Tài liệu Hãy tổ chức triển lãm để tạo lập các mối quan hệ cá nhân pptx

Hãy tổ chức triển lãm để tạo lập các mối quan hệ cá nhân
Có một thực tế là đa số các doanh nghiệp hiện nay đến triển lãm thương
mại hay hội thảo chuyên ngành đều với mục đích chủ yếu là tìm kiếm các
mối quan hệ và các đầu mối kinh doanh mới. Vì thế, các công ty đang xem
xét lại và bổ sung thêm nhiều yếu tố cho chiến lược tham gia hội chợ triển
lãm của họ.
Kênh tiếp thị quan trọng
Một nghiên cứu của nhóm truyền thông Questex đã khảo sát trên 767 chuyên gia tiếp thị trong
các lĩnh vực như công nghệ, du lịch, thẩm mỹ, giải trí và công nghiệp về các kênh tiếp thị ưu tiên
trong chiến lược tiếp thị tại công ty họ. Kết quả là có khoảng 39% những người được hỏi cho
rằng triển lãm thương mại và các cuộc hội thảo luôn được xem xét trước tiên. Nguyên nhân mà
họ đưa ra là: triển lãm hay hội chợ thương mại là những cơ hội lý tưởng để các công ty mở rộng
quan hệ đối tác, khách hàng… thông qua những cuộc gặp gỡ và tiếp xúc cá nhân.
Từ trước đến nay, những cuộc triển lãm thương mại luôn mang lại nhiều giá trị hữu hình và cả vô
hình cho các doanh nghiệp tham gia triển lãm. Một cuộc triển lãm thành công đòi hỏi các công ty
phải có sự chuẩn bị chi tiết và kỹ càng trước khi diễn ra sự kiện, từ khâu lập kế hoạch và hoạt
động xúc tiến triển lãm, đến việc sắp xếp các cuộc hẹn với các khách hàng tiềm năng, từ cách
tận dụng thời gian tại triển lãm đến việc phân bổ đội ngũ nhân viên làm việc sao cho hợp lý và
hiệu quả…
“Chiến lược tiền triển lãm” là một trong những phân đoạn then chốt của các kế hoạch tiếp thị.
Nhiều công ty đã phạm sai lầm là quá tập trung vào bản thân sự kiện chỉ diễn ra trong vòng vài
ba ngày mà quên mất rằng họ cần coi cuộc triển lãm như một quá trình kéo dài 6 tháng. Quá
trình này phải được bắt đầu từ ba tháng trước triển lãm và sẽ kéo dài tới ba tháng hoặc có thể
lâu hơn nữa, sau khi triển lãm kết thúc.
Mối liên lạc thường xuyên và mật thiết giữa các đơn vị tham gia triển lãm và ban tổ chức là rất
cần thiết trong việc hoạch định kế hoạch tiếp thị cụ thể sẽ áp dụng tại triển lãm. Bạn có thể trực
tiếp gặp gỡ nhà tổ chức với tư cách cá nhân, cũng có thể xây dựng một phần mềm hỗ trợ để
giúp bạn giữ liên lạc. Với hệ thống này, ban tổ chức luôn biết trước về hoạt động, thậm chí ưu
khuyết điểm hay mong muốn, sở thích của những người tham gia… để gửi thư mời tham dự các
cuộc họp, gửi thông tin về các buổi hội thảo, chương trình triển lãm… tới các công ty. Hệ thống
liên hệ này là công cụ hữu ích để các công ty tổ chức sự kiện và những người tham dự tiềm

năng tìm hiểu về nhau.
Những điều cần chuẩn bị trước khi diễn ra triển lãm
Đây là việc hết sức quan trọng, nhưng nó chỉ có thể mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp,
nếu các nhân viên tiếp thị biết rõ về bản chất các sự kiện sẽ diễn ra, cũng như các chiến lược cụ
thể sẽ được thực thi. Tuy vậy, thực tế cho thấy một số công ty vẫn đang lãng phí nhiều tiền của
và thời gian cho các sự kiện ồn ào và ít hiệu quả.
Trước khi tham gia vào một cuộc triển lãm, bạn cần xác định được bộ phận nào sẽ chịu trách
nhiệm tổ chức cuộc triển lãm đó, những nhân viên này biết gì về lịch sử, vị trí, sức cạnh tranh và
về đối thủ cạnh tranh của công ty… Trước khi lập kế hoạch chi tiết, bạn nên kiểm tra lại xem liệu
đã có một danh sách các công ty mà bạn muốn gặp gỡ hay chưa. Nếu đã có thì bạn hãy sắp xếp
một cuộc tiếp xúc hay buổi ăn tối. Bạn nên cố gắng liên lạc với họ trước khi họ xuất hiện tại triển
lãm. Bạn cũng có thể trao đổi số điện thoại với họ và đề nghị họ dành cho bạn vài phút tại triển
lãm. Thậm chí nếu bạn không liên lạc được với họ tại đây thì ít ra bạn cũng đã tạo được một mối
quan hệ mới.
ảnh minh họa
Bên cạnh đó, việc hoạch định một chiến lược chi tiết về những việc cần làm sẽ tạo điều kiện cho
công ty bạn tiến hành mọi việc thuận lợi và dễ dàng. Ví dụ, công ty của bạn mỗi năm tham gia 20
cuộc triển lãm ở nhiều thị trường khác nhau, trong đó mỗi cuộc triển lãm có thể mang lại những
lợi ích khác nhau, ví dụ giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, mở rộng
các mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng… Một khi đã xác định được tầm quan
trọng của chiến lược, bạn có thể xác định được ai sẽ là nhân viên phục vụ tại gian hàng và
những người này sẽ thu hút những người tham dự ra sao. Một yếu tố không kém phần quan
trọng nữa là cách thức trưng bày phải thật rõ ràng dễ hiểu, bắt mắt khiến nhiều người muốn
ngắm nhìn. Mọi người sẽ cảm thấy thú vị hơn nếu họ có thể chạm tay vào sản phẩm mà bạn
trưng bày. Tránh việc bảo vệ thái quá hàng hóa khiến người xem e ngại.
Cách thu hút người xem ở các gian hàng.
Bạn sẽ lãng phí thời gian, nếu chỉ đem đến triển lãm những sản phẩm đã cũ. Nếu thật sự bạn
không có sản phẩm mới - hãy nghĩ ra những sản phẩm mới, ngược lại, bạn nên rút lui khỏi triển
lãm. Khách hàng sẽ không bỏ thời gian ghé thăm gian hàng của bạn, một khi ở đó không có gì
mới lạ và khác biệt so với những gian hàng khác.

Trong khi hầu hết các nhân viên tiếp thị luôn phải nghe những người tham gia triển lãm than
phiền về tiếng ồn và sự lộn xộn ở đây, thì có nhiều công ty lại thích thú với việc pha trộn giữa các
trò vui chơi và hoạt động kinh doanh. Họ thường xuyên tổ chức các chương trình giải trí ca nhạc
ngay tại triển lãm, hoặc thuê các hoạt náo viên đến bày trò tiêu khiển tại gian hàng của họ. Tuy
nhiên, bên cạnh các trò vui chơi, bạn phải có một thông điệp kinh doanh thật sự. Một khi đã lôi
kéo được khách hàng đến các gian hàng của bạn, thì cuộc trò chuyện sẽ trở nên nghiêm túc
hơn. Những cuộc đàm thoại mang tính chất kỹ thuật có thể do các nhân viên dịch vụ kỹ thuật hay
nhân viên R&D đảm nhiệm, nhưng nếu bạn đang phát triển một sản phẩm đòi hỏi nhiều năm thử
nghiệm với mức đầu tư lớn, bạn nên thu xếp sao cho tại gian hàng luôn có một chuyên gia đủ
năng lực có thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Các giá trị cộng thêm từ các sự kiện ngoài triển lãm.
Các kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp bạn có được các cuộc triển lãm thành công. Tuy nhiên đôi khi
các kế hoạch hay các chiến lược tiếp thị tổng thể lại đòi hỏi nhiều hơn việc tổ chức một gian
hàng trưng bày ở hội chợ triển lãm. Các sự kiện khác liên quan đến triển lãm thương mại như
hội thảo chuyên đề, tài trợ các cuộc thi đấu thể thao…sẽ là phần bổ sung quan trọng đối với các
chiến lược triển lãm thương mại. Đây là những cơ hội tốt cho phép khách hàng tiềm năng hiểu rõ
thêm về công ty bạn, đồng thời tạo điều kiện để các đại diện bán hàng gần gũi hơn với nhân viên
của họ hơn.
Các chuyên gia tiếp thị tỏ ra rất ủng hộ phương thức kết hợp các triển lãm thương mại, các sự
kiện ngoài triển lãm và các cuộc hội thảo, bởi vì tất cả những hoạt động đó có thể thúc đẩy các
cuộc gặp gỡ và tạo được mối quan hệ trực tiếp giữa bạn với đối tác và khách hàng tương lai.
Thế giới ngày nay với sự phổ biến của Internet và điện thoại đã vô tình biến hội chợ triển lãm và
các sự kiện liên quan trở thành cách thức hiệu quả và hiếm hoi để con người liên hệ trực tiếp với
nhau. Đáng tiếc là vẫn còn quá nhiều người chưa nhận thức được tầm quan trọng của điều này.
(Dịch từ Btobonline)
Nguồn : bwportal