(luận văn thạc sĩ) tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần vận tải đa phương thức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.9 MB, 126 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN THỊ NGỌC QUỲNH
\
TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng- Năm 2015
download by :
BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO
ÐẠI HỌC ÐÀ NẴNG
NGUYỄN THỊ NGỌC QUỲNH
\
TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN
Ðà Nẵng – Năm 2015
download by :
LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả
Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh
download by :
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Bố cục đề tài.......................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ
TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP..... 8
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN............... 8
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế toán ........................................ 8
1.1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thơng tin trong doanh nghiệp .................................................................... 9
1.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) ...................................................................................................... 10
1.2.1. Khái niệm ERP.............................................................................. 10
1.2.2. Đặc điểm của ERP ........................................................................ 11
1.2.3. Chức năng của ERP ...................................................................... 12
1.2.4. Lợi ích của ERP ............................................................................ 13
1.2.5. Các phân hệ chính của ERP .......................................................... 16
1.3. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP
TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................... 18
1.3.1. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .............................................. 18
1.3.2. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền... 19
1.3.3. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình mua hàng và thanh tốn ....20
download by :
1.3.4. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình sản xuất ...................... 22
1.3.5. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình tài chính ..................... 24
1.3.6. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu...................................... 25
1.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ................................................ 31
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 33
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC.......... 34
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG
THỨC ...................................................................................................... 34
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................ 34
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và mạng lưới kinh doanh của Công ty ...... 36
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý..................................................... 37
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán..................................................... 39
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC .................................. 41
2.2.1. Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và
thu tiền .................................................................................................... 41
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình mua hàng và
thanh tốn ................................................................................................ 44
2.2.3. Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình sản xuất..... 47
2.2.4. Thực trạng trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình tài chính53
2.2.5. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu tại Công ty Cổ phần
Vận tải Đa phương thức .......................................................................... 54
2.2.6. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo............................................ 57
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC .............. 58
download by :
2.3.1. Ưu điểm......................................................................................... 58
2.3.2. Nhược điểm................................................................................... 59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 60
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN
THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI
ĐA PHƯƠNG THỨC ........................................................................... 61
3.1. HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH
HƯỚNG ERP.......................................................................................... 61
3.1.1. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền theo
định hướng ERP ...................................................................................... 61
3.1.2. Tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình mua hàng và thanh tốn
theo định hướng ERP .............................................................................. 69
3.1.3. Tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình sản xuất theo định hướng
ERP
.................................................................................................... 76
3.1.4. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình tài chính theo định
hướng ERP .............................................................................................. 85
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN
KHAI GIẢI PHÁP .................................................................................. 93
3.3. CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP .......................... 96
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 99
KẾT LUẬN .......................................................................................... 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
download by :
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BC
:
Báo cáo
BP
:
Bộ phận
CBCNV
:
Cán bộ công nhân viên
CP
:
Chi phí
DL
:
Dữ liệu
DV
:
Dịch vụ
EER
:
Mơ hình liên kết thực thể mở rộng
ERP
:
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
GTVT
:
Bộ Giao Thông Vận Tải
HĐ
:
Hoạt động
KH
:
Khách hàng
KTVT
:
Phòng Kỹ thuật – Vật tư
NH
:
Ngân hàng
NL
:
Nguyên liệu
NVL
:
Ngun vật liệu
NXT
:
Nhập xuất tồn
PT
:
Phụ tùng
TB
:
Thiết bị
TCKT
:
Phịng Tài chính kế tốn
TCLĐ
:
Phịng Tổ chức lao động
TGNH
:
Tiền gửi ngân hàng
TNCN
:
Thuế Thu nhập cá nhân
TSCĐ
:
Tài sản cố định
SXKD
:
Sản xuất kinh doanh
VT
:
Vật tư
download by :
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU
:
Bắt đầu, kết thúc
:
Chứng từ, báo cáo
:
Chứng từ, báo cáo có nhiều liên
:
Số, thẻ, chương trình
:
Điểm tiếp nối trên cùng một lưu đồ
:
Công việc xử lý bởi máy tính
:
Nhập thủ cơng dữ liệu vào hệ thống
:
Dữ liệu
:
Cơng việc xử lí thủ cơng
:
Điều kiện rẻ nhánh
:
Lưu trữ thủ công chứng từ, tài liệu
:
Đường đi
download by :
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng
Trang
3.1
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong chu trình bán hàng và thu tiền
65
3.2
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình bán
hàng và thu tiền
66
3.3
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong chu trình mua hàng và thanh toán
72
3.4
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình mua
hàng và thanh tốn
73
3.5
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong quy trình Quản lý nhân sự - tiền lương
80
3.6
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình
Quản lý nhân sự - tiền lương
81
3.7
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong chu trình sản xuất
82
3.8
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình sản
xuất
83
3.9
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong quy trình quản lý TSCĐ
89
3.10
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình
quản lý TSCĐ
90
3.11
Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể
trong quy trình cập nhật dữ liệu và lập báo cáo
91
3.12
Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình cập
nhật dữ liệu và lập báo cáo
92
download by :
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình
Tên hình
Trang
1.1
Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ
thống thơng tin khác trong doanh nghiệp
10
1.2
Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền
20
1.3
Sơ đồ dịng dữ liệu của chu trình mua hàng và thanh
tốn
22
1.4
Sơ đồ dịng dữ liệu của chu trình sản xuất
23
1.5
Sự thu thập dữ liệu và chia sẻ dữ liệu trong môi trường
ERP
27
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
37
2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
39
2.3
Lưu đồ mơ tả chu trình bán hàng và thu tiền
42
2.4
Lưu đồ mơ tả thực trạng quy trình mua vật tư, phụ
tùng, nhiên liệu
45
2.5
Lưu đồ mơ tả quy trình thanh tốn cho nhà cung cấp
46
2.6
Lưu đồ mơ tả quy trình xuất kho ngun, nhiên liệu,
vật liệu
48
2.7
Lưu đồ mơ tả quy trình quản lý nhân sự, tiền lương
50
2.8
Lưu đồ mơ tả quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành
dịch vụ vận tải
51
3.1
Lưu đồ hồn thiện quy trình bán hàng
62
3.2
Lưu đồ hồn thiện quy trình thu tiền khách hàng
63
3.3
Sơ đồ mơ tả các mối liên kết trong chu trình bán hàng
và thu tiền
66
3.4
Lưu đồ hồn thiện quy trình mua vật tư, nhiên liệu
70
3.5
Lưu đồ hồn thiện quy trình thanh tốn cho nhà cung
cấp
71
download by :
Số hiệu
hình
Tên hình
Trang
3.6
Sơ đồ mơ tả các mối liên kết trong chu trình mua hàng
và thanh tốn
73
3.7
Lưu đồ hồn thiện quy trình xuất kho ngun liệu vật
liệu
76
3.8
Lưu đồ hồn thiện quy trình quản lý nhân sự
77
3.9
Lưu đồ hồn thiện quy trình tính lương
78
3.10
Lưu đồ hồn thiện quy trình tính giá thành
79
3.11
Sơ đồ các mối liên kết trong quy trình Quản lý nhân sự
- tiền lương
80
3.12
Sơ đồ mô tả các mối liên kết trong Chu trình sản xuất
83
3.13
Lưu đồ hồn thiện quy trình cập nhật và luân chuyển
dữ liệu trong chu trình tài chính
87
3.14
Lưu đồ hồn thiện quy trình hợp nhất
88
3.15
Sơ đồ các mối liên kết thực thể trong quy trình quản lý
TSCĐ
90
3.16
Sơ đồ luân chuyển dữ liệu của các tập tin
92
download by :
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng trong hệ thống thơng tin quản
lí của một doanh nghiệp. Thơng tin do kế tốn cung cấp có ảnh hưởng đến
hoạt động của tồn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu,
thực hiện xử lí và cung cấp thơng tin địi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lí
và có hiệu quả. Trong kinh doanh, thông tin là nguồn sức mạnh, là một nhân
tố thiết yếu, là công cụ để các nhà quản trị doanh nghiệp điều hành và chỉ đạo
các hoạt động của doanh nghiệp. Việc nắm bắt kịp thời và chính xác thơng tin
giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hợp lí cơng việc để đạt được
mục đích tối ưu nhất.
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp những chức năng khác
nhau như chức năng lập kế hoạch, bán hàng và quản lý khách hàng, mua hàng
và kiểm soát nhà cung ứng, chức năng tài chính kế tốn, quản lý nhân sự tiền
lương,… vào trong một hệ thống duy nhất. Trong hệ thống ERP, tất cả các dữ
liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất
để lưu trữ dữ liệu cho các module hệ thống khác nhau. Nhờ có sự liên kết dữ
liệu nên các thơng tin tài chính của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thơng tin
tĩnh thành thơng tin động giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thơng tin
quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ
thơng tin. Bên cạnh đó số liệu kế toán và các báo cáo do các hệ thống ERP
cung cấp ln có độ tin cậy cao đối với các cổ đơng cũng như các đối tác bên
ngồi doanh nghiệp.
Cơng ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức với ngành nghề kinh doanh
chính là kinh doanh vận tải đường bộ, đường thủy, kinh doanh các dịch vụ,
download by :
2
hoạt động hỗ trợ cho vận tải, hàng siêu trường, siêu trọng, hàng thiết bị toàn
bộ trong và ngoài nước. Hiện nay, công tác tổ chức thông tin, luân chuyển dữ
liệu giữa các bộ phận trong Cơng ty vẫn cịn tồn tại nhiều bất cập gây ảnh
hưởng không nhỏ đến công tác quản lý của doanh nghiệp. Các phần mềm tại
Cơng ty chưa được tích hợp với nhau, chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ
phận, phịng ban do đó việc trao đổi thơng tin giữa các kế tốn viên và giữa
bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp bị hạn
chế. Điều này dẫn đến việc thu thập, xử lý thông tin bị chồng chéo nhau,
thông tin cung cấp thường chậm, làm giảm hiệu quả cơng tác kế tốn của
doanh nghiệp. Đồng thời gây khó khăn trong cơng tác đối chiếu số liệu giữa
bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc cung cấp các
báo cáo chưa đáp ứng được tính kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý.
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả đã
nghiên cứu thực hiện đề tài: “Tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng
ERP tại công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức” làm đề tài nghiên cứu
của luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thơng tin kế tốn, hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP và tổ chức thông tin kế tốn
theo định hướng ERP trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng về tổ chức
thơng tin kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, xác định
những vấn đề bất cập cịn tồn tại trong cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn tại
Cơng ty.
Luận văn xây dựng giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn theo
định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức trong các chu
trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh tốn, chu trình sản
xuất, chu trình tài chính.
download by :
3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức thơng tin kế tốn tại Cơng ty
Cổ phần Vận tải Đa phương thức, tìm hiểu việc tổ chức dữ liệu trong hệ thống
thơng tin kế tốn và mã hóa dữ liệu tại các bộ phận trong Công ty.
- Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty
Cổ phần Vận tải Đa phương thức (trụ sở chính).
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận logic.
Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thực
trạng cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn tại Cơng ty cổ phần Vận tải Đa
phương thức.
Phương pháp giải thích được vận dụng để giải thích thực trạng tổ chức
thơng tin kế tốn trong các chu trình kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Vận tải Đa
phương thức. Qua đó giúp đánh giá những ưu điểm, bất cập cịn tồn tại về
cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn ở Cơng ty.
Phương pháp lập luận logic được vận dụng nhằm đưa ra giải pháp hồn
thiện tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần Vận
tải Đa phương thức.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng
ERP trong doanh nghiệp
Chương 2. Thực trạng tổ chức thông tin kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Vận
tải Đa phương thức
download by :
4
Chương 3. Giải pháp tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại
Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế tồn cầu, để đảm
bảo q trình phát triển kinh doanh, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng
hơn đến việc xây dựng và hồn thiện về tổ chức thơng tin kế tốn trong doanh
nghiệp mình. Trong vài năm trở lại đây, ERP đã nhanh chóng trở thành giải
pháp được nhiều cơng ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó
mang lại. Hiện nay đã có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế
tốn theo định hướng ERP trong doanh nghiệp cụ thể như nghiên cứu của tác
giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) về đề tài “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế
tốn theo định hướng ERP tại công ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng” . Luận
văn đã giải quyết được một số nội dung:
Về mặt lý luận, tác giả đã phân tích, làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống
thông tin kế tốn, các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin kế
tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, hệ thống thơng tin kế
tốn theo định hướng ERP.
Về mặt thực tiễn, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống
thơng tin kế tốn tại công ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng thơng qua phân
tích thực trạng các quy trình quản lý cung cấp dịch vụ, quy trình quản lý mua
hàng, quy trình quản lý nhân sự, tiền lương, quy trình trình quản lý kho vật tư,
hàng hóa. Tác giả cũng phân tích thực trạng tổ chức dữ liệu, cơng tác mã hóa
dữ liệu tại cơng ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng. Từ đó đánh giá những tồn
tại của hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty, đề xuất giải pháp hồn thiện hệ
thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại công ty.
Tuy nhiên đề tài cũng còn một số hạn chế do chưa nghiên cứu về thực
trạng của chu trình sản xuất, chu trình tài chính bởi các chu trình này là một
download by :
5
phần rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế tốn của một doanh nghiệp.
Trần Thị Thu Hà (2010), “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo
định hướng ERP tại công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà
Nẵng – DANATRANS”. Luận văn đã giải quyết được một số nội dung:
Thứ nhất, luận văn đã xác định được ý nghĩa quan trọng của hệ thống
thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP thơng
qua việc phân tích cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh
nghiệp, và hệ thống ERP làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra
các giải pháp khắc phục những tồn tại trong các quy trình quản lý của cơng ty.
Thứ hai, phản ánh thực trạng hệ thống thông tin phục vụ cơng tác kế tốn
tài chính, kế tốn quản trị tại Danatrans bao gồm: phân tích các quy trình quản
lý cung cấp dịch vụ - thu tiền, quy trình mua hàng – thanh tốn, quy trình
quản lý TSCĐ, thực trạng cơ sở dữ liệu và mã hóa các đối tượng.
Thứ ba, để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP
tại công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng, luận văn đã
đưa ra các giải pháp cải tiến các quy trình quản lý, hồn thiện cơ sở dữ liệu và
hoàn thiện các bộ mã.
Bên cạnh đó đề tài vẫn cịn một số tồn tại như chưa nghiên cứu về thực
trạng trong chu trình sản xuất, chu trình tài chính, việc tổ chức cơ sở dữ liệu
còn khá đơn giản, chưa đầy đủ.
Huỳnh Thị Thanh Ngun (2013), “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
theo định hướng ERP tại công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim”
Về mặt lý luận, tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức
hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP trong doanh nghiệp thương
mại.
Về mặt thực tiễn, tác giả đã phân tích thực trạng công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế tốn tại cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim thông
download by :
6
qua việc phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thực trạng các
quy trình quản lý, thực trạng tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu, thực
trạng tổ chức hệ thống báo cáo.
Trên cơ sở phân tích những ưu điểm và tồn tại của hệ thống thơng tin kế
tốn tại cơng ty, tác giả đưa ra các giải pháp tổ chức bộ máy kế toán tại các
cơng ty con, hồn thiện tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu, hồn thiện tổ
chức quy trình quản lý tại cơng ty.
Trần Thị Thanh Tâm (2013), “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng tại cơng ty Cổ phần Cẩm Hà”.
Luận văn đã phân tích, làm rõ các vấn đề cơ sở lý luận về tổ chức thơng
tin kế tốn trong chu trình cung ứng.
Phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn tại cơng ty Cổ phần Cẩm
Hà thơng qua việc phân tích tổ chức thơng tin kế tốn quy trình tiếp nhận yêu
cầu mua hàng và xử lý đặt hàng, tổ chức thơng tin trong quy trình nhận hàng
và nhập kho bảo quản, tổ chức thông tin kế tốn trong quy trình ghi nhận và
xác định nghĩa vụ nợ phải trả cho người bán. Từ đó chỉ ra những nhược điểm
về tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng tại cơng ty Cổ phần
Cẩm Hà để đưa ra những giải pháp hoàn thiện.
Xây dựng giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng theo định hướng mơ hình quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP:
hoàn thiện tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu, hồn thiện tổ chức thơng tin kế
tốn trong các quy trình.
Tuy nhiên các luận văn trên chỉ nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn
theo một số quy trình như quy trình quản lý TSCĐ, quy trình cung cấp dịch
vụ thu tiền, quy trình trình quản lý kho vật tư, hàng hóa…hoặc theo một chu
trình riêng lẻ chứ chưa có luận văn nào nghiên cứu một cách cụ thể việc tổ
chức thơng tin kế tốn theo đầy đủ các chu trình kế tốn: chu trình bán hàng
download by :
7
và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh tốn, chu trình sản xuất, chu trình tài
chính. Việc nghiên cứu đầy đủ bốn chu trình kế tốn trong hệ thống thơng tin
kế tốn là cơ sở giúp cho việc xây dựng giải pháp tổ chức thơng tin kế tốn
theo định hướng ERP được đầy đủ hơn, hoàn thiện hơn.
Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức thơng tin kế tốn theo
định hướng ERP trong doanh nghiệp và cơ sở kế thừa những thành tựu cũng
như nhận thấy những hạn chế trong các cơng trình nghiên cứu của các tác giả
nói trên. Tác giả đã vận dụng vào thực tế của công ty để xác định những bất
cập cịn tồn tại, từ đó đề ra giải pháp hoàn thiện giúp cho doanh nghiệp nâng
cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, cơng nợ, tối
ưu hóa các nguồn lực như ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng.
download by :
8
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn
Để có thể hiểu hệ thống thơng tin kế tốn là gì, trước hết cần phải hiểu
các khái niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế
nào là hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực
hiện một số mục tiêu nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm
một tổ hợp các cấu phần máy tính để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để
cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực
hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết
định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để
lập kế hoạch và kiểm sốt các hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thơng tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thơng tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế tốn được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lí và cung cấp thơng tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
thời kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế tốn là thơng tin
và kiểm tra.
Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thơng tin kế tốn:
Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: cung cấp các thơng tin tài chính
chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tn thủ các
download by :
9
quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành.
Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp các thơng tin nhằm mục
đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự
đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.
1.1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp
với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan
hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt
động của doanh nghiệp có hiệu quả. Các hệ thống thơng tin chức năng như hệ
thống thơng tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán
hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với
nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ
chặt chẽ với hệ thống thông tin kế tốn và từ những dữ liệu này, hệ thống
thơng tin kế tốn có nhiệm vụ xử lý chúng thành thơng tin hữu ích cung cấp
trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình.
Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn cùng với các hệ thống thơng tin
chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp. Các thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ
thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu đề ra.
download by :
10
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn
với các hệ thống thơng tin khác trong doanh nghiệp
1.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP)
1.2.1. Khái niệm ERP
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource
Planning (ERP) là một hệ thống quản lý kinh doanh tích hợp đầy đủ bao gồm
các chức năng của một doanh nghiệp như quản lý sản xuất, tài chính, kế tốn,
dịch vụ hậu cần và nguồn nhân lực. Nó tổ chức và tích hợp các quy trình hoạt
động và luồng thông tin để tận dụng tối ưu các nguồn tài nguyên như nhân
lực, vật tư, máy móc và tài chính. ERP là tồn cầu, tích hợp chặt chẽ gói giải
pháp kinh doanh khép kín và đa dạng [14, tr 253].
Một số khái niệm về ERP:
Hệ thống ERP thường bao gồm một tập hợp các ứng dụng kinh doanh
hoàn thiện và các cơng cụ cho kế tốn tài chính và chi phí, bán hàng và phân
phối, quản lý vật liệu, nguồn nhân lực, kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, và
thông tin khách hàng [10, tr 91].
download by :
11
Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống
quản lý kinh doanh bao gồm bộ tích hợp của phần mềm tồn diện có thể được
sử dụng, khi thực hiện thành cơng, quản lý và tích hợp tất cả các quy trình
kinh doanh và các chức năng trong một tổ chức [18, tr 359].
Hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và
tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt
động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi
trường thời gian thực [11, tr 144].
1.2.2. Đặc điểm của ERP
Một hệ thống ERP khơng chỉ là sự tích hợp các quy trình khác nhau của
tổ chức, mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải có các đặc điểm quan trọng
để hội đủ điều kiện cho một giải pháp ERP thực sự. Những tính năng này là:
Tính linh hoạt: Một hệ thống ERP phải có tính linh hoạt để đáp ứng các
nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.
Mô-đun và tính mở: Hệ thống ERP phải có kiến trúc hệ thống mở. Điều
này có nghĩa rằng bất kỳ mơ-đun nào cũng có thể được liên kết hoặc tách ra
bất cứ khi nào cần thiết mà không ảnh hưởng đến các module khác.
Tính tồn diện : Nó sẽ có thể hỗ trợ nhiều chức năng, quy trình kinh
doanh của tổ chức và phải phù hợp với một loạt các tổ chức kinh doanh .
Vượt ra ngồi cơng ty: Nó khơng thể bị giới hạn trong ranh giới của tổ
chức, đúng hơn là hỗ trợ các kết nối trực tuyến đến các thực thể kinh doanh
khác bên ngoài tổ chức [14, tr 253]
Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng có khả năng kết nối với nhau nên tính
chia sẻ thơng tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần trong việc hỗ trợ tác
nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau. Bên cạnh đó, quy
trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong ERP.
download by :
12
1.2.3. Chức năng của ERP
Một hệ thống ERP phải thể hiện được tất cả các quy trình kinh doanh
thơng thường. Một số chức năng chính của hệ thống ERP là mua hàng và
kiểm soát nhà cung cấp, bán hàng và quản lý khách hàng, kiểm soát hàng tồn
kho, quản trị nhân sự, tài chính – kế tốn, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn
hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất,
quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng…
ERP tính tốn và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều
hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy
tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên
tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách
này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng
tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm sốt tốt hơn
các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời
có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân cơng, máy
móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần
trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu,
các kiểu mua hàng giúp tính tốn ra phương án mua ngun liệu, tính được
mơ hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
ERP tạo ra liên kết văn phịng Cơng ty-đơn vị thành viên, phịng banphịng ban và trong nội bộ các phịng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý
nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo.
Với đặc thù của công nghệ là tích hợp các module trong một hệ thống, ,
ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh q trình
truyền thơng hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Năng
suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi
download by :
13
giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh
hơn, chính xác hơn.
1.2.4. Lợi ích của ERP
Việc áp dụng ERP vào cơng tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh
nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nhưng nó khơng phải là
công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khố giúp doanh
nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi
ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Việc ứng dụng hệ thống
ERP đem lại các lợi ích đối với doanh nghiệp như sau:
Lợi ích về mặt hoạt động:
- Giảm chi phí: Giảm chi phí nhân cơng trong dịch vụ khách hàng, tài
chính, quản lý nguồn lực, dịch vụ cơng nghệ thơng tin, giảm chi phí lưu kho,
giảm chi phí hàng tồn, và chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan.
- Cải thiện năng suất: Sản lượng trên mỗi nhân viên, sản lượng trên giờ
cơng lao động, sản lượng trên chi phí lao động, tăng khối lượng công việc với
cùng lực lượng lao động, và giảm thêm giờ làm.
- Nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin:
ERP giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ
khách hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ
mình thực hiện.
Lợi ích về mặt quản lý
- Quản trị nguồn lực tốt hơn: quản lý tài sản tốt hơn do chi phí được cải
thiện, khấu hao, kiểm sốt việc bảo trì.
- Quản lý hàng tồn kho tốt hơn trong việc luân chuyển hàng tồn kho mà
họ cần và đáp ứng một cách nhanh chóng lượng hàng tăng lên hay giảm
xuống theo nhu cầu. Các nhà quản lý có thể quản lý hàng tồn kho ở nhiều chi
download by :
14
nhánh ở nhiều vùng địa lý khác nhau.
- Quản trị sản xuất tốt hơn do có sự kết hợp cung và cầu, do đó thực hiện
sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn.
- Quản lý lực lượng lao động tốt hơn do cải thiện việc phân bổ lực lượng
lao động và sử dụng tốt hơn các kỹ năng của người lao động.
- Cải thiện quyết định chiến lược do phân tích lợi nhuận nhanh chóng
dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách
hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…, kiểm sốt chi phí
chặt chẽ hơn, và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả.
- Cải thiện các quyết định quản trị: Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp
thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như
việc kiểm sốt chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh
chóng và dễ dàng hơn. Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó
với các thay đổi mơi trường kinh doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn.
- Cải thiện các quyết định của khách hàng do dịch vụ khách hàng linh
hoạt, nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Lợi ích về mặt chiến lược
ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược
bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh được thể hiện thông qua:
- Hỗ trợ liên minh kinh doanh bằng cách: Xây dựng kiến trúc công nghệ
thông tin phù hợp hỗ trợ các đơn vị kinh doanh khác nhau, thay đổi việc bán
mẫu của sản phẩm mới được phát triển bởi một cơng ty bị sáp nhập, tích hợp
nguồn lực với công ty được mua lại.
- Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược
phát triển chung toàn doanh nghiệp.
- ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện
tử một cách hiệu quả, gia tăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu.
download by :
