phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

LỜI MỞ ĐẦU
Nhân sự là chìa khóa thành cơng của mọi doanh nghiệp. Đúng như vậy,
hiện nay các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa
hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình và tìm mọi biện pháp quản
lý để thực hiện nó một cách nhanh nhất. Nhưng, trên thực tế khi thực hiện các
biện pháp đó lại thiếu đi một vấn đề quan trọng đó là “con người”. Theo thống
kê phần lớn các DN nhỏ và vừa đều chưa có kỹ năng quản trị nhân lực và đặc
biệt chưa có cơng cụ để quản lý.
Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin.
Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những cơng
việc đơn giản như giải một bài tốn thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như
việc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều lợi
ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thơng
tin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ
dàng hơn.
Qua q trình thực tập tại cơng ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin
quản lý nhân sự cho cơng ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý
nhân viên của công ty. Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích,
thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý
doanh nghiệp FAST”.
Trong suốt thời gian thực tập, em đã được Ban giám đốc, các anh chị
trưởng, phó phịng và các cán bộ cơng nhân viên tận tình giúp đỡ để em từng
bước thực hiện bài báo cáo này. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô – T.S
Trần Thị Song Minh đã tạo điều kiện giúp đỡ em được thực tập tại cơng ty và
hồn thành bài báo cáo này. Trong q trình thực hiện, chắc chắn em khơng

thể tránh được những thiếu sót do chủ quan hoặc do hạn chế từ phía cơng ty.
Em mong cơ thơng cảm và giúp đỡ em.
Một lần nữa em xin cảm ơn cô T.S Trần Thị Song Minh – người trực
tiếp hướng dẫn và rất nhiệt huyết giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo.
Hà Nội ngày: 3/2/2007
Sinh viên:

Phạm Thị Thu Huyền
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

CHƯƠNG I:
TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY FAST
1.1
Giới thiệu chung về Cơng ty FAST
Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast Software
Company) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là cơng ty đầu tiên ở
Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần
mềm quản trị doanh nghiệp.
FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm
trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế tốn, ngân hàng và quản trị doanh
nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương
thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ
chất lượng cao cho thị trường

Trước năm 2003 cơng ty có tên là "Cơng ty phần mềm tài chính kế tốn
FAST".
Từ năm 2003 cơng ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanh
nghiệp FAST".
Tên tiếng Anh là “Fast Software Company”.
Tên giao dịch là: FAST.
Logo :
FAST có ba trụ sở: tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, và Đà Nẵng.
Vốn kinh doanh vào đầu năm 2005 là 1.700.000.000đ, được chia thành
170.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10.000đ.
Ngành nghề đăng ký kinh doanh bao gồm:
•
Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;
•
Bn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học,
điện, điện tử);
•
Dịch vụ thơng tin khoa học và cơng nghệ;
•
Dịch vụ tư vấn chuyển giao cơng nghệ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm
quản lý doanh nghiệp.
1.1.1. Chức năng nhiệm vụ
Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các cơng cụ hiện đại
trong quản lý tài chính kế tốn và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp
FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp
giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

"Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của
FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Fast chỉ kinh doanh chuyên sâu trong
lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Với sự chuyên sâu này
FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt
hơn.
1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị

Ban Giám đốc
Ban Giám đốc

Phòng

Nghiên
cứu và
phát
triển sản
phẩm

Chi
Chi
nhánh
nhánh
Hà
Hà
Nội
Nội

Phịng
Phịng
tổng
tổng
hợp
hợp

Chi
Chi
nhánh
nhánh
T.P Hồ
T.P Hồ
Chí
Chí

Minh
Minh

Văn
Văn
phịng đại
phịng đại
diện Đà
diện Đà
Nẵng
Nẵng

Giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh

Phịng Lập trình
Phịng Lập trình
ứng dụng
ứng dụng

Phịng kinh doanh
Phòng kinh doanh

Phòng Tư vấn và
Phòng Tư vấn và
hỗ trợ khách hàng
hỗ trợ khách hàng

Phòng Tư vấn
Phòng Tư vấn

thiết kế
thiết kế

Văn phịng và kế
Văn phịng và kế
tốn
tốn

Phịng Triển khai
Phịng Triển khai
hợp đồng
hợp đồng

Sơ đồ tổ chức của công ty FAST
Sơ đồ tổ chức của công ty FAST

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

1.1.3. Tổ chức của cơng ty
Mơ hình tổ chức của cơng ty bao gồm: Hội đồng quản trị; Ban Giám
đốc; Phòng tổng hợp (trợ lý cho Ban giám đốc ); Phòng Nghiên cứu và phát
triển sản phẩm; Các bộ phận kinh doanh tại Hà Nội; TP Hồ Chí Minh và Đà
Nẵng

Ban lãnh đạo công ty bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc
cơng ty, Giám đốc văn phịng tại thành phố Hà Nội, Giám đốc chi nhánh tại
thành phố Hồ Chí Minh, Trưởng văn phịng đại diện tại thành phố Đà Nẵng
Hội đồng quản trị:
Chức năng của Hội đồng quản trị là xác định các chiến lược phát triển
dài hạn cho công ty. Hội đồng quản trị bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị, hai
phó chủ tịch hội đồng quản trị và các thành viên hội đồng quản trị
Ban giám đốc:
Chức năng của Ban giám đốc là điều hành thực hiện các chiến lược mà
Hội đồng quản trị đã đề ra, phát triên kinh doanh, xây dựng các quy định, chế
độ, chính sách chung của cơng tu về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế
tốn. Ban giám đốc còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty, lập kế
hoạch hàng năm cho công ty và các chi nhánh.
Ban giám đốc bao gồm giám đốc cơng ty, phó giám đốc cơng ty và các
giám đốc của các chi nhánh.
Phòng Tổng hợp:
Chức năng của phòng Tổng hợp là trợ lý cho giám đốc về các vấn đề
nhân sự, tổ chức sản xuất kinh doanh, tài chính kế tốn, marketing, làm việc
với các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh, những công việc, dự
án cụ thể.
Phòng Tổng hợp bao gồm trợ lý giám đốc về tổ chức nhân sự, trợ lý
giám đốc về tài chính kế tốn, trợ lý giám đốc về marketing, trợ lý dự án.
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm:
Chức năng chính của phịng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nghiên
cứu và phát triển sản phẩm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản
phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm bao gồm trưởng phòng, phó
phịng, nhân viên phụ trách nghiệp vụ, nhân viên phụ trách sản phẩm và lập
trình viên.
Các chi nhánh của cơng ty:

Chức năng của các chi nhánh là kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ
trọn gói của cơng ty. Các chi nhánh của công ty bao gồm chi nhánh Hà Nội
(FHN), chi nhánh Hồ Chí Minh (FSG), và chi nhánh Đà Nẵng (FĐN).
Mơ hình tổ chức của các chi nhánh bao gồm Giám đốc chi nhánh, phòng
Tổng hợp, phòng Kinh doanh, phịng Tư vấn ứng dụng, phịng Lập trình ứng
dụng, phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng, phòng Kế tốn, phịng Hành chính,
Ban Cố vấn dự án, Ban Văn thể xã hội và cơng đồn.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

Giám đốc chi nhánh:
Chức năng chính của Giám đốc chi nhánh là điều hành, tổ chức thực
hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra, xây dựng các quy định, chế độ chính sách,
chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế tốn. Ngồi
ra Giám đốc chi nhánh còn tham gia vào xác định chiến lược của cơng ty và
lập kế hoạch từng năm cho chi nhánh.
Phịng Tổng hợp:
Chức năng chính của phịng Tổng hợp là xây dựng các quy trình sản
xuất kinh doanh trong cơng ty, xây dựng mô tả chức năng nhiệm vụ của các vị
trí cơng việc trong cơng ty. Phịng Tổng hợp cịn xây dựng các phương án, tổ
chức và thực hiện đào tạo, kiểm tra đánh giá và tuyển dụng nhân viên cho chi
nhánh.
Phòng Tổng hợp bao gồm trưởng phòng và từ một đến hai nhân viên.

Trong trường hợp chỉ có một cán bộ phụ trách về tổ chức và đào tạo thì sẽ
khơng lập phịng mà sẽ là cán bộ trợ lý nhân sự cho Giám đốc chi nhánh.
Phòng Kinh doanh:
Chức năng chính của phịng kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, bán
hàng và tổ chức các công việc quảng cáo, hội nghị và tiếp thị.
Phòng kinh doanh bao gồm trưởng phòng, các nhân viên kinh doanh,
các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng. Tùy theo điều
kiện cụ thể của từng chi nhánh có thể khơng có trưởng phịng kinh doanh.
Phịng Tư vấn ứng dụng:
Chức năng chính của phịng Tư vấn ứng dụng là hỗ trợ phòng Kinh
doanh trong thử nghiệm, khảo sát ban đầu, thực hiện các hợp đồng và hỗ trợ
phòng Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc hỗ trợ khách hàng và bảo hành
khi cần thiết.
Phòng tư vấn ứng dụng tiến hành khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác
định bài tốn, xác định khối lượng cơng việc để xác định giá bán, nhân sự thực
hiện và thời gian thực hiện. Đồng thời phòng Tư vấn ứng dụng còn đề ra
phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài tốn của khách hàng. Trong q
trình thực hiện hợp đồng, phòng tiến hành khảo sát chi tiết các yêu cầu của
khách hàng, tư vấn về xây dựng hệ thống thơng tin, phối hợp với phịng Lập
trình ứng dụng để sửa đổi, kiểm tra và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu
cầu đặc thù, tiến hành cài đặt, đào tạo người sử dụng và hỗ trợ sử dụng trong
thời gian đầu.
Phòng Tư vấn ứng dụng bao gồm trưởng phịng, trưởng nhóm (mỗi
nhóm có từ hai đến năm nhân viên), trưởng dự án, chuyên viên tư vấn ứng
dụng. Các hợp đồng sẽ được chuyền cho các nhóm thực hiện. Với các hợp
đồng lớn nếu một nhóm khơng đủ khả năng thực hiện thì có thể lấy thêm người
của nhóm khác. Đối với các hợp đồng đặc biệt thì có thể lập một nhóm dự án
đặc biệt với nhân sự lấy từ các nhóm để thực hiện hợp đồng này. Phịng có một
nhóm nghiệp vụ chun hỗ trợ cho bộ phận bán hàng trong công việc

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

thử nghiệm và khảo sát cũng như hỗ trợ cho các nhóm khác khi hợp đồng gặp
khó khăn trong q trình thực hiện. Tùy theo đặc thù, các nhóm tư vấn có thể
chia theo các sản phẩm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), quản trị nguồn
nhân lực (HRM), kế toán doanh nghiệp (Accounting)...
Phịng lập trình ứng dụng:
Chức năng chính của phịng Lập trình ứng dụng là lập trình theo u cầu
cho các hợp đồng, tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết
bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng. Phòng Lập trình
ứng dụng cịn hỗ trợ phịng Triển khai hợp đồng thực hiện hợp đồng trong việc
sửa đổi theo yêu cầu đặc thù và bảo hành chương trình sửa đổi.
Phịng Lập trình ứng dụng bao gồm trưởng phịng, lập trình viên, cán bộ
tư vấn nghiệp vụ (hỗ trợ nghiệp vụ cho các lập trình viên và nhân viên kiểm tra
chương trình).
Phịng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng:
Chức năng chính của phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng là hỗ trợ
khách hàng sử dụng chương trình và bảo hành sản phẩm.
Phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng bao gồm trưởng phòng, cán bộ hỗ
trợ qua điện thoại và cán bộ bảo hành.
Phịng Kế tốn:
Chức năng chính của phịng Kế tốn là kế tốn và thu hồi cơng nợ.
Phịng Kế tốn bao gồm kế tốn trưởng, kế tốn cơng nợ phải thu và thủ quỹ

(do một nhân viên kiêm nhiệm).
Phịng hành chính:
Chức năng của phịng Hành chính là thực hiện cơng việc văn phịng,
trực tổng đài, lễ tân, lái xe và tạp vụ. Phịng Hành chính bao gồm trưởng
phịng, nhân viên văn phòng, lái xe và nhân viên tạp vụ.
Ban cố vấn dự án:
Chức năng của Ban cố vấn dự án là xem xét và đưa ra các giải pháp cho
các dự án khi bắt đầu và khi gặp khó khăn, định kỳ hàng tuần hoặc khi có yêu
cầu sẽ tổ chức xem xét và đưa ra giải pháp giải quyết các vướng mắc của các
dự án.
Ban Cố vấn dự án bao gồm trưởng phòng Tư vấn ứng dụng (trưởng
ban), trưởng phịng Lập trình ứng dụng, trưởng phịng Tư vấn và hỗ trợ khách
hàng và các cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức thực hiện dự án. Ban cố vấn
dự án có thể sử dụng nhân viên ở phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm và
nhân viên của các chi nhánh khác.
Cơng đồn:
Chức năng chính của Cơng đồn là đại diện cho người lao động trong
cơng ty, tập hợp các ý kiến, kiến nghị từ phía người lao động chuyển cho Ban
giám đốc, Ban giám đốc xem xét và đưa vào chế độ, quy định của cơng ty.
Cơng đồn cùng Ban giám đốc giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa ban giám

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

đốc và người lao động, thăm hỏi người ốm đau và tổ chức qun góp ủng hộ
những người gặp khó khăn.
Cơng đồn bao gồm chủ tịch cơng đồn và một đến hai ủy viên ban chấp
hành cơng đồn
Ban Văn thể xã hội:
Chức năng của Ban văn thể xã hội là tổ chức các hoạt động văn thể
trong công ty, tổ chức các hoạt động xã hội như tham gia các phong trào của
xã hội, ủng hộ người nghèo, nạn nhân của thiên tai…
Ban Văn thể xã hội bao gồm trưởng ban và một đến hai thành viên.
Đội ngũ nhân viên:
Số lượng nhân viên của công ty phát triển rất nhanh, chỉ với 17 nhân viên
năm 1998, đến nay công ty đã có hơn 150 nhân viên.
- Phân bố nhân viên tại văn phịng Cơng ty và các chi nhánh:

FDN
12%

FCL
12%

FSG
28%
FHN
48%
FHN Số nhân viên ở Hà Nội
FSG Số nhân viên ở Sài Gòn
FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng
FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

- Phân bố nhân viên theo các phịng ban chức năng:
Nghiªn cứu phát
triển sản phẩm
11%

T vấn triển khai
hợp đồng
31%

Quản lý
18%

Kinh daonh
11%

Lập trình ứng
dụng
14%

Hỗ trợ bảo hành
15%

- Biu phỏt trin s lượng nhân viên qua các năm :
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

80

53
30
17

1998

35

21

1999

2000

2001

2002

2003

1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty FAST và
lý do lựa chọn đề tài
Trong quá trình thực tập tại Cơng ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản
lý và sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại
Công ty.
Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó
khăn:

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

- Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã
sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), được viết trên ngôn ngữ
Foxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngơn ngữ lập trình có từ rất
lâu, khả năng chạy kém, tính an tồn dữ liệu bảo mật thơng tin không cao.
Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên cơng việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn.
- Cấu trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều
gây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu
hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập.
- Phần mềm chưa hỗ trợ các phương thức tính tốn linh hoạt, nhiều phép

tốn phải tự tính thủ cơng sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân
bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức
tạp.
Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là
rất cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những
quy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực
tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản
lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.
1.3. Giải pháp tin học hóa cho bài tốn quản lý.
Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2
phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp tin học hố tồn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin
học hố tồn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hồn
tồn tự động hố thay thế cho cấu trúc cũ.
Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo
đảm tính nhất qn trong tồn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thông
tin.
Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về
trang thiết bị lớn, hệ thống khơng có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi
hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong
hệ thống. Đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua.
Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học
hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ
chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được
thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các
phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán.
Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì cơng việc được phát triển
tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu
điểm được đánh giá cao trong phương pháp này là không kéo theo những thay

đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận. Mặt
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến
hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tinh mềm dẻo.
Nhược điểm: Tính nhất qn khơng cao trong tồn bộ hệ thống do đó
khơng tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thơng tin.
Trong thực tế người ta sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên nhằm
giảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý
kinh tế dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù
hợp của phương pháp đó với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mơ hoạt
động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó.
Xuất phát từ thực tế về việc quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản
lý doanh nghiệp FAST, cần thiết phải thiết kế một hệ thống thông tin quản lý
nhân sự bằng việc phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Cơng ty và từ đó có
những giải pháp tối ưu hóa cho bài tốn quản lý, đó là :
Thiết kế các sơ đồ luồng thông tin (IFD) , Sơ đồ chức năng (BFD) , Sơ
đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thơng tin.
Thiết kế giao diện.
Phân tích – thiết kế cơ sở dữ liệu.
Với việc sử dụng thuật toán : Giải thuật đăng nhập (Log in) vào
chương trình; Giải thuật thêm một bản ghi vào tệp danh mục; Thuật tốn tìm
kiếm dữ liệu; Giải thuật lên báo cáo nhân sự:
Và ngơn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro 6.0 thay thế cho ngôn

ngữ Fox For Dos mà Công ty đang sử dụng.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
CHƯƠNG II.

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ

2.1. Thơng tin
2.1.1.Khái niệm thơng tin
Thơng tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có
nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thơng
tin của q trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác.

Đối tượng
được phản
ánh

Phản ánh

Chủ thể nhận
phản ánh

Tri thức hố

Thơng tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với
một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một
khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể.
Thơng tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho
người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong q
trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thơng tin chính xác, kịp thời các cấp
lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầu
của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời
gian.
2.1.2. Đặc trưng của thông tin
Để quản lý và sử dụng thơng tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm
hiểu các đặc trưng cơ bản của thơng tin như sau:
•
Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của
thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất
định về hệ thống ngày càng giảm.
•
Thơng tin phải được định hướng rõ ràng.
•
Thơng tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là
thơng tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà khơng có tính thời kỳ
dài.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

•
Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý
nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó.
•
Thơng tin thể hiện tính tổ chức vì thơng tin tạo nên sự liên
hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trị
liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống.
•
Thơng tin mang tính tương đối. Thơng tin được tạo ra và
truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thơng tin
gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích
giữa các bên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương
đối về đối tượng được phản ánh.
2.1.3.Vai trị của thơng tin trong quản lý
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phải
hoạt động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt được các mục tiêu quản lý
đã đề ra. Những nguồn tài nguyên, vật lực mà họ có để sử dụng là: con người,
tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin. Mỗi nguồn tài lực này, trừ thơng
tin, đều có thể đếm hay đo được theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý.
Thơng tin thì khác: nó là vơ hình nên khó có thể đo được chính xác. Mặc dù
vậy, nhiều cơ quan hiên nay đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một
trong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần thiết có biện pháp
quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách có hiệu lực.
Hầu như trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao. Trong
chiến tranh, ai nắm được thơng tin thì đã chắc thắng một nửa. Nhưng không
chỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng. Ngay trong hồ bình , thơng tin
về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm
năng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai
trị quyết định trong thành cơng hay thất bại của cơng ty. Bởi vì thơng tin là cơ

sở cho những quyết định đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh “thiếu
thông tin” gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách
hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của một quyết
định. Về lý thuyết, giá trị của thông tin có được nhờ sự thay đổi hành vi quyết
định gây ra bởi thơng tin trừ đi chi phí để nhận được thơng tin đó. Ngồi bối
cảnh của một quyết định, thơng tin cịn có tác dụng động viên, khích lệ, tăng
kiến thức và kinh nghiệm của người nhận tin.
Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị của
thơng tin. Một nhà tài chính đã nhận xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc
quan trọng khơng kém gì tiền bạc. Thơng tin là một nguồn tài nguyên quý báu,
phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụng một cách
có hiệu quả.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

2.2. Hệ thống thông tin
2.2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là mơi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết
bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được
lấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các
đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Nguồn

Thu nhập

Đích

Xử lý và lưu giữ

Phân phát

Kho dữ liệu

Như mơ hình trên minh họa, mọi hệ thống thơng tin có bốn bộ phận:
Bộ phận đưa dữ liệu vào
Bộ phận xử lý
Bộ phận kho dữ liệu
Bộ phận đưa dữ liệu ra
Hệ thống thơng tin gồm có: Hệ thống chính thức và hệ thống khơng
chính thức.
Một hệ thống thơng tin chính thức thường bao gồm một tập hợp các quy
tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được
thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương hoặc hệ
thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích
bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
14

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống
chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đốn tổ chức.
Những hệ thống thơng tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các
hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc
nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và
các bài báo trên báo chí, tạp chí.
2.2.2. Phân loại hệ thống thơng tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được
dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một
cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
* Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đề
khác nhau và có những mục đích khác nhau. Theo cách phân loại theo mục
đích phục vụ của thơng tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thơng tin
sau:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System).
Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà
cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản
sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử
lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt
động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra
các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá
đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của

sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân
hàng và thuế phải trả của người nộp thuế…
- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System).
Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập
kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngồi tổ chức. Nói chung,
chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo u
cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện
tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo,
các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công
nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản
lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất
lượng thơng tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt
hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị
trường…là các hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System).
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mơ tả như là một
quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá

các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ
thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết
định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó cịn
phải có khả năng mơ hình hố để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.
Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều
cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mơ hình để biểu diển và đánh giá tình
hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chun gia được hình thành
từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống
chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có
tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao
động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật
của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm
các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA
(Information System for Competitive Advantage).
Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn
đến sự cài đặt nó hoặc cũng khơng tính đến mơi trường trong đó nó được phát
triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống
thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ
thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người
sử dụng là những người ngồi tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung
cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong
khi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu
như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt
động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những

công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin
chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực
lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp
cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành công nghiệp.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

Theo cách phân loại trên thì Hệ thống thơng tin quản trị nhân lực chính
là hệ thống thơng tin quản lý bởi hệ thống này trợ giúp những hoạt động quản
lý nhân lực của 1 tổ chức doanh nghiệp.
* Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có
thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản
xuất để hiểu cách phân chia này :
Tài
chính Marketing
chiến lược
chiến lược

Nhân
lực Kinh doanh
chiến lược

và sản xuất
chiến lược

Tài
chính Marketinh
chiến thuật
chiến thuật

Nhân
lực Kinh doanh Hệ
thống
chiến thuật
và sản xuất thông tin văn
chiến thuật
phịng

Tài chính tác Marketing tác Nhân lực tác Kinh doanh
nghiệp
nghiệp
nghiệp
và sản xuất
tác nghiệp
Như vậy hệ thống thông tin quản lý nhân lực chỉ là một trong rất nhiều
hệ thống thơng tin quản lý thường có trong một tổ chức doanh nghiệp.
2.2.3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin.
Cùng mơt hệ thống thơng tin có thể được mơ tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của người mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của
phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thơng tin. Có 3 mơ hình
cùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mơ hình lơgic, mơ
hình vật lý ngồi và mơ hình vật lý trong.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

Mô hình ổn định nhất
Cái gì? Để làm gì?

Mơ hình lơgic
(Góc nhìn quản lý)

Mơ hình vật lý ngồi
Cái gì ở đâu? Khi nào? (Góc nhìn người
dùng)

Mơ hình hay thay đổi
nhất

Như thế nào?

Mơ hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)

Mơ hình lơgic mơ tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các
xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra. Mơ hình này trả lời câu hỏi “Cái

gì?” và “để làm gì?”. Nó khơng quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng như
địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mơ hình của hệ thống gắn ở
quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mơ tả thuộc mơ hình
lơgic này.
Mơ hình vật lý ngồi chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của
đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ
phận, con người và vị trí cơng tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công
cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc
bàn phím được sử dụng. Mơ hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ
thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau
xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn
hệ thống thơng tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mơ hình
này.
Mơ hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tự nhiên khơng phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ
thuật. Chẳng hạn đó là những thơng tin liên quan tới loại trang thiết bị được
dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết
bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và
ngơn ngữ thể hiện. Mơ hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

tin học mơ tả hệ thống tự động hố ở quầy giao dịch theo mơ hình vật lý trong

này.
Mỗi mơ hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mơ hình lơgic là kế
quả của góc nhìn quản lý, mơ hình vật lý ngồi là của góc nhìn sử dụng, và mơ
hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mơ hình có độ ổn định khác
nhau, mơ hình lơgic là ổn định nhất và mơ hình vật lý trong là hay biến đổi
nhất.
2.3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
2.3.1. Phương pháp tổng hợp
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Nhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng
các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc
theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả.
Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không
cần thiết.
2.3.2. Phương pháp phân tích
Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo
logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và
thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công.
Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn
bộ các mảng này.
2.3.3. Phương pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên. Tiến
hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như
nhiệm vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất qn
của thơng tin trong hệ thống.
2.4. Phân loại hệ thống thông tin trong quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực (Human Resource Management) liên quan đến hai vấn

đề cơ bản là “quản trị” và “nguồn nhân lực”. Quản trị là quá trình làm cho
những hoạt động được hồn thành với hiệu quả cao, bằng và thơng qua người
khác. Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh
đạo. Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công là người nắm vững các
kiến thức và kỹ năng quản trị. Về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thành
cơng là người có các năng lực bẩm sinh như thơng minh, có tài thuyết phục, lôi
cuốn người khác làm theo…Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

trên cơ sở của các cá nhân có vai trị khác nhau và được liên kết với nhau theo
những mục tiêu nhất định.
Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các
tổ chức và có hai mục tiêu cơ bản:
Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và
nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân
viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên
nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp.
Để thực hiện được cơng tác quản trị nhân lực có hiệu quả thì trước hết
người lãnh đạo phải biết phân cơng và tổ chức cơng việc một cách khoa học,
đó là việc phải hoạch định được những công việc trong ngắn hạn cũng như dài
hạn. Chính vì thế hệ thống thơng tin quản trị nhân lực được phân loại một cách
khoa học và cụ thể hơn giúp cho người lãnh đạo dễ dàng hơn trong công tác
quản trị nhân lực:

2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp.
Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị
viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại.
Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về
các dữ liệu nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và
nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ.
* Hệ thống thơng tin quản lý lương
Trong hệ thống thơng tin tài chính, phân hệ quản lý lương thực hiện thu
thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp
quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lương
của người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của người
lao động. Đó là những thơng tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra
quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta có thể thực hiện lưu trữ dữ
liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì vậy sẽ khơng có sự trùng lặp số
liệu giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo sự
tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báo
cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hai hệ thống này.
* Hệ thống thơng tin quản lý vị trí việc làm
Trong khi cơng việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt
động của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần cơng việc được thực hiện
bởi một người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí
làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp
của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.
Định kỳ hệ thống thơng tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh
mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phịng ban bộ phận, theo nội
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc
cịn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong
việc ra các quyết định tuyển người. Hệ thống thơng tin quản lý vị trí việc làm
cũng cung cấp nhiều thơng tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát
hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định
sách lược phù hợp.
* Hệ thống thông tin quản lý người lao động
Phịng tổ chức – hành chính phải duy trì thơng tin về tất cả các nhân sự
của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần
của hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ
liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên,
giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một
phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹ
năng, chứa các thơng tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích cơng việc, điểm
trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh
mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của
người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao
động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề
bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năng
ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.
* Hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực hiện cơng việc và con
người
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc là một q trình so sánh tình
hình thực hiện cơng việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực
hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao
động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên, việc đánh giá có phần
phức tạp và khó khăn hơn.

Những đánh giá do hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực hiện công
việc và con người cung cấp được gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ
cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao
động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng
làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là tới các khách hàng.
Thơng tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để
xác định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn
không bảo đảm chất lượng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu
cầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất
định các nhân công lao động.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

* Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên
Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và
hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực hiện cơng việc có thể được sử dụng
để lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví
dụ, luật quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp
duy trì các thơng tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi người lao động, kể cả
những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp.
Tổ chức doanh nghiệp có thể thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cách sử
dụng chính các thơng tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông
tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an
toàn lao động, có thể tính tốn được chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp.

Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục người
lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định
nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp.
Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thơng tin kiểu này để tính tai nạn
và bệnh nghề nghiệp bình qn cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ
phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể
xác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề
hay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ
trung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao động
hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội
quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ.
Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thơng tin thu nhận được
theo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thơng tin này có thể dẫn đến
những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ
lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó
thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an tồn lao động hay mơi
trường làm việc.
* Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những cơng việc
đó, sau q trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh
giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động cịn
trống. Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phải
được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng
vấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lại
theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.
2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược.
Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin
hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh
vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển
và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động.
* Hệ thống thơng tin phân tích và thiết kế cơng việc.
Phân tích và thiết kế cơng việc bao gồm q trình mơ tả các cơng việc
cần thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có
của người cơng nhân để thực hiện các cơng việc đó. Mỗi mơ tả cơng việc phải
đặc tả được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cơng việc cùng với các
điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc
tả công việc mơ tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác
nhau cần thiết đối với người lao động để có thể được sắp vào vị trí làm việc
như mô tả.
Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế cơng việc là các dữ
liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao
động và các bản hướng dẩn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức
cũng là đầu vào của hệ thống thơng tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao
động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.
Đầu ra của hệ thống thơng tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả
và đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra
các quyết định sách lược như việc xác định giá trị tương đối của một công việc
so với những cơng vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản
lý thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ
tổ chức doanh nghiệp, tránh gây nên bất bình trong người lao động.
Thông tin thu được từ hệ thống thông tin và thiết kế cơng việc có thể

được sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong
doanh nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một
số chức danh cơng việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những
đặc điểm chung như nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh
giảm cấu trúc cơng việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việc
chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh
công việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp
xếp việc làm.
Thơng tin phân tích và thiết kế việc làm có thể được kết nối với hệ thống
thơng tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việc
làm cịn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp,
theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó.
Theo cách trên thơng tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác
định được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển
ai và sắp xếp họ vào những công việc nào. Đồng thời những thông tin loại này
cũng tạo cơ sở để xác định mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việc
đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. Trên thực tế, hệ thống
phân tích và thiết kế cơng việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

năng quản trị nhân lực. Vậy nên, hệ thống thông tin này hỗ trợ rất nhiều quyết
định sách lược liên quan đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.

* Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực.

Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những
nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí cơng việc cịn trống, xác
định được từ hệ thống thơng tin quản lý vị trí làm việc và mơ tả bởi hệ thống
thơng tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng
cần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên
chế lao động.
Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá
tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý
nhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các
vị trí cơng việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổi
hưu trí, thun chuyển hay buộc thơi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở
trường của những người lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện
công việc và con người lao động.
Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thơng tin để giúp
các nhà quản lý kiểm sốt được các hoạt động tuyển chọn.
* Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp
Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ
nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin
về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngồi và các
hệ thống thơng tin nhân lực khác. Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp có vai
trị rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức. Bằng phúc
lợi nguồn nhân lực, tinh thần và đời sống vật chất của người lao động được
nâng cao, tạo điều kiện tăng năng suất lao động.
* Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa
và quản trị các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lượng
người lao động. Chương trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung
cấp cần thoả mãn nhu cầu của các công việc được xác định bởi hệ thống thông
tin quản lý vị trí làm việc và hệ thống phân tích và thiết kế cơng việc.

Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS.Trần Thị Song Minh

2.4.3.Hệ thống thơng tin nhân lực chiến lược
Kế hoạch hố nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động
chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược. Kế hoạch hố nguồn nhân lực
là q trình mà thơng qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số
lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng
lúc để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Các doanh nghiệp với những kế hoạch chiến lược lâu dài như: mở rộng
thị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm
mới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số
lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của
doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của
doanh nghiệp. Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục
tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồng
nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu. Các dự báo sẽ
tiến hành thực hiện ước lượng số lượng, đặc điểm và chi phí cho nguồn nhân
lực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.
Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng
loạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây:
- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với
kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và
phẩm chất gì ? Đặc điểm và mơ tả cơng việc do kế hoạch chiến lược
đề ra là gì ?

- Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với
những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần
bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi cơng việc ?
- Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứng
được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ?
- Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến
lược ?
Việc xác định kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược
gọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác định những nguồn
nhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dự
báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trên
mức vĩ mơ hay vi mơ.
2.5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồng
nghĩa với nó là cơng tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn. Chính
vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những u cầu đặt ra thì
một cá nhân hay một nhóm người thì khó mà hồn thành được. Vì vậy để nâng
cao hiệu quả lao động của mổi cá nhân cũng như của tồn tập thể thì việc phân
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
25