Tài liệu Quy định về hồ sơ, số lượng và cách lập pdf

PHẦN 1
QUY ĐỊNH VỀ LOẠI HỒ SƠ
VÀ SỐ LƯNG HỒ SƠ NỘP TẠI CƠ QUAN BHXH
Để đảm bảo thuận lợi cho việc nộp hồ sơ cho khách hàng, BHXH thành phố Hồ Chí
Minh quy đònh việc nộp hồ sơ đóng BHXH, BHYT và hồ sơ hưởng chế độ chính sách BHXH,
BHYT như sau:
1. Đối với Hồ sơ thu BHXH-BHYT bắt buộc:
1.1. Các loại biểu mẫu đối chiếu thu BHXH - BHYT: Tất cả các đơn vò đều nộp tại
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh.
1.2. Riêng đối với hồ sơ cá nhân tham gia BHXH - BHYT:
Hồ sơ cá nhân là các loại giấy tờ liên quan đến cá nhân người lao động như quyết đònh
tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết đònh nâng lương, quyết đònh bổ nhiệm, quyết đònh thôi
việc …
- Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh chỉ tiếp nhận hồ sơ cá nhân của người lao
động tham gia BHXH - BHYT tại cơ quan Bảo hiểm xã hội đối với các đơn vò sử dụng lao
động có biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng với số lượng dưới 300 trường
hợp.
- Đối với các đơn vò có số lượng biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng
từ 300 trường hợp trở lên thì những hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH -
BHYT bắt buộc sẽ được cán bộ Phòng thu thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí
Minh thực hiện đối chiếu trực tiếp tại đơn vò sử dụng lao động nhằm giảm bớt khó khăn cho
đơn vò, đảm bảo an toàn hồ sơ cá nhân cho người lao động. Đối với trường hợp này thì đơn vò
liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghò Phòng Thu sắp xếp, lên lòch đối chiếu
tại đơn vò.
2. Hồ sơ liên quan đến sổ BHXH:
- Đối với đơn vò sử dụng lao động trong tháng có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận
cho người lao động dưới 300 sổ thì các đơn vò sử dụng lao động nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho đơn vò và nhằm tránh tình trạng ùn tắc, làm
chậm trễ tiến độ giải quyết hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố. Các đơn vò sử dụng
lao động có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận từ 300 quyển trở lên thì việc đối chiếu, xác

nhận sổ sẽ được thực hiện tại đơn vò sử dụng lao động. Đối với trường hợp này thì đơn vò liên
hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghò Phòng Cấp sổ - thẻ sắp xếp, lên lòch đối
chiếu và xác nhận tại đơn vò.
3. Hồ sơ hưởng các chế độ, chính sách Bảo hiểm xã hội:
- Đơn vò sử dụng lao động và cá nhân nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ
quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh.
- 1 -
- Riêng đối với các đơn vò sử dụng lao động có từ 200 lao động nghỉ hưởng chế độ thai
sản trở lên trong mỗi đợt quyết toán (hàng quý) sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện
xác nhận nghỉ hưởng chế độ thai sản vào sổ BHXH (trang 44 sổ BHXH) tại đơn vò sử dụng lao
động. Việc xác nhận sổ BHXH sau thai sản cho người lao động tại đơn vò thì đơn vò liên hệ Bộ
phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghò Phòng Chế độ chính sách thuộc BHXH TP.HCM
sắp xếp, lên lòch đối chiếu và xác nhận tại đơn vò.
4. Hồ sơ thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế:
Khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ thanh toán tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ
quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh
5. Hồ sơ Bảo hiểm y tế tự nguyện
Khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ thanh toán tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ
quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh

PHẦN 2
Hướng dẫn lập bảng kê và nộp hồ sơ

I. Lập bảng kê và nộp hồ sơ thu BHXH - BHYT.
1. Đơn vị đăng ký tham gia BHXH-BHYT thực hiện các bước:
Bước 1: Để được hướng dẫn quy định và biểu mẫu BHXH vào sáng thứ năm hàng tuần, đơn
vị - cá nhân vui lòng liên hệ đăng ký với cán bộ Phòng Thu Cụ thể như sau:
- Chị Hồ Thị Thu Trang, Điện thoại: 39979039 - EX: 1559
- Chị Đồn Bích Thuỷ, Điện thoại: 39979039 - EX: 1608
Bước 2: Đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT và mang tồn bộ hồ sơ đã lập nộp

cho Phòng Thu tại tầng 4 và nhận phiếu hẹn ngày lấy kết quả.
Bước 3: Đơn vị nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ (tầng 1).
1.1. Đơn vị cùng tham gia BHXH-BHYT bắt buộc:
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Lập 02 Bảng kê 101/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHXH - BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Phiếu đăng ký tham gia BHXH (01 bản)
+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc QĐ thành lập (01bản)
+ Bản sao quyết định xếp hạng doanh nghiệp đối với Doanh nghiệp Nhà nuớc hoặc Doanh
nghiệp Nhà nước cổ phần hóa (01 bản, nếu có)
+ Giấy đăng ký sử dụng lao động, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản chính,
có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ).
+ Thang bảng lương, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản sao, có thể bổ sung
sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
- 2 -
+ Danh sách LĐ tham gia BHXH-BHYT (Mẫu 2a-TBH, 02 bản)
+ HĐLĐ hoặc Quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển….(01 bản bản chính / người)
* Trường hợp đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thì ngòai những giấy tờ trên phải
bổ sung:
- Công văn giải trình lý do chậm đăng ký BHXH cho NLĐ theo quy định (01 bản) và Bảng
lương thực tế của đơn vị có ký nhận của NLĐ từ ngày thành lập (Mỗi tháng 01 bản, trường hợp
này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ). Nếu Đơn vị đăng ký chậm
so với giấy phép.
- Bảng lương thực tế của đơn vị có ký nhận của người lao động từ ngày thành lập (Mỗi
tháng 01 bản, trường hợp này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
* Trường hợp có lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc (Ví dụ người có
nhiều hợp đồng lao động, khi ký HĐLĐ với đơn vị họ đang tham gia BHXH bắt buộc ở đơn vị
khác, người lao động đã nghỉ hưu mà đi làm trở lại) thì bổ sung:
- Giấy xác nhận tham gia BHXH ở nơi khác (NLĐ làm việc ở nhiều đơn vị, 01 bản/ người)
và Bản photo thẻ hưu trí (01 bản/người nếu đang nghỉ hưu). Nếu có lao động không thuộc diện

tham gia BHXH bắt buộc.
- Bản phô tô thẻ hưu trí (01 bản/người nếu NLĐ là người đang nghỉ hưu)
* Trường hợp đơn vị đã tham gia BHXH tại nơi khác chuyển đến thì bổ sung: Thông
báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH tham gia trước đó (01 bản).
* Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa, hoặc bằng USB cho
bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố.
1.2. Đơn vị chỉ tham gia BHYT bắt buộc:
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Lập 02 Bảng kê 102/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm theo bảng
kê gồm:
+ Hợp đồng đóng bảo hiểm y tế (Mẫu 05-TBH, 04bản).
+ Danh sách đối tượng tham gia BHYT (mẫu 2b-TBH, 04 bản).
* Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa hoặc bằng USB cho
bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố.
2. Lập hồ sơ thu hàng tháng (hồ sơ đóng BHXH, BHYT từ lần thứ 2 trở đi), lập hồ
sơ theo bảng kê số 103:
- Trường hợp hợp đơn vị không có biến động lao động, không có điều chỉnh, thay đổi
tiền lương thì hàng tháng đơn vị phải liên hệ với cán bộ quản lý thu thuộc cơ quan BHXH để
nắm thông tin về kết quả đóng BHXH. Đồng thời hàng Quý, cơ quan BHXH sẽ gửi bản đối
chiếu quyết tóan thu cho đơn vị qua cổng giao dịch điện tử IMS. (Nếu đơn vị chưa giao dịch
qua cổng IMS thì liên hệ cán bộ quản lý thu để được hướng dẫn hoặc vào Website của BHXH
thành phố Hồ Chí Minh
để xem hướng dẫn),
- Trường hợp có biến động lao động, không có điều chỉnh, thay đổi tiền lương thì:
+ Đơn vị dùng cho đơn vị lập hồ sơ
điều chỉnh danh sách lao động tăng, giảm và điều
chỉnh tiền lương.
+ Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
- 3 -
Cụ thể như sau:

2.1. Lao động tăng gồm: Tăng mới, tăng laïi sau ốm đau, thai sản, nghỉ không lương tăng
lại đơn vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ. Trường hợp lập biểu
2a-TBH có người lao động phải cấp thẻ BHYT, đơn vị phải lập 2 loại bảng kê:
- Bảng kê 103/…/THU dùng cho
hồ sơ đóng BHXH - BHYT hàng tháng, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (2 bản)
+ HĐLĐ, QĐ tuyển dụng QD tiếp nhận…. bản chính (mỗi người 1 bản).
- Khi nộp hồ sơ, đơn vị kết hợp nộp chung với bảng kê 401/…/THE dùng cho
hồ sơ cấp
thẻ BHYT bắt buộc Hồ sơ kèm theo gồm: 01 bản 02a-TBH (giống 2 bản 02a-TBH nộp tại bảng
kê 103/…/THU).
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (1 bản)
-
Lưu ý: Biểu 2a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu để làm căn cứ cấp sổ BHXH
và thẻ BHYT. Nếu biểu ghi không đầy đủ và không có HĐLĐ, QĐ kèm theo thì hồ sơ được xác
định là không hợp lệ và sẽ bị trả lại đơn vị (dù cho bộ phận TNHS đã nhận).
2.2. Trường hợp lao động giảm, điều chỉnh lương (Biến động lao động và tiền
lương):
Kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH, BHYT; biến động về tiền
lương đóng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng trước hoặc điều chỉnh những sai sót
về tiền lương đóng BHXH, BHYT của thời kỳ trước, đơn vị phải lập bảng kê:
* Bảng kê 103/…/THU, hồ sơ kèm theo bảng kê cụ thể:
a. Trường hợp lao động tăng mới, lao động giảm, điều chỉnh lương…, hồ sơ gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH – BHYT bắt muộc (mẫu 02a-TBH, 02 bản)
- Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng, Quyết định tiếp nhận….bản chính (01
bản/người)
- Danh sách lao động và điều chỉnh mức lương đóng BHXH, BHYT - biểu 3a-TBH (3 bản)
- Thẻ BHYT còn giá trị (01 thẻ/người kèm danh sách thu hồi thẻ ghi rõ chi tiết số thẻ và họ
tên kèm theo).

- Quyết định nghỉ việc, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương…
có liên quan, bản chính (mỗi người 1 bản).
- Sổ BHXH đối với trường hợp lao động nghỉ việc ngay sau khi báo tăng (nếu có).
b. trường hợp báo tăng giảm lao động chậm (Kể cả tăng lại sau thai sản, nghỉ không
lương….) thì hồ sơ bổ sung:
- Công văn giải trình các trường hợp báo tăng hoặc giảm lao động không khai báo kịp thời
để chậm quá 3 tháng.
- Hồ sơ khác (nếu có)
+
Lưu ý: Biểu 3a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu, nếu biểu ghi không đầy đủ và
thiếu hồ sơ kèm theo được xác định là không hợp lệ và sẽ bị trả lại dù cho bộ phận TNHS đã
nhận.
c. Trường hợp đơn vị vừa có lao động tăng, vừa có lao động giảm thì đơn vị lập 02 biểu
biểu 2a-TBH, 3a-TBH thì chỉ lập bảng kê 103/…/THU.
- 4 -
3. Đối tượng chỉ tham gia BHXH bắt buộc:
Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHXH (khơng tham gia BHYT, các
mã đơn vị có 2 ký đầu là LA và LB) bảng kê 104/…/THU “Thu BHXH bắt buộc” để nộp tại bộ
phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo:
- Biểu 2a-TBH hoặc 3a-TBH (3 bản)
- HĐLĐ hoặc các quyết định liên quan (1 bản chính)
- Văn bản giải trình (nếu có)
4. Đối tượng chỉ tham gia BHYT bắt buộc:
Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHYT (khơng tham gia BHXH) bảng
kê 105/…/THU “Thu BHYT bắt buộc” để nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo:
- Danh sách đối tượng tham gia BHYT – biểu 2b-TBH (4 bản)
- Biên bản thanh lý hợp đồng - biểu 06-TBH hoặc Phụ lục hợp đồng (4 bản – nếu có).
Lưu ý chung: Trước khi nộp hồ sơ đơn vị phải gửi file các danh sách qua trang IMS

cho cán bộ thu xem trước để khi nộp hồ sơ đảm bảo được chính xác, khơng
phải trả hồ sơ nộp lại từ đầu.
II. Lập bảng kê và nộp hồ sơ cấp thẻ BHYT
1. Hồ sơ cấp mới thẻ BHYT bắt buộc: Sử dụng Bảng kê hồ sơ 401/…./THE
1.1. Mục đích: Dùng để cấp mới thẻ BHYT khi đơn vò có lao động tăng mới tham gia
BHXH, BHYT bắt buộc phát sinh trong tháng.
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết:
+ Từ 01 đến 100 thẻ: 07 ngày làm việc.
lên: 08 ngày làm việc.
+ Từ 101 tr
ở
- Hồ sơ gồm:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 02a-TBH, 01 bản),
+ File dữ liệu gửi qua IMS, chuyển bằng đóa hoặc chuyển bằng USB.
Lưu ý :
- Trường hợp đơn vò có tăng mới, tăng lại sau ốm đau, thai sản, nghỉ khơng lương tăng lại
đơn vị lập biểu 02a-TBH (01 bản), lập 02 bảng kê số 401/… /THE nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ
sơ cùng với hồ sơ thu BHXH - BHYT hàng tháng (Bảng kê số 103/… /THU)
- Đơn vò ghi đầy đủ thông tin trên biểu 02a-TBH như số sổ BHXH, số thẻ BHYT,năm
sinh, giới tính, số chứng minh thư, đòa chỉ, mã tỉnh, mã nơi khám chữa bệnh để in thẻ
BHYT.
- 5 -
- Trường hợp đơn vò nộp hồ sơ cấp mới trùng với thời gian gia hạn thẻ hoặc ngược lại thì
thẻ cấp mới sẽ nhận cùng lúc với thời gian giao thẻ gia hạn.
- Trường hợp đơn vò chưa được gia hạn thẻ thì phải làm hồ sơ gia hạn trước khi làm hồ
sơ cấp mới thẻ BHYT.
2
. Hồ sơ gia hạn thẻ BHYT bắt buộc: Sử dụng bảng kê số 402/ …. /THE
1.1. Mục đích: Khi thẻ BHYT hết giá trò sử dụng đơn vò phải tiếp tục gia hạn thẻ BHYT

và đơn vò phải nộp tiền đầy đủ. Đơn vò lập 02 bảng kê số 402/… /THE
a. Trường hợp đơn vị được cơ quan BHXH tự động gia hạn thẻ BHYT:
Đúng 20 ngày
trước khi thẻ BHYT của người lao động hết hạn sử dụng, nếu đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ
trích nộp BHXH, BHYT theo quy định và khơng có thơng báo điều chỉnh, bổ sung gì khác
, cơ
quan BHXH sẽ in thẻ mới để gia hạn quyền khám chữa bệnh BHYT cho người lao động theo
đúng danh sách thực tế trước đó. 7 ngày trước khi thẻ cũ hết hạn, các đơn vị có trách nhiệm đến
cơ quan BHXH nhận thẻ mới để cấp phát cho người lao động sử dụng.
b. Trường hợp đơn vị khơng thuộc đối tượng được cơ quan BHXH tự động gia hạn thẻ
BHYT: Lập biểu 3b-TBH “Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ cấp sổ sổ BHXH, thẻ BHYT”
(03bản). Khi nộp lập bảng kê 402/…/THE (2 bản) và nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết: 12 ngày làm việc.
- Hồ sơ gồm:
+ Danh sách đề nghò điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH,BHYT (mẫu 03b-TBH, 03 bản)
+ Phiếu nộp tiền (trong trường hợp đơn vò nợ và mới nộp tiền).
Lưu ý:
- Khi gia hạn nếu đơn vò có điều chỉnh thông tin có liên quan về: số sổ BHXH, số thẻ
BHYT, năm sinh, giới tính, chứng minh thư, đòa chỉ, mã tỉnh, mã nơi khám chữa bệnh thì
phải ghi đầy đủ để in thẻ BHYT.
- Trường hợp đơn vò gia hạn phải chuyển tiền đầy đủ.
- Đối với đơn vị nợ mới nộp tiền thì kèm theo bản photo chứng từ nộp tiền chung với
bảng kê 402/…/THE.
- Trường hợp gia hạn thẻ có điều chỉnh nơi khám chữa bệnh ban đầu thì kèm theo hồ
sơ thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu bảng kê số 403/… /THE (02 bản)
Ngoài ra, khi nộp hồ sơ đơn vò phải gởi kèm theo File dữ liệu bằng đóa, bằng USB cho
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc gởi qua cổng giao tiếp điện tử IMS cho cán bộ chuyên quản
thuộc các Phòng Chức năng.
3

. Hồ sơ cấp lại thẻ do thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu: sử dụng bảng kê
403/…./THE.

1.1. Mục đích:Khi đối tượng tham gia BHYT có nhu cầu thay đổi nơi khám chữa bệnh ban
đầu và thẻ BHYT còn giá trò thì đơn vò phải lập danh sách điều chỉnh .
- 6 -
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc.
- Hồ sơ gồm:
+ Danh sách đề nghò điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH,BHYT (mẫu 03b-TBH, 03 bản).
+ Thẻ BHYT còn giá trò.
Lưu ý:
- Chỉ giải quyết từ ngày 01 đến ngày 10 tháng đầu quý.
- Đơn vò ghi đầy đủ thông tin cần thay đổi: Mã bệnh viện cũ - Mã bệnh viện mới.
4
. Hồ sơ cấp lại do BHYT bắt buộc do bò mất, bò hỏng: sử dụng bảng kê
404/…./THE.

1.1. Mục đích:
- Đối với thẻ mất: Trường hợp trực tiếp cá nhân tham gia BHYT làm mất hoặc đơn vò sử
dụng lao động làm mất cần cấp lại thẻ BHYT.
- Đối với thẻ hỏng:
+ Trường hợp thẻ hỏng do cơ quan BHXH (cán bộ thẻ) nhập liệu sai thông tin so với danh
sách đơn vò cung cấp hoặc in hỏng cần cấp lại.
+ Trường hợp thẻ hỏng do cá nhân hoặc đơn vò sử dụng lao động bảo quản, sử dụng thẻ
BHYT bò hỏng cần cấp lại.
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết:
+ Từ 01 đến 20 thẻ: 03 ngày làm việc.
+ Từ 21 thẻ trở lên: 04 ngày làm việc.

- Hồ sơ gồm:
+ Đơn đề nghò cấp lại thẻ BHYT ( Mẫu 02-THE): 01 bản
+ Danh sách đề nghò cấp lại thẻ BHYT ( Mẫu 03-THE): 02 bản.
+ Thẻ BHYT còn giá trò đối với thẻ bò hỏng.
Lưu ý: Trường hợp thẻ hỏng do cơ quan BHXH (cán bộ thẻ) nhập liệu sai thông tin so với
thông tin trên danh sách đơn vò cung cấp hoặc in hỏng cần cấp lại thì không cần đơn đề nghò.

III. Lập bảng kê và nộp hồ sơ liên quan đến sổ BHXH
1. Cấp sổ BHXH bắt buộc, dùng bảng kê hồ sơ 301/…/SO
1.1 Mục đích:
- 7 -
Đơn vò dùng để đề nghò cơ quan BHXH cấp sổ BHXH. Khi đơn vi đã hồn tất cơng việc
đăng ký và đóng BHXH cho người lao động phát sinh mới và đã nhận sổ BHXH trắng với mẫu tờ
khai cấp sổ BHXH mang về ghi theo hướng dẫn của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

1.2. Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc
1.3 Các loại giấy tờ, biểu mẫu kèm theo bảng kê 301.
a. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT ( mỗi sổ kèm 3 tờ khai)
- Sử dụng mẫu 01-TBH hoặc mẫu 01/SBH ( đối với sổ cấp trước tháng 10 năm 2007).
- Tờ Khai tham gia BHXH ghi đầy đủ các nội dung trong tờ khai. Người lao động ký tên
(người đại diện của đơn vị có thể ký thay nếu người lao động đi cơng tác, hoặc địa điểm làm việc
ở xa). Thủ trưởng cơ quan ký tên vào phần xét duyệt của người sử dụng lao động ( nếu
photocopy thì u cầu 3 tờ khai đều có dấu mộc màu đỏ ).
b. Phiếu duyệt sổ ( Phiếu do phòng Thu cấp): Phiếu duyệt sổ phải ghi rõ số lượng sổ cấp
từ số sổ đến số sổ. Theo quy định đơn vị phải mang đầy số lượng sổ theo phiếu ( và phải xếp theo
thứ tự). Trường hợp sổ cấp trước tháng 8 năm 2007 thì thay phiếu này là Danh sách người lao
động đề nghị cấp sổ (mẫu 02/SBH).
c. Sổ BHXH:
- Đối với sổ BHXH cấp trước tháng 10 năm 2008: Đơn vị ghi sổ BHXH đầy đủ các nội
dung trong trang 3. Trang 4, 5 ghi 01 tháng đầu tiên đóng BHXH, có ký tên đóng dấu của Thủ

trưởng đơn vị (tại cột 9).
- Đối với sổ BHXH cấp sau tháng 10 năm 2008: Đơn vị phải ghi sổ BHXH đầy đủ các
nội dung trong trang 3.
2. Xác nhận sổ BHXH:
2.1. Mục đích:
Đơn vò dùng để đề nghò cơ quan BHXH xác nhận đầy đủ quá trình đóng
BHXH vào sổ BHXH (chốt sổ) khi người lao động thơi việc, chuyển cơng tác. Đơn vị lập bảng
kê số 302/…/SO “Xác nhận sổ BHXH”
2.2. Điều kiện để xác nhận sổ: Điều kiện được xác nhận sổ khi đơn vị đã báo giảm lao
động theo biểu 3a-TBH và nộp đủ tiền đến thời gian xác nhận.
2.3. Thời hạn giải quyết:
- Từ 01 sổ đến 50 sổ: 10 ngày làm việc
- Từ 51 sổ đến dưới 300 sổ: 20 ngày làm việc
- Từ 300 sổ trở lên đơn vò trực tiếp liên hệ phòng Cấp sổ thẻ để hẹn ngày xuống đơn vò
xác nhận.
2.4. Hồ sơ xác nhận sổ:
- Sổ BHXH: Được ghi đầy đủ thời gian, q trình, mức lương, chức danh cơng việc, điều
kiện nặng nhọc độc hại, phụ cấp chức vụ, hạng doanh nghiệp đối với doanh nghiệp Nhà nước và
doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa đến thời điểm cần xác nhận.
- Người lao động có thời gian tham gia BHXH trước năm 2008 khi thơi việc, chuyển cơng
tác phải kèm theo HĐLĐ, quyết định tuyển dụng, QĐ nâng lương…
3. Điều chỉnh nhân thân người lao động do khai báo sai:
- 8 -
- Mục đích: Xác đònh đúng nhân thân ghi trên trang 3 sổ BHXH và thẻ BHYT, đồng
thời điều chỉnh lại nhân thân người tham gia BHXH khi bò sai hoặc có sự thay đổi.
- Th
ời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc
3.1. Do đơn vị đi nộp:
Lập bảng kê 303/…/SO “Điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH”, hồ sơ kèm theo:
a. Đơn vị khai sai:

- Có văn bản giải trình có cam kết tính xác thực của nội dung văn bản.
- Bản ghi quá trình tham gia BHXH đến thời điểm đã được cơ quan BHXH duyệt (Mẫu
06/SBH)
- Hồ sơ gốc như: Giấy khai sinh, hồ sơ gốc (lý lòch, đơn xin việc, các Quyết đònh tuyển
dụng, nâng lương….), giấy tờ khác ……có thông tin đúng.
- Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (Mẫu 03b-TBH, 03 bản)
- Sổ BHXH (nếu có) và thẻ BHYT (nếu còn giá trò sử dụng)
b. Người lao động khai sai hoặc thay đổi hồ sơ gốc:
- Cơng văn giải trình có cam kết tính xác thực của nội dung văn bản,
- Đơn của người lao động có cơ quan tư pháp hoặc Chính quyền nơi đăng ký hộ khẩu
thường trú xác nhận, giấy khai sinh…
- Bản ghi quá trình tham gia BHXH đến thời điểm đã được cơ quan BHXH duyệt (Mẫu
06/ SBH, 01 bản)
- Sổ BHXH: nếu ghi sai sẽ được điều chỉnh lại cho đúng.
- Thẻ BHYT còn giá trị để được đổi thẻ.
- Hồ sơ tư pháp như: Giấy khai sinh hoặc hộ khẩu thường trú…
3.2. Do người lao động nộp: Đối tượng áp dụng là người lao động, trước đây làm việc
tại các đơn vị Hành chính sự nghiệp, Đảng, Đòan thể có q trình tham gia BHXH từ sau năm
1995 và các doanh nghiệp, các đơn vị này đã giải thể hay ở ngòai tỉnh. Lập bảng kê 304/…/SO
“Điều chỉnh nhân thân người người tham gia BHXH”, hồ sơ kèm theo:
- Đơn của người lao động có cơ quan tư pháp hoặc Chính quyền nơi đăng ký hộ khẩu
thường trú xác nhận, giấy khai sinh…
- Bản ghi q trình tham gia BHXH đến thời điểm đã được cơ quan BHXH duyệt (Mẫu
06/SBH, 01 bản),
- Sổ BHXH: nếu ghi sai sẽ được điều chỉnh lại cho đúng.
- Hồ sơ tư pháp gồm: Giấy khai sinh hoặc hộ khẩu thường trú…
L
ưu ý: Trường hợp chỉ điều chỉnh trang 3 sổ BHXH và chỉ điều chỉnh tử 02 yếu tố sai trở
xuống thì
hồ sơ khơng cần phải nộp bản ghi q trình tham gia BHXH đến thời điểm đã được cơ

quan BHXH duyệt (Mẫu 06/SBH, 01 bản),
4. Điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác để tham gia BHXH:
a. Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc
- 9 -
b. Đơn vị lập bảng kê 305/…/SO “Điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ của người khác
để tham gia BHXH”, hồ sơ kèm theo:
- Cơng văn của đơn vị xin điều chỉnh lại hồ sơ BHXH.
- Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT - biểu 3a-TBH.
- Đơn giải trình của người lao động theo mẫu.
- Tờ khai tham gia BHXH cũ (đã được cơ quan BHXH duyệt).
- Tờ khai tham gia BHXH mới ghi q trình tham gia BHXH đến thời điểm được duyệt
(03 bản chính).
- Sổ BHXH: để được điều chỉnh lại cho đúng.
- Thẻ BHYT còn giá trị để được đổi thẻ.
5. Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (Cùng lúc có nhiều
sổ BHXH phải chuyển về sổ gốc).
a. Mục đích: Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc. Khi người lao
động có từ 02 sổ BHXH trở lên mang tên mình (nội dung về nhân thân trong trang 3 trùng
khớp với nhau) thì đ
đơn vị dùng quyển sổ BHXH đầu tiên để ghi lại tòan bộ q trình tham gia
BHXH của người lao động từ các quyển sổ khác, sau đó Giám đốc đơn vị ký xác nhận tòan bộ
q trình (sau khi ghi từ các sổ khác vào sổ đầu tiên) vào sổ bảo hiểm xã hội (sổ BHXH đầu tiên)
b. Th
ời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc
c. Đơn vị lập bảng kê 306/…/SO “Chuyển q trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ
gốc”, hồ sơ kèm theo:
- Cơng văn của đơn vị đề nghị chuyển q trình tham gia BHXH (theo mẫu, 01 bản).
- Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (Mẫu 3b-TBH, 03 bản)
- Bản ghi q trình tham gia BHXH đến thời điểm đã được cơ quan BHXH duyệt (mẫu
06/SBH, 01 bản)

- Sổ BHXH gốc đã ghi bổ sung q trình từ các sổ khác.
- Các quyển sổ BHXH khác đã dồn q trình tham gia vào sổ gốc.
- Trường hợp có trùng q trình trong các sổ thì lập biểu (03a-TBH, 03 bản) để giảm thời
gian trùng tại đơn vị mình.
6. Bị mất sổ BHXH:
Lập bảng kê 307/…/SO “Cấp lại sổ BHXH do mất”, hồ sơ kèm theo:
6.1. Do người lao động làm mất:
a. thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc
b. Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu 05-SBH, 01 bản).
- Đơn cớ mất có xác nhận của cơ quan cơng an hoặc chính quyền địa phương (01bản)
- 10 -
- Giấy xác nhận q trình đóng BHXH (01bản chính) của cơ quan BHXH liên quan (nếu
NLĐ có thơi gian đóng BHXH tại tỉnh, thành khác thi phải do c
ơ quan BHXH các tỉnh thành xác
nhận).
- Giấy xác nhận chưa giải quyết trợ cấp 1 lần do cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú.
- Tờ khai tham gia BHXH (nếu mất thì liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ
để được sao y, 01 bản).
- Bản ghi tòan bộ q trình tham gia BHXH (mẫu 06-SBH).
6.2. Do đơn vị làm mất:
a. thời hạn giải quyết:
- Từ 01 sổ đến 10 sổ: 10 ngày làm việc
- Từ 11 sổ trở lên: 20 ngày làm việc
b. Hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị cấp lại sổ (theo mẫu, 01 bản).
- Biên bản xác định ngun nhân, xác định rõ trách nhiệm trong việc mất sổ (01 bản).
- Giấy xác nhận q trình đóng BHXH (bản chính) của cơ quan BHXH liên quan (nếu
NLĐ có thời gian đóng BHXH tại tỉnh, thành khác thi phải do c
ơ quan BHXH các tỉnh thành xác

nhận).
- Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 01 lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư
trú.
- Tờ khai tham gia BHXH (nếu đơn vị khơng phải là nơi cấp sổ lần đầu thì liên hệ đơn vị
cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để được sao y, 01 bản).
- Bản ghi tồn bộ q trình tham gia BHXH (mẫu 06-SBH, 01 bản).
7. Sổ BHXH bị hư hỏng do bảo quản hoặc do in ấn:
Đơn vị lập bảng kê 308/…/SO “Cấp lại sổ BHXH do hư, hỏng”, hồ sơ kèm theo:
a. thời hạn giải quyết:
- Từ 01 sổ đến 20 sổ: 10 ngày làm việc
- Từ 21 sổ trở lên: 20 ngày làm việc
b. Hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị cấp lại sổ BHXH của đơn vị (theo mẫu).
- Bản ghi tồn bộ q trình BHXH đã được xác nhận (mẫu 06-SBH, 01 bản).
- Sổ BHXH bị hư, hỏng (bản gốc).
IV. Lập bảng kê và nộp hồ sơ giải quyết các chế độ chính sách BHXH
1. Loại hồ sơ ốm đau, thai sản, dưỡng sức – phục hồi sức khoẻ (DS-PHSK) sửa
dụng bảng kê hồ sơ 601/….CS-BHXH-OM, 602/….CS-BHXH-TS, 603/….CS-BHXH-
DS.
- 11 -
Bảng kê hồ sơ này có người sử dụng có thể sử dụng chỉ để nộp hồ sơ ốm đau; chỉ để nộp
hồ sơ thai sản; chỉ để nộp hồ sơ DS-PHSK hoặc sử dụng để nộp đồng thời 02 loại hồ sơ trở lên
cùng lúc. Đồng thời, người nộp hồ sơ cần đánh dấu vào ô hồ sơ nộp.
Ví dụ 1: nếu chỉ nộp hồ sơ ốm đau thì đánh dấu vào ô hồ sơ ốm đau (thể hiện dưới dòng
BẢNG KÊ HỒ SƠ).
Ví dụ 2: Nếu nộp đồng thời hồ sơ thai sản và hồ sơ DS-PHSK thì đánh dấu vào hai ô
thai sản và DS-PHSK (thể hiện dưới dòng BẢNG KÊ HỒ SƠ).
A. Nộp hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau:
1.1. Trường hợp bản thân người lao động ốm:
Nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ

(tương ứng với số thứ tự trên bảng kê tại phần I): 1, 2, 4 (nếu có), 7 (nếu có gửi kèm file dữ
liệu). Trường hợp bệnh dài ngày thì nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự
trên bảng kê): 1, 2, 3, 7 (nếu có gửi kèm file dữ liệu).
Ví dụ 3: Cty May X nộp hồ sơ giải quyết ốm cho 50 công nhân (trong đó có 45 công
nhân may công nghiệp và 5 quản đốc), gửi kèm file dữ liệu bằng USB thì nộp hồ sơ gồm:
+ Danh sách 50 người lao động đề nghò hưởng chế độ ốm đau (Mẫu C66a-HD);
+ Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu C65-HD hoặc C03-BH) (tối thiểu 50
bản);
+ Giấy xác nhận điều kiện nặng nhọc độc hại (45 bản).
+ Đánh dấu vào mục Chuyển bằng USB trong phần I.
1.2. Trường hợp người lao động nghỉ việc trông con ốm: Nộp hồ sơ gồm các loại
giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê tại phần I): 1, 5, 6, 7 (nếu có gửi kèm file dữ
liệu).
Ví dụ 4: Công ty X có 01 trường hợp chò Lê Thò B nghỉ trông con ốm, (không gửi kèm
file dữ liệu) thì hồ sơ gồm:
+ Danh sách người lao động đề nghò hưởng chế độ ốm đau (Mẫu C66a-HD);
+ Giấy ra viện hoặc sổ y bạn của con;
+ Giấy xác nhận của đơn vò sử dụng lao động về việc nghỉ trông con ốm.
B. Nộp hồ sơ giải quyết chế độ thai sản:
1.3. Người lao động sinh con:
Nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự
ghi trên bảng kê phần II): 1, 2, 3 (nếu có), 5 (nếu có), 6, 7 (nếu có gửi kèm file dữ liệu).
Ví dụ 5: Công ty Y nộp 30 hồ sơ thai sản cho người lao động, trong đó có 1 người tàn tật
có tỷ lệ 23%, có 05 trường hợp sau khi sinh con chết, 01 trường hợp sau khi sinh con mẹ chết,
gửi file dữ liệu qua Email. Hồ sơ gồm:
+ Danh sách 30 người lao động đề nghò hưởng chế độ thai sản (Mẫu C67a-HD);
+ 25 Bản sao giấy khi sinh hoặc chứng sinh của con;
- 12 -
+ 01 Bản sao giấy chứng nhận thương tật;
+ 05 giấy chứng tử của con và 01 chứng tử của mẹ.

+ 30 sổ BHXH
+ Đánh dấu vào mục Gửi qua Email, IMS trong phần II.
1.4. Nộp hồ sơ hưởng chế độ thai sản do nhận nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi:
Nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự ghi trên bảng kê phần II): 1, 2, 4, 6, 7
(nếu có gửi kèm file dữ liệu).
C. Hồ sơ nghỉ DS-PHSK:
1.5. Hồ sơ nghỉ DS-PHSK sau ốm đau
: Nộp hồ sơ gồm danh sách đề nghò theo mẫu
C68a-HD;
1.6. Hồ sơ nghỉ DS-PHSK sau thai sản: Nộp hồ sơ gồm danh sách đề nghò theo mẫu
C69a-HD;
1.7. Hồ sơ nghỉ DS-PHSK sau TNLĐ-BNN: Nộp hồ sơ gồm danh sách đề nghò theo
mẫu C70a-HD và bản sao biên bản giám đònh y khoa hoặc quyết đònh hưởng trợ cấp TNLĐ-
BNN
Ví dụ 6: Công ty Z nộp hồ sơ nghỉ DS-PHSK cho 50 lao động trong đó có 10 người nghỉ
DS-PHSK sau ốm đau, 35 người nghỉ DS-PHSK sau thai sản và 5 người nghỉ DS-PHSK sau
TNLĐ-BNN. Hồ sơ gồm:
+ Danh sách 10 người nghỉ DS-PHSK sau ốm đau theo mẫu C68a-HD;
+ Danh sách 35 người nghỉ DS-PHSK sau thai sản theo mẫu C39a-HD;
+ Danh sách 05 người nghỉ DS-PHSK sau TNLĐ-BNN kèm 02 bản sao biên bản giám
đònh y khoa và 03 quyết đònh hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN.
2. Loại hồ sơ giải quyết tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN) sử
dụng bảng kê hồ sơ 604/… CS-BHXH-TNLĐ, 605/… CS-BHXH-BNN.
2.1. Nộp hồ sơ giải quyết TNLĐ đối với người lao động đang tham gia BHXH
bò TNLĐ lần thứ 1:
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự
trên bảng kê): 1, 2, 4, 5, 7. Nếu bò TNLĐ do tai nạn giao thông thì người sử dụng lao động phải
nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8
Ví dụ 7: Người lao động bò TNLĐ lần thứ 1 thì hồ sơ giải quyết TNLĐ do người sử dụng
lao động nộp cho cơ quan BHXH các loại giấy tờ gồm:

+ Sổ BHXH;
+ Công văn (mẫu số 05-HSB);
+ Biên bản điều tra TNLĐ;
+ Giấy ra viện sau khi đã điều trò TNLĐ ổn đònh;
- 13 -
+ Biên bản giám đònh mức suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên.
Ví dụ 8: người lao động bò tai nạn giao thông được xác đònh là TNLĐ thì người sử dụng
lao động nộp:
+ Sổ BHXH;
+ Công văn (mẫu số 05-HSB);
+ Biên bản điều tra TNLĐ;
+ Giấy ra viện sau khi đã điều trò TNLĐ ổn đònh;
+ Biên bản giám đònh mức suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên.
+ Bản sao biên bản công an giao thông;
+ Bản sao hộ khẩu thường trú hoặc giấy đăng ký tạm trú.
2.2 Nộp hồ sơ giải quyết BNN đối với người lao động đang tham gia BHXH bò
BNN lần thứ 1:
Đơn vò sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự
trên bảng kê): 1, 2, 5, 6, 7.
Ví dụ 9: người lao động bò BNN lần thứ 1 thì hồ sơ giải quyết BNN do người sử dụng lao
động nộp cho cơ quan BHXH gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Công văn (mẫu số 05-HSB);
+ Giấy ra viện hoặc giấy khám bệnh thể hiện tên BNN hoặc phiếu hội chẩn sau khi đã
điều trò BNN ổn đònh;
+ Biên bản xác đònh môi trường lao động có yếu tố độc hại;
+ Biên bản giám đònh mức suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên;
2.3 Người lao động bò TNLĐ (hoặc bò BNN) lần thứ 1, sau đó thương tật (hoặc
bệnh tật) tái phát:
Người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp TNLĐ tái phát (nếu trước đó bò TNLĐ) hoặc

BNN tái phát (nếu trước đó bò BNN) cho cơ quan BHXH các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ
tự trên bảng kê) gồm: 9, 10, 11, 12.
Ví dụ 10: người lao động bò TNLĐ đã được giải quyết trợ cấp TNLĐ. Sau một thời gian,
thương tật do TNLĐ tái phát thì nộp hồ sơ gồm:
+ Giấy ra viện sau khi điều trò ổn đònh thương tật (hoặc bản sao hồ sơ điều trò thương
tật);
+ Hồ sơ đã hưởng trợ cấp TNLĐ;
+ Đơn đề nghò giám đònh lại thương tật (theo mẫu số 11-HSB);
- 14 -
+ Biên bản giám đònh lại mức suy giản khả năng lao động do thương tật tái phát của Hội
đồng giám đònh y khoa.
2.4. Người lao động đã bò TNLĐ lần thứ 1 sau đó bò TNLĐ lần thứ 2 hoặc đã bò BNN
lần thứ 1 sau đó bò BNN lần thứ 2 hoặc đã bò TNLĐ sau đó bò BNN hoặc đã bò BNN sau đó
bò TNLĐ:
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp do được giám đònh tổng hợp gồm:
2.4.1. Người lao động đã bò TNLĐ lần thứ 1 sau đó bò TNLĐ lần thứ 2: Nộp các
loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê) gồm: 1, 2, 4, 5, 7, 10, 13. Nếu lần thứ 2
TNLĐ do tai nạn giao thông thì nộp các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê)
gồm: 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 13.
Ví dụ 11: Người lao động đã bò TNLĐ lần thứ 1 sau đó bò TNLĐ lần thứ 2 (không phải
do tai nạn giao thông) thì người sử dụng lao động nộp các loại giấy tờ gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Công văn (mẫu số 05-HSB);
+ Biên bản điều tra TNLĐ;
+ Giấy ra viện sau khi đã điều trò TNLĐ ổn đònh;
+ Biên bản giám đònh mức suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên.
+ Hồ sơ đã hưởng trợ cấp TNLĐ;
+ Biên bản giám đònh tổng hợp mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám
đònh y khoa.
2.4.2. Người lao động đã bò BNN lần thứ 1 sau đó bò BNN lần thứ 2: Người sử

dụng lao động nộp các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê) gồm: 1, 2, 5, 6, 7, 10,
13
2.4.3. Người lao động đã bò TNLĐ sau đó bò BNN: Người sử dụng lao động nộp các
loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê) gồm: 1, 2, 4, 5, 7, 10, 13.
2.4.4. Người lao động đã bò BNN sau đó bò TNLĐ: Người sử dụng lao động nộp các
loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê) gồm: 1, 2, 5, 6, 7, 10, 13. Nếu bò TNLĐ do
tai nạn giao thông thì người sử dụng lao động nộp các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên
bảng kê) gồm: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 13
* Lưu ý: Đơn vò có thể sử dụng 01 bảng kê hồ sơ để nộp cùng lúc 02 hoặc nhiều loại hồ
sơ tuy nhiên cần lưu ý số lượng mỗi loại giấy tờ cần nhân tương ứng với số hồ sơ nộp.
Ví dụ 12: sử dụng bảng kê này nộp 03 hồ sơ TNLĐ hưởng trợ cấp hàng tháng, 02 hồ sơ
hưởng trợ cấp BNN 1 lần thì số lượng sổ BHXH là 05 quyển, số lượng công văn (theo mẫu 05-
HSB) là 18 bản (gồm 12 bản đối với hồ sơ TNLĐ và 6 bản đối với hồ sơ BNN) … Tuy nhiên,
nếu chưa rõ và để tiện lợi thì đơn vò nên sử dụng 01 bảng kê cho một loại hồ sơ. Ví dụ: chỉ
dùng 01 bảng kê để nộp 03 hồ sơ TNLĐ hưởng trợ cấp hàng tháng và sử dụng 1 bản kê khác
để nộp 02 hồ sơ BNN hưởng 1 lần.
- 15 -
3. Loại hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí sử dụng bảng kê hồ sơ 606/… CS-
BHXH.
A. Người đang tham gia BHXH:
3.1. Nộp hồ sơ giải quyết hưu trí đối với người đang tham gia BHXH, đủ 60
tuổi đối với nam, đủ 55 tuổi đối với nữ:
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ hưu trí
gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 1, 3 (nếu có), 4.
Ví dụ 13: Ông Nguyễn Văn A sinh năm 1948, thời gian công tác có đóng BHXH được
tính từ tháng 01/1968 đến tháng 10/2008 là 40 năm 10 tháng. Trong đó, từ tháng 4/1973 đến
tháng 6/1976 là thiếu úy. Đến tháng 7/1976 chuyển ngành sang công ty X và công tác đến
tháng 10/2008 thì nghỉ hưu. Hồ sơ hưu trí của ông A do người sử dụng lao động nộp:
+ Sổ BHXH;
+ Bản sao quyết đònh chuyển ngành và quyết đònh phong quân hàm (quân hàm thiếu

úy);
+ Quyết đònh nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLĐ
hết hạn.
- Nếu chưa duyệt sổ BHXH thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gồm các loại giấy
tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 2, 3 (nếu có), 4.
Ví dụ 14: cũng lấy ví dụ trên nhưng người lao động chưa được duyệt sổ BHXH thì hồ sơ
hưu trí do người sử dụng lao động nộp gồm:
+ Hồ sơ gốc (lý lòch gốc được cơ quan xác nhận trước 1991, các giấy tờ có liên quan đến
quá trình công tác)
+ Bản sao quyết đònh chuyển ngành và quyết đònh phong quân hàm (quân hàm thiếu
úy);
+ Quyết đònh nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLĐ
hết hạn.
3.2. Nộp hồ sơ giải quyết hưu trí đối với người lao động đang tham gia BHXH,
có 15 năm làm công việc nặng nhọc, độc hại (đủ 55 đến dưới 60 tuổi đối với nam và
đủ 50 đến dưới 55 tuổi đối với nữ):
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ hưu trí gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số
thứ tự trên bảng kê): 1, 2 (nếu có), 3 (nếu có), 4, 6 (nếu có).
Ví dụ 15: bà Nguyễn Thò B sinh tháng 10 năm 1957, đóng BHXH được 21 năm, có 16
năm làm công nhân may công nghiệp. Giả sử sổ BHXH đã được duyệt thời gian công tác đầy
đủ, bà không tham gia quân đội. Đến tháng 9/2008 nghỉ hưu thì người sử dụng lao động nộp hồ
sơ hưu trí gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Quyết đònh nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLĐ
hết hạn.
- 16 -
Ví dụ 16: bà Nguyễn Thò C sinh tháng 10 năm 1956, đóng BHXH được 21 năm 3 tháng,
có 16 năm làm công nhân may công nghiệp tại Công ty May Y nhưng trên sổ BHXH chỉ ghi là
công nhân. Giả sử sổ BHXH đã được duyệt thời gian công tác đầy đủ, bà không tham gia quân
đội. Đến tháng 9/2008 nghỉ hưu thì người sử dụng lao động nộp hồ sơ hưu trí gồm:

+ Sổ BHXH;
+ Quyết đònh nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLĐ
hết hạn;
+ Văn bản xác nhận điều kiện làm việc của người lao động có yếu tố nặng nhọc, độc
hại.
3.3. Nộp hồ sơ giải quyết hưu trí đối với người lao động đang tham gia BHXH
nghỉ hưu theo điều kiện suy giảm sức khỏe 61% (đủ 50 đến dưới 60 tuổi đối với nam
và từ 45 đến dưới 55 tuổi đối với nữ):
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự
trên bảng kê): 1, 2 (nếu có), 3 (nếu có), 4, 8
Ví dụ 17: Bà Nguyễn Thò M sinh năm 1962, đóng BHXH được 24 năm 1 tháng, kết quả
giám đònh của Hội đồng giám đònh y khoa kết luận suy giảm khả năng lao động 65%, nộp hồ
sơ hưởng chế độ hưu trí vào tháng 9/2008. Hồ sơ do người sử dụng lao động nộp gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Quyết đònh nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLĐ
hết hạn;
+ Biên bản giám đònh kết luận mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám
đònh y khoa.
B. Người đang bảo lưu sổ BHXH:
3.4. Người lao động đủ 60 tuổi đối với nam, đủ 55 tuổi đối với nữ nộp hồ sơ giải
quyết hưu trí:
gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 1, 3 (nếu có), 7
3.5. Người lao động nghỉ hưu có 15 năm làm công việc nặng nhọc, độc hại (đủ
55 đến dưới 60 tuổi đối với nam và đủ 50 đến dưới 55 tuổi đối với nữ)
: Nộp hồ sơ gồm
các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 1, 3 (nếu có), 6 (nếu có), 7.
Ví dụ 18: Bà Nguyễn Thò D sinh năm 1955 tuổi, có 20 năm đóng BHXH suy giảm sức
khỏe 61% nộp hồ sơ hưu trí vào tháng 9/2008. Giả sử bà khôg tham gia quân đội và trên sổ thể
hiện rõ công việc thuộc loại nặng nhọc, độc hại. Hồ sơ do bà B nộp gồm
+ Sổ BHXH;

+ Đơn đề nghò giải quyết chế độ hưu trí (mẫu 12-HSB);
3.6. Người lao động nghỉ hưu theo điều kiện suy giảm sức khỏe 61% (đủ 50
đến dưới 60 tuổi đối với nam và từ 45 đến dưới 55 tuổi đối với nữ):
- 17 -
Nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê): 1, 2 (nếu có), 3
(nếu có), 7, 8.
C. Người lao động đang hưởng lương hưu mà bò tù, đi xuất cảnh hợp pháp
hoặc bò Tòa án tuyên bố mất tích nhưng đã chấp hành xong hình phạt tù, về nước
đònh cư hợp pháp hoặc được Tòa án tuyên bố mất tích trở về:
Hồ sơ nộp theo hướng dẫn từ 5.1 đến 5.6 kèm thêm đơn đề nghò theo mẫu 13A-HSB có
xác nhận của đòa phương (thay cho đơn theo mẫu 12-HSB) và một trong 03 loại giấy tờ (tương
ứng với số thứ tự trên bảng kê hồ sơ) gồm: 10 hoặc 11 hoặc 12
Ví dụ 19: người lao động đang bảo lưu sổ BHXH bò tù. Sau khi chấp hành xong hình
phạt tù, nghỉ hưu theo điều kiện suy giảm sức khỏe 61% (đủ 50 đến dưới 60 tuổi đối với nam
và từ 45 đến dưới 55 tuổi đối với nữ) nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự
trên bảng kê): 1, 2 (nếu có), 3 (nếu có), 8, 9, 10. Cụ thể:
+ Sổ BHXH;
+ Biên bản giám đònh kết luận mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám
đònh y khoa;
+ Đơn đề nghò theo mẫu 13A-HSB hoặc 13B-HSB có xác nhận của đòa phương;
+ Bản sao chấp hành xong hình phạt tù.
D. Người lao động đang bảo lưu sổ BHXH đã chấp hành xong hình phạt tù, về
nước đònh cư hợp pháp, được Tòa án tuyên bố mất tích trở ve
à thì hồ sơ nộp theo hướng
dẫn từ 5.1 đến 5.6 và bổ sung thêm:
- Đơn đề nghò theo mẫu 13B-HSB có xác nhận của đòa phương (thay cho đơn theo mẫu
12-HSB);
- Một trong 03 loại giấy tờ (tương ứng với số thứ tự trên bảng kê hồ sơ) gồm: 10 hoặc 11
hoặc 12;
- Hồ sơ hưu trí.

4. Loại hồ sơ giải quyết chế độ tử tuất sử dụng bảng kê hồ sơ 607/… CS-
BHXH:
A. Người đang tham gia BHXH, đang bảo lưu sổ BHXH chết:
4.1. Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất một lần:
người sử dụng lao động hoặc
thân nhân người chết nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự trên bảng kê hồ sơ):
1, 2, 4.
Ví dụ 20: Anh Nguyễn A tham gia BHXH được 5 năm, chết do bệnh. Hồ sơ gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Giấy chứng tử hoặc báo tử hoặc quyết đònh của Tòa án tuyên bố người lao động đã
chết;
+ Tờ khai hoàn cảnh gia đình.
- 18 -
4.2. Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng: Người sử dụng lao động
hoặc thân nhân người chết nộp hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự trên bảng kê
hồ sơ): 1, 2, 3 (nếu có), 4, 5 (nếu có), 6 (nếu có), 7 (nếu có).
Ví dụ 21: Chò Nguyễn Thò L đóng BHXH được 10 năm chết do TNLĐ. Chò L có 02 con:
một con 13 tuổi, một con 17 tuổi đang đi học. Cha mẹ cả hai bên đều chết. Hồ sơ gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Giấy chứng tử hoặc báo tử hoặc quyết đònh của Tòa án tuyên bố người lao động đã
chết;
+ Biên bản điều tra TNLĐ;
+ Tờ khai hoàn cảnh gia đình;
+ Giấy chứng nhận còn đi học đối với con 17 tuổi.
B. Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng với mức suy
giảm khả năng lao động trên 61% mà chết:
4.3. Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất một lần:
Thân nhân người chết nộp hồ
sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự trên bảng kê hồ sơ): 1, 2, 4, 5 (nếu có), 6 (nếu
có), 7 (nếu có), 8 (nếu có).

Ví dụ 22: Ông Nguyễn Tiến A đang hưởng lương hưu thì chết. Khi còn sống, ông A
không có trách nhiệm nuôi dưỡng ai, các con đã trưởng thành, cha mẹ hai bên không còn ai, vợ
chưa hết tuổi lao động. Hồ sơ gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Giấy chứng tử hoặc báo tử hoặc quyết đònh của Tòa án tuyên bố người lao động đã
chết;
+ Tờ khai hoàn cảnh gia đình.
+ Hồ sơ hưu trí hoặc trợ cấp hàng tháng (nếu có).
4.4. Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng: Thân nhân người chết nộp
hồ sơ gồm các loại giấy tờ (tương ứng với thứ tự trên bảng kê hồ sơ): 1, 2, 3 (nếu có), 4, 5 (nếu
có), 6 (nếu có), 7 (nếu có), 8 (nếu có).
Ví dụ 23: bà Nguyễn Thò K đang hưởng lương hưu thì chết. do TNLĐ. Chò L có 01 con
bò bệnh bẩm sinh suy giảm 81% sức lao động. Hồ sơ gồm:
+ Sổ BHXH;
+ Giấy chứng tử hoặc báo tử hoặc quyết đònh của Tòa án tuyên bố người lao động đã
chết;
+ Tờ khai hoàn cảnh gia đình;
+ Biên bản giám đònh mức suy giảm khả năng lao động của con;
+ Hồ sơ hưu trí hoặc trợ cấp hàng tháng (nếu có).
- 19 -

V. Lập bảng kê và nộp hồ sơ liên quan tới Bảo hiểm y tế tự nguyện đối với đối
tượng là học sinh, sinh viên.
1. Khi nào nộp hồ sơ theo bảng kê hồ sơ số 201/… /TN.
Các đơn vò trường học lập
02 bảng kê số 201/…./TN khi:
- Đơn vò trường học tham gia mới BHYT tự nguyện hoặc khi nộp hồ sơ tham gia đợt 2
của BHYT học sinh, sinh viên,
- Đơn vò trường học có hồ sơ từ các tỉnh thành khác chuyển đến
2. Khi nào nộp hồ sơ theo bảng kê hồ sơ số 202/… /TN. Các đơn vò trường học lập

02 bảng kê số 202/…./TN khi:
- Đơn vò trường học có hồ sơ điều chỉnh, cấp lại thẻ BHYT,
- Khi có trườnghợp chuyển đổi thẻ đến tỉnh, thành khác,
- Khi có trường hợp xin xác nhận tham gia BHYT 03 năm liên tục.

VI. Lập bảng kê và nộp hồ sơ liên quan tới việc thanh toán trực tiếp chi phí khám
chữa bệnh bảo hiểm y tế.
1. Các trường hợp thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT
Thanh toán trực tiếp BHYT là thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ
BHYT tại cơ quan BHXH trong những trường hợp:
- Khi khám chữa bệnh tại các cơ sở khám chữa bệnh mà bệnh nhân xuất trình thẻ muộn
so với quy đònh hoặc không xuất trình thẻ,
- Bệnh nhân khám chữa bệnh không theo đúng tuyến theo quy đònh….
Khi thanh toán trực tiếp BHYT tại cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh, bệnh nhân
cần lập bảng kê hồ sơ số 50… /……/CS-BHYT.
2. Thời hạn giải quyết hồ sơ thanh toán trực tiếp BHYT như sau:
2.1. Hồ sơ giải quyết chi ngay:
- Là các hồ sơ có chứng từ hợp lệ, rõ ràng, phân tích được ngay, các trường hợp cấp cứu
không nằm viện, khám chữa bệnh theo yêu cầu riêng và thanh toán trợ cấp tử vong đối với học
sinh, sinh viên (các trường hợp chi theo khung, tối đa không quá 1.080.000 đồng).
- Thời hạn hoàn trả kết quả: Thẩm đònh trả ngay.
2.2. Hồ sơ phải hẹn ngày giải quyết:
- Là những hồ sơ phức tạp phải giám đònh tại bệnh viện.
- Thời hạn trả kết quả cụ thể như sau: Thời hạn thực hiện đối với hồ sơ giám đònh tại
các bệnh viện nội tỉnh tối đa làø 20 ngày làm việc kể từ ngày Bộõ phận tiếp nhận nhận hồ sơ:
- 20 -
+ Đối với những hồ sơ chỉ cần giám đònh tại 01 bệnh viện là 10 ngày làm việc.
+ Đối với những hồ sơ phải giám đònh tại 02 bệnh viện là 15 ngày làm việc.
+ Đối với những hồ sơ phải giám đònh từ 03 bệnh viện trở lên và hồ sơ có tính chất phức
tạp cao là 20 ngày làm việc.

- Thời hạn thực hiện tối đa đối với hồ sơ phải giám đònh ngoài tỉnh tối đa làø 40 ngày làm
việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
3. Lưu ý: Khi lập bảng kê nộp hồ sơ thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh tại cơ
quan BHXH, bệnh nhân cần lưu ý:
3.1. Phiếu đề nghò thanh toán trực tiếp chi phí KCB (Mẫu 07/GĐYT) Cho biết:
- Thông tin về người bệnh.
- Thời gian và nơi điều trò
- Lý do chưa được hưởng BHYT tại bệnh viện.
3.2. Giấy tờ tuỳ thân có ảnh: Là cơ sở để thanh toán chi phí KCB theo quy đònh, bao
gồm Giấy CMND, hoặc Giấy phép lái xe, …
3.3. Hóa đơn mua thuốc, hóa chất, vật tư y tế, biên lai thu viện phí: Là cơ sở để
thanh toán chi phí KCB theo quy đònh.
3.4. Bản sao đơn thuốc hoặc sổ y bạ (nếu bệnh nhân điều trò ngoại trú).
Chẩn đoán và chỉ đònh của Bác só trên đơn thuốc là cơ sở để thanh toán chi phí KCB
theo quy đònh.
3.5. Bản sao giấy ra viện (nếu bệnh nhân điều trò nội trú) cho biết:
- Thời gian điều trò của bệnh nhân, nơi điều trò.
- Chẩn đoán bệnh.
3.6. Giấy ủy quyền: Trường hợp người bệnh không trực tiếp đi thanh toán chi phí
khám chữa bệnh.
3.7. Bản sao giấy chứng tử (trường hợp HSSV tử vong): Là cơ sở để thanh toán
chi phí trợ cấp tử vong.
3.8. Giấy xác nhận thời gian tham gia BHYT:
Trường hợp bệnh nhân dùng thuốc chống thải ghép và thuốc chống ung thư ngoài danh
mục (giấy xác nhận tham gia BHYT 3 năm liên tục)
Trường hợp: thời điểm bệnh nhân đi KCB nằm ngoài thời hạn sử dụng của thẻ (do mất
thẻ, do thẻ cấp lần 2…)
3.9. Bản sao thẻ BHYT: Biết được thời hạn sử dụng thẻ, đối tượng tham gia.

- 21 -