Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
A.Lời mở đầu:
Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát đợc
toán bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp
ứng đợc nhu cầu của những ngời quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức, phân
loại, luân chuyển chứng từ phải đợc thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay nói một
cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn đợc đặt lên hàng đầu.
Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hớng dẫn,
không bắt buộc. Nhng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra đời, tạo ra
cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc trao đổi
thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp đợc dễ và minh
bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng từ kế toán đã đạt
đợc những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt động hiệu quả.
Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trờng, đặc biệt là sự phát
triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý
nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các
nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán
sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của
chứng từ qua các khâu nh thế nào là hợp lý v.v là những câu hỏi luôn đợc
đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ để
đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính vì
những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứuđề tài : Hoàn thiện tổ chức hệ
thống chứng từ kế toán. Do hạn chế về thời gian cũng nh sự hiểu biết, trong
bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Và qua đây em cũng xin chân
thành cám ơn PGS . TS. Nguyễn Minh Phơng đã giúp em hoàn thành để án
này.
B.Nội dung
Cao Thị Thanh Huyền 1
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống chứng từ kế toán

I.Khái quát chung về chứng từ:
1. Khái niệm về chứng từ:
Căn cứ vào Điều 1 của chế độ chứng từ ban hành theo QĐ số 186
ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính thì chứng từ kế toán đợc định nghĩa nh sau:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Nh vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ đợc in sẵn
theo mẫu quy định, chúng đợc dùng để ghi chép những nội dung vốn có của
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của
đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng
nh các đối tợng kế toán.
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và hoàn thành một cách thờng xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm
cơ sở xác minh tính chất thờng xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/195 có quy định về chứng từ kế toán doanh
nghiệp, gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống
chứng từ kế toán hớng dẫn.
Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản
ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản lý
chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nớc
tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phơng pháp lập và áp
dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nớc hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng để các
nghành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụ
thể thích hợp. Các nghành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc
thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu
cầu nội dung phải phản ánh nhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của
chứng từ.

Hiện nay, danh mục chứng từ kế toán của nớc ta nh sau:
Danh mục chứng từ kế toán
Số Phạm vi áp
Cao Thị Thanh Huyền 2
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
TT
TÊN CHứNGTừ
Số hiệu
chứngtừ
dụng
DNNN Khác
I
01
02
03
04
05
06
07
08
09
II
10
11
12
13
14
15
16
17

18
III
19
20
21
22
23
24
25
26
IV
27
28
29
30
31
Lao động tiền lơng
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lơng
Phiếu nghỉ việc hởng BHXH
Bảng thanh toán BHXH
Bảng thanh toán tiền thởng
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc
hoàn thành
Phiếu làm thêm giờ
Hợp động giao khoán
Biên bản điều tra tai nạn lao động
Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho kiêm phiếu vạn chuyển nội
bộ
Phiếu xuất vật từ theo hạn mức
Biên bản kiểm nghiệm
Thẻ kho
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Biển bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá
Phiếu xuất kho gửi bán đại lý
Bán hàng
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn thu phí bảo hiểm
Bảng kê thu mua hàng nông sản, lâm sản,
thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất
Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi
Thẻ quầy hàng
Tiền tệ
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Biên lai thu tiền
01-LĐTL
02-LĐTL
03-LĐTL
04-LĐTL
05-LĐTL
06-LĐTL

07-LĐTL
08-LĐTL
09-LĐTL
01-VT
02-VT
03-VT-3LL
04-VT
05-VT
06-VT
07-VT
08-VT
04/XKĐL-3LL
01/GTKT-3LL
01/GTKT-2LN
02/GTTT-3LL
02/GTTT-2LN
05-BH
04/GTGT
14-BH
15-BH
01-TT
02-TT
03-TT
04-TT
05-TT
B
BB
BB
BB
BB

BB
HD
HD
HD
HD
BB
BB
BB
HD
HD
BB
HD
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
HD
HD
BB
BB
HD
BB
HD
HD
HD
BB

BB
HD
HD
HD
HD
HD
BB
BB
BB
HD
HD
BB
HD
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
HD
HD
BB
BB
HD
BB
HD
Cao Thị Thanh Huyền 3
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.

32
33
34
V
35
36
37
38
39
Bảng kê vàng bạc, đá quý
Bảng kiểm kê quỹ
Bản kiểm kê quỹ
Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
Thẻ TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
06-TT
07a-TT
07b-TT
01-TSCĐ
02-TSCĐ
03-TSCĐ
04-TSCĐ
05-TSCĐ
HD
BB
BB

BB
BB
BB
HD
HD
HD
BB
BB
BB
BB
BB
HD
HD
* Ghi chú: BB: bắt buộc
HD: hớng dẫn
2. Đặc điểm và yêu cầu quản lý chứng từ kế toán.
Chứng từ là vật mang tin nhằm khẳng định các nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh hay khẳng định mối quan hệ giữa bên trong với bên trong doanh
nghiệp, giữa bên trong với bên ngoài doanh nghiệp. Do vậy, chứng từ có
những đặc điểm và yêu cầu riêng về nội dung và hình thức để đảm bảo các
thông tin đợc truyền tải là chính xác, đầy đủ.
Về mặt nội dung, bản chứng từ bao gồm 2 nhóm: nhóm các yếu tố
cơ bản và các yếu tố bổ sung. Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải
có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ.
Qua các yếu tố cơ bản có thể cho thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng,
chất lợng, không gian, thời gian phát sinh v.v Sự vắng mặt của bất kỳ một
yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho các bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do đó
không đáng tin cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của
mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của
nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiệp vụ đó:

Các yếu tố cơ bản của chứng từ thờng gồm:
Tên chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. Chẳng
hạn: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng v.v
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.
Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ
kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liên quan
Cao Thị Thanh Huyền 4
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
đến nghiệp vụ. Đồng thời làm cơ sở để xác định đối chiếu và thanh tra các
nghiệp vụ kinh tế.
Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ. đây là yếu tố vừa là cơ sở
chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính.
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Đây là một trong các yếu tố cơ
bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ
ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời cần sử dụng các tên,
các khái niệm và các danh mục song phảI đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.Đây là yếu tố phân
định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong
thanh tra, trong hành chính.
Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp
vụ. Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều gắn liền với việc thay đổi trách
nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tác, chứng từ kế
toán phải ít nhất hai chữ ký của hai ngời tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ
kinh tế, kèm theo chữ ký của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu
của đơn vị.
Ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ đã nêu ở trên các yếu tố bổ
sung gồm có:
o Quan hệ nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài sản
(loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh, Trờng hợp kế toán kép thì có thể định
khoản ở phần cuối hay phần đầu của chứng t.

o Các yếu tố bổ sung khác nh: Quy mô kế hoạch ( định mức) của
nghiệp vụ, phơng thức mua, bán hàng, phơng thức thanh toán
Hoá đơn bán hàng Mẫu số 02_GTTT/3LL
Liên 1 (lu)
Ngày..tháng..năm
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ:Số tài khoản:.
Điện thoại:...Mã số:..
Họ và tên ngời mua hàng:.
Đơn vị:.
Địa chỉ:Số tài khoản:
Hình thức thanh toán:. Mã số:..
Cao Thị Thanh Huyền 5
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên,
đóng dấu)
Về hình thức của chứng từ thì chứng từ có thể làm từ các loại vật liệu
khác nhau tuỳ theo mức độ văn minh, nhng hiện nay, loại vật liệu đa vào sử
dụng phải đảm bảo tính nguyên tắc ghi chép bằng những phơng tiện hiện có,
tiện cho việc sử dụng, tiết diện không lớn, có thể bảo quản lâu dài. Về kết
cấu phải quan tâm đến các cột sao cho dễ ghi, dễ đọc. Việc ghi chép chứng từ
đảm bảo 2 mặt gọn và rõ.
3. Phân loại chứng từ kế toán:
Các bản chứng từ riêng biệt cần đợc liên kết lại theo một trật tự nhất
định trong một hệ thống xác định. Để tiện cho việc phân biệt và sử dụng các
loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong công tác kế
toán nói riêng cần nghiên cứu các cách phân loại chứng từ. Mỗi cách phân loại
này căn cứ vào những tiêu thức khác nhau nh: công dụng, trình độ tổng hợp,
số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của bản chứng từ.

a. Theo công dụng: có thể phân hệ thống bản chứng từ thành các
loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và
chứng từ liên hợp.
b. Theo địa điểm lập chứng từ: hệ thống chứng từ bao gồm chứng từ
bên trong ( nội bộ) và chứng từ bên ngoài.
Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện
thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán.
Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trờng hợp chỉ có ý nghĩa tơng đối.
Có thể cùng loại chứng từ có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vì vậy
Cao Thị Thanh Huyền 6
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành
tiền
A B C 1 2 3=1x2

................
Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ:.
Số tiền viết bằng chữ:
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
đối chiếu kiểm tra cần đợc đa và yếu tố ngày và số thứ tự chứng từ để xác
định và phân loại.
c. Theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ có thể chia
thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa
chọn từng loại chứng từ trong công tác hoạch toán, thanh tra và quản lý kinh
tế.
d. Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ có thể phân

hệ thống chứng từ thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.
Nếu phân loại theo cách này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn
loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi
chép trên chứng từ.
e. Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ:
Hệ thống chứng từ bao gồm nhiều loại: Chứng từ về tiền mặt, về vật t, về tiêu
thụ hàng hoá, về thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên
Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đa vào lu trữ và xác
định thời hạn lu trữ cho từng loại chứng từ.
f. Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ: Hệ thống chứng
từ có thể chia thành 2 loại chứng từ bình thờng và chứng từ báo động. Cách
phân loại này thể hiện mức độ diễn biến của các loại chứng từ, căn cứ vào đó
chúng ta có thể lựa chọn thời gian hợp lý để xử lý chứng từ kịp thời.
II. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Nh ta đã biết thì chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm
tra về trạng thái và sự biến động của đối tợng hoạch toán cụ thể, nhằm phục vụ
kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và là các căn cứ để ghi sổ và phân loại tổng
hợp kế toán.
Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép,
kiểm tra luân chuyển và lu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong đơn
vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ kịp
thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán
Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán nh đã nêu trên thì tổ chức
chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phơng diện khác nhau:
Cao Thị Thanh Huyền 7
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
- Về phơng diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ
quản lý các đối tợng hoạch toán, thiết kế khối lợng công tác hoạch toán ban
đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy

trình luân chuyển chứng nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho
quản lý vật t, tiền vốn, hoạt động thu- chi và ra các quyết định kinh doanh.
- Về phơng diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu
tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu quản trị
trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá thông tin.
- Về phơng diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách
nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ kế
toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và thanh tra
hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Tổ chức
chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán
ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ
tổ chức quản lý để xác định số lợng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình
hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa
các bộ phận có liên quan.
Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại
cũng nh một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chơng trình chứng từ cho
từng loại cho hợp lý.
Căn cứ vào các chế độ do nhà nớc ban hành đợc áp dụng thống nhất
(nh điều luật kế toán nhà nớc.) để tăng cờng tình pháp lý của chứng từ đảm
bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ.
3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
3.1. Lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lợng và chủng loại có sự lựa
chọn khác nhau. Nhng về cơ bản phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:
Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải
đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối
với các chứng từ đặc thù.

Cao Thị Thanh Huyền 8
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Các chứng từ kế toán phải thể hiện đợc các thông tin cần thiết cho
việc ghi sổ kế toán sau này.
Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà
nớc ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nớc
thì không đợc coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của nhà nớc
về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì phảI có
văn bản của nhà nớc cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép.
Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép
bằng tay hay bằng máy.
3.2. Tổ chức lập chứng từ
Lập chứng từ là một phơng pháp kế toán đợc dùng để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy
định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho
việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của
đơn vị nên ảnh hởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lợng của công tác kế toán.
Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu : đúng chủng loại,
ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải
đợc lập bằng các loại ghi chép có chất lợng tốt, đảm bảo giá trị lu trữ theo thời
gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng thời về nội
dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không đợc phép tẩy xoá chứng từ khi có sai
sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho
công tác kế toán phản ánh đầu đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về
tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và
chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành.
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi và sổ kế toán,
lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện tợng
vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do

nhà nớc ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng
phí tài sản của nhà nớc, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông
tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công
tác trong đơn vị.
3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Cao Thị Thanh Huyền 9
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc
tuân thủ quy định do nhà nớc ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung
kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán
bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ
đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những ngời có liên quan.
Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó
khẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối
chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ
có yếu tố bổ sung là các định khoản đợc ghi trên chứng từ, cần phải xác định
cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết
định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng
cũng nh lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ
kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
Nh ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhng tùy theo
từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài
sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau
này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhng
vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế
toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng
hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.

Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ
kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng
chính xác, khách quan của các số liệu kế toán.
3.5. Tổ chức bảo quản lu trữ chứng từ
Trong năm tài chính, các chứng từ do ngời sử dụng ghi sổ bảo quản,
đánh số thứ tự theo thời gian và ngời đó phải có trách nhiệm bảo quản trong
năm đó. Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn giao
chứng từ đó.
Khi báo cáo quyết toán trong năm đợc duyệt, các chứng từ sổ sách
báo cáo quyết toán trong năm đợc chuyển vào lu trữ theo chế độ lu trữ chứng
từ, tài liệu kế toán nhà nớc. Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định
Cao Thị Thanh Huyền 10
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
nh sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ đợc lu giữ lại trong phòng kế toán lâu
nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộ phận lu
trữ chung của cơ quan đó và lu ở đó trong thời hạn:
o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng
o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý.
o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm.
o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phảI lu vĩnh
viễn.
Khi chứng từ kế toán đợc đa vào lu trữ khi cần sử dụng lại phải có sự
đồng ý của kế toán trởng. Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải đợc kế toán
trởng đồng ý và thủ trởng cho phép.
Trong trờng hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trởng và
kế toán trởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trờng hợp mất
hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngân hàng mở
tài khoản và cơ quan công an địa phơng về số lợng hoá đơn , hoàn cản bị mất
để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo
và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất.

4. Luân chuyển chứng từ:
4.1. Khái niệm
Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp
nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển
chứng từ. Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập (hoặc tiếp
nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ
chứng từ.
Chứng từ kế toán đợc lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn
vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phảI đợc tập trung về bộ phận kế toán
để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán đợc
nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách
khoa học.
4.2. Các giai đoạn
Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng đi cụ thể của
từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có
nhiệm vụ kiểm tra , xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó,
Cao Thị Thanh Huyền 11
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
bộ phận nào đợc phép lu trữ chứng từ. Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ
thờng bao gồm các giai đoạn sau:
Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng
từ từ bên ngoài). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng
từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể đ-
ợc lập thành một liên hoặc nhiều liên. Nếu chứng từ đợc lập thành nhiều liên
thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của ngời có liên quan phải ký từng
bản một không ký qua giấy than.
Kiểm tra chứng từ
Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và
tính pháp lý của chứng từ nh: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của ngời có liên
quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã đợc

kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kê toán.
Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp
vụ. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ theo tính chất của khoản chi
phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán. Lập
định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.
Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán.
Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phảI đợc
bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ.
Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tàI
liệu lịch sử của xí nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toán
chứng từ đợc chuyển sang lu trữ, đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mất mát
khi cần có thế tìm đợc nhanh chóng. Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ đợc đem
huỷ.
4.3. Kế hoạch luân chuyển chứng từ
Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính
vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chơng trình)
luân chuyển chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đờng đợc thiết
lập từ trớc cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức
năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.
Cao Thị Thanh Huyền 12