Tài liệu Luận văn: Một số giải pháp cải tiến hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam docx

1




Luận văn
Một số giải pháp cải tiến hệ
thống thông tin phục vụ quản
lý ở Tổng Công ty Thép Việt
Nam

2
LỜI MỞ ĐẦU

Đổi mới và phát triển kinh tế nhà nước để thực hiện vai trò chủ đạo
trong nền kinh tế là vấn đề được Nghị quyết Đại hội Đảng chỉ ra đối với các
Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện
đại hoá của nước ta hiện nay. Ngành thép Việt nam mà đứng đầu là Tổng
công ty thép Việt Nam có một vị trí vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế
nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà
nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Để thực hiện được nhiệm vụ của mình Tổng Công ty Thép Việt Nam
đã có những bước chuyển mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh
của mình phục vụ yêu cầu của sự phát triển đất nước. Bên cạnh những thành
tựu đạt được Tổng công ty Thép còn có những mặt tồn tại cần phải khắc
phục. Một trong những tồn tại đó chính là Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
ở Tổng công ty. Chính vì vậy em chọn đề tài: “ Một số giải pháp cải tiến hệ
thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam “ làm
báo cáo thực tập.
Báo cáo thực tập tập trung vào một số nội dung cơ bản sau :

Chương 1 : Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của
Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Chương 2 : Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở
Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Chương 3 : Một số kiến nghị nhằm cải tiến tổ chức hệ thống thông tin
phục vụ ở Tổng Công ty Thép Việt Nam.






3
Chương I
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ
QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT
TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM :
1. Quá trình hình thành và phát triển :
Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng
:" Sắp xếp lại các xí nghiệp , Tổng Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất
kinh doanh trong cơ chế thị trường ", ngày 07 tháng 03 năm 1994, Thủ tướng
Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn
kinh doanh.
Theo Quyết định 91/TTg, Tập đoàn kinh doanh phải có ít nhất 7 doanh
nghiệp thành viên trở lên và vốn pháp định phải có ít nhất là 1.000 tỷ đồng ;
đảm bảo vừa hạn chế độc quyền, vừa hạn chế cạnh tranh bừa bãi: có thể hoạt
động đa ngành nhưng nhất thiết phải có ngành chủ đạo, mỗi Tập đoàn được
tổ chức công ty tài chính để huy động vốn, điều hoà phục vụ cho yêu cầu
phát triển nội bộ Tập đoàn hoặc liên doanh với đơn vị khác.

Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số
344/TTg, ngày 04 tháng 07 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở
hợp nhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công
nghiệp nặng - nay là Bộ công nghiệp . Thực hiện chủ chương của Đảng và
Nhà nước về tiếp tục đổi mới , sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà Nước , đặc
biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế , ngày
29 tháng 04 năm 1995 , Thủ tướng Chính phủ kí quyết định số 255/TTg
thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt theo mô hình Tổng
Công ty Nhà nước - Tổng công ty 91.
Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIET
NAM STEEL CORPORATION . Tên viết tắt là: VSC. Đại chỉ : Số 91, phố
láng hạ , Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Tổng Công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh , hoạt
động theo luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ và tổ chức hoạt động được

4
Chính phủ phê chuẩn tại Nghị định số 03/CP, ngày 25 tháng 01 năm 1996 và
giấy phép đăng kí kinh doanh số 10926 ngày 05 tháng 02 năm 1996 do Bộ
Kế hoạch và Đầu tư cấp . Tổng Công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà
nước được Thủ tướng Chính phủ xếp hạng đặc biệt.
Tổng Công ty có vốn do Nhà nước cấp , có bộ máy quản lý , điều hành
và các đơn vị thành viên , có con dấu theo mẫu quy định của nhà nước , tự
trịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vố nhà nước giao cho quản
lý và sử dụng , được mở tài khoản đồng việt nam và ngoại tệ tại các ngân
hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên và
14 liên doanh với nước ngoài. Tông Công ty được nhà nước giao cho quản lý
và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng . Lao động bình quân 18.531 người: doanh thu
5.520 tỷ đồng : sản lượng thép cán đạt 464.000 tấn /năm.
Tổng Công ty thép đã có cơ cấu nghành nghề gồm sản xuất thép, kinh

doanh thép, xây dựng và lắp đặt các công trình xây dựng công nghiệp và dân
dụng, thiết kế, chế tạo cơ khí, phục vụ luyện cán thép, khai thác mỏ, tuyển
quặng, xuất nhập khẩu, khách sạn nghiện cứu khoa học và đào tạo, liên
doanh và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng khác ngoài sản phẩm thép.
Trong những năm hoạt động Tổng Công ty thép đã chú trọng đầu tư,
đổi mới công nghệ tăng sản lượng công nghiệp đảm bảo nhu cầu của nền
kinh tế. Đồng thời thực hiện tốt vai trò bình ổn giá cả thị trường thép trong
các nước.
Dưới đây là biểu hiện sản lượng sản xuất Thép từ năm 1999-2000 &6
tháng đầu năm 2001.








5


Chỉ tiêu Đ.vị
tính
1999 2000 Kế hoạch năm
2001
Ước thực hiện
6 tháng
1.Giá trị
SXCN (VSC)

2.T.Doanh
thu

3.Sản lượng
Thép cán
- VSC
- Lãnh đạo

4.Tổnglượng
thép tiêu thụ
- Khối xuất
sắc
- Khối Luật
Giao thông
- Khối lãnh
đạo

5.Lợi nhuận
- VSC
- Lãnh đạo

6.Nộp ngân
sách
Tr.đ
"
Tr.đ

Tr.đ
"

"

Tấn

"
"
"

Tr.đ
"
"


8.802.986


1.142.225

464 350
677.875

1.884.270


460.000
662.970
761.300


49.133

176.917

503.315




2.136.032

1 010.372133


337680
523.580
814.100

11.697.680


5 28.980
359.400
809.300


99.309
202.329

433.205

2.264.230

6.673.880

1.372.000
555.000
817.000

1.928.800

555.000
395.700
978.100


88.390


216.580
1.294.870


3.538.961

762.810
325.150
437.660

1.056.100

311.900
255.000
524.200

8.037
167.279

129.302





Nhận xét chung:
Trong 6 tháng đầu năm, các đơn vị trong Tổng Công ty đã nỗ lực phấn
đấu thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Tính chung toàn Tổng Công
ty, các chỉ tiêu chủ yếu về lượng và giá trị đều đạt trên 50% kế hoạch năm và
tăng trưởng bình quân từ 15 – 17% so với cùng kỳ năm 2000.

6
Các đơn vị sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ được tốc độ tăng tương
đối khá. Những năm trước tăng trưởng của khu vực liên doanh từ 5 –7%,
song 6 tháng đầu năm nay có xu hướng khả quan hơn.
Ước tổng lượng thép lưu thông trên thị trường cả nước trong 6 tháng
đầu năm nay là 1.836.000 tấn, trong đó Tổng Công ty Thép tham gia
1.056.000 (chiếm 57%), thành phần khác 780.000 tấn (chiếm 43%). So với
cùng kỳ năm ngoái thị phần của Tổng Công ty giảm khoảng 4%, chủ yếu do
có thêm một số cơ sở sản xuất thép ngoài Tổng Công ty đã đi vào hoạt động.
Điều đó cũng cho thấy thị trường thép ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh,
hoạt động của Tổng Công tỹ sẽ khó khăn hơn.

I. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty Thép Việt Nam :
Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà
nước được Thủ tướng chính phủ thành lâp hoạt động theo mô hình Tổng
Công ty 91 – mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước . Mục tiêu của
Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển Tập đoàn kinh
doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng.
Tổng Công Ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các
thị trường trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công
đoạn từ khai thác nguyên vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối ,
tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng
Công ty như sau:
- Khai thác quặng sắt , than mỡ , nguyên liệu trợ dụng phục vụ cho
công nghệ luyện kim.
- Sản xuất gang thép và các loại kim loại , sản phẩm thép.
- Kinh doanh xuất , nhập khẩu thép , vật tư thiết bị và các dịch vụ liên
quan đến công nghệ luyện kim như nguyên liệu , vật liệu đầu vào , các sản
phẩm thép , trang thiết bị luyện kim , chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kĩ
thuật.
- Thiết kế , chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim
và xây dựng dân dụng.

7
- Kinh doanh khách sạn , nhà hàng ăn uống , xăng , dầu , mỡ , gas ,
dịch vụ và vật tư tổng hợp khác .
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp
luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại , vật liệu xây dựng.
- Đầu tư, liên doanh , liên kết kinh tế với các đối tác trong và ngoài
nước.
- Xuất khẩu lao động.
Bên cạnh phạm vi chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được

Nhà nước giao , Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho
nhiệm vụ quan trọng là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu
tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong
nước chưa sản xuất để bình ổn giá cả thị trường thép trong nước, bảo toàn và
phát triển vốn Nhà nước giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước , tạo
việclàm và đảm bảo đời sống công nhân viên trong Tổng Công ty.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC :
Cơ cấu quản lý và điều hành được Tổng Công ty được tổ chức theo
quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do chính
phủ phê chuẩn .
Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều
hành Tổng Công ty và các đơn vị thành viên Tổng Công ty được phân bố
trên các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Cơ cấu quản lý doanh nghiệp của Tổng Công ty Thép Việt Nam theo
mô hình chực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ
biến hiện nay.
Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu , chuẩn bị quyết định
cho lãnh đạo Tổng Công ty quản lý , điều hành các đơn vị thành viên Tổng
Công ty. Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi , giám sát
đôn đốc hoặc hướng dẫn các đơn vị thành viên Tổng Công ty trong việc thi
hành các mệnh lệnh , quyết định lãnh đạo Tổng Công ty.
Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Tổng Công ty còn vận
dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận , tập hợp đội
ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự
án , chiến lược cho từng lĩnh vực cụ thể.

8
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành Tổng Công ty theo :
Sơ đồ tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công Ty dưới đây .

9
1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty :
Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt
động của Tổng Công ty theo quy đinh của đièu lệ Tổng Công ty, Luật doanh
nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiêm trước thủ tướng chính phủ, trước pháp
luật về hoạt động và phát triển của Tổng Công ty theo chức năng , nhiệm vụ
được Nhà nước giao .
2. Ban kiểm soát Tổng Công ty :
Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công Ty thành lập để giúp
Hội đồng quản trị kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của Tổng Công ty ,
Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và bộ máy giúp việc của Tổng
Giám đốc theo nghị quyết , quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty.
3. Tổng Giám đốc Tổng Công ty :
Tổng Giám đốc Tổng Công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ
tướng Chính phủ bổ nhiệm . Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng
Công ty , cơ sở điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm
trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trước Thủ tướng Chính phủ và trước
pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng Công ty .
Tổng Công ty có hai phó tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ công nghiệp
bổ nhiệm . Các phó tổng giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực
hoạt động của Tổng Công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền
và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng Công
ty , trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện .
Kế toán trưởng Tổng Công ty do Bộ trưởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm
. Kế toán trưởng phụ trách phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty , giúp
Tổng giám đốc chỉ đạo tổ chức công tác , kế toán , tài chính , kiểm toán nội
bộ và thống kê của Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc ,
Hội đồng quản trị và trước pháp luật về nhiệm vụ của mình.
4. Bộ máy giúp việc Tổng Công ty :
Tổng Công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm : Phòng Tổ

chức lao động, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh và xuất nhập
Cty VTTBCN Tp HCM
10

khẩu, Phòng Kế hoạch và đầu tư, Phòng Kỹ thuật, Văn phòng nghiệp vụ và 1
Trung tâm do Tổng Gíam đốc Tổng Công ty thành lập là Trung tâm hợp tác
lao đông với nước ngoài . Các phòng , Trung tâm của Tổng Công ty có 112
người, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc trong điều
hành hoạt động của Tổng Công ty.
5. Các đơn vị thành viên của Tổng Công ty :
Tổng Công Ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên được chia
thành 4 khối , có tư cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập , bao gồm : 5
công ty sản xuất thép và vật liệu xây dựng thuộc khối sản xuất, 8 công ty
thương mại thuộc khối kinh doanh , 1 Viện nghiên cứu công nghệ và 1 Trung
tâm đào tạo công nhân kĩ thuật thuộc khối nghiên cứu, đào tạo. Tát cả đều
được thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo phân cấp của Tổng Công ty và
chịu sự quản lý , điều hành của Tổng Công ty theo điều lệ Tổng Công ty.
6. Các liên doanh có góp vốn của Tổng Công ty :gồm 14 Công ty.
Thực hiện chủ trương thu hút vốn nước ngoài của Thủ tướng Chính
phủ, chiến lược phát triển của Tổng Công ty trong thời gian này là tăng
cường hợp tác , liên doanh với nước ngoài để đầu tư xây dựng các nhà máy
sản xuất thép , đa dạng hoá sản phẩm thép đáp ứng nhu cầu ngày một đa
dạng của nền kinh tế, tiếp cận với công nghệ hiện đại và quản lý khoa học
của tập đoàn , Công ty có danh tiếng trên thế giới .
7. Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên :
Tổng Công Ty Thép Việt Nam là Tổng Công ty Nhà nước hoạt động
kinh doanh , có tư cách pháp nhân , hạch toán kinh tế, được Nhà nước giao
vốn , tài nguyên , đất đai và các nguồn lực khác ; có trách nhiệm sử dụng có
hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao; có các quyền và nghĩa
vụ ; tự trịu trách nhiệm về hoạt động vốn kinh doanh trong phạm vi số vốn

cuat Tổng Công ty trong đó có phần vốn nhà nước do Tổng Công ty quản lý.
Tổng Công ty có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và đơn vị sự
nghiệp. Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên được quy
định trông Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty , được cụ thể hoá
trong điều lệ các đơn vị thành viên do Tổng Công ty phê duyệt . Doanh
nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập là thành viên Tổng Công ty có quyền tự
11

chủ kinh doanh và tự chủ tài chính , chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa
vụ đối với Tổng Công ty theo quy định tại Điều lệ Tổng Công ty .
12

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở
TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM.
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM
Quá trình quản lý ở Tổng Công ty là quá trình thu thập xử lý và truyền
đạt thông tin.
1. Khâu thu thập thông tin ở Tổng Công ty
Khâu thu thập thông tin là khâu đầu tiên của hệ thống thông tin. Yêu
cầu chính của khâu này là :
- Đúng yêu cầu : vì có rất nhiều tài liệu nên không thể thu thập tất cả
mọi tài liệu, mà chỉ thu thập những thông tin nào có chứa những thông tin
đáp ứng yêu cầu của người dùng tin, vì thế cần phải xác định các nguồn
thông tin. Nhưng ở Tổng Công ty việc xác định các nguồn thông tin này còn
nhiều yếu kém , biểu hiện của hệ thống là chưa xác định chính xác các nguồn
thông tin nên chưa đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin.
- Đầy đủ và có chất lượng thông tin cao : điều này có nghĩa là phải
thường xuyên thu thập tin tức, không trùng lặp không bỏ sót. Thu thập không
chỉ những thông tin chính thống mà cả những thông tin không chính thống

những thông tin này nhiều khi giúp ích rất nhiều cho Tổng Công ty. Yêu cầu
này ở Tổng Công ty cũng thực hiện rất hạn chế . Nhiều thông tin thu thập
được không còn có giá trị, bỏ sót nhiều thông tin quan trọng có chất lượng
ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cả hệ thống thông tin phục vụ quản
lý ở Tổng Công ty.
2. Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin
Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy
cao. Do đó phải hiệu chỉnh những tài liệu , số liệu thu thập được để chọn lọc
lấy những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin không cần thiết.
Tiếp sau đó là phân loại ; sắp xếp các tài liệu thu được , phân loại chúng theo
nhiều dấu hiệu, như nguồn tài liệu, thời gian nhận, nôị dung , loại tài liệu
Tuy nhiên ở Tổng Công ty việc phân loại này cũng còn nhiều hạn chế do việc
13

thu thập thông tin không đảm bảo, hơn nữa chưa có bộ phận với những con
người có trình độ để chọn lọc, phân loại.
3. Xử lý thông tin
Đây là một khâu quan trọng của hệ thống thông tin, mục đích của nó là
biến đổi các tài liệu để bảo quản được thuận tiện hơn và phục vụ nhiều nhất
cho nhu cầu người dùng tin. Điều quan trọng nhất của quá trình xử lý thông
tin là làm cho dung lượng và chất lượng của thông tin thay đổi có giá trị hơn
cho người dùng tin. Công việc này ở Tổng Công ty Thép Việt nam chưa làm
được, do chưa có tổ chức nào đảm nhận. Điều này cần phải có biện pháp
khắc phục sớm nhằm từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản
lý ở Tổng Công ty.
4. Bảo quản
Bảo quản không có nghĩa là chỉ có giữ gìn tài liệu, mà nó còn thoả mãn
các yêu cầu sau :
- Bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích có nghĩa là cần bảo
quản những tài liệu đó trong bộ nhớ của máy tính.

- Khi cần tài liệu là có thể lấy ra nhanh chóng.
Hiện công tác bảo quản ở Tổng Công ty phần lớn vẫn thực hiện theo
phưong pháp truyền thống: bảo quản tài liệu trong thùng và đưa vào trong rất
khó khăn cho việc tìm tài liệu khi cần thiết.
5. Giao nộp
Yêu cầu của khâu này đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin về :
- Đúng thông tin yêu cầu
- Đúng mức độ chi tiết hoá
- Đúng thời gian
Muốn thực hiện được tốt khâu này cần nghiên cứu nhu cầu của từng
loại người dùng tin. Qua đó xác định được phương hướng thu thập, xử lý,
bảo quản để phục vụ các yêu cầu đó của người dùng tin. Khâu này ở Tổng
Công ty cũng chưa làm được, không có đầu mối thu thập, xử lý, bảo quản,
14

giao nộp. Công việc này phó mặc cho các phòng ban trong Tổng Công ty tự
mình làm lấy.
6. Truyền đạt thông tin
Khâu truyền đạt thông tin ở đây là truyền đạt từ cơ quan quản lý Tổng
Công ty, xuống người chấp hành trong nội bộ Tổng Công ty và các đơn vị
trực thuộc Tổng Công ty. Hiện Tổng Công ty đang sử dụng các phương pháp
truyền đạt là:
- Truyền đạt bằng lời ( lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt quyết định
cho nhân viên, các cấp trực thuộc tức là dùng lời nói để đưa tin trực tiếp
xuống cấp dưới)Phương pháp này có ưu điểm là :
+ Truyền đạt nhanh.
+ Nắm được thông tin phản hồi nhanh.
+Người truyền đạt có thể điều chỉnh kịp thời.
+ Đỡ tốn kém.
Tuy nhiên cách truyền đạt thông tin trược tiếp bằng lời cũng có một số

nhược điểm là :
+ Thường phụ thuộc vào quan điểm của người truyền tin.
+ Truyền thông tin dài thường bị quên hoặc bỏ sót.
+ Đôi khi do ý chủ quan của người truyền tin mà bóp méo thông tin.
+ Khó quản lý thông tin.
- Truyền đạt thông tin bằng văn bản: tức là các thông tin cần truyền
đạt trong quản lý của Tổng Công ty được in thành văn bản chuyển đi. Loại
hình này được sử dụng chủ yếu ở Tổng Công ty chiếm khoảng 85%-90%.
Cách truyền đạt thông tin này có một số ưu điểm là:
+ Truyền đạt được những thông tin dài.
+ Người truyền tin và người nhận tin đến có văn bản lưu trữ.
+ Thông tin chuẩn xác.
+ Thuận tiện cho việc quản lý thông tin.
15

+ Có thể lưu trữ để dùng cho nhiều lần.
+ Sự hiểu biết về quyết định đồng đều và chính xác hơn.
Tuy nhiên cách này có một số nhược điểm là:
+ Thông tin truyền thường bị lâu.
+ Đôi khi bị thất lạc.
- Truyền đạt thông tin qua các phương tiện kỹ thuật như điện thoại,
Fax, Internet
Các phương tiện này có những ưu điểm là truyền tin vừa nhanh, có
phạm vi truyền tin rộng . tuy nhiên cũng có một số nhược điểm là :
+ Tốn kém.
+ Phụ thuộc vào chủ quan người truyền tin.
+ Dễ bị nhiễu.
+ Yêu cầu về bí mật không được bảo đảm.
Đối với Tổng Công ty Thép Việt Nam chỉ có 16 máy vi tính được
trang bị, trong đó chỉ có 02 máy tính được nối mạng nội bộ. Truyền tin

thường dùng là đưa theo đường văn thư hoặc điện thoại, fax.
II. TỒN TẠI VÀ NGUYÊN NHÂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP.
1. Những tồn tại của hệ thống thông tin ở Tổng Công ty Thép.
Chưa nhận thức cũng như chưa thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm
vụ phục vụ quản lý của công tác thông tin báo cáo. Biểu hiện của thiếu sót
này là do không chủ động được việc tổ chức nguồn tin nên không thường
xuyên chủ động được việc thu thập thông tin cung cấp cho lãnh đạo Tổng
Công ty, lúc lãnh đạo cần thì lúng túng, bối rối ảnh hưỏng lớn đến việc ra
những quyết định quản lý.
Chưa bảo đảm thực hiện đầy đủ các nguyên tắc của công tác thông tin
báo cáo.Biểu hiện của thiếu sót này là cung cấp tài liệu thông tin cho các đối
tượng lãnh đạo khác nhau không theo đúng tài liệu xuất không bảo đảm
nguyên tắc về chất lượng thông tin.
16

Chưa có quy chế thật chặt chẽ hoặc không thường xuyên chấp hành
nghiêm chỉnh quy chế thông tin báo cáo.
Đội ngũ cán bộ trình độ còn thấp, trang thiết bị vật chất kỹ thuật còn
thiếu thốn và lạc hậu
2. Nguyên nhân của những tồn tại trên
a. Tổ chức bộ máy thông tin phục vụ quản lý còn nhiều hạn chế
Các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty với một hệ thống hàng chục đơn
vị trực thuộc, hàng trăm cơ sở sản xuất và phân phối khác trong Tổng Công
ty nhưng rõ ràng rằng, hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý điều
hành còn quá nhiều hạn chế từ khâu : thu thập, xử lý, truyền tải, cung cấp,
lưu trữ hiệu quả thấp.
Trước hết ở khâu thu thập thông tin : không có một đơn vị nào làm
đầu mối thu thập thông tin trong Tổng Công ty để từ đó có thể nắm bắt thông
tin của thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của từng loại sản phẩm, từng

khu vực từng thời điểm để có thể truyền tải cho các bộ phận có liên quan,
cấp có thẩm quyền, xem xét, xử lý ra quyết định quản lý kịp thời.
Khâu xử lý và truyền tải thông tin : do lượng thông tin đầu vào vừa
thiếu, chậm, chất lượng không cao thêm vào đó là phương tiện chuyên tải
còn chậm chạp như đưa các văn bản, quyết định theo đường văn thư,
thường rất lâu, thậm chí có khi cơ hội sản xuất kinh doanh đã qua thì công
văn quyết định của Tổng Công ty hoặc cấp có thẩm quyền mới đến.
Do việc thu thập, truyền tải, xử lý thông tin, còn nhiều tồn tại dẫn
đến hậu quả tất yếu là công tác lưu trữ cũng ảnh hưởng nghiêm trọng. Có loại
thông tin dữ liệu quan trọng thì không lưu trữ, có loại thông tin không quan
trọng thì lưu trữ
Nhìn tổng thể hệ thống thông tin của Tổng Công ty quá trì trệ, lạc hậu
không thể đáp ứng được với tình hình nhiệm vụ trong giai đoạn tới.
b. Tổng Công ty chưa nhận thức rõ vai trò của thông tin phục vụ quản lý
trong thời đại ngày nay.
Sự yếu kém của hệ thống thông tin phụ vụ công tác quản lý của Tổng
Công ty bắt nguồn từ một nguyên nhân sâu xa có ý nghĩa quyết định. đó chính
17

là nhận thức của những người lãnh đạo của Tổng Công ty. Do nhận thức
không hoàn chỉnh về vị trí vai trò thông tin nói chung cũng như đối với thông
tin phục vụ quản lý nói riêng nên họ đã vô tình quên đi một nguồn lực vô
cùng quan trọng đó là thông tin.
Từ nhận thức như vậy họ sẽ không có sự đầu tư thích đáng cho công
tác này cả về cơ sở vật chất lẫn con người. Nếu còn tiếp tục e rằng Tổng
Công ty rất khó sản xuất và kinh doanh như những mục tiêu đã đề ra trong
những năm tiếp theo.
c. hiếu về số lượng, yếu về chất lượng những người làm công tác trong hệ
thống thông tin phục vụ quản lý
Cả Tổng Công ty không có một bộ phận, kỹ sư chuyên môn nào về tin

học. Tất cả những người đang sử dụng máy tính trong hệ thống thông tin của
Tổng Công ty đều là những người không được đào tạo một cách cơ bản.
Việc khai thác sử dụng còn rất lãng phí. Nếu Tổng Công ty cứ tiếp tục đầu tư
cho hệ thống thông tin bằng cách mua nhiều máy mới thì hiệu suất, hiệu quả
của hệ thống thông tin của Tổng Công ty cũng không tăng lên được bao
nhiêu.
Tổng Công ty cần phải có hướng, kế hoạch đào tạo, đào tạo lại hoặc bổ
sung đội ngũ những người có đủ năng lực chuyên môn và khả năng tốt để
tham gia vào hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý của Tổng
Công ty.



18

CHƯƠNG III
KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT
NAM
I. TỔ CHỨC LẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở TỔNG CÔNG TY VÀ CÁC ĐƠN
VỊ THÀNH VIÊN.

1. Tổ chức hệ thống thông tin hợp lý ở các đợn vị.
Tổng Công ty và từng thành viên trong phải có kế hoạch bố trí, cơ cấu lại
hệ thống thông tin phục vụ quản lý.
Kế hoạch này phải rất cụ thể chi tiết đối với Tổng Công ty, đối với từng
đơn vị phải bố trí bộ phận thu thập , xử lý sơ bộ, chuyển tải kịp thời thông tin
đến những bộ phận có liên quan trong đơn vị cũng như phải báo cáo kịp thời
những thông tin phát sinh của đơn vị đối với Tổng Công ty.
Tổng Công ty cũng phải có một hệ thông thông tin đủ mạnh, gọn nhẹ, hoạt

động đáng tin cậy, hiệu quả cao phục vụ cho công tác điều hành, quản lý của
Tổng Công ty đối với toàn bộ các thành viên trực thuộc Tổng Công ty.
2. Tổ chức hệ thống thông tin ở Tổng Công ty
Thiết lập bộ phận ( phòng hoặc trung tâm) thu thập và xử lý thông tin trực
thuộc Văn phòng Tổng Công ty.
Đơn vị đầu mối thu thập và truyền tải thông tin đến các bộ phận chức năng
xem xét giải quyết trả lời và văn phòng lại phản hồi trở lại những nơi cần
trả lời
Việc làm này là khả thi vì nó phù hợp với tình hình hiện nay và khả năng
của Tổng Công ty.
II. ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN, ĐẨY
MẠNH VIỆC ĐÀO TẠO, BỒI DƯÕNG NGHIỆP VỤ CHO CÁN BỘ
Đào tạo lại
Bổ sung
19

Chỉ có như vậy thì hệ thống thông tin phụ vụ quản lý của Tổng Công ty
mới có thể hoạt động đáp ứng được những đòi hòi hiện nay được.
III. NÂNG CAO NHẬN THỨC VỀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG CÔNG
TÁC QUẢN LÝ
Nâng cao nhận thức về vị trí vai trò của thông tin nói chung và thông tin
trong công tác quản lý nói riệng đối với những người lãnh đạo ở Tổng Công
ty cũng như các đơn vị trực thuộc. Đó là điều kiện tiên quyết cho việc cải
tiến, hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép
Việt Nam.
Ngoài ra Tổng Công ty còn phải xây dựng và ban hành quy chế cống tác
thông tin báo cáo trong hệ thống thông tin.
Mỗi bản quy chế thông tin báo cáo nội dung phải bao gồm :
- Mục đích yêu cầu.
- Đối tượng phải cung cấp tài liệu thông tin báo cáo về cơ quan lãnh đạo.

- Hình thức và kỳ hạn thông tin báo cáo.
- Nội dung.
- Chức danh báo cáo.
- Xử lý.
Theo dõi kiểm tra thường xuyên việc chấp hành quy chế công tác thông
tin báo cáo.
Tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công tác thông tin về mọi mặt.







20

KẾT LUẬN

Qua quá trình học tập ở trường và qua thời gian thực tập ở Tổng Công ty
Thép Việt Nam , em đã nhận thấy được việc học tập,nghiên cứu tìm hiểu
thực tế là vô cùng quan trọng, Công tác thực tế còn tạo điều kiện để em hiểu
đúng hơn những kiến thức mà mình đã được học ở trường, nó bổ sung thêm
những kiến thức mà chỉ qua công tác thực tế mới có được.
Công tác quản lý và điều hành tốt sẽ giúp cho bất cứ một doanh nghiệp hay
một công ty nào hoạt động tốt, Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng đã đạt
được nhiều kết quả đáng mừng nhưng nếu Tổng Công ty quan tâm hơn nữa
đến việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý thì Công ty sẽ đạt được
nhiều thành công hơn nữa.
Em cũng mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện hệ thống thông
tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam trên cơ sở những kiến

thức đã học và thực tiễn , với nguyện vọng Tổng Công ty sẽ tham khảo nhằm
hoàn thiện hơn nữa. Em hy vọng trong thời gian tới Tổng Công ty sẽ còn đạt
được nhiều thành công hơn .