Tài liệu Cần có không khí đàm phán như thế nào? pptx

Cần có không khí đàm phán như thế nào?

Để có được một cuộc đàm phán thành công, nhất thiết cần nghiên
cứu rất nhiều yếu tố, thiết lập một hoàn cảnh giao tiếp và không
khí đàm phán tốt là rất quan trọng. Không khí đàm phán căng
thẳng rất dễ gây cho đôi bên đàm phán cảm giác phòng bị, nghi
ngờ lẫn nhau.
Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu
nhiều yếu tố, ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp
xếp hoàn cảnh đàm phán, cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái
độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có thể vận dụng các biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm
phán tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen
của người đàm phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng
như ở nhà hàng, nhà khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến
hành đàm phán. Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của
đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc
nhiều lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người
đàm phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không
có giới hạn quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ
ràng. Hoàn cảnh đàm phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên
tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp như thế nào đi
nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ,
gọn gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp
khách có vết bẩn, đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm
xúc của người đàm phán. Ngược lại, một không khí đàm phán vui
vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm,
dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại
hình, cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác

đàm phán nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành
của đối phương có thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi
bên, vì vậy cần thiết phải sắp xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở,
nhiệt thành. Nếu như đối phương không cười không nói sẽ tạo ra
khoảng cách giữa đôi bên, thêm vào đó là ngôn ngữ đàm phán
thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến không khí đàm phán.
Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên,
đầu tiên phải có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình.
Một mặt chủ động bắt tay đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ,
đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ
bản trong quan hệ hai bên đối tác.
Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi
đàm phán, cử chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong
cuộc đàm phán, mặt khác áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm
cho người đàm phán. Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn chủ
đề đàm phán, có thể bày tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh
đàm phán, ví như đưa ra những cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài
trí trong văn phòng của đối phương và nhận xét về bức vẽ trên
tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời
khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v… tuy
nhiên không nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất,
điều này dễ gây ra không khí căng thẳng.
b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để
thiết lập được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để
đối phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu
những suy nghĩ của họ, không nên nêu ra những ý kiến khác
thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều
này sẽ không đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy, trong quá trình
đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của mình, lắng nghe suy
nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm phán tốt nhất và

không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa đôi bên.
Mặt khác, trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây bị
coi là hành vi mất lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.
c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng
triển khai đề tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm
giác thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở
đối phương không quá đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với
đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài .
4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích,
đối tác đàm phán không giống nhau cũng như không khí đàm
phán. Ví dụ như không khí đàm phán đôi bên có lợi hay không khí
đàm phán nảy sinh mâu thuẫn là không giống nhau. Ngoài ra, khi
đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tôn trọng đối phương,
không khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những
người trẻ thì thoải mái và tự do hơn. Mặt khác, không khí đàm
phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác biệt tương đối lớn.
Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác nhau để
ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết
không khí đàm phán cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác
nhau. Thông thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp,
nhiệt tình làm trọng. Không khí đàm phán nghiêm túc, chân thành,
thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung,
không khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.