giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh

?

?

^

HÂU
QUA CUA
.
~
’
.
VIEC
MĂC LÔI
?
SAI TRONG VĂN
BAN


Chào mừng cô và các bạn
đến với chủ đề:

KỸ NĂNG GIAO
TIẾP BẰNG VĂN
BẢN
TRONG KINH


Thành viên

Phan Tuấn Anh

Đỗ Thanh Hà

Đào Thị Hường

Nguyễn Ngọc Ánh

Dương Minh Đức

Nguyễn Vũ Minh Khuê Nguyễn T. Ngọc Linh

Phạm Hà Trang

Nguyễn T. Quỳnh Trâm


LIÊN HỆ

KHÁI NIỆM
NGUYÊN TẮC

CẤU TRÚC

PHÂN LOẠI


KHÁI NIÊM
.
- Giao tiếp bằng văn bản là thông điệp được truyền đi dưới
dạng viết hoặc in.

- Là phương thức giao tiếp chính thức, được lưu giữ như một
nguồn tài liệu hoặc hồ sơ pháp lý.
- Là phương thức giao tiếp đáng tin cậy, được ưa chuộng.


’ÂU
C
C
Ú
TR

Văn bản dùng trong giao tiếp thường được viết
trên khổ A4, bao gồm:
+)Tên tổ chức(công ty,cơ quan),địa chỉ,điện
thoại,fax..
+)Địa danh ngày tháng năm.
+)Kính gửi+họ tên,chức vụ,địa chỉ người nhận.
+)Lời chào đầu thư.
+)Nội dung lá thư.
+)Lời chào cuối thư.
+)Chức vụ,chữ ký và họ tên người gửi.
+)Phụ lục,tái bút.


~

TÌM CÁC LƠI SAI
?
TRONG VĂN BAN
SAU

VĂN
?
BAN
ĐÚNG


~

?
‘
’ ’
CÁC LÔI THUONG
GĂP TRONG VĂN
.
BAN:
LỖI CÚ PHÁP

CÂU VĂN LỦNG CỦNG, KHƠNG MẠCH LẠC

Sai chính tả; viết tắt; dùng từ lóng

SỬ DỤNG CÂU VĂN DÀI DỊNG, KHƠNG
NĨI ĐÚNG TRỌNG TÂM

LỖI VIẾT HOA
Khơng viết hoa đầu dịng,tên riêng; viết
hoa bừa bãi

TRÌNH BÀY LỘN XỘN, THIẾU LOGIC
BỘC LỘ QUÁ NHIỀU CẢM XÚC

KHÔNG SỐT
LẠI LỖI

DÙNG TỪ KHĨ HIỂU, CHƯA RÕ RÀNG,
CHÍNH XÁC


’

’

?

CÁC NGUN TĂC KHI GIAO TIÊP VĂN
BAN:
Tính rõ ràng

Tính hồn chỉnh

Tính chính xác

Tính cụ thể

Tính nhất qn

Tính lịch sự, tơn
trọng

MỘT VĂN BẢN
HIỆU QUẢ CỊN
CẦN:
● Xác định rõ mục đích viết thư
● Cân nhắc nội dung và diễn giải hợp lí
● Lường trước phản ứng của người nhận khi đọc
thư
● Từ ngữ,lập luận phù hợp với nhận thức của
người nhận
● Lập dàn ý sơ lược nội dung muốn trình bày


PHÂN LOAI
.


THU’ TÍN


KHÁI NIÊM
.
-

Văn bản khơng mang tính chính thức, được viết bởi tư cách cá
nhân.

- Dùng để trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức và truyền đạt
nội dung thỏa thuận chính thức

QUY TRÌNH VIẾT THƯ
Xác định mục đích
và cách đạt được
mục đích

Phát hành

Kiểm tra sai sót

Xác định người đọc
và bối cảnh

Viết phác thảo


+Tiêu đề
danh
a
ị
đ
,
g
n
á
+Ngày,th
i nhận
ờ
ư

g
n
ỉ
h
địa c
+Tên và
đầu thư
ở
m
o
à
h
+Lời c
ính
+Phần ch
ết thúc
k
o
à
h
c
i
+Lờ
chức vụ
,
n
ê
t
ọ
h

rõ
+Ký,ghi
+Tái bút

Cats love to
sleep.
A fifteen-year-old cat has probably
spent ten years of its life sleeping.
Also, cats use their whiskers as feelers
to determine if a space is too small to
squeeze through.

’

BÔ CỤC


?

’ ĐIÊM
UU
- Chi phí thấp,tiện
lợi

PHÂN LOAI
.
- Thư thơng thường
- Thư thương mại

- Đảm bảo tính bảo

mật

’
KÊT LUÂN
.
=> Thể hiện phong cách
người viết và văn hóa của
cơng ty.
=> Hình thức & nội dung đều
rất quan trọng


BÁO CÁO
Sử dụng cho mục đích thương mại, giáo dục, pháp
lý và khoa học


SỰ CẤP THIẾT CỦA BÁO CÁO:
- Chức năng đưa thông tin và
giúp đưa ra quyết định.
- Có thể lưu lại và làm tài liệu
tham khảo

- Gây được ấn tượng tốt với cấp
trên, động viên tinh thần đồng
nghiệp.
- Kỹ năng viết báo cáo giúp phát
huy tối đa khả năng của bản thân.

MỘT SỐ LOẠI BÁO CÁO
PHỔ BIẾN:
- Trình bày ý tưởng
- Trình bày rủi ro gắn liền với một cơ hội.
- Trình bày tính khả thi của ý tưởng hay dự án
- Báo cáo về một tình huống.
- Trình bày giải pháp.


?

’
THU’ ĐIÊN
TU
.
EMAIL


^
.

Khái
- Hệ thống chuyển nhận thư từ giữa 2 địa chỉ điện tử thông qua mạng
niem
Internet.
’ ’
Uu
- Thông tin nhanh
điêm
- Gửi đa dạng hình ảnh,âm

thanh,tệp..

Han
.

’
chê

- Miễn phí

- Khơng thể phản hồi nhanh
- Mất nhiều thời gian, trì hỗn nhận tin nhắn, tốn thêm chi phí lưu
trữ
- Cách diễn đạt, trình bày


Những yêu cầu cơ bản
- Địa chỉ email: phù hợp, tránh việc thể hiện cá tính
quá lố
Ví dụ: hotboykhongtinhyeu@, hoangtubongdem@,
1235chuchimphuonghoang@,...

- Định dạng Email
- Các bước viết Email
+ Đặt tiêu đề
+ Thêm file đính kèm (nếu có)
+ Trình bày nội dung
+ Kiểm tra lại
+ Địa chỉ người nhận
+ Gửi Email

?’

MO RÔNG
.


SO SÁNH
LỢI ÍCH
- Chi phí thấp,thuận tiện.
- Thơng điệp được truyền tải một cách đầy đủ
nhất.
- Nâng tầm quan trọng của vấn đề lên tầm cao
hơn.
- Ln có tính chính xác,có giá trị pháp lý, độ tin
cậy cao.
- Lưu trữ thơng tin lâu dài.
- Đảm bảo sự an tồn, riêng tư.

HẠN CHẾ
- Không thể nhận phản hồi ngay lập tức.
- Tốn nhiều thời gian so với các loại giao tiếp
khác.
- Việc lưu trữ có thể tốn chi phí.
- Khơng biểu hiện thái độ cảm xúc một cách
trực tiếp của cả người gửi lẫn người nhận.