thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh tm-dv thái ân.

Khóa luận tốt nghiệp 1 GVHD: ThS Trần Thị Trang
LỜI MỞ ĐẦU
Đã từ rất lâu hoạt động ngoại thương đã trở thành một chiếc cầu vô hình nối
tất cả các nền kinh tế lại với nhau. Và chiếc cầu này rộng hay hẹp, ngắn hay dài phụ
thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền kinh tế. Song cho dù thế nào thì chúng ta
vẫn phải thừa nhận một điều là nếu xem kinh tế là trọng tâm của sự phát triển thì
hoạt động ngoại thương đem lại sự phồn thịnh cho sự phát triển đó. Nói đến đây
chúng ta cũng đã phần nào hình dung được tầm quan trọng của hoạt động ngoại
thương là như thế nào nhưng nếu dừng lại ở đó thì vẫn chưa đủ. Bởi lẽ cùng với sự
phát triển của hoạt động ngoại thương thì đã có nhiều hoạt động kinh tế khác ra đời
để hỗ trợ cho nó. Hoạt động ngoại thương ở mỗi công ty còn có nhiều tồn tại bên
cạnh những thành tựu đạt được. Đó là lý do và động lực chính để em lựa chọn đề tài
“ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cônng tác tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân”
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài:
Mua bán hàng hóa là hoạt động chủ yếu trong giao lưu thương mại quốc tế.
Xã hội càng phát triển, hoạt động giao lưu mua bán hàng hóa quốc tế cũng đồng
thời phát triển phong phú đa dạng và càng mạnh mẽ hơn. Trong mua bán hàng hóa
có 1 mảng hoạt động rất quan trọng, chiếm 1 tỷ trọng đáng kể, không thể thiếu được
trong tiến trình thúc đẩy xã hội phát triển, nhất là trong thời đại ngày nay, đó là hoạt
động mua bán hàng hóa giữa các thương nhân ở các quốc gia khác nhau. Hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế là hình thức pháp lý thể hiện hoạt động phức tạp đó
Ở Việt Nam, từ khi có luật thương mại 1997, đã tạo điều kiện rất thuận lợi
về cơ chế pháp lý chính thức cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đó là cơ sở
để ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa thương nhân Việt
Nam và thương nhân nước ngoài, trong đó việc thực hiện hợp đồng ngoại thương là
điều mà các bên quan tâm nhất. Vì vậy việc đi sâu nghiên cứu thực tế phát sinh là
hết sức cấp thiết, có ý nghĩa quan trọng cả trên phương diện lý luận lẫn thực tiễn.
Bên cạnh đó, từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã
mở ra những cơ hội mới cho thương nhân trong và ngoài nước, hoạt động xuất nhập

khẩu được đẩy mạnh với nhiều loại hàng hóa và chất lượng cạnh tranh, là 1 sân chơi
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 2 GVHD: ThS Trần Thị Trang
lành mạnh cho những nhà kinh doanh thích sự thử thách và muốn cạnh tranh công
bằng. Ở mỗi công ty ngoài những hiệu quả kinh doanh mang lại, thì tiềm ẩn trong
nó là những khó khăn và thách thức, và những thực trạng mà nếu không nghiên cứu
tìm hiểu và đưa ra giải pháp kịp thời thì doanh nghiệp khó tồn tại và phát triển lâu
dài. Chính vì vậy mà đề tài này được chủ yếu đào sâu vào “ Thực trạng và một số
giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại
công ty TNHH TM – DV Thái Ân”
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm nghiên cứu những vấn đề sau:
- Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại công ty
- Đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm hạn chế đến mức thấp nhất, những vướng
mắc, sự cố đáng tiếc, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp
đồng
- Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giữ vững uy tín
kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam với bạn hàng quốc tế, tạo điều kiện có
thêm bạn hàng mới góp phần đưa nền kinh tế nước nhà tiến sâu hơn vào quá trình
hội nhập kinh tế thế giới
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là thực trạng và những giải pháp để hoàn
thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV
Thái Ân. Bài viết này như 1 ví dụ cụ thể sinh động về thực tế thực hiện hợp đồng
ngoại thương ở Việt Nam.
Khóa luận có tham khảo đối chiếu với Luật thương mại Việt Nam 1997,
Công ước Viên 1980 và một số tài liệu liên quan khác
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng để tìm ra các thuộc tính ảnh

hưởng đến công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Sử dụng số liệu thống kê từ phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu để tiến
hành phân tích, đánh giá
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 3 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Kết cấu của đề tài
Phần 1: Cơ sở lý luận.
Phần 2: Thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công
ty TNHH TM – DV Thái Ân
Phần 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: ThS Trần Thị Trang
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: ThS Trần Thị Trang
1.1 HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG
1.1.1 Khái niệm
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là
sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên
bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao cho bên mua các chứng từ có liên quan
đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận
hàng
1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương
Chủ thể của hợp đồng là các bên ở các nước khác nhau, nghĩa là chủ thể kí kết
hợp đồng là các bên tham gia mua bán có trụ sở đăng kí kinh doanh thương mại ở
các nước khác nhau.
Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng và được di chuyển từ nơi này sang nơi khác
Đồng tiền sử dụng trong hợp đồng có thể là ngoại tệ của một trong hai bên tham

gia hoặc của cả 2 bên
Hợp đồng ngoại thương chẳng những được điều tiết bởi pháp luật của nước
người bán, nước người mua mà còn được điều tiết bởi những luật lệ và tập quán
quốc tế như: Incoterms, UCP,… cho nên nếu có tranh chấp xảy ra trong quá trình
thực hiện hợp đồng ngoại thương thì sẽ do trọng tài quốc tế hay tòa án quốc tế xử lí
1.1.3 Điều kiện để hợp đồng ngoại thương có hiệu lực
Các bên tham gia kí kết hợp đồng phải hợp pháp. Tính hợp pháp này thể hiện
trên hai khía cạnh:
Hai bên tham gia kí kết phải là thương nhân hợp pháp và được hoạt động xuất
nhập khẩu theo đúng ngành nghề mà đã đăng kí kinh doanh
Người tham gia kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải là người đại diện hợp pháp
cho mỗi bên và có đầy đủ thẩm quyền:
Nếu hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các cá nhân hoặc thương nhân, cá
thể hoặc các doanh nghiệp tư nhân với nhau thì chủ doanh nghiệp là người ký hợp
đồng
Nếu hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức thì người ký hợp đồng phải là người
được pháp luật thừa nhận có quyền đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm trước luật
pháp quốc gia và luật pháp quốc tế về những hành vi mua bán và hàng hoá được
mua bán
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Như vậy người ký hợp đồng phải là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc
uỷ quyền một cách hợp pháp
Hợp đồng ngoại thương phải có hình thức hợp pháp. Theo công ước Viena
1980, hợp đồng được thể hiện dưới hai dạng: bằng miệng và bằng văn bản. Nhưng
ở Việt Nam, theo luật thương mại mục 4 điều 81 nêu rõ: hợp đồng mua bán hàng
hóa với thương nhân nước ngoài phải lập bằng văn bản mới có giá trị pháp lý; và
điều 49 của luật thương mại quy định: điện thoại, fax, email và các hình thức thông
tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản. Mọi thỏa thuận bằng miệng
không có giá trị thực hiện hợp đồng ngoại thương

Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp, không chứa đựng những điều khoản trái
với pháp luật của nước người bán, người mua. Ví dụ như không kí kết hợp đồng
kinh doanh hàng cấm.
Điều 50 luật thương mại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định:
Hợp đồng mua bán hàng hoá ( nội/ngoại thương ) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới
thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có 6 nội dung chính sau đây:
 Tên hàng: Phải ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó
 Số lượng: Được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại
quốc tế
 Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hoá: ghi rõ những yếu tố chủ yếu của
hàng hoá và phương pháp xác định phẩm chất của nó
 Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế nhưng phải phù hợp
với quy định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện
cơ sở giao hàng của Incoterms
 Thanh toán: Ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được lựa
chọn
 Địa điểm và thời gian giao nhận hàng hoá
Hợp đồng phải được kí kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mua bán
hàng hóa. Trên hợp đồng phải có chữ kí bằng tay của người đại diện hợp pháp
1.2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Đối với hàng cần kiểm soát nhập khẩu theo quy định do Bộ Thương Mại quản lý
thì nhà nhập khẩu phải gửi công văn xin cấp giấy phép mới được nhập. Đó là các
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: ThS Trần Thị Trang
chất làm suy giảm tầng ozon; xe 2 bánh, 3 bánh gắn máy có dung tích động cơ từ
175cm3 trở lên; súng đạn thể thao. Riêng 4 mặt hàng: Muối, thuốc lá nguyên liệu,
trứng gia cầm và đường, kể từ ngày 1/5 sẽ được cấp giấy phép theo chế độ hạn
ngạch thuế quan. Lượng hạn ngạch thuế quan các mặt hàng trên do Bộ Thương mại
công bố hàng năm.

1.2.2 Làm thủ tục thanh toán quốc tế
Những phương thức thanh toán quốc tế ngày nay ngày càng nhiều. Các doanh
nghiệp sử dụng chúng cũng một cách thông dụng hơn trong hoạt động giao thương
của mình. Nhưng do tính chất đặc biệt của nó nên rất dễ gặp rủi ro. Yêu cầu đặt ra
đối với các doanh nghiệp là cần có kiến thức vững chắc về phương thức thanh toán
quốc tế nhất định được áp dụng trong từng lần giao thương. Các phương thức đó là:
Phương thức chuyển tiền:
Khi khách hàng yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định
cho người thụ hưởng ở một địa điểm nhất định thì gọi là chuyển tiền của ngân hàng.
Để thực hiện việc chuyển tiền thì ngân hàng chuyển tiền phải thông qua đại lý của
mình ở nước người thụ hưởng. Phương thức chuyển tiền có thể thực hiện bằng hai
cách:
 Chuyển tiền bằng điện
 Chuyển tiền bằng thư
Phương thức chuyển tiền ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế.
Nó được sử dụng chủ yếu trong thanh toán phi mậu dịch, cũng như các dịch vụ có
liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá như cước vận tải, bảo hiểm, bồi thường
Phương thức nhờ thu:
Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoá cho người nhập
khẩu thì uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên
cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức nhờ thu được phân ra làm hai loại như
sau:
- Nhờ thu phiếu trơn: Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng
hoá, lập các chứng từ hàng hoá gửi trực tiếp cho người nhập khẩu (không qua ngân
hàng), đồng thời uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền trên cơ sở hối
phiếu do mình lập ra. Phương thức thanh toán này ít được sử dụng trong thanh toán
thương mại quốc tế vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu.
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: ThS Trần Thị Trang
- Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho

ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu, không những chỉ căn cứ vào hối phiếu mà
còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá, gửi kèm theo với điều kiện là người nhập
khẩu trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu có kỳ hạn, thì ngân hàng mới trao bộ chứng
từ hàng hoá để đi nhận hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ:
Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoã thuận mà trong đó một ngân hàng
theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba hoặc
chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người
thứ ba này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra
trong thư tín dụng.
Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình
thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức
thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và
như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được.
Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả
tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù
hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở.
Phương thức COD & CAD
CAD Cash against documents, hay COD: Cash on delivery là phương thức
thanh toán trong đó tổ chức nhập khẩu dựa trên cơ sở hợp đồng ngọai thương sẽ yêu
cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở một tài khoản tín thác (Trust account) để thanh
toán tiền cho tổ chức xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo thỏa thuận.
1.2.3 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê tàu chở hàng được tiến
hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại
thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là FOB
( cảng đi) hoặc ex-work thì chủ hàng nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu
này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó
có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo)

SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: ThS Trần Thị Trang
và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ
còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space).
Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến)
hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của
hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng.
1.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá (khi nhập khẩu theo điều kiện ex-work, F),
CFA, CPT
Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo
hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
Các chủ hàng nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt
Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là
hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức
đơn vị kinh doanh nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng
xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản
gọi là Giấy báo bắt đầu vận chuyển khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi
đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là Giấy yêu cầu bảo hiểm. Trên cơ sở giấy
này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
1.2.5 Giục người bán giao hàng
Nhà nhập khẩu khi đã chuẩn bị hoàn tất các thủ tục thì sẽ gửi chứng từ chứng
nhận đã thanh toán cho người bán để họ yên tâm sản xuất. Và yêu cầu họ cung cấp
thời gian giao hàng cụ thể để có thể chủ động trong việc lấy hàng và theo dõi gửi
hàng. Đồng thời cần phối hợp với nhà chuyên chở nhằm thông báo tình hình cụ thề
về hàng hóa để có thể chủ động tính toán thời gian làm thủ tục hải quan, vận chuyển
hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, ….
1.2.6 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Nhà nhập khẩu có nhiệm vụ phối hợp với ngân hàng của mình để kiểm tra tính
xác thực và hợp lệ của chứng từ. Tránh trường hợp bị người bán lừa đảo hoặc bị
người bán ép cung cấp các chứng từ mà có thể nhà nhập khẩu không cung cấp được.

1.2.7 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều
phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây:
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Khai báo hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declaration) để
cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung
thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng,
(hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất ), tên
hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu
với nước nào tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ
khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê
chi tiết.
Xuất trình hàng hoá
Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm
soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu
cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện
thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.
Thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như:
Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách
có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng
đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc
nhập) khẩu nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó.
Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự.
1.2.8 Thanh toán, nhận bộ chứng từ
Phương thức thanh tóan có thể bằng L/C hoặc TTR, CAD tùy hai bên người bán
và người mua thỏa thuận. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng,
đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền

cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ
để đi nhận hàng.
1.2.9 Nhận hàng từ nhà chuyên chở
Nhà chuyên chở hay ngươì vận tải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu
trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá
trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng
của tổng công ty đã nhập hàng từ đó và thông báo cho các đơn vị trong nước đặt
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 11 GVHD: ThS Trần Thị Trang
mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến
ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về
sân ga giao nhận. Nhà nhập khẩu cần thanh toán cho nhà chuyên chở các khoản phí
tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai
khả năng sau:
- Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về
cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở.
- Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có
nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan.
Nếu cảng là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận
hàng lẻ.
1.2.10 Giám định số lượng và chất lượng hàng (nếu có)
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu
cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến
hành công việc kiểm tra đó.
Nhà chuyên chở phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi
phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo
vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới
tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát
phải có " biên bản kết toán nhận hàng với tàu" (Report on receipt of cargo) còn nếu

bị đổ vỡ phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu
chở hàng đã nhổ
neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy
chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo).
Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư
dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất
sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu
tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp
khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư
giám định (Inspection certificate).
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 12 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu
là động hoặc thực vật.
1.2.11 Khiếu nại, đòi bồi thường khi hàng có tổn thất
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy
hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại
ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.
Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không
phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm,
hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn
Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên
chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên.
Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm
bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi
những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.
Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản
giám định, COR, ROROC hay CSC v.v ), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo
hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi

thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của
khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có
lý. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại
hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án.
KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu tại
công ty TNHH TM – DV Thái Ân. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là mặt
hàng thời trang cao cấp nên các công đoạn chuẩn bị trước khi nhập khẩu luôn được
chú trọng và phải thực hiện hết sức thận thận. Tuy nhiên trên thực tế không bắt buộc
phải thực hiện tất cả các công đoạn trên cho một đơn hàng. Tùy từng đợt hàng, loại
hàng và giá trị lô hàng mà trình tự các thủ tục này có thể diễn ra chậm hay nhanh
hơn, đơn giản hay phức tạp hơn .
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 13 GVHD: ThS Trần Thị Trang
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG
TY TNHH TM – DV THÁI ÂN
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 14 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH TM – DV Thái Ân
2.1.1.1 Lịch sử hình thành của công ty TNHH TM - DV Thái Ân
Công ty TNHH TM – DV THÁI ÂN được thành lập vào năm 2002
Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ THÁI ÂN
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÁI ÂN
Tên giao dịch: THAI AN TRADING & SERVICE CO, LTD
Địa chỉ: 212 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Q.12, TPHCM
Điện thoại: 08.62624016 – 62624021

Fax: 08.62624015
Email:
Webside: thaian.com.vn
Giấy phép đăng ký kinh doanh: 4102049815
2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Công ty TNHH TM - DV Thái Ân hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch
vụ. Với ngành nghề kinh doanh là hàng may mặc cao cấp, hàng gia dụng và thủ
công mỹ nghệ Công ty TNHH TM – DV Thái Ân là nhà phân phối độc quyền cho
các nhãn thời trang quốc tế cao cấp, dưới hình thức nhượng quyền thương mại.
Năm 2002, công ty bắt đầu với thương hiệu thời trang Mango đến từ Tây Ban Nha
chuyên thiết kế quần áo và phụ trang cao cấp giành cho giới nữ yêu thích thời trang.
Không chỉ dừng lại ở đó, công ty đã nhanh chóng áp đảo thị trường thời trang lúc
bấy giờ bằng việc khai trương đồng loạt thêm 6 cửa hàng thời trang cao cấp vào
cuối quí 1 năm 2008. Đó là các thương hiệu thời trang nổi tiếng và đang thịnh hành
trên thế giới như Faconnable - một thương hiệu thời trang sang trọng của Pháp
nhắm đến giới doanh nhân thành đạt, Charles & Keith - chuyên về mặt hàng giày
dép, túi xách và mắt kính dành cho giới nữ trẻ trung Kiều từ đó Thái Ân đã tạo
được một vị thế trên thị trường thời trang trung – cao cấp với 13 cửa hàng vào cuối
năm 2009. Dự kiến đến năm 2011, công ty sẽ có 26 cửa hàng trên toàn quốc chuyên
bày bán các sản phẩm của Versace, Be Be, La Senza, Charles & Keith, Accessorize
trong danh mục kinh doanh của mình.
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 15 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM – DV Thái Ân
2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Thái Ân
Công ty hoạt động chủ yếu ở phân khúc thời trang trung- cao cấp với các sản
phẩm như quần áo, giày dép, túi sách, Các cửa hàng của công ty chủ yếu tập
trung ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Mỗi cửa hàng đều chỉ bày bán sản
phẩm của một thương hiệu và được thiết kế bởi chính thương hiệu đó. Điều này
giúp cho mỗi cửa hàng trong cùng một thương hiệu đều đạt được chuẩn mực cao và

đồng nhất so với các cửa hàng khác của thương hiệu đó trên thế giới. Hơn nữa, do
chỉ bày bán sản phẩm của một thương hiệu, khách hàng sẽ có nhiều lựa chọn hơn
khi mua sắm tại các cửa hàng của công ty.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Công ty phải hoạt động theo đúng pháp luật về ngành nghề đăng kí kinh
doanh như mua bán quần áo may sẵn, giày dép, túi xách, mỹ phẩm, mắt kính, đồ
trang sức. Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. Bổ sung họat động tư vấn
quản lý (trừ tư vấn tài chính, kế toán, pháp luật). Bên cạnh đó, công ty phải đảm bảo
các nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt
Nam và quốc tế đối với loại hình nhượng quyền thương mại, tránh mọi hình thức
sao chép hay bán hàng nhái, hàng giả. Đảm bảo tính bí mật trong việc sử dụng các
thương hiệu và bí quyết kinh doanh của nhà nhượng quyền.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Bảng 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý nhân sự
(Nguồn: phòng nhân sự)
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Phòng
hành
chánh
nhân
sự
Phòng kế
toán
Phòng
Marketing
& Thiết
kế
Phòng
xuất nhập

khẩu
Phòng
công nghệ
thông tin
và IT
Giám đốc
Bộ phận
Store –
Set up &
Quản lý
nhãn hàng
Khóa luận tốt nghiệp 16 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban
Phòng Kế toán
Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng
tài sản vật tư, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí
của công ty và các đơn vị thành viên.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính.
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lập kế hoạch, dự án huy động vốn đầu tư, vốn lưu động cân đối nhu cầu vốn. Tổ
chức huy động hoặc điều chỉnh vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Xuất nhập khẩu
Tham mưu cho công ty về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, lập kế hoạch nhập khẩu.
Phân công nhiệm vụ kế hoạch cho các cá nhân, theo dõi và tổng hợp báo cáo
tình hình thực hiện lập kế hoạch.
Làm thủ tục hạn ngạch xuất nhập khẩu, xin giấy phép và thủ tục khác
Phòng Marketing & Thiết kế
Tham mưu cho công ty những hoạt động Marketing hiệu quả, thời gian thực
hiện các đợt khuyến mãi, lựa chọn khách mời tại các buổi chiêu đãi… Xây dựng
hình ảnh công ty thông qua các bài viết trên các báo chuyên ngành. Liên hệ với đối

tác bên ngoài nhằm hỗ trợ hoạt động quảng bá hình ảnh công ty.
Thiết kế các hình ảnh và logo trang trí cho các cửa hàng bán sản phẩm. Thiết kế
thiệp mời, hình ảnh in trên bao bì nhãn hiệu của công ty tại các cửa hàng.
Phòng Hành chính - Nhân sự
Tổ chức thực hiện các hợp đồng lao động, các chế độ chính sách của Nhà nước
và công ty đối với người lao động.
Duy trì vật tư, kỷ cương lao động đối với cán bộ công nhân viên.
Thực hiện các quy định của nhà nước và công ty về công tác quản trị hành chính
như: quản lý đất đai, trụ sở, thiết bị văn phòng, sử dụng dấu, lưu trữ…
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Phòng Công nghệ Thông tin – IT
Tham mưu cho Giám đốc thống nhất quản lý và điều hành mọi hoạt động trong
công ty qua mạng và phần mềm trên máy tính.
Điều hành mạng và trang website giới thiệu về các sản phẩm của công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 17 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Thiết lập các phần mềm và cài đặt giá, hỗ trợ việc bán hàng thông qua các hệ
thống xác định giá bằng mã vạch.
Bộ phận Store – Setup & Quản lý nhãn hàng
Tiến hành hoạt động xây dựng và trang trí các cửa hàng sắp khai trương. Đồng
thời có trách nhiệm duy trì và bảo dưỡng kể cả việc sửa chữa và thay mới các thiết
bị tại văn phòng và cửa hàng của công ty.
Là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm theo từng
thương hiệu thời trang do công ty phân phối mà trong đó giám đốc nhãn hàng là
người chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả công việc liên quan đến nhãn hàng do
mình phụ trách.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007- 2009
Đơn vị: ngàn đồng
CHỈ TIÊU 2007 2008 2009

So sánh (%)
2008/2007 2009/2008
Doanh thu 18,431,067 21,110,532 28,077,007 1.15 1.33
Chi phí 10,080,760 11,090,257 14,090,457 1.1 1.27
Lợi nhuận
trước Thuế
8,350,307 10,020,275 13,960,217 1.2 1.39
Thuế TNDN
6,640,113
7,210,123 9,020,363 1.08 1.76
Lợi nhuận
sau Thuế 1,710,194 2,810,152 4,939,854 1.64 1.76
(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm - Phòng Kế toán)
Biểu đồ 2.1 : Kết quả kinh doanh 2007 - 2009
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 18 GVHD: ThS Trần Thị Trang

Qua bảng trên, ta nhận thấy:
Doanh thu của công ty ngày càng tăng, và mức tăng năm sau luôn cao hơn năm
trước. Năm 2008 tăng 1.15% so với năm 2007 trong khi đó năm 2009 lại tăng
ngoạn mục là 1.33% so với 2008. Chi phí tuy có tăng nhưng tăng không đáng kể so
với mức tăng của doanh thu, cụ thể là năm 2008 tăng 1.10% so với 2007 thì đến
năm 2009 mức tăng là 1.27%.
Nguyên nhân năm 2007 doanh thu đạt ở mức thấp hơn do công ty chưa có một
chiến lược cụ thể nhằm cắt giảm chi phí và nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng để
tiết kiệm chi phí về hải quan, lưu kho, vận chuyển. Công ty vẫn còn bước đầu thâm
nhập thị trường, chưa có bộ phận chuyên trách khai hải quan, đa phần công ty phải
thuê dịch vụ bên ngoài cho các lô hàng nhập khẩu, vì thế chi phí rất tốn kém. Điều
đó đã được khắc phục qua các năm sau, đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập tổ
chức Thương mại Thế giới WTO từ tháng 11/2006 thì mãi cho đến giai đoạn cuối

năm 2007, đầu năm 2008 thị trường như được khởi sắc, người tiêu dùng trong nước
được lợi từ việc giá cả hàng hoá rẻ hơn do hàng rào thuế quan đã được cắt giảm,
trong khi nền công nghiệp lại có thể thu nhiều lợi nhuận hơn do nguyên liệu nhập
khẩu đầu vào có giá hạ hơn. Công ty cũng không nằm trong ngoại lệ đó khi thuế
nhập khẩu liên tục được giảm và được hưởng ưu đãi đặc biệt. Cụ thể, nhóm hàng
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 19 GVHD: ThS Trần Thị Trang
xơ, sợi thuế suất giảm từ 20% xuống 5%; nhóm hàng vải thuế suất giảm từ 40%
xuống 12%; nhóm hàng quần áo và đồ may sẵn thuế suất giảm từ 50% xuống 20% .
Đồng thời với việc nắm vững thị trường thời trang Việt Nam lúc bấy giờ kết hợp
với kinh nghiệm xuất nhập khẩu sâu rộng và lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng thì chi
phí đã được cắt giảm, khiến lợi nhuận tăng dần và mức tăng thể hiện rõ nhất là vào
năm 2009, doanh thu tăng 1.33%.
Tuy nhiên, để có thể nhìn cận cảnh hơn vào tình hình hoạt động kinh doanh của
công ty thì ta có thể xét đến chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế của công ty. Mức lợi nhuận
năm 2008 tăng 1.64 % so với 2007 trong khi đó mức tăng 2009 lại vượt hơn là
1.76%. Năm 2007 do công ty vẫn còn tốn kém nhiều chi phí trả lương cho người
lao động, bộ máy tổ chức còn rườm rà, kém hiệu quả, chưa có sự phân công rạch ròi
nhiệm vụ của các thành viên thì sang năm 2008, tình hình đã được cải thiện. Đồng
thời với việc hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu từ các nước thành viên WTO nên cũng
tác động phần nào đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên đến năm 2009, do công ty
mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư thêm các trang thiết bị phục vụ khai trương các
cửa hàng trong khi đó nguồn vốn của công ty lại có hạn nên mức tăng của lợi nhuận
không nhiều, nhưng vẫn là đáng khích lệ. Đặc biệt từ tháng 3/2008, lãi suất cơ bản
được nâng lên, dự trữ bắt buộc với lãi suất rất thấp được áp đặt, tín phiếu bắt buộc
được phân bổ, biện pháp hạn chế tín dụng được áp đặt lên các ngân hàng thương
mại, cắt giảm đầu tư Tất cả biện pháp này gây ra gánh nặng lớn cho các ngân
hàng thương mại cũng như doanh nghiệp nhỏ và vừa mà công ty cũng chịu ảnh
hưởng nặng nề do các nguồn vốn kinh doanh cũng xuất phát từ nợ vay ngân hàng.
Với chiến lược kinh doanh được xây dựng khá chặt chẽ kết hợp giữa việc nắm

bắt nhạy bén nhu cầu thị trường và sắp xếp khoa học các kế hoạch kinh doanh và
nhập khẩu đã tạo cho công ty những thế mạnh đặc trưng, giúp công ty không những
đứng vững trong cơ chế thị trường mà còn không ngừng mở rộng thị trong Thành
phố Hồ Chí Minh và cả Hà Nội.
2.1.5 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu
Trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, nhập khẩu là một hoạt
động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Nhập
khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nước đồng thời tranh thủ được các tiến
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 20 GVHD: ThS Trần Thị Trang
bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ của thế giới. Nhập khẩu thúc đẩy tái sản xuất
mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển. Tuy nhiên,
hoạt động nhập khẩu chịu nhiều tác động từ môi trường bên ngoài lẫn bên trong
doanh nghiệp nên công ty cần lập kế hoạch nhằm chủ động thích nghi và đối phó
với những biến đổi từ môi trường xung quanh. Chẳng hạn, việc điều chỉnh tỉ giá
USD liên ngân hàng lên cao như thời gian vừa qua đã khiến doanh số bán hàng bị
ảnh hưởng, sản phẩm công ty hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài vào nên gây
tác động trực tiếp khiến giá bán sản phẩm cao hơn mà người tiêu dùng là người trực
tiếp gánh chịu. Hay quy định mới theo Thông tư số 32/2009/TT-BCT của Bộ Tài
Chính về giới hạn cho phép đối với hàm lượng formaldehyt, các amin thơm gây ung
thư có thể giải phóng ra từ thuốc nhuộm azo trong các điều kiện khử trên sản phẩm
dệt may mà công ty cần nắm bắt kịp thời và chủ động đăng kí kiểm hóa trước để
tránh mất thời gian và chi phí cho mỗi lô hàng nhập về. Hoạt động nghiên cứu thị
trường của công ty vẫn còn đang bỏ ngõ, việc nắm bắt thông tin trên thị trường thời
trang chưa hoàn thiện và đầy đủ. Công tác dự báo nhu cầu, xác định nhu cầu của thị
trường còn chưa thực sự bám sát, nhạy bén để đưa ra chiến lược thích hợp. Công ty
chỉ đơn thuần nhập khẩu các mặt hàng thời trang khi mặt hàng đó hết, và nhập các
loại mặt hàng của mùa mới về chứ chưa chú trọng nhiều đến công tác nghiên cứu
thị trường thời trang Việt Nam sâu sắc. Hoạt động mở rộng thị trường còn chậm,

chưa tích cực nghiên cứu các thị trường tiềm năng ở các nơi khác.
Vấn đề đặt ra là cần có một chiến lược toàn diện để đảm bảo đạt hiệu quả nhập
khẩu cao nhất. Bởi hiện các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa chuyên nghiệp trong
việc mua bán hàng hóa với nước ngoài, vẫn còn tình trạng nhiều doanh nghiệp nhập
khẩu do thiếu kiến thức về thương mại quốc tế nên đã bị lừa trong các thương vụ
mua bán với nước ngoài, khả năng ngoại ngữ của ta vẫn còn yếu kém, nghiệp vụ
chưa chuyên sâu để có thể đàm phán với nước ngoài giành phần lợi nhất về phía
mình.
2.2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN
Thực trạng của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty
TNHH TM – DV Thái Ân được thể hiện dưới sơ đồ các bước sau:
Sơ đồ 2.1: Các bước chuẩn bị thực hiện hợp đồng nhập khẩu
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 21 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.2.1 Các bước chuẩn bị
2.2.1.1 Xem mẫu
Công việc này nhìn bên ngoài có vẻ như đơn giản nhưng đó lại là quá trình
phức tạp và liên quan đến nhiều phòng ban trong công ty. Việc đi xem mẫu và đặt
hàng của công ty không thực hiện thông qua email hay fax hoặc bằng catalogue, mà
sẽ được thực hiện bằng các chuyến công tác nước ngoài tại nơi xuất khẩu hàng. Một
nhóm kết hợp bao gồm các cán bộ cấp cao thuộc các nhãn hàng, phòng Marketing
& Thiết kế, phòng Xuất nhập khẩu, bộ phận Store Setup, phòng IT. Nhóm sẽ do
Giám đốc chỉ định người làm trưởng đoàn để ra quyết định cuối cùng, thông thường
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Mua bảo hiểm cho
hàng hóa
Giục người bán giao hàng
Phối hợp với ngân hàng
kiểm tra chứng từ

Làm thủ tục hải quan
Các bước chuẩn bị
Xin giấy phép nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
quốc tế
Thuê phương tiện vận tải
khi nhập khẩu
Khóa luận tốt nghiệp 22 GVHD: ThS Trần Thị Trang
trưởng đoàn là cán bộ cấp cao của nhãn hàng mà công ty đang muốn nhập khẩu.
Đôi khi có trong các chuyến công tác có sự tham gia của Giám đốc, nếu đó là những
chuyến hàng quan trọng, khi đó đương nhiên quyền quyết định cuối cùng thuộc về
Giám đốc.
2.2.1.2. Đặt hàng
Việc đặt hàng không phải đơn giản là quá trình đặt hàng về số lượng xong là
kết thúc. Đây là cả một quá trình dàm phán về các điều khoản trong hợp động nhập
khẩu (đối với đối tác xuất khẩu mới hợp tác kinh doanh) hay đó là quá trình đàm
phán về giá cả cùng các ưu đãi (đối với đối tác đã quen thuộc) để tiến tới việc ký kết
hợp đồng nhập khẩu có lợi cho cả hai bên.
2.2.1.3. Kí kết hợp đồng
Chịu trách nhiệm chính trong qui trình này là các cán bộ chủ chốt thuộc phòng
Xuất nhập khẩu. Sau khi đã quyết định chọn được sản phẩm, trưởng đoàn sẽ có
những cuộc hẹn với đối tác xuất khẩu để bàn bạc về các điều khoản trong hợp đồng
nhập khẩu. Các điều khoản mà công ty đặc biệt chú trọng quan tâm trong đàm phán
là giá trị mặt hàng và giá trị lô hàng, số lượng, phương thức thanh toán và thời hạn
thanh toán, xuất xứ hàng hóa, bộ chứng từ mà bên xuất khẩu sẽ gửi cho bên nhập
khẩu trước khi hàng về gồm những gì, là bản chính hay bản sao (tùy theo điều kiện
thanh toán)…
Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà xuất khẩu được thực hiện qua fax
hoặc email, đây là điều khoản mà công ty luôn đề nghị với nhà xuát khẩu. Các lần
đặt hàng sau chỉ cần xem mẫu, đàm phán cá vấn đề chính yếu và đặt hàng, không

cần phải tốn thời gian soạn thảo hợp đồng để có được chữ ký của bên xuất khẩu.
2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu
Theo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 12 của Chính phủ do Bộ Thương
mại ban hành, từ ngày 1/5, chỉ còn 8 nhóm hàng và mặt hàng xuất nhập khẩu cần
giấy phép của Bộ Thương mại. Trong đó mặt hàng dệt may được tự do nhập khẩu
khi đã đảm bảo các điều kiện về hàm lượng formadehyle có trong sản phẩm nên
công ty không cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
2.2.3 Làm thủ tục thanh toán quốc tế
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 23 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Công ty trong vấn đề thanh toán luôn đặt uy tín và niềm tin lên hàng đầu nên
thường không sử dụng các phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) mà kết
hợp cả hai phương thức: ghi sổ nợ và TTR. Điều này rất phù hợp với phong cách
làm việc của người châu Âu vì họ muốn giải quyết công việc nhanh, gọn, không
mất quá nhiều thời gian cho những công việc giấy tờ.
Bộ chứng từ thanh toán gồm:
 Lệnh chuyển tiền (theo mẫu sẵn), một bản
 Đơn mua ngoại tệ , một bản
 Hợp đồng, 1 bản chính và 1 bản sao
 Hóa đơn Thương mại, 1 bản chính và 1 bản sao
 Phiếu đóng gói, 1 bản chính và 1 bản sao
 Tờ khai hải quan, 1 bản chính
Sau khi hợp đồng nhập khẩu được kí kết, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ chuyển
bộ hồ sơ đầy đủ gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói mỗi thứ một
bản chính và một bản sao y qua phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ kiểm tra các
chứng từ và điền đầy đủ thông tin trên Lệnh chuyển tiền và Đơn mua ngoại tệ đã
được giám đốc kí duyệt đem lên ngân hàng thanh toán. Nhân viên ngân hàng phụ
trách mảng thanh toán quốc tế có nhiệm vụ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, nếu hợp lệ
thống nhất giữa các chứng từ và đầy đủ thì sẽ kí đóng dấu xác nhận “đã thanh toán”
ghi kèm số tiền được thanh toán. Sau đó nhân viên ngân hàng sẽ giữ bộ hồ sơ sao y,

trả lại cho nhân viên công ty bản gốc kèm tờ khai và “Điện chuyển tiền” – căn cứ
này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ scan gửi qua mail cho nhà cung cấp ở nước
ngoài làm bằng chứng thanh toán để họ sản xuất theo hợp đồng.
2.2.4 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu
Khi đã nhận được xác nhận về thời gian giao hàng của bên nước ngoài, nhân
viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã được trưởng phòng xuất nhập
khẩu chỉ định để hỏi giá cước. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn
vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận
chuyển bằng đường biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đường biển.
Thường nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xưởng của người bán để
tính cước giao hàng door, tên hàng hóa, số lượng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ
báo giá cước chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 24 GVHD: ThS Trần Thị Trang
xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi được trưởng phòng xuất nhập khẩu
duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để
gửi hàng.
2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu
dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa
số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trước đến giờ không bị hư hao, mất
mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng
hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thường làm việc trực
tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thường
được giải quyết nhanh chóng.
2.2.6 Thúc người bán giao hàng
Khi đã thanh toán tiền hàng cho người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi
điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên
đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này người bán sẽ
kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung

cấp lịch sản xuất, tiến độ giao hàng cho nhân viên phòng nhập khẩu của công ty.
Căn cứ trên lịch trình sản xuất này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ theo dõi ngày sản
xuất, ngày hàng có sẵn để gửi đi và báo cho nhà chuyên chở biết ngày để lấy hàng
từ kho người bán.
2.2.7 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Do công ty chọn phương thức thanh toán là TTR do vậy khâu thanh toán được
thực hiện rất đơn giản. Đối với các lô hàng thanh toán Trả trước TTR 100% thì
công ty không cần phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phối hợp
với nhà chuyên chở để theo dõi hàng về. Còn các trường hợp Trả trước một khoản
đặt cọc thì khi nhận được Hóa đơn từ người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ
kiểm tra các thông tin gồm tên hàng, quy cách hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền,
xuất xứ hàng hóa, … Khi các thông tin này đã phù hợp thì sẽ chuyển qua phòng kế
toán để thanh toán các khoản còn lại để người bán nhanh chóng giao hàng.
2.2.8 Làm thủ tục hải quan
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 25 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Để tiến hành làm thụ tục hải quan cho các lô hàng nhập về, nhân viên phòng
nhập khẩu sẽ đăng kí kiểm hóa hàng hóa trước, sau đó mới mở tờ khai. Theo quy
định của Bộ Công Thương, các sản phẩm có nguồn gốc từ vải phải qua kiểm định
hàm lượng Formaldehyde và trong tiêu chuẩn giới hạn cho phép mới được nhập
khẩu vào Việt Nam. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên công ty thường đăng kí kiểm
định hàm lượng này trước khi lô hàng về đến Việt Nam. Việc kiểm hóa sẽ do Trung
tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 – 49 Pasteur, quận 1, T.P. Hồ Chí
Minh phụ trách. Nhân viên giao nhận sẽ mua trước bộ hồ sơ:
 Đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa
 Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa
Và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng kí kiểm hóa gồm một bản copy của:
 Hóa đơn Thương mại – Commercial Invoice
 Phiếu đóng gói – Packing List
 Hợp đồng – Contract

 Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin
 Vận đơn đường biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này,
gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lượng, … và trình giám đốc hoặc người
được uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác
về mặt nội dung trước pháp luật. Và đưa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau
khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận
việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng
trước một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng
kiểm sẽ lưu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lượng hàng
hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở
tờ khai.
2.2.8.1 Khai báo hải quan
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới
thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng
tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. Sau đó
nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm:
 Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu)
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1