Tài liệu Bí quyết giao việc hiệu quả pptx

Bí quyết giao việc hiệu quả
Là sếp, một trong những việc quan trọng nhất là giao việc, điều hành
nhân viên thực thi. Nhưng không phải ai cũng tìm ra cách giao việc hiệu
quả nhất. Làm thế nào để mỗi mệnh lệnh người chỉ huy đưa ra được
thực hiện triệt để nhất, hãy tham khảo các bí quyết sau đây:
1. Đừng chỉ hỏi câu “hiểu chưa”
Người quản lý thường có thói quen hỏi “đã hiểu chưa”. Rất nhiều nhân viên
trong trường hợp này, mặc dù không thật hiểu hay nắm rõ chi tiết nhưng
cũng tặc lưỡi trả lời “hiểu” vì sợ người lãnh đạo sẽ coi thường mình ngay lúc
bắt tay vào việc. Tránh câu hỏi này đi và chỉ dẫn cặn kẽ trước mỗi công việc
mới và hỏi về thu hoạch của mỗi nhân viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
2. Nêu rõ tiêu chuẩn và thời hạn công việc
Nhân viên nên biết rõ mục tiêu cụ thể nhiệm vụ mà mình được giao, tầm
quan trọng cũng như mối quan hệ với những công việc khác để định ra thời
gian hoàn thành. Khi đã quy định rõ về điểm này rồi nhân viên mới có
những định hướng cơ bản. Giao việc không chỉ đơn thuần là ra lệnh mà quan
trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Bắt đầu
giao việc cụ thể tốt hơn là theo dõi từng giờ, sau đó tạo điều kiện để nhân
viên phát huy năng lực làm việc độc lập.
3. Giao việc rồi hỏi thăm định kỳ
Đừng giao việc xong là phó mặc, chờ cấp dưới dâng thành quả lên. Sếp cũng
không nhất thiết phải theo dõi từng động thái của nhân viên nhưng cần phải
chú ý đến tình hình của nhân viên. Khi cần phải đưa ra những ý kiến đóng
góp, khi khích lệ nhân viên “được đấy” hay “làm như thế này thì tốt hơn”.
Nếu công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian cần nhắc nhở nhân viên
chú ý về mặt tiến độ.
4. Chuẩn bị cho lần giao việc sau
Mỗi lần giao việc tiếp, người quản lý cần tổng kết lại những biểu hiện của
nhân viên, hi vọng cải thiện lần sau. Cũng cần lắng nghe những phản hồi của
chính nhân viên, cân nhắc và tìm ra phong cách làm việc phù hợp với
nguyện vọng của nhân viên và lợi ích của công ty. Tuy nhiên quan trọng

nhất chính là việc nhà quản lý đánh giá, làm những phép so sánh để có
những điều chỉnh cho lần giao việc lần sau.
5. Không nhất thiết phải giao những việc lớn
Cho dù chỉ là việc thông thường nhất, vẫn cần phải giao việc chứ không cứ
gì nhiệm vụ lớn. Với nhân viên mới, càng cần phải tuần tự từ lớn đến nhỏ,
ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo nên sự
tự tin của nhân viên. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hay phối hợp
các nhân viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả các nhân viên đều có thể
biểu hiện năng lực cũng như sự cố gắng của mình.
6. Trước tiên phải lên giây cót tinh thần rồi mới giao việc
Nói chung, người quản lý cần liệt kê rõ những việc cần làm trong một ngày,
với những việc “không thể thay thế hoặc “vô cùng quan trọng” phải kèm
theo những chỉ dẫn riêng. Điều này càng khiến cho mọi việc có trật tự. Nếu
đã có mức thưởng hay chế độ tổng hợp dành cho từng nhiệm vụ càng cần
thông báo cụ thể cho nhân viên. Tránh thay đổi đột xuất kế hoạch hay người
phối hợp mà không có lý do chính đáng.
7. Phạm vi giao việc nên được làm rõ
Rất nhiều nhân viên thường tự ý, nhiều lúc vượt quá quyền hạn của mình. Vì
thế trong quá trình giao việc, quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc
để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can
thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác.
Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp, cần chú ý lập bảng
thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng phần việc đảm bảo.
8. Tìm đúng người để giao việc
Người mà bạn chỉ định nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc
không mấy có trách nhiệm thì nguy hiểm hơn nhiều. Tiêu chuẩn đầu tiên để
ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn tinh thần trách nhiệm của nhân
viên với công việc
Với những nhân viên có phong cách làm việc tỉ mỉ, cẩn trọng có thể bố trí họ
vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo năng động có thể tổ chức

vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút
cuối mọi công việc đều tránh được những sai sót và đạt hiệu quả nhất định.
9. Định hướng phương thức
Nói với nhân viên khi họ gặp khó khăn có thể tìm đến ai để trông cậy sự
giúp đỡ đồng thời chỉ rõ cần những công cụ gì hỗ trợ. Khi bạn giao việc
đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người
phụ trách lựa chọn cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.
Tuy vậy cũng hãy cho nhân viên thấy rõ: bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận
được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.
10. Giúp nhân viên trưởng thành và thành đạt
Giao việc chính là cách để nhân viên trưởng thành hơn. Vì thế khi giao việc
hãy nghĩ đến việc nhân viên học được điều gì. Đừng chỉ vì sếp quá bận mà
giao nhiều việc cho nhân viên, sẽ giống như giúp việc cho sếp mà thôi. Quan
trọng nhất là làm thế nào để nhân viên biết việc mình làm không phải để
giúp ai mà cho chính mình: phát huy khả năng, khẳng định vị trí và đạt đến
một mức đãi ngộ xứng đáng.