Tài liệu Phần 7B: Kế toán và Dòng tiền mặt pdf

Phần 7B: Kế toán và Dòng tiền mặt

Bước 3: Tự làm kế toán!
Cho tới đây thì bạn đã tham vấn với kế toán và tham dự khóa học về kế
toán cơ bản. Bước tiếp theo để tìm hiểu xem tài khoản và dòng tiền hoạt động như
thế nào là tự làm các việc ghi sổ sách kế toán ở chế độ ban đầu. Việc này là rất có
giá trị bởi vì khi bạn thực hiện việc ghi sổ sách kế toán và hiểu các thông số liên
quan thì bạn sẽ có vị thế tốt hơn trong việc tuyển thêm nhân viên và đào tạo họ khi
doanh nghiệp phát triển. Khi đó bạn có thể dành trọn thời gian của mình cho các
công việc của một nhà quản lý. Nếu bạn có vợ/chồng hoặc một người bạn đáng tin
cậy thì họ cũng có thể là một nguồn lực vô giá cho công việc của một người ghi sổ
sách kế toán. Trong việc ghi sổ sách kế toán, có một công việc mà bạn có thể trao
quyền cho người khác đó là việc lập bảng lương và báo cáo bảng lương, những
việc này có thể được các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài thực hiện với giá rẻ.
Nếu doanh nghiệp của bạn là hợp doanh thì điều đặc biệt quan trọng là bạn
có kiến thức về kế toán cũng như những gì đang xảy ra trong các lĩnh vực khác
của doanh nghiệp. Hãy ghi nhớ răng, trong mô hình hợp doanh, tất cả các bên
tham gia đều có quyền đối với doanh nghiệp chung. Nếu một bên/đối tác nào đó
không làm tốt công việc kế toán thì nó có thể ảnh đến tất cả các bên/đối tác khác.
Ba bản báo cáo tài chính chủ yếu:
• Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một bản báo cáo tại một thời điểm nào đó.
Hãy xem nó như là một bức ảnh chụp nhanh tại một thời điểm. Đó là một
danh sách các khoản có và khoản nợ và sự khác biệt giữa hai con số này
trong phần vốn đầu tư của bạn trong doanh nghiệp. Bạn sẽ thấy ví dụ về
một bảng cân đối kế toán được chia thành 2 phần chính. Phần đầu tiên là
“Tài sản có” và phần thứ hai là “Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu”
Thứ tự chung trong một bảng cân đối kế toán là nó đi từ những điều
nhẹ nhàng và êm dịu nhất tới những điều khó chịu nhất. Nói cách khác,
dưới mục “tài sản có” là những mục nhỏ như “tài sản/vốn lưu động” và
điều đầu tiên là tiền mặt bởi vì nó là cái ngon lành nhất trong khối tài sản

có của bạn. Sau phần tiền mặt là đến các khoản phải thu thể hiện số tiền mà
khách hàng đang nợ bạn. Khi bạn nhận được tiền thì khoản phải thu chuyển
thành tiền mặt. Tiếp theo trong mục tài sản có là phần về “tồn kho”. Do tồn
kho không được dễ chịu bằng tiền mặt hay khoản phải thu nên trong bảng
cân đối kế toán nó phải nằm dưới hai phần trên. Tiếp sau phần tài sản lưu
động là phần tài sản và máy móc thiết bị thường đi theo nó là chi phí.
Bạn cũng sẽ nhận thấy phần “khấu hao” trong bảng cân đối kế toán
do kế toán chuẩn bị. Khấu hao là chi phí không bằng tiền mặt và chẳng có
gì khác ngoài việc ghi giảm giá trị của nó theo thời gian.
Một lý do để bản báo cáo tài chính này được gọi là “bảng cân đối kế
toán” bởi vì tài sản có luôn cân bằng với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Điều này gọi là nguyên tắc ghi sổ kép và là một công việc được thực hiện ở
hầu hết các doanh nghiệp khác. Lý do để việc ghi sổ kép được coi là tiêu
chuẩn vàng trong kế toán là nó đóng vai trò kiểm tra nhằm đảm bảo một
giao dịch đã được ghi chép lại một cách chính xác. Ví dụ, cái đầu tiên mà
bạn mua là 1 cái bạn. Bạn đã có 1 tài sản về thiết bị văn phòng. Nếu bạn
thanh toán bằng tiền mặt, bạn sẽ không có khoản nợ nào cho nên nó được
gọi là vốn đầu tư của bạn (ở phần kia của cuốn sổ cái).
Tương tự như vậy, các giao dịch khác sẽ tăng lượng tài sản có
và/hoặc tăng khỏan nợ hoặc vốn đầu tư. Ví dụ, nhìn vào bảng cân đối kế
toán mà chúng tôi đưa ra làm ví dụ thì có thể thấy rằng trong mục phần nợ
phải trả ngắn hạn (một lần nữa lại theo trật tự từ dễ chịu đến khó chịu) các
khoản mà bạn phải trả là những khoản được liệt kê đầu tiên. Sau đó là đến
các khoản gọi là “nợ cộng dồn” thường là khoản thuế trên bảng lương và
thuế doanh thu mà có thể trong vòng 1 đến 2 tháng tới chưa đến hạn phải
trả.
Cũng nằm trong mục nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải trả
trong thời hạn một năm. Vì vậy các khoản thanh toán trong 12 tháng cho
các thiết bị có thể được xem như là một khoản nợ ngắn hạn. Kế tiếp là đến
khoản nợ dài hạn, những khỏan có thời hạn trả ở những năm tiếp theo.

Tiếp sau mục tổng các khoản phải trả là đến phần “vốn chủ sở hữu”,
đó là phần lãi suất của chủ đầu tư trong doanh nghiệp. Nếu chúng ta tính
tổng tài sản của doanh nghiệp là ₫37000 và trừ đi số nợ phải trả thì khoản
còn lại là ₫19000. Trong số ₫19000 này thì ₫13000 là từ thu nhập trước đây
và ₫6000 là từ kỳ kế toán hiện tại và vì vậy kết quả cân đối là ₫37000 cho
cả tài sản có và các khoản phải trả cộng với vốn chủ sở hữu.
Khi ngân hàng xem xét một bản báo cáo tài chính, họ quan tâm tới
nhiều hệ số tài chính khác nhau. Các hệ số tài chính giúp thể hiện sức mạnh
tài chính của một doanh nghiệp và cách doanh nghiệp tiến hành để thanh
toán các khoản vay. Ví dụ, hệ số ngắn hạn là tỷ số giữa tài sản lưu động và
nợ ngắn hạn. Nếu tài sản lưu động của bạn nhỏ hơn nợ ngắn hạn, một chiếc
cờ đỏ sẽ được dựng lên bởi vì nó cho thấy có 1 nguy cơ không trả được
trong năm hiện tại. Mỗi lĩnh vực có một mức hệ số khác nhau. Bạn có thể
so sánh hệ số của doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác trong
cùng lĩnh vực. Ngân hàng có lẽ sẽ quan tâm tới vốn chủ sở hữu của bạn
nhất.
• Báo cáo thu nhập (còn được gọi là
Báo cáo Lãi/Lỗ)
Không giống như bảng cân đối kế toán, báo cáo
thu nhập cho một khoảng thời gian nhất định thường là
hàng tháng hoặc hàng quý. Thông thường các thông số
cộng dồn đến thời điểm đó cũng được nêu nhằm thể hiện
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm.
Trong ví dụ được nêu ra ở đây, bản báo cáo tài chính này
là cho thời gian nửa năm và nó thể hiện họat động của
tháng này cũng như tổng số từ đầu năm đến giờ là 5
tháng cộng với tháng này là thành tổng số 6 tháng.
Bản báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán thường đi kèm với
nhau. Quay trở lại bảng cân đối kế toán bạn sẽ thấy mức nhu nhập ngắn hạn
là ₫6000. Bản báo cáo thu nhập cũng thể hiện con số là ₫6000, đó là lợi

nhuận của 6 tháng trước.
Bản báo cáo thu nhập của bạn cho thấy nhiều thông tin giá trị. Bạn
sẽ thấy một phần dành cho bán hàng cũng như phần chi tiết của tất cả các
chi phí để tính ra lợi nhuận ròng của thời kỳ này. Báo cáo tài chính của bạn
càng mới thì mức giá trị càng cao. Nếu bạn phát hiện ra một xu hướng phát
triển xấu, bạn có thể hành động ngay.
Các chương trình máy tính cũng có thể tạo ra các bản báo cáo tài
chính với chỉ một lần nhấn phím, đó là lý do tại sao bạn cần có kỹ năng sử
dụng máy vi tính và phần mềm phù hợp với loại hình doanh nghiệp của
bạn.
• Kiểm soát dòng tiền mặt
Tiền mặt là nhiên liệu cho doanh nghiệp cũng giống như nhiên liệu
giúp cho máy bay hoạt động. Phi công cần dự tính một cách chính xác
lượng nhiên liệu cần tới. Bạn cần phải chú ý ở mức độ tương tự trong việc
kiểm soát dòng tiền mặt bởi vì nếu ở bất kỳ thời điểm nào trong tương lai
bạn hết nhiên liệu thì giống như phi công bạn sẽ gặp phải một vấn đề LỚN.
Kiểm soát dòng tiền mặt là một phương pháp đơn giản dự tính nhu
cầu tiền mặt của bạn trong tương lai. Một báo cáo thu nhập cho các kỳ
tương lai được chỉnh sửa để chỉ thể hiện tiền mặt: lượng tiền vào và ra và
mức cân bằng tiền mặt là bao nhiêu ở cuối kỳ xác định. Đây là một công cụ
tuyệt vời vì bạn có thể dự đoán những nhu cầu của mình trong tương lai
trước khi các nhu cầu này xuất hiện.
Trong việc kiểm soát dòng tiền mặt, với mỗi khoảng thời gian cách
quãng, bạn đưa ra những ước ượng vừa phải dối với những nguồn tiền mặt
(VÀO) và những khoản chi phí (RA). Sử dụng những số liệu thấp và vừa
phải cho các khoản VÀO và sử dụng những số liệu cao khi ước lượng cho
những khoản RA. Với thời gian đầu (tạm cho là 1 tháng) bạn bắt đầu với
khoản tiền mặt mà hiện nay bạn đang có. Để làm điều này bạn cộng các
khoản VÀO và trừ đi các khoản RA và có được kết quả về lượng tiền mặt
vào cuối tháng. Lượng tiền mặt có vào cuối tháng này sẽ là lượng tiền mặt

bắt đầu cho tháng tiếp theo.
Bảng kê trình bày việc kiểm soát dòng tiền mặt dưới đây cho thấy
rằng lượng tiền mặt cuối kỳ đầu tiên trở thành số đầu kỳ cho kỳ thứ hai.
Lượng tiền mặt cuối kỳ thứ hai trở thành đầu kỳ của kỳ thứ ba và cứ như
thế. Việc dự đoán của bạn cần thực hiện cho thời gian 12 tháng tới. Việc dự
đoán sẽ là một công cụ hữu ích cho bạn trong việc thu xếp tài chính trước
khi được yêu cầu bằng việc trình bày cho ngân hàng rằng bạn đủ khả năng
thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai.

Bạn có thể sử dụng mẫu kiểm soát dòng tiền đơn giản này để đưa ra
dự đoán về dòng tiền cho những hoạt động kinh doanh mà bạn đang có
trong đầu. Nó thật đơn giản nhưng cũng rất có giá trị!
Danh sách các công việc kế toán và kiểm soát dòng tiền mặt:
• Chuẩn bị các bản báo cáo tài chính định kỳ; ít nhất là hàng
tháng hoặc thậm chí hàng tuần.
• Theo dõi tỷ lệ phần trăm chính về thu nhập. Nếu bạn hoạt
động trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng bán của bạn
phải tương tự như của các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.
• So sánh báo cáo thu nhập của kỳ này với các kỳ trước đó.
• Để bắt đầu, bạn không cần phải có các bản báo cáo tài chính
được CQ thuế duyệt. Trong lĩnh vực kế toán có ba cấp bậc báo cáo tài
chính: được phê duyệt bởi CQ thuế, đã được kiểm tra và dùng cho nội bộ
(chỉ mới được lập xong). Đối với hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập,
dạng báo cáo tài chính dùng cho nội bộ là đủ, có nghĩa là phía kế toán
chuẩn bị báo cáo tài chính dựa trên một lá thư nói rằng các con số là dựa
vào thông tin mà bạn đã đưa cho kế toán.
• Ngay từ ban đầu, cần duy trì tốt việc kiểm soát nội bộ. Hãy
học những cách thức đang được sử dụng trong lĩnh vực của bạn để ngăn
ngừa sự thiếu trung thực và thất thoát. Thất thoát bao gồm bị mất cắp hoặc
các dạng trộm cắp khác, gây ra sự thất thoát đối với hàng của bạn trong

kho.
• Không ủy thác quyền việc ký séc và yêu cầu mua hàng.
• Không sử dụng tiền mà bạn vừa rút để trả thuế trên bảng
lương hoặc thuế doanh thu cho các mục đích khác. Bạn sẽ trở thành một
người tham gia quản lý các quỹ thuộc Cơ quan Doanh thu Nội bộ (Cơ quan
Thuế), cơ quan Bảo hiểm Xã hội và cơ quan thu thuế doanh thu. Bạn có thể
sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ về lương để thực hiện những trách nhiệm
này.
• Hãy ghi nhớ trong đầu rằng khả năng thanh toán không đồng
nghĩa với việc kiếm tiền. Bạn có thể kinh doanh có lãi và vẫn có thể phá
sản nếu thiếu tiền mặt. Hãy học và thực hiện các phương cách kiểm soát
dòng tiền mặt.
• Hãy nhìn về tương lai và liệt kê danh sách những nhu cầu tài
chính của bạn bao gồm bất động sản, máy móc thiết bị, nhân viên và vốn
lưu động.
• Bố trí các nguồn lực tài chính tốt trước khi nhu cầu xuất hiện.
[Về đầu trang]
Bản Kế hoạch kinh doanh cho Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt
Phần 7: Kế toán và dòng tiền mặt

MS Word

Hướng dẫn điền vào bản kế hoạch kinh doanh mẫu:
1. Mỗi ô có một cái tên cố định được viết IN HOA
2. Dưới mỗi tên là một dòng bắt đầu bằng câu “Điền vào đây”.
Nó sẽ có thông tin hướng dẫn cách bạn điền thông tin. Ô này sẽ tự mở rộng
nếu bạn cần mở rộng để điền thêm thông tin.
3. Sau khi hoàn thành mỗi ô, hãy xóa câu "Điền vào đây", đi,
chỉ để phần tên của ô và phần thông tin bạn vừa điền vào.
Chúng tôi khuyên bạn khi học đến phần nào bạn nên hoàn thành phần

tương ứng trong bản kế hoạch kinh doanh.
Hãy đưa ra các nghiên cứu, phát hiện đầy đủ và cả thông tin giới thiệu. Làm
cho nó thêm sinh động bằng cách sử dụng các thông số nền tảng, lý lịch sơ lược
của bạn, các biểu đồ, các thông số về nhân khẩu học và các nghiên cứu. Khi bản
kế hoạch kinh doanh của bạn hoàn tất, hãy in ra và xếp nó thành 12 phần.
Có nhiều mẫu bản kế hoạch kinh doanh có sẵn trong các thư viện, nhà sách
và phần mềm.
[Về đầu trang]
PHẦN 7 Kiểm tra nhanh: Kế toán và dòng tiền mặt
1. Điều nào sau đây là SAI: :
A. Bảng cân đối kế toán bao gồm các thông
tin tài chính tại một thời điểm nào đó.
B. Bản báo cáo doanh thu bao gồm các thông
tin tài chính về một kỳ xác định.
C. Nợ ngắn hạn là khoản nợ có hạn phải tr
ả

trong vòng 6 tháng.
D. Vốn chủ sở hữu bằng tổng tài sản trừ đi
tổng nợ.

2. Thông số đầu tiên mà ngân hàng muốn xem trong
các bản báo cáo tài chính của bạn là:
A. Vốn chủ sở hữu
B. Tỷ lệ ngắn hạn
C. Thu nhập ngắn hạn
D. Dự báo dòng tiền mặt

3. Là một doanh nghiệp mới thành lập, tốt nhất là
bạn nên tự chuẩn bị séc bảng lương, quản lý việc lập bảng

lương và lập báo cáo. .
A. Đúng
B. Sai

4. Nếu doanh nghiệp bạn dự định thành lập cần phải
có lưu kho hoặc nếu bạn dự định sản xuất hàng hóa, nhìn
chung cơ quan thuế sẽ yêu cầu bạn sử dụng: :
A. Phương pháp thu chi tiền mặt thực tế
B. Phương pháp kế toán cộng dồn

5. Nơi tốt nhất để bạn t
ì
m thông tin tài chính và các
thông tin khác của các đối thủ cạnh tranh lớn mà bạn sẽ phải
đương đầu là:
A. Một người môi giới chứng khoán chuyên
nghiệp
B. Các bản báo cáo hàng năm cho cổ đông
C. Nói chuyện với những nhà doanh nghiệp
chủ chốt

6. Khoản chi phí nào sau đây là khoản chi phí không
bằng tiền mặt?
A. Tiền mua bảo hiểm
B. Lãi suất tiền vay
C. Khấu hao
D. Tiền nộp thuế

7. Trong phương pháp thu chi tiền mặt thực tế, bạn
cân đối doanh thu với chi phí mà không tính đến thời gian có

thể thu hoặc không thu tiền mặt.
A. Đúng
B. Sai

8. Khi bạn lập dự báo dòng tiền mặt, tình huống nào
sao đây được coi là cách làm tốt nhất:
A. Cứ sau 12 tháng lại thay đổi số liệu.
B. Cùng với thời gian, cố gắng thay đổi chiến
lược của mình càng nhiều càng tốt để những số liệu trong
bản dự báo luôn đảm bảo tính thanh khoản.

9. Trong bản dự báo dòng tiền mặt của bạn, mỗi kỳ
được phân tích bao gồm: tiền mặt đầu kỳ cộng với các nguồn
tiền mặt khác trừ đi chi phí bán hàng, trừ đi tất cả các chi ph
í

bằng tiền mặt khác ta được tiền mặt cuối kỳ
A. Đúng
B. Sai

10. Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bản d
ự

báo dòng tiền mặt trong 1 năm chỉ ra rằng sau 6 tháng bạn sẽ
bị âm ₫50000 do các khoản phải trả nhiều hơn thu nhập của
doanh nghiệp. Bạn sẽ:
A. Khi đến thời điểm đó, bạn sẽ yêu cầ
u

những nhà cung cấp cho bạn thời hạn thanh toán dài hơn để

đảm bảo khả năng thanh toán
B. Giảm giá để tạo lượng tiền mặt để bù cho
lượng tiền mặt thiếu hụt.
C. Yêu cầu trợ vốn trước khi bạn bắt đầu, có
thể từ các nhà cung cấp hàng, chủ nhà hoặc mẹ vợ để có
được lượng tiền mặt cho nhu cầu đã được dự báo trong
tương lai.
D. Nếu bạn gặp phải tình huống lượng tiền
mặt bị âm do việc khách hàng thanh toán chậm, bạn sẽ thanh
toán cho các nhà cung cấp của mình theo mức chậm tương
ứng. .
E. Nếu và khi việc tình huống này thực s
ự

xuất hiện, hãy gặp ngân hàng của bạn và cho họ biết về vấn
đề dòng tiền mặt của bạn và yêu cầu được cung cấp thêm về
tài chính.