Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Luận văn
Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý
bán hàng tại Công ty CP Thương Mại
Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình
Visual Basic
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
1
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên.
1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
II. Đề tài
1. Giới thiệu phòng ban nơi thực tập
2.Tên đề tài,Lý do chọn đề tài
3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài
III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu
1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống
2. Một số mẫu biểu
CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên
1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên
1.1.Nhập kho thành phẩm

1.2.Bán hàng
1.3.Thanh toán
1.4.Tìm kiếm
1.5. Báo cáo
2.Phân tích hệ thống về xử lý
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP
Thương Mại Phú Xuyên.
2.2.1/ BLD mức khung cảnh:
2.2.2/ Biểu đồ Mức đỉnh
2.2.3/ Biểu đồ Mức đỉnh
II. Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt.
1.1.1 Access là gì?
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
2
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?
1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng
1.2. Mô hình liên kết thực thể
1.3.Các thực thể của hệ thống.
2 .Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu.
3. hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng
III. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu.
3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
3.2.Thiết kế giao diện của chương trình
3.3 Một số giao diện chính của chương trình.
CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
VÀ KẾT LUẬN.

3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng.
3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình.
3.3. Kết luận
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
3
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở
thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên
toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim
chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn
chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế.
Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng,
làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong
xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp
và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những
thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác
và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết,
trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực
được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông
tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã
và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con
người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công
việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công
sức mà hiệu quả mang lại chưa cao.
Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanh
nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá
trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song
với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống
thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc

nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ
thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của
Công ty.
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
4
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông
Tin Kinh Tế của Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh được thực
tập tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên qua thời gian được tìm hiểu về thực
tế công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được
học tập với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Thị Kim Oanh -
giảng viên hướng dẫn, Em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm
Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ
lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản
lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vài
đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty. Từ
đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác
quản lý bán hàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển,
thành công trong kinh doanh của Công ty.
Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại
Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP
Thương Mại Phú Xuyên.
Chương III: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình Quản lý bán hàng và
đánh giá.
Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên
chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện
hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin

chân thành cảm ơn .
Hưng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009
Sinh viên thực hiện:
Đinh Thị Thu Hà
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
5
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Chương I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN
LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I/ Giới thiệu về Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
1. Giới thiệu chung về Công ty. Quá trình hình thành và phát triển của
Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
Công ty cổ phần thương mại Phú Xuyên được thành lập theo quyết định số
1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 của UBND tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh
số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà
Nội).
Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội
MST : 0500416768
Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện
Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại
chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như :
Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam,
Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC…
Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn.
Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng
làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó,
việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải
cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh
của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích

nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm,
từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường.
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
Bộ máy quản lý của công ty CP thương mại Phú Xuyên được tổ chức gọn
nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công
ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có
chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhautrong quá
trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh
đều diễn ra nhịp nhàng , ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty.
Ban lãnh đạo của công ty gồm :
- Giám đốc : Ông Nguyễn Văn Long Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành
về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ tài
khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn
đề của công ty.
- Phó giám đốc : có 3 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác
quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh
- Phòng kinh doanh :Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng
kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
6
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Phòng sản xuất :Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra các sản phẩm, hàng hóa. Hiện
công ty có 4 phân xưởng sản xuất được chia làm 20 tổ. Quản đốc, phó quản đốc,
cùng với tổ trưởng, tổ phó của mỗi tổ có nhiệm vụ phổ biến giám sát quá trình
sản xuất của công nhân để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và đạt
hiệu quả cao.
- Phòng bán hàng : Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách ….
- Phòng kế toán : Nhiệm vụ chính là xác định kết quả kinh doanh, cung cấp
thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính, áp dụng các tài khoản, phân
tích kế toán cũng như các loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành

quản lý của ban giám đốc.
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty CPTM Phú Xuyên.
II/ Đề tài
1.Giới thiệu về phòng ban nơi thực tập
Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận
bán hàng làm phòng ban thực tập. Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này
là quản lý thành phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và
thực hiện quá trình bán hàng. Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều
khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay.
Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận
này hoàn thành công việc của mình.
2. Đề tài
2.1.Tên đề tài:
Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là:
“Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” .tại công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên.
2.2.Lý do chọn đề tài.
Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty
CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
7
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp
độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác
quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường
xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích
hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh
vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc
đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng
của Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu

vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ
nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua một số
chức năng quan trọng như sau:
+Kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàng
bất kì hiện tại…
+ Đưa ra các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của người
quản lý tại một thời điểm bất kỳ trong năm.
+Tự động hoá hệ thống tránh việc xử lý thông tin một cách thủ công
Hi vọng đề tài mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công
ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý
Công ty mình.
3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài
Hiện nay internet đã phát triển rộng rãi trên cả nước từ nông thôn đến thành
thị , sự phát triển của công nghệ thông tin đang đòi hỏi mỗi ngành, mỗi doanh
gnhiệp phải có sự đổi mới tiến bộ. Yêu cầu đòi hỏi cao về tiết kiệm thời gian
của khách hàng đồng thời đạt tính chính xác, kịp thời , độ tin cậy trong việc bán
hàng, yêu cầu giảm số lượng nhân viên các khâu yêu cầu đưa ra các thông tin
chính xác về hàng hoá cũng như các khoản vay nợ của công ty đối với nhà cung
cấp và khách hàng…Để công ty và các sp bán đươc quản lý một cách tiện lợi
thông qua phần mềm quản lý bán hàng nhằm ;
+ Dễ dàng cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, đơn đặt hàng.
+Đảm bảo xử lý thông tin nhanh phục vụ thống kê theo yêu cầu của nhà
quản lý ở bất kỳ thời điểm nào….
III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu
1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống.
Bao gồm các danh mục sau:
 Danh mục hàng hóa
 Danh mục kho
 Danh mục phiếu nhập kho
 Danh mục chi tiết phiếu nhập kho

 Danh mục đơn đặt hàng
 Danh mục chi tiết đơn đặt hàng
 Danh mục khách hàng
 Danh mục phiếu thu
b. Luồng thông tin đầu ra của hệ thống
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
8
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
 Thẻ kho
 Sổ kho
 Biên bản giao nhận hàng
 Phiếu xuất kho
 Hóa đơn bán hàng
 Sổ nợ phải thu
 Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn
 Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm
 Báo cáo công nợ khách hàng
 Báo cáo tổng hợp thu
2.Một số mẫu biểu:
* Mẫu số 1: Phiếu nhập kho
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:01- VT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006

của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao hàng:
Nhập tại kho:
STT Tên sản phẩm Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
nhập
Cộng

Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Nhập, ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
9
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
*Mẫu số 2: Thẻ kho
Đơn vị:……………….
Địa chỉ:………………
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:…………
Tờ số:…………
Mẫu số S12 – DN
(Ban hành theo QĐ số
15/2002/QĐ- BTC ngày

20 tháng 3 năm 2006 của
Bộ trưởng BTC)
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Đơn vị tính: Mã số:
S
T
T
Ngày
tháng
Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
Ngày
nhập,
xuất
Số lượng
Ký
xác
nhận
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
*Mẫu số 3: Sổ kho
Tên vật liệu: Trang:…………
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
10
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quy cách phẩm chất:……………………… Đơn vị tính: …
CHỨNG TỪ
Diễn giải
SỐ LƯỢNG Ghi
chú

Ngày
tháng
Số phiếu
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
* Mẫu số 4: Đơn đặt hàng
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
11
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
*Mẫu số 5: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số:
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số:
Họ và tên khách hàng: Điện thoại:
Địa chỉ: ………………………


STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá
Cộng
* Lưu ý

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận.

Ngày…tháng…năm…

GĐ Ký duyệt Khách hàng

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)

12
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Căn cứ vào pháp lệnh ký kết hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước,
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09
năm 1989.
- Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990
của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng
kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau:
BÊN A:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
BÊN B:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với
các điều khoản sau:
Điều 1: Tên hàng, giá cả:
STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền
VAT 5%
Tổng cộng

Điều 2: Thanh toán
Điều 3: Thời gian, địa điểm giao hàng
Điều 4: Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản đã ghi trong hợp
đồng. Trường hợp có khó khăn trở ngại hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết
bằng văn bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
*Mẫu số 6: Biên bản giao nhận hàng
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
13
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ
XUYÊN
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG
Số:
Ngày…tháng…năm…
Căn cứ:
• Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế số:
• Lệnh xuất kho số:
Hôm nay, Ngày… tháng… năm …, tại Công ty CP thương Mại Phú Xuyên
chúng tôi gồm:
I/ Bên giao: Công ty CP thương Mại Phú Xuyên
Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Thủ kho
1. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Nhân viên bán hàng
2. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Nhân viên kế toán
II/ Bên nhận:
1. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Làm đại diện
Đã cùng nhau ký kết biên bản giao nhận hàng với nội dung sau:
STT Mã kho Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng

Số tiền viết bằng chữ:
Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03
bản, bên nhận giữ 01 bản.
Đại diện bên nhận Đại diện bên giao
Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán
*Mẫu số 7: Phiếu xuất kho
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
14
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:02- VT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm
2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nhận hàng:
Xuất tại kho:
STT Tên sản phẩm Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu

Thực
xuất
Cộng

Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Xuất, ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
*Mẫu số 8: Hóa đơn bán hàng
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Mẫu số: 02GTTT-3LL
Ký hiệu:EN/2006B
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
15
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Ngày …tháng …năm… Số:
Họ tên người mua hàng: ……………………………………………………
Tên đơn vị: …………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
Số tài khoản:……………………………………………………………….
Hình thức thanh toán:…………… MS: …………………………………
STT
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Cộng tiền hàng
Số tiền viết bằng chữ:

Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
*Mẫu số 9: Phiếu thu
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU THU
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:01- TT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp tiền:
Số tiền:
( Viết bằng chữ ):
Kèm theo:
Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ):
Ngày…tháng…năm…
Giám đốc
( Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên )

Người nộp tiền
( Ký, họ tên )
Người lập
phiếu
( Ký, họ tên )
Thủ quỹ
( Ký, họ tên )
ChươngII: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
16
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên
1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên
1.1.Nhập kho thành phẩm
Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành
phẩm được tiến hành nhập kho. Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập
kho ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của Công ty. Trước khi tiến hành nhập kho,
Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho,
sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho
và lưu vào sổ chứng từ nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi
ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu
số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng.
1.2. Bán hàng.
Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến
Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với
lãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty. Bộ phận bán
hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp
đồng kinh tế ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa

thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn
trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho
xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không.
- Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo
chất lượng mà Khách hàng yêu cầu.
+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho
Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ
thể cho khách biết.
+ Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu
cầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy
thì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không.
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
17
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán
hàng sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6). Sau đó căn cứ vào phiếu xuất
kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và
lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách
hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng
tiến hành làm thủ tục xuất bán sản phẩm. Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán
hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số
8). Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào các giấy
tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng.
1. 3. Thanh toán
Sau khi bán hàng, BPBH lập Phiếu thu ( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao
cho khách hàng một bản. Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào Sổ
nợ phải thu của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán. Khách
hàng có thể thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằng
tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán
đủ số tiền hàng vừa mua, đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng

quen của Công ty có thể nợ lại một phần số tiền hàng.
Công ty sẽ cho khách hàng một khoảng thời gian để trả nợ. Đến thời hạn mà
khách hàng chưa thanh toán thì BPBH viết và gửi Giấy báo nợ ( Mẫu số 11)
cho khách hàng yêu cầu thanh toán nợ . Sau khi thu được nợ, BPBH tổng hợp lại
sổ nợ phải thu.
1.4.Tìm kiếm
Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý
bán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa. Khi cần thiết nhà quản lý
yêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm
của phân xưởng sản xuất nào, tìm kiếm ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất
bán cho khách hàng. Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập,
các hóa đơn chứng từ có liên quan cho nhà quản lý kiểm tra.
1.5. Báo cáo
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
18
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Ngoài công việc phải thực hiện hàng ngày khi có một nghiệp vụ kinh tế
phát sinh như: Nhập kho thành phẩm, bán hàng cho khách hàng
Cuối kì, Bộ phận bán hàng còn phải thực hiện một số công việc như sau:
Tổng hợp:
+ Báo cáo nhập – xuất - tồn (Mẫu số 12)
+ Báo cáo tổng hợp thu và công nợ khách hàng
Đưa ra một báo cáo về tổng lượng hàng hoá đã nhập - xuất và còn tồn
trong kho tại một thời điểm bất kỳ trong năm theo yêu cầu của nhà quản lý.
Từ báo cáo đó nhà quản lý có thể thống kê hàng hoá có trong kho, còn tồn
trong kho phân loại tổng hợp hàng hóa thích hợp cho việc quản lý số lượng hàng
hóa thực tế có trong kho so với lượng vật tư trên các chứng từ và sổ sách quản
lý. Bộ phận quản lý bán hàng cộng số lượng sản phẩm xuất bán và nhập trong
ngày, cuối tháng cuối quý phải lưu vào thẻ kho để có thể kiểm duyệt hàng hóa
vật tư cho chính xác .

2.Phân tích hệ thống về xử lý
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá
trình, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức.
Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay còn
được sử dụng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu
đồ luồng dữ liệu. Qua sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được những
chức năng mà hệ thống cần thực hiện.

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
19
Nhập kho
1
Bán hàng
2
Thanh toán
3
Tìm kiếm
4
Nhận & cập
nhật PNK
1.1
Cập nhật thẻ
kho
1.2
TK khách
hàng
4.1
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Báo cáo
5
Lập phiếu
thu
3.1
Tổng hợp
nợ phải
thu
3.2
Báo cáo nhập
kho
5.1
Báo cáo xuất
kho
5.2
Báo cáo tồn
kho
5.3
Nhận & lưu
ĐĐH
2.1
TK sản phẩm
4.2
TK phiếu
xuất
4.3
Lập phiếu
xuất kho
2.3
Đối chiếu thẻ

kho
2.2
Viết BBgiao
nhận hàng
2.4
Lập hoá
đơn bán
hàng
2.5
TK phiếu
nhập
4.4
TK Đơn đặt
hàng
4.5
Báo cáo công
nợ kh
5.4
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP
Thương Mại Phú Xuyên.
2.2.1/ BLD mức khung cảnh:
Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau:
Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cập
nhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất
hàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách
hàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất
,phiếu thu…Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là: Nhà
quản lý, khách hàng và bộ phận kho
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A

20
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Khách Hàng
Kho
Khách Hàng
Thông tin khách hàng
Đơn Đặt hàng/Hợp
Đồng kinh tế
BB giao nhận
hàng
Phiếu xuất
Phiếu thu
Hoá Đơn bán hàng
Nhà Quản lý
Báo cáo công nợ KH
Bcáo nhập xuất tồn
Phiếu nhập
Yêu cầu báo cáo
Phiếu xuất
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.2.2/ BLD mức đỉnh:
gồm có 5 chức năng sau:
- nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo
có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
21
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.2.3/ BLD mức dưới đỉnh
A/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 1: Nhập kho thành phẩm

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
22
Phiếu nhập
Phiếu thu
Nhập kho
1
Tìm kiếm
3
Kho
Khách hàng
BC nhập xuất tồn
Nhà
Quản
Lý
Phiếu xuất
Bán
hàng
2
Thanh
toán
4
Báo cáo
5
BC công nợ KH
Hoá
đơn
bán
hàng
BBgiao hàng
ĐơnĐặtHàng

Yêu cầu báo cáo
Phiếu nhập
Phiếu
xuất
Phiếu
xuất
Phiếu
thu
Phiếu
nhập
Phiếu xuất
Đơn đặt hàng
Phiếu thu
phiếu nhập -thẻ kho
DDH/DMSP
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
B/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 2: Bán hàng
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
23
Nhận &Cập
nhật PNK
1.1
Cập nhật
thẻ kho
1.2
Kho
Thẻ kho
Phiếu Nhập
phiếu nhập
Nhận &

Lưu
ĐĐH
2.1
BB giao hàng
Phiếu
XK
hợplệ
Khách hàng
Phiếu xuất kho
Lập
Phiếu
Xuất
Kho
2.3
Đối chiếu
thẻ kho
2.2
Lập HĐ
Bán hàng
2.5
ĐĐH
đc đáp
ứng
HĐBH
Viết BB
giao
nhận
hàng
2.4
HĐ

bán
hàng
ĐĐH/HĐKT
ĐĐH/HĐKT được chấp nhận
ĐĐH
hoặc
HĐKT
Biên
bản
giao
hàng
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Chú thích:
ĐĐH : Đơn đặt Hàng
HĐKT:Hợp Đồng Kinh tế
HĐBH: Hoá đơn bán hàng.
BB giao hàng:Biên bản giao hàng
C/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 3: Thanh toán
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
24
Lập phiếu
thu
3.1
Tổng hợp
nợ phải thu
3.2
Yêu cầu thanh toán nợ
Phiếu thu
sổ nợ
Khách hàng

Thanh toán tiền hàng
Trả tiền nợ
Phiếu thu
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG

D/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 4: Chức năng tìm kiếm

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
25
Thanh toán
Phiếu Xuất kho
Phiếu Nhập kho
Đơn Đặt hàng
Tìm kiếm
KH
4.1
Tìm kiếm
sản phẩm
4.2
Tìm kiếm
đơn đặt
hàng
4.5
Tìm kiếm
phiếu xuất
4.4
Tìm kiếm
phiếu nhập
4.3
DS phiếu nhập DS phiếu xuất

Nhà quản lý
Khách hàng
Sản phẩm
D/S
khách
hàng
D/S
Sản
phẩm
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Yêu
câu
Yêu
cầu
Yêu
cầu
tìm
kiếm
DS
Đơn
Đặt
Hàng