Tài liệu Hãy tổ chức triển lãm để tạo lập các mối quan hệ cá nhân doc

Hãy tổ chức triển lãm để tạo lập các mối
quan hệ cá nhân

Có một thực tế là đa số các doanh nghiệp hiện nay đến triển lãm thương mại
hay hội thảo chuyên ngành đều với mục đích chủ yếu là tìm kiếm các mối quan hệ và
các đầu mối kinh doanh mới. Vì thế, các công ty đang xem xét lại và bổ sung thêm
nhiều yếu tố cho chiến lược tham gia hội chợ triển lãm của họ.

Kênh tiếp thị quan trọng
Một nghiên cứu của nhóm truyền thông Questex đã khảo sát trên 767 chuyên
gia tiếp thị trong các lĩnh vực như công nghệ, du lịch, thẩm mỹ, giải trí và công nghiệp
về các kênh tiếp thị ưu tiên trong chiến lược tiếp thị tại công ty họ. Kết quả là có
khoảng 39% những người được hỏi cho rằng triển lãm thương mại và các cuộc hội
thảo luôn được xem xét trước tiên. Nguyên nhân mà họ đưa ra là: triển lãm hay hội
chợ thương mại là những cơ hội lý tưởng để các công ty mở rộng quan hệ đối tác,
khách hàng… thông qua những cuộc gặp gỡ và tiếp xúc cá nhân.
Từ trước đến nay, những cuộc triển lãm thương mại luôn mang lại nhiều giá trị
hữu hình và cả vô hình cho các doanh nghiệp tham gia triển lãm. Một cuộc triển lãm
thành công đòi hỏi các công ty phải có sự chuẩn bị chi tiết và kỹ càng trước khi diễn ra
sự kiện, từ khâu lập kế hoạch và hoạt động xúc tiến triển lãm, đến việc sắp xếp các
cuộc hẹn với các khách hàng tiềm năng, từ cách tận dụng thời gian tại triển lãm đến
việc phân bổ đội ngũ nhân viên làm việc sao cho hợp lý và hiệu quả…
“Chiến lược tiền triển lãm” là một trong những phân đoạn then chốt của các kế
hoạch tiếp thị. Nhiều công ty đã phạm sai lầm là quá tập trung vào bản thân sự kiện chỉ
diễn ra trong vòng vài ba ngày mà quên mất rằng họ cần coi cuộc triển lãm như một
quá trình kéo dài 6 tháng. Quá trình này phải được bắt đầu từ ba tháng trước triển lãm
và sẽ kéo dài tới ba tháng hoặc có thể lâu hơn nữa, sau khi triển lãm kết thúc.
Mối liên lạc thường xuyên và mật thiết giữa các đơn vị tham gia triển lãm và
ban tổ chức là rất cần thiết trong việc hoạch định kế hoạch tiếp thị cụ thể sẽ áp dụng tại
triển lãm. Bạn có thể trực tiếp gặp gỡ nhà tổ chức với tư cách cá nhân, cũng có thể xây
dựng một phần mềm hỗ trợ để giúp bạn giữ liên lạc. Với hệ thống này, ban tổ chức

luôn biết trước về hoạt động, thậm chí ưu khuyết điểm hay mong muốn, sở thích của
những người tham gia… để gửi thư mời tham dự các cuộc họp, gửi thông tin về các
buổi hội thảo, chương trình triển lãm… tới các công ty. Hệ thống liên hệ này là công
cụ hữu ích để các công ty tổ chức sự kiện và những người tham dự tiềm năng tìm hiểu
về nhau.
Những điều cần chuẩn bị trước khi diễn ra triển lãm
Đây là việc hết sức quan trọng, nhưng nó chỉ có thể mang lại lợi ích thực sự cho
doanh nghiệp, nếu các nhân viên tiếp thị biết rõ về bản chất các sự kiện sẽ diễn ra,
cũng như các chiến lược cụ thể sẽ được thực thi. Tuy vậy, thực tế cho thấy một số
công ty vẫn đang lãng phí nhiều tiền của và thời gian cho các sự kiện ồn ào và ít hiệu
quả.
Trước khi tham gia vào một cuộc triển lãm, bạn cần xác định được bộ phận nào
sẽ chịu trách nhiệm tổ chức cuộc triển lãm đó, những nhân viên này biết gì về lịch sử,
vị trí, sức cạnh tranh và về đối thủ cạnh tranh của công ty… Trước khi lập kế hoạch
chi tiết, bạn nên kiểm tra lại xem liệu đã có một danh sách các công ty mà bạn muốn
gặp gỡ hay chưa. Nếu đã có thì bạn hãy sắp xếp một cuộc tiếp xúc hay buổi ăn tối. Bạn
nên cố gắng liên lạc với họ trước khi họ xuất hiện tại triển lãm. Bạn cũng có thể trao
đổi số điện thoại với họ và đề nghị họ dành cho bạn vài phút tại triển lãm. Thậm chí
nếu bạn không liên lạc được với họ tại đây thì ít ra bạn cũng đã tạo được một mối quan
hệ mới.
Bên cạnh đó, việc hoạch định một chiến lược chi tiết về những việc cần làm sẽ
tạo điều kiện cho công ty bạn tiến hành mọi việc thuận lợi và dễ dàng. Ví dụ, công ty
của bạn mỗi năm tham gia 20 cuộc triển lãm ở nhiều thị trường khác nhau, trong đó
mỗi cuộc triển lãm có thể mang lại những lợi ích khác nhau, ví dụ giới thiệu sản phẩm,
quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, mở rộng các mối quan hệ với khách hàng hiện
tại và tiềm năng… Một khi đã xác định được tầm quan trọng của chiến lược, bạn có
thể xác định được ai sẽ là nhân viên phục vụ tại gian hàng và những người này sẽ thu
hút những người tham dự ra sao. Một yếu tố không kém phần quan trọng nữa là cách
thức trưng bày phải thật rõ ràng dễ hiểu, bắt mắt khiến nhiều người muốn ngắm nhìn.
Mọi người sẽ cảm thấy thú vị hơn nếu họ có thể chạm tay vào sản phẩm mà bạn trưng

bày. Tránh việc bảo vệ thái quá hàng hóa khiến người xem e ngại.
Cách thu hút người xem ở các gian hàng.
Bạn sẽ lãng phí thời gian, nếu chỉ đem đến triển lãm những sản phẩm đã cũ.
Nếu thật sự bạn không có sản phẩm mới - hãy nghĩ ra những sản phẩm mới, ngược lại,
bạn nên rút lui khỏi triển lãm. Khách hàng sẽ không bỏ thời gian ghé thăm gian hàng
của bạn, một khi ở đó không có gì mới lạ và khác biệt so với những gian hàng khác.
Trong khi hầu hết các nhân viên tiếp thị luôn phải nghe những người tham gia
triển lãm than phiền về tiếng ồn và sự lộn xộn ở đây, thì có nhiều công ty lại thích thú
với việc pha trộn giữa các trò vui chơi và hoạt động kinh doanh. Họ thường xuyên tổ
chức các chương trình giải trí ca nhạc ngay tại triển lãm, hoặc thuê các hoạt náo viên
đến bày trò tiêu khiển tại gian hàng của họ. Tuy nhiên, bên cạnh các trò vui chơi, bạn
phải có một thông điệp kinh doanh thật sự. Một khi đã lôi kéo được khách hàng đến
các gian hàng của bạn, thì cuộc trò chuyện sẽ trở nên nghiêm túc hơn. Những cuộc
đàm thoại mang tính chất kỹ thuật có thể do các nhân viên dịch vụ kỹ thuật hay nhân
viên R&D đảm nhiệm, nhưng nếu bạn đang phát triển một sản phẩm đòi hỏi nhiều
năm thử nghiệm với mức đầu tư lớn, bạn nên thu xếp sao cho tại gian hàng luôn có
một chuyên gia đủ năng lực có thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Các giá trị cộng thêm từ các sự kiện ngoài triển lãm.
Các kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp bạn có được các cuộc triển lãm thành công. Tuy
nhiên đôi khi các kế hoạch hay các chiến lược tiếp thị tổng thể lại đòi hỏi nhiều hơn
việc tổ chức một gian hàng trưng bày ở hội chợ triển lãm. Các sự kiện khác liên quan
đến triển lãm thương mại như hội thảo chuyên đề, tài trợ các cuộc thi đấu thể thao…sẽ
là phần bổ sung quan trọng đối với các chiến lược triển lãm thương mại. Đây là những
cơ hội tốt cho phép khách hàng tiềm năng hiểu rõ thêm về công ty bạn, đồng thời tạo
điều kiện để các đại diện bán hàng gần gũi hơn với nhân viên của họ hơn.
Các chuyên gia tiếp thị tỏ ra rất ủng hộ phương thức kết hợp các triển lãm
thương mại, các sự kiện ngoài triển lãm và các cuộc hội thảo, bởi vì tất cả những hoạt
động đó có thể thúc đẩy các cuộc gặp gỡ và tạo được mối quan hệ trực tiếp giữa bạn
với đối tác và khách hàng tương lai. Thế giới ngày nay với sự phổ biến của Internet và
điện thoại đã vô tình biến hội chợ triển lãm và các sự kiện liên quan trở thành cách

thức hiệu quả và hiếm hoi để con người liên hệ trực tiếp với nhau. Đáng tiếc là vẫn
còn quá nhiều người chưa nhận thức được tầm quan trọng của điều này.