Tin học đại cương: bảng tính và MS excel 2003

Bảng tính và
Microsoft Excel 2003
Môn: Tin học đại cương
Lớp : C10QT 2 - PTIT
Tóm tắt bài trước
•
Soạn thảo văn bản và các phần mềm hỗ trợ
•
Các chức năng soạn thảo
o
Cơ bản
o
Nâng cao
•
Bộ gõ tiếng Việt
•
Microsoft Word 2003
07/02/14
2
Mục tiêu bài học
•
Sau bài học này, sinh viên cần nắm được:
o
Khái niệm bảng tính
o
Các phần mềm bảng tính
o
Các khái niệm chung trong bảng tính
o
Sơ lược về Micrsoft Excel 2003
07/02/14

3
Nội dung
•
Khái niệm bảng tính
o
Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng
o
Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng
tính
o
Liệt kê các phần mềm bảng tính
o
Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô
o
Khái niệm về hằng số và biểu thức
•
Giới thiệu về Microsoft Excel 2003
o
Cách thức tổ chức thông tin trong Excel
o
Mô tả địa chỉ của một ô trong excel
o
Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô
o
Liệt kê các loại định dạng số
07/02/14
4
Cách thức tổ chức thông tin
•
Thông tin sinh viên: Tên

•
Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát

Cách 1:
•
Họ tên: Tom, Thể dục:
10, Hát: 8
•
Họ tên: Jerry, Thể dục:
8, Hát: 10

Cách 2:
Tên Thể dục Hát
Tom 10 8
Jerry 8 10
07/02/14
5
Lưu trữ và xử lý thông tin dạng bảng
•
Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông
dụng:
o
Không bị lặp lại
o
Dễ theo dõi
o
Dễ tính toán
Tên Thể dục Hát TB
Tom 10 8 9
Jerry 8 10 9

07/02/14
6
Bảng tính
•
Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý
thông tin được trình bày dưới dạng bảng.
•
Chức năng chính:
o
Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập
vào
o
Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ
o
Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu
o
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
07/02/14
7
Ứng dụng của bảng tính
•
Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:
o
Các công việc văn phòng, hành chính
o
Các công việc kế toán
o
Công việc quản lý
o
Công việc phân tích và thiết kế

o
…
07/02/14
8
Các phần mềm bảng tính
•
Microsoft Excel
•
Apple iWorks – Apple Numbers
•
Open Office – Calc : phần mềm miễn phí
•
Google docs : phần mềm trực tuyến
•
…
07/02/14
9
Các khái niệm chung
•
Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi
các hàng và các cột
•
Dữ liệu được chứa trong các ô
•
Nội dung của ô:
o
Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng,
…
o
Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô

1 + ô 2, …
07/02/14
10
Hằng số và biểu thức
•
Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi
•
Biểu thức:
o
Hằng số
o
Địa chỉ của một ô
o
Các phép tính cơ bản: + / - / x /:
o
Các phép so sánh: >, < , =
o
Hàm số: MIN, MAX, SUM, …
o
Các điều kiện
•
Ví dụ: IF(SUM(A1:A6) > 100, “Nhiều hơn
100%", SUM(A1:A6))
07/02/14
11
Microsoft Excel 2003
•
Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi
Microsoft, phiên bản thứ 11
•

Các phiên bản khác Excel:
o
1987 - Excel 2.0 cho Windows
o
1990 - Excel 3.0
o
1992 - Excel 4.0
o
1993 - Excel 5.0
o
1995 - Excel cho Windows 95 (version 7.0)
o
1997 - Excel 97 – trong bộ Office 97
o
1999 - Excel 2000 (version 9.0)
o
2001 - Excel 2002 (version 10.0)
o
2006 - Excel 2007 (version 12.0)
o
2009 – Excel 2010 (version 13.0)
07/02/14
12
Giao diện
Địa chỉ ô hiện thời Thanh công thức
Con trỏ ô
Tab worksheet
07/02/14
13
Tổ chức thông tin trong Excel

•
Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:
o
Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook
có thể bao gồm nhiều Worksheet.
o
Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo
thành bởi các dòng và các cột
o
Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel.
Một ô có thể chứa số hoặc chữ
o
Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và
65,536 dòng của phiên bản 2003.
•
Ví dụ: Bảng lương
o
Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12
o
Ô: Họ tên nhân viên, lương, …
07/02/14
14
Tạo workbook, worksheet
•
Để tạo một tệp (workbook) mới:
o
FileNew.
o
Chọn New workbook.

•
Để tạo một sheet mới:
o
Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd:
Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.
•
Đặt tên cho trang tính:
o
Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename
o
Gõ tên rồi gõ Enter.
•
Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê
tên sheet tới vị trí mong muốn.
07/02/14
15
Địa chỉ ô
•
Ô trong một worksheet của excel được phân
biệt dựa trên địa chỉ cột và dòng
o
Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …
o
Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …
o
Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng
13
•
Địa chỉ ô: <Địa chỉ dòng><Địa chỉ côt>
o

Địa chỉ dòng/cột tương đối: <Tên dòng> /<Tên
cột>
o
Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $<Tên dòng>/$<Tên
cột>
o
Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13
07/02/14
16
Tham chiếu tương đối và tuyệt đối
•
Trong Excel, nếu một công thức chứa tham
chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang
các ô khác, Excel sẽ tự động thay đổi ô
tham chiếu tương ứng với ô copy.
o
Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2,
Excel sẽ tự động chuyển C2 = A2 + B2
•
Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ
quyết định dùng tham chiếu tương đối hay
tuyệt đối
Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa
các loại địa chỉ
07/02/14
17
Miền các ô (Range)
•
Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật
được giới hạn bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập

hợp các miền
•
Cách viết:
o
<Tham chiếu 1>: <Tham chiếu 2>
o
<Tham chiếu 1> <Tham chiếu 2>
o
<Miền 1>; <Miền 2>; …
•
Ví dụ:
o
C2: D8
o
B2 B8; E2 E8
•
Miền có thể được đặt tên
07/02/14
18
Các loại định dạng số
•
General: là loại định dạng tổng quát, không
yêu cầu cụ thể
•
Number: số
o
Ví dụ: 1234.10
•
Currency: tiền tệ
o

Ví dụ: $ 100
•
Date: ngày tháng
o
Ví dụ: 3/14/2010
•
Time: thời gian
o
Ví dụ: 13:30
07/02/14
19
Các loại định dạng số
•
Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%
•
Fraction: phân số, ví dụ: 1/2
•
Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01
•
Text: ký tự, ví dụ: abc
•
Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện
•
Custom: do người dùng tự định dạng
07/02/14
20
Công thức trong Excel
•
Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )
•

Tiếp theo là:
o
Các hằng, địa chỉ,…
o
Phép toán số học: +,-,*,/,^
o
Hàm
•
Có thể sử dụng thanh công thức để soạn thảo công
thức
07/02/14
21
Nhập dữ liệu
•
Nhập số:
o
123.456
o
-123.456 hoặc (123.456)
o
3/2
o
1 1/2 (hỗn số).
o
3E+7 (dạng kỹ thuật).
•
Nhập xâu văn bản (text):
o
Các xâu có chứa chữ, nhập
bình thường

o
Các xâu dạng số: “1234”, có
hai cách nhập:
•
=“1234”
•
‘1234’
•
Nhập ngày tháng
o
Khuôn dạng: mm/dd/yyyy
(Mỹ)
o
Ví dụ:
•
02/09/2004
•
12/31/2003
•
Nhập thời gian
o
Khuôn dạng: hh:mm:ss
o
Ví dụ: 13:30:55
07/02/14
22
DEMO
•
Các thành phần giao diện trên Excel
•

Tạo/mở workbook
•
Thêm/xóa/đổi tên worksheet
•
Chỉnh sửa ô
•
Các công thức đơn giản
07/02/14
23
Hàm số trong Excel
•
Excel cung cấp rất nhiều hàm số thông dụng,
được áp dụng ở nhiều lĩnh vực như: tính toán
cơ bản, thống kê, …
•
Cú pháp của hàm số trong Excel:
<Tên hàm> <(Đối số 1, …, Đối số n)>
•
Đối số:
o
Địa chỉ tham chiếu
o
Hằng số
o
Biểu thức logic
o
Xâu ký tự
•
Giá trị trả về: số, giá trị logic (true/false), xâu
ký tự

07/02/14
24
Nhập hàm số
•
Nhập trực tiếp vào ô
•
Sử dụng thanh công thức:
o
Chọn thanh công thức
o
Chọn loại hàm
o
Chọn hàm
o
Nhập đối số
07/02/14
25