Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6..0

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................ 4
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................... 5
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN TẠI............ 6
1.1 - Khảo sát hệ thống hiện tại............................................................. 6
1.1.1 - Cơ cấu tổ chức của công ty................................................. 6
1.1.2 - Mô tả cách chấm công hiện tại........................................... 7
1.1.2.1 - Cách thức chấm công....................................... 7
1.1.2.2 - Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm. . 7
1.1.2.3 - Cách thức tổng hợp báo cáo làm thêm.............. 8
1.1.2.4 - Cách thức tổng hợp báo cáo chấm công........... 8
1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm công hiện tại................ 9
1.2 - Yêu cầu đặt ra của hệ thống mới...................................... 10
1.3 - Đề xuất hệ thống chấm công tự động............................... 11
1.3.1 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng............................... 11
1.3.1.1 - Thẻ từ.................................................................
.........................................................................11
1.3.1.2 - Đầu đọc thẻ........................................................ 11
1.3.2 Phần mềm chấm công................................................... 12
CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG 14
2.1– Mục tiêu đạt được hệ thống mới.................................................... 14
2.2 - Các chức năng của hệ thống mới.................................................. 14
2.2.1– Biểu đồ phân cấp chức năng ................................................ 15
2.2.2- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:................................. 16
2.2.3- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:............................................ 17
2.2.4- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:................................... 18
2.2.4.1 - Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:.......... 18
2.2.4.2 - Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:................. 19
2.2.4.3 - Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý lương:............ 20
Phí Xuân Nam –CNTT K7B

1
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3– Mô hình thực thể liên kết.............................................................. 21
2.3.1 – Các bảng thực thể....................................................... 21
2.3.1.1 – Bảng hồ sơ:....................................................... 21
2.3.1.2 - Bảng Phòng Ban:.............................................. 21
2.3.1.3 - Bảng chức vụ:.................................................... 22
2.3.1.4 - Bảng giờ vào ra:................................................. 22
2.3.1.5 - Bảng lý do nghỉ:................................................. 22
2.3.1.6 - Bảng Đăng Ký Nghỉ:.......................................... 22
2.3.1.7 - Bảng Đăng Ký Làm Thêm:................................ 23
2.3.1.8 - Bảng Người Dùng:............................................. 23
2.3.1.9 - Bảng Chức Năng:............................................... 23
2.3.1.10 - Bảng Quyền Người Dùng:.................................. 23
2.3.1.11 - Bảng Thiết Lập Cổng:....................................... 24
2.3.1.12 - Bảng Tạm Ứng:.................................................. 24
2.3.1.13 - Bảng Báo Cáo Chi Tiết:..................................... 24
2.3.1.14 - Bảng Báo Cáo Giờ Vào Ra:................................ 24
2.3.1.15 - Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết:............... 25
2.3.1.16 - Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt:................. 25
2.3.1.17 -Bảng Báo Cáo Số Lượng Nhân Viên Đi Làm...... 26
2.3.2 – Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ................................... 26
CHƯƠNG 3 – CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN.......... 27
3.1– Cơ sở lý thuyết............................................................................. 27
3.1.1– Các khái niệm cơ bản........................................................... 27
3.1.2- Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn.................... 27
3.1.3– Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn...................................... 28
3.1.4– Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ...................... 28
3.2– Công cụ phát triển và môi trường làm việc................................... 29
3.2.1 – Lựa chọn công cụ phát triển và môi trường làm việc. 29

3.2.2 – Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS 30
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
2
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
3.2.3 – Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAl BASIC
..................................................................................31
CHƯƠNG 4 – THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH..................... 37
4.1– Danh sách các Form thiết kế trong chương trình........................... 37
4.2– Mô tả giao diện và các chức năng chính của chương trình............ 41
4.2.1 – Giao diện Đăng Nhập chương trình................................... 41
4.2.2 – Giao diện Chính của chương trình...................................... 42
4.2.3 –Thiết lập cổng đọc............................................................... 43
4.2.4 – Sao lưu dữ liệu................................................................... 44
4.2.5 – Quản lý nhân sự................................................................. 45
4.2.6 – Thêm Mới Hồ Sơ Nhân Viên.............................................. 46
4.2.7 – Sửa Hồ Sơ Nhân Viên........................................................ 46
4.2.8 – Tìm Kiếm Hồ Sơ Nhân Viên.............................................. 47
4.2.9 – Quản Lý Phòng Ban........................................................... 48
4.2.10– Cập nhật giờ vào ra thủ công.............................................. 49
4.2.11– Xoá giờ vào ra.................................................................... 49
4.2.12– Đăng kí làm thêm............................................................... 50
4.2.13– Đăng kí nghỉ.......................................................................
50
4.2.14– Thay đổi tệp cơ sở dữ liệu.................................................. 51
4.2.15– Thông tin chương trình....................................................... 51
4.2.16– Quản lý tài khoản người dùng............................................. 52
4.2.17– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày................... 53
4.2.18– Báo cáo Nhân Viên Vắng Mặt............................................ 54
4.2.19– Báo cáo Giờ Vào Ra........................................................... 55
4.2.20– Báo cáo Chấm Công Chi Tiết............................................. 56

4.2.21– Báo cáo Lương Tháng........................................................ 57
KẾT LUẬN............................................................................................... 58
PHỤ LỤC................................................................................................... 59
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
3
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................... 59
ĐOẠN CODE CHƯƠNG TRÌNH:............................................................. 60
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại công ty cổ
phần thương mại AZLAZ, em đã được Thầy cô giáo cùng những anh chị trong công
ty cung cấp và truyền đạt rất nhiều những kiến thức chuyên môn cần thiết và quý giá
nhất. Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc độc lập sáng
tạo. Đây là tính cách hết sức cần thiết để có thể thành công khi bắt tay vào nghề
nghiệp trong tương lai.
Đồ án thực tập là cơ hội để em có thể áp dụng, tổng kết lại những kiến thức
mà mình đã học trong nhà trường. Đồng thời rút ra những kinh nghiệm thực tế quý
giá trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Sau một thời gian thực tập, và thiết kế
cài đặt chương trình, em đã hoàn thành đề tài và cũng đạt được một số kết quả nhất
định. Đặc biệt nhờ sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thanh Hương, cùng các
Thầy cô giáo khác trong khoa Công Nghệ Thông Tin và tập thể nhân viên công ty cổ
phần thương mại AZLAZ đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này một cách thuận lợi và
đạt được kết quả khả quan.
Bên cạnh những kết quả khiêm tốn mà em đạt được, chắc chắn không tránh
khỏi thiếu sót khi thực hiện đồ án của mình. Em rất mong được sự giúp đỡ của thầy
cô giáo và các bạn để em có thể hoàn thành tốt hơn công việc thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phí Xuân Nam
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
4

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình tin
học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người đang chuyển
sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Máy tính và các công cụ của nó đã trở thành
nhu cầu không thể thiếu được đối với các ngành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực
quản lý, kế toán giảng dạy, các ngành công nghệ chế bản và đồ hoạ...
Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy khó
khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan trọng, quyết
định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí nghiệp, mỗi quốc gia
ngày nay.
Xuất phát từ thực tiễn đó, vốn kiến thức được học trong nhà trường và nhu
cầu nóng bỏng của xã hội. Với sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thanh Hương trong
thời gian thực tập cộng thêm sự ham mê muốn làm một chương trình có thể ứng dụng
trong thực tiễn. Em đã chọn đề tài: Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ
Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Cho dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn vì vậy
chương trình chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của Thầy
cô giáo và các bạn để chương trình được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Hương và các Thầy cô
giáo khác trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực
tập để chương trình của em đạt kết quả tốt hơn cũng như giúp em có được những
kiến thức vững vàng hơn trong cuộc sống.
Hà Nội, Ngày 19 tháng 05 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Phí Xuân Nam
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
5
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN TẠI

1.1- Khảo sát hệ thống hiện tại
1.1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, gia công
phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử. Số lượng cán bộ, nhân viên hiện
tại của công ty là 50 người chia làm các phòng ban chính sau:
Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6 ngày từ
thứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày 30/4, 1/5, 2/9, Tết
dương lịch, Tết âm lịch..) theo đúng quy định của công ty.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
6
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng Nhân Sự
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng kinh doanh
Phòng kiểm thử
Phòng tài chính
Phòng lập trình
Điều hành dự án
Chăm sóc khách hàng
Phân tích hệ thống
Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
1.1.2 - Mô tả cách chấm công hiện tại
1.1.2.1- Cách thức chấm công
Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại AZLAZ
được thực hiện như sau:
Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau mỗi kỳ
chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ phận chấm công và làm

lương của phòng Kế toán. Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu
nhận được và đưa ra bảng chấm công của tháng.
Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi khi
nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ về của từng ngày
làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa
4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa.
Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày.
Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8h00 phút chưa bao gồm thời gian
nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm.
Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm thêm.
Thời gian làm việc của các nhân viên trong công ty:
Từ thứ 2 đến thứ 7:
+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30.
+ Chiều: từ 13h đến 17h.
Nhân viên phải đăng ký làm thêm:
Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết, Ngày thường từ thứ
2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến tối đa 22h.
1.1.2.2- Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm
Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng. Căn cứ
thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên báo cáo đi muộn về sớm
của các nhân viên. Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi
phạm kỷ luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định. Đi muộn về sớm
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
7
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian với làm thêm, có nghĩa là làm thêm
vẫn được tính làm thêm nhưng đi muộn về sớm vẫn bị phạt.
1.1.2.3- Cách thức tổng hợp báo cáo làm thêm
Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau: Nhân viên chỉ được
tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng ký làm thêm (đăng ký thời gian

cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm của nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược
lại nếu nhân viên này không đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn
hơn giờ kết thúc làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được tính
làm thêm.
Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân viên
đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối tháng và quy ra
giờ để trả lương cho nhân viên.
Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày nghỉ,
làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để tính toán với hệ
số khác nhau.
1.1.2.4- Cách thức tổng hợp báo cáo chấm công
Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ vào thời
gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà không có giấy xin phép nghỉ
được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị tính là đi muộn về sớm.
Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường, Thời
gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường.
Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và được
định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ không trả lương.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
8
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
Ta có bảng sau:
Các dạng nghỉ Nghỉ có trả lương hoặc
không trả lương
Nghỉ ốm Có
Nghỉ thai sản Có
Nghỉ việc riêng Không
Nghỉ không lý do Không
Nghỉ ngày lễ Có
Nghỉ phép Có

Nghỉ đi công tác Có
Nghỉ đi học Có
…
Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng hợp lên
một bảng chấm công đầy đủ.
1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm
công hiện tại
Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một số
hạn chế sau:
− Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng
cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau đó
cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm
việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm
công cho 100 nhân viên chiếm mất 2.5 ngày của một nhân viên phòng
kế toán do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó mới có thể tổng hợp
nên 2 báo cáo trên.
− Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyên
xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên.
− Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụ
cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó
không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
9
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
− Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên
thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra
các quyết định trong quản lý.
− Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm
nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên
giấy tờ.

− Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm công sẽ tiêu tốn
rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống.
− Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đi
muộn hoặc về sớm.
Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không nhỏ
đến lợi nhuận của công ty.
1.2- Yêu cầu đặt ra của hệ thống mới
− Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công
cho các nhân viên chấm công.
− Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi
làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc
nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc.
− Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm
thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.
− Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về
số liệu chấm công của nhân viên.
− Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập
cho từng đối tượng có chức năng cụ thể.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
10
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
1.3- Đề xuất hệ thống chấm công tự động
1.3.1 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng
1.3.1.1- Thẻ từ
Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:
86mm×54mm×0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in ảnh nhân viên,
tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã số. Thẻ rất tiện ích cho việc
nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty. Mặt sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ
có ghi mã nhân viên lên đó.
Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng từ 3 track

mã hoá.
Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)
Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)
Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)
Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được truyền
về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó để làm căn cứ chấm
công.
Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phòng bảo vệ
để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn hình sẽ hiện lên Mã nhân
viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của nhân viên đó.
1.3.1.2- Đầu đọc thẻ
Đầu đọc: Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc được thẻ, có
vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI. Đầu đọc phù hợp với các loại
máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy tính nào kèm theo bộ ghép nối RS-232. Đọc
thẻ bằng cách quẹt thẻ, để phần có vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt có vạch bên
cạnh về phía đèn LED màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được.
Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho người thao
tác biết được đầu đọc đang hoạt động.
Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ. Khoảng 0.15 giây
thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của chương trình cơ sở vào
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
11
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
theo mẫu sau: 21088819A01. Tám ký tự đầu chỉ số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp
theo là so sánh với dãy chữ số từ 01 đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm
chữ số.
Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay đổi
theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá trình hoạt động.
Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền dữ kiện, dữ liệu đầu ra được
truyền trong 0.05 đến 0.06 giây, khoảng cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có

thời gian nạp lại điện. Phần mềm máy tính có thể chấp nhận khoảng trống giữa các
ký tự là 0.1 giây.
Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể như sau:
Mã số Số rãnh đọc Tiêu chuẩn
21040071 1 và 2 ISO/ANSI
21040073 2 v à 3 ISO/ANSI
21040075 2 ISO/ANSI
21040079 1 và 2 ISO/ANSI
21040080 2 ISO/ANSI
21040081 1 và 2 ISO/ANSI
Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thông tin trên mạng
Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt được các tính năng yêu
cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
1.3.2 Phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn chế của hệ
thống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng mới nhằm đảm bảo hiệu
quả cao nhất cho công tác tính lương.
− Nhập dữ liệu chấm công ngày:
Hệ thống chấm công mới phải cho phép người quản trị cập nhật hiệu chỉnh
giờ làm việc của từng nhân viên trong công ty.
Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt thiếu…cần có thao
tác cập nhật từ bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu trong trường
hợp số liệu nhiều.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
12
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
− Tính toán được thời gian đi muộn về sớm từng ngày
Đối chiếu với múi giờ đăng ký làm việc để tính toán thời gian đi muộn về
sớm.
− Tính toán được làm thêm thực tế của công nhân

Đối chiếu với mốc thời gian đăng ký làm thêm để tính toán số giờ làm thêm.
Việc tính toán làm thêm của nhân viên sẽ được nhân hệ số bao nhiêu.
Cụ thể: Theo quy định của công ty
Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.
Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.
Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3.
Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là: Nghỉ
phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ, nghỉ tai nạn…đồng
thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả lương dạng nghỉ nào không
được trả lương, để tính toán ngày công trong tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả
lương thì coi như vẫn tính một công như đi làm.
− Một số yêu cầu về báo cáo:
Khi chuyển sang dùng hệ thống chấm công tự động thì các yêu cầu về mặt
quản lý đòi hỏi chặt chẽ hơn. Vì vậy cần bổ sung thêm một số báo cáo chi tiết sau:
Báo cáo chấm công chi tiết: Hệ thống phải truy vấn và đưa ra nội dung cần tìm
kiếm để phục vụ cho việc in ấn.
Báo cáo bao gồm các thông tin: Có 2 thuộc tính MaNV và HoTen là cố định,
còn lại là các thuộc tính tuỳ chọn, báo cáo này được hiển thị theo hàng ngang. Báo
cáo phải đưa ra được Giờ dến, Giờ về, Thời gian đi muộn về sớm, Thời gian làm
thêm của từng nhân viên trong ngày (không tính làm thêm trước giờ đến và tính theo
hàng giờ).
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
13
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG
2.1 – Mục tiêu đạt được hệ thống mới
Sau khi đã khảo sát những đặc điểm của hệ thống cũ và bước đầu đưa ra mô
hình hệ thống mới, hệ thống mới phải đạt được những mục tiêu sau:
• Cập nhật được thông tin cơ bản về nhân sự, thay đổi giờ vào ra các ca làm
việc, cập nhật ngày nghỉ do công ty quy định, cập nhật được các khác chi

phi phát sinh trong quá trình tính lương.
• Tra cứu các thông tin về nhân sự, kết xuất ra các báo cáo chi tiết thông tin
nhân sự.
Kết xuất ra các báo cáo phục vụ công tác quản lý và công tác tính lương.
2.2 - Các chức năng của hệ thống mới
Hệ thống có 3 chức năng chính:
- Quản lý nhân sự (Cập nhật thông tin nhân sự, tìm kiếm thông tin nhân sự).
- Chấm công (Cập nhật giờ vào ra, đăng kí làm thêm, đăng kí nghỉ, cập nhật
ngày lễ, xoá dữ liệu vào ra, báo cáo chi tiết, báo cáo nhân sự đi làm trong
ngày, báo cáo chấm công tháng).
Quản lý lương (Cập nhật dữ liệu lương, tính lương, báo cáo lương).
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
14
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.1 – Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
15
QUẢN LÝ CHẤM CÔNG
Quản lý nhân sự Chấm công Quản lý lương
Cập nhật thông
tin nhân sự
Tìm kiếm thông
tin nhân sự
Cập nhật giờ vào ra
Đăng ký làm thêm
Đăng ký nghỉ
Xoá dữ liệu vào ra
Báo cáo chi tiết
Báo cáo nhân sự đi

làm trong ngày
Cập nhật dữ liệu
lương
Tính lương
Báo cáo lương
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Hình 2.2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
16
Nhân viên
Hệ thống quản
lý chấm công
Người quản lý
Dữ liệu chấm công
Báo cáo
Thông tin
Sự điều hành
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.3 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Hình 2.3: Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
17
Nhân viên
Chấm
công
Quản lý
nhân sự
Quản lý
lương

Người quản lý
Hồ sơ nhân sự Bảng lương
Phiếu đăng ký
làm thêm
Giờ vào ra
Phiếu đăng
ký nghỉ
Thông tin
Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu báo
cáo
Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo
Thông tin
Tính lương
Thông tin
Trả lời
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.4 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
2.2.4.1- Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:
Hồ sơ
nhân viên
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng quản lý nhân sự
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
18
Nhân viên

Cập nhật
thông tin nhân
viên
Tìm kiếm
nhân viên
Người quản lý
Thông tin
Cung cấp
thông tin
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu tìm kiếm
Trả lời
Yêu cầu xem thông tin
Đáp ứng
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.4.2- Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:
Hình 2.5: Biểu đồ luồng phân rã chức năng Chấm công
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
19
Nhân viên
Đăng ký
làm thêm
Xoá dữ
liệu vào ra
Cập nhật
giờ vào ra
Phiếu đăng ký làm thêm
Giờ vào ra
Báo cáo chi

tiết
Giờ Vào Ra
Báo cáo
chấm công
tháng
Báo cáo
nhân sự đi
làm
Đăng ký
nghỉ
Phiếu đăng ký nghỉ
Người quản lý
Quẹt thẻ
Trả lời
Đăng ký
Đăng ký nghỉ
Trả lời
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.4.3- Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý lương:
Hình 2.6: Biểu đồ luồng phân rã chức năng Quản lý lương
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
20
Cập nhật
dữ liệu
lương
Tính lương
Báo cáo
lương
Nhân viên
Người quảnlý

Hồ sơ nhân sự
Giờ vào ra
Đăng ký làm
thêm
Đăng ký nghỉ
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Thông tin
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3 – Mô hình thực thể liên kết
2.3.1 – Các bảng thực thể
2.3.1.1– Bảng hồ sơ:
Lưu trữ thông tin chi tiết về một nhân viên trong công ty.
Tên bảng: HOSO
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6)

Mã nhân viên, là duy nhất đối
với từng nhân viên
HoTen Text(30) Họ tên của nhân viên
NgaySinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên
GioiTinh Yes/No Giới tính
DiaChi Text(50) Địa chỉ đang ở hiện nay
MaPB Text(6)
Mã phòng ban, là duy nhất đối
với từng phòng ban

MaCV Text(6)
Mã chức vụ, là duy nhất đối
với từng chức vụ
HSLuong Double Hệ số lương
DienThoai Integer Số điện thoại
CMND Integer Số chứng minh nhân dân
TDVanHoa Text(20) Trình độ văn hoá
NgoaiNgu Text(20) Trình độ ngoại ngữ
TinHoc Text(20) Trình độ tin học
TDKhac Text(30) Bằng cấp khác
NgayVao Date/Time Ngày vào làm việc
NgayRa Date/Time Ngày thôi việc/chuyển đi
SoBH Text(20) Số sổ bảo hiểm
NoiDongBH Text(30) Nơi đóng bảo hiểm
GhiChu Text(50) Ghi Chú
2.3.1.2 - Bảng Phòng Ban:
Lưu trữ thông tin về các phòng ban trong công ty.
Tên bảng: PHONGBAN
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaPB Text(6)

Mã phòng ban
TenPB Text(30) Tên phòng ban
HanhChinh Yes/No
Kiểm tra Nhân viên làm hành
chính
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
21
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3.1.3 - Bảng chức vụ:

Lưu trữ thông tin về chức vụ của nhân viên trong công ty.
Tên bảng: CHUCVU
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaCV Text(6)

Mã chức vụ, là duy nhất
đối với từng chức vụ
TenCV Text(30) Tên chức vụ
2.3.1.4 - Bảng giờ vào ra:
Lưu trữ giờ vào ra của nhân viên khi quẹt thẻ.
Tên bảng: GIOVAORA
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
NgayLam Date/Time Ngày làm việc
TGVao Date/Time Giờ vào thực tế
TGRa Date/Time Giờ ra thực tế
2.3.1.5 - Bảng lý do nghỉ:
Lưu trữ các lý do mà nhân viên có thể chọn để nghỉ.
Tên bảng: LYDONGHI
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaLyDo Text(5)

Mã lý do nghỉ, là duy nhất
đối với từng lý do
LyDo Text(50) Lý do nghỉ
TraLuong Yes/No Có trả lương hay không
2.3.1.6 - Bảng Đăng Ký Nghỉ:
Lưu trữ Mã Nhân viên và ngày đăng ký nghỉ.
Tên Bảng: DANGKYNGHI
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả

MaNV Text(6)

Mã nhân viên
NgayDangKy Date/Time

Ngày đăng ký nghỉ
MaLyDo Text(5) Mã lý do nghỉ
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
22
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3.1.7 - Bảng Đăng Ký Làm Thêm:
Lưu trữ Mã Nhân viên và ngày đăng ký làm thêm.
Tên Bảng: LAMTHEM
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6)

Mã nhân viên
Ngay Date/Time

Ngày đăng ký làm thêm
DKLT Yes/No Đăng ký làm thêm
2.3.1.8 - Bảng Người Dùng:
Lưu trữ Thông tin người dùng.
Tên Bảng:NGUOIDUNG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
UserName Text(15)

Tên đăng nhập
Password Text(15)


Mật khẩu
Remember Yes/No
Thành viên đăng nhập
trước
2.3.1.9 - Bảng Chức Năng:
Lưu trữ các chức năng của chương trình.
Tên Bảng:CHUCNANG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
No Integer

Thứ tự mã chức năng
MaChucNang Text(25) Mã chức năng
TenChucNang Text(50) Tên chức năng
2.3.1.10- Bảng Quyền Người Dùng:
Lưu trữ Thông tin quyền người dùng.
Tên Bảng:QUYENNGUOIDUNG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
UserName Text(15)

Tên đăng nhập
No Integer

Thứ tự mã chức năng
Right Yes/No Được quyền
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
23
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3.1.11- Bảng Thiết Lập Cổng:
Lưu trữ Thông tin quyền người dùng.
Tên Bảng:THIETLAPCONG

Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
ComPort Integer Số cổng
Track Integer Số Rãnh
2.3.1.12- Bảng Tạm Ứng:
Lưu trữ Thông tin Mã Nhân viên và ngày đã nhận tạm ứng.
Tên Bảng:TAMUNG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6)

Mã nhân viên
Ngay Date/Time

Ngày nhận tạm ứng
TamUng Double Số tiền tạm ứng
LyDo Text(50) Lý do
2.3.1.13- Bảng Báo Cáo Chi Tiết:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo chi tiết bao gồm Mã Nhân Viên, Họ
tên, Ngày sinh, Giới tính, Thời gian làm, Thời gian thiếu, Thời gian làm thêm .
Tên Bảng:BAOCAOCHITIET
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
NgayLam Date/Time Ngày Làm
MaNV Text(6) Mã nhân viên
TGLam Long Integer Thời gian làm (phút)
TGThieu Long Integer Thời gian làm thiếu (phút)
TGThem Long Integer Thời gian làm thiếu(phút)
2.3.1.14- Bảng Báo Cáo Giờ Vào Ra:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo giờ vào giờ ra của nhân viên, bao gồm
Mã Nhân Viên, Họ tên, Giới tính, Phòng Ban, Giờ vào, Giờ Ra, thời gian làm, thời
gian làm thiếu, thời gian làm thêm.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B

24
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
Tên Bảng:BAOCAOGIOVAORA
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
TGVao Date/Time Thời gian vào
TGRa Date/Time Thời gian ra
TGLam Long Integer Thời gian làm (phút)
DiMuon Long Integer Thời gian làm thiếu (phút)
LamThem Long Integer Thời gian làm thiếu(phút)
2.3.1.15- Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo lương của một tháng đã chọn của nhân
viên, bao gồm Mã Nhân Viên, Thời gian làm của nhân viên từ ngày mồng một đến
cuối tháng.
Tên Bảng:BAOCAOLUONGTHANGCT
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
T1 Long Integer Thời gian làm ngày 1
T2 Long Integer Thời gian làm ngày 2
… … … …
T30 Long Integer Thời gian làm ngày 30
T31 Long Integer Thời gian làm ngày 31
TamUng Double Số tiền tạm ứng
2.3.1.16- Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo nhân viên vắng mặt từ ngày đến ngày
đã chọn của từng phòng ban hay toàn bộ nhân viên, bao gồm Ngày làm, Mã Nhân
Viên, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Mã Phòng ban, Lý do vắng mặt.
Tên Bảng:BAOCAOVANGMAT
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
Ngay Date/Time Ngày làm

MaNV Text(6) Mã nhân viên
HoTen Text(50) Họ tên nhân viên
NgaySinh Date/Time Ngày sinh
GioiTinh Yes/No Giới tính
MaPB Text(6) Mã phòng ban
LyDo Text(50) Lý do vắng mặt
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
25