Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới và phát triển, bước đầu đã gặt
hái được những thành công nhất định, điều đó được thể hiện qua mức tăng
trưởng kinh tế ổn định và ngày càng cao, tỉ lệ lạm phát được kiềm chế, được
đánh giá là “điểm đến” của du khách và các nhà đầu tư quốc tế. Thành công này
có sự đóng góp không nhỏ của ngành Tin học, ngành đã và đang trở thành mũi
nhọn của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
1 1
Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển vượt trội của ngành Công
nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trong
công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, trong mấy năm vừa qua, hàng
loạt các Công ty phần mềm đã ra đời trên thị trường Việt Nam. Điển hình có
công ty phần mềm CardPro chuyên về lĩnh vực đồ họa, Hp Group chuyên về
phần mềm giáo dục đào tạo, đặc biệt, có rất nhiều công ty phần mềm tài chính
kế toán như phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm kế toán Effect, phần
mềm Cyber Accounting của công ty Cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft.
Cybersoft là một công ty máy tính chuyên cung cấp các giải pháp phần
mềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, với đội ngũ nhân viên năng động và
có trách nhiệm. Trong thời gian này, được sự hướng dẫn trực tiếp của GĐ. Lê
Cảnh Toàn và sự giúp đỡ của đội ngũ cán bộ, nhân viên Cybersoft, em thực hiện
đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe
buýt Hà Nội” bằng Visual Foxpro 7.0.
Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty vận tải Hà
Nội. Với gần 900 cán bộ công nhân viên được bố trí trong các bộ phận khác
nhau như lái xe, sửa chữa, văn phòng, bán vé, bảo vệ…, việc tính lương cho Xí
nghiệp rất phức tạp, yêu cầu tỉ mỉ và chi tiết. Mỗi tháng, kế toán viên phải tính
lương theo hai kỳ với nhiều loại mẫu biểu, chứng từ như bảng lương tạm ứng,
bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, lương ngoài giờ, báo cáo đóng bảo
hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… Toàn bộ các công việc này nếu được thực hiện
bằng thủ công đơn thuần sẽ vô cùng vất vả, tốn kém thời gian, nhân lực và có

thể còn dẫn đến sai sót khó kiểm soát. Chính vì thế, việc tin học hóa kế toán
lương cho Xí nghiệp là rất cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động, giảm
bớt sai sót, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của chuyên đề bao gồm:
Chương I: Vài nét về công ty
Chương này sẽ giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập – Công ty cổ
phần phần mềm QTDN Cybersoft – một công ty đã chiếm được uy tín lớn trên
thị trường phần mềm kế toán.
2 2
Chương II: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp luận nghiên cứu là nền tảng khoa học để phát triển tư
duy thực tiễn. Khi nghiên cứu một bài toán quản lý từ cấp chiến lược đến cụ thể,
phương pháp phân tích và thiết kế hợp lý giúp giải quyết vấn đề một cách đúng
đắn và khoa học.
Chương này sẽ giới thiệu sơ lược cách tiếp cận hệ thống, phương
pháp vòng đời phát triển của một hệ thống thông tin với bảy giai đoạn: Đánh giá
yêu cầu phát triển hệ thống thông tin, Phân tích chi tiết, Thiết kế logic, Đề xuất
các phương án của giải pháp, Thiết kế vật lý ngoài, Triển khai kỹ thuật hệ thống,
Cài đặt và khai thác.
Chương III: Khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin
tính lương tại Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội
Những nội dung, công việc khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trinh
hệ thống thông tin tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội sẽ được trình bày
cụ thể trong chương này.
Phần cuối của chuyên đề là các phụ lục:
Phụ lục 1: Mã của một số thủ tục chính của chương trình.
Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của KS.Bùi Thế Ngũ và
các cán bộ, nhân viên công ty Cybersoft đã và đang hướng dẫn em hoàn thành
luận văn tốt nghiệp này!

Hà Nội, ngày 12.06.2006
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Anh
3 3
CHƯƠNG I
VÀI NÉT VỀ CÔNG TY
Những nét cơ bản về công ty
Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần phần mềm Quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Tên tiếng Anh: Cyber Software for Business managerment Jsc
Tên giao dịch: CYBERSOFT
Trụ sở: 413 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 84-4-7847223
Fax: 84-4-7847224
E-mail:
Website: www.Cybersoft.com.vn
1. Thành lập công ty
4 4
Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển như vũ bão của nghành
Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học
trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, Công ty Cybersoft được
thành lập ngày 04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận số 0103003113 do
Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Cybersoft là Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp có nhiều
kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh
doanh tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mục đích của
công ty là kết hợp các hiểu biết về nghiệp vụ và khả năng công nghệ để tạo ra
cho thị trường Việt Nam sản phẩm và dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao trong
lĩnh vực quản trị tài chính doanh nghiệp.
Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp cùng với sản phẩm và dịch vụ chất
lượng cao, Cybersoft đang dần chiếm lĩnh uy tín trên thị trường cả ba miền Bắc
– Trung – Nam, là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam về cung cấp

các giải pháp phần mềm tài chính và quản trị doanh nghiệp.
2. Chức năng
Cybersoft chuyên cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính
kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các
doanh nghiệp. Các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft dựa trên cơ sở kết hợp
những hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ
khách và kinh nghiệm thực tế.
Công ty có các chức năng chính sau:
 Thiết kế và xây dựng các phần mềm ứng dụng kế toán tài chính và phần
mềm quản lý sản xuất kinh doanh.
 Tư vấn, hỗ trợ và đào tạo khách hàng cài đặt và sử dụng các phần mềm
ứng dụng.
3. Mục tiêu của công ty
Mục tiêu của Cybersoft là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường
Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ
5 5
thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh. Với khẩu hiệu “Thành công của
khách hàng là mục tiêu của Công ty!”, Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung cấp
phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Trên cơ
sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp
ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị
trường.
4. Giá trị và niềm tin
Công ty mong muốn đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước giàu mạnh
thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Chính vì thế, các
cán bộ công nhân viên Cybersoft lao động hết mình, có trách nhiệm nghề
nghiệp, luôn luôn đổi mới và tự hoàn thiện.
Công ty tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ
sử dụng các tài năng tiềm ẩn trong mỗi cá nhân đó. Vì vậy các cán bộ công nhân
viên Cybersoft sẽ cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp đem lại cho mỗi thành

viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy
đủ về vật chất, phong phú về tinh thần.
5. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cybersoft gồm các phòng ban sau:
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và
xây dựng các chi tiết trong yêu cầu đặc thù của khách hàng, thiết kế chi tiết các
phương án giải quyết, thực hiện xây dựng phần mềm với các chức năng phân hệ
luôn mở rộng, nâng cao tính nghiệp vụ và khả năng phân tích quản trị của
chương trình, bảo hành phần mềm theo yêu cầu.
Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn
và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, cài đặt
chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, nâng cấp các hệ thống đã được
cài đặt, thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng.
6 6
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc,
hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư
điện tử hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.
Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng
dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một
phần mềm “may đo” thông minh, thích hợp hệ thống ứng dụng đa phân hệ.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hiện nay Cybersoft có hơn 30 nhân viên có trình độ đại học các chuyên
ngành toán, tin, kế toán, luật, kinh tế và ngoại ngữ.
6. Hình thức tổ chức kinh doanh
Cybersoft là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và được
biết đến dưới hình thức “Công ty cổ phần”. Loại hình doanh nghiệp này trong
những năm gần đây trở nên phổ biến và đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm. Ngoài
những cổ đông chính thức, công ty còn hình thành được những cổ đông thường
bằng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho các nhân viên của công ty. Đến cuối
7 7

năm, lợi nhuận của Cybersoft được chia cho các cổ đông theo tỉ lệ cổ phần đóng
góp. Với hình thức này, người lao động – với tư cách là chủ doanh nghiệp sẽ có
trách nhiệm và phấn đấu hết mình vì công việc.
Ban lãnh đạo Cybersoft cũng quan tâm đến môi trường cạnh tranh trong
công ty, bởi vì cạnh tranh tạo ra không khí làm việc tích cực, năng động, phát
huy được thế mạnh của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, đây là sự cạnh tranh tích cực,
tiến bộ. Những cá nhân xuất sắc, có những ý tưởng mới, táo bạo và khả thi luôn
được ủng hộ và áp dụng. Đặc biệt, đối với những cá nhân này, công ty luôn có
một chế độ lương thưởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực hơn nữa.
Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh cũng là thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng cao
trình độ chuyên môn cũng như các vấn đề về quản lý.
Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft
1. Các sản phẩm
 Phần mềm kế toán
Với sự cố gắng của toàn thể tập thể cán bộ trong công ty, đầu tháng 06
năm 2004 công ty đã cho ra đời phiên bản phần mềm Cyber Accounting 2005
với nhiều tính năng kỹ thuật mới. Cyber Accounting được thiết kế tuân thủ theo
đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam ban hành. Cyber
Accounting được ứng dụng chủ yếu dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc
thương mại có quy mô vừa và lớn. Cyber Accounting 2005 được lập trên ngôn
ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internet
nhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng như
Windows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare.
 Phần mềm tổng hợp
CyberSoft Corporate 2005 thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp
dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn Tổng Công ty hoặc toàn
ngành. Các báo cáo của các đơn vị cấp dưới có thể nhập trực tiếp hoặc đọc từ
các tệp số liệu báo cáo gửi tiền từ các đơn vị cấp dưới qua đường thư điện tử
hoặc đĩa mềm.
8 8

Phần mềm tổng hợp báo cáo từ các đơn vị cấp dưới CyberSoft Corporate
2005 được liên kết với phần mềm kế toán cơ sở Cyber Accounting 2005. Các
báo cáo của đơn vị cấp dưới được Cyber Accounting 2005 kết xuất ra các tệp số
liệu và truyền lên đơn vị cấp trên qua đường thư điện tử. CyberSoft Corporate
2005 sẽ đọc các tệp số liệu báo cáo này và tổng hợp (hợp nhất) thành báo cáo
chung.
 Phần mềm Cyber Business 9.0
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.net
Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoặc Oracal 9.i
Mô hình hệ thống Client/server chạy trên mạng LAN, WAN, Internet
Phần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân
hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lý
nguồn lực và điều hành tác nghiệp.
2. Dịch vụ
 Dịch vụ tư vấn
CyberSoft thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống
thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Trên cơ sở kết quả khảo sát
đưa ra các đề, các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của
doanh nghiệp. Các chuyên gia của Cybersoft với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ
và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải
pháp tối ưu cho khách hàng.
 Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng CyberSoft ký kết và thực hiện các hợp
đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Các
nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn của
khách hàng qua điện thoại, qua thư điện tử, fax hoặc trực tiếp tại trụ sở của
khách hàng. Cybersoft có riêng hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” lưu trữ
các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết nhằm hỗ trợ cho
khách hàng một cách nhanh nhất.
9 9

 Dịch vụ đào tạo
CyberSoft thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng.
Đối với các đơn vị lớn CyberSoft mở các lớp đào tạo tập trung cho các nhân
viên kế toán của tất các đơn vị thành viên.
CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học
và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý.
CyberSoft hỗ trợ các trường và các trung tâm trong việc cung cấp các phần
mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán trên máy.
 Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo"
Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựng
các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý
của các đơn vị khách hàng. Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp với nhiều kinh
nghiệm thực hiện các dự án lớn sẽ xây dựng các hệ thống thông tin lớn một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
3. Khách hàng của công ty
Chỉ trong chưa đầy ba năm, Cybersoft đã thành công với mạng lưới khách
hàng trên toàn quốc
Một số khách hàng tiêu biểu của công ty:
 Công ty xi măng Hải Phòng.
 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh.
 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa.
 Công ty đường Bình Định.
 Tổng Công ty Vận tải Hà Nội.
 Tổng Công ty chè.
 Tổng Công ty Sông Mã.
 Viện Dầu khí (HN, SG).
 Công ty Cao su Đà Nẵng.
 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội.
 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long.
10 10

 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô.
 Công ty dược Vĩnh Phúc.
 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH).
 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,ĐN,HP).
 …
Lý do lựa chọn đề tài
Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có xấp xỉ 900 lao động. Tuy nhiên, Hệ thống
chương trình kế toán lương hiện đang sử dụng chưa đáp ứng được nhu cầu quản
lý. Cụ thể:
 Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu,
vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt
động tốt. Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất có
thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn
toàn là thủ công.
 MS.Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can
thiệp trái phép bởi bất kì người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra
những thiệt hại khôn lường.
 Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể mất tới vài ngày, sự
chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho công nhân viên không
kịp thời.
 Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong Xí
nghiệp và Tổng Công ty.
Công ty Cybersoft đang chịu trách nhiệm thiết kế lại chương trình quản lý
lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội. Nhận thấy đây là một đề tài có tính thực
tiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đã
lựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe
buýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp.
11 11
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý
1. Cách tiếp cận hệ thống
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất và trong các mối
liên hệ tương tác của các yếu tố tạo thành. Khi nghiên cứu một vấn đề quản lý,
từ việc nghiên cứu có tính chiến lược để giúp ta giải quyết một vấn đề cụ thể nào
đó, quan điểm hệ thống giúp ta một cách nhìn nhận để hiểu biết vấn đề một cách
đúng đắn và khoa học. Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin
có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc
nhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho
dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)
và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ
12 12
trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
2. Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông
tin
Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các
trường thuộc tính của mẩu tin. Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất
của hệ thống thông tin. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức.
Chính vì thế mà khi phân tích, thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về
cơ sở dữ liệu.
Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng
biểu… Ngày nay, trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các
thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Các khái niệm liên quan:
 Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ
thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị… Khi
nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại, còn thực thể cụ
thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in EPSON LQ 2170” thì gọi là phần tử
thực thể, hay lần xuất của thực thể trên.
13 13
Ví dụ: Thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên.
 Thuộc tính (Attribute): là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được mô tả bởi bộ các thuộc tính: mã
nhân viên, tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, quê quán, chức vụ, bậc lương, tài
khoản ngân hàng…
 Trường dữ liệu (Field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là
để ghi các thuộc tính của thực thể.
Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Tuyến xe” có thể là như sau:
1. Mã tuyến xe.
2. Tên tuyến xe.
3. Giá lái xe.
4. Giá nhân viên bảo vệ.
5. …
 Bản ghi (Record): là tập hợp bộ giá trị các trường của một thực thể cụ thể
làm thành một bản ghi.
 Bảng (Table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực
thể. Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Ví dụ: Bảng Danh mục tuyến xe như sau:
STT Mã tuyến xe Tên tuyến xe Giá lái xe Giá NV bán vé
1 T01 Tuyến tiêu chuẩn 01 6 800 3 900
2 T02 Tuyến tiêu chuẩn 02 7 000 4 000

… … … … …
 Cơ sở dữ liệu (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên
quan với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,
chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông
tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau.
14 14
 Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ
liệu. Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình.
 Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào
đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn ngữ
truy vấn. Có hai kiểu truy vấn thường dùng: truy vấn có cấu trúc và truy vấn
bằng ví dụ.
Truy vấn SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ phổ dụng
nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Ngôn ngữ này có gốc từ
tiếng Anh.
Truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) tạo cho người sử
dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ
liệu mà họ muốn tìm kiếm.
 Lập các báo cáo (Report) từ cơ sở dữ liệu: mục đích của báo cáo là cho
phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in.
 Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận
tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các
thực thể với nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sở
dữ liệu là:
 Mô hình mạng lưới.
 Mô hình phân cấp.
 Mô hình quan hệ.
3. Tầm quan trọng của hệ thống
thông tin hoạt động tốt
Ngày nay, thời đại thông tin bùng nổ dẫn đến hệ quả là hàm lượng trí tuệ

chiếm đến 70% trong các sản phẩm được xã hội tạo ra. Thế giới hiện tại được
nhìn dưới ba góc độ:
 Vật chất làm cho thế giới tồn tại.
 Năng lượng làm cho thế giới phát triển.
15 15
 Thông tin làm cho thế giới phát triển hài hòa và có tổ chức.
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông
tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Một hệ thống thông tin hoạt
động kém là nguồn gốc của những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động xấu
hay tốt của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của
thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của các thông tin như sau:
 Tin cậy
Độ tin cậy của một hệ thống thông tin thể hiện dưới hai góc độ: độ
xác thực và độ chính xác. Trong một nền kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin
cậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Một hệ thống tính lương bỏ sót
phụ cấp ăn trưa cho một số nhân viên có thể sẽ đánh mất niềm tin của nhân viên,
thậm chí có thể gây ra kiện tụng.
 Đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng
yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có
thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình
hình thực tế. Ví dụ, một nhà quản lý thấy thông tin từ văn phòng Xí nghiệp đến
Ban giám đốc công ty tỏ ra chậm chạp nên quyết định mua thêm máy tính bổ
sung cho văn phòng. Tuy nhiên trong thực tế lại cần máy in và máy photocopy
hơn, việc mua thêm máy tính trở nên lãng phí.
 Thích hợp
Hệ thống có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận dẫn
đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra những thông tin không
dùng đến.
 Dễ hiểu.

Thông tin thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đa nghĩa
cũng dẫn đến những quyết định sai lầm hoặc chậm chạp.
 Được bảo vệ.
16 16
Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên
vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được
phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây những
thiệt hại lớn cho tổ chức.
 Đúng thời điểm
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn
nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần
thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều
lần, một dịch vụ vận tải sẽ mất khách hàng khi trễ hẹn tới nửa ngày.
Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt là mục tiêu theo
đuổi của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Một tổ chức hoạt động hiệu quả
chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin.
Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin
quản lý
1. Lý do để phát triển một hệ thống
thông tin quản lý
Điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?
 Trước hết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về
quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy
một yêu cầu phát triển hệ thống. Một hệ thống kế toán không kiểm soát được sự
xâm phạm trái phép của người sử dụng, một phần mềm quản lý huy động vốn
của ngân hàng tính sai thời gian đáo hạn cho khách hàng v.v… là những ví dụ
gần gũi cho thấy tất yếu phải phát triển hệ thống thông tin mới.
 Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thị phần…
Chẳng hạn, một trạm bán vé máy bay phải luôn tìm cách thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng không thể bỏ qua cơ hội phát triển hệ thống thông tin nhằm mục

đích đẩy nhanh tốc độ và giao dịch chính xác.
 Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên
cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn. Ví dụ, Tổng Công ty vận tải Hà Nội
17 17
đã được tin học hóa yêu cầu Xí nghiệp buýt Hà Nội phải xây dựng hệ thống tính
lương mới nhằm đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu.
 Việc phát triển hệ thống thông tin là do yêu cầu của cấp trên. Ví dụ, Ban
giám đốc mong muốn đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng nên yêu cầu Phòng Nhân sự
tuyển thêm chuyên gia cho phụ trách tin học.
 Những yêu cầu mới của quản lý, chẳng hạn lắp đặt những quầy giao dịch
tự động, Chính phủ ban hành luật thuế mới… cũng có thể dẫn đến sự cần thiết
của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới.
 Người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình thông qua phương tiện
thông tin. Người quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanh nhất,
hiệu quả nhất để đạt mục đích tăng cường sự chỉ đạo, uy tín của mình.
 Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân để phát triển một hệ thống
mới. Chẳng hạn, một bộ phận làm việc mà các nhân viên chủ yếu là cán bộ có
trình độ đại học, trên đại học rõ ràng mong muốn được làm việc trong hệ thống
thông tin hiện đại.
2. Phương pháp phát triển hệ thống
thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một
môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần
phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công
cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản
lý hơn.
Phương pháp được đề nghị ở đây là phương pháp vòng đời phát triển của
hệ thống thông tin.
Phương pháp này dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phuơng

pháp hiện đại, có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình logic, vật lý ngoài, vật lý trong.
18 18
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là một nguyên tắc
của sự đơn giản hóa. Rõ ràng, để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu
các mặt chung trước khi xem xét chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi thiết kế. Ứng dụng nguyên tắc này
cũng làm cho nhiệm vụ phát triển đơn giản hơn.
Phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin có bảy giai đoạn.
Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm
dứt sự phát triển hệ thống. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi
cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Bảy
giai đoạn đó là:
a. Giai đoạn một: Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn:
 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
 Làm rõ yêu cầu.
 Đánh giá khả năng thực thi.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
b. Giai đoạn hai: Phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định
những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được. Giai đoạn phân tích chi tiết bao
gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
19 19
 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
 Đánh giá lại tính khả thi.
 Thay đổi đề xuất của dự án.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Để đạt mục đích, phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi
trường hệ thống và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. Vì vậy, thu thập
thông tin là công việc không thể thiếu của giai đoạn phân tích chi tiết. Thông
thường ngưởi ta sử dụng các phương pháp: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử
dụng phiếu điều tra, quan sát.
Xây dựng một hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Việc
mã hóa dữ liệu giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả
nhanh chóng các đối tượng và nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Các
phương pháp mã hóa cơ bản bao gồm: mã hóa phân cấp, mã hóa liên tiếp, mã
hóa theo xeri, mã tổng hợp, mã gợi nhớ, mã hóa ghép nối.
Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như
hệ thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hóa hệ thống thông tin là cần
thiết. Một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựng tài liệu
cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ
thống.
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong
thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
 Xử lý.
20 20
 Kho lưu trữ dữ liệu.
 Dòng thông tin.

 Điều khiển.
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu
tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,
nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách
nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì
và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:
 Nguồn hoặc đích.
 Dòng dữ liệu.
21 21
 Tiến trình xử lý.
 Kho dữ liệu.
Sơ đồ DFD được phân rã thành nhiều mức với mục đích là làm chi tiết
thêm nội dung của hệ thống thông tin.
 Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà sao cho chỉ cần nhìn một
lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
 Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã từ sơ đồ
mức ngữ cảnh với mục đích làm chi tiết hơn các công đoạn hoạt động của hệ
thống. Tùy theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp.
c. Giai đoạn ba: Thiết kế logic
Nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin,
cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục
tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa
sẽ phải thực hiện. Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và
chuẩn y. Các công đoạn của giai đoạn này:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
 Thiết kế xử lý.
 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.

22 22
 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
 Hợp thức hóa mô hình logic.
Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các
sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu
và các phích logic của từ điển hệ thống.
Phương pháp thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật tự
sau: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. Với mỗi
nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hóa mô hình
logic.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ
thống mới. Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Phương pháp này gồm hai bước:
xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc
tạo ra từng đầu ra.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa. Trong phương pháp mô
hình hóa, liên kết (association) là một khái niệm quan trọng. Mỗi thực thể không
tồn tại độc lập mà chúng có sự liên hệ qua lại với nhau. Khái niệm liên kết hay
quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.
Ví dụ: một PHÒNG BAN có nhiều NHÂN VIÊN.
Thiết kế viên ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra
sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần
xuất của thực thể B và ngược lại. Có các loại liên kết giữa các thực thể như sau:
• 1@1: Liên kết loại Một – Một
Một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể B
và ngược lại.
Ví dụ: Một trưởng phòng “Hoàng Kim Phượng” chỉ lãnh đạo một phòng
“Hành chính” và một phòng “Hành chính” chỉ có một trưởng phòng.

23 23
• 1@N: Liên kết loại Một – Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B,
mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể A.
Ví dụ: Phòng Hành chính có ba nhân viên, phòng Vật tư có hai nhân viên
nhưng mỗi nhân viên chỉ công tác ở một phòng.
• N@M: Liên kết loại Nhiều – Nhiều
Một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B và
ngược lại.
24 24
Ví dụ: Khách hàng “Phan Văn Tý” mua nhiều loại hàng (Máy tính, máy
photocopy, loa), loại hàng “Máy tính” lại được mua bởi nhiều khách hàng (Phan
Văn Tý, Bùi Thị Ánh Hồng).
• Khả năng tùy chọn của liên kết
Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia
vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đó là liên kết tùy chọn.
Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Viết Hưng làm việc ở văn phòng, không thuộc
một tuyến xe nào cả.
Trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin, hình ô van nhỏ chỉ một quan
hệ tùy chọn.
• Chiều của một liên kết
25 25