Tiểu luận: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH & PHÁP LUẬT

TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN
CHIỂU

BÀI TẬP CÁ NHÂN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Quản lý Nhà nước về Hành chính Tư pháp và Bổ trợ Tư pháp
Giảng viên giảng dạy: Lê Thị Lý
Mã phách:………………………………….

Quảng Nam– 2021


DANH MỤC VIẾT TẮT
QLNN
UBND

Quản lý Nhà nước
Ủy ban Nhân dân


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1. Mơ hình tổ chức và quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế
một cửa tại UBND quận Liên Chiểu
Bảng 2.1. Kết quả chứng thực 6 tháng đầu năm 2021 tại UBND quận Liên
Chiểu


MỤC LỤC

PHẦN 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
CHỨNG THỰC, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND
QUẬN LIÊN CHIỂU...........................................................................................1
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác chứng thực và quản lý nhà nước về
chứng thực............................................................................................................1
1.2. Thực trạng công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực tại
UBND quận Liên Chiểu.......................................................................................5
1.2.1. Khái quát chung về công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng
thực tại UBND quận Liên Chiểu..........................................................................5
1.2.2. Trình tự thủ tục giải quyết chứng thực......................................................8
1.2.3. Thực trạng công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực tại
UBND quận Liên Chiểu.......................................................................................9
1.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực và quản lý nhà
nước về chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu............................................16
1.3.1. Bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực.......16
1.3.2. Nâng cao hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật......16
1.3.3. Áp dụng cơng nghệ thơng tin trong q trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ 17
1.3.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động
chứng thực...........................................................................................................18
PHẦN 2: XÂY DỰNG TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ
CHỨNG THỰC – GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG..........................................19
2.1. Xây dựng tình huống..................................................................................19
2.2 Giải quyết tình huống..................................................................................19


PHẦN 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
CHỨNG THỰC, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND
QUẬN LIÊN CHIỂU
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác chứng thực và quản lý nhà nước
về chứng thực

- Khái niệm về chứng thực
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về chứng thực. Theo Từ điển Tiếng Việt
của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan
đến chứng thực bản sao: “Sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc
(thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản
chính. Bản sao”[8, tr.817]. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm
bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng
thực điều đó”[8, tr.186].
Như vậy, chứng thực được bao hàm một số khái niệm liên quan đến sao,
xác nhận, chứng thực. Theo quy định của pháp luật có thể định nghĩa: “chứng
thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn
bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.”
- Hoạt động chứng thực
Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số
23/2015/NĐ-CP hoạt động chứng thực bao gồm các hoạt động:
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là
đúng với bản chính. (khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

1


- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định
tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực. (khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các

bên tham gia hợp đồng, giao dịch. (khoản 4 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐCP)
- Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực
QLNN được hiểu theo nghĩa rộng, là hoạt động được thực hiện bởi tất cả
các cơ quan nhà nước: Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, các đoàn thể
nhân dân, các hiệp hội... Theo nghĩa hẹp, QLNN là hoạt động chấp hành và điều
hành được đặc trưng bởi các yếu tố có tính tổ chức; được thực hiện trên cơ sở và
để thi hành pháp luật; được bảo đảm thực hiện chủ yếu bởi hệ thống các cơ quan
hành chính nhà nước (hoặc một số tổ chức xã hội trong trường hợp được giao
nhiệm vụ quản lý nhà nước)[4].
QLNN về chứng thực thuộc loại quản lý hành chính nhà nước tức là thực
thi pháp luật (hành pháp) trong lĩnh vực tư pháp, do các cơ quan hành chính nhà
nước có thẩm quyền thực hiện nhằm đáp ứng các nhu cầu của người dân, xã hội.
Như vậy có khái niệm QLNN về chứng thực như sau: “Quản lý nhà nước về
chứng thực là sự quản lý của cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm
quyền trong cơ quan hành chính nhà nước đối với hoạt động cung ứng dịch vụ
công, nhằm đưa các hoạt động này vào khn khổ pháp luật, góp phần đảm bảo

2


an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ khác,
phòng ngừa vi phạm pháp luật, củng cố và tăng cường pháp chế.”[4]
- Chủ thể của QLNN về chứng thực
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật tổ chức Chính phủ
số 76/2015/QH13 Chủ thể QLNN về chứng thực bao gồm:
+ Chính phủ (Luật tổ chức Chính phủ số 76/2015/QH13) Chính phủ thống
nhất QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký. Chính phủ ban hành, tổ chức triển khai thi hành các văn bản pháp
luật về chứng thực; chỉ đạo công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
và tổng hợp đánh giá tình hình thi hành pháp luật về chứng thực.

+ Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực (Điều 41 Nghị định
23/2015/NĐ-CP) Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất QLNN về chứng thực
trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình cơ
quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản
quy phạm pháp luật về chứng thực; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn
bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng
thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện
chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực;
Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo
cáo Chính phủ.
+ Bộ Ngoại giao trong QLNN về chứng thực (Điều 42 Nghị định
23/2015/NĐ-CP) Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong
việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại

3


diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được
giao thực hiện nhiệm vụ. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp
trong việc thực hiện QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký.
+ Ủy ban nhân dân các cấp trong QLNN về chứng thực (Điều 43 Nghị
định 23/2015/NĐ-CP) UBND các cấp thực hiện việc QLNN về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương. Ngồi
các cơ quan có thẩm quyền QLNN về chứng thực cịn có các cơ quan thực hiện
quyền giám sát đối với hoạt động quản lý đó như: Quốc hội, đại biểu Quốc hội,
Hội đồng nhân dân (viết tắc là HĐND) các cấp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và

Nhân dân giám sát việc thi hành các quy định pháp luật về chứng thực theo quy
định của pháp luật và các hoạt động của các cơ quan QLNN về chứng thực.
1.1.2.3. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản điều chỉnh có liên
quan, QLNN về chứng thực gồm các nội dung sau: Ban hành hoặc trình cơ quan
có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Xây dựng
và tổ chức thực hiện chính sách, kế hoạch, định hướng về hoạt động chứng thực;
Phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực; Thực hiện chứng thực; Quản lý hệ
thống tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong hoạt động chứng
thực; Đào tạo bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực; Kiểm tra, thanh tra,
khen thưởng, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng
thực; Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện cho một số hoạt động chứng
thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực; Thống kê nhà nước về chứng thực; Tổng

4


kết hoạt động chứng thực, báo cáo cơ quan nhà nước cấp trên về hoạt động
chứng thực.
1.2. Thực trạng công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng
thực tại UBND quận Liên Chiểu
1.2.1. Khái quát chung về công tác chứng thực và quản lý nhà nước về
chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu
1.2.1.1. Sơ lược về công tác chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu
UBND quận Liên Chiểu là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương và
Phòng Tư pháp quận Liên Chiểu thực hiện hoạt động chứng thực theo thẩm
quyền được pháp luật quy định và có đầy đủ những đặc điểm sau đây:
Thứ nhất, mang tính chất hành chính, đó là tn thủ các quy định pháp luật
về trình tự, thủ tục hành chính khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ kí;

Thứ hai, xác nhận giá trị pháp lý của văn bản chứng thực, theo quy định
pháp luật hiện hành, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản
chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chứng
thực chữ ký có giá trị chứng minh yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ
để xác định trách nhiệm người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Thứ ba, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chịu trách nhiệm về tính
trung thực, tính chính xác và tính khách quan của giấy tờ, văn bản do mình
chứng thực.
Theo Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Phòng Tư pháp quận Liên
Chiểu có thẩm quyền và trách nhiệm về chứng thực sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước

5


ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản mà di sản là động sản.
Trưởng phịng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc
quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
1.2.1.2. Quy định chứng thực đối với từng hoạt động cụ thể
- Chứng thực bản sao từ bản chính:
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính
hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực

bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản
thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản
sao đúng với bản chính (Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Theo đó, Trong
trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh
sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường
hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là
thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (Khoản 1, Điều 14 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP).

6


Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ 35 bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường
hợp cơ quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp (Khoản 2, Điều 20 Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP).
- Chứng thực chữ ký
Theo đó, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của
giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Người thực hiện
chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu
chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra
các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị
người đó ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký
chứng thực (Khoản 3, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực

chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của
người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân
tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối
với trường hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của
bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản,
quyền sử dụng bất động sản (Khoản 4, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp
huyện cùng có thẩm quyền chứng thực: hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản

7


36 là động sản, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai
nhận di sản mà di sản là động sản (Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐCP).
Bên cạnh đó, căn cứ vào Bộ Luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở thì
UBND cấp huyện cịn có thẩm quyền sau: Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên
quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất
đai, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản theo quy định
của Bộ luật dân sự, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản
khai nhận di sản mà di sản là bất động sản và chứng thực hợp đồng, giao dịch về
nhà ở theo quy định của Luật nhà ở. Quy định trên một mặt bảo đảm thuận lợi
cho người dân khi có yêu cầu chứng thực, mặt khác phân định rõ thẩm quyền
chứng thực giữa Phòng Tư pháp, UBND cấp huyện trong thực hiện chứng thực
để tránh ùn tắc hoặc đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan thực hiện chứng thực.
1.2.2. Trình tự thủ tục giải quyết chứng thực
Trình tự giải quyết chứng thực của UBND quận Liên Chiểu được khái
quát theo theo cơ chế một cửa gồm 3 bước:
Bước 1: Cá nhân, tổ chức, người có yêu cầu nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả

Bước 2: Công chức chuyên môn phụ trách tiếp nhận yêu cầu chứng thực
của công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định về chủng loại, tính pháp lý
của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi chép tiếp nhận
Công chức chuyên môn thực hiện chứng thực.
Bước 3: Công chức chun mơn quận Liên Chiểu phụ trách duyệt, ký và
đóng dấu.

8


Bước 4: Công chức chuyên môn tại bộ phận một cửa tiến hành vào sổ, thu
phí, lệ phí và trả kết quả cho cơng dân.
Quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa tại UBND quận Liên
Chiểu được mơ hình hóa qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1. Mơ hình tổ chức và quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một
cửa tại UBND quận Liên Chiểu
1.2.3. Thực trạng công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực
tại UBND quận Liên Chiểu
Với lượng dân số trên địa bàn đông, mặc dù tại UBND các phường trên
địa bàn quận Liên Chiểu có chức năng chứng thực nhưng công dân cũng thường
xuyên đến để chứng thực những giấy tờ riêng của mình. Do đó Bộ phận tiếp
nhận chứng thực phòng Tư pháp quận Liên Chiểu tiếp nhận rất nhiều hồ sơ
chứng thực bao gồm tất cả loại chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp
như: Chứng thực sao y bản chính, chứng thực chữ ký (bao gồm chứng thực chữ
ký người phiên dịch, chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền)
1.2.2.1. Những kết quả đạt được
Nhìn chung công tác chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu được tổ chức
thực hiện đúng quy định của pháp luật, tiếp nhận và trả hồ sơ đúng hạn, sớm hạn
khơng có trường hợp nào kéo dài gây phiền hà cho nhân dân. Việc ghi chép sổ

9


sách, biểu mẫu được thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Nghị định số
23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TTBTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch.
Thực hiện việc thu, trích nộp lệ phí đúng theo quy định.
Cơng tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác chứng thực trong thời
gian qua, phòng Tư pháp chưa nhận được đơn khiếu nại, tố cáo nào trong các
lĩnh vực này.
Kết quả thống kê cho thấy, việc tổ chức thực hiện chứng thực taị UBND
quận Liên Chiểu 06 tháng đầu năm 2021 như sau:
Bảng 2.1. Kết quả chứng thực 6 tháng đầu năm 2021 tại UBNDD quận Liên
Chiểu ( Nguồn: Phòng Tư pháp UBND quận Liên Chiểu)
Chứng thực bản Chứng thực chữ Chứng thực chữ Chứng thực hợp
sao

ký trong giấy tờ, ký người dịch đồng, giao dịch

(Bản)

văn bản (Việc)

(Việc)

(Việc)

46,319
973
1,599
0
Có thể thấy, cơng tác chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu đã đạt được
kết quả nhất định như: tiếp nhận, giải quyết 46.319 bản sao chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt
Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi, cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài
cấp, chứng nhận;Thực hiện 1599 trường hợp chứng thực chữ ký người dịch, vì lý

10


do cần tính chun mơn nghiệp vụ về Ngoại ngữ, tính cẩn thận cao nên việc
kiểm tra hồ sơ, tiến hành đóng dấu vào bản dịch từ tiếng nước ngồi sang tiếng
Việt và ngược lại cũng do Cộng tác viên dịch thuật thực hiện để tránh sai sót;
973 trường hợp chứng thực chữ ký trong các loại giấy ủy quyền, giấy xác nhận
sơ yếu lý lịch.
Qua việc thực hiện các quy định tại Luật Công chứng 2014, Nghị định số
23/1015/NĐ-CP; Thông tư 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của nghị đinh số 23/2015/ NĐ-CP ngày 16 tháng
02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Quyết định số
1024/QĐ-BTP ngày 09/05/2018 về việc cơng bố thủ tục hành chính sửa đổi
trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của bộ tư pháp,….
thì hoạt động chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu đã thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ theo pháp luật hiện hành, đã có một số thành tựu nhất định, kết
quả cụ thể như sau:

Một là, UBND quận Liên Chiểu đã quy định rõ ràng thẩm quyền trách
nhiệm chứng thực. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
khơng phụ thuộc vào nơi cư trú hay trụ sở của tổ chức có yêu cầu chứng thực và
người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kì cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền nào thuận tiện với mình nhất.
Hai là, UBND quận Liên Chiểu đã quy định rõ ràng trách nhiệm của cơ
quan khi tiếp nhận bản sao được chứng thực, khẳng định được giá trị pháp lý của
giấy tờ, văn bản đã được chứng thực.

11


Ba là, quy định cụ thể thời hạn trả kết quả yêu cầu chứng thực tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của UBND quận Liên Chiểu, một cửa
được thực hiện theo cơ chế đại diện.
Tại Bộ phận “một cửa” niêm yết công khai nội quy, quy chế hoạt động của
bộ phận “một cửa” niêm yết mức thu phí; niêm yết danh sách cơng chức làm
việc tại bộ phận một cửa; các đường dây nóng tiếp nhận ý kiến, phản ảnh của tổ
chức, công dân của UBND phường lãnh đạo của phường; hịm thư góp ý để kip
thời tiếp nhận xử lý thông tin hạn chế tối đa các tiêu cực pháp sinh trong quá
trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính nói chung và thủ tục chứng thực
nói riêng.
Những thành tựu trên đã khẳng định những cố gắng, nỗ lực của công chức
Tư pháp – Hộ tịch nói chung và các cơng chức chun mơn khác nói riêng của
UBND quận Liên Chiểu với tinh thần đoàn kết, sáng tạo, hoàn thành tốt nhiệm
vụ, trách nhiệm được giao đã có những chuyển biến tích cực về cơng tác chứng
thực tại UBND quận Liên Chiểu.
1.2.2.2. Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được nêu trên thì vẫn cịn tồn tại một số
hạn chế nhất định như sau:

Một là, vẫn cịn tình trạng cơng dân gặp trực tiếp lãnh đạo ký chứng thực
rồi sau đó mới quay ra bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để đóng dấu chứng thực
và lấy số chứng thực. Tình trạng này xảy ra không nhiều, tuy nhiên cần phải
nghiêm túc rút kinh nhiệm, bởi khi lãnh đạo đã ký và đóng dấu mà cơng chức tư
pháp lại u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu và từ chối khơng đóng dấu
chứng thực do bản chính giấy tờ, văn bản khơng đủ điều kiện để chứng thực theo
quy định thì sẽ gặp phải sự phản kháng quyết liệt của cơng dân có u cầu. Đặc

12


biệt là khi hồ sơ của cơng dân có vấn đề, không đủ điều kiện để chứng thực, bị từ
chối tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính nhưng khi gặp Chủ tịch hoặc Phó
chủ tịch thì các đồng chí lãnh đạo lại ký, điều đó dẫn đến hiểu nhầm giữa công
dân với cán bộ chuyên môn, gây áp lực cho cán bộ chuyên môn khi thực thi
nhiệm vụ.
Hai là, nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị khơng chứng
thực trang bìa các văn bằng, hay đề nghị thu nhỏ hoặc phóng to bản sao, xuất
trình bản chính khơng có chữ ký như Thẻ đảng viên, bản chính có chữ ký phơ tơ,
hợp đồng có nhiều trang nhưng chỉ đóng dấu giáp lai của 1 bên, các bản chính
hết hiệu lực như giấy chứng minh nhân dân khơng cịn giá trị sử dụng. Trong các
trường hợp này có được chứng thực hay khơng thì vẫn có nhiều ý kiến khác
nhau. [7]
Ba là, về việc thu phí cịn nhiều bất hợp lý. Khi quy trình thực hiện khơng
đúng, thiếu cơ chế giám sát, sẽ dẫn đến nguy cơ thất thốt phí chứng thực. Việc
ghi biên lai cũng thiếu chặt chẽ, biên lai không được ban hành theo quy định dẫn
đến nguồn thu phí, lệ phí chứng thực bị thất thốt; tồn tại phổ biến việc “miễn
phí” chứng thực đối với người quen.
Bốn là, công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực
còn tồn tại một số yếu kém. Hình thức tuyên truyền chưa đa dạng nên vẫn cịn

tình trạng nhiều tổ chức và cơng dân chưa phân biệt được hoạt động công chứng
và hoạt động chứng thực. Hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực
tại nhiều nơi vẫn mang tính hình thức, phong trào, chưa tuyên tryền theo chiều
sâu, chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa chính quyền và các đồn thể nhân dân
dẫn tới chất lượng tun truyền cịn thấp.

13


Năm là, về chứng thực chữ ký: Trong thực tế có nhiều trường hợp do tuổi
cao, sức yếu, bệnh tật không thể đến tại trụ sở UBND quận để ký được; trong khi
công chức thực hiện nhiệm vụ này không có thời gian để đi đến từng trường hợp
để thực hiện chứng thực chữ ký, vì vậy có những khó khăn trong q trình thực
hiện nhiệm vụ.
1.2.2.3. Ngun nhân
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên:
Thứ nhất, hạn chế xuất phát từ tính chất làng xã của người Việt Nam
Quận Liên Chiểu là một quận của thành phố Đà Nẵng, đội ngũ cán bộ,
công chức làm việc tại các xã đa phần đều là người thuộc địa phương. Do vậy,
ngồi quan hệ cơng việc thì giữa cơng dân và cán bộ, cơng chức cịn có quan hệ
họ hàng, quen biết. do sự chủ quan, duy ý chí của chủ thể trong giải quyết hồ sơ
chứng thực.
Vốn là vấn đề thực hiện thẩm quyền và phục vụ nhân dân tuy nhiên đôi
khi các chủ thể giải quyết hồ sơ chứng thực nói riêng và thủ tục hành chính khác
nói chung vẫn thường đem ý chí cá nhân và các quan hệ cá nhân vào nhiệm vụ,
cơng vụ do đó đây ảnh hưởng khá lớn tới hiệu quả giải quyết các hồ sơ chứng
thực theo yêu cầu của công dân, tổ chức. Trong việc thực hiện chứng thực còn nể
nang, không đúng quy định như: Khi chứng thực sao y bản chính vì một lý do
nào đó người u cầu chứng thực khơng xuất trình được bản chính nhưng cán bộ
chứng thực vẫn thực hiện chứng thực; hay chứng thực bản sao từ sổ gốc theo

giấy tờ tùy thân hiện tại của người yêu cầu chứng thực; miễn lệ phí cho người
quen…
Thứ hai, chưa có đạo luật chuyên ngành về chứng thực

14


Pháp luật về chứng thực là pháp luật về hình thức (pháp luật về thủ tục).
Vì vậy, việc áp dụng và thực hiện pháp luật về chứng thực phải phụ thuộc rất
nhiều vào hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động
chứng thực, là các quy định về nội dung thuộc các chuyên ngành khác nhau như:
dân sự, đất đai, nhà ở…Thực tế, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên
quan đến hoạt động chứng thực đã không ngừng được sửa đổi, bổ sung và từng
bước được hoàn thiện, tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực. Tuy nhiên,
pháp luật chứng thực ở Việt Nam mới chỉ dừng lại ở nghị định, trong khi các văn
bản pháp luật chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã
được ban hành ở cấp độ Luật như: Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hơn nhân và
gia đình…Do đó, sự tn thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của
pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy
phạm pháp luật khác. [7]
Thứ ba, công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực
chưa được coi trọng
Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng
thực nằm trong chương trình chung của Bộ Tư pháp, Sở tư pháp thành phố Đà
Nẵng hàng năm. Song mảng tuyên truyền rất nhỏ, được đề cập rất ít. Đến ngay
cán bộ công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cũng chưa hiểu rõ được
thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”.
Thứ tư, nhận thức của một bộ phận không nhỏ đội ngũ cán bộ, công chức
chưa coi trọng đúng mức trình độ chun mơn, nghiệp vụ, sự am hiểu pháp luật
chứng thực, kinh nghiệm thực tiễn là trách nhiệm của chính mỗi cơ quan, đơn vị,

tổ chức thực hiện. Trách nhiệm và tính chuyên nghiệp trong thực thi cơng vụ
chưa cao; cịn thiếu ý thức trong phục vụ nhân dân. Do trình độ của cơng chức

15


thực hiện chứng thực: Một số cán bộ làm công tác chứng thực hạn chế về năng
lực chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và đạo đức công vụ, đặc biệt là trình độ ngoại
ngữ của cán bộ làm cơng tác chứng thực.
1.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực và quản
lý nhà nước về chứng thực tại UBND quận Liên Chiểu
1.3.1. Bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực
Cơ sở vật chất là một yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động chứng thực
được thực hiện một cách có hiệu quả. Hoạt động chứng thực tại UBND quận
Liên Chiểu hiện nay được thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ
hành chính. theo quy chế được quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế
thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thơng tại cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương. Theo đó, một trong những yêu cầu đảm bảo thực hiện cơ chế
một cửa, một cửa liên thông là yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động
hành chính nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng
Trước nhu cầu chứng thực càng gia tăng về số lượng và sự phức tạp của đối
tượng chứng thực thì việc cần bảo đảm quản lý và thực hiện chứng thực tốt là đòi
hỏi bức thiết. Điều này một phần được đáp ứng nếu công tác chứng thực được
trang bị những phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cần thiết như máy photo, máy tính.
Ngồi ra, để nâng cao hiệu quả của hoạt động chứng thực thì những trang thiết bị
như bàn ghế, tủ đựng tài liệu, sổ sách theo dõi, kho lưu hồ sơ chứng thực là rất
cần thiết, giúp cho công tác quản lý chứng thực được dễ dàng, hiệu quả, đúng
quy định. Vấn đề đặt ra là tìm kiếm giải pháp về cơ chế tài chính cho cơ sở vật
chất, trang thiết bị cần thiết trên.

16


1.3.2. Nâng cao hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
chứng thực trên địa bàn
Cần chú trọng xây dựng đội ngũ làm công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật - vai trò quyết định chất lượng tuyên truyền, phổ biến giáo dục
pháp luật. Cần đổi mới nội dung tuyền truyền theo hướng phải thiết thực, đáp
ứng u cầu thực tiễn. Cần đa dạng hóa hình thức, phương pháp tuyên truyền,
phổ biến giáo dục pháp luật, không chỉ thông qua các hội nghị, hệ thống truyền
thanh, cơng tác hịa giải ở cơ sở, hoạt động câu lạc bộ pháp luật mà bằng những
cách thức khác như tọa đàm, buổi nói chuyện, cung cấp các tin bài, cấp phát tài
liệu hỏi đáp, tờ gấp, tờ rơi, panô, áp phích, khai thác, tìm hiểu pháp luật qua tủ
sách pháp luật,.... để người dân có thể cập nhật thơng tin, trao đổi, bàn luận và
tìm hướng giải quyết cho những vấn đề bức xúc trong lĩnh vực chứng thực và
các lĩnh vực khác.
1.3.3. Áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Khi giải quyết các thủ tục tư pháp – hộ tịch, công chức cần được trang bị
những phương tiện cần thiết để việc thực thi công vụ hiệu quả và tránh sự tùy
tiện. Do đó, các cấp lãnh đạo cần có sự quan tâm đúng mức và kịp thời để trang
bị các phương tiện cũng như các điều kiện làm việc cần thiết để giúp các bộ phận
thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và thuận lợi; từng bước hiện đại hóa các trang
thiết bị; phục vụ cơng tác hiện đại hóa công sở nhằm đáo ứng yêu cầu ngày càng
cao trong cơng tác cải cách hành chính.
Bên cạnh đó, cần đặc biệt chú trọng công tác ứng dụng công nghệ thông
tin, coi đây như là một đòi hỏi khách quan của cơng tác cải cách hành chính và
cũng là một giải pháp hữu hiệu đảm bảo cho mọi hoạt động hiệu quả. Công nghệ
thông tin được coi là “cánh tay đắc lực” phục vụ cho cán bộ, công chức khi thực

17


hiện nhiệm vụ, giúp công việc được giải quyết nhanh gọn, chính xác; giúp cơng
tác kiểm tra, giám sát của lãnh đạo được thực hiện thuận lợi. Như vậy, đẩy mạnh
ứng dụng cơng nghệ thơng tin là một hướng tích cực, phù hợp với xu thế đang
chuyển dần sang một xã hội thông tin như hiện nay.
1.3.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động
chứng thực
Để đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu của mỗi cơng dân khi đến chứng thực,
Phịng Tư pháp quận Liên Chiểu cần thường xuyên cử các chuyên viên tham gia
đào tạo, bồi dưỡng, tham gia các lớp tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ
giúp cho công chức chứng thực trang bị những kiến thức về nghiệp vụ, kỹ năng
giải quyết các loại việc cũng như kiến thức về lý luận chính trị, quản lý nhà nước
để nâng cao trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ này. Không chỉ mở
các lớp bồi dưỡng về kiến thức, chun mơn mà cần có những lớp bồi dưỡng về
kỹ năng khi thực thi công vụ, kỹ năng trong giao tiếp và xử lý các tình huống
phát sinh khi thực hiện hoạt động chứng thực. Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử
lý các tình huống phát sinh là những kỹ năng quan trọng giúp cho việc hướng
dẫn, trao đổi với khách hàng được thuận lợi, nhận được sự thông cảm từ người
dân khi có chỗ khó khăn trong quá trình thực hiện các loại thủ tục hành chính
cũng như giúp người dân hiểu rõ từng bước, quy trình thực hiện.

18


PHẦN 2: XÂY DỰNG TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ
CHỨNG THỰC – GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
2.1. Xây dựng tình huống
Vào 16 giờ 30 phút ngày 19/06/2021, bà Trần Thị Lành đến Bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả tại UBND quận Liên Chiểu yêu cầu chứng thực hợp đồng
giao dịch mua bán hàng hóa là gạo giữa Cơng ty TNHH MTV An Lạc (bên A) do
ông Phan Văn An là người đại diện theo pháp luật và Bà Trần Thị Lành (bên B)
đã cùng lập và ký kết hợp đồng giao dịch.
Bà Trần Thị Lành xuất trình cho chuyên viên Tư pháp – Hộ tịch 01 hợp
đồng mua bán hàng hóa là gạo (bản chính) gồm 12 tờ, mỗi tờ chỉ có 01 mặt có
nội dung và 03 bản photo của hợp đồng do Công ty TNHH MTV An Lạc và Bà
Trần Thị Lành ký tên, đóng dấu ở trang thứ 10, trang 11 và 12 là phụ lục, chỉ có
dấu treo.
Hỏi: Nêu trình tự thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch của bà Trần Thị
Lành
2.2 Giải quyết tình huống
Trình tự thủ tục giải quyết chứng thực
Bước 1: Công chức chuyên môn về lĩnh vực chứng thực tiếp nhận hồ sơ
chứng thực
Bước 2: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu
(1) Kiểm tra mặt sau trên từng tờ của Hợp đồng trên để tránh trường hợp
sao y những nội dung khơng đúng với như bản chính, nếu khơng đúng với bản
chính thì trả hồ sơ.

19


(2) Kiểm tra con dấu giáp lai của Hợp dồng này, nếu bất cứ tờ nào của hợp
đồng này thiếu dấu giáp lai thì trả hồ sơ. Sau đó kiểm tra Hợp đồng này có con
dấu trịn ở chữ ký của Công ty TNHH MTV An Lạc.
(3) Kiểm tra đối chiếu nội dung giữa bản sao và bản chính, nếu khơng có
sai sót thì trả bản chính lại cho bà Trần Thị Lành và tiến hành đóng dấu.
(4) Đóng dấu “BẢN SAO” vào trang đầu tiên, phía trên bên phải của hợp
đồng

(5) Đóng dấu giáp lai
Từ tờ thứ 01 đến tờ thứ 05, tiếp đến từ tờ thứ 05 đến tờ thứ 09, tiếp đến là tờ
thứ 09 đến tờ thứ 12 là kết thúc. Mỗi lần như vậy chỉ đóng 01 lần liên tiếp ở giữa
bên phải của mỗi tờ.
(6) Đóng dấu “Chứng thực bản sao đúng với bản chính” ở trang thứ 10,
tránh chèn lên chữ ký và con dấu có trong trang đó, đóng dấu số chứng thực
(7) Vào sổ ghi chép, tiếp nhận.
Bước 3: Trình Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng Tư pháp ký.
- Sau khi lãnh đạo ký xong, đóng dấu tên của Lãnh đạo ký ở ngày dưới đi
của chữ ký đó.
- Đóng dấu tròn của Phòng Tư pháp chèn lên 1/3 chiều dài ở bên trái chữ ký
của Lãnh đạo.
Bước 4: Tính lệ phí, ghi biên lai, trả hồ sơ
- Tính phí bằng cách sau: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu
1.000 đồng/trang (Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính).
Do đó 01 bản hợp đồng trên có mức phí chứng thực sao y bản chính là 14.000
đồng. Vậy 03 bản chứng thực là 42.000 đồng.
- Ghi biên lại và thu lệ phí và trả hồ sơ.

20


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài Chính. 2016. Thông tư số 226/2016/TT-BTC Quy định mức thu,
chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực, ban hành ngày 11 tháng 11
năm 2016, Hà Nội.
2. Chính phủ. 2012. Nghị định số 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 5
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, ba hành ngày 20
tháng 11 năm 2012, Hà Nội.

3. Chính phủ. 2015. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch, ban hành ngày ngày 16 tháng 02 năm 2015, Hà Nội.
4. Hà Thị Hồng. 2016. Quản lý nhà nước về chứng thực của UBND phường
– từ thực tiến quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Quản lý
cơng, Học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam.
5. Nguyễn Thị Thúy Vân. 2017. Chứng thực của UBND xã từ thực tiễn
huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa
học xã hội Việt Nam.
6. Quốc hội. 2014. Luật số 76/2015/QH13, Luật tổ chức Chính phủ, ban
hành ngày 19 tháng 06 năm 2015, Hà Nội.
7. Thủ tướng Chính phủ. 2015. Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày
25/03/2015, ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên
thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, ban hành ngày 15 tháng
03 năm 2015, Hà Nội.