Tài liệu Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” ppt





Luận Văn


Đề Tài
Nâng cao chất lượng công tác
quản trị mua hàng
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị
trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp
đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý
tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng.
Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt
lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên
thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao
chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t
duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò
của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời
lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có
thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác
quản trị là vô cùng quan trọng.

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là
công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế
thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi
về phơng thức kinh doanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ

tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của
công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua
hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang
lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng
cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của
hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát
triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc
tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện
tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài
Nâng cao chất lợng công tác quản trị
mua hàng
làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ
ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông
qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn:
Chơng 1
: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại.
Chơng 2
: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5
Nam Bộ.
Chơng3
: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách
hoá số 5 Nam Bộ.

Chơng 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại
1.1
Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thơng
mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng
loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán
hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó
cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa
ngời với ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ
hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua
bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại
doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
2
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí

của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu
mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn
đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng
là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề
để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay
bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối
với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán
hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào

chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp
có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn
mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu
cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng
về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải
tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không
tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh
tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp
(bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua
hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên
một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối
với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lợng, kém phẩm chất,
mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những
sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh
doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy
hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi
ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay
không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận.
Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt
động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng
hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những
3
khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong
kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật
của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a

) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong
đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là
mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất
định. Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào
diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp.


Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua
số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến


Phơng pháp này có u điểm sau
:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ
kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và
kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi
vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh
đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí
khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc
những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt
hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ

hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời bán hàng
dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về
hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ
4
không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .

Mua hàng theo lô lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu
cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong
một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng
hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l
u trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

1
C
- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q=
2
1
**2
C

DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp
nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà
cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận
siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh
nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: N
hững doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên
trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc
chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc
vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng.

Phân tán thu mua
: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự
5
lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị tr
ờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ
: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp
dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó
phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều
nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại
của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều
nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó
(mua thanh toán ngay) theo phơng thức này thì khi
nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trớc
: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận
đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau
: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung
cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô
hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.

d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc:
Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp đợc tiến
hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):

Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về
để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để
tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nớc ngoài vào Việt Nam theo
yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng
vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến
khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng
vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo
phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo
hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những
u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và
6
tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
.
+
Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp
: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số l-
ợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt
động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua
hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh
chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể
xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh
thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận
chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi
nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo
sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ

một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều
kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì
bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để
thu hút ngời mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số các nhà
cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu
dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp
mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ
dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm
chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đ
ợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng
truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp
khi họ gặp khó khăn.
+
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp:
nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một
nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các
khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ
nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua
hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những
ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những ràng buộc lỏng (điều
kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin
phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau
bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần
7
và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi
phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn
giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong
một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với
mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp:
nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng
xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại,
nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm
đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả
thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm bảo sự hợp lý
về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và
cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh
nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại
.

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
+)
Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục
tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bớc công việc nh
xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá
kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với
số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì,
nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.

+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu
quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất l

ợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh
tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến
8
lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách
hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao
hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ). Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một
mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời
điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu
ngạch và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm
sút.
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng có thể
chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có
những hàng hoá có chất lợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức
chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ng
ời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất l
ợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức
chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu
vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác
định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo
khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ
mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận
chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông th
ờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn th
ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra
mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác
định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ
từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt

động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
+)
Tầm quan trọng của quản trị mua hàng
:
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ
chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và
kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng
tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá
trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
9
tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực
trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và
dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc và
ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực
hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho
nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua
bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? Đây là một quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và triển vọng, thực
trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực
tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận
tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc,
chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị
mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

a )
Xác định nhu cầu mua hàng
:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải
xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn
10
này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lợng nh thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là
thị trờng cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem
khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp
cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế
hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng
chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng
mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp,
hiệu quả.
Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên
thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
B Lợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lợng
hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của từng mặt hàng.

Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào
phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng, chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chất lợng tối đa. Chất
lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của ngời mua và
nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là
mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản
phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử
dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để
đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
11
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh
nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.

b)
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp
phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những
nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:
+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn th chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo
nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ

các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm
ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá
rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm
tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản
trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho
rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới có thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với
giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng
xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng
Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp hàng thờng
xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng và ngời cung cấp
mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cung cấp hàng
hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc
gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua
giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những ngời cấp
hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra
cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng mua nhiều doanh
12
nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống
nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có
hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độ rủi ro, tránh đ
ợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành
bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lợng không cao các nhà quản trị cần có
sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng
doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không
cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp
tục mua hàng của họ
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp
hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các
nhà cung cấp.
Phơng pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa
chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức
khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng( so với các nhà cung cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình
hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng
hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờng nói chung và những đòi hỏi của doanh
nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc
độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó
xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung
cấp cho doanh nghiệp.
13
c)
Thơng lợng và đặt hàng

.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành th
ơng lợng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ.
Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng
với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng
buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số lợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng
hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm
hợp đồng và để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc
chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh h
ởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng lợng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng tiện và phơng
pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có biến động
- Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác định thời hạn thanh
toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều
kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều
lần, ai giao cho ai
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những
nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt
đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần
tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện
theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng
phải đợc lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha
cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua bán. đây là hình thc mang tình pháp lí cao nhất. Nội dung của hợp
đồng mua bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.

. Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phơng định giá.
Phơng pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phơng thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và phơng thức thanh
14
toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên ngời mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức
trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên ngời bán) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu
trách nhiệm trớc pháp luật.
d)
Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục
các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hởng
tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông. Cần giám sát,
theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi
trong hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến
kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của
công ty.
+ Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm
kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu
mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị
thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập

hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cung cấp, đến đây quá trình
thu mua kết thúc.
e)
Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và
hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ
đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài
chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là
có kết quả và có hiệu quả.
+ Trờng hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm,
doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để
tránh phạm phải sai lầm đó.
15
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh những mặt tồn
tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên
quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền
với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của
nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của
doanh nghiệp.
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác
quản trị mua hàng
.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh
rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì đợc hoạt động

kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của
khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng
cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả
kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì
phải có hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán.
Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh
doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trờng. Việc lập kế
hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem
lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu
thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng
hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với
nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh
nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt
mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất,
chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức khả năng cạnh tranh của
doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng
khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt
động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính
16
thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua
hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi
mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng
hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng
và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện
ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để
bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh
nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ

ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt
khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ đợc chất lợng, gây mất
mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu
chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh
thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanhDo đó khi lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên
cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng
hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi
doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đ
ợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm
đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay
nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để
ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh.
1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng.
a)
Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng.
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá
:
+ Chiến lợc kinh doanh:
Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lợc.
Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình. Chiến lợc
kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh
trên thơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc
mục tiêu đề ra. Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó
quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà
các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết
:

17
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đa ra đợc một
kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết
hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu
kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt
hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những
mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và
lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh
doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi:
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhu cầu của khách
hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh
nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm
nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần.
Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ. Mua của
ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trờng.
Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xác mức tiêu thụ
về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí không thừa cũng không nên
thiếu.
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lợng, cho nên tuỳ
vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên. Chính sách mua hàng với mục tiêu của
nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ
:

Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua
hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể
dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đ
ợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn.
+
Các nguồn lực của doanh nghiệp
.
- Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là
trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.
18
Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình
trạng dây da trong mua hàng, giảm đợc chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn
cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật
: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ
thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện
đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để
mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với
các đối thủ cạnh tranh. Nhng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội
kinh doanh của mình.
-
Nhân viên mua hàng:

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua
hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con ngời. Cho nên việc
tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh
doanh. Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà doanh
nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh
doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc
các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh hởng của thị
trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhà nớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu
mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị tr-
ờng về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm
phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đợc một nhân viên mua
hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
+
Năng lực của nhà quản trị mua hàng
:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình
mua hàng. Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ đợc về
nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận
việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn
- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn,
doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng
19
chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng
nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm rà Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị tr
ờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua.
Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa
học kĩ thuậtđều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.
b)
Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng
.

Nhà cung cấp
:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu
lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp,
không đảm bảo đợc số lợng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh
nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trờng
hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng.
Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u và để tránh bị ép
giá.
+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của
ngời cung ứng.

Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh
doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng
sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh
hởng đến quá trình mua hàng nh: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến
đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh
:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối
thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các
đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đợc đối thủ
cạnh tranh doanh nghiệp phải thờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đ
a ra đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ
cạnh tranh nhng phải đảm bảo có lãi. Muốn đa ra đợc một mức giá thấp hơn giá của đối thủ
cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao

để đảm bảo bán đợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các
doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh
này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa ra các điều khoản
20
u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên
doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để
làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc
các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các điều
khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.

Các cơ quan nhà nớc:
Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh
và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nớc và cơ
quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động
kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ
quan nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề
có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà
quản trị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ
quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính
sách nh thuế Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngợc lại. Lúc
đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những
nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng có những nhân tố khách quan
nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc. Đối với
những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận
nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp
vụ mua hàng.
1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng trong
doanh nghiệp thơng mại.
Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt

thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra. Vì vậy doanh nghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm
nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng. Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng
là việc doanh nghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại
kết quả cao hơn trớc đây đã làm. Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo
đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho
doanh nghiệp có đủ hàng. Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân
tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh
toán nh thế nào?Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng
bằng cách:
21
+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng
đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định chính xác số lợng, chủng loại, giá cả hàng
hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua. Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho
tàng, chi phí và lợng hàng hoá dự trữ.
+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo đúng kế
hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong
phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó
có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá
trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục và không ngừng nâng cao chất l
ợng nguồn hàng.
+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức,
phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất
thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá.
-
Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị
.

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ
nhân sự. Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp
với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
22
Chơng 2:
Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty
bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, nguyên là cửa hàng
Bách Hóa Cửa Nam cũ. Công ty đợc thành lập tháng 5 năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa
tập trung, hoạt động kinh doanh theo phung thức hạch toán báo số. Nhiều năm liền cửa hàng
bách hóa Cửa Nam là lá cờ đầu trong ngành thơng nghiệp quốc doanh của thủ đô.
Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của
nhà nớc. Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam đợc
phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành
phố Hà Nội. Với t cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép
kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530. 000. 000 VNĐ. Có trụ sở, con dấu riêng và
cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty hoạt động và hạch toán
độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc pháp luật khi tham gia vào các
hoạt động kinh tế xã hội.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu hớng phát triển,
hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gian hàng siêu thị và một quầy
thời trang tự chọn. Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc
đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội. Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ
đã có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo. Hiệu quả hoạt động
kinh doanh của công ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách
nhà nớc ngày càng tăng. Công ty đã lập đợc nhiều thành tích suất sắc và đợc nhà nớc tặng thởng
nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thơng mại
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

+ Chức năng của công ty:
Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động bán
buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công ty bách hóa hoạt động trong
nền kinh tế thị trờng nên chức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới.
Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản
23
xuất với ngời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu
cầu và sở thích của ngời tiêu dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa.
Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần bình ổn thị tr-
ờng, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngời tiêu dùng cả về mặt không gian,
thời gian, bảo vệ và quản lí chất lợng hàng hóa.
Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lới thơng mại phân phối bán
buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộc với các bạn hàng, tạo nên
nguồn thông tin về nguồn hàng thị trờng khách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ
thị trờng tới nhà sản xuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu
cầu thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng.
+
Nhiệm vụ của công ty:
Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, Công ty Bách hóa số 5
Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ
tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh
Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho nh: góp phần bình ổn thị
trờng hàng hóa giá cả, không để xảy ra các cơn sốt, bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng.
Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có nhiệm vụ bảo toàn
và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
của nhà nớc về nhà nớc về quản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách
nhà nớc
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
24