khởi điểm của công tác Kế toán và là cơ sở để
ghi sổ kế toán.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC

CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

13


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
HỆ THỐNG CHỨNG TỪ.
Hệ thống chứng từ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp bao gồm
các chỉ tiêu:
Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu Nhập/xuất;..
Chỉ tiêu bán hàng: Hóa đơn (VAT/thơng thường; PXK kiêm
V/c nội bộ;..)
Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu/chi; Biên lai thu tiền;..
Chỉ tiêu TSCĐ: B/bản bàn giao/thanh lý/kiểm kê/đánh giá;..

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

14


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Đơn vị
Bộ phận

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày ...... tháng ...... năm .......
Nợ : ....................
Số : ........................................
Có : ....................
- Họ và tên người giao : ...............................................................................................................
- Theo ............................số ..................ngày............tháng............năm............của.......................
- Nhập tại kho : ............................................................................................................................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Mã số

Đơn vị
tính

A

B

C

D

Số lượng
Theo
chứng từ

Thực
nhập

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

Cộng

X
X
X
X
X
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ) :...................................................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo : .............................................................................................
Ngày
tháng
năm
Người lập biểu Người nhận hàng
Thủ kho
Kế toán trưởng

(Ký, họ & tên)
(Ký, họ & tên)
(Ký, họ & tên)
(hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, họ & tên)
Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
30/03/2013

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

15


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Đơn vị
Bộ phận

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày ...... tháng ...... năm .......
Nợ : ....................
Số : ........................................
Có : ....................
-Họ và tên người nhận hàng : ...............................................................................................................
-Lý do xuất kho:
- Theo ............................số ..................ngày............tháng............năm............của.......................
- Xuất tại kho : ............................................................................................................................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Mã số

Đơn vị
tính

A

B

C

D

Cộng

Số lượng
Theo
chứng từ

Thực
nhập

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

X
X
X
X
X
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ) :...................................................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo : .............................................................................................
Ngày
tháng
năm
Người lập biểu Người nhận hàng
Thủ kho
Kế toán trưởng
(Ký, họ & tên)
(Ký, họ & tên)
(Ký,
họ & tên)
(hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
30/03/2013
16
(Ký, họ & tên)
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Đơn vị: .............................................
Bộ phận: ...........................................

Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU

Quyển số: .................
Ngày ...... tháng ...... năm .........
Số: .......................
Nợ: .........................
Có: ..........................
Họ tên người nộp tiền: ..........................................................................................................
Địa chỉ:...................................................................................................................................
Lí do nộp:...............................................................................................................................
Số tiền: ............................(Viết bằng chữ).............................................................................
................................................................................................................................................
Kèm theo: …... chứng từ gốc
Ngày ...... tháng ...... năm .........
Giám đốc
phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu)

30/03/2013

Kế tốn trưởng
(Ký, họ tên)

Người nộp tiền
(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

Ký, họ tên)

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

Người lập
(Ký, họ tên)

17


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Đơn vị: .............................................
Bộ phận: ...........................................

Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI

Quyển số: .................
Ngày ...... tháng ...... năm .........
Số: .......................
Nợ: .........................
Có: ..........................
Họ tên người nhận tiền: ..........................................................................................................
Địa chỉ:...................................................................................................................................
Lí do nhận:...............................................................................................................................
Số tiền: ............................(Viết bằng chữ).............................................................................
................................................................................................................................................
Kèm theo: …... chứng từ gốc
Ngày ...... tháng ...... năm .........
Giám đốc
lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu)

30/03/2013

Kế tốn trưởng
(Ký, họ tên)

Người nhận tiền
(Ký, họ tên)

Ký, họ tên)

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

Thủ quỹ

Người
(Ký, họ tên)

18


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.4.2 – NGUN TẮC LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Những quy định phải tuân thủ khi lập chứng từ:
• Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên theo quy định và nội
dung các liên phải giống nhau cho mỗi loại nghiệp vụ kinh tế.
• Chứng từ kế tốn khi gửi cho bên ngồi phải được đóng dấu
của đơn vị kế tốn.
• Người lập, người ký duyệt và những cá nhân ký tên trên chứng
từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn.
• Chứng từ kế tốn điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo
quy định
30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

19


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN

2.4.3 – TRÌNH TỰ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Kiểm tra chứng từ
• Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh
trên chứng từ.
• Tính hợp pháp, hợp lệ trên chứng từ
Hợp pháp: Theo mẫu quy định; ghi chép đúng nội dung,
bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ đó
khơng vi phạm pháp luật; có đầy đủ chữ ký của người chịu
trách nhiệm và dấu của đơn vị về các hoạt động kinh tế.
30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

20


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.4.3 – TRÌNH TỰ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Kiểm tra chứng từ
Hợp lệ: Ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu

thức và theo quy định phương pháp lập chứng từ
• Tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ.
• Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ: người
kiểm tra, người phê duyệt,..

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

21


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Hồn chỉnh chứng từ
Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh
một số nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế
tốn được nhanh chóng và chính xác. Hồn chỉnh
chứng từ bao gồm một số mặt:
- Ghi giá cho những chứng từ chưa có giá tiền theo
đúng ngun tắc tính giá theo quy định hiện hành.
- Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế,
từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ.
30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

22


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Tổ chức ln chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận trong đơn vị song

cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận
kế toán để phản ánh vào sổ kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể
của từng loại chứng từ:
• Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào?
• Bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế tốn, thời
gian hịan thành nhiệm vụ đó?
• Bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ.

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

23


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Bảo quản/lưu trữ tài liệu kế tốn (theo điều 40 Luật
Kế tốn)
• Tài liệu dùng để điều hành, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và

lập báo cáo tài chính: Tối thiểu 5 năm kể từ khi kết thúc kỳ kế toán
năm (Phiếu thu/chi; nhập/xuất kho;..)
• Chứng từ kế tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài
chính: Tối thiểu 10 năm kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm (các
bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo
tài chính tháng/q/năm, và các tài liệu khác có liên quan đến việc
ghi sổ kế tốn và lập BCTC)

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - 201027

24


TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Bảo quản/lưu trữ tài liệu kế tốn (theo điều 40 Luật
Kế tốn)
•Tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa về an ninh, quốc
phòng,..lưu trữ trên 10 năm. Do người đại diện theo Pháp luật
của đơn vị kế toán quyết định

30/03/2013

Chương 2- TỔ CHỨC CƠNG TÁC
CHỨNG TỪ KẾ TỐN - 201027

25