Tài liệu 8 bước giúp nâng tầm năng suất cho team của bạn doc

8 bước giúp nâng tầm năng suất
cho team của bạn

( Tinh Hoa) Một nhà quản lý giỏi có thể giao việc cho nhân viên của mình ngày
một nhiều và ngày một khó, và nhân viên của họ vẫn hăng hái tuân theo. Bạn có
thể làm được điều đó với 8 bước sau, thông qua việc làm cho nhân viên của mình
thấy được mối liên hệ giữa lợi ích cá nhân của họ và lợi ích của tập thể.
B1: Giúp nhân viên thấy được quyền lợi khi được bạn giao nhiều việc hơn
Việc được giao nhiều việc hơn có nghĩa là vị trí của họ trong công ty được nâng
cao hơn, sẽ khó bị thay thế hơn và sẽ được ưu ái hơn khi đến kì tăng lương. Hoặc
khi đi kiếm việc, giá trị của họ trên thị trường lao động cũng tăng cao hơn. Đây là
sự thật mà không phải ai cũng biết.
Bằng việc nâng mục tiêu phát triển cá nhân lên cao hơn so với yêu cầu của công
việc một chút, nhân viên của bạn có thể phát triển năng lực của mình một cách
nhanh hơn. Ngược lại, việc thực hiện một công việc lặp đi lặp lại sẽ gây nhàm
chán, và làm cho năng lực dậm chân tại chỗ.
Đa số mọi người đều muốn nâng cao năng lực của mình nhưng họ lại không thích
khi nhận thấy trách nhiệm của mình được nâng lên ngày một cao hơn. Bạn phải
giải thích với họ là trách nhiệm luôn đi đôi với quyền lợi, và hãy nhớ đảm bảo
được điều đó.
B2. Mô tả bức tranh lớn của team và xác định phạm vi trách nhiệm của từng
nhân viên
Đảm bảo mọi người biết được họ phải chịu trách nhiệm về việc gì, thông qua bảng
mô tả công việc (job description) và sơ đồ tổ chức (organization chart) của team.
Khi mọi người biết rõ phần việc của mình trong bức tranh tổng thể, mọi thứ sẽ rõ
ràng, và không có hiện tượng giẫm chân lên nhau hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Mọi
người cũng sẽ phản ứng hiệu quả hơn khi phải đối diện với các tình huống ở bên
ngoài bổn phận của mình.
Mỗi vị trí có một bản mô tả công việc riêng, và ứng với mỗi công việc trong bảng
có các tiêu chuẩn để đánh giá, chúng ta sẽ thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá trong
bước 3. Bạn càng chi tiết, mọi thứ càng rõ ràng, và nhân viên càng có mục tiêu

làm việc cụ thể. Đừng ngại đầu tư thời gian vì bạn có thể sử dụng cho nhiều lần
sau này (áp dụng cho nhiều nhân viên, nhiều phòng, nhiều công ty, với một vài
thay đổi nhỏ).
B3: Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng
Các nhà quản lý có sứ mệnh là nâng cao hiệu quả hoạt động cho team của mình,
vậy việc bạn cần làm là đưa ra các định nghĩa- thế nào là họat động tốt. Cố gắng
càng cụ thể càng tốt khi xác định tiêu chuẩn cho toàn team, và sau đó là từng thành
viên, và từng công việc của mỗi thành viên.
Vd:, “Làm cho khách hàng hài lòng” là tiêu chuẩn không cụ thể dành cho phòng
chăm sóc khách hàng. “Đạt được tỉ lệ feedback tốt là 10%-và phục vụ được 100
khách hàng mỗi tuần” là một mục tiêu cụ thể hơn. Không phải tất cả khách hàng
khi được phục vụ tốt đều để lại feedback, nhưng rõ ràng trong 2 công ty cùng
ngành nghề, công ty nào có dịch vụ tốt hơn sẽ có tỉ lệ feedback tốt cao hơn.
Khi đặt ra các tiêu chuẩn, bạn nên cho phép nhân viên cùng tham gia và thảo luận.
Bởi vì họ là những người trực tiếp thực hiện công việc nên sẽ có cái nhìn cận cảnh
và chân thực nhất
B4: Để nhân viên của bạn tham gia chủ động
Có thể xem việc nâng cao yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá công việc là một dự án,
và nhân viên của bạn là phần quan trọng nhất. Hãy để họ thấy được sự chủ động
của mình, bằng cách cho họ cơ hội đưa ra các đòi hỏi về điều kiện làm việc.
Nhân viên phòng Kinh Doanh có thể đòi hỏi nhiều mẫu brochure hơn, với chất
lượng tốt hơn. Nhân viên phòng Kỹ thuật có thể đòi hỏi thêm một số dụng cụ gì
đó, nhân viên phòng chăm sóc khách hàng đòi có có thêm người trong phòng của
mình v.v
Sẽ có một số mâu thuẫn nhỏ cần được giải quyết bằng thương lượng, một vài yêu
cầu bị từ chối vì vượt quá qui định của công ty. Nhưng nhìn chung, việc nhân viên
đưa nhiều yêu cầu về điều kiện làm việc (và nội dung yêu cầu của họ) sẽ chứng tỏ
họ thực sự quan tâm đến kế họach nâng tầm tiêu chuẩn của bạn như thế nào. Khi
kế hoạch bắt đầu, Những người quan tâm nhất sẽ là những người thực hiện một
cách nghiêm túc nhất.

.

B5: Cụ thể hoá các thỏa thuận bằng văn bản
Tất cả các tiêu chuẩn đánh giá mà bạn và nhân viên đã thống nhất với nhau phải
được cụ thể hóa vào một văn bản, có chữ ký của bạn và nhân viên. Bạn và nhân
viên không những chỉ xem nó ở lần đánh giá công việc tiếp theo, mà còn trong
suốt quá trình làm việc. Việc ký tên vào văn bản đánh giá có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng về mặt tinh thần, giúp cho nhân viên thêm quyết tâm thực hiện.
B6: Lên “kế họach hành động”
Bước này sẽ rất dễ dàng nếu bước 3- đặt mục tiêu cụ thể được thực hiện tốt.
Bạn và nhân viên cần thảo luận để lên được kế họach thực hiện. Một kế họach tốt
là kế họach thực tế, dựa trên kinh nghiệm và năng lực hiện tại của mỗi nhân viên.
Vd: Đối với một nhân viên Kinh doanh mới vào nghề, thì mục tiêu nâng cao
doanh số lên gấp đôi trong vòng 3 tháng là thực tế, dựa trên kế họach đào tạo về
kỹ năng bán hàng, kiến thức về sản phẩm. Trong khi đó, việc tăng doanh số lên
gấp đôi đối với một nhân viên kinh doanh kì cựu cần mất thời gian trong nhiều
năm.
Khi lên kế họach hành động, bạn cũng sẽ phát hiện ra các mục tiêu phi thực tế, và
điều chỉnh chúng. Bạn cần luôn đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra là sẽ hơi khó khăn
một chút, nhưng đảm bảo thực hiện được nếu có sự cố gắng. .
Bạn phải cho nhân viên của mình biết rằng trong trường hợp cần thiết, mục tiêu đã
đặt ra vẫn có thể được thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh. Vd như doanh số cam
kết vẫn có thể được xét lại, nếu tình hình thị trường chung diễn biến xấu đi bất
ngờ. Như vậy, nhân viên của bạn sẽ yên tâm mà tập trung cố gắng làm việc. Đa số
người có hiệu quả làm việc rất cao khi họ ở trạng thái “tĩnh tâm”, không lo lắng.
B7: Theo sát quá trình làm việc
Hai lần đánh giá chính thức thường cách nhau từ 6 tháng đến 1 năm, nhưng bạn
cần theo dõi và đánh giá (không chính thức) một cách thường xuyên hơn. Sau các
kết quả đánh giá không chính thức đó, bạn sẽ phát hiện cái sai sót và kịp thời điều
chỉnh, trước khi quá muộn. Điều này sẽ giúp cho mục tiêu đề ra sẽ đạt được.

Vd: khi đặt mục tiêu nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên sau 6 tháng, bạn
nên có 2,3 lần đánh giá nhỏ trong quá trình 6 tháng đó, để xem kỹ năng của nhân
viên có được nâng cao theo đúng tiến độ không. Nếu không thấy có sự tiến bộ, bạn
nên xem lại cách tổ chức training.
Tuần xuất theo dõi tùy thuộc vào khả năng của nhân viên, các nhân viên càng
cứng thì càng theo dõi ít (nhưng vẫn phải có).
B8: Minh bạch về các phần thưởng
Cho nhân viên thấy được họ sẽ nhận được gì khi hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình. Làm rõ ngay từ đầu về các phần thưởng, và cố gắng để nhân viên của bạn
đạt được nó.
Trong một số trường hợp, nhân viên của bạn suýt đạt đựợc phần thưởng, kết quả
công việc hơi thiếu một chút so với mục tiêu, lúc này tùy bạn quyết định xem có
nên thưởng cho nhân viên đó hay không. Công ty có thể tiết kiệm đôi chút từ việc
không thưởng cho nhân viên, nhưng những nhà quản lý giỏi đều biết các phần
thưởng nhỏ của cá nhân có thể ươm mầm cho thành công lớn của tổ chức sau này.