Xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà

Lời mở đầu
Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển rất nhanh chóng việc ứng
dụng nó vào công tác quản lý trong các tổ chức và doanh nghiệp đã trở nên
hết sức phổ biến. Cũng như các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp kinh
doanh mặt hang thuốc cũng rất cần các phần mềm quản lý cho doanh nghiệp
mình để nhằm mục tiêu nâng cao khả năng quản lý, khả năng ra quyết định
nhanh chóng và kịp thời nhằm chớp được cơ hội xuất hiện trên thị trường, để
đưa doanh nghiệp của mình phát triển và dành thắng lợi trước sức ép cạnh
tranh ngày càng gay gắt. Như hiện nay các phần mềm về quản lý thuốc còn
ít hoặc thiếu tính đặc thù cho doanh nghiệp kinh doanh mặt hang thuốc.
Vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho
công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà”.
Trong quá trình thực tập tại công ty Giải pháp phần mềm Tân Thế Kỷ,
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, các chị trong phòng kỹ thuật và sự
hướng dẫn chu đáo của Th.S. Trần Thanh Hải đã giúp em hoàn thành đề án
thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
MỤC LỤC
Chương II ................................................................. 13
Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản
lý thuốc ...................................................................... 13
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc ............................................................................. 13
1.1.1 Hệ thống thông tin là gì? ...................................................................................... 13
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức .............................................................................. 14
1.2 Quá trình Xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý ................................ 16
1.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin ....................... 16
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT ............................................................... 17
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT ...................................................................... 18
1.3 Phân tích hệ thống thông tin .................................................................................... 32
1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin .................................................................... 32

1.3.2 Mã hóa dữ liệu ...................................................................................................... 33
1.3.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT .......................................................................... 34
1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) ............................................................................. 37
1.4 Khái quát về công cụ sử dụng thực hiện đề tài ....................................................... 39
1.4.1 Cơ sở dữ liệu ......................................................................................................... 39
3 Tổng quan về phân tích và thiết kế.................................................................................44
Giao thuốc ...................................................................................................................... 47
Thông tin thuốc .............................................................................................................. 48
Thuốc .............................................................................................................................. 48
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Chương I
Tổng quan về Công ty cổ phần giải pháp
phần mềm TânThế Kỷ và chuyên đề thực
tập tốt nghiệp
I. Tổng quan về công ty Tân Thế Kỷ (New Century Soft).
1. Giới thiệu về công ty Tân Thế Kỷ (New Century Soft).
1.1 Địa chỉ của công ty
1 Công ty có Trụ sở chính:

28A4 Phạm Hồng Thái, Ba Đỡnh, Hà Nội
2 Tel: (84-4)7164181 – Fax (84-4)7164287
T Email:
E Website:http:// www.ncs.com.vn
W Chi nhánh tại TP Hồ Chớ Minh
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B

4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD


Tầng 4, 456A đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TP Hồ Chí
Minh
M Tel: (84-8)9292318 – Fax(84-8)9292319
T Email:
E VPĐD tại Tokyo

C/o Asia Consulting Limited
C 2F Tanabe Building 2, 6-17-4 Shimbashi, Minato-ku, Tokyo
105-0004,Japan
1 Tel:81-3-57336267 – Fax 81-3-5733-6268
T Email:
Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, ban giám đốc gồm những người đó
từng đảm nhận vai trí lãnh đạo tại các công ty phần mềm của Nhật Bản, Mỹ,
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Việt Nam, trong đó Giám đốc Điều hàng đó tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị
doanh nghiệp tại Nhật.
Đội ngũ nhân viên: tổng số chuyên viên phần mềm: 82 người. Trong
đó 100% tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Công nghệ Thông tin từ các
trường Đại học Bách Khoa Hà Nội và Đại học Quốc Gia. Ngoài ra một số kỹ
sư đó từng được đào tạo và làm việc tại các công ty phần mềm của Nhật
Bản, Mỹ, Pháp. Ngoài ra còn có 02 Tiến sĩ, 06 Thạc sĩ Công nghệ Thông tin.
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Tân Thế Kỷ(New Century Soft) là một trong những công ty
hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và phát triển phần mềm tại Việt Nam hiện

nay. Công ty được thành lập từ tháng 9 năm 2001, bằng chính nhiệt huyết
sẵn có của mỡnh hiện nay công ty đó tự hào khẳng định được thương hiệu
của mỡnh đó và sẽ đứng vững trong thị trường kinh doanh và phát triển các
sản phẩm phần mềm phấn đấu trở thành một trong những công ty năng
động, sáng tạo và thành công bậc nhất tại Việt Nam còng như nước ngoài.
Mặc dù thành lập chưa được bao lâu nhưng công ty Tân Thế Kỷ đó nhanh
chúng chiếm được cảm tình của khách hàng trong nước còng như nước
ngoài bởi chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mỡnh. Công ty có trụ sở chính
đặt tại Hà Nội, chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện
tại Tokyo, Nhật Bản. Trong thời gian đầu công ty chú trọng vào phát triển
dịch vụ gia công phần mềm cho các công ty nước ngoài và đó nhanh chúng
nhận được nhiều đơn đặt hàng tại thị trường Nhật Bản. Với đội ngũ cán bộ
nhiệt tình giàu kinh nghiệm và tay nghề cao công ty có đủ khả năng để có
thể đáp ứng mọi nhu cầu khó tính nhất của khách hàng trong và ngoài nước.
Bênh cạnh lĩnh vực gia công phần mềm công ty còn tập trung vào phát triển
và cung cấp các giải pháp đào tạo trực tuyến theo chuẩn SCORM, một sản
phẩm rất có triển vọng phát triển toàn cầu trong tương lai không xa. Công ty
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
đó giành được nhiều uy tín từ các công ty, tổ chức trong và ngoài nước bằng
chính chất lượng các sản phẩm của mỡnh. Đặc biệt hơn vào tháng 1 năm
2006 công ty được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 cho hoạt động phát triển tư
vấn và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin. Đây chính là minh
chứng cho sản phẩm và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp. Hiện nay
công ty tập trung nỗ lực trên các lĩnh vực chính sau:
c Gia công phần mềm cho thị trường nước ngoài, tập trung chủ yếu vào
Nhật bản và Mỹ.
N Tư vấn và phát triển các giải pháp đào tạo trực tuyến (eLearning
Solution) theo chuẩn quốc tế.

S Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phần mềm và dịch vụ dựa trên
công nghệ Mobile thế hệ thứ ba (3G Mobile).
c Tư vấn và phát triển giải pháp ERP cho thị trường Việt Nam.
T Tư vấn và phát triển giải pháp thương mại điện tử cho thị trường Việt
Nam.
1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
1.4 Định hướng phát triển của công ty
Công ty đang tập trung tối ưu vào việc làm hài lũng những khách
hàng trong và ngoài nước bằng chính những giải pháp, sản phẩm và dịch vụ
chất lượng cao với chi phí và thời gian hợp lý. Công ty luụn kiờn định với
phương châm phát triển sau:
p Đội ngũ chuyên nghiệp: xây dựng một công ty phần mềm chuyên
nghiệp có năng lực kỹ thuật cao và đội ngũ quản lý tài năng, có khả
năng thực hiện các dự án phát triển phần mềm trong nước còng như
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
Hội đồng Quản
trị, Ban lãnh đạo
NCS
Chi nhánh NCS
tại TPHCM
Văn phòng đại
diện tại TOKYO
Trụ sở chính tại
Hà Nội
Trung tâm I Trung tâm II Trung tâm III
G1 SIMULATION
G2 ELEARNING

G3 EDUCATION
G4 TELECOM
DESIGN TEAM
TEST TEAM
G1 - JICA
G2 - JAPAN
G3 - INTEC
G4 - MAP
TRANSLATIO TEAM
TEST TEAM
G1 SERCURITY
G2 - IOFFICE
TEST TEAM
8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
nước ngoài, phấn đấu trở thành doanh nghiệp tiên phong trong công
cuộc cách mạng Công nghệ thông tin ở Việt Nam.
c Quy trình chuyên nghiệp: phát triển và ứng dụng thành công các
quy trình sản xuất phần mềm tiờn tiến nhằm đáp ứng yêu cầu khắt
khe của khách hàng về chất lượng, sản phẩm còng như thời gian
giao hàng.
g Môi trường chuyên nghiệp: hoàn thiện một môi trường làm việc
chuyên nghiệp cho công nghiệp tri thức, tạo cơ hội tối đa cho sự
sáng tạo và tiến bộ nghề nghiệp đối với mọi thành viên của công ty.
s Chinh phục thị trường nội địa: tăng cường đội ngũ kỹ sư phát triển
và nhân viên khai thác thị trường nhằm vào các dự án phần mềm
trong nước.
t Mở rộng thị trường quốc tế: khai thác các cơ hội làm gia công phần
mềm cho đối tác nước ngoài, sử dụng tối đa lợi thế cạnh tranh sẵn
có của các kỹ sư Việt Nam.

2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Tân Thế Kỷ (New Century Soft)
2.1 Tư vấn, cung cấp các giải pháp hệ thống Công nghệ thông tin
2.1.1 Giải pháp e-Learning
Hiện nay phương châm học tập của con người đang ngày càng đa
dạng con người mong muốn có thể được học tập ở bất cứ nơi đâu từ hải đảo
xa xôi cho đến các vùng nói heo hút hay bất cứ khi nào như những lúc nghỉ
trưa hay những lúc đang đi trên các phương tiện giao thông công cộng. Họ
mong muốn sử dụng tốt nhất thời gian của mỡnh để có thể trau dồi thêm
kiến thức cho mỡnh với một mức chi phí thấp và đạt hiệu quả cao. Thấu hiểu
được khát khao đó của rất nhiều người đam mê học tập nhưng do hoàn cảnh
còn khó khăn nên công ty đó đưa ra một giải pháp đào tạo trực tuyến (e-
Learning) có thể đáp ứng được tất cả các ước muốn của những người có thời
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
gian eo hẹp và kinh phí cho việc học tập còn hạn chế. Hiện nay giải pháp
tổng thể về e-Learning gồm có: Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến, công
cụ mô phỏng phần mềm, công cụ tạo bài giảng và hệ thống hội nghị trực
tuyến. Hy vọng trong tương lai không xa giải pháp trên sẽ trở nên phổ biến
đến từng xóm làng heo hút hay hải đảo xa xôi.
2.1.2 Giải pháp quản trị ERP(Enterprise Resource Planning)
Đó là một giải pháp dựa trên mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên
phân tích hệ thống một cách tổng thể, cho phép người điều hành có thể quản
lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Phần
mềm ERP có thể giúp phát huy một cách tối ưu mọi nguồn lực của doanh
nghiệp điều đó là một xu hướng đang ngày càng trở nên phổ biến trên thế
giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng.
2.1.3 Giải pháp thương mại điện tử(Portal)
Giải pháp Portal là một bước tiến mới cho website truyền thống. Giải
pháp Portal ra đời để giải quyết những hạn chế của các Website truyền

thống, khi đó thông tin và dịch vụ được phân loại nhằm thuận tiện cho tìm
kiếm và hạn chế vựi lấp thông tin và cho phộp bảo toàn đầu tư lâu dài mở ra
một môi trường chủ động hơn để cho các website truyền thống có thể tích
hợp thêm nhiều ứng dụng và chức năng mới.
2.2 Phát triển Website
2.2.1 Thiết kế, cài đặt, nâng cấp Website
Công ty nhận thiết kế, cài đặt và nâng cấp Website cho tất cả các
doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng và quảng cáo hình ảnh còng như các sản
phẩm của doanh nghiệp trên Website. Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên
nghiệp có tinh thần trách nhiệm cao với công việc đảm bảo làm hài lũng mọi
yêu cầu của những khách hàng khó tính nhất không chỉ trên lĩnh vực
Website mà cả trên những sản phẩm của công ty tạo ra.
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
2.2.2 Liên kết dữ liệu doanh nghiệp với Website
Mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ được liên kết với Website của
doanh nghiệp một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ nhất. Không chỉ có
vậy doanh nghiệp còn được hưởng những tiện ích hiện đại nhất của hiện nay
như công cụ quản trị Website(Conent Management System) với những chức
năng mạnh nhất hiện nay như tìm kiếm thông tin siờu nhanh, có những bức
ảnh động, tích hợp sẵn trình soạn thảo tiờn tiến, tạo liên kết động, chức năng
cập nhật thông tin tự động…
2.3 Nâng cấp, chuyển đổi, thiết kế lại phần mềm
2.3.1 Nâng cấp, chuyển đổi phần mềm giữa các nền tảng
Hiện nay trên thị trường có một số doanh nghiệp mạnh dạn thay thế
hệ thống máy mãc trang thiết bị hiện đại hơn nhưng họ vẫn muốn phần mềm
của họ vẫn được tiếp tục sử dụng và khai thác có hiệu quả trên hệ thống mới
như các ngân hàng các quỹ tín dụng hay các công ty xuyên quốc gia. Nhận
thấy đây là thị trường tiềm năng cho nên công ty đó giúp họ thiết kế lại phần

mềm cũ hay nâng cấp lờn để có thể khai thác hiệu quả nhất trên hệ thống
mới mà vẫn đảm bảo những yêu cầu khắt khe nhất của doanh nghiệp.
2.3.2 Chuyển đổi, thiết kế lại cơ sở dữ liệu
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì những khó khăn nảy sinh
trong các đơn vị doanh nghiệp khiến cho những cơ sở dữ liệu của họ không
đáp ứng kịp với sự thay đổi của nền kinh tế như mối quan hệ giữa doanh
nghiệp với khách hàng trước đây chỉ đơn thuần là kê khai những khách hàng
đến mua hàng hóa hay đặt hàng tại doanh nghiệp nhưng nay do chiến lược
của công ty hướng tới phân cấp khách hàng theo từng nhóm như khách hàng
tiềm năng, khách hàng thường xuyên hay khách hàng ưu tiên đối với mỗi
nhóm công ty có những chương trình khuyến mại hay ưu đói riêng mà cơ sở
dữ liệu cũ của doanh nghiệp chưa phát triển tương xứng. Vì vậy công ty đó
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
giúp các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trên bằng cách chuyển đổi, thiết
kế lại cơ sở dữ liệu
3.1 Giới thiệu đề tài
Đề tài” xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho công ty cổ phần dược
phẩm Nam Hà” nhằm tạo ra phần mềm trợ giúp cho công việc quản nói
chung và trong công tác quản lý có tính đặc thự của doanh nghiệp sản xuất
thuốc nói riêng.Dựa trên tình hình thưc tế của công ty dược phẩm Nam Hà
thì phần mềm quản lý thuốc sẽ tạo một sự quản lý hiệu quả và khoa học cho
cán bộ quản ly của công ty.
3.2 Yêu cầu về phần cứng để sử dung phần mềm quản lý thuốc
May Pentium III trở lờn
Ram 128 Mb
CPU 667 Mb
Ổ cứng 20Gb
Phông chữ Vn.Time

Tất cả những yêu cầu này đó được đáp ứng
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Chương II
Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc
1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của
công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một HTTT không
thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó
phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành
và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu
của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ
tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của
HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử
dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output)
được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ
dữ liệu (Storage).
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu

Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân
loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ
mà nó phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận
hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt
động nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi
khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học
chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân
hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT
quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm
tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ
sở các quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi
năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một
hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng
hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết
định cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra
quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các
chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm

nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý
và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System
for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là
những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và còng có
thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT
trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là
công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược)
c Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật

Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. có 3 mô hình đó được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và
thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhận thấy được của
hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả còng như hình thức đầu
vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhận của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình Xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý
1.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất và phự hợp nhất. Phát triển một HTTT
bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
16
Hệ
thống

thông
tin văn
phòng
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu
thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực
tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng
cải thiện tình trạng hiện tại và Xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý
ngoài của hệ thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động
của tổ chức.
Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển
một HTTT mới. Có thể tóm lược như sau:
m Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý còng
có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới.
Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản
phẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn cho
người có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện
đại hóa phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức.
đ Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh,
hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới.
h Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô và
loại hình của các tổ chức cùng ngành.
l Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết
định không chỉ của cấp trên mà còn của các cơ quan pháp luật,
Nhà nước.
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong
các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn
về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận

Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
đông trong môi trường còng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để
phát triển HTTT:
p Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý
ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng
chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác
nhau.
n Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự
đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này
là hiển nhiên.
l Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic
khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật
lý khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại.
Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát.
Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của
hệ thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà
phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
18

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
C Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
1.1.1 Mục đích
Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những
dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả
của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đũi hỏi chi phí lớn.
1.1.2 Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu
a. Lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập
kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hóa của kế hoạch này sẽ thay
đổi theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích.
b. Làm rõ yêu cầu
Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người
yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu
tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên
cứu.
b. Viết dự án sơ bộ
V Đề cương sơ bộ
Đ Tên dự án.
T Mục đích.
M Cơ quan chủ trì.
C Cơ quan tài trợ.
C Tổng chi phí dự kiến.
T Thời gian thực hiện.
Cụ thể:
I. Nội dung.
a. Mô tả bằng lời tổ chức và HTTT.
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
19

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
b. Mô tả bằng các mô hình hoặc sơ đồ.
c. Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin
học hóa.
II. Các hoạt động của dự án.
III. Bảng tổng hợp chi phí.
IV. Bảng tiến độ thực hiện công việc.
V. Đánh giá chung.
a. Các đối tượng được hưởng lợi.
b. Khỏi quát
VI. Ý kiến và đề nghị.
c. Đánh giá khả thi
Đ Khả thi về kinh tế:
K Khả thi về mặt kỹ thuật.
K Khả thi về mặt tổ chức và con người:
K Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những năm
gần đây vì vậy cần được nghiên cứu kỹ.
d. Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Bao gồm tài liệu, công cụ trình bày báo cáo, thời gian báo cáo.
Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có tiếp
tục thực thi dự án hay không.
t Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận
lợi về yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những
vấn đề đó, xác định những đũi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ
thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được.
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
20

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD
Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu
trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ
phải thực hiện.
p Thành lập đội ngũ
T Lựa chọn phương pháp và công cụ
L Xác định thời gian:
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
N Môi trường ngoài
M Môi trường tổ chức
M Môi trường kỹ thuật
Nghiên cứu hệ thống hiện tại
Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
Đ Đưa ra chuẩn đoán.
Đ Xác định mục tiêu của hệ thống mới.
X Xác định các yếu tố của giải pháp.
Đánh giá lại tính khả thi
Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và
thời hạn, cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt
chứ không chỉ là HTTT hiện có.
Thay đổi đề xuất của dự án
Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa
đổi lại đề xuất của dự án.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay
ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD

về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo
thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ
thờm các vấn đề. Sau đó quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.
t Giai đoạn 3: Thiết kế logic
a. Mục đích
Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của
một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế
và đạt được những mục tiêu đó được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô
hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới
sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các
tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải
thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các inputs).
Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn
y.
b. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế co sở dữ liệu (CSDL) là xác định yêu cầu thông tin của
người sử dụng HTTT mới.
Một số phương pháp cơ bản:
M Phương pháp nguyên mẫu.
P Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gì.
Đ Mô hình hóa quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra
CSDL.
C Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT
S Bước 1: liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT, xuất phát
từ các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ
điển hệ thống và hỏi thêm từ người sử dụng.
đ Bước 2: thiết kế DSD cho từng đầu ra
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD

Bước 3: tích hợp các danh sách thiết kế.
Bước 4: vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data structured
diagram).
c. Thiết kế xử lý
Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ
nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ
chức như: ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào, và như thế nào.
Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những
khái niệm sự kiện, công việc và kết quả.
k Sự kiện việc thực hiện khi nó làm khởi sinh sự thực hiện của
một hoặc nhiều việc khác.
m Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các
quy tắc quản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công
việc.
v Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung
các sự kiện khởi sinh.
c Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định
việc cho ra kết quả của một công việc.
v Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc.
Về mặt logic thì một HTTT bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại
hoạt động: thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và
hợp lệ hóa dữ liệu. Những xử lý tra cứu và cập nhật có liên quan tới các
thiết bị nhớ ngoài, do đó mô hình biểu diễn chúng còn được gọi là những
mô hình ngoài. Trong giai đoạn thiết kế logic người ta chỉ quan tâm xem:
hệ thống làm gì, để làm gì. Do đó phần thiết kế xử lý logic chỉ bàn đến
các mô hình ngoài.
d. Thiết kế các luồng dữ liệu vào
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD

Là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai
sót. Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho
thông tin nhập.
e. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
f. Hợp thức hóa mô hình logic
H Xác định các kỹ thuật hợp lệ hóa dữ liệu nhập vào hệ thống
X Có hướng dẫn nhập liệu.
C Kiểm soát quy cách.
K Miền giá trị.
M Phân nhóm ký tự dữ liệu nhập.
P Kiểm tra logic nội tại.
K Lấy từ một danh sách có sẵn.
L Dùng số liệu thống kê để thông báo.
D Hợp lý về mặt văn cảnh.
H Xác thực tài liệu gốc.
X In ra, kiểm tra xác nhận sự thống nhất dữ liệu đó nhập vào
dữ liệu in ra.
d Hợp lệ hóa mô hình logic
H Chuẩn bị và trình bày báo cáo về mô hình logic.
C Quyết định thông báo mô hình logic: sản phẩm của giai đoạn
thiết kế logic.
t Sơ đồ DSD tổng thể cho HTTT.
S Kết quả phân tích tra cứu cho tất cả các đầu ra của
HTTT.
H Bảng sự kiện cập nhật.
B Bảng báo cáo về mô hình này.
Quyết định chấp nhận mô hình logic đó đưa ra.
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
24
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD

C Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
Mục đích
Dự án sau khi đó được chấp nhận , phân tích viên phải trình bày
một số phương án để nhà quản lý lựa chọn sao cho tính đến việc tối
ưu hệ thống theo thời gian. Đồng thời phác họa HTTT nhận thấy
được.
. Cách thức xây dựng phương án
. Xác định các ràng buộc
X Ràng buộc về mặt tổ chức.
R Ràng buộc về mặt kỹ thuật tin học
R Các bước xây dựng phương án
C Bước 1: xác định biên giới cho phần tin học hóa của
HTTT.
H Sử dụng sơ đồ DFD (mức 1 hoặc mức 2).
S Với các đường biên giới khác nhau có phương án
ban đầu khác nhau.
b Bước 2: xác định phương thức xử lý. Sau khi phân tích
viên xác định cách thức xử lý nghĩa là phải lựa chọn
cách thức xử lý, thời gian thực hay hỗn hợp. Đồng thời
phân tích viên phải quyết định lựa chọn các thiết bị
ngoại vi để nhập dữ liệu và đưa kết quả ra, quyết định
về mức tập trung của xử lý.
v Bước 3: viết chi tiết dự án cho từng phương án
c. Đánh giá các phương án của giải pháp
Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B
25