Hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng ở Công ty cổ phần Traphaco.doc

Lời nói đầu
Hiện nay, khi nền kinh tế nớc ta đợc vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý
của Nhà nớc theo định hớng X- hội chủ nghĩa, cùng với sự sôi động của tiến trình
hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối diện với
nhiều thử thách lớn. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện khắc nghiệt đó, các
doanh nghiệp buộc phải làm ăn có hiệu quả và lỗ la i trở thành vấn đề sống
còn đối với mỗi Doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp hoạt động trên thị trờng bao
giờ cũng nhằm mục đích thu lợi nhuận. Để đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp
phải thực hiện bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng của lu thông, đa hàng hóa
vào sử dụng và kết thúc quá trình vận động của hàng hóa. Tuy nhiên trên góc độ
Doanh nghiệp bán hàng là tạo ra doanh thu. Tỷ trọng doanh thu của Doanh
nghiệp trên thị trờng chính là thị phần mà Doanh nghiệp nắm giữ. Thị phần là một
trong những chỉ tiêu đánh giá khả năng chiếm lĩnh thị trờng và khả năng lớn
mạnh của Doanh nghiệp. Doanh thu chính là lợng tiền Doanh nghiệp thu về, hoặc
có quyền thu khi bán hàng. Sau khi trừ đi tất cả chi phí phần còn lại là lợi nhuận.
Do đó muốn có lợi nhuận cao Doanh nghiệp phải có đựơc doanh thu bán
hàng.Với ý nghĩa quan trọng của nghiệp vụ bán hàng nh vậy, em thấy kế toán bán
hàng là một đề tài thiết thực cần nghiên cứu hoàn thiện, và đây cũng chính là lý
do em chọn đề tài Hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng ở Công ty cổ phần
Traphaco và mong muốn đóng góp kết quả học tập nghiên cứu của mình vào
công tác hoàn thiện kế toán bán hàng ở Công ty cổ phần Traphaco cũng nh trong
Doanh nghiệp thơng mại nói chung.
Báo cáo em thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn tại Công
ty cổ phần Traphaco. Nội dung báo cáo em nêu trình bầy theo ba phần lớn:
Phần I: Lý luận chung về kế toán bán hàng ở Doanh nghiệp thơng mại
PhầnII: Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng ở Công ty cổ phần Traphaco
1
PhÇn III: Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn nghiÖp vô b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ
phÇn Traphaco

PhÇn I
2
Lý luận chung về kế toán bán hàng
ở Doanh nghiệp thơng mại
I Bán hàng và yêu cầu quản lý khâu bán hàng
1. Bán hàng
Bán hàng là quá trình ngời bán chuyển quyền sử dụng hàng hóa cho ngời mua để
nhận quyền sở hữu tiền tệ, quyền đòi tiền của ngời mua. Đặc điểm nổi bật của
nghiệp vụ bán hàng là tài sản của Doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hóa
sang hình thái tiền tệ. Xuất phát từ đặc điểm này mà quản lý bán hàng phải quản
lý cả trên hai mặt tiền và hàng
Doanh nghiệp thơng mại là doang nghiệp hoạt động trong khâu lu thông, doanh
nghiệp dùng tiền để mua hàng sau đó lại bán ra để thu tiền, lợi nhuận thu đợc
chính là phần chênh lệch giữa phần tiền thu vào và lợng tiền bỏ ra để mua hàng.
Nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp thơng mại đợc khái quát trên công thức:
T H - T. Lợi nhuận của doanh nghiệp thu đợc: T = T- T
Bên cạnh đó doanh nghiệp hoạt động trên thị trờng cạnh tranh khốc liệt buộc
doanh nghiệp phải khẳng định vị thế của mình trên thơng trờng, mà muốn khẳng
định vị thế của mình trên thơng trờng thì một trong các biện pháp doanh nghiệp
phải thực hiện là chiếm lĩnh thị trờng. Doanh nghiệp bán đợc nhiều hàng, doanh
số của doanh nghiệp có tỷ trọng lớn, hay nói cách khác doanh nghiệp chiếm đợc
phần lớn vị thế của thị trờng. Vậy nên một trong những cách khẳng định sức cạnh
tranh của mình doanh nghiệp phải bán đợc nhiều hàng. Ngoài ý nghĩa đối với
doanh nghiệp thì hoạt động bán hàng còn đóng góp cho ngân sách nhà nớc thông
qua các khoản thuế
Các trờng hợp đợc coi là hàng bán phải thỏa m-n những điều kiện sau đây:
+ Phải thông qua phơng thức mua bán và thanh toán theo nhiều thể thức nhất định
+ Ngời bán mất quyền sử dụng hàng hóa và nhận đợc quyền sử dụng tiền tệ hoặc
quyền đòi tiền ngời mua

+ Hàng hóa bán ra là hàng hóa doanh nghiệp đã mua và nhằm mục đích bán ra
3
Ngoài ra các trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán
+ Hàng hóa xuất dùng để thanh toán tiền mua hàng
+ Hàng hóa xuất dùng để trả lơng cán bộ công nhân viên
+ Hàng hóa xuất dùng để biếu tặng
+ Hàng hóa xuất dùng để làm nguyên liệu sửa chữa lớn tài sản cố định
2. Yêu cầu quản lý các khâu bán hàng và nhiệm vụ kế toán
Ta đã biết rằng nhiệm vụ của bán hàng là tài sản của doanh nghiệp chuyển sang
hình thái tiền tệ do đó nghiệp vụ bán hàng làm biến động tài sản và tiền tệ của
doanh nghiệp do đó quản lý khâu bán hàng phải quản lý cả về mặt tiền hàng
Cụ thể là quản lý trên ba chỉ tiêu
- Doanh thu
- Tình hình thu hồi tiền - thanh toán nợ phải thu của ngời mua
- Chỉ tiêu giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ
Quản lý chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để xác định chính xác kết quả
kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nớc. Chuẩn mực kế toán ban hành công bố
theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ tài
chính quy định rõ : Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu
đợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thờng
của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu
Quản lý doanh thu bán hàng phải quản lý trên ba nội dung sau:
- Doanh thu thực tế : là doanh thu ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng bán
hàng ghi theo giá bán
- Các khoản giảm trừ : là các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng và
đợc trừ khỏi doanh thu thực tế. Bao gồm:
+ Giảm giá hàng bán : là khoản giảm trừ cho ngời mua do ngời mua với khối l-
ợng, số lợng lớn hoặc do hàng bán kém chất lợng.
+ Hàng bán bị trả lại: là doanh thu của hàng đã bán ra nhng do không đúng hợp
đồng nên bị từ chối trả lại.

4
- Doanh thu thuần : là doanh thực về bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ
hạch toán, nó là cơ sở để xác định kết quả và hiệu quả hoạt động bán hàng của
doanh nghiệp
Hàng hóa đợc xác định là bán là khi ngời mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận
thanh toán. Khi hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ kế toán mới đợc xác định là
doanh thu. Nh vậy doanh thu đợc xác định khi đã thu tiền hoặc chả thu tiền( khi
khách hàng chấp nhận thanh toán chậm) . Vậy vấn đề đặt ra là quản lý đồng tiền
vào ở khâu bán hàng kế toán phải quản lý theo thời gian, chi tiết cho từng khách
hàng, cho từng hóa đơn.
Giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ chính là trị giá mua vào của hàng hóa đã bán. Xác
định giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ có y nghĩa rất lớn trong xác định kết quả hoạt
động bán hàng, do đó khi xác định giá vốn hàng bán phải tuân thủ các yêu cầu
sau:
+ Thứ nhất: Việc tính toán giá vốn hàng hóa phải đảm bảo tính xác thực, điều này
có y nghĩa là việc tổng hợp phải đầy đủ các yếu tố cấu thành nên trị giá của hàng
hóa.
+ Thứ hai: Việc tính toán giá vốn hàng bán phải đảm bảo thống nhất về nội dung
và phơng pháp tính giữa các kỳ hạch toán của đơn vị, từ đó có cơ sở so sánh giữa
các lô hàng với nhau, giữa các kỳ.
- Phơng pháp tính giá vốn hàng bán: Có nhiều phơng pháp tính giá vốn hàng
bán khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của mình mà doanh nghiệp
áp dụng phơng pháp phù hợp.
+ Hàng bán không qua kho:
Giá vốn
hàng
bán
= Giá mua +
Chi phí
mua

+
Thuế
NK(Nếu có)
-
Các khoản
giảm trừ
+ Hàng bán qua kho:
Giá vốn hàng bán đợc xác định theo nguyên tắc giá phí
Giá vốn hàng
bán
= Trị giá mua của
hàng bán
+ Chi phí mua hàng phân
bổ cho hàng bán trong
5
tháng
Tuy nhiên trên nguyên tắc đó trong thực tế có 4 cách xác định giá vốn hàng hóa
đã tiêu thụ.
- Phơng pháp đích danh:
Theo phơng pháp này hàng hóa xuất bán thuộc lần mua nào thì lấy giá mua của
lần đó để tính giá vốn hàng bán. Với phơng pháp này kế toán phải mở sổ theo dõi
chi tiết từng lần mua, từng loại hàng, từng nhóm hàng, từ khi mua đến khi bán.
Do tính phức tạp trong quản lý hàng hóa nên phơng pháp
thờng áp dụng ở doanh nghiệp mà chủng loại hàng hóa ít, số lần phát sinh các
nghiệp vụ bán hàng không nhiều, hàng hóa có giá trị cao.
Tổng giá vốn hàng bán = Số lợng hàng bán * Giá mua hàng đã bán
- Phơng pháp giá mua bình quân( phơng pháp bình quân gia quyền)
Theo phơng pháp bình quân gia quyền giá trị của từng loại hàng tồn kho đợc tính
theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị của
từng loại hàng tồn kho đợc mua trong kỳ. Giá trị trung bình có thể tính theo từng

kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về tùy theo từng doanh nghiệp. áp dụng ph-
ơng pháp này kế toán xác định giá mua bình quân của từng mặt hàng rồi tính giá
vốn hàng bán theo công thức:
Đơn giá mua bình quân =
Tổng trị giá hàng mua vào
Tổng số lợng hành mua vào
Giá vốn hàng bán = Số lợng hàng bán * Đơn giá mua bình quân
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Phơng pháp này đợc dựa trên giả thuyết rằng hàng hóa nào nhập kho trớc thì xuất
bán trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng đợc mua gần thời điểm cuối kỳ .
Theo phơng pháp này giá vốn hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đợc xác định
theo công thức:
Giá vốn hàng tồn kho = Số lợng hàng tồn kho * Giá mua lần cuối
Giá vốn hàng bán = Trị giá hàng sẵn có để bán Giá vốn hàng tồn kho
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc
6
Ngợc lại với phơng pháp trên phơng pháp này đợc dựa trên giả thuyết hàng hóa
nào nhập sau thì xuất kho tiêu thụ trớc, do vậy giá vốn hàng bán đợc tính theo giá
mua lần cuối
Giá vốn hàng bán = Số lợng hàng bán * Giá mua lần cuối
Trong thực tế nhiều doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa xảy ra th-
ờng xuyên nên các doanh nghiệp thờng sử dụng giá hạch toán khi đó giá vốn đợc
xác định theo công thức:
Giá vốn hàng bán = Giá mua của hàng bán theo giá hạch toán * Hệ số giá
3 . Nội dung kế toán bán hàng và phơng pháp kế toán
Kế toán bán hàng phản ánh các nghiệp vụ bán hàng cụ thể theo chỉ tiêu giá trị và
chỉ tiêu sốlợng( chỉ tiêu số lợng phản ánh trên các sổ kế toán chi tiết) . Cụ thể kế
toán bán hàng phản ánh tình hình biến động của hàng hóa do xuất bán, xuất gửi
bán và phản ánh doanh thu, lợng tiền thu về thông qua nghiệp vụ bán hàng và các
nội dung khác có liên quan mà ta sẽ xem xét cụ thể ở phần sau.

Có hai phơng pháp kế toán, đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp
kiểm kê định kỳ. Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng 2 phơng pháp này chỉ khác
nhau ở chỗ là phơng pháp kê khai thờng xuyên là ghi giá vốn hàng bán theo từng
lần bán, còn phơng pháp kiểm kê định kỳ giá vốn hàng bán đợc xác định và ghi
vào cuối kỳ.
7
4 Các phơng thức bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại.
4.1 Phơng thức bán buôn.
Bán buôn là việc doanh nghiệp bán hàng với một khối lợng lớn trong một lần bán
mà ngời mua thờng không nhằm thoả m-m tiêu dùng cá nhân mà nhằm tiếp tục
chuyển bán hay đa vào sản xuất. Có hai hình thức đó là bán buôn qua kho và bán
buôn vận chuyển thẳng.
4.1.1 Bán buôn qua kho
- Lấy hàng:
áp dụng hình thức lấy hàng bên mua phải đến đơn vị bán nhận hàng. Sau khi giao
hàng song cho ngời mua, ngời mua giao nhận chứng từ, lúc này hàng hóa của bên
bán đợc xác định là tiêu thụ. Bán hàng đợc theo cách này doanh nghiệp giảm đợc
chi phí vận chuyển từ kho đến địa điểm giao hàng.
- Chuyển hàng:
áp dụng hình thức chuyển hàng bên bán phải chuyển hàng đến giao cho bên mua
tại địa điểm giao hàng đã thỏa thuận. Trờng hợp này hàng đợc xác định là bán khi
bên mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Mặc dù trờng hợp này bên
bán phải chịu chi phí vận chuyển nhng trong sự cạnh tranh của doanh nghiệp thì
đây là phơng thức bán hàng phổ biến của doanh nghiệp
thơng mại.
4.1.2 Bán buôn vận chuyển thẳng:
Đây là trờng hợp doanh nghiệp mua hàng song không mang về nhập kho mà bán
ngay tại kho của ngời cung ứng hoặc chuyển đi bán tùy theo địa điểm giao hàng
mà bán buôn vận chuyển thẳng, đợc chia ra thành hai
trờng hợp nhỏ:

- Lấy hàng:
Trong trờng hợp này doanh nghiệp mua hàng của công ty N và làm thủ tục bán
ngay cho công ty M khi hàng vẫn còn trong kho của công ty N. Công ty M đến
thẳng công ty N nhận hàng, trờng hợp này còn đợc gọi là bán hàng giao tay ba. áp
8
dụng trong trờng hợp này doanh nghiệp không những giảm đợc chi phí chuyển
hàng đi bán mà còn giảm cả chi phí chuyên chở hàng về kho và chi phí lu kho






: Dòng vận động của hàng hóa
(1) ,(3): Dòng vận động của tiền tệ
- Gửi hàng:
Cũng nh trờng hợp gửi hàng của bán buôn qua kho, trờng hợp này doanh nghiệp
phải trở hàng hóa đến địa điểm giao hàng đã thỏa thuận để giao hàng cho ngời
mua, chỉ khác là hàng mua song là đợc bán luôn, không về nhập kho, do đó trờng
hợp này cũng giảm chi phí trở hàng về nhập kho và chi phí lu kho
4.2 Phơng thức bán lẻ
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng. Bán lẻ hàng
hóa cũng đợc chia ra nhiều trờng hợp sau:
4.2.1 Bán lẻ tại quầy
Đây là hình thức bán lẻ thông thờng nhất, mỗi quầy bán lẻ thờng tập chung loại
hàng mà doanh nghiệp kinh doanh.
.4.2.2 Bán lẻ đại lý
Bán đại lý là trờng hợp ngời sở hữu hàng hóa không trực tiếp bán mà giao cho
một đơn vị hay một cá nhân khác bán, gọi là ngời nhận đại lý. Ngời nhận đại lý
chỉ là ngời bán hộ và hởng hoa hồng, hoa hồng là doanh thu của ngời nhận đại lý.

Ngời giao đại lý đợc xác định doanh thu bán hàng, khoản hoa hồng trả cho ngời
nhận đại lý đợc xếp vào trong chi phí bán hàng đối với doanh nghiệp giao đại lý
9
Doanh nghiệpDD
Nhà cung ứngNN Nhà cung ứngNN
(1)
(3)
(2)
4.2.3 Bán lẻ theo phơng thức trả góp
Đây là trờng hợp bán hàng mà ngời mua không phải trả hết toàn bộ số tiền cùng
một lúc mà trả dần theo thời gian quy định. Bán hàng trả góp thờng áp dụng cho
những hàng hóa tiêu dùng có giá trị lớn thời gian sử dụng dài.
.4.2.4 Một số trờng hợp đợc coi là bán khác:
Trong thực tế có nhiều hàng hóa xuất ra đợc coi nh bán : xuất hàng để đổi hàng,
xuất hàng để trả lơng cho cán bộ công nhân viên, xuất hàng để tiêu dùng nội bộ,
xuất hàng để biếu tặng hay bù đắp quỹ phúc lợi của doanh nghiệp
II. Tổ chức công tác kế toán bán hàng
1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Với nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng có 3
nhiệm vụ cơ bản
- Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời tình hình bán hàng cả về số lợng và trị
giá theo từng mặt hàng và nhóm hàng
- Phản ánh , giám đốc chính xác kịp thời tình hình thu hồi tiền thu hồi công
nợ, thanh toán công nợ phải thu của ngời mua
- Tính toán chính xác giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ, từ đó xác định chính
xác kết quả của hoạt động bán hàng
Với nhiệm vụ trên để thực hiện chính xác chúng thì kế toán phải xác định đợc và
thực hiện tốt các công việc cụ thể sau
+ Phải xác định đúng thời điểm bán hàng đây là thời điểm doanh nghiệp mất
quyền sở hữu hàng hóa và nhận quyền sở hữu tiền tệ hay quyền đòi tiền, cụ thể là

khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giao hàng ngời mua kỳ hóa đơn thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán
+ Phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển
chứng từ
+Tình hình quản lý hàng tồn kho và tình hình bán hàng phải đợc báo cáo thờng
xuyên , kịp thời, chi phí liên quan phải xác định chính xác
10
+ Quản lý tình hình công nợ chặt chẽ theo từng mặt hàng từng khách hàng và đặc
biệt là theo thời gian.
2 Chứng từ , sổ kế toán sử dụng, tài khoản sử dụng
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp đều
đợc phản ánh nên chứng từ một cách trung thực và khách quan theo quy định của
Nhà nớc
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết
định1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và thông t
100/TT/BTC ra ngày 15/07/1998 hớng dẫn hạch toán thuế GTGT và có hiệu lực từ
ngày 01/11/1999. Các chứng từ sử dụng trong bán hàng bao gồm
- Phiếu xuất kho(mẫu 02 VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03 VT)
- Thẻ kho( mẫu 06 VT)
- Hóa đơn bán hàng( mẫu 01A BH ; 01B BH)
@/ Doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ hóa đơn bán hàng sử
dụng là hóa đơn giá trị gia tăng trên đó khi viết hóa đơn phải ghi rõ 3 chỉ tiêu:
+ Giá bán cha thuế giá trị gia tăng
+ Thuế VAT
+ Tổng giá thanh toán
Nếu hóa đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán thì thuế giá trị gia tăng tính trên tổng giá
thanh toán( giá đã có thuế)
@/ Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp: giá ghi trên hóa
đơn bán hàng là giá thanh toán

- Biên bản thừa thiếu hàng hóa
- Biên bản hàng không đúng hợp đồng
- Phiếu thu chi 01/11 TT
- Giấy báo nợ, báo có
Kế toán quản lý sự biến động của hàng hóa,tiền , công nợ của nghiệp vụ bán hàng
chi tiết cho từng hóa đơn, từng loại ,từng nhóm, từng kho , từng đơn vị cơ sở,
11
từng ngày, từng khách hàng và cả tổng hợp theo những chỉ tiêu nh: theo tháng
theo khách hàng.....Để thực hiện đợc điều đó kế toán sử dụng 2 hệ thống sổ : sổ
chi tiết, sổ tổng hợp
+ Sổ chi tiết phục vụ cho kế toán nghiệp vụ bán hàng có các sổ:
- Sổ chi tiết bán hàng
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
+Sổ tổng hợp: Tùy thuộc vào các hình thức kế toán doanh nghiệp mà có hệ thống
sổ tổng hợp khác nhau
@/ Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với mọi loại đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính.
Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm chễ
nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm: sổ cái , sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối tài khoản, các sổ và thẻ hạch toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

12
Chứng từ gốcCC
Bảng tổng hợp
chứng từcc
Sổ , thẻ kế toán
chi tiếtcc
Sổ
quỹqq
Sổ đăng ky
chứng từcc
Chứng từ
ghi sổgg
Sổ cáiSS
Bảng tổng hợp
chi tiếtcc
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính

@/ Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều
kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên trình độ của
kế toán nghiệp vụ phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ
sách trong hình thức này gồm có: sổ nhật ký chứng từ , bảng kê
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ

@/ Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung(Tổng nhật ký) . Sau
đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái, mỗi bút toán phản ánh
trong sổ nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối
chiếu các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký
phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ công tác Nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào Nhật ký
chung hoặc thẳng vào sổ cái
13
Chứng tử gốcCC
Nhật ký chứng từNN
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Thẻ, sổ kế toán chi tiếtTT
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng
kêkk
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung

@/ Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển
sổ gọi là Nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất , trong đó kết
hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh
nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ Có trên cùng một vài trang sổ.
Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ
cái
14
Chứng từ gốcCC
Sổ nhật ký chungSS
Sổ, thẻ chi tiếtSS
Sổ cáiSS
Bảng cân đối số PS

B B c c t t ch c h
B B g t g g h g chi ti cc
Sổ NK đặc biệtSS
Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký Sổ cái

Ghi chú:
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ
: Đồi chiếu kiểm tra
Kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các tài khoản
- Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng dùng giá doanh thu thực tế của việc
bán hàng trong kỳ hạch toán. Tài khoản 511 có bốn tài khoản cấp 2
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm , sản phẩm
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114 : Doanh thu trợ giá
+Công dụng: Tài khoản này dùng để phán ánh doanh thu bán hàng, doanh thu
cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền l-i, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc
chia thực tế của doanh nghiệp thực hiện đợc trong một kỳ hạch toán, số phân
bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái(la i tỷ giá) của hoạt động đầu t xây dựng cơ bản(
giai đoạn trớc hoạt động) đã hoàn thành và xử lý chênh lệch tỷ giá hối
15
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết

Bảng tổng hợp sổ thẻ chi tiết
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
đoái( la i tỷ giá)từ việc chuyển đổi báo cáo tài chính của hoạt động ở n ớc
ngoài
+ Kết cấu và nội dung phản ánh
*Bên Nợ : - Số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên
doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm hàng hoá dịch vụ đã cung cấp cho
khách hàng và đã đợc xác định là tiều thụ trong kỳ kế toán
- Thuế GTGT phải nộp NSNN ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp
- Chiết khấu thơng mại kết chuyển cuối kỳ
- Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển số phân bổ chênh lệch tỷ gía hối đoái của hoạt động đầu t
XDCB để xác định kết quả kinh doanh
- Kết chuyển khoản xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái từ chuyển đổi báo cáo
tài chính của hoạt động từ nớc ngoài để xác định kết quả kinh doanh
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 xác định kết quả kinh doanh
*Bên Có: - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh
nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
- Tiền lãi, tiền bản quyền,cổ tức và lợi nhuận đợc chia trong kỳ kế toán
- Tiền lãi do bán ngoại tệ và lãi về chênh lệch tỷ giá
- Số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động đầu t XDVB vào
doanh thu hoạt động tài chính
Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d. Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 là
doanh thu cha thuế GTGT đối với doanh nghiệp xác định VAT theo phwơng pháp
khấu trừ, là doanh thu theo giá thanh toán đối với doanh nghiệp xác định theo ph-
ơng pháp trực tiếp. Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 là doanh thu đã thực
hiện

- Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán
16
* Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm hàng
hoá đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ hàng kỳ, khoản
dự phòng giảm giá hàng tồn kho
* Kết cấu , nội dung phản ánh của TK 632
@) Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên
+ Bên Nợ: - Giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã bán, dịch vụ đã cung cấp
trong kỳ
- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập cuối niên độ kế toán
+ Bên Có: - Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã bán dịch vụ
hoàn thành đã đợc xác định là tiêu thụ vào bên nợ TK 911 xác định kết quả
kinh doanh
- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoàn nhập cuối niên độ kế toán
@) Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ
+ Bên Nợ: - Giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ
- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập cuối niên độ kế toán
+Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã gửi bán nhng cuối kỳ cha xác định
là tiêu thụ
- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoàn nhập cuối niên độ kế toán
- Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã xuất bán vào bên nợ TK 911 xác định kết
quả kinh doanh
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d
- Tài khoản 131 Phải thu của ngời mua: Phản ánh tình hình công nợ và
thanh toán công nợ phải thu của ngời mua.Khi hạch toán tài khoản này phải
tôn trọng các quy định sau
- Nợ phải thu cần phải đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi
chép theo từng lần thanh toán. Đối tợng phải thu là khách hàng có quan hệ

17
kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá nhận lao vụ dịch
vụ
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá
cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay(tiền mặt ,séc hoặc đã thu qua ngân
hàng)
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các
khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc
không có khả năng thu hồi, để căn cứ xác định lập dự phòng phải thu khó
đòi hoặc có biện pháp xử lý
- Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự
thoả thuận giữa các doanh nghiệp với khách hàng. Nếu thoả thuận đã giao,
lao vụ đã cung cấp nhng không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh
tế thì ngời mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc nhận lại số
hàng đã giao
* Kết cấu và nội dung phản ánh
+ Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao,
dịch vụ đã cung cấp và đợc xác định là tiêu thụ
- Số tiền thừa trả lại cho khách
+ Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận tạm ứng, trả trớc của khách hàng
- Khoản giảm giá bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng
- Doanh thu của số hàng đã bán bị khách trả lại
- Số tiền chiết khấu thanh toán cho ngời mua
Tài khoản 131 có thể có số d bên có, nó phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số tiền
phải thu hoặc số tiền nhận đặt trớc của khách hàng nhng cha giao hàng. Khi lập
bảng cân đối kế toán số d bên nợ TK 131 nằm bên tài sản, số d bên có TK 131
nằm bên nguồn vốn
- Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại
18

*Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm hàng
hóa, dịch vụ lao vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân nh vi
phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất kém phẩm chất không
đúng chủng loại quy cách
*Nguyên tắc TK 531.
- Tài khoản hàng bán bị trả lại chỉ phản ánh trị giá của số hàng bán bị trả lại
( tính theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn). Trờng hợp bị trả lại một phần số
hàng thì chỉ phản ánh vào tài khoản 531 trị giá của số hàng bị trả lại đúng
bằng số lợng hàng bị trả lại nhân(x) đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán
Các chi phí khác phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại này mà doanh
nghiệp phải chi đợc phản ánh vào TK 641 Chi phí bán hàng
- Trong kỳ kế toán trị giá của hàng bị trả lại đợc phản ánh bên Nợ TK 531
Hàng bán bị trả lại. Cuối kỳ tổng giá trị hàng bán bị trả lại đợc kết
chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần
của kỳ hạch toán
* Kết cấu , nội dung phản ánh TK531
+ Bên Nợ: - Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc
tính trừ vào nợ phải thu ở khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán ra
+ Bên Có: - Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511. Doanh
thu bán hàng hoặc TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ để xác định doanh thu
thuần trong kỳ hạch toán
Cuối kỳ tài khoản 531 không có số d do kết chuyển hết cho tài khoản 511 để xác
định doanh thu thuần
- Tài khoản 532 Giảm giá hàng bán
* Công dụng: - Hạch toán giảm giá hàng bán đợc phản ánh trên TK 532
- Tài khoản 532 dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá hối khấu của
việc bán hàng trong kỳ hạch toán
*Nguyên tắc hạch toán TK 532
19
- Chỉ phản ánh vào TK 532 các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá

ngoài hoá đơn, tức là sau khi đã có hoá đơn bán hàng không phản ánh vào
tài khoản này số giảm giá đã đợc ghi trong hoá đơn bán hàng và đợc trừ
vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn
- Trong kỳ hạch toán khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế đợc phản
ánh vào bên nợ TK 532. Cuối kỳ kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán
sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực tế
thực hiện trong kỳ
* Kết cấu , nội dung phản ánh TK 532
+Bên Nợ : Các khoản giảm hàng bán đã chấp thuận cho ngời mua hàng
+ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang tài khoản doanh thu
bán hàng
+Tài khoản 532 không có số d cuối kỳ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh : TK
156,TK157, TK 333(1) , TK111,TK112...
Kế toán nghiệp vụ bán hàng
2.3.1 Tại doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ
ở doanh nghiệp xác định thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ để phản ánh thuế
giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa đợc mua vào kế toán sử dụng tài khoản 133,
và thuế giá trị gia tăng đầu ra phản ánh trên TK 333(1). Đến cuối kỳ căn cứ vào
tài liệu trong tài khoản 133 và tài khoản333(1) kế toán xác định VAT phải nộp
*Trong trờng hợp bán lẻ theo giá đã có VAT khi xác định doanh thu bán hàng
kế toán phải xác định doanh thu theo giá cha có thuế theo công thức
DT cha thuế =
DT theo giá thanh toán
1+% thuế suất
Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng có thể khái quát trên sơ đồ (1) sau:
20
(1): Bút toán phản ánh doanh thu và thuế VAT đầu ra
(2): Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán trong trờng hợp hàng xuất kho bán
(3): Bút toán phản ánh xuất kho gửi hàng

(4): Bút tóan phản ánh hàng gửi đợc xác định là bán
(5): Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán trong trờng hợp bán buôn vận
chuyển thẳng , giao tay ba.
- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả góp phần chênh lệch giữa giá
thông thờng và giá bán trả góp đợc xếp vào thu nhập hoạt động tài chính và để
phản ánh nghiệp vụ bán hàng trả góp kế toán ghi

Nợ TK 111 Số tiền thu lần đầu
Nợ TK 131 Số tiền còn phải thu
Có TK 511 Doanh thu theo giá bán thông thờng
Có TK333(3331) VAT theo doanh thu
Có TK 711 Chênh lệch giá bán thông thờng và giá bán
trả góp
- Một số trờng hợp đợc coi là bán: xuất hàng đổi hàng, xuất hàng để biếu
tặng và bù đắp quỹ phúc lợi.....Giống nh các trờng hợp bán khác kế toán phản
ánh doanh thu và giá vốn

Nợ TK131 Trị giá hàng xuất bán đổi hàng
Nợ TK431 Trị giá hàng xuất biếu
Có TK511 Doanh thu theo giá thỏa thuận
Có TK333(1) VAT của đơn vị hàng bán

21
Nợ TK 632 Trị giá hàng bán
Có TK 156,157 Trị giá hàng bán
* Một số trờng hợp đợc coi là tiêu dùng nội bộ nh: xuất hàng tiêu dùng nội bộ,
xuất trả lơng cán bộ công nhân viên....Khi đó để phản ánh doanh thu kế toán sử
dụng TK 512( Doanh thu bán hàng nội bộ) có kết cấu giống nh tài khoản 511 khi
xuất hàng trả lơng cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi:
Nợ TK334 Trị giá hàng hóa xuất trả lơng

Có TK512 Doanh thu hàng hóa xuất trả lơng
Có TK333(1) VAT hàng hóa xuất trả lơng
Và xác định giá vốn hàng đã xuất trả lơng
Nợ TK632 Trị giá hàng hóa xuất kho
Có TK156 Trị giá hàng hóa xuất kho
Khi xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ kế toán ghi
-Nợ TK641,642 Trị giá hàng hóa xuất dùng
Có TK512 Trị giá hàng hóa xuất dùng
- Nợ TK133(1) VAT hàng hóa xuất dùng
Có TK333(1) VAT hàng hóa xuất dùng
-Nợ TK632 Trị giá hàng hóa xuất dùng
Có TK156 Trị giá hàng hóa xuất dùng
- Trờng hợp doanh nghiệp bán hàng đại lý
+ Trờng hợp 1: Kế toán nhận bán hàng đại lý
Hàng hóa doanh nghiệp nhận bán đại lý là hàng hóa không thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ quản lý hàng hóa này do đó không phản ánh
trị giá hàng hóa nhận đại lý vào hàng hóa của doanh nghiệp mà phản ánh trên tài
khoản 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi
Tài khoản 003 có kết cấu nh sau:
Doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý đợc nhận hoa hồng theo hợp đồng ký kết giữa
doanh nghiệp và bên giao đại lý, trờng hợp này doanh thu của doanh nghiệp chính
22
là hoa hồng đợc hởng. Trong trờng hợp bán hàng đại lý, lợi nhuận chính là phần
doanh thu (hoa hồng đợc hởng) trừ đi chi phí :
Lợi nhuận hoạt động
bán hàng đại lý
=
Hoa hồng đợc h-
ởng
- Chí phí phát sinh

Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng đại lý thực hiện nh sau:
TK511 TK111,112,131
(1)
TK331
(2)
(3)
Sơ đồ 2: Kế toán trong trờng hợp doanh nghiệp nhận bán đại lý
(1): Bút toán phơng án hoa hồng đại lý doanh nghiệp nhận đợc
(2): Bút toán phơng án số tiền phải trả bên giao đại lý
(3): Bút toán phơng án trả tiền bên giao đại lý
+ Trờng hợp2: Giao đại lý
Khi doanh nghiệp không trực tiếp bán hàng do điều kiện địa lý hay theo chính
sách Marketing, doanh nghiệp có thể giao hàng cho đơn vị hay cá nhân khác bán
hộ và trả cho họ một khoản tiền gọi là hoa hồng. Kế toán nghiệp vụ giao đại lý có
thể khái quát trên sơ đồ số 3
23
*Một số trờng hợp phát sinh liên quan đến bán hàng
- Các chi phí hợp lý hợp lệ phát sinh trong nghiệp vụ bán hàng đợc tập hợp vào
bên nợ TK 641 chi phí bán hàng theo bút toán:
Nợ TK641 Chi phí cha thuế VAT
Nợ TK133 VAT của chi phí phát sinh (nếu có)
Có TK111,112,331 Tổng giá trị thanh toán
+Trong trờng hợp phát sinh thừa thiếu hàng hóa căn cứ vào số thực tế và biên bản
kiểm nhận hàng hóa, hàng hóa thừa , thiếu hàng hóa kế toán phản ánh hàng thiếu
nào bên nợ tài khoản 138(1388) và hàng thừa đợc phản ánh bên có tài
khoản338(3388) theo bút toán;
Nợ TK138(1388) Trị giá hàng hóa thiếu
Có TK157 Trị giá hàng hóa thiếu
Nợ TK157 Trị giá hàng hóa thừa
Có TK338(3388) Trị giá hàng hóa thừa

+ Trờng hợp phát sinh chiết khấu bán hàng
Chiết khấu bán hàng là khoản giảm trừ cho ngời mua khi ngời mua thanh toán
tiền sớm. Chiết khấu bán hàng đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính, khi phát
sinh chiết khấu bán hàng kế toán tổng hợp vào bên nợ TK 131 hay TK 111
Nợ TK811 Khoản chiết khấu
Có TK111,131 Khoản chiết khấu
+ Trờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại
Hàng đã xác định là bán nhng khi bên mua kiểm tra xác định hàng không đúng
hợp đồng nên từ chối,trả lại. Để phản ánh doanh thu hàng bán trả lại kế toán sử
dụng TK 531 và khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán ghi
Nợ TK531 Doanh thu cha VAT của hàng bị trả lại
Nợ TK333(1) VAT của hàng bị trả lại
Có TK111,112,131 Giá thanh toán của hàng bị trả lại
24
Phản ánh trị giá của hàng bị trả lại kế toán ghi:
Nợ TK156 Trị giá hàng bị trả lại(nếu hàng bán bị trả lại
đem về nhập kho)
Nợ TK157 Trị gía hàng bị trả lại(nếu hàng cha về nhập
kho)
Có TK632 Giá vốn hàng bán bị trả lại
+ Trờng hợp phát sinh giảm giá hàng bán do hàng bán không đúng chất lợng hay
do khi mua khối lợng lớn, để phản ánh khoản giảm giá kế toán sử dụng TK 532
và ghi theo bút toán
Nợ TK532 Doanh thu cha VAT của khoản giảm giá
Nợ TK333(1) Thuế VAT của khoản giảm giá
Có TK111,112,131 Tổng khoản giảm giá(có VAT)
Sơ đồ 3
25