Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ tài chính

Mục lục
Mục lục.............................................................................................................................1
Lời mở đầu.......................................................................................................................3
Chơng i..............................................................................................................................5
Giới thiệu cơ sở thực tập và đề tài nghiên Cứu.....................................5
A. Khái quát chung về nơi thực tập..............................................................5
I/ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính.................................5
II/ Ban quản lý ứng dụng tin học..................................................................6
B. Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu..........................................................11
Chơng ii...........................................................................................................................13
Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý ..13
A> Khái niệm Hệ thống thông tin..............................................................13
I. Một số khái niệm về Hệ thống thông tin.................................................13
II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin......................16
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin..................................................17
B> Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin.............................................19
I. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin ......................19
II. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin.....................20
CHơng III.........................................................................................................................32
KHảo sát & Phân tích - thiết kế bài toán quản lý công văn tại
bộ tài chính.................................................................................................................32
A. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại Bộ Tài Chính..........................32
I. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng hành chính văn phòng Bộ
....................................................................................................................32
II. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp của các vụ......35
III. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ .
....................................................................................................................36
B. Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính............39
I. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD).........................................................39
1
........................................................................................39

II. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD)..............................................46
III. Các phích dữ liệu..................................................................................51
...................................................................................................................53
3. Phích kho dữ liệu....................................................................................53
IV. Biểu đồ luồng dữ liệu...........................................................................54
C. Thiết kế cơ sở dữ liệu.............................................................................60
I. Sơ đồ liên kết thực thể E R.................................................................61
D. Một số giải thuật chính của chơng trình................................................68
I- Thuật toán nhập dữ liệu...........................................................................68
II Thuật toán tìm kiếm...........................................................................69
III. Thuật toán thêm công văn....................................................................70
E. Các chức năng & các giao diện chính của chơng trình..........................71
I Các chức năng.....................................................................................71
Cập nhật......................................................................................................71
Báo cáo...........................................................................................................................71
Hệ thống........................................................................................................................71
Trợ giúp..........................................................................................................................71
Open...................................................................................................................................71
Save...................................................................................................................................71
Thoát...............................................................................................................................71
II. Thiết kế màn hình giao diện của chơng trình........................................72
Kết luận.........................................................................................................................81
Tài liệu tham khảo................................................................................................82
Phụ lục chơng trình..............................................................................................83
2
Lời mở đầu
Quản trị dữ liệu là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ
thông tin cho phép tin học hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách
hiệu qủa nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Việc ứng dụng máy tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các n-

ớc tiên tiến từ những thập niên 70. Hiện nay ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học để
xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh
nghiệp từng bớc tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình.
Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị
phải nâng cao vấn đề tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất
có thể. Để làm việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát phân tích & thiết kế một
hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại và
triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm quá trình xử lý thông tin hiệu quả nhất.
Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý về tài
chính, kế toán, ngân sách Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng
tin học Bộ Tài Chính, đợc sự gợi ý và giúp đỡ nhiệt tình của các chuyên viên
phòng phát triển tin học ứng dụng, đồng thời đợc sự hớng dẫn của thầy giáo TS.
Lê Văn Năm em đã chọn đề tài:
3
ứng dụng C# vào xây dựng chơng trình quản lý công văn tại Bộ Tài
Chính
với mục đích nghiên cứu quá trình hoạt động quản lý công văn hiện tại,
từ đó có những giải pháp tin học hệ thống, xây dựng một chơng trình quản lý
thống nhất và hiệu quả mà theo em là thiết thực và phù hợp với công việc thực
tập và chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợc giao.
Chơng trình này sẽ giúp cho công tác quản lý, thu thập và trao đổi thông tin đ-
ợc thuận lợi đặc biệt là giúp cho những ngời có trách nhiệm quản lý công văn
thực hiện dễ dàng, nhanh, và đạt kết quả cao hơn.

Chơng trình gồm có 3 chơng :
Chơng 1: Giới thiệu về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu.
Chơng 2: Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý.
Chơng 3: Phân tích Thiết kế bài toán quản lý Công văn tại Bộ Tài Chính. Ch-
ơng này thực hiện chi tiết các công việc nhằm hoàn tất chơng trình.
4

Chơng i
Giới thiệu cơ sở thực tập và đề tài nghiên Cứu
A. Khái quát chung về nơi thực tập
I/ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính.
Bộ Tài Chính là cơ quan của Chính Phủ có chức năng thống nhất quản lý nhà
nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả nớc.
Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài Chính đợc Nhà nớc giao cho những quyền
hạn nhất định sau :
* Hớng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính
Phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng, xây dựng dự toán ngân
sách Nhà Nớc hàng năm.
* Cùng với Uỷ Ban Khoa học Nhà nớc xây dựng kế hoạch tài chính trung, dài
hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các
vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nớc.
* Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản pháp luật khác về phí thuế,
thuế và các khoản thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình
Uỷ ban Thờng vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành.
* Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ tài chính Nhà Nớc, quỹ ngoại tệ tập
trung của ngân sách Nhà nớc, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ. Tổ chức thực hiện
việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nớc, cấp phát vốn đầu t
xây dựng cơ bản và cho vay u đãi đối với các dự án, chơng trình mục tiêu kinh
tế của Nhà nớc theo quy định của Chính phủ.
Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị nhằm thực hiện các
mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chơng trình, dự án đợc Chính phủ chỉ định.
Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài Chính bao gồm các
bộ phận( Vụ, Ban, Cục...) để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình.
1. Bộ máy giúp việc Bộ trởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc.
- Vụ chính sách Tài Chính.
- Vụ chế độ kế toán.
5

- Vụ ngân sách Nhà nớc.
- Vụ tài chính An ninh Quốc Phòng.
- Vụ tổ chức các Ngân hàng và tổ chức tài chính.
- Vụ tổ chức hành chính sự nghiệp.
- Vụ quan hệ quốc tế.
- Vụ tổ chức đối ngoại.
- Vụ tài vụ quản trị.
- Vụ tổ chức cán bộ đào tạo.
- Cục quản lý công sản.
- Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế.
- Ban quản lý ứng dụng tin học.
- Văn phòng Bộ.
2. Các tổ chức quản lý Nhà nớc chuyên ngành trực thuộc.
- Tổng cục thuế.
- Kho bạc Nhà nớc.
- Thanh tra Tài chính Nhà nớc.
- Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nớc tại doanh nghiệp.
- Tổng cục Đầu t và Phát triển.
II/ Ban quản lý ứng dụng tin học
Tên quốc tế : INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENT.
Địa chỉ : 8 PHAN HUY CHú
Tel : 8262109. Fax : 9330043.
E-mail : Website :
Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà Nớc của
Bộ Tài Chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài Chính thống nhất quản lý hoạt
động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà Nớc, tổ
chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính
và điều hành ngân sách Nhà Nớc của Bộ.
Ban quản lý ứng dụng tin học có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
6

+ Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt
động quản lý tài chính Nhà Nớc.
+ Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành tài
chính.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui định của Nhà Nớc trong lĩnh vực
phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị & tổ chức trực thuộc Bộ.
+ Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý & cung cấp thông tin
phục vụ quản lý tài chính Nhà Nớc.
+ Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin
học của ngành theo qui định của Bộ.
Cơ cấu tổ chức Ban quản lý ứng dụng tin học Bộ Tài Chính.
Nhiệm vụ chính của các phòng:
1. Phòng Kế hoạch tổng hợp :
- Công tác kế hoạch: Chủ trì phối hợp với các phòng trong Ban lập kế hoạch dài
hạn và ngắn hạn các hoạt động triển khai ứng dụng thông tin trong toàn ngành...
- Công tác tổng hợp:
+ Tổng hợp báo cáo hoạt động tổng hợp định kỳ của Ban
và của các hệ thống.
7

Ban lãnh đạo
Phòng
Kế
Hoạch
Tổng
hợp
Phòng
Quản
Lý hệ
thống

Phòng
phát
triển
ứng
dụng
Phòng
mạng &
HTKT
Trung
tâm dữ
liệu & xử
lý thông

Trung
tâm
CSDL
Dự
phòng
+ Giúp lãnh đạo Ban điều phối những hoạt động chính của
Ban theo kế hoạch và đôn đốc thực hiện.
- Công tác tổ chức, hành chính, thi đua tuyên truyền:
- Công tác tài vụ quản trị: Theo cơ sở kế hoạch ngân sách đã đợc Bộ duyệt trực
tiếp làm việc với các đơn vị quản lý cấp trên bảo đảm cấp kinh phí kịp thời cho
hoạt động của toàn Ban. Bảo đảm quản lý chi tiêu theo đúng chế độ Nhà nớc
quy định.
- Công tác đào tạo: Xây dựng kế hoạch đào tạo tin học của Ban và ngành. Tổ
chức việc đào tạo tin học cho cán bộ trong ngành Tài Chính.
- Công tác đối ngoại: Tìm hiểu các khả năng hợp tác với các đối tác nớc ngoài
trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tin học.
Điều phối các dự án hợp tác quốc tế mà Ban chủ trì hoặc tham gia.

2. Phòng Quản lý hệ thống :
- Công tác nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển.
- Công tác nghiên cứu xây dựng chế độ chính sách.
- Công tác kiểm tra giám sát.
3. Phòng phát triển ứng dụng :
3.1. Công tác phát triển ứng dụng : + Chủ trì phát triển hoặc hợp tác phát triển
các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong khu vực Bộ, các sở Tài
Chính, các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin
học phục vụ công tác quản lý nội bộ.
+ Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng
dụng trên.
+ Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi, thống
nhất toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống & các ứng dụng
tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ.
3.2. Công tác nghiên cứu :
Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hớng mới trong công
nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài
Chính.
8
4. Phòng Mạng & HTKT :
- Công tác quản trị mạng :
+ Trực tiếp quản trị hệ thống hạ tầng truyền thông ngành Tài Chính.
+ Trực tiếp quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ.
+ Trực tiếp quản trị cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Công tác triển khai ứng dụng Tin học: Tổ chức thực hiện việc triển khai các
ứng dụng Tin học phục vụ cho các đơn vị trong Bộ, các Sở Tài Chính, các
phòng tài chính ( bao gồm các ứng dụng tác nghiệp, các ứng dụng theo mô hình
kho dữ liệu, các ứng dụng về truyền thông điệp và các ứng dụng khác), các ứng
dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ.
- Công tác hỗ trợ kỹ thuật:

+ Thực hiện hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị
trong Bộ, các Sở Tài chính.
+ Thực hiện việc bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy tính trong phạm vi
cơ quan Bộ.
- Công tác nghiên cứu: Phối hợp với Phòng Quản lý hệ thống nghiên cứu, đề
xuất các xu hớng mới trong công nghệ mạng, phần cứng, phần mềm hệ thống
để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài Chính.
5. Trung tâm dữ liệu & xử lý thông tin :
- Công tác thu thập và xử lý thông tin:
+ Thu thập thông tin và quản lý dữ liệu chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt
động quản lý tài chính Nhà nớc. Xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ,
tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn.
+ Lu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin cần thiết và thích hợp của ngành Tài
Chính vào th viện điện tử.
+ Chủ trì tổ chức hợp tác khai thác các nguồn thông tin bổ sung cho cơ sở
dữ liệu.
+ Nghiên cứu đề xuất các mã chuẩn nghiệp vụ trong hệ thống thông tin Tài
Chính.
9
+ Nghiên cứu đa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống, cung cấp và trao
đổi thông tin đáp ứng những nhu cầu thông tin dữ liệu mới phát sinh trong
ngành.
- Dịch vụ cung cấp thông tin:
+ Cung cấp các thông tin báo cáo về tài chính và ngân sách Nhà nớc theo
phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nớc.
+ Phối hợp với các tổ chức trực thuộc Bộ triển khai việc cung cấp và trao đổi
thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành, các mạng máy tính quốc
gia và quốc tế.
+ Tham gia xử lý và phân tích thống kê các thông tin kinh tế tài chính và
ngân sách để phục vụ cho hoạt động quản lý Tài Chính Nhà nớc.

6. Trung tâm CSDL dự phòng :
- Công tác vận hành CSDL và HTTT:
+ Quản trị bản sao cơ sở dữ liệu quốc gia tài chính ngân sách, bảo đảm an
toàn dữ liệu và chức năng dự phòng khi Trung tâm chính có sự cố.
+ Quản trị trung tâm miền Nam của mạng hạ tầng truyền thông ngành Tài
Chính.
- Công tác hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo:
+ Phối hợp tổ chức và tham gia triển khai các chơng trình ứng dụng của
ngành cho các đơn vị trực thuộc ngành Tài Chính trên địa bàn các tỉnh, thành
phố phía Nam.
+ Phối hợp với Phòng Kế hoạch tổng hợp trong việc tổ chức đào tạo và
tham gia giảng dậy các nội dung theo chơng trình do Ban vạch ra.
7. Quy định bổ sung:
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, các đơn vị thuộc Ban có trách nhiệm phối
hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong khuôn khổ trách nhiệm của mình để hoàn thành
các nhiệm vụ chính đợc giao. Các đơn vị có trách nhiệm chấp hành sự phân
công của lãnh đạo Ban trong trờng hợp có sự điều chuyển nhiệm vụ tạm thời và
những nhiệm vụ mới phát sinh.
10
B. Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu.
Sau một thời gian đợc tìm hiểu thực tế về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
hoạt động của Bộ Tài Chính, em nhận thấy rằng Bộ Tài Chính là một cơ quan
của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý Nhà Nớc về các lĩnh vực nh tài chính,
kế toán, ngân sách .Để có thể thực hiện tốt hoạt động quản lý, xử lý thông tin
kịp thời thì Bộ Tài Chính phải sử dụng đến một phơng tiện giao tiếp, một loại
giấy tờ gọi đó là Công văn. Quản lý Công Văn là một công việc quan trọng
trong tất cả các cơ quan, đơn vị. Hàng ngày có một số lợng tơng đối lớn các
công văn đến, đi và lu chuyển nội bộ. Các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính : phòng
hành chính văn phòng Bộ, phòng tổng hợp văn phòng Bộ, văn th của các Vụ có
trách nhiệm giao, nhận & quản lý các loại Công văn này. Do đó, nếu nh quản lý

công văn bằng phơng pháp thủ công: ghi chép bằng tay trên giấy tờ, sổ sách thì
công việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền của và kết quả đạt đợc sẽ không
cao. Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển nh vũ bão về khoa học và công
nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và tin học. Với những yêu cầu mới hiện
nay phơng pháp quản lý này sẽ trở nên chậm chạp gây trở ngại cho hoạt động
của Bộ. Hiện nay, các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính đã đợc trang bị rất nhiều loại
máy tính có kết nối với mạng Internet, các nhân viên đợc học và tiếp cận thờng
xuyên với các công nghệ mới. Chính vì vậy mà nhu cầu tin học hoá đã đợc đa ra
để áp dụng vào bài toán quản lý công văn của Bộ.
Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng tin học Bộ Tài Chính, em đã
chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là:
ứng dụng C# vào xây dựng chơng trình quản lý công văn tại Bộ Tài
Chính
Mục đích của chơng trình này là nhằm xây dựng đợc một hệ thống quản lý
công văn tập trung, giúp cho những ngời có trách nhiệm quản lý công văn thực
hiện dễ dàng, nhanh và đạt kết quả cao hơn trong công việc.
Để thực hiện đợc mục đích này, ngoài việc sử dụng các kiến thức về tin học
chuyên ngành nh: kỹ thuật phân tích hệ thống thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu
11
và thiết kế chơng trình thì cần phải vận dụng các ngôn ngữ để thực hiện. Đó
chính là cơ sở để phát triển một dự án phần mềm.
Chơng trình này sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 và kỹ thuật lập
trình ứng dụng C#.net là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ với tính
bảo mật cao. Ngôn ngữ C#( đọc là C Sharp là một ngôn ngữ mới do Microsoft
phát triển dành cho .NET Framework mới của nó). C# là một ngôn ngữ hớng
đối tợng hiện đại, C# phối hợp tính đơn giản của Visual Basic với sức mạnh và
sự linh hoạt của C++. C# là một ngôn ngữ súc tích và hiện đại phối hợp các tính
năng tốt nhất của nhiều ngôn ngữ thờng dùng: năng suất của VB, sự lịch lãm
của Java, và năng lực của C++.
12

Chơng ii
Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống
thông tin quản lý
A> Khái niệm Hệ thống thông tin
I. Một số khái niệm về Hệ thống thông tin
I.1-Khái niệm về hệ thống
Hệ thống đợc xem nh là tập hợp các phần tử tơng tác đợc tổ chức nhằm
thực hiện một mục tiêu xác định:
Phần tử bao gồm các phơng tiện vật chất và nhân lực, mỗi phần tử đều có thuộc
tính (đặc trng).
Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại và
phát triển của hệ. Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ.
Hệ thống luôn có mục tiêu, tổng thể phải hớng về một mục đích chung cho tất
cả các phần tử.
Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó bảo đảm tính
thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình.
Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ, tính giới hạn
mang tính chất mở.
Hệ thống nằm trong một môi trờng, trong đó có một số phần tử của Hệ tơng tác
với môi trờng bên ngoài.
I.2 Khái niệm Quản lý
* Theo J.W.Forsester xem Quản lý nh một quá trình biến đổi thông tin đa
đến hành động, là một quá trình tơng đơng việc ra quyết định
* Theo F.Kast và J.Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn
tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích
* Theo đó quản lý có 4 yếu tố cơ bản :
- Hớng tới mục đích
- Thông qua con ngời
13
- Sử dụng các kỹ thuật

- Bên trong một tổ chức
I.3 Khái niệm thông tin trong quản lý
Thông tin đợc xem là thông tin trong quản lý nếu đợc nhà quản lý cần hoặc
muốn sử dụng để thực hiện tốt chức năng của họ.
Trong một tổ chức, thờng có 3 cấp quản lý. Đó là: Cấp chiến lợc, cấp chiến
thuật, cấp tác nghiệp còn gọi là mô hình tháp quản lý.
+ Cấp chiến lợc
Lập ra kế hoạch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó,
vạch ra các chính sách chung và những đờng lối cho hoạt động của tổ chức.
+ Cấp chiến thuật
Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải
pháp thực hiện.
+ Cấp tác nghiệp
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp
chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức.
Các nhân viên giao dịch, thu thập và xử lý thông tin sẽ thực hiện theo quyết
định của cấp tác nghiệp.
Các cán bộ quản lý khác nhau cần những thông tin khác nhau cho việc quản
lý của mình. Do đó, có một cách định nghĩa thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Tính chất thông tin theo cấp quyết định đợc mô tả dới bảng sau:
14
Bảng : Tính chất của thông tin theo cấp quyết định.
Đặc trng thông
tin
Cấp tác nghiệp Cấp chiến thuật Cấp chiến lợc
Tần xuất
Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thờng
kì, đều đặn

Sau một kì dài,
trong một trờng
hợp đặc biệt
Tính độc lập của
kết quả
Dự kiến trớc đợc Dự đoán sơ bộ.
Có thông tin bất
ngờ
Chủ yếu không
dự kiến đợc
Thời điểm
Quá khứ và hiện
tại
Hiện tại và tơng
lai
Dự đoán cho tơng
lai là chính
Mức chi tiết
Rất chi tiết Tổng hợp thống
kê
Tổng hợp, khái
quát
Nguồn
Trong tổ chức Trong và ngoài tổ
chức
Ngoài tổ chức là
chủ yếu
Tính cấu trúc
Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu
trúc, một số phi

cấu trúc
Phi cấu trúc cao
Độ chính xác
Rất chính xác Một số dữ liệu có
tính chủ quan
Mang nhiều tính
chủ quan
Cán bộ sử dụng
Giám sát hoạt
động tác nghiệp
Cán bộ quản lý
trung gian
Cán bộ quản lý
cấp cao
15
II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, l u trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những con ng-
ời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận:
Bộ phận đa dữ liệu vào ( Input), Bộ phận xử lý, Kho dữ liệu, Bộ phận đa dữ liệu
ra (Output).
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:
Mô hình hệ thống thông tin
II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin gồm 5 loại:

+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
+ Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System
for Competitive Advantage)
16
Kho dữ liệu
Nguồn
Thu thập
Xử lý và lưu giữ
Phân phát
Đích
II.2.2. Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Gồm có các hệ thống:
Lĩnh vực
Cấp quyết
định
Tài
chính
Marketing Nhân lực Kinh doanh và
sản xuất
Cấp chiến
lợc
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc

Kinh doanh và
SX chiến lợc
Cấp chiến
thuật
Tài chính
chiến
thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh SX
chiến thuật
Cấp tác
nghiệp
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh và
SX tác nghiệp
Hệ
thống
thông tin
văn
phòng
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời phân
tích thiết kế.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là
mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.
17
Ba mô hình của một hệ thống thông tin.
Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật
lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý
ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi.
III.1. Mô hình lô gíc
Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và các
thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến phơng tiện
đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử dụng. Nó chỉ
để trả lời câu hỏi: Cái gì? và Để làm gì?.
III.2. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và
đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện
xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng... Mô hình này cũng
chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt
động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi
nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này. Đây là góc
nhìn của ngời sử dụng.
18
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình logic
(Góc nhìn nhà quản lý)

Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn người sử dụng)
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì? ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?
III.3 Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Nó
liên quan đến những trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng
kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa
cấu trúc của chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế
nào ? Chơng trình đợc tổ chức nh thế nào và hoạt động ra sao? Nó đợc thiết kế
bằng ngôn ngữ gì, cơ sở dữ liệu nh thế nào, đã phù hợp cha?
Thông thờng, với 1 mô hình lô gíc ban đầu có thể có nhiều mô hình vật lý
ngoài. Với mỗi mô hình lô gíc ngoài đợc phác họa lại có rất nhiều mô hình vật
lý trong thoả mãn. Tuỳ từng bài toán và thực tế mà ngời phụ trách kĩ thuật sẽ
lựa chọn.
B> Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
I. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có thể
kể ra các nguyên nhân cơ bản sau:
I.1 Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát
triển một hệ thống thông tin mới. Những thay đổi trong chính sách của chính
phủ, những hành động của đối thủ cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp phải có
phản ứng đáp lại. Ví dụ, một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao
dịch tự động điều này sẽ làm các ngân hàng khác trong khu vực cũng phải vợt
lên chính mình, vợt lên phía trớc trong việc tự động hoá. Chính vấn đề về quản
lý là nguyên nhân quan trọng của việc phát triển hệ thống thông tin.
I.2 Sự thay đổi của công nghệ

Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải
xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ
quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống
thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng
19
những công nghệ mới này. Đặc biệt trong những ngành ứng dụng công nghệ
thông tin thì sự thay đổi của công nghệ là nguyên nhân quan trọng ảnh hởng
trực tiếp đến sự phát triển của HTTT.
I.3 Thay đổi sách lợc chính trị
Mỗi sách lợc chính trị sẽ gây ảnh hởng đến mỗi ngành kinh tế và cả xã hội. Tất
nhiên, việc phát triển các HTTT cũng không nằm ngoài qui luật ấy. Cũng giống
nh sự lãnh đạo đối với kinh tế xã hội sẽ thay đổi theo sách lợc chính trị. Khi có
sự thay đổi sách lợc chính trị sẽ dẫn đến sự thay đổi trong chủ trơng, đờng lối
phát triển của mỗi doanh nghiệp, tác động đến việc phát triển hệ thống thông tin
của mỗi doanh nghiệp.
Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:
+ Sử dụng các mô hình.
+ Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
+ Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô
gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
II. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Có 7 giai đoạn :
* Đánh giá yêu cầu
* Phân tích chi tiết
* Thiết kế lô gic
* Đề xuất các phơng án của giải pháp
* Thiết kế vật lý ngoài
* Triển khai kĩ thuật hệ thống
* Cài đặt và khai thác
II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

- Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và
những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính
khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra
quyết định.
20
- Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơng đối ngắn. Đó là một
nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự
nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải
pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những
ảnh hởng của chúng. Vì vậy, ngời ta thờng giao công việc này cho những phân
tích viên giàu kinh nghiệm.
- Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả
thi và Trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
- Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc tiến hành khi báo cáo đánh giá yêu cầu đ-
ợc lãnh đạo, nhà quản lý phê duyệt, chấp nhận.
- Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đang
tồn tại; nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân
chính của chúng . Đồng thời, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới
và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó. Để thực hiện
tốt các công việc nêu trên, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trờng
trong đó hệ thống phát triển và hoạt động của hệ thống đó.
- Các bớc của giai đoạn phân tích chi tiết:
+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết
+ Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại
+ Nghiên cứu hệ thống thực tại
+ Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
+ Đánh giá lại tính khả thi
+ Sửa đổi đề xuất của dự án
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

II.2.1 Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại
+ Các phơng pháp thu thập thông tin
Có 4 phơng pháp chính để thu thập thông tin
21
a. Phỏng vấn
- Phỏng vấn là phơng pháp thu thập thông tin đắc dụng cho việc phát triển hệ
thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo các cách khác
với mô tả trong tài liệu. Phỏng vấn giúp ngời phân tích nhanh chóng xác định đ-
ợc vấn đề hệ thống cần phát triển. Nhất là mục tiêu, yêu cầu và định hớng của
tổ chức.
- Để cuộc phỏng vấn có kết quả tốt, phân tích viên phải chuẩn bị đề cơng phỏng
vấn trớc và có thể gửi trớc cho ngời đợc phỏng vấn tham khảo. Ngoài ra, phân
tích viên nên nêu vấn đề hoặc gửi yêu cầu cho ngời cần phỏng vấn trớc để ngời
đợc phỏng vấn có thể chuẩn bị hoặc sắp xếp thông tin trả lời.
Tiến hành phỏng vấn:
- Ngời phỏng vấn phải có thái độ nhã nhặn, lịch sự, cởi mở, và khách quan.
- Ngoài ra, ngời phỏng vấn nên chăm chú lắng nghe, đối với phần quan trọng,
có thể đề nghị đợc dùng máy ghi âm.
- Trong khi phỏng vấn, phân tích viên (ngời phỏng vấn) nên nhanh chóng ghi lại
những câu trả lời của ngời đợc phỏng vấn. Sau đó tổng hợp và hỏi lại ý kiến ng-
ời đợc phỏng vấn những vấn đề mình tổng hợp đợc có đúng không.
b. Nghiên cứu tài liệu
- Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và chi tiết nhiều khía cạnh của tổ
chức và hệ thống thông tin nh: lịch sử phát triển, tình trạng tài chính, dữ liệu
đầu vào, đầu ra, tổ chức nhân sự... Tóm lại là những thông tin về quá khứ, hiện
tại và tơng lai của tổ chức.
c. Sử dụng phiếu điều tra
- Sử dụng phiếu điều tra trong những trờng hợp phải thu thập thông tin từ nhiều
đối tợng hay trên một phạm vi địa lý rộng lớn.
- Các phiếu điều tra phải đảm bảo tính rõ ràng và dễ tổng hợp ý kiến.

d. Quan sát
- Khi những phơng pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều
tra cha mang lại những hiểu biết sâu sắc về hệ thống, phân tích viên có thể dùng
phơng pháp quan sát.
22
- Ưu điểm của phơng pháp này là: Tính thực nghiệm cao, phân tích viên có thể
dễ dàng phát hiện đợc vấn đề sai sót hoặc cần cải tiến gắn với thực tế công việc.
- Nhợc điểm của phơng pháp này là: Ngời bị quan sát có thể không thực hiện
công việc hoặc điều khiển hệ thống nh bình thờng vì thế tính khách quan bị
giảm.
Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập
* Hoạt động chung của hệ thống:
Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lợng, sự sắp đặt vị trí vật lý
và các khía cạnh địa vật lý khác.
* Dữ liệu vào:
Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết
bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lợng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho
việc nhập vào (tài liệu, phơng tiện, nhân sự).
* Thông tin ra:
Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị; nội dung, tần suất
sản sinh thông tin, khối lợng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra; khuôn dạng và
đánh giá khuôn dạng; mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn
hình; chi phí cho thông tin ra...
* Xử lý:
Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phơng thức nhập, hợp lệ hóa và
kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về
thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời
gian thực hiện xử lý, các thiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chi
phí...
* Cơ sở dữ liệu:

Nội dung, vật mang, khối lợng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ),
cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về dữ liệu.
II.2.2 Mã hoá dữ liệu
Từ các dữ liệu thu đợc nếu không mã hoá thì không sử dụng tốt cho công việc
phân tích và thiết kế.
23
- Mã hoá : đợc xem nh việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính
quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp
những đối tợng cần biểu diễn.
- Mã hiệu : là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính
của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc
những con số mang tính chất ớc lệ.
* Có nhiều phơng pháp mã hoá
a. Phơng pháp mã hoá phân cấp
- Đây là cách thức đơn giản để mã hoá. Mã số đợc xây dựng từ trái qua phải.
Các chữ số đợc kéo dài về bên phải để thể hiện chi tiết cấp sâu hơn.
- Để thực hiện phơng pháp này cần xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp đợc
mã hoá thành bao nhiêu kí tự. Có thể dùng mã phân cấp cố định hay biến thiên
tuỳ theo đặc điểm của đối tợng.
b. Phơng pháp mã hoá liên tiếp
- Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Các mã đợc xếp lần
lợt có thứ tự. Có thể phân biệt cá thể xuất hiện trớc và sau. Ưu điểm của phơng
pháp này là đơn giản, không nhầm lẫn và thể hiện đợc trình tự hay trật tự của
các cá thể nhng cũng có nhợc điểm là mã không có khả năng gợi nhớ và không
thể chèn thêm một mã vào giữa 2 mã cũ.
- Do đó, phơng pháp này thờng dùng để mã hoá số hiệu các công văn, hoá đơn,
giấy tờ thông dụng, dễ tổng hợp.
c. Phơng pháp mã hóa tổng hợp
- Phơng pháp này kết hợp 2 phơng pháp trên. Từ đó có thể tận dụng những u
điểm của cả 2 phơng pháp đó.

d. Phơng pháp mã hoá theo xeri
- Phơng pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri đợc coi nh một
giấy phép theo mã quy định.
e. Phơng pháp mã hoá gợi nhớ
- Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng. Có thể dùng từ
viết tắt hay những kí tự, chữ cái đầu tiên.
24
- Phơng pháp này có u điểm là tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng nhng
nhợc điểm là khó tổng hợp, phân tích và thờng dài hơn mã phân cấp.
f. Phơng pháp mã hoá ghép nối
- Phơng pháp này chia mã ra thành nhiều trờng. Mỗi trờng tơng ứng với 1 đặc
tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đ-
ợc gán mã. Phơng pháp này kết hợp cả phơng pháp mã hoá phân cấp, liên tiếp
và gợi nhớ.
- Phơng pháp này có u điểm là khả năng gợi nhớ tốt, khả năng phân tích cao, có
thể kiểm tra thuộc tính dễ dàng. Nhng nhợc điểm lớn nhất là kích thớc bộ mã
cồng kềnh vì cần nhiều kí tự. Phải lựa chọn và quy ớc hợp lý nếu không bộ mã
sẽ phản tác dụng.
Các bớc tiến hành mã hoá:
- Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá.
- Xác định các xử lý cần thiết.
- Lựa chọn giải pháp mã hoá.
- Triển khai mã hoá.
II.2.3 Mô hình hoá dữ liệu
Một số công cụ chuẩn để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó
là : Sơ đồ luồng thông tin và Sơ đồ luồng dữ liệu và Từ điển hệ thống.
a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới
vật lý bằng các sơ đồ.

- Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
+ Xử lý
25
Thủ công
Giao tác ngời
máy
Tin học hoá
hoàn toàn