(LUẬN văn THẠC sĩ) kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thanh sơn

HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP VIỆT NAM

DƯƠNG THỊ PHÚC

KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG THANH TỐN
TẠI CƠNG TY TNHH THANH SƠN

Ngành:

Ke toán định hướng ứng dụ ng

Mã số:

8340301

Người hướng dẫn khoahọc :

PGS.TS. Bùi Bằng Đồn

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP - 2019

download by :


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan tồn bộ luận văn là do chính tơi thực hiện, tất cả các cơ sở lý
thuyết, những số liệu trong luận văn đều được trích dẫn nguồn đầy đủ, đúng quy định.
Những số liệu, dữ liệu phân tích trong luận văn là dữ liệu được lấy từ báo cáo tại Công
ty TNHH Thanh Sơn. Q trình xử lý, phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả nghiên cứu
trong luận văn này đều do chính tơi thực hiện khơng sao chép từ các cơng trình nghiên
cứu khoa học khác.

Hà Nội ngày

tháng

Tác giả luận văn

Dương Thị Phúc

i

download by :

năm 2019


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập, nghiên cứu dưới sự giảng dạy tận tình của Q thầy cơ tại
Học viện Nông nghiệp Việt Nam, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đền các Thầy,
Cô giáo đã giảng dạy tôi trong suốt thời gian học tập. Đặc biệt tôi xin gửi lời cám ơn sâu
sắc nhất đến thầy giáo Bùi Bằng Đoàn, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong
suốt thời gian thực hiện luận văn này.
Cảm ơn Ban giám đốc Công ty TNHH Thanh Sơn, các Phịng ban Cơng ty đã hỗ
trợ tơi rất nhiều trong quá trình thực hiện khảo sát và điều tra thu thập số liệu.
Cảm ơn anh chị em học viên lớp Cao học CH26 Thái Bình đã ủng hộ, động viên,
chia sẻ và giúp đỡ tơi trong suốt q trình học tập cũng như khi thực hiện luận văn này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội ngày

tháng

Tác giả luận văn

Dương Thị Phúc

ii

download by :

năm 2019


MỤC LỤC
Lời cam đoan ..................................................................................................................... i
Lời cảm ơn ........................................................................................................................ ii
Mục lục ........................................................................................................................... iii
Danh mục sơ đồ, bảng ...................................................................................................... v
Trích yếu luận văn ........................................................................................................... vi
Thesis abstract................................................................................................................ viii
Phần 1. Mở đầu .............................................................................................................. 1
1.1

Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................................... 1

1.2

Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2

1.2.1

Mục tiêu chung ................................................................................................... 2

1.2.2

Mục tiêu cụ thể ................................................................................................... 3

1.3

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 3

1.3.1

Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................... 3

1.3.2

Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 3

Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn ................................................................................. 4
2.1

Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại doanh nghiệp ............... 4

2.1.1

Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ........................................... 4

2.1.2.

Kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại doanh nghiệp ........................................ 17

2.1.3.

Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại doanh
nghiệp ............................................................................................................... 26

2.2.

Cơ sở thực tiễn .................................................................................................. 30

2.2.1.

Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ trong thanh toán ở một số doanh nghiệp
Việt Nam .......................................................................................................... 30

2.2.2

Bài học kinh nghiệm cho công ty TNHH Thanh Sơn ...................................... 34

Phần 3 Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu ............................................. 35
3.1

Giới thiệu về cơng ty tnhh thanh sơn................................................................ 35

3.1.1.

Q trình hình thành và phát triển của Công ty................................................ 35

3.1.2.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................................ 36

3.1.3.

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ..................................................... 37

3.2.

Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 40

iii

download by :


3.2.1

Phương pháp thu thập số liệu ........................................................................... 40

3.2.2.

Phương pháp xử lý số liệu .................................Error! Bookmark not defined.

3.2.3.

Phương pháp phân tích số liệu ...........................Error! Bookmark not defined.

Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận ................................................................... 43
4.1.

Thực trạng các quan hệ thanh tốn tại cơng ty ................................................. 43

4.1.1.

Đặc điểm các quan hệ thanh tốn tại Cơng ty .................................................. 43

4.2.

Thực trạng kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại cơng ty thanh sơn ............... 53

4.2.1.

Các quy định của Công ty liên quan đến hoạt động thanh toán ....................... 53

4.2.2.

Thực trạng các rủi ro trong thanh tốn tại Cơng ty .......................................... 69

4.2.3.

Nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại Cơng ty ........... 79

4.3.

Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại cơng ty ................ 86

4.3.1.

Định hướng phát triển của Cơng ty .................................................................. 86

4.3.2

Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại Cơng ty ............... 87

Phần 5. Kết luận và kiến nghị ...................................................................................... 93
5.1

Kết luận ............................................................................................................ 93

5.2

Kiến nghị .......................................................................................................... 94

Danh mục tài liệu tham khảo .......................................................................................... 96
Phụ lục .......................................................................................................................... 97

iv

download by :


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG
Sơ đồ 4.1

Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty .................... 56

Bảng 4.1.

Ý kiến của nhà cung cấp về công tác đối chiếu công nợ tại Công ty
TNHH Thanh Sơn ...................................................................................... 58

Bảng 4.2.

Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động .................................................. 60

Bảng 4.3.

Quy trình chấm cơng tại Cơng ty TNHH Thanh Sơn ................................ 61

Bảng 4.4.

Mẫu bảng chấm công của Cơng ty TNHH Thanh Sơn .............................. 62

Bảng 4.5.

Bảng quy trình tính lương tại Cơng ty TNHH Thanh Sơn ........................ 63

Bảng 4.6.

Quy trình điều chỉnh lương tại Cơng ty TNHH Thanh Sơn ...................... 63

Bảng 4.7.

Ý kiến của người lao động về quy trình tính lương của Cơng ty TNHH
Thanh Sơn .................................................................................................. 64

Bảng 4.8.

Ý kiến của nhân viên về công tác thanh tốn với nhà nước tại Cơng ty
TNHH Thanh Sơn ...................................................................................... 68

Bảng 4.9.

Bảng các bước quy trình theo dõi cơng nợ và vật tư ................................. 72

Bảng 4.10. Rủi ro có đã xảy ra trong quy trình thanh tốn lương tại Cơng ty
TNHH Thanh Sơn ...................................................................................... 75
Bảng 4.11. Bảng các bước quy trình thanh tốn lương ................................................ 76
Bảng 4.12. Bảng các bước quy trình theo dõi thanh tốn với nhà nước ...................... 78

v

download by :


TRÍCH YẾU LUẬN VĂN
Tên tác giả: Dương Thị Phúc
Tên luận văn: Kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại Cơng ty TNHH Thanh Sơn
Ngành: Kế toán định hướng ứng dụng

Mã số: 8340301

Tên cơ sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Mục đích nghiên cứu
- Góp phần hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về thanh toán và hoạt động kiểm
soát nội bộ trong thanh toán tại doanh nghiệp;
- Nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại
Cơng ty TNHH Thanh Sơn;
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu lực hoạt động kiểm soát
nội bộ trong thanh toán của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý số liệu gồm: thu thập thông tin thứ cấp, thu thập
thông tin sơ cấp, phương pháp xử lý thông tin.
Phương pháp phân tích gồm phương pháp thống kê mơ tả, phương pháp so sánh.
Kết quả chính và kết luận
Thứ nhất, luận văn đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống
KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của hệ thống này trong các công cụ quản lý của
doanh nghiệp.
Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB: Công ty đã ban hành một số quy
định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động và các quy định về tiền lương,
tiền thưởng… phần nào đã hạn chế được các sai phạm trong quá trình tuyển dụng, bố trí
cơng việc và giải quyết chế độ tiền lương cho người lao động. Những kết quả trên đã
giúp Công ty có đội ngũ lao động cơ bản đáp ứng được u cầu cơng việc và khuyến
khích người lao động đóng góp tích cực trong các hoạt động của Cơng ty. Tuy nhiên,
một số quy định, chính sách cịn thiếu đồng bộ, chưa có cơ chế phối hợp tốt nên vẫn xảy
ra một số sai phạm trong công tác nhân sự và tiền lương tại Công ty thời gian qua. Đánh
giá một cách đầy đủ, trong công tác mua hàng - thanh toán hệ thống KSNB là “hiện
hữu” nhưng về “hiệu lực” cịn có một số hạn chế.
Thứ ba, để khắc phục những hạn chế, tồn tại trên, Luận văn đề ra một số giải
pháp hồn thiện KSNB trong thanh tốn tại Công ty TNHH Thanh Sơn cho thời gian

vi

download by :


tới, bao gồm: hồn thiện quy trình, thủ tục mua hàng và thanh tốn với người bán, hồn
thiện quy trình quản lý các khoản nợ phải trả, hoàn thiện đối với các khoản chi thanh
tốn tiền mặt, hồn thiện quy trình thanh tốn lương, hồn thiện hệ thống thơng tin kế
tốn bằng phần mềm kế tốn, tăng cường cơng tác truyền thông.

vii

download by :


THESIS ABSTRACT
Master candidate: Duong Thi Phuc
Thesis title: Internal control in payment at Thanh Son Co., Ltd.
Major: Accounting (POHE)

Code: 8340301

Education organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA)
Research objectives
- To contribute to the theoretical and practical basis for payment and internal
control activities in payment;
- To study and assess the status of internal control activities in payment at Thanh
Son Co., Ltd .;
- To propose solutions to complete and improve the effectiveness of internal
control activities in corporate payment in the future.
Materials and Methods
Data collection and data processing methods: Collecting secondary data,
collecting primary data, information processing methods.
Analytical methods: descriptive statistical methods and comparative methods.
Main Findings and Conclusions
Firstly, the thesis has included basic theoretical issues about internal control
systems, especially emphasizing the role of this system in the management tools of
the Company.
Secondly, by studying in the current situation of internal control, the Company

has issued a number of regulations related to recruitment, labor arrangement and
regulations on wages, bonuses... That limited the violations in the process of
recruitment, job placement and salary regime for laborers. These above results have
helped the Company have a basic workforce to meet the work requirements and
encourage employees to actively contribute to the Company's activities. However, some
regulations and policies were still inadequate, there was no a good coordination
mechanism, so there were mistakes in human resources and wages in recent time. In
purchase activities, the payment of internal control system is “existing” but in terms of
“validity”, there were some limitations
Fully assessing, in the purchase - payment of internal control system is "existing"
but in terms of "validity", there are some limitations.

viii

download by :


Thirdly, in order to overcome these limitations and shortcomings, there were
solutions to improve internal control in payment at Thanh Son Co., Ltd. In the future,
including: completing the purchase procedures and payments to the seller, completing
the management process of liabilities, completing cash payments, completing the
process of salary payment, completing the accounting information system by accounting
software, strengthening communication.

ix

download by :


PHẦN 1. MỞ ĐẦU

1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trị hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp
các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của
công ty, như: con người, tài sản, vốn.., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro
phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây
dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và
phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm soát tất cả các khâu, các q trình hoạt
động của doanh nghiệp. Đó là các quy định, thủ tục được ban lãnh đạo doanh
nghiệp ban hảnh ra, nhằm điều chỉnh các hoạt động và ngăn ngừa các rủi ro
trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, khâu thanh tốn có một vai trò
rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Thanh tốn đó là việc giải quyết
các quan hệ về tài chính phát sinh trong q trình hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó, khâu thanh tốn có vị trí rất quan trọng, nhiều khi nó quyết định đến sự
thành bại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơng ty. Do tính quan trọng
trên, nên địi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ khâu thanh toán.
Việc quản lý tốt khâu thanh toán với nhà cung cấp sẽ góp phần đảm bảo hàng
hóa mua về đạt tiêu chuẩn, chất lượng, với giá cả hợp lý, tạo điều kiện để doanh
nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động thanh toán liên quan đến nhiều đối
tượng, có nội dung và đặc điểm phát sinh khác nhau nên rất dễ sảy ra sai sót,
nhầm lẫn nếu khơng được quản lý tốt. Để hạn chế những sai sót có thể sảy ra,
mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc điểm hoạt động mà cần phải ban hành các chính
sách, quy định trong thanh tốn một cách phù hợp. Nói khác đi là cần thiết phải
thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để hạn chế những sai sót, rủi ro xảy ra. Chính
vì vậy, thực hiện kiểm soát nội bộ trong khâu thanh toán là một việc rất cần thiết
và quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức.
Công ty TNHH Thanh Sơn lại là một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh

đa ngành nên phát sinh nghiều khoản thanh toán hết sức phức tạp. Do hàng năm
số lượng hàng hóa mua vào lớn, bao gồm cả hàng mua trong nước và nhập khẩu

1

download by :


nên có quan hệ với nhiều đối tượng khác nhau. Cũng như nhiều doanh nghiệp
khác, Công ty cũng đang gặp phải những vấn đề khó khăn trong quản lý các
khoản thanh toán, nhất là thanh toán với nhà cung cấp các đầu vào cho doanh
nghiệp. Mặc dù Công ty đã có những quy định trong thanh tốn, nhưng sai sót
vẫn thường xảy ra và đã có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Những sai sót trên có nhiều nguyên nhân, trong đó việc xây dựng các quy định
chưa đồng bộ, chưa phù hợp và việc thực hiện của nhân viên ở một số khâu chưa
tốt được coi là nguyên nhân chủ yếu. Để hoạt động sản xuất, kinh doanh của
Cơng ty có hiệu quả, hạn chế được rủi ro, Cơng ty cần phải có các quy định phù
hợp hơn, có biện pháp quản lý, phối hợp giữa các bộ phận hợp lý hơn ở tất cả các
khâu, trong đó đặc biệt coi trọng khâu thanh tốn. Cụ thể hơn, Cơng ty cần hồn
thiện các quy định, nội quy trong cơng tác quản lý thanh tốn, nhằm hạn chế thấp
nhất các rủi ro có thể xảy ra. Nói khác đi là phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt
nội bộ nói chung, kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn nói riêng. Do vậy việc xây
dựng và vận hành tốt hệ thống kiểm sốt nội bộ thanh tốn trong cơng ty ln
được chú trọng để làm sao có thể mang lại tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt
động. Sự hữu hiệu và hiệu quả ở đây là làm sao cho việc mua hàng được kịp thời
để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất hay bán hàng với giá cả hợp lí, khơng bị
tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp…đặc biệt trong một công
ty chun sản xuất như cơng ty TNHH Thanh Sơn thì vấn đề này sẽ càng được
quan tâm hơn.
Từ những vấn đề quan trọng trên đây, chúng tôi chọn nội dung “Kiểm

sốt nội bộ trong thanh tốn tại Cơng ty TNHH Thanh Sơn” làm đề tài nghiên
cứu luận văn thạc sỹ, với mong muốn góp phần đưa ra những giải pháp nhằm
hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong thanh tốn tại cơng ty, góp phần hạn
chế rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 . Mục tiêu chung
Đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động thanh toán và kiểm
soát nội bộ trong thanh toán tại doanh nghiệp , giúp cho nhà quản lý kiểm soát
và hạn chế được rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động thanh tốn của cơng ty
Kiểm sốt nội bộ được thiết lập nhằm thực hiện 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản
của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thơng tin, duy trì tốt việc thực hiện các
chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả năng lực quản lý,trên cơ sở đánh giá hoạt động

2

download by :


kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt
động này, ngăn ngừa rủi ro trong thanh tốn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
cho doanh nghiệp.
1.2.2 . Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hoàn thiện KSNB gắn với đơn vị
nghiên cứu là công ty TNHH Thanh Sơn
Để đạt được mục tiêu tổng quát trên nghiên cứu này hướng tới các mục
tiêu cụ thể sau:
- Làm rõ những nội dung cơ bản về KSNB trong thanh tốn
- Tìm hiểu và đánh giá thực trạng về KSNB trong thanh tốn , qua đó chỉ ra
những hạn chế trong KSNB trong thanh tốn tại cơng ty TNHH Thanh
Sơn

- Đưa ra những giải pháp mang tính khả thi nhằm hồn thiện KSNB trong
thanh tốn tại cơng ty
1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 .Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là đặc điểm hoạt động thanh toán, các rủi
ro trong thanh tốn góp phần làm giảm bớt mọi nguy cơ rủi ro tiềm ẩn và các nội
dung liên quan đến kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại doanh nghiệp. Đề tài
cũng đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt
động kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp. Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng
tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra., Đảm bảo tính chính xác, kịp
thời các số liệu, các báo cáo kế toán. giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị hiệu quả
Đối tượng khảo sát gồm các bộ phận liên quan đến khâu thanh toán trong
doanh nghiệp và các bên liên quan đến hoạt động thanh toán của doanh nghiệp.
1.3.2 . Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về nội dung: Tập trung đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ
trong thanh toán tại doanh nghiệp; các rủi ro và giải pháp tăng cường hiệu quả
của kiểm soát nội bộ trong thanh toán của doanh nghiệp.
- Phạm vi không gian: Đề tài thực hiện tại Công ty TNHH Thanh Sơn. Địa
chỉ: Khu công nghiệp La Xuyên , Yên Ninh, Ý Yên, Nam Định
- Phạm vi thời gian: Số liệu liên quan đến đề tài được sử dụng từ năm
2016 đến 2019; Số liệu điều tra tại thời điểm nghiên cứu.

3

download by :


Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG THANH TOÁN

TẠI DOANH NGHIỆP
2.1.1. Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1.1. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Theo Business Edge (2007): “Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, mỗi đơn vị
thường xuyên phải rà soát tất cả các khâu của quá trình quản lý và tất cả các hoạt
động để kịp thời điều chỉnh nằm đạt được mục tiêu cuối cùng, việc rà soát này
được gọi là kiểm soát”.
Vậy, kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy định, quy chế do tổ chức ban
hành ra, được áp dụng trong tổ chức, nhằm mục đích giảm thiểu những rủi ro mà
tổ chức có thể gặp phải để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Với khái niệm trên, COSO đã nhìn nhận kiểm sốt nội bộ khá tồn diện và
nhấn mạnh vào bốn nội dung chính đó là: q trình, con người, đảm bảo tính hợp
lý và đảm bảo mục tiêu. Cụ thể:
- Kiểm soát nội bộ là một q trình: KSNB khơng chỉ là một thủ tục hay
một chính sách nhất định mà nó bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát liên
tiếp được thực hiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một
thể thống nhất.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Chính xác
mà nói, KSNB là hệ thống những chính sách, thủ tục, quy chế... do chính con
người tạo ra nhằm kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Cụ
thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao sẽ tiến hành thiết lập một hệ
thống các quy định, cơ chế hợp lý; đồng thời giám sát việc thực hiện, tính hiệu
quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều
tham gia vào quy trình này.
- Kiểm sốt nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Không thể yêu
cầu tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là
do khi vận hành kiểm sốt ln có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ
sai lầm của con người dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. KSNB có thể

4

download by :


ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sai phạm
sẽ không xảy ra. Bên cạnh đó, quyết định của KSNB cịn tùy thuộc vào nguyên
tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích với chi phí, chi phí kiểm sốt khơng được vượt
q lợi ích mà kiểm sốt mang lại. Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối.
- Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu: Đối với báo cáo tài chính,
KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản
lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán
hiện hành. Đối với những mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả, KSNB giúp cho đơn vị
bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín,
mở rộng thị phần, nâng cao chiến lược kinh doanh. Đối với mục tiêu tuân thủ,
KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Bên cạnh đó, KSNB cịn hướng các thành viên vào việc tuân thủ các chính sách,
quy định nội bộ của đơn vị, qua đó để đạt được những mục tiêu của đơn vị.
Hiện nay, khái niệm “ kiểm sốt nội bộ” khơng cịn là khái niệm mới mẻ,
đã có nhiều tổ chức và cá nhân nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức
và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác
nhau từ đơn giản đến phức tạp. Có thể kể đến các khái niệm sau.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban
quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và
duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị
trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất
hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.[Chuẩn mực kiểm
tốn Việt Nam số 315, ban hành theo Thơng tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực
từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400].

Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện
trong nội bộ đơn vị kế tốn các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ
phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý
kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế tốn số
88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017]
Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản
trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì
để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc

5

download by :


2 đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt
động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian
lận khi lập báo cáo tài chính: KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các
luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal
Control 2013, theo đó, KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh
nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo
cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Kiểm soát nội bộ do con người xây dựng, thiết lập nhưng chúng có những
điểm khác nhau. Kiểm sốt nội bộ thường đi vào kiểm sốt với những chính
sách, thủ tục, ngun tắc, quy định có tính hệ thống được thừa nhận rộng rãi, phổ
biến và bao trùm. Kiểm soát nội bộ thường quan tâm đến mục tiêu kiểm soát hơn

là các hành vi cụ thể và thủ tục kiểm soát với những quan điểm khác nhau trong
từng điều kiện và giai đoạn cụ thể. Loại kiểm soát hành vi với những thủ tục cụ
thể người ta gọi là các thủ tục kiểm soát. Với loại kiểm soát này, có những quan
điểm hiện nay cho rằng đó là loại kiểm soát quản lý, hay kiểm soát độc lập trong
kiểm soát trực tiếp các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Theo đó, có thể hiểu rằng: KSNB là một chức năng thường xuyên của các
đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng
việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt
ra của đơn vị. Dù là khái niệm của tổ chức nào đưa ra thì chung quy lại chúng ta
thấy được rằng: KSNB là một bộ phận không thể thiếu tại một đơn vị nếu muốn
đơn vị đó hoạt động có hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như
của đơn vị đã đặt ra; cân bằng được lợi ích giữa tổ chức và từng cá nhân trong
đơn vị, giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.
Có thể nói, KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy chính sách và sự nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm
bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp
lý. Nói cách khác đây là tập hợp những việc mà cơng ty cần làm để có được

6

download by :


những điều muốn có và tránh được những điều cần tránh. Hệ thống này không đo
đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính
sách hệ thống, phịng ban của cơng ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ
nguyên cách làm đó thì có khả năng hồn thành kế hoạch khơng. Thiết lập KSNB
hữu hiệu sẽ hạn chế mức thấp nhất việc thất thốt tài sản của cơng ty.
2.1.1.2. Các thành phần cơ bản của Kiểm soát nội bộ
Sau hơn 20 năm kể từ khi ban hành báo cáo COSO đầu tiên (1992), mơi

trường kinh doanh đã có những thay đổi lớn, q trình tồn cầu hóa tiếp tục diễn
ra trên diện rộng, công nghệ thông tin ngày càng phát triển… đã ảnh hưởng đáng
kể tới cách thức tổ chức kinh doanh, nhận diện, đánh giá và ứng phó rủi ro của
doanh nghiệp. Trước thực tế đó, Ủy ban COSO phải tiến hành cập nhật báo cáo
của mình và phiên bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013 đã ra đời từ
những yêu cầu thực tiễn nêu trên.
Theo COSO 2013, khuôn khổ chung của KSNB là nội dung quan trọng
nhất, đã đưa ra định nghĩa về KSNB và tiêu chí về các bộ phận hợp thành một hệ
thống KSNB. COSO 2013 khơng chỉ phục vụ cho cơng tác tài chính, kế tốn mà
cịn mở rộng đối với phạm vi tồn doanh nghiệp (điều chỉnh 7 quan điểm cơ bản
và đưa ra 17 ngun tắc mở rộng theo mơ hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu
thành KSNB dựa theo COSO 1992
COSO 2013 định nghĩa KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị
của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự
đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Các bộ
phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013 (Chuẩn mực kiểm tốn Việt
Nam số 315 (CMKiT) có sự đồng nhất với các bộ phận cấu thành hệ thống
KSNB bao gồm: (1) Mơi trường kiểm sốt; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động
kiểm sốt; (4) Thơng tin và truyền thơng; (5) Hệ thống giám sát và thẩm định.
Còn theo cách phân chia thứ hai thì KSNB được chia thành bốn yếu tố chính là:
(1) Mơi trường kiểm sốt; (2) Hệ thống kế toán; (3) Thủ tục kiểm soát; (4) Bộ
phận kiểm toán nội bộ (Nguyễn Quang Quynh, 2012). Dù phân chia theo cách
nào bản chất của KSNB vẫn không thay đổi.
a)Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc
(structure) của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB tổ chức.

7

download by :

Con người chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong mơi trường
kiểm sốt. Cần xây dựng một mơi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó
ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo
đức để lan tỏa xuống toàn DN. Việc phát triển nguồn nhân lực là vơ cùng quan
trọng. Có được nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao, năng động sáng tạo,
thích ứng linh hoạt với vị trí cơng việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển
của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN.
Tuy nhiên mơi trường kiểm sốt tốt chưa thể đảm bảo cho các q trình
kiểm sốt và cả hệ thống KSNB là tốt. Song môi trường kiểm sốt khơng thuận
lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB.
Một số nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt
- u cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức truyền đạt thông
tin và truyền đạt thong tin: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu
quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm sốt; Tính chính trực và
hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị
cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. 12 Việc
thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện
pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân
viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo
đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị
đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông
qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
- Sự độc lập của bộ phận kiểm tra: Sự độc lập tương đối của từng cá nhân,
thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt. Đảm bảo khơng bị các lợi ích
khác chi phối để đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể.
- Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến
nhận thức về kiểm sốt của đơn vị. Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và
trách nhiệm đó được đề cập trong các quy định do Ban quản trị ban hành. Ngoài

ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế các thủ tục sốt xét tính
hiệu quả của KSNB của đơn vị.
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong
cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm:
(1) Quan điểm và hành động của Ban Giám đốc về việc lập và trình bày báo
cáo tài chính (có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một

8

download by :


cách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc kế
toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế tốn) .
(2) Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh.
(3) Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia
quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như
mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm sốt và chia sẻ thơng tin lẫn nhau giữa
những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý
không những giúp cho 13 sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý được thực hiện
thơng suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn nhau được duy trì thường xun
và chặt chẽ hợn . Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ tạo mơi
trường kiểm sốt tốt và đảm bảo một hệ thống hoạt động xuyên suốt từ trên
xuống dưới trong việc ban hành các quyết định. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức
phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Cách thức phân công quyền hạn
và trách nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo
cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp. (Việc phân công
quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ

phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực
được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngồi ra, việc phân cơng có thể bao gồm
các chính sách và trao đổi thơng tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu
được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với
nhau như thế nào và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức
được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.)
- Các chính sách và thơng lệ về nhân sự: Các chính sách và thơng lệ liên
quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn,
thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót
Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất (chú
trọng về nền tảng giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đó, các thành tích trong
q khứ và các bằng chứng về tính chính trực và hành vi đạo đức) thể hiện cam
kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Các chính sách
đào tạo trong đó truyền đạt vai trị và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như
tổ chức trường đào tạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành

9

download by :


vi mong đợi. Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu 14 quả công việc thể
hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào
những trọng trách cao hơn.
Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan
trong nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát. Nếu đội ngũ
nhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực, đáng tin cậy thi có q
trình kiểm sốt khác có thể khơng cần thiết nhưng vẫn đảm bảo hoạt động tốt và
BCTC có cơ sở tin cậy. Nhưng nếu lực lượng nhân viên yếu kém về năng lực và
không trung thực thì đù có tồn tại nhiều q trình kiểm sốt thì cũng khơng thể

đảm bảo rằng hệ thống kiểm sốt ấy là có hiệu quả.
Ngay khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề về cá
nhân khơng được thỏa mãn thì họ có thể sinh ra chán nản và có thể làm rối loạn
trong việc thực thi công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục tiêu của
đơn vị, tổ chức.
Vì tầm quan trọng của con người trong các hoạt động của tổ chức nên một
chính sách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển
dụng, huấn luyện sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự được
rõ ràng và khuyến khích các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ
nhân viên và người lao động.
Sự tồn tại của một mơi trường kiểm sốt thỏa đáng có thể là một yếu tố
tích cực của đơn vị. Tuy nhiên, một mơi trường kiểm sốt thỏa đáng có thể giúp
giảm rủi ro do gian lận nhưng khơng thể ngăn chặn hồn tồn gian lận. Ngược
lại, những khiếm khuyết trong mơi trường kiểm sốt có thể làm giảm hiệu quả
của các kiểm soát, nhất là đối với gian lận.
Hiệu quả của việc thiết kế mơi trường kiểm sốt liên quan đến sự tham gia
của Ban quản trị chịu ảnh hưởng bởi các vấn đề như:
-

(1) Sự độc lập của Ban quản trị đối với Ban Giám đốc và khả năng

đánh giá hoạt động của Ban Giám đốc;
-

(2) Hiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị

-

(3) Mức độ Ban quản trị đánh giá về tính phù hợp của báo cáo tài

chính đối với khn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng.

10

download by :


b) Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận
diện và phân tích các rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền
tảng cho việc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, đánh giá rủi ro có tác động mạnh và cùng
chiều với hiệu quả hoạt động của DN. Do vậy, các DN cần tăng cường đánh giá
và kiểm soát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình
đánh giá và phân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu
tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh. Nhà quản lý cân nhắc những thay
đổi có thể xảy ra của mơi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những
thay đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu…
Trên thực tế, mỗi DN đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ
bên trong và bên ngồi. Do đó, việc đánh giá rủi ro sẽ đạt chất lượng nếu:
- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện,
đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng.
- DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm
giảm thiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc DN đã
có biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng
như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
- DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể
lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
KSNB cần được điều chỉnh để có thể xử lý thỏa đáng các rủi ro mới phát
sinh hoặc các rủi ro trước đó khơng kiểm sốt được.

c) Hoạt động kiểm sốt
Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bới các chính
sách và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu
rủi ro để đạt được các mục tiêu.
Các hoạt động kiểm sốt nên là một phần khơng thể tách rời trong các tác
nghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp. Một hệ thống KSNB có hiệu quả cần
có cơ cấu kiểm sốt đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả
các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm
cả môi trường công nghệ.

11

download by :


Khi tiến hành kiểm sốt thì các hành động kiểm soát phải đạt được những
nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia khơng cho phép một cá
nhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải
phân chia cho nhiều bộ phận tham gia.
- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê
chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Riêng đối với phê
chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể.
- Kiểm soát chứng từ: (1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh số
trước liên tục; (3) – Lập kịp thời; (4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5)
– Bảo quản và lưu chữ chứng từ. - Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ
sách; (2) - Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) – Bảo quản và lưu chữ.
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử
dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê
đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện
các loại thủ tục kiểm sốt, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra
nguyên nhân và xử lý kịp thời. Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy
định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà
quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát
sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm
soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị
nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các nghiệp vụ.
d )Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin
và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các
mục tiêu kiểm sốt. Thơng tin và truyền thơng cần được thực hiện xuyên suốt
theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được
những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao.
Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:
- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và
những người có thẩm quyền.

12

download by :


- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều
có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thơng tin
được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- DN đã thiết lập các kênh thơng tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về
các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN.
- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận
của những người khơng có thẩm quyền.

- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm
họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Một hệ thống KSNB địi hỏi phải có các kênh thơng tin hiệu quả, đảm bảo
truyền tải đúng đối tượng. Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông
tin được báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ để họ nhận biết được các rủi ro kinh
doanh và kết quả hoạt động của ngân hàng. Kênh thông tin theo chiều từ trên
xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của ngân
hàng được truyền đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được
mục tiêu chung của tổ chức. Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phịng ban, bộ
phận chia sẽ thơng tin và phối hợp hoạt động hiệu quả. Một hệ thống kiểm sốt
20 nội bộ hiệu quả cần có các kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả nhân viên
của doanh nghiệp hiểu thấu đáo và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục có liên
quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và các thông tin liên lạc khác đến đúng
được nhân viên cần biết.
e) Hệ thống giám sát và thẩm định
Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB
trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các
kiểm sốt một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban
Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm sốt thơng qua các hoạt động liên tục,
các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục
thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các
hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên.
- Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc cũng sử dụng những thơng tin
thu thập từ bên ngồi như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của cơ
quan quản lý có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. - Trách
nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách

13

download by :

thường xuyên. Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét
liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi
phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay khơng. Việc giám sát các kiểm sốt có
thể bao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu với
ngân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân
thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng
bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính
sách hoạt động của đơn vị,.. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát
tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian. Ví dụ, nếu khơng giám sát
việc lập bản đối chiếu với ngân hàng thì các nhân sự chịu trách nhiệm có thể sẽ
khơng lập tài liệu này.
- Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự
có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm sốt của đơn vị thơng qua các đánh
giá riêng rẽ. Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều 21
đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu
quả của KSNB, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa
ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB.
- Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thơng tin có được
qua trao đổi với các đối tượng ngồi đơn vị mà những thơng tin đó có thể cho
thấy các vấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện. Khách hàng thường xác
minh các thông tin trong hóa đơn thơng qua việc thanh tốn hóa đơn hoặc khiếu
nại về số tiền phải trả. Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thơng tin cho
đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, ví dụ như, các
thơng tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng. Đồng thời,
khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi
thơng tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB.
Như vậy, chức năng KTNB là một phần quan trọng trong yếu tố “giám sát”
của hệ thống KSNB. Để thực hiện được chức năng, KTNB cần được tạo điều

kiện và đảm bảo cung cấp về nguồn lực, đặc biệt là nhân sự. KTNB phải được
giao cho các nhân viên có trình độ, được đào tạo bài bản, hiểu rõ trách nhiệm và
vai trị của mình. Đồng thời, KTNB cần được trao quyền chủ động trong việc
thực hiện công việc của mình, được quyền tiếp cận với tất cả các hoạt động ngân
hang thực hiện, bao gồm cả hoạt động ở chi nhánh và công ty con. Mặt khác,
giữa KTNB với các chức năng hang ngày của ngân hang phapr đảm bảo sử độc

14

download by :


lập. Nghĩa là bộ phận KTNB và các KTV không tham gia vào hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp/lựa chọn hay triển khai các biện pháp KSNB; trực tiếp
báo cáo tới tấp quản lý cao trong doanh nghiệp, điển hình là HĐQT hoặc Ủy ban
kiểm toán và Ban TGĐ nhằm đảm bảo sự khách quan trong cung cấp thông tin,
không bị chi phối bởi bất kỳ cấp quản lý nào được đề cập trong báo cáo. Bản
than bộ phận KTNB cũng yêu cầu phải được đánh giá một cách độc lập bởi một
bên thứ ba độc lập như Kiểm toán độc lập hay Ủy ban kiểm toán.
2.1.1.3. Nguyên tắc và sự cần thiết của Kiểm soát nội bộ
Để kiểm soát được các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải thì các
thủ tục kiểm sốt phải được xây dựng trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản:
Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các cơng việc cần phải
được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá
nhiều việc trong khi một số khác lại khơng có người làm. Theo nguyên tắc này,
trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho
nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun
mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của ngun tắc này là khơng để cho cá nhân hay bộ phận nào có

thể kiểm sốt được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, cơng việc của người này
được kiểm sốt tự động bởi cơng việc của một nhân viên khác. Phân công công
việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao
chun mơn của nhân viên.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao tồn bộ cơng tác bán hàng cho một nhân
viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và
giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế tốn, lập phiếu thu và nhận
tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số
lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt
khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và
hành vi lạm dụng quyền hạn.

15

download by :