Tài liệu GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN EXCEL (p.II) ppt

TRƯỜNG TRUNG CẤP KINH TẾ KỸ THUẬT
TÂY BẮC CỦ CHI
GIÁO TRÌNH
KẾ TOÁN EXCEL (p.II)
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

MỤC LỤC
PH N IIẦ 3
MISCROSOFT EXCEL V I CÔNG TÁC K TOÁNỚ Ế 3
CH NG I: CÁC B C KH I U THI T L P S SÁCH K TOÁN V I ƯƠ ƯỚ Ở ĐẦ Ế Ậ Ổ Ế Ớ
B NG TÍNH EXCELẢ 4
CH NG II: PHÂN TÍCH VÀ T CH C C S D LI UƯƠ Ổ Ứ Ơ Ở Ữ Ệ 6
I.Phân tích c s d li uơ ở ữ ệ 6
1. Khái ni m:Là quá trình m x thông tin c a h th ng chu n b thi t l p nh m ệ ổ ẻ ủ ệ ố ẩ ị ế ậ ằ
ánh giá các y u t :đ ế ố 6
2. Th c hi n phân tích c s d li u:ự ệ ơ ở ữ ệ 6
B ng s d u k : Bao g m 5 c t. Kéo dài 100 hàng và k t thúc b i các ký t END. ả ố ư đầ ỳ ồ ộ ế ở ự
C t 1 có tiêu “ Tài kho n”, c t 2 có tiêu “chi ti t”, c t 3 có tiêu “D n ”,ộ đề ả ộ đề ế ộ đề ư ợ
c t 4 có tiêu “ d có”, c t 5 có tiêu “TK chi ti t”. C t này c t o ra b i ộ đề ư ộ đề ế ộ đượ ạ ở
phép n i gi a c t TK và Chi ti t. ố ữ ộ ế 11
CH NG III: NG D NG MISCROSOFT EXCEL T NG HOÁ C P NH TƯƠ Ứ Ụ Ự ĐỘ Ậ Ậ
S SÁCH, BÁO CÁO K TOÁNỔ Ế 12
K toán ti n m t, ti n g i ngân hàng:ế ề ặ ề ử 12
a. Báo cáo ti n m t và ti n g i ngân hàngề ặ ề ử 12
II. K TOÁN CÁC KHO N NG TR CẾ Ả Ứ ƯỚ 16
Kê khai th ng xuyên: theo dõi liên t c và th ng xuyên có h th ng quá trình nh p ườ ụ ườ ệ ố ậ
xu t t n.ấ ồ 17
Ki m kê nh k : C n c vào k t qu ki m kê cu i k ph n ánh giá tr t n kho.ể đị ỳ ă ứ ế ả ể ố ỳ để ả ị ồ
17
Tính giá v t li u:ậ ệ 17
IV. K TOÁN TI N L NGẾ Ề ƯƠ 21

1.Nhi m v c b n c a k toán ti n l ngệ ụ ơ ả ủ ế ề ươ 21
T ch c h th ng theo dõiổ ứ ệ ố 22
V. K TOÁN TÀI S N C NHẾ Ả Ố ĐỊ 24
Nhi m v :Theo dõi tình hình t ng gi m kh u hao tài s n c nh trong công ty. ệ ụ ă ả ấ ả ố đị
C n c vào s bi n ng c a TSC h ch toán. Theo dõi tính,phân b kh u haoă ứ ự ế độ ủ Đ để ạ ổ ấ
24
T ch c h th ng theo dõiổ ứ ệ ố 24
VI. K TOÁN BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNGẾ 27
Các nghi p v liên quan doanh thu bán hàngệ ụ 27
VIII. L P S SÁCH VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNHẬ Ổ 33
2
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

PHẦN II
MISCROSOFT EXCEL VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Chương I: CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN VỚI
BẢNG TÍNH EXCEL
Chương II: PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
Chương III: ỨNG DỤNG MISCROSOFT EXCEL TỰ ĐỘNG HOÁ CẬP NHẬT
SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN
3
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

CHƯƠNG I: CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN VỚI
BẢNG TÍNH EXCEL
I. Lưu trữ an toàn và có hệ thống các tập tin.
Khác với công việc thực hiện kế toán ghi chép bằng tay lên các sổ kế toán , các
dữ kiện lưu trữ an toàn hơn so với lưu trữ trên máy tính. Tuy nhiên việc thực hiện
kế toán bằng máy tính giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức . Thế nhưng đôi
khi chúng ta không cẩn thận sẽ gặp phải rủi ro như mất tập tin, hư tập tin.Vì thế,

lưu trữ có hệ thống và bảo vệ các thành quả công việc là hết sức cần thiết đối với
công tác kế toán, công việc đòi hỏi phải sử dụng nhiều tập tin. Trong giới hạn giáo
trình cũng như công tác kế toán của tứng doanh nghiệp, chúng tôi không thể đưa
ra giải pháp hoàn mà chỉ hướng dẫn một số biện pháp chung để giúp thực các bạn
hiện công việc một cách hiệu quả.
Tạo thư mục riêng cho công tác kế toán :
Lưu tập tin “bừa bãi “ trên ổ cứng sẽ gây bất tiện cho công việc quản lý tập
tin. Vì thế nên tạo thư mục riêng chỉ lưu những thông tin công việc kế toán.
Trên thực tế sổ sách kế toán được thực hiện tổng kết theo từng tháng và
từng năm. Vì vậy phải lưu tập tin theo từng tháng, từng năm thực hiện để dễ dàng
truy cập, tìm kiếm .
Ví dụ C: |
Kế toán
Năm 2008
Năm 2009
Tháng 01
BC tài chính
BC công nợ
Tháng 02
1. Đặt tên cho tập tin: Đặt tên tập tin ngắn gọn, mang tính gợi nhớ và bao gồm yếu
tố thời gian.
2. Thực hiện các bảng tính có nội dung liên quan đến cùng một vấn đề chung một tập
tin.
Ví dụ: Khi thực hiện bảng lương sẽ tạo một số bảng tính như chấm công, thưởng,
bảng lương… nhưng chúng ta có thể thực hiện các bảng tính này trên cùng một tập
tin duy nhất ví dụ Bluong.xls với các sheet tương ứng sẽ là Manhanvien,
bangluong, chamcong, bangthuong…
3. Lưu tập tin: Tất cả công việc kế toán thực hiện bằng máy nói chung
và excel nói riêng được lưu trữ dưới dạng tập tin trên ổ cứng. Để tránh rủi ro, sự
cố máy tính xảy ra nên lưu tập tin vào nhiều ổ đĩa khác nhau để đảm bảo thông tin

kế toán.
4
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

Trình tự thiết lập bảng tính:
Thiết lập bảng tính phải tuân theo bố cục của biểu mẫu được quy định bởi
nhà nước. Tuy có sự khác biệt giữa các mẫu biểu nhưng nhìn chung bao gồm ba
phần chính.
+ Phần tiêu đề: Trình bày trên cùng bắt đầu bảng tính.
Bố cục tiêu đề:
- Thông tin về công ty: Tên, địa chỉ, số điện thoại… thường nằm góc bên
trái.
- Thông tin về mẫu biểu kế toán theo quy định thường có số sêri nằm góc
bên phải.
Hai thông tin trên được định dạng font chữ nhỏ hơn font chữ trong bảng tính.
Tiêu đề bảng tính biểu hiện nội dung chính của bảng tính.Định dạng font
chữ lớn in đậm, canh giữa của bảng tính.
Dưới dòng tiêu đề là “Ngày tháng năm”
+ Phần nội dung bảng tính:
Tùy theo mẫu biểu kế toán, kích cỡ, nhiều dòng, nhiều cột:
Nhập đầy đủ các dữ liệu cố định như: tên, chỉ tiêu, nội dung từng cột….
Lập công thức đơn giản hơn và có tham chiếu các địa chỉ trong bảng tính
đang làm.
Hoàn thiện các công thức phức tạp có tham chiếu ở bảng tính khác.
+ Phần cuối bảng tính: là chữ ký của người lập bảng, kế toán trưởng, thủ
trưởng hay giám đốc
Ví dụ:
Đơn vị: ___________ Mẫu số 05 - LĐTL
Bộ phận:___________ Ban hành theo QĐ số 1141 –
TC/QĐ/CD9KT Ngày 01-11-1995

Của bộ tài chính
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
Tháng Năm
STT Họ và tên Bậc
lương
Mức thưởng Ghi chú
Xếp loại
thưởng
Số tiền Ký nhận
Cộng
Ngày tháng năm
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
5
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
I.Phân tích cơ sở dữ liệu
1. Khái niệm:Là quá trình mổ xẻ thông tin của hệ thống chuẩn bị thiết lập nhằm
đánh giá các yếu tố :
+ Hệ thống có đầu ra gồm những gì?
+ Đầu vào của hệ thống là gì?
+ Các ràng buộc đầu vào?
+ Các ràng buộc đầu ra?
+ Những chức năng nào sẽ được thực hiện trong hệ thống đó để tiếp nhận
đầu vào và đầu ra.
2. Thực hiện phân tích cơ sở dữ liệu:
- Tạo ra một nhóm các bảng biểu để nhập dữ liệu các phát sinh kế toán.
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán phản ánh phải hội đủ các thông tin
sau:

Ngày
lập CT
Số CT Nội
dung
Tài
khoản
Nợ
Tài
khoản
Có
Số tiền Chi tiết
TK Nợ
Chi tiết
TK Có
Cộng
- Xây dựng hệ thống danh mục ràng buộc: danh mục tài khoản, danh mục
khách hàng, danh mục nhân viên, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho, danh
mục hàng hóa, danh mục hoạt động kinh doanh.
- Đặt tên cho vùng dữ liệu để thuận tiện cho việc khai thác dữ liệu sau này .
Ví dụ :Chúng ta cần biết tổng phát sinh nợ của tài khoản 331 là bao nhiêu, dùng
hàm sumif để tính . Khi dùng hàm sumif thì vùng điều kiện phải là cột TK Nợ.
Thay vì đánh khối cột TK Nợ chúng ta đặt tên cho cột TK Nợ là TKNO. Sau đó
trong hàm sumif chỉ cần đánh = sumif( TKNO, ….,……)
-Tạo các báo cáo tài chính trên cơ sở các dữ liệu nhập vào:
+ Giải pháp ngôn ngữ, hàm, hay chức năng nào sẽ hỗ trợ.
+ Các báo cáo sản sinh ra bao gồm những dữ liệu nhập vào là gì, các chức năng
hay hàm thao tác thế nào trên CSDL để thiết lập báo cáo.
II.Thiết lập cơ sở dữ liệu
1. Bảng liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh: Bảng này đựơc đặt ở
sheet đầu tiên có tên \PSTH /.Tạo bảng này khoản 300 hàng ( tuỳ vào lượng phát

sinh) có chèn thêm hàng . Hàng cuối cùng lấp dãy ký tự “END” để nhận diện kết
thúc bảng.
6
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

- Các số liệu trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, công nợ, báo cáo tài chính liên quan
đến truy suất từ bảng PSTH này. Vì vậy nếu cắt hay di chuyển các ô trên bảng
này, sẽ ảnh hưởng các sheet khác.
-Để bảo vệ sheet PSTH chúng ta cần khoá lại bằng phương thức Protect sheet
Bảng phát sinh tổng hợp :
- Bảng phát sinh tổng hợp bao gồm chín cột . Kéo dài trên 300 hàng tùy
thuộc vào phát sinh nghiệp vụ trong tháng của doanh nghiệp.Cột một ghi “Ngày
chứng từ”, cột hai ghi “Số chứng từ”, cột ba ghi “Nội dung hay diễn giải”, cột bốn
ghi Tài khoản Nợ”, cột năm ghi “Tài khoản Có”, cột sáu ghi “Số tiền”, cột bảy ghi
“Mã khách hàng Nợ”, Cột tám ghi “Mã khách hàng Có”, cột ghi “Ghi chú”.
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày được ghi lên bảng phát
sinh tổng hợp. Số liệu của bảng này sẽ được truy xuất sang các sổ kế toán và báo
cáo kế toán.
BẢNG PHÁT SINH TỔNG HỢP
A B C D E F G H I
Ngày
CT
Số CT Nội
dung
TK Nợ TK Có Số tiền Mã
KH Nợ
Mã
KH Có
Ghi
chú

….
…
…
Tổng
cộng
2. Các bảng danh mục:
a. Danh mục tài khoản: Danh mục tài khoản gồm 2 cột chính:
Mã TK và Tên TK. Ngoài ra, những cột khác hỗ trợ cho quá trình xác định một
tài khoản thuộc loại nào:
DANH MỤC TÀI KHOẢN
Mã
TK
Tên TK Bút
toán
Có
đối
tượng
Khách
hàng
Nhân
viên
Đơn
vị
Vật tư
HH ,SP
Hoạt
động
Kết
quả
111 Tiền mặt

1111 Tiền Việt
Nam
x
1112 Tiền ngoại tệ x
1113 Vàng bạc,
kim quý, đá
quý
x
7
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

112 Tiền gửi
ngân hàng
1121 Tiền Việt
Nam
x x x
1122 Tiền ngoại tệ x x x
- Bút toán : Nếu cột này đánh dấu X thì TK được dùng để hạch toán. Giả sử có
TK 511 nhưng để hạch toán từng hoạt động kinh doanh riêng biệt nên kê khai tài
khoản cấp 2: 5111, 5112 và TK 511 không được đánh dấu X chỉ đánh dấu X ở TK
5111,51112 nên khi hạch toán chỉ hạch toán TK 5111, 5112.
- Có đối tượng: Nếu cột này cần chi tiết , chúng ta đánh dấu X. Khi cột này
không đánh X thì không kê khai đối tượng cho tài khoản đó. Nếu đã có đối tượng,
thì phải đánh dấu đối tượng đó là đối tượng gì: theo khách hàng, theo đơn vị, theo
hoạt động…
- Khách hàng: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra
cứu trong danh mục khách hàng.
- Nhân viên: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra
cứu trong danh mục nhân viên.
- Đơn vị: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu

trong danh mục các đơn vị của công ty như phân xưởng 1, phòng nhân sự, phòng
thương mại…
- VT, HH, SP: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra
cứu trong danh mục Vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Hoạt động: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra
cứu trong danh mục hoạt động như hoạt động kinh doanh, hoạt động chia cổ tức,
hoạt động vay.
- Kết quả: Khi đánh dấu cột này, kế toán phải kê khai thuộc kết quả hoạt động
nào.
b. Danh mục khách hàng: (DM- KHACHHANG): Gồm 2 cột: Mã khách hàng, Tên
khách hàng, có thêm các cột khác như địa chỉ, mã số thuế…
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
Mã KH Tên KH Địa chỉ Mã Số Thuế Điện thoại
CTYA Công ty kim
khí điện máy
CTYB Công ty Bách
hóa tổng hợp
CTYC Công ty Vật tư
phụ tùng
CTYD Công ty Xuất
nhập khẩu
8
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

ACB Ngân hàng Á
Châu
VCB Ngân hàng
Vietcombank
….
….

c. Danh mục nhân viên: (DM_ NHANVIEN) có 5 cột: Cột một ghi “Mã nhân viên”,
cột hai ghi “họ tên nhân viên”, cột ba ghi “bộ phận công tác” cột năm ghi “ chức
vụ”, cột sáu ghi “thời gian công tác”.
DANH MỤC NHÂN VIÊN
Mã nhân viên Tên nhân viên Bộ phận Chức vụ Thời gian
công tác
NV001 Nguyễn Văn
Minh
VPCT Kế toán
NV002 Phạm Minh
Hưng
PX1 Quản lý
NV003 Hoàng Khánh
Ngọc
PX2 Quản lý
NV004 Phạm Văn
Tiến
VPCT Nhân viên
d. Danh mục đơn vị: Liệt kê các đơn vị trong công ty: Bao
gồm mã đơn vị và tên đơn vị.
DANH MỤC CÁC ĐƠN VỊ TRONG CÔNG TY
Mã đơn vị Tên đơn vị
HC Hành chính quản trị
TCKT Tài chính kế toán
TM Thương mại
PX1 Phân xưởng 1
KHO1 Kho số 1
VPCT Văn phòng công ty
CH1 Cửa hàng 1
e. Danh mục hoạt động: Bao gồm 2 cột: Cột một ghi “mã hoạt

động”, cột hai ghi “ tên hoạt động”.
9
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

DANH MỤC HOẠT ĐỘNG
Mã Tên hoạt động
KD Hoạt động kinh doanh chính
TS Thu,chi liên quan TSCĐ đầu tư dài hạn
VAY Vay
GOPVON Góp vốn đầu tư vào đơn vị khác.
LAI Vố chủ sở hữu
VON Lãi vay,lãi cho vay
COTUC Cổ tức hay lợi nhuận được chia
THUE Thuê tài chính
f. Danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm: Được xây dựng bởi 3
cột: Cột một ghi “Mã vật tư”, cột hai ghi “tên vật tư- hàng hóa- sản phẩm”, cột ba
ghi “đơn vị tính”.
DANH MỤC VẬT TƯ - HÀNG HÓA – SẢN PHẨM
Mã Tên vật tư – hàng hóa – sản
phẩm
Đơn vị tính
NVLA Nguyên vật liệu chính
NVLA1 Nguyên vật liệu phụ
NLA Nhiên liệu
SPA Sản phẩm A
HH1 Hàng hóa 1
g. Danh mục theo dõi kết quả: Bao gồm 2 cột cho biết những
đối tượng nào thuộc diện phải tính toán đến kết quả.Cột một thể hiện mã kết quả,
cột hai thể hiện tên kết quả.
DANH MỤC THEO DÕI KẾT QUẢ

Mã Tên đơn vị
HH1 Hàng hóa 1
SPA Sản phẩm A
TC Hoạt dộng tài chính
KHAC Hoạt động khác
10
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

Bảng số dư đầu kỳ: Bao gồm 5 cột. Kéo dài 100 hàng và kết thúc bởi các ký tự
END. Cột 1 có tiêu đề “ Tài khoản”, cột 2 có tiêu đề “chi tiết”, cột 3 có tiêu đề
“Dư nợ”, cột 4 có tiêu đề “ dư có”, cột 5 có tiêu đề “TK chi tiết”. Cột này
được tạo ra bởi phép nối giữa cột TK và Chi tiết.
Dữ liệu cột này được lấy từ bảng cân đối phát sinh chi tiết cuối kỳ trước.
SỐ DƯ ĐẦU KỲ
Tài khoản Chi tiết Dư Nợ Dư Có TK chi tiết
111 1111 500.000 111111
112 ACB 100.000 112ACB
141 NV001 1.200 141NV001
142 PX1 1.500 142PX1
152 NVLA 5.000 152NVLA
211 PX1 30.000 211PX1
411 1.010.000 411
Khi thiết lập bảng cân đối chi tiết cuối kỳ làm nền tảng cho nhũng số dư các
kỳ sau này. Bảng cân đối chi tiết thể hiện số dư có đối tượng của những tài khoản
dùng hạch toán.
Khi xây dựng một bảng số dư, phải tuân thủ yêu cầu là tài khoản số dư
được phản ánh theo tài khoản bút toán và đối tượng có số dư chỉ thiết lập khi tài
khoản bút toán có đối tượng.
Ví dụ: TK 131, chúng ta có tài khoản cấp hạch toán:
1311 Phải thu từ kinh doanh nhớt

1312 Phải thu từ kinh doanh xăng
II. Lưu trữ dữ liệu: Mỗi một kỳ, chúng ta tạo một book để thực hiện toàn bộ tổ
chức dữ liệu. Đến kỳ sau , chúng ta thiết lập bảng số dư chuyển kỳ sau.Và kỳ sau
được lập trên một book khác.
Ngoài những tổ chức trên, chúng ta thiết lập thêm một số các báo cáo kế toán chi
tiết phục vụ công tác kế toán bao gồm : Bảng phân bổ, bảng lương, bảng tính khấu
hao TSCĐ, bảng tính giá thành, sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo tài chính.
III.Nguyên tắc vận hành hệ thống:
Hệ thống mà chúng ta thiết lập có nhiều sheet nhưng nằm trong hai cụm chính:
- Các sổ kế toán chi tiết: Bao gồm các sổ tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, thống kê
xuất nhập tồn, hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, phân bổ khấu hao, phân bổ tiền lương,
bảng phân bổ giá thành, báo cáo doanh thu …
11
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

- Kế toán tổng hợp: Bao gồm bảng PSTH( giống sổ nhật ký chung), bảng cân đối tài
khoản, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu
chuyển tiền tệ….
Nguyên tắc chung khi vận hành hệ thống: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh ngày hằng
để ghi lên bảng PSTH. Số liệu ở bảng phát sinh tổng hợp sẽ cung cấp để thiết lập các sổ
cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả….
CHƯƠNG III: ỨNG DỤNG MISCROSOFT EXCEL TỰ ĐỘNG HOÁ CẬP
NHẬT SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
a. Báo cáo tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Hằng ngày, kế toán theo dõi tình hình tiền mặt tiền gửi căn cứ vào phiếu
thu, phiếu chi. Căn cứ vào các chứng từ ngân hàng như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm
thu, sổ phụ ngân hàng… để phản ứng lên bảng phát sinh tổng hợp( PSTH).
A B C D E F G H I
1 Bảng phát sinh tổng hợp

2 Số CT Ngày Nội
dung
TK
Nợ
TK
Có
Số Tiền Chi tiết
TK N
Chi
tiết
TK C
Ghi
chú
3
PT001 02/01/09 Thu tiền
bán
hàng
111 131 10.000.000 KH001
4
UNC01 02/01/09 Thanh
toán tiền
hàng
331 112 20.000.000 NCC001
…
200
201
- Trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh với số lượng
lớn trong ngày, kế toán căn cứ các phiếu thu, chi và lập bảng tổng hợp chứng
từ gốc . Bảng chứng từ gốc được phân chia thành hai loại : Các nghiệp vụ ghi
“Có TK 111,112” và ghi nợ TK liên quan và các nghiệp vụ ghi “Nợ TK

111,112” và ghi có tài khoản liên quan bảng tổng hợp chứng từ gốc lên chứng
từ ghi sổ.
12
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

- Bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến TK 111 được lập trong trường
hợp số lượng phát sinh tiền mặt lớn. Cơ sở dữ liệu(CSDL) PSTH không đảm
nhận nổi nên phản ánh toàn bộ phát sinh tiền mặt lên đó.
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Ghi có TK 111,112, ghi nợ TK liên quan
Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng
141 3331 152 …
CỘNG
Ghi nợ TK 111, 112, ghi có TK liên quan
Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng
511 141 112 …
CỘNG
Thông thường cuối ngày kế toán tiền mặt, tiền gửi căn cứ các số phát sinh
trong ngày để đối chiếu với thủ quỹ. So sánh các phát sinh nợ và có của sổ kế
toán với sổ quỹ.
Nếu kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lên chứng từ ghi sổ thì kế
toán sẽ lấy bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi nợ 111,112 và ghi có 111,112 để
đối chiếu.
Nếu các nghiệp vụ phát sinh trong ngày kế toán căn cứ phiếu thu phiếu chi
để phản ánh lên bảng PSTH thì kế toán tách lọc số liệu trên bảng PSTH thành
báo cáo tiền mặt, tiền gửi trong ngày để đối chiếu.
A B C D
1 BÁO CÁO TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
2 Tài khoản tiền mặt,tiền gửi: 111, 112
3 Ngày 02/01/2009

4 Số CT Nội dung PS Nợ PS Có
5 Số dư đầu ngày C5
6 A6 B6 C6 D6
7
8
13
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

…
204 END END END
205 Cộng phát sinh C205
206 Số dư cuối ngày C206
Số dư đầu ngày được tính theo công thức sau:
Số dư đầu ngày = số dư cuối ngày trước đó mang sang hoặc
= số dư ĐK + PS Nợ 111- PS Có 111 trước ngày theo dõi.
Báo cáo này được truy suất đầy đủ 200 dòng của bảng PSTH ,Từ dòng số 4
đến dòng 203 các công thức được lập như sau:
- Tại ô : A6 = PSTH !A3 Hoặc = index(PSTH, row()-4,1)
- Tại ô: B6 = if(or(and($C$2= PSTH!B3,PSTH!D3=111),and(($C$2=
PSTH!B3, PSTH!E3=111)),PSTH!C3,””) Hoặc
=if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
index(PSTH,row()-4,3),””).
- Tại ô C6 = if(or(and($C$2= PSTH!B3, PSTH!D3=111),and(($C$2=
PSTH!B3, PSTH!E3=111)),if(PSTH!D3=111,PSTH!F3,0),0)
Hoặc = if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
index(PSTH,row()-4,4)=$C$2,index(PSTH,row()-4,6),0),0).
- Tại ô D6: if(or(and($C$2= PSTH!B3, PSTH!D3=111),and(($C$2=
PSTH!B3, PSTH!E3=111)),if(PSTH!E3=111,PSTH!F3,0),0)

Hoặc = if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
if(index(PSTH,row()-4,5)=$C$2,index(PSTH,row()-4,6),0),0).
- Tại ô C205:= subtotal(9,C5:C203)
- Tại ô C205 = subtotal(9,D5:C203)
- Tại ô 206 = C4+C205-D206
Đánh dấu khối từ A 3 đến D3, chọn Autofilter. Chọn custom tại nội dung
chọn nonblank. Chúng ta sẽ có báo cáo tiền mặt trong ngày.
Để theo dõi tình hình tiền mặt trong ngày bất kỳ chỉ cần gõ vào ô C3, sau
đó chọn lại custom tại nội dung chọn nonblank. Chúng ta sẽ có báo cáo tiền
mặt trong ngày đó.
b. Báo cáo tổng hợp tài khoản.
Dùng chức năng Advanced filter
A B C D E
1 BÁO CÁO TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
2 TK Nợ
3 111
4
5 Số CT Ngày Nội dung TK Có Số tiền
14
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

A B C D E
11 BÁO CÁO TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
12 TK Có
13 111
15 Số CT Ngày Nội dung TK Nợ Số tiền
Thực hiện Advanced filter như sau:
Chọn Data\filter\advanced filter, chọn copy to anther location
List range: PSTH( vùng khối của bảng phát sinh tổng hợp)

Criteria range: B2:B3
Copy to: A5: E5
Sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ: Trong hệ thống theo dõi ngọai tệ có hai phương pháp
tệ: Phương pháp theo dõi ngoại hạch toán tỷ giá thực tế, phương pháp hạch toán tỷ
giá hạch toán.
Phương pháp hạch toán tỷ giá hạch toán: Áp dụng tỷ giá cuối ngày 31/12
năm trước.
Phương pháp hạch toán tỷ giá thực tế: Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ phát
sinh liên quan ngoại tệ sử dụng tỷ giá phát sinh ngay tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ .
BẢNG NHẬP XUẤT NGOẠI TỆ
Ngày Nhập ngoại tệ Xuất ngoại tệ
SL Tỷ giá VND SL Tỷ giá VND
02/01/09 1.000 17.000 17.000.000
04/01/09 50 17.000 8.500.000
BẢNG THỐNG KÊ NHẬP NHẬP XUẤT TỒN NGOẠI TỆ
A B C D E F G H I J K L M
Ngày Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn cuối kỳ
SL Tỷ
giá
VND SL Tỷ
giá
VND SL Tỷ
giá
VND SL Tỷ
giá
VND
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
H5 I5 K5 L5 M5
15

Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

Công thức tính ô
I5 = Round(If(H5=0,0,(sum(,$D$4:D4)+sum(,$G$4:G4)-sum($J$4))/
(sum($B$4:B4)+ sum($E$$:E4)-sum($H$4:H4))),0)
K5 = IF(AND(H5=0,E5=0),0,sum($B$4:B5)+sum(($E$$:E5)+sum($H$4:H5))
L5 = IF(K5>0,M5/K5,0)
M5= IF(and(H5=0,E5=0),0,sum($D$4:D5)+sum($G$4:G5)-sum($J$4:J5))
II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC
Tạm ứng:141
A B C D E F G H
BẢNG CÂN ĐỐI CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tk 141 Tạm ứng
Tài
khoản
Chi tiết Dư đầu
kỳ
Phát
sinh
trong kỳ
Dư có
cối kỳ
141
142
Chi tiết từng nhân viên tạm ứng
BẢNG CHI TIẾT TẠM ỨNG
Mã KH : A001( A1)
Tên KH: = vlookup…
A B C D E F G H I J K L M N
1 Stt Ngày CT Mã Diễn

giải
ĐK PS TT CK Sti
ền
2 Nợ Có
3
4 B3 C3 D3 E3 F3 G3 H3 I3 J3 K3 L3 M3 N3
5
6
Công thức :
B3 = if(C3=0,””,$A4:$A$4)+1)
16
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

C3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),B2(PSTH),0)
D3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),A2(PSTH),0)
E3 = PSTHMKHNo
F3 = PSTHMKHCo
G3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),C2(PSTH),0)
H3 = cuối kỳ trước chuyển sang
I3= if(E3>0,L3,0)
J3 =If(F3>0,L3,0)
L3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),F2(PSTH),0)
III. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, HÀNG HOÁ
I. Phương pháp kế toán hang tồn kho:
Kê khai thường xuyên: theo dõi liên tục và thường
xuyên có hệ thống quá trình nhập xuất tồn.
Kiểm kê định kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho.
Tính giá vật liệu:
- Giá thực tế bình quân gia quyền
o Thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ

Giá bình quân vật liệu Giá trị vật liệu Giá vật liệu
tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
=
tồn ĐK và nhập TK Số lượng vật Số lượng vật liệu
liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá bình quân vật = Số lượng vật liệu x Giá bình quân vật liệu
liệu xuất trong kỳ xuất trong kỳ tồn ĐK và nhập trong kỳ
Bình quân gia quyền liên hoàn
Giá bình quân tại thời điểm xuất = Giá tồn kho tại thời điểm xuất
Số lượng tồn kho tại thời điểm xuất
- Giá thực tế đích danh
- Giá nhập trước xuất trước
- Giá nhập sau xuất trước.
IV.Tổ chức hệ thống theo dõi
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn vận chuyển nội bộ,hoá
đơn GTGT .
17
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

Kế toán lập bảng thống kê xuất nhập tồn nguyên vật liệu , phản ánh các
nghiệp vụ lên bảng này và đồng thời căn cứ các nghiệp vụ phát sinh lập chứng từ
ghi sổ phản ánh lên sổ tổng hợp phát sinh.
Danh mục vật tư, hàng hoá
Mã VT Tên vật tư Đơn vị tính ….
….
VT001 Vật tư A
Bảng tổng hợp phát sinh: Hằng ngày căn cứ hoá đơn, phiếu nhập, phiếu
xuất kho kế toán lên bảng phát sinh tổng hợp.
A B C D E F G H I
1

Số CT Ngày Nội dung TK
Nợ
TK
Có
Số tiền Mã KH
Nợ
Mã KH
Có
Ghi chú
2
A001 05/01/0
9
Nhập kho mua ngoài
VT01
15
2
331 12.000 A001
3
Thuế GTGT 13
3
331 1.200
4
PX02 02/02/0
9
Xuất kho VT01 62
1
152 10.000 PX1
5
NQ0022
056

2/2/9 Bán hàng chưa thu tiền 13
1
511 10.000 B001
6
7
8
Bảng thống kê xuất nhập tồn.
A B C D E F G H I J K L M N O P Q
BẢNG THỐNG KÊ XUẤT NHẬP TỒN
2
Mã
VT
Tê
n
VT
Đ
V
T
Số
CT
Ngà
y
Tồn đầu kỳ Nhập trong k ỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
3
SL DG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
18
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

5
B2 C3 G5 J5 M
5
N5 O5 P5
.
Đặt tên cột cho các khu vực sau:
Vào insert \name\ define\add\ok
A4: A44 : MAVT E4: E44: SLTDK G4:G44 : TTTDK
H4:H44: SLNTK J4: J44: TTNTK K4: K44: SLXTK
M4:M44: TTXTK
Công thức:
B2 = vlookup(A2,danhmucvatu$A$2:$B$,2,0)
C3 = vlookup(A2,danhmucvatu$A$2:$B$,3,0)
G5 = F5* E5
J5 = I5*H5
M5 = L5*K5
N5 = sumif($A$4:A5,A5,$E$4: E5) + sumif($A$4:A5,A5,$H$4:H5) -
sumif($A$4: A5,A5,$K$4:K5)
P5 = sumif($A$4:A5,A5,$G: G) + sumif($A$4:A5,A5,$J4:J) - sumif($A$4:
A5,A5,$M4:M5)
O5 = if(N5>0, P5/N5,0)
Bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu: Bảng này được lập để tổng
hợp tình hình nhập xuất tồn của tất cả các loại vật tư, mỗi hàng trên bảng là
một loại vật tư.

BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHÂP TỒN VẬT TƯ
A B C D E F G H I J K L M N
1
2 Mã
VT

Tê
n
VT
Tồn đầu kỳ nhập trong ký xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
3 SL DG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
4 1 2 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
5 C5 D5 G5 F5 G5 H5 I5 J5 K5 L5 M5 N5
.
4
4
4
5
Trình tự lập công thức cho các ô:
C5 = sumif(MAVT, A5, SLTDK)
D5 = IF(C5>0,E5/C5,0)
19
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

E5 = SUMIF(MAVT,A5, TTTDK)
F5 = SUMIF(MAVT,A5, SLNTK)
G5 = IF(F5>0,H5/F5,0)
H5 = SUMIF(MAVT,A5, TTNTK)
I5 = SUMIF(MAVT,A5, SLXTK)
J5 = IF(I5>0,K5/I5,0)
K5 = SUMIF(MAVT,A5,TTXDK)
L5 = C5+F5-I5
M5 = IF(L5>0,N5/L5,0)
N5 = E5+H5-K5
Bảng chi tiết nhập xuất hàng hoá: Bảng này dùng để kiểm tra chi tiết từng
mặt hàng nhập xuất trong kỳ.

Đơn vị …
Địa chỉ …
Báo cáo chi tiết mặt hàng
Mã hàng: VT001 (A1)
Tên hàng :Vlookup(A1,danhmucvattu,2,0)
Đơn vị tính: Vlookup(A1, danhmucvattu,3,0)
1 A B C D E F G H I J K L
2 STT Ngày Số
CT
Mã Tồn
đầu
kỳ
Nhập
trong
kỳ
Xuất
trong
kỳ
Tồn
cuối
kỳ
3 SL Giá
trị
SL Gía
trị
SL Giá
trị
SL Giá
trị
4 0 ….

5 A5 B5 C5 D5 E5 F5 G5 H5 I5 J5 K5 L5
6
7

Ngày tháng năm
Lập biểu Kế toán trưởng
A5 = if(B5=0,””,max($A4:$A$4),+1)
B5 = if($D5=$A$1,psth! B2,0)
C5= if($D5=$A$1,psth! A2,0)
D5= PSTH( Mã)
20
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

E5 = vlookup(… ) dùng hàm vlookup()để lấy số tồn cuối kỳ trước chuyển
sang đầu kỳ của kỳ này.
G5 = if($D5=$A$1,psth! D2,0)
H5 = if($D5=$A$1,psth! G2,0)
K5 = E5 + G5 -I5
IV. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
1.Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tiền lương
- Định kỳ kế toán căn cứ bảng chấm công, tính lương, đồng thời trích các
khoản theo lương gồm:
- BHXH: 20% tổng quỹ lương, 5% trừ lương, 15 % phân bổ chi phí
- BHYT: 3% tổng quỹ lương, 1% trừ lương, 2% phân bổ chi phí
- KPCĐ: 2 % tổng quỹ lương, phân bổ chi phí.
- BHTN: 2% tổng quỹ lương, 1% trừ lương, 1%phân bổ chi phí
- Căn cứ tiền lương phải trả CNV kế toán bút toán tiền lương phải trả như
sau:
Lương CN trực tiếp sản xuất: 622
Lương quản lý phân xưởng: 627

Lương bán hàng: 641
Lương quản lý DN: 642
Định khoản tổng hợp nghiệp vụ kế toán tiền lương
Khi phát lương kế toán ghi
Nợ TK 334 Phải trả CNV
Có TK 111
Cuối tháng căn cứ tiền lương phải trả kế toán ghi
Nợ TK 622,627,641,642
Có TK 334
Cấn trừ các khoản phải đóng và nộp thuế:
Nợ TK 334
Có TK 111
Có TK 3383 : 6% * Gsum
Có TK 3384 : 1% *Gsum
Có TK 141 Thu hồi tạm ứng
Có TK 138 bồi thường
21
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

Có 3338 Thuế thu nhập CN
Các khoản trích nộp đưa vào chi phí
Nợ TK 622,627, 641, 642
Có TK 3382 : 2%*Gsum Kinh phí công đoàn
Có TK 3383 : 16% * Gsum BHXH
Có TK 3384: 2%
Tổ chức hệ thống theo dõi
- Căn cứ hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, bảng lương, bảng thưởng . Kế toán
thiết lập công thức
- Bảng hồ sơ nhân viên
Mã NV Tên NV Bộ phận Chức vụ Ngày Vào Mức lương

KT001 Phạm Hồng
Nhung
Kế toán KT trưởng 02/01/2007 7.000.000
QL002 Nguyễn
Thiện Hưng
Nhân sự Trưởng
phòng
05/06/04 8.000.000
- Bảng chấm công
Mã nv Tên
NV
Bộ
phận
Chức
vụ
Ngày trong tháng
… TC 1 2 3 4 … 30 31
KT001 B2 C2 D2 26 1 1 …. 1 1 1 1
Công thức:
B2 = vlookup(A2, banghosonv$A$3:$B$3,2,0)
C2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$C$3,3,0)
D2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$D$4,4,0)
- BẢNG LƯƠNG CÔNG NHÂN VIÊN
- Phòng ban …………… tháng………… năm
Mã nv Tê
n
Bộ
phậ
n
Chứ

c vụ
Mức
lươn
g
Tr
ợ
cấ
p
Tổng
Lươn
g
Trừ
BHX
H
BHY
T
BHT
T
Thu
nhậ
p
chịu
thuế
thuế Tạm
ứng
Thự
c
lãnh
Gh
i

ch
ú
A B C D E F G H I J K L M N O
PX00
1
. . . . . . . . . . . . .
KT00
1
. . . . . . . . . . . . . .
22
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

B
2
C2 D2 E2 G5 H5 I5 J5 K
5
L5 N5
Cộng Gsum Hsum Isum Jsum Jsu
m
Lsu
m
Msu
m
Nsu
m
Đơn vị: Phòng ban, bộ phận, phân xưởng sản xuất
Mức lương: Lương thời gian, lương sản phẩm
Trợ cấp: Phụ cấp thêm làm việc ngoài giờ hay phụ cấp khác.
Tổng lương: Lương + trợ cấp
Trừ BHXH: Tổng lương * 5%

Trừ HBYT, BHTT: Tổng lương * 2 %
Trừ Thuế TNCN: Theo quy định.Thuế TNCN được tính sau khi trừ BHYT,
BHXH, BHTT,
Trừ tạm ứng: Các khoản tạm ứng chưa thanh toán
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – BHXH, BHYT, BHTT
Thực lãnh: Tổng lương – BHXH-BHYT- BHTT-Thuế TNCN- Tạm ứng
Công thức:
B2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$B$3,2,0)
C2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$C$3,3,0)
D2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$D$4,4,0)
E2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$F$4,6,0)
G5 = E5 + F5
H5 = G5*5%
I5 = G5* 1%
I5 =G5* 1%
L5 =
Tính thuế thu nhập.
CHẾ ĐỘ THUẾ THU NHẬP HIỆN HÀNH
(Tính thuế theo kiểu luỹ tiến từng bước)
Từ Đến Tỷ lệ Tối đa
23
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

V. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Nhiệm vụ:Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao tài sản cố định trong công ty.
Căn cứ vào sự biến động của TSCĐ để hạch toán. Theo dõi tính,phân bổ khấu
hao
1. Các nghiệp vụ
Tăng TSCĐ
Nợ TK 211

Có TK 111,112, 141, 331, 341
Giảm TSCĐ
Nợ TK 214
Nợ TK 811
Có TK 211
Nếu TSCĐ được bán
N ợ TK 111, 112, 131
C ó TK 711
Hao m òn TSC Đ
N ợ TK 627, 641, 642
N ợ TK 241 TSC Đ dùng trong XDCB
N ợ TK 811 D ùng cho thu ê
C ó TK 214
Tổ chức hệ thống theo dõi
a. Đối với DN tập hợp số khấu hao không phân bổ theo các đối tương
24
Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Tây Bắc Củ Chi

A B C D E F
1
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
2 Tháng C2 Năm E2
3
4 STT Ngày mua Tên
TSCĐ
Thời
gian KH
Nguyên giá Giá trị
hao
mòn

5 1 2 3 4 5 6
6
7 A7 B7 C7 D7 E7 F7
9
N Cộng
Số khấu hao chỉ tính trong phạm vi thời gian cho phép khấu hao. Khấu hao
tháng kế tiếp sau tháng mua TSCĐ , khấu hao đến cuối tháng TSCĐ có phát sinh
giảm, nếu tháng khấu hao và năm khấu hao vượt quá thời gian sử dung thì không
khấu hao nữa.
Công thức tính giá trị hao mòn
F7 = if($E$2>year(B7)+D7,0,if($E$2<year(B7)+D7,
IF($E$2<year(b7),0,if($E$2= year(B7), IF($C$2<=month(B&),0,E7/D7/12.
b. Đối với DN tập hợp số khấu hao phải phân bổ theo đối tượng sử dụng
TSCĐ chịu chi phí lien quan, thì tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh để phân bổ
vào TK 627, 641, 642…
A B C D E F G
1
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
2 Tháng C2 Năm E2
3
4 STT Ngày mua Tên
TSCĐ
Thời
gian KH
Nguyên giá Giá trị
hao
mòn
Đơn
vị sử
dụng

5 1 2 3 4 5 6 7
6
7 F7
9
N Cộng =Sum() =Sum()
25