Bài tập lớn PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP. XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU (BAO GỒM KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI) VỀ HỘI NGHỊ CỤ THỂ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI
PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ
TỔ CHỨC HỘI HỌP. XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU (BAO GỒM KẾ HOẠCH;
CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI) VỀ HỘI NGHỊ CỤ THỂ
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Nghiệp vụ thư ký văn phịng
Mã phách:…………………………………………

TP. HỒ CHÍ MINH - 2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................ 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2
4. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 2
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài ........................................................... 2
NỘI DUNG ...................................................................................................... 3
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN
BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP ............................................................................ 3
1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 3
1.2. Vai trò của tổ chức hội họp .................................................................... 6
II. TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN
BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP ............................................................................ 7
2.1. Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp ..... 7
2.2. Quan điểm cá nhân về trách nhiệm của thư ký văn phòng khi chuẩn bị

tổ chức hội họp ............................................................................................ 13
III. KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI VỀ
HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG TRÀO
THANH NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y
DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ................................................... 14
3.1. Kế hoạch hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh ........ 14
3.2. Chương trình nghị sự về hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong
trào thanh niên năm học 2021 – 2022 tại Trường Đại học Y dược TP. Hồ
Chí Minh ...................................................................................................... 16
3.3. Giấy mời về hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh niên
năm học 2021 – 2022 tại trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh
..................................................................................................................... 17
KẾT LUẬN .................................................................................................... 19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 20


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong một cơ quan, tổ chức thư ký là người có vai trị trung gian, cầu nối
giữa các bộ phận trong công ty nhằm hỗ trợ, kết nối các công việc của bộ phận
này với bộ phận kia, hoàn thành các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ
của một thư ký văn phịng là hỗ trợ cơng tác quản lý, điều hành trong doanh
nghiệp, các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, biên bản, lên kế hoạch chuẩn
bị cho một cuộc họp , lịch trình cơng tác cho lãnh đạo, ghi chép, làm báo cáo
lên ban lãnh đạo và quản lý các cơng việc tạp vụ hành chính khác.
Với một thư kí, trách nhiệm trong việc chuẩn bị cho một cuộc họp tại tổ
chức, cơ quan của mình là rất quan trọng. Thư kí cần chuẩn bị chỉnh chu để
cuộc họp được diễn ra một cách thơng suốt và có hiệu quả. Vì vậy, tác giả chọn
đề tài “Phân tích trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức
hội họp. Xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị sự và

giấy mời) về một hội nghị cụ thể” để phân tích và làm rõ trách nhiệm của thư
kí trước mỗi cuộc họp, từ đó có cơ sở để hồn thành bộ tài liệu bao gồm kế
hoạch, chương trình nghị sự và giấy mời cho một nghị sự cụ thể.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
+ Mục đích 1: hệ thống hóa lý luận và nêu được trách nhiệm của thư ký
văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp;
+ Mục đích 2: xây dựng một bộ tài liệu cho một hội nghị cụ thể.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: hệ thống hóa cơ sở lý thuyết các vấn đề lý thuyến
về thư kí và trách nhiệm của thư kí trước những cuộc họp, nghị sự của cơ quan,
tổ chức. Phân tích trách nhiệm của thư kí trong sự chuẩn bị trước cuộc họp, trên

1


cơ sở đó rút ra được kiến thức để lập bộ tài liệu bao gồm kế hoạch, chương
trình và giấy mời cho một hội nghị cụ thể.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: trách nhiệm của thư ký văn phòng trong việc
chuẩn bị tổ chức hội họp. Nghiên cứu xây dựng bộ tài liệu cho một hội nghị cụ
thể.
- Phạm vi nghiên cứu: các tài liệu liên quan đến trách nhiệm của thư ký
văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu đã được sử dụng để thực hiện đề tài:
+ Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tập lớn sử dụng các phương pháp
phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa các tài liệu để xây dựng các khái
niệm công cụ và khung lý luận cho đề tài. Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng
hợp các tài liệu về hoạt động lập kế hoạch;
+ Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet;

+ Phương pháp thống kê - phân tích,...
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài
Thư ký văn phịng hiện nay là một cơng việc phải thực hiện rất nhiều các
công việc khác nhau. Với từng cơ quan, tổ chức thư ký văn phịng cũng sẽ có
những nhiệm vụ đặc thù riêng biệt. Song, về cơ bản các đầu việc của một thư
ký văn phòng đều là hỗ trợ cho các phòng ban và báo cáo các kết quả lên ban
lãnh đạo để đảm bảo công việc hiệu quả. Và với việc chuẩn bị trước các cuộc
họp cũng là công việc quan trọng và cần thư ký phải chuẩn bị chu đáo. Do đó,
việc nghiên cứu đề tài này góp phần giúp bản thân tơi biết và hiểu hơn về các
công việc cần làm của một thư ký trước mỗi cuộc họp, từ đó rút ra bài học và
các kĩ năng cần chuẩn bị cho bản thân sau này.

2


NỘI DUNG
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ
TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm thư ký văn phòng
Khái niệm thư ký:
Thư ký là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trên thế giới cũng như
ở Việt Nam. Chính vì sự phổ biến và được dùng rộng rãi nên trên thực tế có rất
nhiều định nghĩa và cách hiểu khác nhau như sau:
Thứ nhất, thư ký là người được giao làm các cơng việc liên quan đến văn
thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phịng của một cơ quan, chức.
Thứ hai, thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những
văn bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị,
Thư ký hội đồng khoa học...).
Thứ ba, thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành

công việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thế (Tổng Thư ký Hội Nhà
văn)
Thứ tư, thư ký là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một
cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các cơng việc về giấy tờ, giao
thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày (thư ký riêng).
Thư ký trong Giáo trình nghiệp vụ thư ký được định nghĩa: Thư ký có
thể là người trợ lý. giúp việc đồng thời cũng có thể là người đảm nhận các cơng
việc có tính chất tổ chức, điều hành. Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác
nhau, nhưng dù ở vị trí nào thì cơng việc của người thư ký cùng luôn luôn gắn

3


liền với giấy tờ, văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói ch khac là những cơng
việc mang tính chất hành chính (theo nghĩa hẹp). [5, tr.6].
Từ những cách hiểu và định nghĩa trên có thể hiểu như sau:“Thư ký có
thể đảm nhận nhiều cơng việc trong văn phịng như làm trợ lý, giúp việc và các
cơng việc mang tính tổ chức, điều hành và dù có ở bất kỳ vị trí nào thì cơng
việc của thư ký ln ln gắn liền với giấy tờ, văn bản thông tin giao tiếp, hay
nói cách khách là những cơng việc mang tính chất hành chính”.
Khái niệm thư ký văn phịng:
Hiện nay với sự phát triển của nền kinh tế và cũng như xuất hiện ngày
càng nhiều các tổ chức, cơ quan thì thuật ngữ “thư ký văn phịng” khơng cịn
q xa lạ, từ đó cũng có khơng ít những định nghĩa, quan niệm khác nhau về
thư ký văn phòng.
Trong cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phịng (Nhà xuất bản Chính trị Quốc
gia, 1997), tác giả quan niệm rằng: “Thư ký văn phòng là người giúp việc trực
tiếp cho một thủ trưởng (hoặc lãnh đạo) của một cơ quan”.[2, tr.6]
Trong khi đó, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn bản và quản lý
hồ sơ tài liệu của Trường Hành chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994) đưa ra

định nghĩa sau: “Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư
ký văn phòng”[3, tr.8]
Theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phịng thì tác giả Vũ Thị Phụng định
nghĩa thư ký văn phòng như sau: “Thư ký văn phòng là những người được giao
đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các cơng việc có liên quan đến những lĩnh
vực chun mơn của một văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm
bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc

4


hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người
lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp”. [6, tr.8]
Mặc dù có nhiều cách hiểu nhưng không phải mọi thư ký đều là thư ký
văn phòng, mà chỉ những thư ký thực hiện một cơng việc chun mơn thuộc
lĩnh vực văn phịng thì mới gọi là thư ký văn phịng. Từ đó tác giả đồng ý và
thống nhất sử dụng khái niệm:
“Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc
tồn bộ các cơng việc có liên quan đến những lĩnh vực chun mơn của một
văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông
tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ,
phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan,
tổ chức và doanh nghiệp”.
1.1.2. Khái niệm tổ chức hội họp
Khái niệm tổ chức:
Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ
chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám

sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của
doanh nghiệp”. [4, tr.227].
Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân cơng, sắp xếp cơng việc, có
sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức, đơn vị.
Khái niệm hội họp:
5


Theo Khoản Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11
năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản
lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định
nghĩa về hội nghị, hội họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt
động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ
trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan mình theo quy định của pháp luật”
Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: “Hội nghị, hội
họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của
cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết
định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến
nghị, thơng qua đó thủ trưởng của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo
và điều hành hoạt động trong việc thực hiện các công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật và theo nội quy, quy
chế hoạt động của cơ quan đó”.
1.2. Vai trị của tổ chức hội họp
Tổ chức hội họp là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức.
Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, cùng với các hình thức thu
thập, truyền đạt thơng tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông
suốt.

Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người
bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định
đúng đắn. Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng
quan điểm mới được thừa nhận. Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện
các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến những
6


ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện
pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.
Hội họp là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun
mơn, nghiệp vụ, là mơi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ
trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp.
Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng
ta hầu như khơng thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết
định quan trọng. Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin,
đưa ra các nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá
nhân một lúc đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ
hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến
trình làm quyết định.
II. TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ
TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.1. Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội
họp
2.1.1. Lập kế hoạch tổ chức hội họp
Đối với bất kỳ một cuộc họp nào dù lớn hay nhỏ người thư ký cũng cần
phải lập kế hoạch, điều này giúp cho mọi hoạt động được diễn ra một cách tuần
tự và khoa học, tránh trường hợp xảy ra các sai sót khơng đáng có. Để xây dựng
một kế hoạch hoàn chỉnh người thư ký cần làm rõ các vấn đề sau:Tên và chủ

đề cuộc họp, hội nghị; Mục đích, yêu cầu, nội dung của cuộc họp, hội nghị
hướng tới giải quyết; Thời gian tổ chức; Địa điểm tổ chức Thành phần tham
dự; Kinh phí tổ chức; Phân công tổ chức thực hiện.

7


Bản kế hoạch sau khi thư ký xây dựng cần để ở chế độ dự thảo, trình lãnh
đạo phê duyệt, sau đó thư ký phối hợp với các bộ phận chức năng của văn
phòng, in sao ra nhiều bản gửi cho các cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện. Trong những trường hợp nhất định có thể phải gửi cho một số cơ quan
quản lý cấp trên để báo cáo.
2.1.2. Xây dựng chương trình nghị sự hội họp và dự tốn kinh phí
Xây dựng chương trình nghị sự hội họp là việc làm quan trọng của một
thư ký văn phịng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp, vì bất cứ cuộc họp nào
dù lớn hay nhỏ thì phải được xác định chương trình nghị sự và thời gian để thực
hiện chương trình đó. Cơng việc này sẽ giúp người thư ký văn phòng xác định
rõ một số nội dung quan trọng trong chương trình như:
- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp hoặc hội nghị và trình
tự diễn ra của các hoạt động đó.
- Bộ phận hoặc người được giao thực hiện hay phụ trách việc điều hành
các hoạt động trong cuộc họp. Ví dụ: Hiệu trưởng nhà trường lên đọc báo cáo
tổng kết năm học (2020- 2021)
- Xác định thời gian tối thiểu và thời gian tối đa dành cho việc diễn ra
từng hoạt động. Ví dụ: hoạt động tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu sẽ được
diễn ra tối thiểu là 7 phút và tối đa 10 phút.
- Những hoạt động dự phịng và các biện pháp xử lý khi có các tình huống
đột xuất xảy ra. Khi xây dựng chương trình nghị sự hội họp người thư ký cũng
cần phải xây dựng một số hoạt động dự phòng để việc hội họp được diễn ra một
cách thành cơng nhất. Ví dụ: xây dựng thêm các tiết mục văn nghệ dự phòng

khi đại biểu chưa chuẩn bị sẵn sàng phát biểu thì hoạt động văn nghệ thay thế
sẽ kéo dài thời gian đợi đại biểu chuẩn bị.
8


Sau khi xây dựng xong chương trình nghị sự hội họp xong chúng ta cần
dự tốn kinh phí cho cuộc họp hay hội nghị đó, đây là một cơng việc liên quan
đến cả quá trình diễn ra hội nghị. Để có kinh phí tổ chức cho hoạt động hội họp,
người thư ký cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu của tổ chức để lập dự tốn về
kinh phí. Bản dự toán phải được lập chi tiết và tỉ mỉ cho từng mục đích chi phí
và phải được thủ trưởng (hoặc người có trách nhiệm) xác nhận rồi mới chuyển
qua cho bộ phận phụ trách tài chính của cơ quan. Ngoài ra, để chuẩn bị tốt cho
cuộc họp và hội nghị, thư ký văn phịng cần phải nhanh chóng giải quyết các
thủ tục để tạm ứng trước kinh phí. Việc sử dụng nguồn kinh phí này phải cần
được theo dõi và ghi chép cẩn thận việc thu thập các hóa đơn cũng vơ cùng cần
thiết để tiện cho việc thanh toán.
2.1.3. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời
Lập danh sách đại biểu
Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của hội nghị để xác định thành
phần tham dự hội nghị:
- Với thành phần tham dự là nội bộ trong cơ quan nên lựa chọn những
người có liên quan trực tiếp và có khả năng giải quyết được vấn đề đặt ra trong
hội nghị.
- Với đại biểu, khách mời là cá nhân, cơ quan bên ngoài cần phải lập
danh sách theo chỉ đạo của lãnh đạo hoặc dựa trên cơ sở đề nghị của người thư
ký. Danh sách này phải được lãnh đạo duyệt (hoặc người chủ tọa).
Soạn thảo và gửi thư mời
Đối với một thư mời là phải ngắn gọn, tốt lên được tính lịch sự, trang
trọng và thu hút được sự quan tâm của người được mời.

9


Thư mời phải được gửi tới người nhận đảm bảo người nhận có đủ thời
gian sắp xếp, chuẩn bị cho công việc cũng như cho việc tham dự hội nghị.
Trường hợp khẩn cấp thì gọi điện báo trước và gửi giấy mời sau.
Nội dung của giấy mời thông thường bao gồm các thông tin:
- Chủ đề, tên và lý do của hội nghị (cuộc họp) hoặc đề tài (hội thảo).
- Tên, chức danh của người được mời tham dự.
- Thời gian diễn ra hội nghị (ngày, giờ tổ chức).
- Địa điểm tổ chức (ghi rõ số phòng, lầu, đường phố, phường…).
- Giấy tờ, tài liệu cần thiết mà người được mời cần mang theo.
- Quy định khác như về trang phục, thành phần dự (nếu có).
Sau khi người chủ tọa thông qua danh sách đại biểu tham dự, bộ phận
thư ký có trách nhiệm thơng báo hoặc gửi giấy mời đến từng đại biểu. Cần lưu
ý việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo tới tay người nhận trước thời
gian cuộc họp được tổ chức để đại biểu kịp bố trí cơng việc. Trong trường hợp
khẩn cấp, cần gọi điện báo trước và gửi giấy mời sau. Việc ghi tên, chức vụ của
đại biểu cũng như nội dung giấy mời cần phải chính xác và thận trọng.
2.1.4. Chuẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp
- Về địa điểm tổ chức hội họp: căn cứ vào tính chất, mục đích, số lượng
và đặc điểm của cuộc họp hoặc hội nghị mà người thư ký văn phòng cần bố trí
địa điểm một cách phù hợp. Sau khi đã xác định được địa điểm phù hợp, người
thư ký văn phòng cần đăng ký với bộ phận quản trị trước tránh việc chồng chéo
các hoạt động khác. Ngoài ra, phải thông báo cho các đại biểu tham dự địa điểm
họp cụ thể thông qua công văn mời họp hoặc giấy mời.

10

Để việc tổ chức hội họp không bị gián đoạn người thư ký cần chuẩn bị
thêm một địa điểm họp dự phịng, tránh trường xấu hoặc khơng may địa điểm
đã chọn khơng thể tiến hành hội họp.
- Về trang trí: để gây ấn tượng tốt với người tham dự cần trang trí địa
điểm phù hợp với yêu cầu và mục đích của cuộc họp, vừa hình thức nhưng cũng
khơng nên quá đại khái, qua loa.
- Về bàn ghế: phần lớn được bố trí theo kiểu hội trường có bục cao để
diễn giả thuyết trình, dưới là ghế của đại biểu, người tham dự. Trường hợp cần
thiết có thể bố trí thêm bàn của đoàn chủ tịch (chủ tọa), bàn của thư ký, phóng
viên...
Với hội nghị có số lượng người tham dự ít và mang tính chất trao đổi
bình đẳng thì có thể bố trí bàn theo hình chữ nhật, hình trịn hay hình e-lip, hình
bầu dục... Người chủ tọa phải ngồi ở vị trí mọi người dễ nhìn thấy.
Nếu hội nghị có sự tham dự của khách quan trọng, cần ngồi theo đúng
thứ tự, cần chuẩn bị các tấm biển (họ tên, chức danh, chức vụ ở cả hai mặt) và
đặt vào vị trí đã xác định giúp đại biểu nhanh chóng biết được vị trí của mình.
Với những cuộc đàm phán, thương thảo thì bố trí hai bên ngồi đối diện,
lãnh đạo hướng ra ngồi (hướng cửa chính), đối tác hướng vào trong (quay lưng
ra cửa chính) để tạo thế chủ động cho lãnh đạo.
- Về trang thiết bị: chuẩn bị chu đáo và đảm bảo sự vận hành thông suốt
của hệ thống âm thanh (micrro, loa), ánh sáng, quạt (điều hịa khơng khí), thơng
gió; màn hình, máy chiếu, máy tính xách tay… cần chú ý tới nguồn điện dự
phòng. Chuẩn bị sẵn sàng các loại trang thiết bị khác hỗ trợ như điện thoại, máy
in, photocopy, máy ghi âm, chụp ảnh, fax…

11


Trường hợp có người nước ngồi tham dự, thư ký có thể là người phiên
dịch hoặc phải chuẩn bị người khác phiên dịch. Hiện nay tại một số các cơ

quan, doanh nghiệp lớn đã trang bị hệ thống máy phiên dịch, giúp cho hội nghị
đạt được hiệu quả tốt hơn.
2.1.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội họp
Để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu của một cuộc họp hay hội nghị, thư ký phải
căn cứ vào mục đích và các nội dung cuộc họp sẽ bàn tới để chuẩn bị tài liệu
thật đầy đủ. Ví dụ: Với cuộc họp mục đích là truyền đạt, phổ biến chủ trương,
chính sách thì cần chuẩn bị các văn bản, tài liệu có nội dung cần thông báo,
truyền đạt như nghị quyết, kế hoạch… của cơ quan cấp trên, của nhà nước,
đồng thời có thể sao chụp các văn bản khác có liên quan để gửi tới các thành
viên tham dự.
Cần chuẩn bị và kiểm tra văn bản, tài liệu cho đầy đủ trước khi hội nghị
tiến hành, kể cả trường hợp văn bản phải đảm bảo các yếu tố pháp lý như cần
đóng dấu treo, dấu giáp lai. Lưu ý tới danh sách các đại biểu hay tác giả có
tham luận trình bày trong hội nghị. Nếu có người nước ngồi tham dự thì cần
chuẩn bị các tài liệu đã được dịch ra ngôn ngữ của đại biểu (hoặc tiếng Anh).
Thông thường, người thư ký phải chuẩn bị các bài diễn văn khai mạc, bế
mạc cuộc họp, hội nghị của lãnh đạo. Để chuẩn bị các bài diễn văn này, thư ký
cần trao đổi trước với lãnh đạo, ghi chép các thông tin cần thiết và dự thảo thành
văn bản. Bài diễn văn phải thật ngắn gọn trong một trang giấy A4, và cần trình
lãnh đạo duyệt trước.
2.1.6. Chuẩn bị khác
- Chuẩn bị cơng tác hậu cần

12


Ngoài những chuẩn bị quan trọng cho việc tổ chức hội họp, người thư ký
văn phòng cần quan tâm và chuẩn bị cả nước uống cho người tham dự dù chỉ
là cuộc họp nhỏ. Đặc biệt phải linh hoạt trong việc phối hợp với các bộ phận lễ
tân hoặc bộ phận quản trị trong việc chuẩn bị đồ ăn và nước giải khát trong giờ

giải lao, các bữa ăn hằng ngày đối với các cuộc họp quan trọng và kéo dài trong
nhiều ngày có thể chuẩn bị cả tiệc chia tay và chiêu đãi điều này sẽ gây thiện
cảm và uy tín của người tham dự với cơ quan.
Trường hợp nơi diễn ra hội nghị và nghỉ ngơi không cùng một địa điểm,
thì người thư ký văn phịng sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp và bố trí các phương
tiện đi lại hướng dẫn cho người tham dự nơi để xe, nơi ăn nghỉ, vệ sinh và giải
trí.
Ngồi ra, đối với các cuộc họp khen thưởng hoặc tổng kết cuối năm, lễ
hội kỷ niệm của các cơ quan, các thư ký văn phòng cần phải xin ý kiến lãnh
đạo để chuẩn bị phần thưởng và quà tặng.
- Chuẩn bị về mặt truyền thơng, báo chí
Với những hội nghị, lễ kỷ niệm lớn có thể chú ý tới việc tuyên truyền
trên các phương tiện thông tin đại chúng để nâng cao hiệu quả quảng bá cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Cần trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo về vấn đề này để thống
nhất về hình thức và nội dung đưa tin trên báo chí cũng như hoạt động tác
nghiệp cụ thể của các phóng viên trong hội nghị. Công việc này cần được chuẩn
bị chu đáo, cẩn thận và được ràng buộc bằng hợp đồng chính thức giữa các bên.
2.2. Quan điểm cá nhân về trách nhiệm của thư ký văn phòng khi
chuẩn bị tổ chức hội họp

13


Ngồi việc chuẩn bị tổ chức hội nghị, thì người thư ký văn phòng đồng
thời là người tiến hành cuộc họp và nhiều công việc khác cần phải thực hiện
sau khi việc hội họp kết thúc. Có thể thấy được đối với cơ quan, tổ chức người
thư ký văn phòng đảm nhận khá nhiều công việc và không thể tránh khỏi sự sai
sót trong q trình thực hiện. Tuy nhiên, qua việc phân tích trách nhiệm của
người thư ký văn phòng khi chuẩn bị tổ chức hội họp cũng như tìm hiểu được

trách nhiệm khi tiến hành và khi kết thúc hội nghị. Có thể đánh giá được tầm
quan trọng trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, việc chuẩn bị sẽ giúp hội
nghị diễn ra thông suốt và là cơ sở để thực hiện các trách nhiệm tiếp theo của
người thư ký văn phòng trong tổ chức hội họp, qua đó cũng tránh được những
thiếu sót khơng cần thiết.
III. KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI VỀ HỘI
NGHỊ TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG TRÀO THANH
NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1. Kế hoạch hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh
niên niên năm học 2021 – 2022
THÀNH ĐỒN TP. HỒ CHÍ MINH
ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

***
Số: 150-KH/ĐTN

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2022

KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG
TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2020 – 2021

I. Mục đích

14

- Tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh niên năm học 2021 – 2022,
đánh giá mặt được và hạn chế, bài học kinh nghiệm.
- Tuyên dương, khen thưởng một số cá nhân, tập thể đóng góp cho cơng
tác Đoàn và phong trào thanh niên năm học 2021 – 2022.
II. Nội dung thực hiện
1. Thời gian, địa điểm
- Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022.
- Địa điểm: Phòng D.02
2. Nội dung chương trình
- Văn nghệ mở đầu.
- Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần.
- Phát biểu của Ban Thường vụ Đoàn Trường.
- Khen thưởng các danh hiệu: Chi đoàn vững mạnh tiêu biểu, cán bộ
Đoàn tiêu biểu, đoàn viên tiêu biểu, Thanh niên tiên tiến làm theo lời Bác, chi
đoàn “3 nắm, 3 biết, 3 làm”, học sinh 3 tốt, thực hiện hiệu quả cuộc vận động
xây dựng mẫu hình thanh niên, cuộc vận động xây dựng phong cách cán bộ
Đoàn, cuộc vận động “Người cộng sản trẻ”.
- Trao chứng nhận 6 bài lý luận chính trị.
- Tuyên dương giải thưởng các hội thi trực tuyến.
- Phát biểu của cán bộ Đoàn tiêu biểu.
- Văn nghệ.
- Kết thúc.
III. Tổ chức thực hiện và phối hợp
- Đ/c Nguyễn Trường: Chịu trách nhiệm, phụ trách chung.
- Đ/c Mai Quế Trâm: Điều hành tổ chức.
- Đ/c Phan Thành Lộc: Dẫn chương trình, điều hành khen thưởng.
- Đ/c Nguyễn Mai Trâm và HS: giấy khen, trao thưởng.
15

- Đ/c Ngơ Sỹ Tồn và HS: Chụp hình, cơ sở vật chất.
- Phòng QTTB: Phối hợp hỗ trợ phòng, âm thanh.

TM. BTV ĐỒN

Nơi nhận:

BÍ THƯ

- Đảng ủy – Ban Giám hiệu Trường (để báo cáo);
- Các chi đoàn (để thực hiện);

Nguyễn Thế Trường

- Lưu: ĐTNĐHDB

3.2. Chương trình nghị sự về hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong
trào thanh niên năm học 2021 – 2022 tại Trường Đại học Y dược TP. Hồ
Chí Minh
CHƯƠNG TRÌNH
TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐOÀN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN
NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH
- Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022.
- Địa điểm: Phòng D.02
STT
1

Thời gian
7h30 – 8h00

Nội dung
Đón tiếp đại biểu

2

8h00 – 8h30

Văn nghệ mở đầu

3

8h30 – 8h50

Tuyên bố lý do,
giới thiệu thành
phần

16

Điều hành
Đồng chí
Nguyễn
Trường
Đồng chí Mai
Quế Trâm phối
hợp với phịng
QTTB
Đồng chí Mai
Quế Trâm

Thực hiện
Tổ lễ tân
Đồn trường
Đội văn nghệ
Đồn trường

Bí Thư Đồn


4

8h50 – 9h15

Đồng chí
Ban Thường
Nguyễn
vụ Đồn
Trường
Trường
Đồng chí Phan
Đồn viên
Thành Lộc và đạt danh hiệu
HS
Trao chứng nhận 6
Đồng Chí
Đồn viên
bài lý luận chính trị Nguyễn Mai
đạt chứng
Trâm và HS

nhận
Tuyên dương giải
Đồng Chí
Đồn viên
thưởng các hội thi
Nguyễn Mai
đạt giải
trực tuyến
Trâm và HS

5

9h30 – 9h50

6

9h15 – 9h30

7

9h30 – 9h50

8

9h50 – 10h10

Phát biểu của cán
bộ Đoàn tiêu biểu

9

10h10 – 10h30

Văn nghệ bế mạc

10

10h30 - 11h00

Phát biểu bế mạc

Phát biểu của Ban
Thường vụ Đoàn
Trường
Khen thưởng các
danh hiệu

Đồng chí Mai Cán Bộ Đồn
Quế Trâm phối
trường
hợp với phịng
QTTB
Đồng chí Mai
Đội Văn
Quế Trâm phối nghệ Đồn
hợp với phịng
trường
QTTB
Đồng Chí
Ban thường

Nguyễn
vụ Đồn
Trường
trường

3.3. Giấy mời về hội nghị tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh
niên năm học 2021 – 2022 tại trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí
Minh
THÀNH ĐỒN TP. HỒ CHÍ MINH
ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM

ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH

***
Số: …-KH/ĐTN

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2022

17


GIẤY MỜI
Về việc tham dự hội nghị tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh niên
năm học 2021 – 2022 tại trường Đại học Y dược Tp. Hồ Chí Minh

Để đánh giá hoạt động cơng tác Đồn 2021-2022 nhằm kịp thời nắm bắt
những khó khăn trong cơng tác Đồn tại trường Đại học Y dược TP. Hồ Chí
Minh; từ đó tun dương; khen thưởng chi đồn, đồn viên có thành tích xuất
sắc trong hoạt động cơng tác Đồn. Được sự chấp thuận của Thành Đồn TP.Hồ
Chí Minh, Hội nghị kết cơng tác Đồn và phong trào thanh niên năm học 2021

– 2022 tại trường Đại học Y dược Tp. Hồ Chí Minh tổ chức trang trọng, hiệu
quả, đảm bảo tuân thủ các biện pháp phòng dịch Covid-19.
1. Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022.
2. Địa điểm: Phòng D.02
3. Thành phần tham dự:
- Ban Chấp hành Liên Chi đoàn, Liên chi hội, chi đoàn, chi hội trực
thuộc;
- Ban Chấp hành Chi đoàn các lớp (Gồm Bí thư và phó Bí thư Chi
đồn);
- Ban Chấp hành Chi hội các lớp (gồm Lớp trưởng và các lớp phó).
Kính mong q đại biểu sắp xếp thời gian đến tham dự và đóng góp ý
kiến cho Hội nghị.
Xin chân thành cảm ơn!

TM. BTV ĐỒN

Nơi nhận:

BÍ THƯ

- Như thành phần mời;

Nguyễn Thế Trường

- Lưu: VT.

18


KẾT LUẬN

Hội họp là một trong những hoạt động thường xuyên và diễn ra phổ biến
ở các cơ quan, tổ chức với nhiều mục đích khác nhau. Trong cơ quan, tổ chức
hoạt động tổ chức hội họp sẽ thường được giao cho thư ký văn phịng thực hiện,
vì vậy việc hiểu rõ về trách nhiệm của mình trong việc tổ chức cũng như chuẩn
bị cho công tác hội họp là việc làm vô cùng cần thiết. Việc làm tốt khâu chuẩn
bị sẽ giúp cho hoạt động tổ chức hội họp được chỉnh chu và diễn ra thơng suốt
hơn. Từ đó, không chỉ tạo dựng được sự thiện cảm với các cơ quan, tổ chức
khac, mà còn tạo dựng được sự tin tưởng, tín nhiệm của cấp trên.
Đề tài “Phân tích trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ
chức hội họp. Xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị
sự và giấy mời) về một hội nghị cụ thể” được thực hiện không chỉ hệ thống
hóa cơ sở lý luận có liên quan đến cơng tác chuẩn bị tổ chức hội họp, mà còn
chỉ ra được trách nhiệm của người thư ký trong hoạt động chuẩn bị tổ chức hội
họp. Từ đó, xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị sự và
giấy mời) về về hội nghị tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh niên năm
học 2021 – 2022 tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh nhằm
giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.

19


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thủ Tướng (2018), Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11
năm 2018 Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước
2. Dương Văn Khâm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng (1997), Nghiệp vụ
thư ký văn phịng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
3. Lê Văn In – Phạm Hưng (1994), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký và quản
lý hồ sơ tài liệu (lưu hành nội bộ).
4. Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phịng, NXB Lao

động – Thương binh – Xã hội, Hồ Chí Minh.
5. Nguyễn Văn Hậu (2007), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, NXB Khoa học
& Kỹ thuật, Hà Nội.
6. Vũ Thị Phụng (2007), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Đại học Quốc gia
Hà Nội, Hà Nội.

20