Tài liệu Kế toán và Dòng tiền mặt Bước ppt

Kế toán và Dòng tiền mặt
Bước 1: Trang bị kiến thức
Nếu bạn chuẩn bị lập doanh nghiệp chắc hẳn bạn phải biết cách ghi số liệu như
thế nào. Để có được kiến thức về việc này bạn cần phải tới lớp học để học cả về
kế toán và phần mềm máy vi tính được dùng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Với những kiến thức này, bạn có thể nói một cách đầy tự tin về các yêu cầu về kế
toán của bạn với các nhân viên của mình, với ngân hàng và với cả nhân viên kế
toán của bạn.
Bạn cũng cần biết một chút về kế toán để đánh giá các đối thủ cạnh tranh của mình
hoặc về cách doanh nghiệp mà bạn muốn mua hoặc bị mua. Trong khi thông tin về
các công ty có thể có được từ những người môi giới chứng khoán hoặc phỏng vấn
những doanh nhân nổi tiếng thì cách tốt nhất để biết về những đối thủ cạnh tranh
đang thành công nhất được niêm yết trên thị trường chứng khoán là đọc bản báo
cáo hàng năm của họ. Bạn cần biết về kế toán để rút ra được những điều hay từ
đây. Các khóa học về kế toán tại các trường tại địa phương có thể đáp ứng hầu hết
nhu cầu của bạn về vấn đề này.
Bước 2: Chọn một người làm kế toán
Bạn phải tham khảo tư vấn của một người làm kế tóan trước khi bạn khởi nghiệp.
Đó có thể là một người có chứng chỉ CPA hành nghề độc lập hoặc một công ty kế
toán kiểm tóan lớn cung cấp dịch vụ chuyên môn trên nhiều lĩnh vực (và chi phí ở
đây có thể cao hơn). Một mô hình nữa khi sử dụng kế toán là một người là kế toán
thuế (EA). Người này phải qua kỳ kiểm tra do cơ quan thuế thực hiện.
Hiện tại không có các tiêu chuẩn chứng chỉ quốc gia nào dành cho nhân viên kế
toán sổ sách giống như đối với chứng chỉ CPA hoặc EA. Do vậy có lẽ tốt nhất là
khi tìm một nhân viên kế toán sổ sách thì nên trông chờ vào sự giới thiệu. Nhiều
người có chứng chỉ CPA hoặc EA sẽ giới thiệu cho bạn những người mà họ tin
tưởng để giúp bạn các công việc về kế toán. Nhân viên kế toán sổ sách có thể làm
các công việc từ thanh toán hóa đơn, xử lý các giấy tờ biên nhận cho tới mức hoàn
chỉnh là có thể tóm tắt các hoạt động thu chi trên sổ sách để những người có chứng
chỉ CPA hoăc EA chuẩn bị báo cáo hoàn thuế.
Nói cách khác, nếu bạn cần ai đó cố vấn cho bạn về việc tổ chức doanh nghiệp và

chuẩn bị báo cáo doanh thu và thuế thu nhập cá nhân thì có lẽ bạn cần có một
người làm kế tóan với chứng chỉ CPA hoặc một EA để giúp. Việc bạn biết và tự
ghi sổ sách kế toán thường xuyên sẽ làm cho công việc trở nên tốt hơn bởi vì như
vậy bạn có đủ điều kiện để có được chuyên môn cao hơn.
Bạn cũng cần quyết định xem phần mềm kế toán nào là phù hợp với loại hình
doanh nghiệp của bạn nhất và nhân viên kế toán có thể giúp bạn trong việc này.
Một số phương pháp để xác định việc này là:
•
Hãy hỏi những người cùng kinh doanh trong lĩnh vực của bạn mà bạn có
thể tin tưởng vào những nhận xét của họ về vấn đề phần mềm.
•
Người phụ trách về kế toán của bạn cũng có thể trợ giúp đắc lực cho bạn
trong việc cài đặt và đào tạo bạn về các ứng dụng của phần mềm hoặc là
anh ta cũng có thể có người quen biết rõ về việc này.
•
Tìm các quảng cáo trên các tạp chí về phần mềm và tham dự các cuộc triển
lãm để có ý tưởng về việc này.
Việc làm kế toán bảng lương và báo cáo ngày càng phức tạp. Nếu như bạn sẽ
tuyển nhân viên, hãy tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ kế toán tiền lương ở
địa phương của bạn. Người phụ trách kế toán của bạn cũng có thể đưa ra đề nghị
về việc này. Công việc phức tạp này cũng có thể được thuê bên ngoài thực hiện
với một chi phí phí hợp lý.
Các cách mà người phụ trách kế toán của bạn có thể giúp khi làm việc với
ngân hàng:
Sớm hay muộn thì bạn cũng sẽ cần đến nguồn cung cấp tài chính bên cạnh những
nguồn khi bạn khởi sự doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng mố
quan hệ với ngân hàng TRƯỚC KHI các nhu cầu xuất hiện. Người phụ trách kế
tóan của bạn có thể:
•
Giúp bạn chuẩn bị các báo cáo về việc kiểm soát dòng tiền mặt trong đó

ước đoán lượng tiền mặt cần cho doanh nghiệp trong những tháng tới.
•
Giúp bạn chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân bao gồm bản cân đối tài sản cá
nhân và các khoản phải trả cũng như báo cáo về thu nhập và chi phí cho
thấy lượng tiền mặt bạn tạo ra được mỗi tháng. Các ngân hàng thường yêu
cầu phải có sự đảm bảo cá nhân.
•
Giúp với tư cách là một người giới thiệu với ngân hàng. Điều này là rất hữu
ích vì ngân hàng có thể đã có các giao dịch trước đây với người đó rồi.
•
Giúp bạn đánh bóng bản kế hoạch kinh doanh gửi ra ngân hàng.
•
Giúp bạn tổng hợp càng nhiều thông tin càng tốt bao gồm các báo cáo tài
chính một cách gọn gàng và có trật tự.
Phương pháp kế toán
Trước khi bạn bắt đầu, bạn cần phải quyết định doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng
phương pháp kế toán nào. Có 2 phương pháp chính:
•
Phương pháp kế toán cơ bản dựa trên thu/chi tiền mặt thực tế: Tên của
nó đã nói lên tất cả, bạn ghi nhận thu nhập khi bạn nhận được tiền mặt và
bạn ghi nhận là chi phí khi bạn nhận được hóa đơn. Hầu hết các doanh
nghiệp dịch vụ thực hiện phương pháp này nó rất dễ hiểu và dễ tính toán
hơn nhiều.
•
Phương pháp kế toán cộng dồn: Ở đây bạn cân đối doanh thu với chi phí
bất kể việc tiền mặt có thể hoặc không thể thu được. Nếu bạn bán một sản
phẩm cho một khách hàng và người này không trả tiền cho bạn trong 30
ngày, việc bán hàng được ghi nhận vào trong sổ sách vào ngày bạn thực
hiện việc bán hàng. Khi tiền được chuyển tới tài khoản “các khoản phải
thu” thì nó được chuyển thành tiền mặt. Điều này cũng tương tự với các chi

phí: nếu chi phí phát sinh trong một tháng nhưng bạn lại thanh toán vào
tháng tiếp theo thì chi phí được ghi nhận vào tháng mà chi phí phát sinh.
Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực sản xuất hoặc liên quan tới tồn
kho thì cơ quan thuế thường yêu cầu bạn thực hiện theo phương pháp kế
toán này.
Tách riêng những ghi chép của doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu, dù chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên mở một tài khoản của
doanh nghiệp cho dù bạn là người chủ duy nhất của doanh nghiệp. Việc tách riêng
giữa những giấy tờ ghi chép của doanh nghiệp và cá nhân bạn là rất quan trọng.
Điều này làm cho bạn và người phụ trách về kế toán dễ dáng hơn trong việc chuẩn
bị báo cáo thuế thu nhập cá nhân khi đến hạn. Người phụ trách kế toán có thể giúp
bạn trong việc lập các tài khoản cho công ty bao gồm cả việc lập tài khỏan tiền gửi
ngắn hạn và tài khoản tiền gửi dài hạn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Vấn đề trách nhiệm nộp thuế:
Một số vấn đề liên quan tới trách nhiệm nộp thuế mà bạn và người phụ trách về kế
toán cần phải giải quyết:
•
Thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn là người chủ sở hữu duy nhất của doanh
nghiệp, bạn sẽ phải báo cáo các hoạt động của doanh nghiệp theo chu kỳ đi
kèm với việc khai báo với cơ quan thuế theo mẫu 1040, còn gọi là Bảng kê
C. Người chủ duy nhất của doanh nghiệp không chỉ phải đóng thuế thu
nhập cá nhân trên phần thu nhập của doanh nghiệp mà còn phải đóng thuế
bảo hiểm xã hội trên số thu nhập này. Việc này được tách thành một mục
riêng về khoản thuế thu nhập phải nộp. Khoản thuế bảo hiểm xã hội có thể
làm nhiều chủ mới lập doanh nghiệp nhỏ giật mình bởi vì họ không ngờ
phải trả khoảng 15% thu nhập thuần cho thuế bảo hiểm xã hội trên tổng số
thuế thu nhập. Mô hình công ty hợp doanh hoặc công ty trách nhiệm hữu
hạn cũng không giải thoát các đối tác khỏi việc nộp thuế làm việc cho bản
thân. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể giúp đỡ bạn trong việc ước
lượng khoản thuế phải nộp giúp giảm gánh nặng nộp thuế cộng dồn cũng

như tránh bị phạt do không nộp thuế.
•
Thuế trên bảng lương. Nếu bạn có nhân viên thì người phụ trách kế toán
có thể giúp bạn xin mã số nộp loại thế này của bang và của liên bang để bạn
kê khai khoản thuế trên bảng lương phải nộp. Mã số liên bang được gọi lài
FEIN (mã số nhận dạng doanh nghiệp của liên bang) và được thực hiện
theo mẫ SS-4. Tại mỗi bang thì có các loại thuế địa phương và thuế của
bang khác nhau. Ví dụ, tại California, bạn cần xin mã số nhận dạng của
bang để mở tài khoản nộp thuế khấu trừ từ lương của nhân viên và khoản
tiền khấu trừ bảo hiểm tàn tật. Bạn cũng còn phải trả thuế bảo hiểm thất
nghiệp của bang nữa. Cũng có thể có các loại thuế khác đặc trưng riêng cho
khu vực của bạn.
Trợ cấp
Ở nhiều thời điểm, có nhiều nguồn tài chính cho các doang nghiệp mới thành lập
do các tổ chức khác nhau tài trợ nhằm hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp
nhỏ. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể biết hoặc không biết những khoản
trợ cấp này nhưng đó có thể là câu hỏi mà bạn cần đặt ra với những ứng viên cho
vị trí kế toán trước khi bạn tuyển dụng họ. Trợ cấp có thể có từ các nguồn:
•
Hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA).
•
Các khoản vay do Hội Doanh nghiệp nhỏ bảo lãnh được thông qua các
ngân hàng.
•
Các ngân hàng địa phương do chính phủ liên bang tài trợ
•
Trợ cấp của liên bang cho việc sử dụng những nhân viên là người dân tộc
thiểu số
•
Các tổ chức thương mại

•
Liên đoàn các nhà quản trị doanh nghiệp đã nghỉ hưu (SCORE), một tổ
chức phi lợi nhuận với mục đích giúp các doanh nghiệp nhỏ thành công.
SCORE cung cấp nhiều khóa học và hội thảo về nhiều chủ đề trong kinh
doanh và giúp cho bạn cơ hội để nói chuyện với những người đã từ như bạn
hôm nay.
Kiểm soát nội bộ
Nói đến "Kiểm soát nội bộ" là nói đến những gì cần làm để xử lý các nguồn vốn,
nơi mà tiền ở các dạng tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng, để đổi lấy hàng hóa và dịch
vụ. Mục đích là để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được tất cả mà không bị lãng
phí và thất thoát do việc giả mạo, thiếu trung thực của nhân viên hay chỉ đơn thuần
là do bất cẩn. Thậm chí một doanh nghiệp trong sạch trên tất cả các lĩnh vực cũng
có thể bị tổn thương nhiều do những sai sót ở bên trong qua việc yếu kém trong
kiểm soát nội bộ. Người phụ trách về kế toán có thể giúp bạn xây dựng những biện
pháp kiểm soát phù hợp đối với loại hình kinh doanh của bạn.
Nếu bạn ở trong lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh bán lẻ, bạn sẽ cần phải xây
dựng một chính sách tồn kho và kiểm soát bởi vì tồn kho, tương tự như tiền mặt,
có thể biến mất nhanh chóng do những bất cẩn hoặc thiếu trung thực của nhân
viên. Bạn cần dựng những tấm lá chắn bảo vệ ngay từ ban đầu của quy trình bằng
việc xây dựng các biện pháp kiểm soát như ai là người được phép ký về hàng hóa
và dịch vụ, ai là người kiểm soát việc xuất hàng hóa và dịch vụ ra bên ngoài sau
khi quá tình chế biến đã hoàn tất.
Có lẽ bắt đầu từ bây giờ bạn nên suy nghĩ về ý tưởng trong quá trình lựa chọn kế
toán, tốt nhất là chọn người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Báo cáo nộp thuế hàng quý
Báo cáo nộp thuế hàng quý chủ yếu là về thuế bảng lương và thuế doanh thu. Các
doanh nghiệp mới thành lập cần nộp báo cáo nộp thuế hàng quý và chuyển khoản
tiền thu hộ từ tiền lương của nhân viên cũng như phần đóng góp của doanh nghiệp
trong thuế bảo hiểm xã hội cho chính phủ liên bang. Tương tự như vậy, thuế thu
nhập của bang mà doanh nghiệp thu hộ và thuế thất nghiệp của bang mà doanh

nghiệp đóng góp cho bang cần được giải thích. Những vấn đề này bạn cần làm
đúng ngay từ đầu để các khoản thuế này được thanh toán theo một lịch trình phù
hợp và bạn không bị phạt do nộp muộn hoặc không nộp các nghĩa vụ thuế.
Thông thường các doanh nghiệp mới thành lập hay bị thiếu tiền mặt và thường có
xu hướng giữ lại một số nghĩa vụ nhất định để có thêm nguồn tiền mặt. Nhưng bạn
không nên rơi vào cái bẫy này trong các nghĩa vụ đối với chính phủ bởi vì các cơ
quan chính phủ thường có ít kiên nhẫn đối với những ai lơ là việc nộp thuế.
Tương tự như vậy, tiền thuế doanh thu mà bạn thu được, trong khoản thuế doanh
thu của bang, cần được chuyển tới ngân sách bang hàng tháng hoặc hàng quý tùy
thuộc vào lượng doanh thu của bạn. Bản báo cáo hàng quý cần nêu rõ bạn đã thu
được bao nhiêu và rằng bạn đã nộp khoản tiền này vào ngân sách của bang đúng
hạn.
Cân đối sổ kế toán
Trước đây chúng tôi đã đề nghị rằng bạn nên mở các tài khoản riêng cho các hoạt
động của doanh nghiệp để dễ dàng hơn trong việc truy xét các chi phí và khoản
thu của doanh nghiệp. Tài khoản này cần được cân đối ít nhất một lần mỗi tháng
khi bạn nhận được báo cáo về tài khỏan của ngân hàng. Bạn có thể tiết kiệm được