Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã

Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Mục lục
Lời nói đầu
Ngày nay công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu của xã hội. Nó liên quan trực
tiếp đến mọi vấn đề của đời sống như học tập, làm việc, nghiên cứu, giao dịch, mua bán,
trao đổi, liên lạc... Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là ứng dụng trong
quản lý kinh tế. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã đây là 1 trong
những vấn đề còn rất mới vì vậy em đã chọn đề tài này làm đề tài thực tập tốt nghiệp .
Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xã giúp
cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn.
Em xin chân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công ty A-Z đã
giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 1 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Chương1: Tổng quan về đề tài
1.1 Khảo sát nơi thực tập
Công ty cổ phần công nghệ và phần mêm A-Z
1.1.1Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty
 Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp
và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam.
 Tên Công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z
Tên giao dịch đối ngoại:
A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY:
Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC
 Trụ sở Công ty: Số 15A ngách 187/53, phố Hồng Mai, phường Quỳnh Lôi,
quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 2 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Điện thoại: Fax:

1.1.2 Ngành , nghề kinh doanh:
. Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
 Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ;
 Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế hệ
thống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệ truyền
thông);
 Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch vụ
gia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);
 Buôn bán phần cứng, phần mềm tin học, các thiết bị truyền thông và công
nghệ tin học;
 Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực tin
học, truyền thông, thông tin;
 Tư vấn du học và hướng nghiệp nghề;
 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;
 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./.
1.2 Giới thiệu đề tài
1.2.1Tên đề tài
Quản lý thu chi trong hợp tác xã
1.2.2 Mục tiêu của đề tài
Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý hầu hết dự trên việc quản lý giấy tờ là chủ
yếu và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay. Đây là một trong những hạn chế
trong việc quản lý của hợp tác xã. Quản lý một hợp tác xã trong những năm của thập kỷ
trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nay việc áp dụng
công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện 1cách dễ dàng. Với phát
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 3 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng cả về quy mô và hình thức,
không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả các hợp tác xã về công nghiệp, hợp
tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với 1 cơ sở hạ tầng lớn và với 1 số vốn rất lớn. Việc
quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽ hơn đặc biệt việc quản lý thu chi của 1 hợp tác xã

là vấn đề trọng tâm trong việc giải quyết vấn đề quản lý hợp tác xã. Phần mềm mà em
đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xã giúp cho việc quản lý
các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn.
1.2.3 Phạm vi của đề tài
Đề tài là một phần chính trong phân hệ quản lý hợp tác xã.
Chương 2 : Khảo sát hệ thống
2.1 Khảo sát thưc tế:
2.1.1Tình hình kinh tế của hợp tác xã
Kinh tế hợp tác, hợp tác xã: Sẽ là lực lượng kinh tế mạnh
Dường như đã có nhiều người nghĩ rằng, ở các nước phát triển không có mô hình hợp
tác xã (HTX), liên minh HTX... Xin thưa, ngay cả những nước phát triển như Đức,
Pháp... mô hinh HTX, liên minh HTX cũng rất phát triển, không những thế, ở châu Âu
còn có những liên minh HTX xuyên quốc gia như tập đoàn Coop Norden hoạt động
trong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên khắp 3 nước: Đan Mạch, Thụy Điển, Thụy Sỹ
với 4 hình thức kinh doanh: Cửa hàng, siêu thị, siêu siêu thị và bách hóa, với 3.000 cửa
hàng, 60.000 nghìn nhân viên phục vụ trên 11 triệu khách hàng thường xuyên... Còn ở
Việt Nam, sau thời kỳ “hưng thịnh” của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đã
qua; Khi xóa bỏ bao cấp, vai trò của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên”...
Phải đến một vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị định
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 4 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
hướng dẫn thi hành Luật HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5
năm (2006-2010), thì nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét.
Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là 1 ví dụ để chúng ta thấy được quy
mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng.
Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liên kết...)
tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước. Tuy nhiên, phát triển
mạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ - 1.122 tổ hợp tác,
Hậu Giang 350 tổ...) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634 tổ hợp tác, Cao Bằng –
2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người dân rất bức thiết do điều kiện

tự nhiên và tính chất sản xuất ở những khu vực này. Hoạt động chủ yếu của các tổ hợp
tác vẫn là hùn vốn, hỗ trợ vốn, cùng nhau ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, hợp tác làm thủy
lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất... Theo báo cáo của các địa phương, tổng số tổ
hợp tác trên cả nước đến thời điểm cuối năm 2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưng con số
này có thể thấp hơn so với thực tế do có đến 80% số tổ hợp tác không đăng ký hoạt
động, quy mô nhỏ và phân tán, trong đó lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50%. Thực tế
trong năm qua cho thấy, các tổ hợp tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ, tiểu thủ
công nghiệp. Tuy mức độ liên kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợp tác vẫn là
một lực lượng quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mối quan hệ hợp
tác, hỗ trợ lẫn nhau nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ. Hầu hết trong
số 20% tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã, phường là những tổ
hợp tác có quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổ chức và quản lý như một
HTX.

2.1.2 Một số hợp tác xã khảo sát
2.1.2.1 Hợp tác xã nông nghiệp Phù Nham
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 5 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau Mường Thanh). Đây
là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn. Hợp tác xã với 1.421 hộ, 6.638 nhân
khẩu. Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004). Ngành nghề kinh doanh dịch vụ của
hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch vụ cho vay các loại vật
tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóa thương nghiệp; vật tư nông
nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chăn nuôi; dịch vụ kinh doanh vật liệu
xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải, dịch vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinh
doanh xăng dầu....
Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã được chặt chẽ,
chính xác hơn.
2.1.2.2 Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ

HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố cho phép chuyển
8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ. Năm 2001, HTX xây dựng chợ với vốn đầu
tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xã viên. Năm 2002 chợ đi vào
hoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4... tỷ đồng, năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm
2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanh thu của HTX. Trong các năm tới doanh
thu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đó chợ doanh thu chợ chiếm đến 50%.
Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó 12 tỷ
là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động. Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ, 18,2 tỷ là vốn
tích lũy của HTX. Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quả kinh doanh và khả
năng đầu tư sắp tới của HTX.
HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và 100 chỗ
khác.
HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 người không phải là
xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng, mức tối đa gần 3 triệu
đồng/tháng. Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng 600000 đồng/tháng. Trong
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 6 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp các dịch vụ tại chợ cũng như các dự án
đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên và người lao động đạt 220 người.
HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tự nộp): Năm
2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074 triệu, năm 2004:
1366 triệu đồng.
Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như số vốn
của hợp tác xã rất lớn. Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu và đón góp của
các xã viên trong hợp tác xã. Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác xã là rất cần thiết
2.1.2.3 Hợp tác xã nhà ở, một mô hình mới quản lý chung cư
Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX) nhà ở đã được
các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội thảo "HTX tham gia
phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người có thu nhập thấp" do Liên minh
HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12.

Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ do Nhà
nước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân
Đóng góp kinh nghiệm trong lĩnh vực này, ông Stig Hakan Lindhé - Giám đốc Trung
tâm phát triển HTX - Liên đoàn HTX Thụy Điển - cho biết, Thụy Điển hiện có 9 triệu
dân và có khoảng 4 triệu căn hộ, trong đó có 720.000 căn hộ (chiếm 18%) do HTX nhà ở
sở hữu. Mô hình HTX nhà ở hiện đang được phát triển trên 40 nước (trong đó có 20
nước ở Châu Âu) và giải quyết khá tốt nhu cầu của người dân.Việc quản lý các hộ gia
đình trong các khu chung cư hiện nay chưa mang tính chuyên nghiệp, không có khả
năng phát triển các dịch vụ tiện ích. Chính vì vậy, các chung cư trên địa bàn thành phố
hiện nay thường thiếu thốn tiện nghi nhưng người dân lại phải trả giá dịch vụ cao, an
sinh xã hội chưa đảm bảo, bộ mặt chung cư nhếch nhác, thiếu thẩm mỹ...
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 7 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
"Tình trạng trên sẽ được cải thiện khi các HTX nhà ở đi vào họat động" - Phó Chủ tịch
Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh Nguyễn Duy Hiếu khẳng định. Theo ông Hiếu, HTX
nhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụ nhà ở như các dịch vụ
an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ, vệ sinh, cung cấp lương
thực, thực phẩm hoặc suất ăn)... Và chức năng thứ hai là HTX sẽ dùng tiền vay hoặc tiền
do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệp muốn xây dựng nhà cho cán bộ, công
nhân viên của mình) đầu tư xây dựng các chung cư và sau đó bán cho các xã viên dưới
hình thức trả góp và cung cấp cho các xã viên các dịch vụ như trên
Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển. Và như chúng ta
thấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung cư những dịch vụ tốt.
Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thu phí dịch vụ của các hộ gia
đình
Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đề quản lý thu chi của
hợp tác xã
2.2.Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã
2.2.1Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi:

Các đối tượng chính trong quản lý thu chi của hợp tác xã là
 Hộ gia đình : Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã
 Thu:Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thu của hộ gia đình hay là
lưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho hộ gia đình như phí vệ sinh, phi
bảo vệ…
 Chi:Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợp tác xã như hoạt động
tình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèo vượt khó…
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 8 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Nhân viên:Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác xã, quản lý các hoạt
động thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lý các hộ gia đình trong hợp tác
xã
Mối quan hê giữa các đối tượng
 Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã.
 Một hộ gia đình có thể có1 hoặc nhiều khoản thu
 Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình
2.2.2 Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã
Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chi của hợp tác
xã. Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thu nhằm phục vụ lợi ích của
các hộ khẩu trong hợp tác xã như: phí vệ sinh, phí bảo vệ…Các khoản chi của hợp
tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợp tác xã như: hoạt động tình nghĩa, khen
thưởng….
• Quản lý thu: cứ đầu tháng hay đầu quý nhân viên của hợp tác xã sẽ đưa thông báo
nộp các khoản thu tiền đến từng hộ gia đình. Các hộ gia đình sẽ đến văn phòng
hợp tác xã để nộp tiền. Nhân viên thu tiền của hợp tác xã sẽ căn cứ vào khoản
thu, gia đình chính sách hay không chính sách,căn cứ vào số lượng đối tượng cần
thu trong 1 hộ mà đưa ra khoản tiền cần . Sau đó nhân viên của hợp tác xã sẽ ghi
hóa đơn cho chủ hộ. Với các khoản thu không căn cứ vào gia đình chính sách hay
số nhân khẩu trong 1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì sẽ dựa vào các
phiếu thu tiền điện và tiền nước mà nhà máy điện và nước gửi đến cho hợp tác xã

và hợp tác xã sẽ thu tiền của các hộ gia dình rồi chuyển đến sở điện hay sở nước
nơi hợp tác xã hoạt động.
• Quản lý chi: trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạt
động như là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt
sỹ hay tiền thưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Các
hợp tác xã sẽ cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 9 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Quy trình nghiệp quản lý chi:Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợp
tác xã và các nhân viên sẽ họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra số
tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động đó. Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ ký
giấy xuất tiền và nhân viên thu quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiền
như trong hóa đơn. Tất cả các khoản chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa ra
các báo cáo thống kê
• Việc quản lý thu chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lương
của nhân viên của hợp tác xã.
Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợp tác xã
quy định. Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, số ngày
công, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương mà
đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó. Khi trả lương cho nhân
viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiền lương mà
nhân viên lĩnh lương đã nhận.
• Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổng hợp về các khoản thu ,chi cũng như
tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lại nhân khẩu trong hợp tác xã
2.2.3Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý
• Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã
o Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý hay theo
vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã
o Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã để
nộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn để thu

tiền
o Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều được ghi
lại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báo đến các
hộ
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 10 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
o Việc thu tiền ở đây ngoài trừ 1 số khoản thu cố định như tiền nước hay
tiền điện thì các khoản thu khác hầu như là tính theo đầu người vì vậy việc
quản lý nhân khẩu trong gia đình là rất quan trọng vì nó quyết định đến số
tiền thu
o Việc thu tiền các hộ gia đình còn phụ thuộc vào 1 yếu tố nữa là gia đình có
phải chính sách hay không.Nếu là gia đình chính sách thì sẽ phải miễn
giảm các khoan thu,còn nếu không phải thì gia đình đó phải đóng đầy đủ
o Sau khi thu tiền của hộ gia đình nhân viên thu tiên hợp tác xã sẽ đưa ra 1
hóa đơn xác nhận khoản thu số tiền đã thu của hộ gia đình đó
o Các khoản thu của hợp tác xã sẽ đựơc tổng hợp lại với các tiêu trí như: tên
khoản thu, số tiền…để dễ dàng cho việc quản lý
⇒ Từ đó chúng ta đưa ra công thức tính tiền phải thu là:
X: số tiền phải đóng của 1 hộ
a:số tiền của khoản thu/1 nhân khẩu
b:số lượng nhân khẩu nằm trong đối tượng thu
c:phần trăm miễn giảm (gia đình không chính sách quy định phần trăm miễn
giảm là =0%)
X=a*b-a*b*c
• Quản lý việc chi của hợp tác xã ở đây rộng hơn bởi vì bao gồm 2 phần là
lương của nhân viên và các hoạt động của hợp tác xã.
o Quản lý các hoạt động của hợp tác xã:
Các hoạt động của hợp tác xã sẽ được ghi lại với các tiêu trí như:tên hoạt
động, mục đích của hoạt động, số tiền chi nhằm mục đích quản lý 1 cách
dễ dàng các khoản chi của hợp tác xã. Chi tiết của các hoạt động cũng sẽ

được ghi lại và đưa hóa đơn xác nhận chi.
Một hoạt động của hợp tác xã có thể được cung cấp kinh phi làm nhiều lần
và mỗi lần chi đều đươc ghi lại và đưa ra hóa đơn
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 11 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
o Quản lý lương:quản lý lương của các nhân viên trong hợp tác xã.. Chúng
ta sẽ quản lý cá việc chấm công cho từng nhân viên cũng như việc tạm
ứng tiền cho tưng nhân viên. Căn cứ vào số công của nhân viên, số tiền mà
nhân viên đã tạm ứng, căn cứ vào chức vụ của nhân viên và tiền thưởng
mà hợp tác xã trả lương cho nhân viên. Sau khi tính toán tiền lương cho
nhân viên xong nhân viên quản lý lương sẽ trả lương cho nhân viên đồng
thời in ra 1 hóa đơn tiền lương
Tất cả cá yếu tố tác động liên quan đến việc tính lương như: tạm ứng, tiền
thưởng, chức vụ, số công… đều được lưu trữ để vào trong cơ sở dữ liệu
nhằm mục đích tính lương 1 cách chính xác
Lương của nhân viên hợp tác xã sẽ được tính theo công thức
-Y:số tiền thực lĩnh
-a:là số tiền cứng mà mỗi nhân viên nhân được trong 1 tháng
.Tuy nhiên còn tùy thuộc vào cách tính lương. Nếu cách tính lương
của nhân viên là tính theo tháng thì a= số tiền 1 tháng. Nếu tính
lương theo ngày thì a=số tiền 1 ngày*số ngày làm
-b:là số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng
-c:phụ cấp chức vụ
-d:số tiền thưởng
Y=a+c+d-b
 Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra các bản báo cáo thông kê về các khoản thu chi,
số hộ gia đình còn nợ hợp tác xã…
2.3 Các giải pháp đưa ra
Từ thực trạng của các hợp tác xã hiện nay em đã đưa ra 1 số giả pháp áp dụng
công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công việc quản lý thu chi như:

• Lưu trữ thông tin về thu chi cũng như thông tin về nhân viên và hộ gia đình
của hợp tác xã vào trong cơ sở dữ liệu trong máy tính hoặc là trên server để
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 12 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Chúng ta sử dụng SQl Server 2000 để lưu trữ cơ
sở dữ liệu
• Sử dụng công nghệ .Net mà ở đây là ngôn ngữ lập trinh C# để thao tác với dữ
liệu.
• Việc tính toán các khoản tiền thu, chi, lương của nhân viên và hộ gia đình sẽ
được thực hiện tự động người sử dụng chỉ việc đưa vào số liệu và đầu ra sẽ là
các hóa đơn và báo cáo
• Máy tính sẽ đưa ra các báo cáo thông kê về thu, chi, tiền lương của hợp tác xã
3.Phân tích thiết kế hệ thống:
Từ việc phân tích nghiệp vụ bên trên em đã đưa ra sơ đồ phân tích hệ thống quản lý thu
chi cua hợp tác xã.
Các ký hiệu của bản thiết kế hệ thống
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 13 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Chức năng
Luồng dữ
liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân
ngoài
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
31.Biểu đồ phân cấp chức năng
Chức năng của chương trình là quản lý thu chi của hợp tác xã.
Trong quản lý thu chi có các chức năng là:
Quản lý hộ khẩu
Quản lý nhân viên
Quản lý thu

Quản lý chi
Quản lý lương
Trong chức năng quản lý hộ khẩu bao gồm các chức năng con là
Quản lý nhân khẩu
Quản lý chính sách
Trong chức năng quản lý nhân viên bao gồm các chức năng con là
Quản lý nhân viên
Quản lý chức vụ
Trong chức năng quản lý thu bao gồm các chức năng con là:
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 14 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Quản lý các khoản thu
Quản lý việc thu tiền
Trong chức năng quản lý chi bao gồm các chức năng con là:
Quản lý các khoản chi
Quản lý việc chi tiền
Trong chức năng quản lý lương bao gồm các chức năng con là:
Quản lý cách tính lương
Quản lý lương tạm ứng
Quản lý lương chi tiết
Từ các chức năng trên chúng ta đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 15 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 16 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Quản lý thu
chi hợp tác
xã
Quản lý
thu
Quản lý

chi
Quản lý
lương
Quản lý
hộ khẩu
Quản lý
nhân viên
Quản lý
nhân khẩu
Quản lý
chính sách
Quản lý các
khoản thu
Quản lý việc
thu tiền
Quản lý các
khoản chi
Quản lý việc
chi tiền
Quản lý chức
vụ
Quản lý
nhân viên
Quản lý lương
tạm ứng
Quản lý cách
tính lương
Quản lý
lương chi tiết
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Dữ liệu đầu vào là: các thông tin về hộ khẩu, thông tin về khoản thu, thông tin về nhân
viên, thông tin về các khoản chi
Dữ liệu đầu ra là các hóa đơn thu tiền, hóa đơn xuất tiền, hóa đơn về lương, các báo cáo
thống kê
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 17 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Quản lý
thu chi
hợp tác
xã
Dữ liệu
Báo cáo
thống
kê
Hộ khẩu
Các khoản
thu
Báo cáo
thu chi
Báo cáo
lương
Nhân viên
Các khoản
chi
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chúng ta có 3 tác nhân ngoài(đối tượng) là hợp tác xã, nhân viên và hộ gia đình
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 18 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Quản
lý nhân

viên
Quản
lý
lương
Quản
lý thu
Quản
lý hộ
khẩu
Nhân Viên Hợp tác xã
Hộ khẩuNhân viên
Hộ khẩu
Quản
lý chi
Kho thu chi
Kho hóa đơn lương
Cung cấp thông tin nhan viên
Đưa thôngtin
Lưu vào
kho nhân
viên

Lấy thông tin nhân viên
Trả lương
Lấy thông tin NV
Lấy thông
tin hộ khẩu
Thu tiền
Thu tiền
Chi tiền

Trả lương
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Các kho dữ liệu là kho nhân viên, kho hộ khẩu, kho thu chi, kho hóa đơn lương
Các chức năng chính là quản lý nhân viên, quản lý hộ khẩu, quản lý thu, quản chi chi,
quản lý lương
Đầu vào là các dữ liệu của hộ gia đình, thông tin lao động của nhân viên hợp tác xã
Đầu ra là các hóa đơn thu, hóa đơn chi, hóa đơn tiền lương, các dữ liệu đã được định
dạng chuẩn lưu vào trong cơ sở dữ liệu
Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin từ các hộ gia đình và đưa vào kho hộ khẩu
Khi hợp tác xã có yêu cầu thu tiền đối với các hộ gia đình thì chức năng quản lý thu sẽ
đưa các thông báo đến cho các hộ gia đình và các hộ gia đình sẽ đến nộp tiền. Sau đó
các chức năng quản lý thu sẽ dựa vàp thông tin khoản thu và thông tin của hộ gia đình
mà đưa ra hóa đơn thu tiền và lưu trữ các hóa đơn thu tiền vào trong kho thu chi. Chức
năng quản lý thu cũng sẽ cập nhập thông tin về các khoản thu mà hợp tác xã quy định
vào kho thu chi.
Khi hợp tác xã có yêu cầu xuất tiền cho các hoạt động của hợp tác xã. Chưc năng quản
lý chi sẽ lấy thông tin từ kho nhân viên (đưa tiền cho nhân viên nào) và thông tin quản lý
thu chi (xuất tiền cho hoạt động gì ) từ đó đưa ra hóa đơn chi và lưu trũ vào kho thu chi
Khi hợp tác xã có yêu cầu trả lương cho nhân viên thì chức năng quản lý lương sẽ lấy tất
cả thông tin nhân viên từ kho nhân viên và đưa ra hóa đơn tiền lương rồi lưu trữ vào
trong kho hóa đơn lương
3.3.1Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hộ khẩu
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 19 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Đưa ra các chính sách
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Biểu đồ này gồm 2 tác nhân ngoài là: hợp tác xã và hộ gia đình
Kho dữ liệu là kho chính sách và kho hộ khẩu
Các chức năng chính là:quản lý chính sách và quản lý hộ khẩu
Đàu vào là các thông tin về chính sách, phần trăm miễn giảm của chính sách, thông tin
về nhân khẩu của các hộ gia đình

Hợp tác xã đưa ra các chính sách miễn giảm cho gia đình chính sách. Chức năg quản lý
chính sách sẽ lưu thông tin của chính sách vàp kho chính sách.
Khi hợp tác xã muốn cập nhập thông tin của các hộ khẩu trong hợp tác xã chức năng
quản lý hộ khẩu sẽ gửi thông báo đến các hộ gia đình và các hộ gia đình cung cấp thông
tin cho cho quản lý hộ khẩu. Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin của hộ gia đình
và thông tin về chính sách trong kho chính sách lưu vào kho hộ khẩu
3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý nhân viên
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 20 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Hợp tác
xã
Hộ khẩu
Chính sách Hộ khẩu
Quản lý
hộ khẩu
Lưu các chính sách
Nhập
hộ
khẩu
Lấy thông tin hộ khẩu
Lấy thông tin
về chính sách
Lưu
thông tin
Quản
lý
chính
sách
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã
Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ và kho nhân viên

Các chức năng chính là: Quản lý chức vụ và quản lý thông tin nhân viên
Đầu vào là các thông tin về các chức vụ trong hợp tác xã, mức phụ cấp của các chức vụ,
thông các nhân của nhân viên hợp tác xã
Đầu ra là các thông tin về chức vụ, thông tin cá nhân nhưng đã được định dạng chuẩn và
lưu vào trong cơ sở dữ liệu
Hợp tác xã sẽ đưa ra các chức vụ trong hợp tác xã, chức năng quản lý chức vụ sẽ nhập
các thông tin về chức vụ vào trong kho chức vụ.
Khi hợp tác tuyển nhân vào vào hợp tác xã chức năng quản lý nhân viên sẽ lấy thông tin
cá nhân và thông tin về chức vụ của nhân viên lưu vào kho nhân viên
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 21 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Hợp tác xã
Quản lý
chức vụ
Quản lý
nhân viên
Nhân viên
Kho chức vụ Kho nhân viên
Đưa ra các chức vu
Lưu dữ liệu
Lấy thông tin của nhân viên
Lấy thông tin chức vụ
Lưu TT
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thu
Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là hộ gia đình và hợp tác xã
Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản thu, kho hộ khẩu, kho chính sách, kho hóa đơn thu
Các chức năng chính là: Quản lý các khoản thu và quản lý việc thu tiền
Đầu vào là các thông tin của hộ gia đình, thông tin của khoản thu
Đầu ra là hóa đơn thu tiền
Hợp tác xa đưa ra các khoản thu đối với các hộ gia đình( các dịch vụ mà các hộ gia đình

sử dụng ) chức năng quản lý khoản thu sẽ lưu trữ thông tin về khoản thu
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 22 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Hợp tác xã
Hộ gia đình
Quản lý
các khoản
thu
Quảnlý
việc thu
tiền
Kho các khoản thu Kho hộ khẩu
Kho chính sách
Kho hóa đơn thu
Đưa ra các khoản thu
Lưu dữ liệu
Thu
tiền
Thu tiền
Lấy dữ liệu khoản thu
Lấy DL HK
Lấy dữ liệu
chính sách
Lưu hóa
đơn
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Khi các hộ gia đình sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã thì hàng tháng sẽ phải nọp cho
hợp tác xã 1 khoản tiền tùy thuộc vào vao dịch vụ mà hộ gia đình sử dụng. Chức năng
quản lý thu tiền sẽ lầy các thông tin về họ gia đình, thông tin về khoản thu, thông tin
chính sách tổng hợp lại và đưa ra số tiền phải đóng là bao nhiêu sau đó xuất ra 1 hóa đơn
thu tiền

3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý chi
Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã
Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản chi, kho nhân viên, kho hóa đơn chi
Các chức năng chính là: Quản lý các khoản chi và quản lý việc chi tiền
Đầu vào là các thông tin của khoản chi, thông tin của nhân viên nhận khoản chi đó
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 23 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Hợp tác xã
Nhân viên
Quản lý
các khoản
chi
Quản lý
chi
Kho các khoản chi
Kho nhân viên
Kho hóa đơn chi
Chi
tiền
Lưu các khoản chi
Lấy TT về khoản chi
Lấy TT của nhân viên
Chi tiền
Lưu vào kho hóa đơn
Đưa ra các khoản chi
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
Đầu ra là hóa đơn chi tiền
Hợp tác xã sẽ quy định những khoản chi trong hợp tác xã của mình thông tin khoản chi,
số tiền chi chức năng quản lý các khoản chi sẽ lưu thông tin về khoản chi đó vào trong
kho khoản chi.
Khi hợp tác xã có 1 hoạt động phong trào thì bộ phận quản lý chi sẽ căn cứ vào thông tin

của khoản chi thông tin của nhân viên nhận tiền để đưa ra hóa đơn chi
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 24 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã
3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý lương
Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã
Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ, kho nhân viên, kho tạm ứng, kho cách tính lương,
kho lương chi tiết
Các chức năng chính là: Quản lý tạm ứng, quản lý cách tính lương và quản lý lương chi
tiết
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 25 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Hợp tác xã
Nhân viên
Quản lý
tạm ứng
Quản lý
cách tính
lương
Quản lý
lương chi
tiết
Kho lương tạm ứng
Quản lý cách
tính lương
Quản lý
lương chi tiết
Kho nhân viên
Kho chức vụ
Tạm
ứng
tiền

lương
Lưu dữ liệu
Trả lương
Lưu bảng lương chi
tiết
Lấy
thông
tin về
nhân
viên
Đưa ra cách
tính lương
Lưu cách tính lương