Phân tích và thiết kế phần mềm Quản líhàng hoá vật tư lưu kho

1
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế
và sự phát triển của ngành CNTT. Tin học đang và sẽ phát triển một cách mạnh
mẽ không ngừng, các ứng dụng của nó đã phổ biến trong các nghành Quản lí
kinh tế, Sản suất kinh doanh,Y tế và Giáo dục,… Máy tính đã trở nên quen
thuộc và được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội. Tin học đã thâm nhập vào
bất kì một công việc nào đặc biệt là trong lĩnh vực quản lí , nó đã giúp cho các
nhà Quản lí xử lí khối lượng công việc khổng lồ một cách mau lẹ và chính xác .
Trong lĩnh vực kinh doanh, hoạt động Quản lí vật tư hàng hoá nếu phải
thực hiện bằng phương pháp thủ công “ ghi chép bằng tay “ hoặc nếu chỉ dừng ở
việc sử dụng máy tính với phần mềm Excel để làm thì rất khó khăn ,tốn nhiều
thời gian và không thực sự hiệu quả .
Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập “Viện Công Nghệ Thông
Tin Bộ Quốc Phòng”, em nhận thấy nhu cầu về một phần mềm Quản lí vật tự
hàng hoá lưư kho là rất cần thiết cho đơn vị . Được sự hỗ trợ của cơ quan nơi
thực tập, được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Bá Tiến , em đã chọn đề tài:
"Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho" để làm khoá
luận tốt nghiệp của mình, đồng thời lấy đó làm tiền đề cho công việc sau này
của mình .
ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU :
+ Chương 1: Tổng quan về Viện Công Nghệ Thông Tin, Bộ Quốc Phòng.
+ Chương 2: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài
+ Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lý hàng hoá vật tư lưu kho.
Do thời gian có hạn, kinh nghiệm khảo sát, phân tích và lập trình chưa
nhiều nên chắc chắn sẽ có những thiếu sót trong chương trình . Em rất mong
nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các Thầy cô giáo cũng như những góp ý của
các bạn SV để chương trình được hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Bá Tiến – Giáo viên hướng dẫn,
và các Thầy cô giáo trong trường ĐHDL Phương Đông đã tận tình giúp đỡ em

thực hiện đề tài này.
1
2
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ QUỐC PHÒNG
1.1. TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1.1.1.Tên tổ chức khoa học công nghệ
Viện công nghệ thông tin- Trung tâm khoa học kĩ thuật và công nghệ quân sự.
1.1.2.Cơ quan ra quyết định thành lập
- Bộ quốc phòng
- Quyết định số 429/QĐ-TM ngày 12/5/2003 của tổng tham mưu trưởng
về việc thành lập viện công nghệ thông tin trực thuộc trung tâm khoa học kĩ
thuật- Công nghệ quân sự Bộ quốc phòng.
- Viện công nghệ thông tin được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phân viện
chiến tranh thông tin và Phân viện công nghệ thông tin. Phân viện công nghệ
thông tin tiền thân là Phân viện Toán- máy tính, sau đó là Trung tâm Toán – máy
tính của Bộ quốc phòng, được chính thức đưa vào hoạt động với dàn máy tính
đầu tiên từ ngày 15/4/1974. Phân viện chiến tranh thông tin được hình thành
năm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP.
1.1.3.Thành phần kinh tế : Nhà nước
1.1.4.Trụ sở chính thức:
- Địa chỉ 1. 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội.
- ĐT: (04)846364;(069)552612
1.1.5.Họ và tên người lãnh đạo của tổ chức
- Đại tá: Nguyễn Quang Bắc.
- Ngày sinh : 29/12/1952
- Chức danh : Tiến sỹ khoa học.
1.1.6.Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam

- Địa chỉ: 2 Hồng Hà - Quận Tân Bình - TPHCM
- ĐT : (08)8446027 – (069)665420
2
3
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
1.1.7.Biên chế
- Chính nhiệm : 181 người.
- Kiêm nhiệm: 0
1. 1.8. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn
Viện công nghệ thông tin có chức năng là 1 tổ chức nghiên cứu khoa học
kĩ thuật và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thông
tin phục vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân. Là đơn vị đầu ngành về
công nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm
vụ sau:
• Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theo chương
trình nghiên cứu của nhà nước và Bộ quốc phòng phù hợp với chức năng nhiệm
vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên các lĩnh vực công
nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranh thông tin, số
hoá và điều khiển đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh.
• Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho sản xuất, sửa chữa, cải
tiến và từng bước hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật.
• Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩ thuật và công nghệ nói
chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốc
phòng.
• Ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vào việc tổ
chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh. Xây dựng quy trình
công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trước khi chuyển giao
công nghệ.
• Tham gia tư vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan . Thực hiện nhiệm
vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi.

• Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện.
• Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực cho các học
viện, nhà trường trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin.
3
4
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
• Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyển giao công nghệ với các cơ
sở nghiên cứu trong và ngoài nước, tham gia các hoạt động kinh tế gắn với chức
năng, nhiệm vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nước và Bộ quốc
phòng.
- Viện công nghệ thông tin được quyền đứng tư cách pháp nhân để:
• Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ,
chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trì
hoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơ
bản ở đất liền, ngoài biển, đảo và biên giới phù hợp với khả năng
chuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xây
dựng kinh tế.
• Được liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằm nhanh chóng
tiếp thu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến có liên quan đến sự phát
triển kĩ thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoa học công
nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nước.
• Được tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành và các học
thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu tư trang bị kĩ thuật, tài
liệu và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nước để cùng hợp tác nghiên
cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngành theo
đúng quy định của nhà nước và Bộ Quốc Phòng.
• Được dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các đề tài, chương trình, đề án,
dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ của quân đội và
nhà nước trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan.
• Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trang thiết bị

thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các tư liệu liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện. Được lựa chọn cán bộ khoa học kĩ thuật
- công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi, đúng chuyên
ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí. Được cấp
4
5
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học và công
nghệ.
• Mọi cán bộ của viện được hưởng đầy đủ các chế đồ bồi dưỡng, đào tạo, xét
phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nước. Mọi hoạt động khoa
học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy định,
điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ quốc phòng.
1.1.9. Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ
- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện được thành lập và phát triển 30 năm
nay. Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tương đối mạnh,
gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ sư và cử nhân, 42 nhân viên kĩ
thuật.
- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ đại học trở
lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm.
- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu.
1.1.10. Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống
công nghệ thông tin
• Làm chủ các hướng công nghệ, Viện công nghệ thông tin đã duy trì
được đội ngũ cán bộ nghiên cứu tương đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các
sản phẩm tin học mới như :
- Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,...
- Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.
- Các phầm mềm mã nguồn mở.
- Các hệ thống Exchange, Lotus Notes, Microsoft Office.

- Công nghệ Web.
• Cán bộ khoa học của Viện công nghệ thông tin có khả năng lập trình
với hầu hết các ngôn ngữ hiện đại từ cấp thấp đến cấp cao, tham gia
nhiều chương trình nghiên cứu cơ bản của quân đội và nhà nước.
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUYÊN MÔN ĐÃ TÌM HIỂU TẠI NƠI THỰC TẬP
5
6
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và
nghiên cứu được một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lưu kho, các
chiến lược kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng
hoá,... trong công tác quản lý hàng hoá vật tư tại viện nhằm đáp ứng các nhu cầu
trong và ngoài quân đội. Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý
hàng hoá vật tư lưu kho.
1.2.1. Quản lý hàng hoá lưu kho
Hàng hoá lưu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận
được sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua. Các nhà
điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt. Bởi vậy rất
nhiều nỗ lực đã được triển khai để loại bỏ hàng hoá lưu kho không cần thiết. Tuy
nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lưu kho, đặc biệt là
khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài. Mục tiêu của nhà quản lý chỉ
được thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản
lý một cách hiệu quả.
Các vấn đề về hàng hoa lưu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dung
của dịch vụ khách hàng. Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn
sẵn có khi họ cần chúng. Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giá
hàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại. Các khách hàng bên
ngoài, những người không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần như sẽ chuyển
sang một đối thủ cạnh tranh.
Về thực chất quản lý hàng hoá lưu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của

việc duy trì hàng hoá lưu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lưu
kho. Trong trường hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên quan
đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng như các quỹ gắn với các mặt
hàng đang có trong tổ chức. Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối lượng
hàng hoá lưu kho, dẫn đến kết quả đầu tư ở mức thấp hơn. Việc giảm hàng hoá
lưu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí cao hơn
6
7
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
dưới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngưng trệ sản
xuất. Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lưỡng tất cả những
chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lưu kho ở mức nào.
1.2.2. Chiến lược kho bãi
Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống quản lý của một hãng.
Kho bãi có thể đóng vai trò như các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong
một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai. Đối với một số tổ chức, các kho bãi
đóng vai trò như một điểm thống nhất hoặc tập hợp. Ví dụ những số lượng nhỏ
của các hàng hoá đa dạng có thể được nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua
những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa. Tại cơ sở, rất nhiều mặt
hàng sau đó được kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của
khách hàng và được vận chuyển đến khách hàng với số lượng đủ tải trọng của
phương tiện. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ
khác, chúng được kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhà
máy lắp ráp. Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho như một công
cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phải
được vận chuyển.
Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng,
không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho
bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng.
Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cách

tối ưu. Một khi một cơ sở được xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên
được quản lý như thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp. Những vấn đề
này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị
trường toàn cầu bởi vì các thị trường khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác
nhau. Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác
nhau về kho bãi phải được cân nhắc thận trọng để đảm bảo rằng các nhu cầu của
khách hàng được đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể.
7
8
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
1.2.3. Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá
Hệ thống xử lý thủ công thường yêu cầu nhiều lao động. Các kho bãi sử
dụng một phương thức không tự động hoá thường dựa trên một hệ thống khá
đơn giản, đó là các giá và ngăn để lưu trữ hàng hoá.
Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua
một số thiết bị được cơ giới hoá như một thiết bị nâng( xe nâng). Hệ thống thủ
công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phương tiện
và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm
với của người công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt
nhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoá
được dự trữ ở trong đó. Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực
hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là con
người.
Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức
lương ở địa phương cao. Hơn nữa, người làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào
các vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựa
chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng. Rất nhiều những lỗi này có thể được loại
bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu.
1.2.4. Quản lý thông tin
Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi

vì nó đóng vai trò như keo dán hệ thống này lại với nhau. Những tiến bộ trong
hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý. Việc tự động hoá chức
năng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập được
nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này. Việc sử dụng ngày càng nhiều
của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc
ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán. Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại cho
các hãng một công cụ để truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở
mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công. Cuối cùng những tiến bộ về
công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cường chất lượng
8
9
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng
và giảm thời gian phục vụ.
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
2.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1.1. Khái niệm về dữ liệu và thông tin
Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng
lẫn lộn. Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý. Thông tin
là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối
với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lý
này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác.
Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ
phong phú của thông tin
Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác và
mức độ tin cậy của một mẩu tin.
Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó
giàu hay nghèo. Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc. Sau đây là

bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiện
thường dùng.
Phong phú
nhất
  
Nghèo nàn
nhất
9
10
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Mặt đối mặt Điện thoại
Tài liệu gửi
đích danh
Tài liệu viết
không giành cho
riêng ai
Số liệu

2.1.2.Hệ thống thông tin
a.Khái niệm về hệ thống thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn
tại một hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý
và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu
và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy
từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật
vào kho dữ liệu.
Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người ta

tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Nhờ có việc mô hình hoá các hệ
thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc
của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù
riêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định.
Mô hình hoá hệ thống thông tin
PHÂN PHÁT
XỬ LÝ VÀ LƯU GIỮ
NGUỒN
ĐÍCH
KHO DỮ LIỆU
10
11
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
THU THẬP

Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận:
bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật tư thì nguồn chính là các phiếu xuất và
nhập vật tư. Qua đây ta cần phải thu thập được các thông tin như hàng hoá được
xuất và nhập từ kho nào, chất lượng và số lượng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn
vị nào.
Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cập
nhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra được
các báo cáo đầu ra cần thiết.
Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như các
danh mục…
Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báo
cáo xuất, nhập hàng hoá.
11
12

Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có hai
cách phân loại thông dụng nhất là:
Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra
Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định
b.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của người mô tả. Ví dụ trong một chương trình quản lý vật tư hàng
hoá thì người sử dụng coi chương trình này như một thực thể cấu thành từ một
đầu cuối đối với những thông báo được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các
thủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị
nhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…).
Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể với
những thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn
dung lượng là bao nhiêu.
Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin:
mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Lôgic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
LÔGIC
VẬT LÝ NGOÀI
VẬT LÝ TRONG
NGUỒN TIN
LÔGIC
VẬT LÝ NGOÀI
VẬT LÝ TRONG
ĐÍCH TIN
Lôgic
Vật lý ngoài

Vật lý trong
Thông tin vào
12
13
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Thông tin ra
Lưu trữ dữ liệu
Một hệ thống thông tin theo ba mô hình
Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ
liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả
hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra.
Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".
Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đến
những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật
mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác
với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt
động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý
dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng. Mô hình này chú ý đến mặt thời gian
hệ thống. Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi
nào?"
Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông
tin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu
trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu
13
14
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi
" Như thế nào ?"
2.1.3.Cơ sở dữ liệu
Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ

liệu. Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện
dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định. Dù ở trong thời đại nào thì
việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng. Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì
tất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật. Các dữ kiện này
được ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng…. Ngày nay nhờ
sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở
nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những
kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm
kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên
các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình
máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.
Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu. Mô
hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực
thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. Thông
qua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu.
Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ
liệu. Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được. Thiết
kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ
hữu ích cho việc ra quyết định
Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:
Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin
về nó. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh
viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài
khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.
14
15
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính. Mỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa. Các

thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.
Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện
riêng biệt thực thể.
Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể. Giao giữa một
dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực
thể trên dòng đó.
Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một
bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Trong một bảng thì thường có các khóa chính. Khoá chính là một kiểu chỉ
mục đặc biệt. Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin. Vì vậy sẽ không có
hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũng
như trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng.
Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu. Sau
đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu
(quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.
Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo
bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường. Một cơ sở dữ
liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các
bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong
các bảng khác nhau.
Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là
db1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG,
CTVT,…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số
chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,….
Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu
- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sơ dữ liệu thông qua việc nhập
liệu. Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ
15
16
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

liệu được nhìn thấy khi nhập. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng
cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu
hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông
tin hay đánh dấu các mục được chọn.
- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở
dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu
trúc SQL (Structured Query Language).
- Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra từ cơ
sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Lập báo cáo là một bộ
phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để
xử lý và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được.
2.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp
cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt. Phát triển một hệ
thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt. Phân tích một hệ
thống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đưa ra chẩn đoán về
thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài
của hệ thống đó. Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của
tổ chức.
2.2.1. Mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin
2.2.2. Các phương pháp thường dùng để phát triển một hệ thống
thông tin
Phương pháp 1:phương pháp nguyên mẫu (protyping)
S
Đ
BĐ
MẪU
Ý KIẾN NSD
16

MỨC
VẬT LÝ
Xem hệ thống thông tin
mới hoạt động như thế
nào
PHÂN
TÍCH
THIẾT
KẾ
Xem hệ thống thông tin
hiện tại hoạt động như thế
nào
Hệ thống thông tin mới sẽ
làm cái gì
Hệ thống thông tin hiện
tại làm cái gì
Yêu cầu mới
về hệ thống
thông tin
MỨC
LOGIC
17
Phõn tớch v thit k phn mm Qun lớ hng hoỏ vt t lu kho
HIU CHNH MU
KT
Phng phỏp 2: Phng phỏp chu k phỏt trin (system development life
cycle)
Thit k lụ gớc
Xõy dng mt s phng ỏn
Thit k vt lý ngoi

Thc hin k thut
Ci t
Phõn tớch
Xác định và làm rõ yêu cầu phát triển nhanh
2.2.3. Cỏc cụng on ca phỏt trin h thng:
2.2.3.1. ỏnh giỏ yờu cu
Khi thy c s cn thit cn thay i hay iu chnh mt h thng thụng
tin thỡ ngi qun lý chu trỏch nhim t yờu cu phỏt trin h thng ti lónh
o b phn tin hc hoc n mt hóng chuyờn mụn. Mt d ỏn phỏt trin h
thng khụng t ng tin hnh ngay sau khi cú bn yờu cu m cn phi cú s
phõn tớch cho phộp xỏc nh c hi v kh nng thc thi. S phõn tớch ny gi l
thm nh yờu cu hay nghiờn cu kh thi v c hi.
17
18
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự
án. Chỉ cần một sai lầm trong giai đoạn này cũng sẽ làm lùi bước trên toàn bộ dự
án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu
vấn đề, ước toán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động
của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý
cho người ra quyết định.
Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:
a. Lập kế hoạch
Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống
nào. Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần
phải được làm cẩn thận.
Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định
thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Quy
mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phân
tích của từng dự án. Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng

thành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ.
b. Làm rõ yêu cầu
Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác
yêu cầu của người sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu.
Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng như đề nghị của tổ
chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường mở rộng thêm.
Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức như: phỏng vấn, quan sát,
nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra... để có cái nhìn khác nhau về vấn đề
gốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về hệ
thống.
c. Đánh giá khả thi
Tính khả thi của một dự án được đánh giá qua: khả thi về tổ chức, khả thi
về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật.
18
19
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Khả thi về tổ chức: Là xét giải pháp được thực hiện trong môi trường của tổ
chức. Phân tích viên phải trả lời hàng loạt các câu hỏi: Dự án có tôn trọng chính
sách quản lý nhân sự của tổ chức hay không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới
không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Tác động của dự án đối với các
hệ thống bên cạnh? Người sử dụng có sẵn sàng tham gia vào dự án hay
không?...
Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có
hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất, cũng như
việc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức.
Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so với
chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.
Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng
thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độ
thời gian.

d. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu
Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thực
hiện bước tiếp theo của dự án. Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ
thống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõ
ràng đầy đủ nhất.
Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:
• Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông
tin nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên)
• Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin,
những người đã gặp và làm việc )
• Mô tả khung cảnh (nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công
tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu
tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng
về công nghệ, khung cảnh tài chính )
• Hệ thống nghiên cứu (tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống)
19
20
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
• Nêu các vấn đề (vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan và
dưới góc độ nhà phân tích )
• Đánh giá về tính khả thi (tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính)
• Kiến nghị
• Đề xuất của dự án (Mô tả nhiệm vụ cần thực hiện, đề xuất về thời
hạn, đề xuất về chi phí )
2.2.3.2 Phân tích chi tiết
Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là : xác định những vấn đề chính, nguyên nhân chính,
mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp
cho phép đạt được mục tiêu đã đặt ra.
a.Thu thập thông tin.

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin. Có
nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử
dụng phiếu điều tra, quan sát.
Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí
- Hiện tại / tương lai:
Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thông
tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý.
Thông tin cho tương lai được thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự
kiến kế hoạch
- Tĩnh / động / biến đổi:
Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá. Ví dụ các thông
tin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, …
Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, …
Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy
định của nhà nước…
- Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi
trường có tác động tới hệ thống
20
21
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
b. Mã hoá dữ liệu
Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu. Mã hoá là
tên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó. Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộc
tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính là một yêu cầu cần thiết.
Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ
và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin
xử lý bằng máy tính.
VD: Khi ta nói mã số chứng từ là 1111/PX thì chỉ có duy nhất một phiếu là
có mã số đó trong số các phiếu xuất.
Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng
Mô tả nhanh chóng các đối tượng
Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn
c. Các công cụ mô hình hoá
 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong
thế giới vật lý bằng sơ đồ.
 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin
- Xử lý:
21
Tin học hoá
hoàn toàn
Giao tác người
máy
Thủ công
22
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
- Kho lưu dữ liệu:
- Dòng thông tin
- Điều khiển
 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu
tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu
nguồn và đích, không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách
nhiệm xử lý.
 Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Nguồn hoặc đích :
Nguồn hay đích có thể là một người hay một nhóm tổ chức ở bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống thông tin nhưng đặc biệt có một số hình thức

tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống.
Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn được xác định bằng các danh từ
ĐƠN VỊ NHẬP
22
Tin học hoáThủ công
TÊN NGƯỜI / BỘ PHẬN
PHÁT / NHẬN TIN
23
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
ĐƠN VỊ XUẤT
VD. Trong quản lý hàng hoá, vật tư thì các tổ chức cung cấp hàng hoá cho
đơn vị hoặc các tổ chức,cá nhân mà đơn vị bán hàng … được coi là nguồn hay
đích
Chức năng xử lý:
Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác nhiệm vụ hay tiến trình
xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng xử lý là biến đổi thông tin, tức
là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức
lại thông tin, bổ xung thông tin,…
Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van,
trong đó có ghi tên của chức năng. Tên của chức năng là các thao tác nên nó
phải là một động từ cộng với bổ ngữ.
VD. Trong quản lý hàng hoá,vật tư thì có một số chức năng như: Viết phiếu
xuất, viết phiếu nhập, tổng hợp tồn kho, xem thẻ kho,…..
QUẢN LÝ XUẤT NHẬP
QUẢN LÝ DANH MỤC
TỔNG HỢP BÁO CÁO
Luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý.
Luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ
23

TIẾN TRÌNH XỬ LÝ
24
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Biểu diễn: Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên có hướng chỉ hướng
của luồng thông tin. Trên đó có tên là luồng thông tin mang theo. Tên là một
danh từ cộng thêm tính từ (nếu cần)
Tên dòng dữ liệu

VD. Trong quản lý hàng hoá vật tư có các luồng dữ liệu như: phiếu xuất
hàng, phiếu nhập hàng,…
Phiếu xuất hàng
Phiếu nhập hàng
Kho dữ liệu
Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian để
sau này một hay vài chức năng xử lý, các bộ phận nguồn hay đích sử dụng.
Biểu diễn: được biễu diễn cặp đoạn thẳng song song, giữa hai đường
thẳng đó có ghi nhãn
Tên kho dữ liệu
Hàng hoá vật tư
VD. Kho các phiếu xuất nhập, danh mục các đơn vị nhập, các đơn vị xuất, kho
hàng hoá vật tư,….
Các mức của DFD
24
Tên dòng dữ liệu
25
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin,
không đi vào chi tiết. Sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu, các xử lý
cập nhật.
Phân rã sơ đồ

Để mô tả chi tiết hệ thống thông tin người ta tiến hành phân phân rã sơ đồ.
Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh người ta phân rã thành các mức tiếp theo.
d. Các công đoạn của phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn
Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết
Thành lập đội ngũ thực hiện dự án: Việc đầu tiên trong giai đoạn này đó là
đưa ra được đội ngũ thực hiện dự án. Để hệ thống có thể đáp ứng tốt nhất yêu
cầu của người sử dụng thì trong quá trình xây dựng hệ thống nên có những
thành viên của tổ chức tham gia trực tiếp cùng các phân tích viên. Tuy nhiên
điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của từng dự án, cũng như điều kiện cụ
thể của từng tổ chức.
Lựa chọn phương pháp và công cụ: Trong giai đoạn phân tích chi tiết thì
lập trình viên cần phải lựa chọn được phương pháp và công cụ thu thập thông tin
và phân tích thông tin phù hợp, hiệu quả. Công cụ thu thập thông tin thường
dùng là: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Còn
công cụ phân tích hay dùng là: Sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu
DFD, các phích từ điển hệ thống thông tin.
Ngoài ra vấn đề xác định thời gian cũng rất cần thiết. Dù hoạt động trong
lĩnh vực nào, công việc nào thì khi lập kế hoạch ta không thể không đề cập tới
vấn đề thời gian. Trong xây dựng hệ thống cũng vậy, thời gian luôn luôn phải
được đảm bảo một cách chính xác nhất tới mức có thể. Đây là vấn đề cần quan
tâm nhưng thường thì nó hay sai lệch so với dự kiến.
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
25