Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp.pdf

CÔNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN
“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”
TÊN CÔNG TRÌNH:
THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ




BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
-----------------
CÔNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN
“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”
TÊN CÔNG TRÌNH:

PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ
TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ
Họ và tên Nữ Lớp Khóa Khoa
Trưởng nhóm:
- Trần Thị Thu Hồng
X Kế toán
14
32 Kế toán- Kiểm toán

Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng
 Là khóa luận tốt nghiệp.

TÓM TẮT ĐỀ TÀI
o Lý do chọn đề tài
- Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội
nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành
DN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây
cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển
nhanh. ERP hiện nay đang là một môi trường làm việc và cơ hội thách thức mới ở
Việt Nam.
- Công tác kế toán trong ERP và kế toán truyền thống Việt Nam có một số điểm
khác biệt mà nếu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử
dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng
tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp.
- Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam
đều thất bại. Nguyên nhân và các giải pháp.
o Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ
thể là SAP được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và
kế toán trong ERP. Từ đó đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế
toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn. Để làm được điều này,
những nhận định đưa ra phải dựa trên:
+ Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam.
+ Tài liệu SAP chuẩn
+ Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh
nghiệm đã được truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT.
o Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp
phân tích, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết
hợp với một số phương pháp khác như phỏng vấn, thống kê…
o Nội dung nghiên cứu
Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và
kết thúc là lời kết luận:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP
- Gi
ới thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán
- Giới thiệu chung về ERP
CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam
- Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam
- Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp
CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán
- Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán
- Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng
ERP
CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và
hệ thống kế toán
- Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP

- Liên quan đến hệ thống kế toán
- Đối với các đơn vị triển khai ERP
- Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP
o Đóng góp của đề tài
- Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã
nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức
nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và
trong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng
dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế
toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch
toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá
trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án triển khai ERP tại
Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, trên
cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho
nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro
và nguy cơ từ dự án ERP.
o Hướng phát triển của đề tài
- Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp.
- Đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối với từng ngành
nghề, cấu trúc và quy mô doanh nghiệp. Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần
thiết của ERP vì chi phí cho một phần mềm ERP là không nhỏ.
- Liên h
ệ từ phân hệ kế toán- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân
hệ kế toán quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam.
MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ
THỐNG ERP ................................................................................................................................ 1

1.1

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ............................................................. 1

1.1.1

Khái niệm .................................................................................................... 1

1.1.2

Các thành phần ........................................................................................... 1

1.1.3

Chức năng .................................................................................................. 1

1.1.4

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ............................................................. 2

1.1.5

Quá trình tổ chức ........................................................................................ 2

1.1.6

Nội dung tổ chức ......................................................................................... 3

1.2

ERP ................................................................................................................ 3

1.2.1 Khái niệm: ........................................................................................................ 3

1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP .............................................................................. 3

1.2.3. Phân loại ......................................................................................................... 5

1.2.4. Các thành phần của ERP ................................................................................ 6

1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN ...................................................................... 7

1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: ...................................................... 10

1.2.7. Mô hình vận hành của ERP ......................................................................... 19

1.3

Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán .............................................. 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .................................................................................................. 32

2.1

Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam .................................................... 32

2.2

Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp .......................................... 33

2.2.1. Tính linh hoạt của ERP ................................................................................. 35

2.2.2. Cộng tác giới hạn .......................................................................................... 35

2.2.3. Những thử thách ........................................................................................... 36

2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư ................................................................. 36

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ
TOÁN ......................................................................................................................................... 38

3.1

Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: .............. 38

3.1.1

Phân hệ Sổ Cái ......................................................................................... 38

3.1.2

Phân hệ Quản lý Tiền ................................................................................ 38

3.1.3

Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu ...................................................... 38

3.1.4

Tài sản Cố định ......................................................................................... 39

3.1.5

Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận ................................................................ 40

3.1.6

Lập Ngân sách: ......................................................................................... 40

3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính ................................................................................... 40

3.1.8

Khả năng Phân tích Tài chính ................................................................... 41

3.1.9

Quản lý Hàng tồn kho ................................................................................ 41

3.1.10

Quản lý sản xuất: ...................................................................................... 44

3.1.11

Quản lý giảm giá và chiết khấu ................................................................. 45

3.1.12

Phân tích/quản lý doanh thu ...................................................................... 46

3.2

Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử
dụng ERP: ............................................................................................................... 46

3.2.1

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán ............................................................ 46

3.2.2

Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán ................. 47

3.2.3

Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý
số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống ........................................ 50

3.2.4

Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương
pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP ........................ 51

3.2.5

Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy
trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. .............................................................. 51

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO
TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN ......................................................... 52

4.1

Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai
ERP thất bại? .......................................................................................................... 52

4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ ................................... 52

4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách .................................................... 52

4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai ............................................................................. 53

4.1.4. Thiếu đào tạo ................................................................................................ 53

4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức ...................................................................... 53

4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán .................................................................... 54

4.3

Đối với các đơn vị triển khai ERP ................................................................. 54

4.3.1

Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu
hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. .................. 54

4.3.2

Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:........................ 54

4.4

Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP ........................................................... 55

4.4.1

Quan trọng nhất là sự phù hợp ................................................................. 55

4.4.2

Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất ........................................... 55

4.4.3

Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt .......... 56

4.4.4

Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh
nghiệp thay đổi ........................................................................................................ 56

4.4.5

Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử
dụng sản phẩm ....................................................................................................... 56

KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 58

1



CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP

1.1
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)


1.1.1 Khái niệm

Là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế
toán cho người sử dụng.

1.1.2 Các thành phần





1.1.3 Chức năng

Thông tin
Xử lý

• Chứng từ
• Tài khoản

• Đối tượng quản
lý
• Quy trình xử lý
• Bộ máy xử lý
• Phương thức xử
lý

Thu thập
dữ liệu
• Báo cáo tài chính
• Sổ kế toán
• Báo cáo quản trị

Lưu trữ

Thủ
tục
kiểm
soát
2


 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp
 Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài
 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.
 Hoạch định chiến lược kinh doanh
 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

 Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế
toán
 Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra
 Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế
toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp
 Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực hiện theo 1 trình tự

1.1.5 Quá trình tổ chức

Nhu cầu thay đổi AIS

Thiết kế hệ
thống

Thực hiện hệ
thống

Vận hành hệ
thống

Phân tích hệ
thống

3



Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán

1.1.6 Nội dung tổ chức

 Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các
yêu cầu, giải pháp phát triển
 Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành
phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.
 Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ
thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới
 Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của
hệ thống mới.

1.2 ERP

1.2.1 Khái niệm:

ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng
thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người,
máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đời của khái
niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất,
bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt
động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược
hoạt động kinh doanh hiệu quả.

1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP

Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo
hướng ERP. Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình
4

sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh
nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập
trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp.

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi
giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn,
chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn
kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các
nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất,
kinh doanh.

Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho
mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ
hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng
ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình
chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương
hiệu của DN.

Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng
thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng
dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề
nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế
cho đối thủ.

Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể
ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác
định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp;
lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực
5

hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc
thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các
quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ
chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…

1.2.3. Phân loại
o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP:
1. High End bao gồm: SAP, Oracle
2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,..
3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu
chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ
o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty):
Người bán hàng
Doanh thu
(tiền tệ)
Doanh thu
(Triệu $)
Năm
SAP 9400000000 EUR
12401.4
12.401,4
2006
Các ứng dụng Oracle
14380000000
USD
14380.0
14.380,0
2006

Thông tin thiếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.0 2.100,0 2006
Tập đoàn Sage 935.600.000 GBP 1832.0 1.832,0 2006
Microsoft
44300000000
USD
44282.0
44.282,0
2006
Đơn vị 4 Agresso 352.600.000 EUR 465.2 465,2 2005
CDC Software 409.100.000 USD 409.1 409,1 2008
Phần mềm Lawson 390.776.000 USD 390.8 390,8 2006
Epicor 384.100.000 USD 384.1 384,1 2006
Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005
6


Công nghiệp và Hệ thống tài chính
(IFS)
288.000.000 USD 288.0 288,0 2005
Comarch 730.000.000 PLN 253.2 253,2 2009
QAD 225.000.000 USD 225.0 225,0 2006
Tổng công ty Consona 130.000.000 USD 130 130 2007
Giải pháp COA Ltd 50.500.000 GBP 98.47 98,47 2007
NetSuite 67.200.000 USD 67.2 67,2 2006
Phần mềm ABAS 45.000.000 EUR 62.6 62,6 2006
Hệ thống Ramco 2.648 triệu INR 60.1 60,1 2006
SIV.AG 14.200.000 EUR 18.7 18,7
không
rõ
Một công nghệ 108.800.000 AUD 101 101 2008

Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008
Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006


1.2.4. Các thành phần của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có
một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ
thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác
nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm
ERP điển hình có thể như sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ
cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh
mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng)
7


• Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở
rộng)…
• Mua hàng
• Hàng tồn kho
• Quản lý nhân sự và tính lương
• Sản xuất
• Bán hàng
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN
Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai
đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình
huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai
đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn

luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, trong nhiều trường
hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện
việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.








8
















9

10




1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:

Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening
Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation
Lập kế hoạch dự án /Project Planning
Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis
Tái cấu trúc /Reengineering
Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration
ào tạo đội triển khai /Implementation Team Training
Kiểm tra, thử nghiệm /Testing
Đào tạo người sử dụng /End-user Training
Chạy thật hệ thống /Going Live
Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với
nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh

động. Trong nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh
khác nhau, nhiều phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế
11


tại một thời điểm, nhiều hơn một giai đoạn có thể được tiến hành. Một số công ty lựa
chọn chiến lược triển khai chỉ một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác
lại thực hiện chiến lược tuần tự “cuốn chiếu” – mỗi công ty có nhu cầu khác nhau.
Nhưng với phương pháp triển khai “Big Bang” hay tuần tự thì các giai đoạn triển khai
ERP vẫn giống nhau.

1.2.6.1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được
giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều
hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý
tưởng cho bạn. Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định
lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất
nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn nên giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít
hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem
xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá
trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi Ban đánh giá, lựa chọn
giải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có
những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp
ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét
một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp,
nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được
sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt
hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trường
hoạt động tương tư.

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát
triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh
ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh
cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó
được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế”
12


của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các
chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về
quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì
mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng
vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng,
nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc
hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng
sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới
thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,.. Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có
nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất.

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác
nhau. Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh
vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để
áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh
vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa
và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh
đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt
trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực

khác.

Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực
hiện quá trình đánh giá chi tiết.

1.2.6.2. Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi
triển khai ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án.
Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được
13


mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn
nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là
không có giải pháp nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm
đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để
xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một giải
pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần
mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp.

Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu
chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau. Để chọn được
hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh
doanh, phù hợp với lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể
tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục
tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt là ít nhất.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India
Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu
chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:
- Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP
- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
- Sự phức tạp
- Sự thân thiện với người sử dụng
- Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp
và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn
- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
- Khả năng nâng cấp thường xuyên
- Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống
14


- Cơ sở hạ tầng CNTT
- Các địa điểm tham khảo
- Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa
(customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình
trên. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng),
Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp
ERP). Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty.
Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc
thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các
nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích
những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp.

1.2.6.3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định
chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án được hoàn tất. Xác định
vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển
khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các
thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn
này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn
tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm
sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết
lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án
thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban
dự án ERP thường là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu
trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn
biến tương lai.

15


1.2.6.4 Phân tích sự khác biệt

1.2.6.4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình
triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô
hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một
mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Thậm chí
một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của
công ty.

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh
của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một
trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh
doanh để phù hợp với giải pháp ERP. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận
hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải
pháp khác bao gồm:
- Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
- Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích
hợp được với Giải pháp ERP)
- Thiết kế chương trình theo yêu cầu
- Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt
sứ mạng khó khăn)

1.2.6.4.2. Tái cấu trúc (Re-engineering)

Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) được hiểu là việc thiết lập lại trạng
thái cân bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho
DN trong những điều kiện luôn thay đổi.

16


Trong giai đoạn này yếu tố con người đều được xem xét. Trong khi mọi việc thực
hiện là có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm công
việc của họ, như quá trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phương pháp
ERP như là một khoản đầu tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí.

1.2.6.4.3 Cấu hình hệ thống (configuration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật
về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn
của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty
với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với
công ty. Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt
(ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công
ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một
nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử
dụng. Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi
trong một môi trường được kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm
nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trước khi
chạy hệ thống thật.

Cấu hình hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh
doanh mà còn cả điểm yếu của nó. Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động của công ty
cũng như để thành công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích
và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác
biệt trong chức năng. Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể
cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thích hợp với package.
Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai
ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui
trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ được
giao công việc này. Một nguyên tắc trong phần lớn các cuộc triển khai ERP là các chức
17


năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ
một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính…

Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ

thống. Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan
chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền
cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể
tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions).

1.2.6.4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team
Training

Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra
cùng với quá trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình
để thực hiện và sau đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho công ty để lựa chọn
các nhân viên phải là người có thái độ đúng đắn, những người sẵn sàng thay đổi, học hỏi
những điều mới và không phải sợ công nghệ về một kiến thức tốt.

1.2.6.4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến
một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường hợp thực tế. Hệ thống này
được cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều
người dùng đăng nhập vào cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, các
hacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này được thực hiện để
tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa trước khi thực hiện.

1.2.6.4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo
về cách sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống.
18

Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới được xác định. kỹ năng hiện tại của họ được ghi
nhận và chúng được chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành. Sau đó,
mỗi nhóm được cho đào tạo về hệ thống mới. Giai đoạn này rất quan trọng bởi sự thành
công của hệ thống ERP là trong tay của người dùng cuối. Vì vậy, các khóa đào tạo nên
cho những người tham gia một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi
người ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

1.2.6.5. Chạy thật hệ thống /Going Live


Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức. Về mặt kỹ thuật làm việc là
gần như hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang
chạy và trên mặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm
và sẵn sàng để đi vào hoạt động. Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả
khi đội ngũ thực hiện phải được thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thời gian.
Nhưng một khi hệ thống được “chạy” hệ thống cũ được lấy ra và hệ thống mới được sử
dụng cho kinh doanh.

1.2.6.6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn được thuê hoàn thành
công việc của mình. Để gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ
thống có chấp nhận rộng rãi hay không. Nên có đủ nhân viên được đào tạo để xử lý vấn
đề những loại cây trồng lên theo thời gian. Hệ thống này phải được cập nhật với những
thay đổi trong công nghệ. Việc thực hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ
năng hơn những người có loại ít hơn của các hệ thống tích hợp. Tối thiểu, tất cả những
người sử dụng các hệ thống này cần phải được tập huấn về cách thức họ làm việc, cách
chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào một gợn sóng giao dịch thông
qua toàn bộ công ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím.
19

Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu
nó được sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống

1.2.7. Mô hình vận hành của ERP

Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm
giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển
khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy
chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo
cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp.
Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại
thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ
thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền
bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc
nhất cho từng dự án.



Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên
màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượng