Tài liệu Khi nào cần nén các đính kèm của Email pdf

Khi nào cần nén các đính kèm của Email
Có quá nhiều công việc có liên quan đến các email đính kèm file – tài liệu văn
bản, ảnh, trang bảng tính và,… - đến nỗi rất nhiều người muốn nén chúng lại trước
khi gửi. Khuynh hướng đó được sử dụng khi kết nối trên hệ thống dial-up. Tuy
nhiên với các kết nối Internet tốt độ như ngày nay thì liệu bạn và người nhận có
cần phải tốn thêm thời gian vào việc nén và giải nén như trước kia nữa không? Có
một sự thực nữa là một số kiểu file được nén rất nặng. Hãy xem xét đến kích
thước tổng thể của file trước khi quyết định đến hành động phức tạp này. Trong
hầu hết các trường hợp, bạn sẽ thảnh thơi hơn nếu bỏ qua quá trình này.
Kích thước là một hệ số hạn chế về mặt tổng thể. Cả máy chủ mail gửi đi và máy
chủ gửi đến của người nhận đều cần quản lý được số lượng dữ liệu đó. Nhìn chung
bạn có thể gửi và nhận các đính kèm khoảng 5MB hoặc nhỏ hơn. Tuy nhiên cũng
có thể đính kèm đến 10MB thậm chí còn có thể lớn hơn nhưng cần đến sự cắt xén
file, tuy nhiên các messages đó dễ có thể bị khóa. Trong trường hợp đó, post đến
máy chủ FTP, chia nhỏ thành các email khác nhau hoặc nén các đính kèm.
Mặc dù vậy lại có các kiểu file không được hưởng lợi gì từ hành động nén của
bạn. Thử hầu hết các phương pháp trên MP3 hoặc JPEG mà xem, bạn sẽ nhận
được một file nén có kích thước xấp xỉ với kích thước của file ban đầu. Nhìn
chung, các định dạng file trực tuyến sẽ không giảm kích thước cho mấy nếu được
nén: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV và MOV. Chính vì vậy cách
thực hiện với chúng khi gửi mail là chia nhỏ chúng thành các file có kích thước
nhỏ hơn. Một số kiểu file khác quá nhỏ để thực hiện hành động nén, chẳng hạn
như các tài liệu office, các file văn bản. Tuy nhiên hãy nén nếu bạn gửi đi một file
lớn không phù hợp với hạng mục của chúng, chẳng hạn như TIFF hoặc RAW
graphics, hoặc WAV hoặc AIFF
Sử dụng tùy chọn cài đặt 'Typical' có nghĩa là bạn sẽ cài đặt những tính năng,
shortcut và các ứng dụng thêm vào mà bạn không bao giờ dùng đến. Tất cả những
thứ này sẽ phá vỡ không gian làm việc của chúng ta. Trong trường hợp này
chương trình như CCleaner có thể giúp ích được rất nhiều. Những công cụ này sẽ
xóa những file, không phải các ứng dụng mà bạn không dùng đến. Một điểm yếu
khác của cài đặt 'Typical' là nó sẽ làm cho các ứng dụng chạy chế độ nền khi

Windows khởi động. Nhiều ứng dụng chạy ở chế độ 'startup' nghĩa là sẽ làm cho
hiệu suất của hệ thống giảm xuống.

Kết luận

Như chúng ta đã thấy ở trên, có rất nhiều lý do tại sao chúng ta không nên cài đặt
các ứng dụng sử dụng tùy chọn cài đặt 'Typical'. Thay vì lựa chọn cài đặt 'Typical'
hoặc 'Full', sẽ tốt hơn nếu chúng ta chọn 'Custom'. Việc tốn một ít thời gian để sử
dụng tùy chọn 'Custom' và chỉ chọn những gì bạn cài đặt sẽ là một cách tốt để giữ
cho hiệu suất trên hệ thống và hiệu quả làm việc được giữ ở mức độ cao. Càng ít
tính năng và ứng dụng được cài đặt thì có nghĩa là hiệu suất của hệ thống sẽ tốt
hơn, tiện lợi hơn và cải tiến hiệu quả khi làm việc trên máy tính.
Nhiều ứng dụng cài đặt nhiều shortcut lên nhiều nơi: desktop, thanh Start, Quick
Launch, Startup Dùng các tùy chọn cài đặt mặc định có nghĩ là có quá nhiều
shorcut liên quan đến cùng một ứng dụng. Nếu bạn muốn các shortcut trên desktop
và không muốn có nó trong các nơi khác thì rất tốt. Một vài ứng dụng cũng cài đặt
shortcut lên website hoặc các sản phẩm khác mà bạn không bao giờ dùng đến.
Điều này sẽ làm giới hạn không gian làm việc quí giá và bạn sẽ tốn nhiều thời gian
hơn để tìm kiếm những gì bạn cần bởi vì desktop, thanh Start và Quick launch thì
quá hỗn loạn để tìm kiếm bất kì thứ gì ở trong đó. Tất cả những vấn đề này có thể
được giải quyết dễ dàng bằng cách chú ý hơn khi chúng ta cài đặt các ứng dụng.
Tất cả những gì cần làm là bỏ chọn vào những shortcut mà bạn không muốn cài
đặt.