workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ


Phạm Thị Sắc


WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN
QUẢN LÝ GIAO VIỆC



KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công Nghệ Thông Tin




HÀ NỘI - 2010









Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

4











Mục Lục
Mục Lục 3

Mở đầu 7

Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc 8

1.1. Khái niệm về luồng công việc 8

1.1.1. Khái niệm 8

1.1.2. Các loại luồng công việc 9

1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn 10

1.2.1. Xử lý ảnh 10

1.2.2. Quản lý tài liệu 11

1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử 11

1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm 11

1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch 12

1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án 12

1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc 12

1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13

1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 13

1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO 15

Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 18

2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18

2.1.1. Giới thiệu 18

2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 19

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


5

2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp 20

2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình 21

2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh 22

2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24

2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 26

2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow) 26

2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) 27

2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) 28

2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) 28

2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) 28

2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 29

Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ 31

3.1. Phát biểu bài toán 31

3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 31

3.2.1. Các vấn đề và giải pháp 31

3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới 32

3.2.3. Mô tả hệ thống mới 32

b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được 33

3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới 34

3.2.4. Thời gian triển khai dự án 34

3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống 34

3.3. Kế hoạch dự án 35

3.3.1. Hệ thống thiết bị chính 35

3.3.2. Hệ thống phần mềm 35

3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36

3.4.1. Phân tích hệ thống 36

3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc 38

3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41

3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống 41

3.5.2. Tạo các Luồng công việc 43

3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 43

3.6.1. Luồng công việc thông qua 43

3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi 55

3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể 61

3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 76

3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống 76

3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện 77

Kết luận 78

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


6

Tài liệu tham khảo 79

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


7

Mở đầu
Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong

nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước
được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực
hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang
phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi
trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ
chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động
của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng
công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng
toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện
tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt
nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát
quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích.
Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu,
quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà
đòi hỏi độ khả tính cao.
Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay
Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản
phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ
cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó
cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và
các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho
người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ,
quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất
tốt.
Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn
có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ
thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,
layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách
truyền thống.
Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và

thực thi Luồng công việc.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


8


Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc
1.1. Khái niệm về luồng công việc
1.1.1. Khái niệm
Luồng công việc (Workflow) là một dãy các công việc có quan hệ với nhau theo
một trình tự xác định để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mô hình hóa luồng công việc
có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên
được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng,
các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và
tiến trình luồng công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể
được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các luồng công việc được thiết kế để
đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các luật như là các
quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông
tin.
Luồng công việc được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó,
các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang
đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.
Luồng công việc bao gồm một số các bước logic được xem như các tác vụ hay
các hoạt động, những phụ thuộc giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên
tham gia. Trong Luồng công việc, một tác vụ có thể thể hiện một hoạt động của con
người hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật của Luồng công việc đối với một
số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ web.

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


9

Hình 1: Ví dụ về Luồng công việc
Ngày nay chúng ta dùng luồng công việc vì nó cho phép mô hình hóa một cách
trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic
ứng dụng của ta bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công
việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực
quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và thay đổi nó khi cần thiết.
Ngoài ra Luồng công việc cho phép phối hợp làm việc giữa con người và phần
mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form, winform, instant
message.
1.1.2. Các loại luồng công việc
Ta có thể chia luồng công việc thành hai kiểu như sau:
− Luồng công việc tuần tự (Sequential workflow). Loại này mô tả một tiến trình có
điểm khởi đầu, sau đó thực thi một số loạt các hoạt động theo thứ tự được dịch
Yes

No
Bước 4
Kết thúc vòng lặp

Kết thúc
Bắt đầu
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bắt đầu vòng lặp
Quyết định

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


10

sẵn, cuối cùng đi đến điểm kết thúc. Điển hình như các mô hình trình tự (flow
chart) cổ điển. Một Luồng công việc tuần tự có thể chứa các nhánh, vòng lặp và
một số cấu trúc điều khiển. Vì tính chất làm từng việc, xong việc trước rồi mới
đến việc sau nên nó mới có tên gọi là Luồng công việc tuần tự.
− Luồng công việc máy trạng thái (State machine workflow): Loại này áp dụng
phương pháp chuyển đổi giữa các trạng thái của một đối tượng. Việc chuyển đổi
gây ra bởi các sự kiện. Ví dụ hoạt động được thực thi trong một thời gian xác
định sẽ được quyết định bởi việc phối hợp các trạng thái hiện tại và các sự kiện
mà nó nhận được.
Thông thường Luồng công việc tuần tự sẽ được áp dụng cho trường hợp hoạt
nghiệp vụ đơn giản, dễ thể hiện, dễ hình dung và quản lý. Nhưng Luồng công việc
máy trạng thái (State Machine) có thể giúp ta thể hiện được các Luồng công việc phức
tạp, tránh trường hợp phân nhánh quá rườm rà, đặc biệt là những trường hợp mà
không thể đoán trước được bởi vì con người tham gia vào Luồng công việc có thể
dừng nó vào bất cứ lúc nào. Do đó, việc định hướng bằng Luồng công việc tuần tự là
khả thi. Lúc này, mỗi bước của Luồng công việc chỉ thực hiện trên một nhánh: Đối
với dạng máy trạng thái thì mọi chuyện đơn giản bởi vì một yêu cầu hủy chính là một
sự kiên mà nó có thể được tiếp nhận và quản lý ngay thời điểm đó.
1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số
ứng dụng thực tiễn
Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ
các chức năng của Luồng công việc, song gần đây tầm quan trọng của nó mới được
nhìn nhận một cách đầy đủ. Sự tiến hóa của công nghệ Luồng công việc như một
công nghệ tiên tiến có thể thấy ở một số loại sản phẩm khác nhau.
1.2.1. Xử lý ảnh

Luồng công việc đã được kết hợp chặt chẽ với các hệ thống xử lý ảnh và nhiều
hệ thống xử lý ảnh đã có khả năng thực thi Luồng công việc, hoặc dưới dạng built-in
hoặc kết hợp với một sản phẩm Luồng công việc chuyên dụng. Nhiều thủ tục nghiệp
vụ đòi hỏi phải tương tác với thông tin giấy tờ và cần thu thập chúng dưới dạng dữ
liệu ảnh. Quá trình đó tạo thành một phần của cả tiến trình tự động hoá. Mỗi khi các
thông tin trên giấy được thu thập dưới dạng dữ liệu ảnh điện tử, chúng có thể được
trao đổi giữa một số người tham gia khác nhau cho các mục đích khác nhau trong tiến
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


11

trình và có thể cả với các ứng dụng IT khác. Do vậy tạo ra một nhu cầu phải có các
chức năng của Luồng công việc.
1.2.2. Quản lý tài liệu
Công nghệ quản lý tài liệu gắn với việc quản lý vòng đời của các tài liệu điện tử.
Công nghệ này bao gồm các tiện ích để quản lý các kho lưu trữ tài liệu phân tán bên
trong một tổ chức như một tài nguyên dùng chung và các tiện ích để phát tán tài liệu
(thậm chí những phần riêng rẽ của tài liệu) tới từng cá nhân tương ứng với vai trò của
họ trong quan hệ với từng tài liệu cụ thể, phục vụ cho việc truy cập hoặc cập nhật
thông tin. Các tài liệu tạo thành một phần của thủ tục nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu truy
cập tới tài liệu của từng nhân viên thực hiện các hoạt động riêng rẽ theo một trình tự
cụ thể được quy định trong các quy tắc hành chính. Đó chính là dạng Luồng công việc
hướng tài liệu.
1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử
Thư điện tử cung cấp các phương tiện mạnh cho việc phân phối thông tin giữa
các cá nhân trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Việc sử dụng các cơ chế thư
mục không chỉ cung cấp một cách để xác định các cá nhân tham gia trong lĩnh vực
email mà còn có tiềm năng ghi nhận các thông tin về các thuộc tính người dùng như
vai trò trong tổ chức hoặc các thuộc tính khác liên quan tới các thủ tục nghiệp vụ. Do

vậy, hệ thống thư điệu tử tự thân đã hướng tới các chức năng Luồng công việc bằng
cách thêm vào các lệnh định tuyến để xác định một chuỗi các người nhận đối với các
kiểu thư điện tử cụ thể theo một số thủ tục nghiệp vụ được xác định trước.
1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm
Nền công nghiệp phần mềm nhóm đã tạo nên một lĩnh vực rộng lớn các phần
mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao tính tương tác giữa các thành viên
trong nhóm. Ban đầu, các ứng dụng này hỗ trợ cải thiện cách làm việc nhóm theo các
tiến trình không hình thức như truy cập vào các bản tin nhóm hay các ứng dụng lập
lịch biểu hàng ngày một cách tùy tiện. Khi phạm vi của các ứng dụng chuyển dịch về
phía các nghiệp vụ hình thức hơn tập trung vào các mối tương tác nhóm thì bắt đầu
nảy sinh các yêu cầu trang bị các khuôn dạng hình thức giám sát được để hỗ trợ cho
việc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhóm. Công nghệ Luồng công việc cung cấp
một giải pháp cho nhu cầu này.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


12

1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch
Trong nhiều năm qua, các ứng dụng hỗ trợ các thủ tục nghiệp vụ (“giao dịch”)
đã được phát triển với việc sử dụng các bộ giám sát giao dịch và/hoặc các phần mềm
quản lý cơ sở dữ liệu. Từ cách làm việc tập trung hóa đầu tiên, các phần mềm ứng
dụng như vậy đã cho phép phân tán các ứng dụng hướng giao dịch trên các nền máy
tính khác nhau. Các ứng dụng hướng giao dịch đã thể hiện những đặc trưng quan
trọng về tính bền vững và cũng hỗ trợ nhiều tính chất của giao dịch. Tuy nhiên, hầu
như chúng không đưa ra sự tách biệt giữa logic thủ tục nghiệp vụ và sự triệu gọi các
công cụ ứng dụng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động riêng lẻ
trong tiến trình nghiệp vụ. Theo thời gian, điều này dẫn đến yêu cầu hợp nhất các khả
năng của Luồng công việc để điều khiển các thủ tục nghiệp vụ với khả năng triệu gọi
các chương trình ứng dụng giao dịch truyền thống cho các phần thích hợp của tiến

trình nghiệp vụ, cũng như các loại chương trình ứng dụng khác (như word) cho các
phần còn lại của tiến trình nghiệp vụ.
1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án
Phần mềm giám sát sự phát triển dự án ứng dụng IT phức tạp thường có một
dạng chức năng của Luồng công việc trong môi trường dự án để “trao đổi” các nhiệm
vụ giữa các cá nhân và định tuyến thông tin giữa họ để hỗ trợ các nhiệm vụ đó. Trong
một vài trường hợp, các loại phần mềm này được tổng quát hóa để cung cấp khung
nhìn hướng nghiệp vụ rộng hơn về tiến trình cũng như mở rộng miền công cụ ứng
dụng - tức là đưa ra khả năng Luồng công việc tổng quát hơn.
1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc
Tái kỹ nghệ tiến trình nghiệp vụ (Business Process ReEngineering -BPR) là
công cụ IT cung cấp trợ giúp cho các hoạt động phân tích, mô hình hoá, và định nghĩa
lại các tiến trình nghiệp vụ cốt lõi của một tổ chức. Do các nguy cơ tiềm ẩn của sự
thay đổi trong các tiến trình nghiệp vụ hay vai trò và trách nhiệm của mỗi bộ phân của
tổ chức đã dẫn đến các quá trình này. Ở đây có thể bao gồm việc phân tích cấu trúc
tiến trình và các luồng thông tin hỗ trợ nó, các vai trò của các cá nhân hay đơn vị của
tổ chức trong tiến trình và các hành động cần thực hiện để đáp ứng với các tình huống
khác nhau Sự mở rộng tự nhiên của các công cụ đó tạo ra sự thuận tiện cho việc
triển khai tiến trình với hạ tầng hỗ trợ của IT để điều khiển các luồng của công việc và
các hành động gắn kết bên trong các tiến trình nghiệp vụ.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


13

1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc
1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007
a. Giới thiệu về Nevifood
Nevifood là Doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm thủy sản và nông
nghiệp đặc biệt là các sản phẩm từ cá Tra, Basa (Pangasius) đến từ đồng bằng sông

Cửu Long, Việt Nam. Nevifood có văn phòng đặt tại châu Âu, với hướng đi mở rộng,
tiếp cận khách hàng cũng như cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao của Việt
Nam vào thị trường Châu Âu. Kéo theo đó là sự đòi hỏi về giao tiếp với nhiều ngôn
ngữ chính thống của châu Âu như: (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan) tất cả các
thông tin về Kinh doanh, kênh PR, marketing đều phải thống nhất nội dung và có quy
trình quản lý xuyên suốt.
Nevifood quyết định triển khai giải pháp thiết kế Website công ty nhằm quản
lý thông tin doanh nghiệp tích hợp với công nghệ Microsoft Office System, phần
mềm cổng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007 và nền tảng Microsoft .NET
Framework. Kết quả của việc sử dụng hệ thống này là việc tăng tính thống nhất nội
dung thông tin, tạo cầu nối thông tin giữa công ty với khách hàng, các nhân viên
nghiệp vụ văn phòng trong công ty đều có cơ hội dễ dàng tham gia quy trình chia sẻ
thông tin, tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, chi phí cho công ty cũng như đảm bảo
chất lượng thực hiện nghiệp vụ.
b. Tình huống /Yêu cầu doanh nghiệp
Với tiêu chí trở thành một trong những nhà kinh doanh sản phẩm thương mại
lớn của Việt Nam tại thị trường khó tính như châu Âu, một trong những ưu tiên của
Nevifood là luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm trong việc cung cấp sản phẩm
thương mại.Thêm vào đó, với tốc độ phát triển kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị
trường kinh doanh, đem thông tin sản phẩm có uy tín của công ty tới các khách hàng
là điều cần thiết, giảm rất nhiều chi phí cho các kênh PR, quảng cáo sản phẩm tại các
thị trường châu Âu không chỉ là việc làm trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài, vì bên
cạnh trang thông tin về công ty, giới thiệu sản phẩm, Website còn có tin bài, số liệu
diễn biến giá cả các mặt hàng có tính phân tích chuyên sâu của các chuyên gia
trong ngành Thủy sản, ghi dấu ấn “Tin tưởng” của khách hàng đối với Công ty.
Tình huống: Quản lý thông tin, chu trình biên tập thông tin và nội dung
website.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

14

Một hệ thống website đi kèm các thao tác nhập tin thủ công từ một nhân viên
của công ty hoặc từ các phòng ban nghiệp vụ chuyển tới những người có trách nhiệm
xét duyệt. Việc sử dụng hệ thống thông tin như vậy có những hạn chế nhất định và
thường gây ra những sự chậm trễ công bố thông tin không cần thiết.
Yêu cầu: Trong chu trình hoạt động của Website Nevifood, nhu cầu quản lý quy
trình thông tin và tích hợp hầu hết các tính năng sẵn có, thói quen dễ sử dụng của MS
Office System là rất quan trọng, nhằm đảm bảo các quy trình xử lý thông tin phải tuân
thủ chặt chẽ các tiêu chí nhanh, hiệu quả, linh hoạt và dễ quản lý.
Giải pháp: Nevifood quyết định triển khai website quản lý thông tin trên nền
tảng Sharepint và .NET Framework đồng thời tích hợp với Hệ thống quản trị dữ liệu
BI của SQL Server. Nova Technologies là đối tác tư vấn và triển khai giải pháp cho
Nevifood đồng thời cũng là đối tác của Microsoft tại Việt Nam. Nova Technologies
chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp.
Công nghệ: Sharepoint tích hợp rất sâu với hệ thống cổng thông tin doanh
nghiệp phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Kết hợp
với các tính năng quản lý chu trình xử lý thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu, xử lý các dữ
liệu kinh doanh, diễn biến và phân tích giá cả bằng Excel Service có tích hợp BDC
trên nền Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là giải pháp cực kỳ hiện đại và tối
ưu về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cho Nevifood.
Giao diện: Hệ thống có giao diện dễ sử dụng, từng cá nhân có thể truy cập vào
tài khoản của mình bằng giao diện web để hoàn thành công việc, theo dõi tin bài, các
báo cáo và thông số thống kê dành riêng cho thành viên hoặc cá nhân.
Kiến trúc giải pháp: kiến trúc giải pháp bao gồm các phần chính sau:
Windows Server 2003: Máy chủ Hệ điều hành Windows, hỗ trợ nền tảng NET
3.0 cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 và email client.
Microsoft Office Sharepoint Server 2007: Máy chủ Intranet và cổng thông tin
Internet. Tổ chức website được thiết kế riêng cho các phòng ban và cá nhân. Hệ thống
biên soạn tin bài được tích hợp bởi các công cụ soạn thảo chuyên nghiệp trên web

hoặc trực tiếp từ MS Office 2003/2007.
Lợi ích mang lại
− Tiết kiệm thời gian. Sử dụng hệ thống logic, dễ sử dụng, giảm tối đa thời gian
xử lý thông tin.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


15

− Hệ thống biên tập thông tin sẽ được thông báo ngay lập tức khi có các tin bài
mới cần xét duyệt. Đồng thời, chu trình thông tin và luồng luân chuyển dữ liệu
được tự động cập nhật giúp quản lý tin bài thuận tiện. Ngoài các công cụ soạn
thảo thông thường, hệ thống còn tích hợp các loại công nghệ hiển thị thông tin
mới như Silverlight cho các hình ảnh Media, đọc sách, tạp chí, hình ảnh bằng
công nghệ “đọc trực tuyến”, dịch vụ trên các trình duyệt của người dùng mà
không cần phải tải về máy cá nhân. Các tài liệu được lưu trữ tự động trên cổng
thông tin Sharepoint Server 2007.
− Một tin bài có thể soạn và được xét duyệt đúng theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ
quy trình của tờ báo điện tử.
− Tăng hiệu quả công việc. Hiệu quả và chất lượng công việc được nâng lên rõ rệt
nhờ có áp dụng chu trình quản lý thông tin đảm bảo chặt chẽ và khoa học.
1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO
Dự án METEO (Managing End-To-End Application) bắt đầu tại công ty
Bellcore năm 1995 và từ năm 1996 trở đi được phát triển tại Đại học Georgia. Mục
tiêu của METEO là tạo tiện ích và hỗ trợ sự tự động hóa cho các Luồng công việc ở
cấp độ xí nghiệp được thực thi trong môi trường phân tán, tự quản.
a. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO.
Một Luồng công việc trong METEO được mô hình như một tập các tác vụ, tập
các phụ thuộc liên tác vụ, tập dữ liệu và các thông báo ngoại lệ.
Mô hình tác vụ của METEO.

Một tác vụ là một thao tác hay một dãy thao tác thực thi trong ngữ cảnh của một
Luồng công việc. Một tác vụ có thể được thực hiện một chương trình máy tính, một
giao tác cơ sở dữ liệu hoặc bởi các tác vụ khác kết nối trên mạng.
Hình sau thể hiện mô hình tác vụ tổng quát. Các nút trong đồ thị thể hiện trạng
thái bên ngoài của tác vụ trong khi các cung tương ứng với sự chuyển dịch trạng thái
nội tại và hợp lệ của tác vụ.




Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


16













Hình 2: Mô hình tác vụ tổng quát trong METEO
b. Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO
Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO bao gồm một tập bốn

thành phần dịch vụ và công cụ, được cài đặt riêng biệt nhau:











Hình 3: Kiến trúc METEO
Tác vụ không chuyển giao
Hoàn thành

Đã hỏng

Thực thi

Lỗi

Bắt đầu

Ban đầu

Tác vụ chuyển giao
Đã chuyển giao

Đã hủy

Chuyển giao

Hủy bỏ

Thực thi

Bắt đầu

Ban đầu

Chuyển giao có thể điều chỉnh
Chuyển giao không thể điều chỉnh
Thi
ết kế Luồng
công vi
ệc

Bộ dịch/Bộ sinh
Lu
ồng công việc

Bộ lưu trữ
Luồng công
vi
ệc

Bộ quản trị
Luồng công việc
trên web

Bộ quản trị
Luồng công việc
tổng quan
Bộ thiết kế
Bộ lưu trữ
Bộ quản trị
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


17

Thành phần thứ nhất là bộ xây dựng Luồng công việc: dùng để thiết kế Luồng
công việc, phát triển các ứng dụng Luồng công việc.
Thành phần thứ hai là bộ lưu trữ: là một cơ sở dữ liệu thông tin về các tiến trình
Luồng công việc, dữ liệu, các tổ chức thành viên tham gia Luồng công việc, các giao
thức truyền thông.
Thành phần thứ ba là bộ tạo quy luật, quy trình: cung cấp môi trường thực thi
cho việc xử lý và giám sát các thể hiện Luồng công việc.
Thành phần thứ tư là bộ quản trị Luồng công việc.


Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


18

Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint
Server 2007
2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007
2.1.1. Giới thiệu

Microsoft Office SharePoint Server 2007 là một sản phẩm Server thuộc nhóm
Microsoft Office 2007. Với sản phẩm này có thể giúp doanh nghiệp mình xây dựng
một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các
quy trình làm việc.
Với SharePoint Server 2007, người dùng có thể tự mình tạo ra các site riêng cho
mình hoặc cho nhóm làm việc với những mục đích chia sẻ thông tin riêng, có thể
phân quyền để giới hạn những người truy cập thông tin, có thể dùng các công cụ tìm
kiếm để truy tìm đủ loại thông tin như nhân sự, tài liệu, tin tức nội bộ, tạo ra được các
biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những quy trình định
sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng còn được
xem là một công cụ giúp bạn truy tìm thông tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục vụ
cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


19

2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Hình 4: Các tính năng của MOSS 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 tạo sân chơi chung cho mọi thành viên
trong doanh nghiệp với giao diện thân thiện giúp cho công việc trở nên hiệu quả. Các
tính năng chính của SharePoint 2007 sẽ được nhóm lại như sau:
1- Khả năng Làm việc cộng tác (Collaboration) cho phép các thành viên làm việc
với nhau hiệu quả thông qua các tài liệu, tác vụ, quy trình và thông tin chia sẻ
với các chức năng như Wiki và blogs
2- Cho phép tạo Cổng thông tin (Portals) Bạn có thể tự tạo MySite riêng cho
mình hoặc cho nhóm và chia sẻ thông tin với những người khác. Thành phần
portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế, triển
khai và quản lý portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các website hiện có trên

Internet và các portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người
trong cùng tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm
việc nhóm.
3- Cho phép Tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp (Enterprise Search) Dễ
dàng nhanh chóng tìm kiếm đủ loại thông tin trong hệ thống bao gồm cả con
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


20

người, kỹ năng, và nội dung trong các ứng dụng đã được tổ chức trong doanh
nghiệp xây dựng
4- Quản lý thông tin doanh nghiệp (Enterprise Content Management) Tạo và
quản lý tài liệu, dữ liệu và nội dung có thể phát hành dạng web.
5- Tạo các Biểu mẫu dùng chung và theo các quy trình định sẵn (Business
Process and Forms) Tạo ra các quy trình xử lý thông tin và các biểu mẫu điện tử
giúp tự động hóa các hoạt động trong công ty của bạn theo những quy trình định
sẵn.
6- Là công cụ khai thác tài nguyên thông minh (Business Intelligence)
Cho phép nhân viên văn phòng dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp (có thể
từ nhiều nguồn dữ liệu hoặc flatform khác nhau) sau đó tiến hành phân tích và
tạo ra các loại báo cáo hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
7- Tích hợp với các sản phẩm khác trong hệ thống Microsoft Office 2007
SharePoint Server 2007 được thiết kế để làm việc với các chương trình ứng
dụng, server và công nghệ khác trong hệ thống MS Office 2007. Ví dụ: ta có thể
đưa thông tin từ Outlook, PowerPoint, Groove, Project Professional lên
SharePoint với mục đích lưu trữ, chia sẻ với các đồng nghiệp với khả năng phân
quyền chặt chẽ cho những nhóm người dùng khác nhau. SharePoint cũng sẽ
thông báo cho bạn biết khi tài liệu của mình có sự thay đổi hoặc cập nhật.
2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý

doanh nghiệp
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là sự lựa chọn phù hợp trong việc tích
hợp các khả năng của các máy chủ, cho phép nâng cao tính hiệu quả trong công việc
của các nhân tố/tổ chức thông qua việc cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ
hiểu, gia tăng chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, thuận tiện cho việc chia sẻ thông
tin ra bên ngoài tốt hơn.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 hỗ trợ cho mô hình mạng Intranet,
Extranet và các ứng dụng web cho các doanh nghiệp với nền tảng thống nhất thay vì
các hệ thống tách rời riêng biệt. Thêm vào đó, máy chủ quản lý nội dung cung cấp
cho các chuyên gia Công nghệ Thông tin và cộng đồng những người Phát triển với
một nền tảng và các công cụ quản lý mà họ cần tới để quản trị máy chủ, mở rộng ứng
dụng, và tương tác với các khản năng có thể khác.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


21

2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình
Nhận thấy các giá trị từ các tài sản và đơn giản các nhu cầu thông tin bằng cách
cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung điện tử bao gồm có các tài liệu,
các trang web, các tệp PDF, các thông điệp về thư điện tử. Làm hợp lý các tiến
trình kinh doanh thông qua các Luồng công việc, sử dụng các khuôn mẫu định dạng
điện tử, đơn giản, thích hợp cho những người dùng có kinh nghiệm thông qua các
ứng dụng máy trạm quen thuộc.
a. Trung tâm lưu trữ, quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể lưu trữ, tổ chức sắp xếp tài liệu,
nội dung trong kinh doanh thống nhất tại một vị trí trung tâm, mà ở đó những người
sử dụng có một kỹ thuật phù hợp để tìm và xác định các thông tin liên quan. Mặc
định rằng nơi lưu trữ sự sửa đổi có thể được chỉnh sửa để thêm vào Luồng công việc,
xác định các quyền hạn truy cập, và có thể thêm mới được các kiểu nội dung hoặc

các biểu mẫu.
b. Giúp lưu trữ các tài liệu mật một cách chắc chắn thông qua các chính
sách quản lý
Đưa ra các chính sách quản lý tài liệu để điều khiển các quyền truy cập cho từng
cấp độ danh mục, xác định các quyền hạn và hết hạn cho từng hành động, che dấu nội
dung thông quan các thiết lập kiểm soát tài liệu. Kết hợp các chính sách với các ứng
dụng trên máy chạm để tạo ra sự hài lòng và dễ dàng đối với nhân viên. Kết hợp các
thông tin quản lý quyền hạn cho phép các chính sách bền bỉ để có thể được tự động
gắn với các tài liệu, giúp đảm bảo các thông tin cá nhân/mật được bảo vệ tốt hơn thậm
chí khi tài liệu là chưa được kết nối tới máy chủ.
c. Quản lý nội dung trang web một cách đơn giản
Bằng cách cung cấp các chức năng dễ sử dụng để tạo, phê duyệt, công bố nội
dung trang web.Trang gốc (Master pages) và trang khung (layout) cung cấp các biểu
mẫu có thể dùng lại được thích hợp cho việc đánh giá và cảm nhận. Chức năng mới
cho phép các doanh nghiệp có thể xuất bản nội dung từ nơi này sang nơi khác (từ một
site này sang một site khác), hoặc quản lý mang lại lợi nhuận do đưa ra nội dung với
nhiều ngôn ngữ trên các mô hình intranet, extranet hoặc internet.
d. Mở rộng quản lý các quy trình thông qua các tổ chức
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


22

Các giải pháp sử dụng Form Services có thể thực hiện được để tập hợp nâng cao
tính bảo mật thông tin một cách chính xác bên trong và bên ngoài các tổ chức mà
không cần mã hóa với bất kỳ một ứng dụng nào. Các thông tin bảo mật này sau đó
có thể dễ dàng được tích hợp vào bên trong các hệ thống kinh doanh, lưu trữ các thư
viện tài liệu, thường là để bắt đầu các quy trình trong dòng công việc, hoặc đưa ra các
web services để cố gắng làm tránh đi sự trùng lặp và làm giảm các lỗi thao tác với dữ
liệu.

e. Các quy trình kinh doanh hàng ngày
Các Luồng công việc cho phép khởi tạo, tham dự, theo dõi, và báo cáo cho các
hoạt động kinh doanh hàng ngày như là xem lại tài liệu và phê chuẩn, theo dõi vấn đề,
tập hợp ký kết. Tương tác với trình duyệt, thư tín, là thực sự quen thuộc và làm cho
đơn giản với người sử dụng có kinh nghiệm với các chương trình Microsoft Office.
Các tổ chức có thể dễ dàng định nghĩa sự cộng tác của riêng họ.
2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh
Là bằng chứng để tạo ra các quyết định tốt hơn với tất cả các tổ chức bằng việc
tìm kiếm, thu thập hiệu quả và phân tích bình luận thông tin kinh doanh từ các nguồn
khác biệt như là các tài liệu, các máy chủ, các cơ sở dữ liệu, chia sẻ các tệp, người
dùng, và các trang SharePoint.
a. Cung cấp truy cập có tập trung để bình luận, trao đổi thông tin kinh
doanh
Tạo trực tiếp, tương tác với cổng Trí tuệ Kinh doanh (Business Intelligence –BI)
gắn kết và hiển thị thông tin kinh doanh từ các nguồn khác biệt, sử dụng khả năng
kết hợp BI như là các bảng đo, các webparts, các Chỉ số Năng lực – KPIs (Key
Performance Indica-tors), và các công nghệ liên kết nối dữ liệu kinh doanh. Trang
Trung tâm Báo cáo Tập trung (Centralized Report Center) cho từng người sử dụng
tìm kiếm các bảng tính, báo cáo, KPIs mới nhất.
b. Trực tiếp chia sẻ dữ liệu kinh doanh đồng thời giúp để bảo vệ các thông
tin nhạy cảm
Excel Services cho phép ta trực tiếp chia sẻ các bảng tính, cho ta cải thiện cách
quản lý, bảo mật, và khả năng sử dụng các biểu mẫu thông qua các mô hình, các dịch
vụ tính toán trên máy chủ, mà hoàn toàn tương tác với giao diện của trang web. Kết
hợp tương tác với các bảng tính vào trong các cổng BI, các phiếu ghi điểm. Giúp ta
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


23

bảo vệ các thông tin riêng/bí mật, duy trì cập nhật các phiên bản bằng cách bảo mật
truy cập tới máy chủ.
c. Lợi dụng các mạng kinh doanh không có cấu trúc để đưa ra các quyết
định tốt hơn
Nhân viên có thể sử dụng các công cụ quản lý tri thức để lấy thông tin từ các
mạng kinh doanh không có cấu trúc, hoặc là bên trong lẫn bên ngoài tổ chức của họ
bằng cách kết nối nhiều người nhanh chóng và hiệu quả. Bằng việc thăm dò các mối
quan hệ kinh doanh không có cơ sở và tìm kiếm các chủ đề, vấn đề chuyên môn, các
cá nhân có thể tạo ra các quyết định nhanh chóng hơn.
d. Kết hợp bên trong và bên ngoài một cách đơn giản
Tìm kiếm thông tin và kết nối với các vấn đề chuyên môn, không cần phải quan
tâm đến người cung cấp ở đâu. Chia sẻ kiến thức và cách thức làm việc.
e. Dễ dàng tìm kiếm thông tin và người sử dụng
Sharepoint Enterprise Search kết hợp chặt chẽ dữ liệu kinh doanh với người sử
dụng với các tài liệu và các trang web để cung cấp các kết quả toàn diện hơn. Search
Center cung cấp một trang riêng cho nhân viên để tìm kiếm các nguồn thông tin trong
tổ chức mà họ cần. Thông báo kết quản tìm kiếm cho người sử dụng khi một truy
vấn mới thích hợp được tìm thấy. Enterprise Search có ở tất cả các trang của
Microsoft Office SharePoint Server 2007, được gắn chặt và tương tác ở trong các
trang Sharepoint (Sharepoint Lists), người sử dụng, hồ sơ, và thậm chí cả trong dữ
liệu kinh doanh.
f. Tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và đối tác.
Với các chuẩn cơ sở, etc…, ta có thể thu thập thông tin kinh doanh từ khách
hàng và đối tác thông qua trình duyệt web. Với sự tích hợp của LDAP và hỗ trợ cho
việc chứng thực, người cung cấp có thể dễ dàng tạo ra các thông tin để làm việc với
các nguồn khác hơn là dịch vụ thư mục động (Active Directory -AD), do đó làm đơn
giản việc thiết lập và thuận tiện cho việc kết nối với khách hàng, đối tác, nhà cung
cấp,… Tương tác với việc quản lý thông tin phân quyền cho phép nội dung chia sẻ
với một sự tin cậy.
g. Đưa ra thông tin cá nhân/trang riêng cho người sử dụng

My Sites đem lại cho người sử dụng một trang/site để lưu trữ, thể hiện, xem, và
quản lý nội dung, thông tin, và các ứng dụng được kiểm soát theo ý người dùng. Với
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


24

My Sites, ta có thể trình diễn thông tin về người sử dụng bao gồm các thông tin về các
kỹ năng, đồng nghiệp hoặc những người quản lý, các nhóm và các danh sách sắp xếp,
hay là các tài liệu đang lưu trữ, hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ các thông tin cá
nhân và tăng cường bảo mật máy tính cho phép mỗi người sử dụng có thể lựa chọn
bao nhiêu thông tin muốn thể hiện lên, và ai cần xem chúng.
h. Làm việc với bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu nếu ta muốn
Với cách truy cập ngoại tuyến từ Sharepoint Lists và các thư viện tài liệu, ta
có thể tùy ý kết nối vào mạng của doanh nghiệp. Thêm nữa là tích hợp với Microsoft
Office Groove 2007 làm cải thiện truy cập ngoại tuyến cho người sử dụng có kinh
nghiệm.
i. Sử dụng các công cụ quản lý tri thức mới
Trao quyền cho nhân viên để tạo và nắm lấy thuận lợi của mọi người bên trong
mạng và ngoài mạng của doanh nghiệp, tổ chức, do đó họ có thể kết nối và chia sẻ
kiến thức với những người khác có hiệu quả hơn.
2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng
trong doanh nghiệp
Microsoft Office SharePoint Server 2007 được xây dựng trên một kiến trúc tổng
thể, với việc hỗ trợ dịch vụ web và các khả năng tương tác theo tiêu chuẩn gồm có
XML và SOAP. Thực sự hữu ích, với việc mở các hàm APIs và các Event Handler
cho các danh sách và tài liệu. Điều đó cho phép có thể tích hợp với các hệ thống sẵn
có và cung cấp khả năng linh hoạt để kết hợp mới việc đầu tư cho công nghệ thông
tin. Tích hợp LDAP và hỗ trợ các cơ chế chứng thực cho người cung cấp để tạo ra
thông tin dễ hơn để làm việc với nguồn khác như là thư mục động. Thêm nữa, sử

dụng WSRP (Web Services for Remote Portlets) để tích hợp với các giải pháp về
WSPR khác.
a. Đưa ra thuận lợi trong việc tập trung tích hợp platform
Office SharePoint Server cung cấp kến trúc duy nhất nhằm hỗ trợ cho các cá
nhân, cho các đội, và các đơn vị kinh doanh trong mô hình mạng intranet, extranet,
internet. Kiến trúc duy nhất này cho phép các khách hàng mang lại lợi ích của việc
thống nhất webpart: tích hợp tìm kiếm, quản lý người truy cập, phân quyền sử dụng,
giống như là các kiểu lưu trữ và bảo mật thường dùng. Ngoài ra, với kiến trúc này
thì khách hàng có thể sử dụng lại các ứng dụng, mã hóa, nội dung các trang, và có sự
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


25

phát triển chung, nâng cao kinh nghiệm cho những người phát triển và các chuyên gia
công nghệ thông tin. Theo đó sẽ dễ dàng cho việc chia sẻ nội dung, chia sẻ kiến thức
giữa các nhân viên, các khách hàng, đối tác và chi phí về phần cứng sẽ thấp hơn thông
qua củng cố nâng cấp máy chủ. Điều đó cũng có nghĩa là sẽ gia tăng thời gian để phát
triển, chi phí huấn luyện sẽ thấp, và giảm tối thiểu nhu cầu triển khai và duy trì các
giải pháp cho các doanh nghiệp.
b. Thiết kế cho việc mở rộng
Với mỗi ngành công nghiệp hay tổ chức có một nhu cầu riêng biệt, và cần có
những nỗ lực lớn lao, để mở rộng để hỗ trợ cho những nhu cầu và sản xuất này. Với
Office SharePoint Server 2007, khả năng mở rộng là xây dựng quyền thông qua dịch
vụ web, Rss Feeds, và các đối tượng được xây dựng trên nền Microsoft. Net
Framework 2.0. Các đặc tính của nó giống như BDC để kích hoạt hệ thống ERP để
lập mối liên hệ, tạo dữ liệu kinh doanh nhiều hơn mức có thể. Sự gắn kết này cũng
cho phép hệ thống gắn với những nhu cầu khác thông qua các tổ chức, và thay đổi
nhu cầu phát triển của công ty.
c. Khả năng nâng cao, hoàn thiện

Office SharePoint Server 2007 thuận tiện và thích hợp hơn trước đây. Hiện tại
các tổ chức có khả năng linh hoạt, ví dụ, nhân đôi các thành phần, giống như là các
máy chủ web ngoại vi để làm tăng số lượng người dùng, hoặc thêm vào các máy chủ
và các dịch vụ như là Microsoft Office Excel 2007 được tối ưu để lập mối liên hệ với
nội dung được thay đổi. Một tệp log mới được tạo ra để giúp xác định chính xác nội
dung nào được thay đổi hay là không được thay đổi. Với việc thêm vào end-user
Recycle Bin, lưu trữ cơ sở dữ liệu được giảm đi rất nhiều. “Snapshot” hỗ trợ Office
SharePoint Server 2007 và Microsoft SQL Server 2005 nghĩa là hệ thống lưu trữ có
thể được hoàn tất trong khoảng thời gian vài phút.
d. Kích hoạt công nghệ thông tin tập trung cho nhiều tác vụ chiến lược
Office SharePoint Server 2007 sẽ cung cấp cho các chuyên gia công nghệ thông
tin với các công cụ và ứng dụng để đơn giản các tác vụ hàng ngày: quản lý webserver
farm, triển khai các nội dung nhỏ, hay là quản lý đồng bộ nội dung thông qua các
site. Các mẫu được bắt đầu với mỗi web site thông thường, phạm vi hay khung trang.
Tăng cường khả năng sao lưu và khôi phục cho IT để lập lịch sao lưu, sao lưu tất cả
các site, sau đó khôi phục từng phần một. Hơn thế nữa, người sử dụng có thể khởi tạo
các luồng công việc và các ứng dụng tự cung cấp, dữ liệu truy cập, xác định các
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


26

quyền hạn bảo mật thông tin ở từng cấp danh mục, khôi phục các danh mục bị xóa
mà không liên quan đến IT.
2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007
Trong môi trường Sharepoint Document Library, Luồng công việc là một tiến
trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại một tệp văn bản. Ví
dụ, ta có một tệp văn bản và muốn mọi người góp ý, thì ta chỉ cần start Luồng công
việc trên tệp đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do
ta chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem tệp. Nếu họ quên, Sharepoint sẽ

gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho tệp đó xong, sẽ
có một báo cáo dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem tệp.
Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem tệp đó. Nó phụ thuộc vào loại Luồng
công việc mà ta chọn. Khi ta cập nhật một tệp văn bản lên thư viện tài liệu (Document
Library), có bẩy loại Luồng công việc có sẵn mà ta có thể lựa chọn:
2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow)
Luồng công việc này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận tệp văn bản. Ví dụ:
ta có một tệp Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, ta cần thông
qua ý kiến của các sếp về tệp này trước khi hội thảo diễn ra. Luồng công việc phê
duyệt là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.
Trong các loại Luồng công việc thì Luồng công việc này là đơn giản nhất. Một
email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà ta chỉ định trong mục Aprrover.
Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần
phải làm trong Luồng công việc. “Task” này sẽ yêu cầu người đó thông qua tệp bằng
cách chọn nút “Approve”.
Sau khi người đầu tiên thong qua xong, người tiếp theo trong danh sách cần
được thông qua sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu phê duyệt tệp. Cứ như
vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách. Khi người cuối cùng nhấn thông qua
thì Luồng công việc xem như hoàn tất.
Lưu ý: Điểm đặc biệt của Luồng công việc này là nó đi theo trình tự phê duyệt
tài liệu. Ví dụ như ta yêu cầu ba người: A, B, C thông qua một tệp văn bản. Đầu tiên
anh A sẽ nhận được một email yêu cầu thông qua, lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp:
− Nếu anh A thông qua, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như
vậy cho đến người cuối cùng là anh C
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN


27

− Nếu anh A quên không thông qua, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ không nhận

được bất kỳ email thông báo yêu cầu nào. Cho nên, để đề phòng trường hợp đó,
Sharepoint đưa ra tính năng “due date” khi ta cấu hình Luồng công việc để lỡ
anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự động gửi mail nhắc nhở.
Luồng công việc này thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính chất
này mà ta có thể biết một hợp đồng hay một lá đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy
Luồng công việc thông qua còn giải quyết được cả vấn đề nhắc nhở.
2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback)
Luồng công việc thu thập tất cả các thông tin phản hồi đưa ra một chính sách
mới cho công ty, và ta muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong
công ty. Sau đó, ta tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức.
Lưu ý: Luồng công việc này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên
tệp văn bản.
Ta có một chính sách mới dành cho công ty, muốn tất cả các nhân viên cùng
đóng góp ý kiến về nó trước khi có hiệu lực chính thức. Ta sẽ gửi mail cho các nhân
viên, đính kèm theo tệp chính sách. Sau đó, các nhân viên sẽ gửi lại phản hồi. Nhưng
làm thế nào để ta tổng hợp lại các phản hồi đó vì mỗi nhân viên sẽ gửi lại một email,
làm sao để ta có thể biết được các nhân viên không sao chep các phản hồi của nhau?
Luồng công việc thu thập phản hồi hoàn toàn có thể giúp ta làm được việc đó. Luồng
công việc này sẽ giúp ta gửi mail đến cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có
thể chỉnh sửa và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên tệp. Như vậy mọi thứ đều ở một
chỗ, rất tiện lợi.
Luồng công việc thu thập phản hồi thu tất cả các thông tin phản hồi của một tệp
văn bản cho ta. Khi ta khởi động Luồng công việc thu thập phản hồi thì trình tự sau sẽ
diển ra:
− Luồng công việc sẽ gửi mail đến những người mà ta chỉ định trong danh mục.
− Sau khi đọc xong mail, những người được chỉ định sẽ click vào đường link (có
trong mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ có thể đóng góp cho tệp cũng như
thêm/xóa nội dung.
Sau khi Luồng công việc hoàn tất, ta chỉ việc mở tệp đó ra và có thể tổng hợp
các ý kiên của mọi người. Nhờ vào Luồng công việc này, ta dễ dàng biết được ai đã