Tài liệu Mẹo nhỏ cầm tay: Tùy chỉnh Menu trong Office 2007 doc

Mẹo nhỏ cầm tay: Tùy chỉnh Menu trong Office 2007

Giao diện Ribbon mới của Office 2007 đã bỏ đi những menu quen thuộc
File, Edit, … và các thanh công cụ truyền thống của những dòng Office
trước. Thay vào đó là các nhóm biểu tượng, nhóm tuỳ chọn, và menu sổ
dọc kiểu khác, gây lạ lẫm cho nhiều người khi lần đầu tiên mở Word,
Excel, PowerPoint.
Giao diện này không lấy cảm hứng từ các phiên bản
Office truyền thống trước kia mà hoàn toàn đổi mới, một tập hợp các lệnh và
tuỳ chọn không thể được tuỳ biến bên trong bản thân ứng dụng.

Microsoft nói rằng một cuộc khảo sát do hãng tiến hành cho thấy kết quả chỉ
một lượng phần trăm rất nhỏ người dùng Office chỉnh sửa giao diện. Thêm
vào đó, một giao diện không thay đổi được có thể sắp xếp hợp lý, phân dòng
các cuộc gọi, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho trung tâm trợ giúp giúp đỡ
người sử dụng. Mặc dù vậy, người dùng Office chuyên nghiệp lại đang đưa
ra những lời phàn nàn về khả năng tuỳ biến ứng dụng Office 2007 từ sau khi
giao diện mới được phát hành.

Nắm bắt cơ hội, một số hãng phần mềm thuộc nhóm thứ ba đã tung ra những
sản phẩm mà hoặc là thay thế, hoặc là nâng cao giao diện Ribbon ở một số
ứng dụng Office 2007. Chúng ta sẽ xem xét ba trong số các chương trình đó.

Classic Menu thêm một tab với đầy đủ các menu Office 2003 (được tổ chức
rất giống nhất với ứng dụng Office 2003 quen thuộc) mặc dù nó không thể
tuỳ biến được. ToolbarToggle có thể tuỳ biến giống như các menu và thanh
toolbar của Office 2003. Bạn có thể dùng chương trình này thay cho giao
diện Ribbon của Office 2007 (hoặc sử dụng phối hợp cả hai).

Hai sản phẩm trên được thiết kế nhằm giảm bớt khoảng cách giữa Office
2007 và các dòng Office cũ. Nếu doanh nghiệp của bạn do dự khi nâng cấp

lên Office 2007 vì lý do có thể người dùng phải mất thời gian làm quen với
những cái mới thì việc sử dụng các thanh công cụ tựa Office 2003 trong ứng
dụng Office 2007 sẽ tạo ra bước chuyển hoàn hảo.

Chương trình thứ ba chúng ta xem xét tới ở đây không đưa giao diện Ribbon
trở lại hình dáng của Office 2003. Thay vào đó RibbonCustumizer được
thiết kế để tuỳ biến giao diện Ribbon của Office 2007 theo ý riêng của bạn.
Bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến các thanh toolbar giống như ở phiên bản
Office trước.

Nếu là người dùng chuyên nghiệp, muốn Office 2007 được sắp xếp theo ý
mình thì chương trình này sẽ lấy được quyền điều khiển Ribbon từ tay
Microsoft cho bạn.

Trở lại với Classic Menu cho Office 2007
Cài đặt
Classic Menu của Addintools khá đơn giản: chỉ cần chọn vị trí cho
tab mởi ở bên trái cùng hoặc phải cùng của các tab đã tồn tại, sau đó Word,
Excel, PowerPoint sẽ đặt vào một tab mới (gọi là Menu) cung cấp một tập
hợp thực đơn giống như ở Office 2003.

Trên menu này bạn sẽ thấy có tuỳ chọn “All”, hoạt động như một thực đơn
drop-down (thực đơn sổ dọc) của tất cả các lệnh mức đầu tiên (File, Edit,
View…) cùng với menu chính của Word 2003. Tương ứng với mỗi lệnh sẽ
có một thực đơn con chứa các lệnh còn lại. Các đối tượng thực đơn khác trên
tab Menu lặp lại những tuỳ chọn này nhưng được hiển thị theo chiều ngang.

Classic Menu thêm các thực đơn Office 2003 vào ứng dụng Office 2007
Một số lệnh mới trong Office 2007 như File > Publish ở Word 2007 cũng
được đặt một cách logic trên các thanh thực đơn, thông thường ở cuối danh

sách sổ dọc.

Classic Menu được thực thi như là một tab Ribbon mới, vì thế nó không gây
cản trở với mã ngầm của Word, Excel hay PowerPoint. Khi bạn di chuột lên
menu mức đầu (File, Edit…), bạn sẽ thấy danh sách các lệnh sử dụng biểu
tượng Office 2007.

Nhưng không phải tất cả các lệnh và các tuỳ chọn đều giống hoàn toàn như
ở Office 2003. Vẫn xuất hiện một số điểm khác nhau nho nhỏ: thực đơn
View có lệnh “Header_Footer” thay vì “Header and Footer”. Một số điểm
khác nhau khá kỳ quặc: Lệnh Tools > Macro > Macros trong Word 2003 trở
thành Tools > Code > Macros trong Classic Menu ở Word 2007. Một điểm
gây chú ý không có trong Word 2003. hai lệnh Page Setup trên menu File,
một để mở hộp thoại và một để mở menu con của các lệnh setup (thiết lập).

Bạn không thể thay đổi tuỳ chọn trong Classic Menu. Chương trình tự cài
đặt tab mới và bạn chỉ có một việc là cứ thế mà sử dụng.

Nhưng có một tuỳ chọn khác có thể bạn muốn dùng: Thêm tab Menus mới
vào Quick Acess Toolbar (thanh công cụ tra cứu nhanh) và sau đó ẩn giao
diện Ribbon đi. Điều này cho phép bạn gọi tất cả các lệnh từ biểu tượng
QAT mà không bị phân tâm bởi Ribbon.

Classic Menu là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất giúp bạn trở về cấu trúc menu
cũ với các lệnh yêu thích quen thuộc. Nhưng xin nhớ rằng đừng mong đợi sử
dụng được tất cả tổ hợp phím tắt của Office 2003. Ví dụ, trong các ứng dụng
Office 2003, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt+F để mở menu File, nhưng
trong Office 2007 tổ hợp phím này cũng có chức năng mở nút Office (nút
trái cùng ở trên đầu văn bản), không phải là mở menu File ở Classic Menu.

Bạn có thể dùng phím tắt để tới được các thực đơn, nhưng chúng hơi khác
một chút so với Office 2003. Và các ‘phím tắt’ này thường sử dụng nhiều tổ
hợp phím hơn. Ở Windows 2003, nếu bạn ấn Alt+A (để mở menu Table),
sau đó là I (để chọn chức năng Insert từ menu sổ dọc) và cuối cùng là T thì
một bảng mới sẽ được chèn vào văn bản.

Trong Classic Menu ở Office 2007, tổ hợp phím tắt phức tạp hơn một chút:
Alt + Q (để mở tab Menus trên Ribbon), rồi A, 1 (chữ A, sau đó ấn số 1 để
chọn lệnh Table ở menu top đầu), tiếp đến ấn phím xuống (cho lệnh Table
tiếp theo), phím sang phải (để mở menu mức tiếp theo) và cuối cùng là I
(cho lệnh Insert) - dường như không được “tắt” cho lắm!

Giá của Classic Menu cho cả bộ “Office 2007” là 30 đô la. Nếu sử dụng lẻ
cho từng ứng dụng Word, Excel, PowerPoint thì bạn sẽ phải bỏ ra 16 đô la
cho từng ứng dụng.

Nếu xét về mặt giá cả thì ToolbarToggle có lợi thế hơn Classic Menu. Nó
cho phép bạn tự điều chỉnh các menu. Tuy nhiên Classic Menu có hai cải
tiến mà ở ToolbarToggle không có: có thể tương thích cho cả PowerPoint và
gộp các lệnh Office 2007 trên menu của mình, một biến đổi bạn không thể
thực hiện được trên menu của ToolbarToggle. Nhưng nếu bạn thích thú với
các menu bổ sung tương tự như Office 2003, phiên bản miễn phí của
RibbonCustomizer có thể là tất cả những gì bạn cần.
Classic Menu cho Office 2007
(Phiên bản 2.1.8.347)
Hãng: Addintools
Giá cả: 29,95 đô la; bản riêng lẻ cho
Word, Excel, PowerPoint là 15,99 đô
la cho từng ứng dụng; 15 ngày dùng
thử nghiệm miễn phí.

Hỗ trợ: Excel, PowerPoint và Word
trong tất cả ngôn ngữ có trong
Microsoft Office 2007.
Yêu cầu hệ điều hành: Microsoft
Windows XP/2003/Vista
Tuỳ biến với ToolbarToggle

ToolbarToggle của Venture Architects Labs hướng tới đối tượng người dùng
chuyên nghiệp, những người muốn sử dụng các tính năng nâng cao của
Office 2007 với các thanh toolbar quen thuộc và khả năng tuỳ biến của
Office 2003. Ẩn giao diện Ribbon tiêu chuẩn và đặt ToolbarToggle lên đầu
màn hình của mình, bạn sẽ có cảm giác như đang thực sự làm việc với
Office 2003. Hoặc bạn có thể dùng phối hợp cả Ribbon và ToolbarToggle,
khai thác những thứ tốt nhất mà cả hai có thể đem lại.

Chương trình hoạt động như một công cụ bổ sung cho Word và Excel 2007,
còn với PowerPoint thì hãng sản xuất hứa sẽ cung cấp trong vòng 45 ngày
tới. Không giống như Classic Menu, bạn có thể tuỳ biến ToolbarToggle
giống hệt như với các thanh công cụ ở Office 2003. Bạn có thể thêm nút,
dùng chuột ‘kéo và thả’ để sắp xếp lại nút hay toolbar, rút một toolbar ra và
để nó nổi ở bất cứ vị trí nào bạn thích, thậm chí là ghi lại macro và gán
chúng thành một menu toolbar hoặc một nút.

ToolbarToggle nằm bên dưới giao diện Ribbon trong Excel 2007
Các thanh công cụ định nghĩa sẵn của Office 2003 không được hỗ trợ, ngoại
trừ Standard và Formatting. Nếu bạn muốn có một thanh công cụ khác như
Reviewing chẳng hạn, bạn sẽ phải tự tạo nó cho mình. Ngoài ra
ToolbarToggle chỉ tập trung nghiêm ngặt vào Office 2003. Các lệnh mới
được giới thiệu trong Office 2007 (ví dụ như Insert QuickPart, Insert
Signature Line, File Prepare và File Publish trong Windows 2007) không thể

được thêm vào menu.

Giống như Classic Menu, phím tắt trong ToolbarToggle không giống hoàn
toàn như ở Office 2003. Ví dụ, bạn không thể ấn Alt+A để hiển thị các tuỳ
chọn của menu Table trong Word từ menu Table của ToolbarToggle. Các
phím tắt vẫn hoạt động, như Alt+A,I,T sẽ chèn một bảng vào văn bản vì
chúng được biên dịch bởi Ribbon chứ không phải ToolbarToggle. Nhưng
không có phím gia tốc (tức phím tắt nhanh nhất) để đưa bạn vào bên trong
hệ thống menu của ToolbarToggle. Vì thế bạn phải dùng các phím
lên/xuống/phải/trái để di chuyển đến nó.

Sau khi đã vào bên trong menu ToolbarToggle, quá trình dịch chuyển để tới
menu tiêu chuẩn (thông qua các phím lên/xuống/phải/trái) hoạt động một
cách hoàn hảo như ở những phiên bản trước. Vấn đề ở đây đơn giản là
không thể di chuyển đến menu ToolbarToggle bằng phím tắt hay tổ hợp
phím tắt.

Nếu như đang cố gắng tự dứt mình trước các thanh công cụ của Office 2003,
có lẽ bạn nên cài đặt phiên bản “Life” của ToolbarToggle với giá 20 đô la
cho cả bộ. Giống như Classic Menu, Life tự cài đặt như một tab mới trên
Ribbon và cung cấp các lệnh toolbar được dùng phổ biến nhất theo kiểu định
dạng giống như một bản sao của Office 2003. Và cũng giống như Classic
Menu, phiên bản Life không thể được chỉnh sửa. Thực tế, có thể bạn sẽ
muốn khởi đầu với phiên bản đầy đủ và tuỳ biến nó để trông như môi trường
Office 2003 cũ quen thuộc, sau đó giới thiệu cả Ribbon, cuối cùng kết thúc
với phiên bản đầy đủ của ToolbarToggle và dùng tab menu Life trên Ribbon.
Sau khi thực hiện sự chuyển đổi, bạn có thể nói lời tạm biệt với Life.

Nếu muốn tự giúp mình hay người dùng của mình thích ứng với Office 2007
thông qua một công cụ trợ giúp, bổ sung các menu quen thuộc của Word và

Excel 2003, hoặc nếu người dùng chuyên nghiệp trong doanh nghiệp của
bạn phàn nàn về việc thiếu các chức năng tuỳ biến ở Office 2007,
ToolbarToggle là một lựa chọn tốt.
ToolbarToggle
(Phiên bản 2.0.0.4)
Hãng: Venture Architects Labs
Giá: 19.95 đô la (gồm cả phiên bản
Lite; có một số bản khuyến mãi); 10
ngày thử nghiệm miễn phí.
Hỗ trợ: Excel và Word; PowerPoint
sẽ được hỗ trợ trong thời gian gần.
Phiên bản Lite hỗ trợ tất cả các ngôn
ngữ có trong Microsoft Windows.
Các menu của phiên bản đầy đủ chỉ
có ở dạng tiếng Anh.
Yêu cầu: Bất kỳ nền tảng Windows
nào Office 2007 hỗ trợ.
Ngưng dùng Ribbon 2007: RibbonCustomizer Pro (phiên bản v1.1 beta)

Quả thực là Office 2007 cho phép bạn thêm các lệnh mới vào Quick Access
Toolbar ở đầu cửa sổ ứng dụng, nhưng không kết hợp các điểm nâng cao ở
giao diện đồ hoạ Ribbon với khả năng sử dụng dễ dàng lệnh yêu thích quen
thuộc ở vị trí bạn muốn (và không loại bỏ được một số lệnh có khi không
bao giờ dùng đến).

RibbonCustomizer của Patrick Schmid hoạt động bên trong các ràng buộc
riêng của Ribbon để cho phép bạn hiển thị biểu tượng, lệnh trên tab đã tồn
tại hoặc trên bất kỳ tab mới nào bạn muốn tạo. Bạn có thể xoá một nhóm
lệnh không sử dụng trên tab Ribbon (có thể phục hồi lại sau), chèn một
nhóm từ một tab vào bất kỳ một tab khác, thêm nhóm tự chọn hoặc lệnh

riêng vào, sắp xếp lại các nhóm biểu tượng và lệnh phổ biến. Đó là một giải
pháp “nằm trong tay” dành cho người dùng doanh nghiệp.

Giao diện dễ sử dụng đủ đơn giản cho tất cả mọi đối tượng hiểu. Nhưng nếu
bạn cần biết thêm một số tính năng nâng cao khác, có thể tham khảo phần
hướng dẫn trên website của công ty sản xuất. Đầu tiên họ sẽ cung cấp cho
bạn một
video giới thiệu, cung cấp các khái niệm cơ bản nhất. Sau đó sẽ là
một
tập hợp những lời chỉ dẫn, giải thích giới hạn.

Tôi đã dùng RibbonCustomizer để thay đổi một số thuộc tính Ribbon. Bắt
đầu rất đơn giản, đặt chức năng kiểm tra ngữ pháp vào tab Home. Đó là hiện
tượng khá bình thường, nhưng cho đến nay nó gây cho tôi khó chịu thực sự.
Một số giải pháp được đưa ra: a) Thay đổi tab; b) Nhớ tổ hợp phím tắt; hoặc
c) Thêm một biểu tượng vào Quick Access Toolbar.

Trong vòng chưa đầy 6 phút (gồm cả thời gian xem video hướng dẫn), tôi đã
copy thành công nhóm Proofing Tools từ tab Review vào tab Home. Trong
vòng 5 phút tiếp theo (gồm cả thời gian đọc hướng dẫn trực tuyến), tôi biết
cách tạo một nhóm mới mà chỉ đặt chức năng Spell Check (kiểm tra ngữ
pháp) ra từ nhóm Proofing Tools.

Hầu hết thao tác tôi đều thực hiện với các file text, nhưng đôi khi tôi cũng
làm với các tập quảng cáo và cũng có được sự kết hợp các công cụ mong
muốn ở mức trọn vẹn. Các công cụ này vốn được để rải rác ở một vài tab
trong Word 2007.

Bước 1: Đặt tên cho tab và chọn nhóm cho nó.

Bước 2: Tạo một nhóm tuỳ biến bên trong tab bằng cách chọn các lệnh.
Như bạn đã thấy, việc thêm vào nhóm chức năng kiểm tra ngữ pháp khá dễ
dàng. Bởi vậy chúng ta sẽ chuyển sang bước tiếp theo và tạo một tab nhánh
mới, cung cấp cho nó hai nhóm định nghĩa sẵn và các nhóm tuỳ biến theo
lựa chọn của người dùng với những lệnh riêng từ tập hợp lệnh đầy đủ của
RibbonCustomizer.

Danh sách hoàn chỉnh các lệnh theo thứ tự alphabe, nhưng bạn cũng có thể
dùng hộp search (tìm kiếm) để thu hẹp nó. Bạn có thể tạo lệnh “large” (hiển
thị biểu tượng lớn với phần chữ phía dưới có chiều cao đầy đủ của Ribbon)
hoặc “normal” (chỉ ở dạng text hoặc dạng text với một biểu tượng nhỏ). Với
các lệnh riêng bạn có thể thêm vào thanh phân tách để tạo cho nhóm có tính
chất tổ chức hơn.

Tab Brochures mới tự tuỳ biến của tôi có dạng như bên dưới:

Kết quả cuối cùng: tab Brochures được tuỳ biến hoàn toàn.
Khả năng tuỳ biến với RibbonCustomizer là không giới hạn. Nhưng bạn
không thể thay đổi được các đối tượng bên trong nhóm đã định nghĩa sẵn. Ví
dụ như, bạn không thể loại bỏ nút superscript (chỉ số trên) trong nhóm Fonts
mà bạn không bao giờ dùng tới. Đó là giới hạn áp đặt của Microsoft, không
phải là sự thiếu hụt của RibbonCustomizer. Điều bạn phải làm thay vào đó là
tạo một nhóm riêng (khá dễ dàng), sau đó cung cấp cho nhóm này một số
lệnh riêng theo ý bạn lựa chọn (hiểu một cách cơ bản là tạo nhóm Fonts mà
không có nút chỉ số trên).

Bạn cũng không thể sắp xếp lại các nhóm trên tab mặc định của chúng. Ví
dụ, bạn không thể tráo đổi vi trí của nhóm Fonts với Clipboard trên tab
Home vì Microsoft định nghĩa các tab này. Tuy nhiên, nếu đặt nhóm Font
trên tab Insert, bạn có thể để nó ở bất kỳ chỗ nào mình muốn.

Giống như loại bỏ bớt nội dung của nhóm, giải pháp này thực ra là tạo các
tab riêng nhại lại tab bạn muốn thay đổi (ở ví dụ này là tab Home) và đặt các
nhóm mới theo thứ tự mình muốn.

RibbonCustomizer cho phép ghi lại các tuỳ biến để có thể chia sẻ chúng
giữa các máy hay người dùng khác. Và một bản copy đơn lẻ của
RibbonCustomizer Professional có thể được dùng cho một user trên tất cả
các máy tính của người đó. Thậm chí bạn có thể kết hợp đa tuỳ biến và đưa
ra cho nó một cái tên để chuyển đổi qua lại giữa các kiểu sắp đặt khác nhau.
Bạn cũng có thể bật/tắt qua lại giữa một Ribbon tuỳ biến và Ribbon mặc
định.

RibbonCustomizer Pro có giá 30 đô la và làm việc với Access, Excel,
Outlook, PowerPoint, Word 2007. Nếu bạn thích giao diện Ribbon nhưng
muốn Microsoft đặt lệnh và tuỳ chọn theo trật tự khác đi một chút, hoặc nếu
bạn cần tuỳ biến cho một số dự án cụ thể khi các biểu tượng toolbar sẽ hiệu
quả hơn với kiểu sắp xếp khác, RibbonCustomizer là một lựa chọn tốt.

Nếu đơn thuần chỉ muốn các lệnh được sắp xếp giống như Word, Excel,
PowerPoint 2003, RibbonCustomizer cung cấp một thành phần mà bạn
không nên bỏ sót. Đó là bản Starter Edition miễn phí, sẽ rất phù hợp cả về
giá cả và chức năng.

Download Starter Edition, sau đó download gói Ribbon Classic UI miễn phí
(một file RIBX, là tập hợp được định nghĩa sẵn của các menu) ở Word 2003
cho Word 2007. (Một file
RIBX cho Excel và một file cho PowerPoint sẽ
được thêm vào ngay sau khi chúng ta kích chuột và sẽ được tích hợp vào bản
phát hành cuối cùng của phiên bản Version 1.1 trong thời gian ngắn tới). Sau

đó cài đặt các file RIBX trong Starter Edition (bạn có thể cài đặt ba file cho
từng ứng dụng). Cuối cùng, về cơ bản bạn có Classic Menu mà không phải
tốn xu nào.
RibbonCustomizer Professional
(phiên bản v.1.1 beta)
Hãng: pschmid.net Ltd.
Giá: $29.99; Starter Edition thì miễn
phí.
Hỗ trợ: Access, Excel, Outlook,
PowerPoint và Word 2007 ở ngôn
ngữ tiếng Anh.
Yêu cầu: Windows XP
SP2/2003/Vista, .Net 2.0 Framework
(download miễn phí)