Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.33 MB, 128 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
LÊ NGUYỄN HÀ VINH
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX
ĐÀ NẴNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Đà Nẵng - Năm 2018
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
LÊ NGUYỄN HÀ VINH
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX
ĐÀ NẴNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01
Ngƣờ
ƣớng
n
o
ọ : TS. HU NH THỊ HỒNG HẠNH
Đà Nẵng - Năm 2018
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Lê Nguyễn Hà Vinh
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 4
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 4
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 4
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài .............................................. 4
6. Bố cục luận văn ..................................................................................... 5
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 5
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP ......................................... 9
1.1. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................................. 9
1.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise
Resource Planning – ERP) ............................................................................... 11
1.2.1. Khái niệm ERP.............................................................................. 11
1.2.2. Đặc điểm của hệ thống ERP ......................................................... 12
1.2.3. Cấu trúc của hệ thống ERP ........................................................... 12
1.2.4. Sự cần thiết của ứng dụng ERP .................................................... 14
1.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG ERP ............................................................................................ 16
1.3.1. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ ................ 17
1.3.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu ...................................... 18
1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán ........................................................... 19
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán ....................................... 19
1.3.5. Tổ chức thông tin theo các chu trình ............................................ 20
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 27
CHƢƠNG 2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI
PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ......................................................................... 28
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI
PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ............................................................................ 28
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ................................................ 28
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh ............ 29
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý..................................................... 32
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ..................................................... 34
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY ....................................................................................................... 35
2.2.1. Ứng dụng tin học hoá trong công tác quản lý tại Công ty ............ 35
2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán và quá trình luân chuyển chứng từ ......... 36
2.2.3. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa các đối tƣợng quản lý tại Công ty ..38
2.2.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .............................................. 40
2.2.5. Đánh giá chung thực trạng tổ chức HTTTKT tại Công ty............ 41
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC CHU TRÌNH ........ 42
2.3.1. Chu trình doanh thu ...................................................................... 42
2.3.2. Chu trình cung ứng ....................................................................... 50
2.3.3. Chu trình chuyển đổi ..................................................................... 52
2.3.4. Chu trình tài chính......................................................................... 54
2.4. NHẬN DIỆN NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ..... 56
2.4.1. Mục tiêu và đối tƣợng phỏng vấn ................................................. 57
2.4.2. Phƣơng pháp phỏng vấn................................................................ 57
2.4.3. Kết quả phỏng vấn ........................................................................ 57
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 62
CHƢƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG . 63
3.1. SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY................................................. 63
3.2. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY................................................................................................ 65
3.3. ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP ............................................................... 67
3.3.1. Thiết kế tập tin danh mục .............................................................. 67
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình ............. 71
3.3.3. Tăng cƣờng cơ sở hạ tầng thông tin .............................................. 93
3.3.4. Xây dựng cơ cấu nhân sự .............................................................. 94
3.3.5. Công tác truyền thông về hệ thống ERP ....................................... 95
3.3.6. Đề xuất phần mềm ứng dụng ERP ................................................ 95
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ............................................................................. 99
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3.............................................................................. 102
KẾT LUẬN .................................................................................................. 103
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN
GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN
KIỂM TRA HÌNH THỨC LUẬN VĂN
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1 (Bản sao)
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2 (Bản sao)
BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH
: Bảo hiểm xã hội
BHYT
: Bảo hiểm y tế
BKS
: Ban kiểm soát
CNTT
: Công nghệ thông tin
CBCNV
: Cán bộ công nhân viên
CHXD
: Cửa hàng xăng dầu
ERP
: Enterprise Resource Planning
(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
GTGT
: Giá trị gia tăng
HTTTKT
: Hệ thống thông tin kế toán
HĐQT
: Hội đồng quản trị
KPCĐ
: Kinh phí công đoàn
PXKKVCNB : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ
: Tài sản cố định
Tập đoàn
: Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam
VPCT
: Văn phòng công ty
XNVT
: Xí nghiệp vận tải
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU
Bƣớc xử lý tự động
Bƣớc xử lý thủ công
Dữ liệu ngoài hệ thống
Tài liệu, chứng từ
Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu/ Kết thúc
Tham chiếu
Sự kiện phát sinh giao dịch
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số
ệu
Tên bảng
Trang
Bảng đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty
29
bảng
2.1
qua 3 năm gần nhất
2.2
Bảng định mức hao hụt xăng dầu
46
2.3
Bảng so sánh nhu cầu thông tin kế toán và thực trạng
59
cung cấp thông tin các bộ phận liên quan tại Công ty
3.1
Bảng mô tả các tập tin danh mục chung tại Công ty
68
3.2
Bảng mô tả quy trình bán buôn xăng dầu và thu tiền
75
3.3
Bảng mô tả quy trình bán lẻ xăng dầu và thu tiền
81
3.4
Bảng mô tả quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải và thu tiền
84
3.5
Bảng mô tả quy trình mua hàng hoá xăng dầu và thanh toán
89
3.6
Bảng mô tả quy trình mua vật tƣ, thiết bị và thanh toán
92
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số
ệu
Tên hình
hình
Trang
1.1
Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
9
1.2
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
10
1.3
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
23
1.4
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
24
1.5
Mối quan hệ giữa chu trình chuyển đổi và các chu trình
25
khác trong doanh nghiệp thƣơng mại
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty
32
2.2
Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán Công ty
34
2.3
Các bộ phận, đơn vị tham gia trong quy trình bán hàng
43
3.1
Quy trình khai báo dữ liệu khách hàng, hạn mức tín
72
dụng
3.2
Quy trình kiểm soát tín dụng
73
3.3
Quy trình bán buôn xăng dầu và thu tiền
74
3.4
Quy trình bán xuất hóa đơn, thu tiền ngay
78
3.5
Quy trình bán công nợ cho khách tại CHXD
79
3.6
Quy trình bán lẻ xăng dầu và thu tiền
80
3.7
Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải và thu tiền
84
3.8
Quy trình mua hàng hóa xăng dầu và thanh toán
88
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết củ đề tài
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò hết sức quan trọng và là một bộ
phận cấu thành đặc biệt của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin kế toán là hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập, lƣu trữ và
xử lý cung cấp thông tin kế toán cho ngƣời sử dụng. Hệ thống này không chỉ
là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành, ra quyết định của các cấp
quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan
trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các
bộ phận chức năng. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu, thực hiện
xử lí và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lí và có hiệu
quả nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối
quan tâm hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói
chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh
nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế. Thực tế hiện nay, hầu hết các doanh
nghiệp đã và đang sử dụng những phần mềm riêng biệt nhƣ phần mềm kế
toán, nhân sự, bán hàng, quản lý vật tƣ… để phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh. Việc sử dụng rời rạc nhiều phần mềm có thể gây ra lãng phí
nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động vì các phần mềm này hầu nhƣ không
có sự liên kết, chia sẻ thông tin từ bộ phận kế toán đến các bộ phận khác và
ngƣợc lại. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin quản lý đặc biệt
phát huy đầy đủ vai trò, chức năng hệ thống thông tin kế toán, nhiều doanh
nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể
nhằm khắc phục đƣợc những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả
năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
2
Các phần mềm quản lý tổng thể trong tổ chức nhƣ ERP đã đƣợc nhìn
nhận đúng đắn hơn về tầm quan trọng cũng nhƣ hiệu quả thực tiễn đem lại.
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource
Planning (ERP) là một phần mềm tích hợp nhiều phân hệ khác nhau nhƣ kế
toán, mua hàng, sản xuất, bán hàng, nhân sự…, trong đó phân hệ kế toán giữ
vai trò quan trọng. Mỗi phân hệ có một chức năng riêng nhƣng sử dụng một
cơ sở dữ liệu thông tin thống nhất trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP đều đƣợc thực hiện một cách tự
động hóa, chuẩn hóa. Thông qua hệ thống ERP dữ liệu đƣợc cập nhật kịp thời
dƣới sự kiểm tra, kiểm soát liên tục và có thể truy cập bất cứ khi nào. Điểm
phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần
mềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp. ERP là một phần mềm gồm nhiều
module và thực hiện các chức năng tƣơng tự nhƣ các phần mềm quản lý rời
rạc, nhƣng các module này còn làm đƣợc nhiều hơn thế trong môi trƣờng tích
hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP do các module có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau. Với tính năng này, các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ
thông tin, phối hợp công việc với nhau nhằm giảm bớt thời gian do việc làm
trùng ở các bộ phận và kiểm soát đƣợc sai sót do có sự đối chiếu, kiểm tra liên
tục của hệ thống. Điều này giúp việc tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một
cách khoa học giữa các bộ phận, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của
từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Với tƣ duy quản lý
mới, phần mềm ERP đƣợc xem là một giải pháp tối ƣu giúp cho doanh nghiệp
nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay.
Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng là đơn vị
kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu và kinh doanh vận tải xăng dầu bằng
đƣờng bộ, với 51% vốn góp Công ty chịu sự chi phối chủ yếu của Tập đoàn
Xăng dầu Việt Nam. Cơ cấu tổ chức công ty phức tạp gồm nhiều chi nhánh,
3
hệ thống cửa hàng Công ty nằm phân tán trên nhiều địa bàn, thêm vào đó với
sự biến động phức tạp của giá xăng dầu nhƣ hiện nay thì yêu cầu trao đổi chia
sẻ thông tin giữa kế toán Công ty với các chi nhánh, cửa hàng cũng nhƣ các
phòng ban nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác cấp thiết. Tuy nhiên, việc tổ chức
hệ thống thông tin kế toán tại Công ty vẫn còn bất cập, vƣớng mắc. Phần
mềm kế toán ứng dụng tại Công ty đã triển khai từ lâu trên nền tảng công
nghệ đã lạc hậu, không thể tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với các
yêu cầu quản lý mới, cũng nhƣ các quy định hiện hành của nhà nƣớc. Các bộ
phận nhƣ phòng kinh doanh, CHXD, phòng tổ chức… sử dụng các phần mềm
rời rạc, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng
chƣa kịp thời, nhanh chóng cũng nhƣ chƣa cung cấp đầy đủ, chuẩn xác về
thông tin cần sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động.
Trong khi đó, nhu cầu thông tin kế toán rất cần thiết đối với các bộ phận, nhƣ
phòng kinh doanh cần thông tin tình hình công nợ khách hàng chính xác,
nhanh chóng để quyết định đơn hàng, hay thông tin hàng tồn kho để cân đối
hàng hoá trong những thời điểm thay đổi giá… Để đáp ứng yêu cầu cung cấp
thông tin và kiểm soát hiệu quả hoạt động, cần có một phần mềm phù hợp có
khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp chứ
không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào
khác là vấn đề mà ban lãnh đạo Công ty tìm kiếm bấy lâu nay. Giải pháp ERP
là ƣu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho ban lãnh đạo công ty hiện nay,
giúp doanh nghiệp giải quyết đƣợc tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc “nghẽn
mạch” giữa các bộ phận trong quá trình tƣơng tác và truyền thông đồng thời
có thể tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy hay thể hiện tính hợp nhất trong
doanh nghiệp thống nhất.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tác giả nghiên cứu và chọn đề tài “Tổ
chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần
Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” để thực hiện luận văn thạc sĩ.
4
2. Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hoá cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP.
Đánh giá thực trạng và xác định nhu cầu tổ chức thông tin kế toán tại
Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định
hƣớng ERP.
3. Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiện ứng dụng hệ thống ERP.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Thƣơng mại và Vận tải
Petrolimex Đà Nẵng với dữ liệu nghiên cứu trong năm 2017.
4. P ƣơng p áp ng ên ứu
Khảo cứu, tổng hợp các tài liệu, nghiên cứu lý luận về tổ chức hệ thống
thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP.
Bằng phƣơng pháp nghiên cứu định tính: phỏng vấn trực tiếp các cán
bộ công nhân viên tại công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống
thông tin kế toán tại Công ty. Từ đó, thông tin thu thập sẽ đƣợc tổng hợp,
phân tích, đánh giá… nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống
thông tin kế toán theo định hƣớng ERP tại công ty.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận
Việc ứng dụng ERP là lĩnh vực nghiên cứu mới. Hiện nay, chƣa có một
giáo trình tài liệu chính thống nào đề cập sâu về hệ thống thông tin kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP. Để góp phần cung cấp thêm những thông tin
lý luận trên, đề tài đã hệ thống hoá cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP.
5
Về mặt thực tiễn
Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại
Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận Tải Petrolimex Đà Nẵng, bên cạnh đó
nhận diện một cách đầy đủ nhất nhu cầu thông tin kế toán của tất cả các bộ
phận liên quan tại Công ty. Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông
tin kế toán theo định hƣớng ERP tại Công ty. Các đề xuất này sẽ là căn cứ có
ý nghĩa thực tiễn đối với Công ty trong quá trình chuyển đổi ứng dụng ERP.
6. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba
chƣơng:
C ƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP.
C ƣơng 2: Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng.
C ƣơng 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
theo định hƣớng ERP tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex
Đà Nẵng.
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
HTTTKT cung cấp thông tin tài chính về những hoạt động hàng ngày
tại đơn vị để hỗ trợ quá trình tác nghiệp và phối hợp công việc trong tổ chức.
Trong điều kiện hội nhập kinh tế hiện nay, nhu cầu thông tin và quy mô hoạt
động của doanh nghiệp không ngừng gia tăng. Sự phát triển này cùng với áp
lực cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu quản lý liên tục thay đổi đã đặt ra
những thách thức không nhỏ cho HTTTKT hiện hành chƣa kịp thích ứng của
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ, độc lập
với các phần mềm quản lý các bộ phận chức năng khác thì chỉ đáp ứng yêu
cầu thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong bộ phận kế toán, còn khi cung
6
cấp thông tin cho các bộ phận khác thƣờng thực hiện một cách thủ công, dễ
sai sót, hiệu quả thông tin không cao. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra
nhịp nhàng, đồng bộ và nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin qua lại
giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác thì ứng dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực (ERP) là rất cần thiết. ERP là một giải pháp hữu hiệu
giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội
nhập quốc tế. Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của
ERP đối với hệ thống thông tin kế toán từ việc triển khai hệ thống ERP.
Nghiên cứu của Colmeneres, L. (2009) cho rằng lợi ích của ERP đối với hệ
thống thông tin kế toán là các báo cáo đƣợc cung cấp chính xác hơn. Việc
triển khai hệ thống ERP thƣờng kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định và
sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Hơn nữa, ứng dụng
ERP cũng sẽ làm tăng độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán thông qua
việc bảo mật thông tin theo Alzoubi, A. (2011).
Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần
phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo
chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cƣờng chức năng phối hợp,
trao đổi thông tin giữa các bộ phận này. Cách tiếp cận này hƣớng đến các đối
tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế
toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình kinh
doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai
thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác. Để đảm bảo
các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu
quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham
gia trong cùng một chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo từng phần
hành, theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán. Điều này đã
đƣợc phân tích làm rõ trong nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình - Cơ sở để
7
nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Mạnh
Toàn (2011). Nghiên cứu này tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ
bản là chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu
trình sản xuất và chu trình tài chính. Nghiên cứu này là cơ sở để tác giả tổ chức
các chu trình trong Công ty, định hƣớng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán để
đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình [6].
Trong những năm gần đây, nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán
gắn liền với hệ thống ERP đƣợc quan tâm và công bố kết quả nghiên cứu
nhiều hơn. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng công nghệ thông
tin ngày càng sâu rộng trong hoạt động quản lý nói chung và hệ thống thông
tin kế toán nói riêng. Trong nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thanh Thuý
(2011), bằng phƣơng pháp định lƣợng tác giả thực hiện khảo sát 300 doanh
nghiệp, nhận đƣợc sự phản hồi từ 204 trong đó chỉ có 19 doanh nghiệp ứng
dụng ERP thành công và trong các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp triển
khai ứng dụng thì phân hệ đƣợc triển khai ở tất cả các doanh nghiệp là phân
hệ kế toán - tài chính, tiếp theo đó là phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng,
phân hệ lập báo cáo, phân hệ sản xuất, phân hệ nhân sự. Ngoài ra, về mức độ
ảnh hƣởng của các yếu tố đối với tổ chức HTTTKT sau khi doanh nghiệp ứng
dụng ERP thì kết quả khảo sát cho thấy quy trình làm việc ảnh hƣởng đến tổ
chức HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP với mức cao và rất cao (chiếm
đến 95%) Do đặc điểm liên kết trong ERP nên việc phân quyền trên hệ thống
đƣợc đánh giá rất cao (chiếm 42%), phân chia trách nhiệm (chiếm 26% ở mức
rất cao) và tính kiểm soát đối với hệ thống thông tin kế toán chiếm 95% ở
mức cao và rất cao. Thông qua khảo sát này, tác giả cho nhận định rằng phân
hệ kế toán tài chính là phân hệ cơ bản có vai trò quan trọng trong ERP, thấy
sự tác động mạnh mẽ của ERP đến tổ chức HTTTKT [7].
8
Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống
thông tin kế toán theo định hƣớng ERP trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu
của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), đây là nghiên cứu tại Công ty
Cổ phần Thƣơng mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi
ích mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng
cƣờng hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế
toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp [3]. Cũng nhƣ nghiên cứu
của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) nghiên cứu này phân tích thực
trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty cổ phần
Vận tải đa phƣơng thức và đƣa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán theo định hƣớng ERP khá đầy đủ [4].
Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy sự tác động của ERP đến
việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán là rất lớn, đòi hỏi hoàn thiện HTTTKT
nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ
khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ƣu hoá các nguồn lực hiện có.
Kế thừa từ những nghiên cứu trƣớc cùng với hạn chế khi chƣa có các nghiên
cứu tìm hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng
trƣớc khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông
tin cần thiết. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, vì vậy tác giả đã vận
dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex
Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử
dụng thông tin kế toán. Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo
định hƣớng ERP tại Công ty.
9
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP
1.1. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu, quan điểm về hệ thống thông tin kế toán.
Cụ thể nhƣ sau: Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành
quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn
nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học
nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng
vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp trong từng thời kì nhất định. Nhƣ vậy, hệ thống thông tin kế toán thực
hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động
của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ
chức [5]. HTTTKT là một hệ thống tích hợp từ các yếu tố liên quan, phù hợp
để tạo ra thông tin kế toán chất lƣợng, đó là những thành phần về phần mềm,
phần cứng, con ngƣời, thủ tục, dữ liệu và mạng lƣới truyền thông [9].
Tóm lại, HTTTKT là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ
dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế
hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định [12].
Hình 1.1. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
10
Nhƣ các hệ thống thông tin khác, HTTTKT có mục tiêu, đầu vào, quy
trình xử lý dữ liệu và đầu ra nhƣ sau [13]:
- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời
về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là những
thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lƣu chuyển tiền tệ.
- Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong
một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền,
các chi phí phát sinh…
- Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin
về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để
lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phƣơng pháp kế toán là phƣơng
pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản và ghi kép, phƣơng pháp đo lƣờng đối
tƣợng kế toán và phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán.
- Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử
dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.
Hình 1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
( Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và cộng sự, 2011)
11
Hệ thống thông tin kế toán không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm
soát, điều hành và ra quyết định các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ
chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động
và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Tổ chức hệ thống
thông tin kế toán hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống
này trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo ra những thông
tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ
chức nào. Điều này chỉ thực hiện tốt khi nhận thức đúng bản chất của
HTTTKT [5].
1.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(Enterprise Resource Planning – ERP)
1.2.1. Khái niệm ERP
Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận.
Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm
cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh,
chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho
phép truy cập thông tin trong môi trƣờng thời gian thực [11].
ERP đƣợc hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho
doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình
kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý tồn kho, giao
dịch với nhà cung cấp, cung cấp các dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt
hàng [13].
Tóm lại, ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp
quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Bản chất ERP là một hệ
thống tích hợp những chức năng khác nhau của doanh nghiệp nhƣ chức năng
tài chính kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, mua hàng, quản lý kho…vào
trong một hệ thống duy nhất. Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp có khả
12
năng kiểm soát một cách toàn diện và chặt chẽ toàn bộ hệ thống thông tin
của mình, nâng cao tốc độ, chất luợng truyền đạt thông tin giữa các bộ phận.
Hơn nữa, ERP sẽ tạo mối quan hệ liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận đồng
thời giúp cho các hoạt động trong doanh nghiệp đƣợc thực hiện một cách
nhịp nhàng, chính xác và hiệu quả cao.
1.2.2. Đặc đ ểm của hệ thống ERP
Một hệ thống ERP có các đặc điểm nhƣ sau [14]:
Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của
tổ chức trong tƣơng lai.
Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp nhƣ: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính.
Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ
thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp.
Vì đặc trƣng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhƣng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế
nên tính chia sẻ thông tin và liên kết đƣợc thể hiện rất rõ góp phần quan trọng
trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tƣợng khác nhau
một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và
trách nhiệm đƣợc xác định rõ ràng trong hệ thống ERP.
1.2.3. Cấu trúc của hệ thống ERP
Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP điển hình có thể khái quát:
Phân hệ kế toán: là phân hệ cốt lõi. Phân hệ kế toán bao gồm các phân
hệ nhƣ: kế toán tổng hợp, quản lý kế hoạch tài chính, quản lý dòng tiền, quản
lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán
chi phí giá thành, kế toán thuế, báo cáo tài chính. Các giao dịch kế toán đƣợc
tích hợp với các phân hệ quản lý khác nhƣ quản lý kho, quản lý mua hàng hoá
- vật tƣ, quản lý bán hàng… Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì
13
các bút toán hạch toán tƣơng ứng nhƣ tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ
quản lý kho), công nợ phải thu (phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (phân hệ
mua hàng), kế toán chi phí giá thành đƣợc tạo ra tự động và ghi vào các sổ kế
toán.
Phân hệ mua hàng: phân hệ này quản lý và theo dõi tình hình mua
hàng về số lƣợng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và
phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Ngoài ra, kê
khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.
Phân hệ bán hàng: phân hệ này quản lý và theo dõi tình hình bán hàng
về số lƣợng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn GTGT trực tiếp
từ máy tính. Quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại, khai báo tự
động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra cũng nhƣ các
khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác nhau.
Phân hệ sản xuất: dùng quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch
sản xuất, yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất.
Phân hệ nhân sự: để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lƣơng;
tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp
với phân hệ tài chính về vấn đề tính lƣơng, chi phí sử dụng nhân lực…
Quản trị hệ thống: quản lý số liệu, khai báo và quản lý các tham số hệ
thống, khai báo và quản lý ngƣời sử dụng. Phân hệ này cho phép dễ dàng khai
báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu.
Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp cũng nhƣ nhu cầu doanh nghiệp khác
nhau mà các phân hệ trong hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau. Điều này, đôi
khi còn phụ thuộc vào lĩnh vực, loại hình kinh doanh cũng nhƣ yêu cầu của
nhà quản lý trong doanh nghiệp. Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ
với nhau trong thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp.
14
1.2.4. Sự cần thiết của ứng dụng ERP
Với những tính chất và đặc trƣng đã nêu trên, khi ứng dụng ERP vào
công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ công tác kế toán nói
riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng. Lợi ích của việc ứng dụng phần
mềm ERP có thể đƣợc tóm lƣợc trên các khía cạnh sau đây [15]:
Tiếp cận thông tin quản lý đáng tin cậy
ERP sẽ giúp cho nhà quản lý đƣa ra các quyết định đúng đắn vì hệ
thống này nhà quản lý có thể tiếp cận thông tin dễ dàng và đầy đủ đáng tin
cậy hơn. Khi các nhà quản lý cao cấp cần những thông tin cần thiết cho việc
phân tích tình hình tài chính và các hoạt động công ty nhƣ phải thu thập thông
tin từ nhiều nguồn nhƣ trƣớc. Hơn nữa, hệ thống này còn giúp các bộ phận có
thể chia sẻ thông tin với nhau dễ dàng hơn nhờ khả năng tích hợp các phân hệ
vào một cơ sở dữ liệu chung.
Công tác kế toán chính xác hơn
ERP giúp công việc kế toán chính xác hơn, giảm bớt sai sót thƣờng gặp
trong các hoạch toán thủ công. Hơn nữa, phần mềm này giúp các nhân viên
kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cấp cao kiểm tra tính chính xác của
các tài khoản. Thông qua cơ chế kiểm tra chéo, nguồn dữ liệu ngay khi đƣợc
nhập liệu đã đƣợc rà soát kỹ càng thông qua các phần hành khác, qua cơ sở dữ
liệu chung các dữ liệu này đƣợc theo dõi và kiểm tra nhằm đảm bảo thông tin
đầu ra đƣợc chính xác. Hơn nữa, ERP giúp cho doanh nghiệp ứng dụng các
quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lƣợng, hiệu quả.
Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP cho phép theo dõi
hàng tồn kho chính xác và xác định đƣợc mức hàng tồn kho tối ƣu, nhờ đó mà
giảm nhu cầu vốn lƣu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. Qua đó,
bộ phận bán hàng có thể đảm bảo cho các đơn hàng và yêu cầu mua thêm
15
hàng đƣợc nhanh chóng, kịp thời, chính xác, điều này giúp doanh nghiệp
giảm bớt lƣợng hàng tồn kho, tăng hiệu quả của việc sử dụng dòng tiền, giảm
thiệt hại do hàng hóa lƣu kho lâu ngày.
Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của ERP giúp các công ty
nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất, lên
kế hoạch sản xuất để tránh tính toán sai và sử dụng không hết công suất của
máy móc và công nhân, giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất trên mỗi
đơn vị sản phẩm. Thông qua ERP mọi công việc đều đƣợc thực hiện theo quy
trình và kế hoạch đã đƣợc xây dựng sẵn, giúp cho quá trình thực hiện đƣợc rõ
ràng, không chồng chéo công việc giữa các phòng ban gây mất thời gian và
hoạt động không hiệu quả.
Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lƣơng giúp sắp xếp hợp lý các quy
trình quản lý nhân sự và tính lƣơng, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời
giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lƣơng. Hơn nữa, ERP sẽ
tối thiểu hóa thời gian và trí lực để quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Đặc biệt với
các doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên lớn, việc theo dõi chấm công, tính
toán lƣơng sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian thay vì phải tuyển thêm
một ngƣời chuyên phụ trách theo dõi và đôi khi việc này thực hiện không
chính xác, hiệu quả.
Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thƣờng yêu cầu công ty xây dựng các quy trình kinh
doanh rõ ràng giúp phân công công việc. Điều này giúp giảm bớt những việc
không cần thiết trong một chu trình kinh doanh, nhằm tiết kiệm thời gian và
giảm bớt việc lặp lại, chồng chéo công việc ở các bộ phận khác nhau. Từ đó,
