Tài liệu CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN pptx

Giáo trình Nguyên lý kế toán
CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Mục tiêu:
Học xong chương này, sinh viên phải:
- Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ
kế toán chủ yếu.
- Trình bày ý nghĩa và tác dụng của các loại sổ sách đối với công tác kế toán
- Nắm được kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp vụ
kế toán.
- Hiểu được những quy định chung về sổ kế toán.
- Hiểu rõ về các hình thức kế toán (theo Chế độ kế toán Quyết định 15/2006/QĐ-
BTC)
7.1. Sổ sách kế toán
7.1.1. Khái niệm
Sổ kế toán là những tờ sổ được tổ chức theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ
với nhau để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ
sở số liệu của chứng từ kế toán nhằm thỏa mãn yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ
cho công tác quản lý và lập các Báo cáo tài chính.
Như vậy sổ kế toán là vật mang tin, là công cụ để tập hợp và hệ thống hóa
những thông tin ban đầu từ chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc soạn thảo các Báo
cáo tài chính.
Tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất
kinh doanh thuộc thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo
quản sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước.
7.1.2. Phân loại:
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp quyết định 15/2006/QĐ-BTC, mỗi doanh
nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ
kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
142

Giáo trình Nguyên lý kế toán
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối
với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ,
thẻ kế toán chi tiết.
Sổ sách kế toán có thể có rất nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường có thể
phân
biệt chúng theo phương pháp ghi chép, theo mức độ khái quát của nội dung
ghi chép, theo
hình thức cấu trúc hoặc theo hình thức tổ chức.
7.1.2.1. Theo phương pháp ghi chép: có thể phân loại thành ghi theo thời gian (sổ
nhật ký); sổ ghi theo hệ thống (sổ cái và các sổ chi tiết) và sổ liên hợp (Nhật ký Sổ
cái, Nhật ký chứng từ).
− Sổ nhật ký được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và
quan hệ đối ứng giữa các tài khoản của nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên Sổ
nhật ký phải phản ánh tổng hợp số phát sinh bên nợ, bên có của tất cả các tài
khoản kế toán sử dụng trong Doanh nghiệp.
Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng, năm ghi sổ
+ Số hiệu và ngày lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Dưới đây là mẫu Sổ nhật ký mà kế toán thường sử dụng.
Đơn vị
Điạ chỉ:
Sổ Nhật ký
Năm 20
Ngày
tháng
ghi sổ

Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu tài khoản Số tiền
Ghi
chú
Số hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có Nợ Có




143
Giáo trình Nguyên lý kế toán
− Sổ cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, trong
niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đuợc qui định trong chế độ kế toán.
Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình
hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Sổ cái phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng, năm ghi sổ
+ Số hiệu và ngày lập chứng từ làm căn cứ ghi sổ
+ Tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh
+ Số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ, bên Có của tài khoản
Dưói đây là mẫu Sổ cái mà kế toán thường sử dụng.
Đơn vị
Địa chỉ
Sổ cái
Tài khoản:
Số hiệu:

Năm 20
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có



- Sổ chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi
chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp những thông
tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý từng đối tượng chưa phản ánh được trên sổ nhật
ký và sổ cái.
Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh
nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi
tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù
hợp.
144
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết kết hợp chặt chẽ với nhau tạo thành
một hệ thống sổ kế toán. Một hình thức tổ chức sổ kế toán biểu hiện một hình thức
kế toán.
- Sổ Nhật ký - Sổ cái
Nhật ký - Sổ cái là một loại sổ liên hợp. Nó kết hợp ghi theo thời gian và
theo hệ
thống. Sổ này có nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của
nó là trên cùng một trang sổ, số liệu kế toán vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật
ký) vừa được ghi theo

hệ thống (phần Sổ cái). Chứng từ kế toán khi vào sổ liên
hợp này được sắp xếp và phân
loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng.
Dưói đây là mẫu Sổ Nhật ký – Sổ cái mà kế toán thường sử dụng.
Đơn vị
Địa chỉ
Nhật ký – Sổ cái
Năm 20
Thứ tự
dòng
Chứng từ
Diễn giải
Số
phát
sinh
TK… TK… TK…
Số
hiệu
Ngày
tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có




7.1.2.2.
Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán được
chia làm sổ kế toán
tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kết hợp kế toán tổng hợp và
chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản,

nguồn vốn, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số sổ kế toán
tổng hợp: Sổ cái, sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số
tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu
quản lý cụ thể. Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
- Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng
quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trong
của từng loại tài sản, nguồn vốn hoặc quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc loại sổ
145
Giáo trình Nguyên lý kế toán
này bao gồm một số các loại sổ cái
7.1.2.3. Theo hình thức cấu trúc, sổ kế toán có thể chia thành sổ kiểu một
bên, sổ hai bên và sổ nhiều cột, sổ bàn cờ.
- Sổ kiểu một bên là loại sổ có hai cột được dùng để phản ánh hai mặt đối lập
của từng tài sản, từng nguồn vốn được bố trí cùng nằm trên một bên của trang sổ.
Thuộc loại sổ này cũng bao gồm các loại sổ cái dùng trong kế toán tổng hợp
- Sổ hai bên: là loại sổ được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh 2 mặt đối lập
(tăng, giảm) của từng tài sản hoặc từng nguồn vốn. Thuộc loại sổ này bao gồm các sổ
cái dùng trong phản ánh tổng hợp
Sổ hai bên có mẫu như sau:
Chứng từ
Diễn giải Số tiền
Chứng từ
Diễn giải Số tiền
Số hiệu Ngày tháng
Số
hiệu Ngày tháng

- Sổ nhiều cột là lọai sổ dùng để vừa kế toán tổng hợp vừa kế toán chi tiết cho
từng tài sản hoặc từng nguồn vốn hoặc từng quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc
loại sổ này bao gồm một sổ cái và các loại sổ chi tiết.
Sổ nhiều cột có mẫu như sau:
Chứng từ
Diễn giải
Ghi nợ
Ghi chú
Số hiệu Ngày tháng
Khoản
mục
Khoản mục Cộng nợ




- Sổ bàn cờ là loại sổ được dùng để phản ánh các quan hệ đối ứng giữa các tài
khoản có liên quan hoặc phản ánh mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác
nhau của một đối tượng nào đó (khoản mục chi phí và địa điểm phát sinh). Thuộc
loại sổ này bao gồm một số sổ cái và các loại sổ chi tiết theo dõi chi phí.
Mẫu sổ kiểu bàn cờ phản ánh tình hình chi phí
146
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Địa điểm phát sinh
Phân xưởng I Phân xưởng II ……
Tổng
cộng
Khoản mục chi phí
Nguyên vật liệu chính

Vật liệu phụ
Tiền lương CN sản xuất
…………
Tổng cộng
7.1.2.4. Theo hình thức tổ chức, sổ kế toán có thể phân biệt thành sổ đóng
thành quyển hoặc sổ tờ rời.
Sổ đóng thàng quyển là loại sổ bao gồm nhiều trang sổ được đánh số thứ tự
liên tục và đóngthành tập. Trên trang đầu hoặc trang cuối của sổ phải ghi rõ sổ bao
gồm bao nhiêu trang, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác nhận
đồng thời giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai.
Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ sổ được để riêng lẻ, kẹp trong các bìa
cứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để thuận lợi cho việc bảo quản và sử
dụng khi ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Trường hợp các tờ sổ được sử dụng những
tờ giấy cứng thì gọi là thẻ. Sử dụng sổ tờ rời phải được đăng ký chặt chẽ và phải có
chữ ký của Kế toán trưởng trên từng trang sổ.
Các loại sổ quan trọng như sổ quỹ, sổ cái thường dùng loại sổ đóng thành
quyển, còn các loại sổ chi tiết, bảng kê được dùng dưới dạng các tờ rời.
7.1.3. Quy trình sổ sách:
Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11, đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc
hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng
phương pháp và nguyên tắc.
7.1.3.1. Phương pháp ghi sổ kế toán
Đơn vị phải thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ
kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế
toán và quy định tại Chế độ kế toán .
Việc ghi sổ kế toán cần phải được tiến hành theo các bước sau:
147
Giáo trình Nguyên lý kế toán
− Mở sổ kế toán: Đây là bước đầu tiên của qui trình kế toán. Trong bước này, kế
toán phải chuyển số dư cuối kỳ trước vào sổ kế toán đầu kỳ này.

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành
lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán
trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước
khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để
tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục như sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế
toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và đại
diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giũa hai trang sổ
phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên
sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được
giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào
sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài
khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Nếu sổ kế toán được đóng thành quyển thì phải đóng dấu giáp lai và đánh số
trang theo thứ tự từ đầu đến cuối sổ.
− Ghi sổ kế toán:
+ Căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ để ghi sổ kế toán theo nội
dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ vốn có của
nghiệp vụ.
+ Khi ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, chữ và số liệu ghi trong sổ
phải rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy xóa, dán giấy hoặc dùng các hóa chất
để sửa chữa sổ. Nếu trong quá trình ghi sổ có sai sót thì phải sửa chữa theo
đúng phương pháp. Các dòng không có số liệu ghi chép thì phải gạch chéo.
148

Giáo trình Nguyên lý kế toán
+ Nếu một chứng từ cần phải ghi vào nhiều sổ khác nhau thì phải
luân chuyển theo qui định của kế toán trưởng.
− Khóa sổ kế toán:
Hết kỳ kế toán (tháng, quí) và niên độ, phải tiến hành khóa sổ kế toán. Ngoài ra
phải khóa sổ kế toán trong những trường hợp sau: kiểm kê, tài sản, sáp nhập đơn vị,
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể Doanh nghiệp,…
Khóa sổ là việc tiến hành cộng số phát sinh bên nợ, bên có và rút số dư cuối kỳ
của các tài khoản trên sổ kế toán. Việc khóa sổ kế toán được tiến hành trên tất cả
các sổ theo định kỳ vào cùng một thời điểm; riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ
hàng ngày.
Mỗi lần khóa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng phải ký tên
vào sổ.
Kết thúc niên độ kế toán, sau khi hoàn tất công việc kế toán (bao gồm việc kiểm
tra, đối chiếu, khóa sổ và cung cấp số liệu cho báo cáo tài chính), đơn vị phải sắp
xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa
vào lưu trữ theo qui định hiện hành của Nhà nước.
Trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi đã hoàn
thành công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán phải tiến hành in toàn bộ các sổ kế toán
tổng hợp và chi tiết để đưa vào lưu trữ như đã nói ở trên.
7.1.3.2. Những sai sót có thể xảy ra khi ghi sổ kế toán
Khi ghi sổ kế toán chúng ta có thể phạm phải những lỗi sau:
− Bỏ sót chứng từ hoặc số tiền ghi trên chứng từ thấp hơn số thực tế phát sinh
(cộng thiếu)
− Ghi đảo (ví dụ 15 ghi thành 51)
− Ghi thiếu số hoặc thừa số, ví dụ: 5.000đ ghi thành 50.000đ và ngược lại
− Ghi trùng số 2 hoặc nhiều lần, ví dụ chi 5.000đ ghi vào sổ quỹ 2 lần hoặc ghi có
tài khoản tiền mặt 2 lần,…
− Chuyển số liệu từ các sổ liên quan không đúng, ví dụ: chuyển số liệu từ sổ nhật
ký vào sổ cái sai

− Ghi sai quan hệ đối ứng
− Rút số dư tài khoản sai
149
Giáo trình Nguyên lý kế toán
− Sử dụng sai các phương pháp tính giá tồn kho, giá thành sản xuất,…
Tất cả những sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán đều phải được sửa chữa theo
những phương pháp thích hợp.
7.1.3.3. Các phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán
Theo điều 28 Luật kế toán 03/2003/QH11, khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay
có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải
sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp cải chính, phương pháp
ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung:
− Phương pháp cải chính (xóa bỏ): phương pháp cải chính được thực hiện như
sau:
+ Dùng mực đỏ xóa bỏ số sai sao cho vẫn còn đọc được số đó
+ Ghi lại số đúng bằng mực thường ngay trên số đã xóa bỏ
+ Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận ngay tại số
được sửa
Phương pháp cải chính thường được dùng trong những trường hợp sau:
+ Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng giữa các tài
khoản
+ Sai sót không ảnh hưởng đến số tổng cộng
− Phương pháp ghi số âm:
Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa sai sót trên sổ kế toán thì trước
hết cần phải viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để hủy bút toán này, sau đó dùng
mực thường để ghi lại bút toán đúng. Phương pháp này được áp dụng cho các
trường hợp sau:
+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai, đã
ghi sổ kế toán mà không thể sửa chữa được bằng phương pháp cải chính
+ Sau khi đã lập và gửi Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện sai

sót
+ Sai sót trong đó bút toán tài khoản đã ghi nhiều lần (ghi trùng)
hoặc số tiền ghi sổ lớn hơn số tiền thực tế phát sinh
150
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Cơ sở để ghi bút toán điều chỉnh là chứng từ ghi sổ, trong đó thuyết minh rõ
nguyên nhân sai sót, số tiền đúng, số tiền đã ghi sai, chênh lệch giữa số đúng và
số sai. Chứng từ ghi sổ này phải có chữ ký duyệt của kế toán trưởng đơn vị.
− Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp bút toán ghi đúng về
mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi sổ thấp hơn thực tế
phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế hoặc bỏ sót chứng từ, hoặc cộng sai số tiền
trên chứng từ mà số sai thấp hơn số đúng.
Kế toán ghi bổ sung chênh lệch cho đủ số đúng.
− Các trường hợp khác:
+ Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tùy theo từng sai sót cụ thể có thể
tiến hành sửa chữa theo các phương pháp đã nói ở trên, nhưng phải tuân thủ
các nguyên tắc sau: nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì được phép
sửa trực tiếp trên máy. Nếu đã in sổ thì trên sổ đã in sẽ sửa theo một trong ba
phương pháp nói trên, đồng thời sửa chữa lại sổ sai trên máy và in lại tờ sổ
mới. Phải lưu tờ sổ cũ cùng với tờ sổ mới để tiện cho việc kiểm tra, kiểm
soát sau này.
+ Trong trường hợp báo cáo tài chính đã được duyệt hoặc sau các cuộc kiểm
toán, kiểm tra, thanh tra… nếu có quyết định điều chỉnh số liệu thì có thể
điều chỉnh ở năm báo cáo, hoặc điều chỉnh trên sổ kế toán của năm hiện
hành.
7.2. Các hình thức kế toán
Hình thức tổ chức sổ kế toán, còn gọi là hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ
kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối liên hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi
chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp

những thông tin cần thiết cho việc lập báo báo tài chính theo trình tự và phương
pháp nhất định.
Theo quyết định 15/QĐ-BTC, Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình
thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
151
Giáo trình Nguyên lý kế toán
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
7.2.1. Hình thức Nhật ký chung
- Đặc điểm: Tất cả các nghiệp kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau
đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ chủ yếu
Hình thức kế toán Nhật ký chung có các loại sổ chủ yếu sau đây: Sổ kế toán
tổng hợp, Nhật ký chung và sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, trước
hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên
Nhật ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu Doanh
nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh đựơc ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Trường hợp Doanh nghiệp mở các Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ
vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, ghi ngiệp vụ phát sinh vào
Nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ, hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ
phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài
khoản phù hợp trên sổ cái tổng hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp
vụ được ghi đồng thời vào 2 sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có).

Cuối tháng, cuối quí, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số
phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng sau khi đã loại trừ
trùng lắp) cuối kỳ.
152
Giáo trình Nguyên lý kế toán
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
- Ưu nhược điểm của hình thức Nhật ký chung
Ưu điểm của hình thức kế toán này là đơn giản, dễ làm cả bằng thủ công cũng
như bằng máy tính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào các
nhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra, đối chiếu…
Tuy vậy, hình thức kế toán này thích hợp cho những đơn vị có qui mô nhỏ, hoạt
động đơn giản, như các đơn vị thương mại, dịch vụ,…
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
153
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối

số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
chi tiết
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Năm ………….
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu
tài khoản
Số phát sinh
Số
Ngày
tháng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước
chuyển sang
……
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ CÁI
Năm:

Số hiệu:
Tên tài khoản:
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Trang sổ
NK chung
Số hiệu
TK đối
ứng
Số phát sinh
Số
Ngày
tháng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước
chuyển sang
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm:
Chứng từ Ghi Có các tài khoản
154
Giáo trình Nguyên lý kế toán

Ngày
tháng
ghi sổ
DIỄN GIẢI
Ghi Nợ
tài
khoản
Số
Ngày
tháng
Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang
trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT
Năm:
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Ghi Có tài
khoản
Ghi Nợ các tài khoản

Số
Ngày
tháng
Tài khoản khác
Số
tiền
Số hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang
trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
155
Giáo trình Nguyên lý kế toán
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
Năm:
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Tài khoản ghi nợ
Phải trả
người bán
(ghi Có)
Số Ngày
Hàng

hoá
Nguyên
vật liệu
Tài khoản khác
Số hiệu Số tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Số trang trước
chuyển sang
Cộng phát sinh
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm:
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Phải thu
từ người
mua (Ghi
Nợ)
Ghi Có tài khoản
doanh thu
Số Ngày
Hàng
hóa
Thành

phẩm
Dịch
vu
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước chuyển sang
Cộng phát sinh
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
156
Giáo trình Nguyên lý kế toán
7.2.2. Hình thức Nhật ký chứng từ
- Đặc điểm
° Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài
khoản phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các
nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
° Kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự
thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài
khoản)
° Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong
cùng một quá trình ghi sổ.
° Sử dụng các mẫu các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản
lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính
- Các loại sổ chủ yếu
° Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ
cái
° Sổ kế toán chi tiết: gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
- Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp để ghi trực tiếp vào
các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì
hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải
chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết phải đựơc tập hợp và phân loại trong các
Bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chưng từ có liên
quan.
Cuối tháng, khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu
số liệu trên các nhật ký chứng từ với các số liệu kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi
tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các sổ Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp
vào sổ cái.
Đối với các chứng từ liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi
trực tiếp vào các sổ thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi
157
Giáo trình Nguyên lý kế toán
tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài
khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê
và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ được mô tả qua sơ đồ sau:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Nhược điểm
Nhược điểm chính của hình thức kế toán này là hầu hết các Nhật ký đều được
thiết kế theo chiều ngang, do đó khó điện toán hóa, không thuận tiện cho Doanh
nghiệp sử dụng nhiều tài khoản.

158
Bảng kê NHẬT KÝ
CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ
Giáo trình Nguyên lý kế toán
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có tài khoản 111 – Tiền mặt
Ngày …… tháng …… năm ……
Số
TT
Ngày
Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK Cộng
Có TK
111
112 113 121 128 131 136 …
Cộng
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ CÁI
Tài khoản ………
Số dư đầu năm

Nợ Có
Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với
TK này
Tháng 1 Tháng 2
Tháng
……
Tháng
12
Cộng
Cộng SPS Nợ
Tổng SPS Có
Nợ
SD cuối tháng
Có
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
159
Giáo trình Nguyên lý kế toán
7.2.3. Hình thức Nhật ký sổ cái
- Đặc điểm
Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được kết hợp ghi chép trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài
khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, đó là Nhật ký -
Sổ cái.
- Các loại sổ: Hình thức này có 02 loại sổ chủ yếu sau đây:
• Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký – Sổ cái
• Các sổ kế toán chi tiết
o Sổ tài sản cố định
o Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

o Thẻ kho
o Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
o Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
o Sổ chi tiềt chi phí trả trước, chi phí phải trả
o Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
o Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà
nước, thanh toán nội bộ…
o Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán
o Sổ chi tiết tiêu thụ
o Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
- Trình tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước
hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số
liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi
trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu
nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
160
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản
ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh
các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến
cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng
kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -

Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số
liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số
liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
161
Giáo trình Nguyên lý kế toán
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ SỔ CÁI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu nhược điểm
Ưu điểm của hình thức này là cách ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Nhưng
nhược điểm của hình thức kế toán này là ở chỗ kết cấu mẫu sổ Nhật ký – Sổ cái
theo chiều ngang, quá dài, do đó không thích hợp với những Doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều tài khoản, mặt khác nó còn khó phân công lao động kế toán vì chỉ có
một sổ tổng hợp duy nhất; công việc kiểm tra đối chiếu thường dồn vào cuối tháng
ảnh hưởngđến việc lập các báo cáo tài chính.
Trong thực tế, loại hình này thường được dùng ở những đơn vị hành chính sự
nghiệp, các doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp nhỏ khác sử dụng chế độ kế
toán các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

162
ChỨng tỪ kẾ toán
Sổ quỹ
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại
Sæ, thÎ kÕ
to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng
hợp chi
tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Giáo trình Nguyên lý kế toán
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Năm:
Thứ
tự
dòn
g
Ngày
,
Chứng từ
Diễn giải
Số

tiền
phát
Số hiệu
tài
khoản
đối ứng
Thứ tự
TK TK
tháng
ghi
sổ
Số
hiệu
Ngày,
tháng
sinh
Nợ Có
dòng
Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 F G H 2 3 4 5
- Số dư đầu năm
- Số phát sinh
trong tháng
- Cộng số phát
sinh tháng
- Số dư cuối tháng
- Cộng luỹ kế từ
đầu quý
- Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …
Ngày tháng năm

Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
- Ngày mở sổ:…
7.2.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán
là “Chứng từ ghi sổ”, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
° Ghi trình tự theo thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
° Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập tên cơ sở các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
163
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự
trong sổ đăng ký của chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế
toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Các loại sổ chủ yếu
° Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
° Sổ cái
° Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán
lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ, sau đó được dùng để ghi sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng
từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh trong tháng trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ,
tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập
Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ được mô tả theo sơ đồ sau:
164
Giáo trình Nguyên lý kế toán
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu nhược điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ưu điểm của hình thức kế toán này là kết cấu mẫu sổ, cách ghi sổ đơn giản,
dễ làm, dễ hiểu, dễ phân công lao động trong việc ghi sổ kế toán. Quan hệ kểm tra
đối chiếu số liệu chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ kế toán; thích hợp
với các đơn vị sử dụng quá nhiều tài khoản; dễ vi tính hóa công tác kế toán.
Nhược điểm của hình thức kế toán này là khối lượng chứng từ ghi sổ nhiều;
công việc ghi sổ kế toán nhiều; việc kiểm tra, đối chiếu số liệu bị dồn vào cuối
165
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng
hợp chi
tiết
Sổ Cái
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số
phát sinh
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Giáo trình Nguyên lý kế toán
tháng, ảnh hưởng đến tiến độ lập Báo cáo tài chính. Trong quá trình ghi sổ dễ bị ghi
trùng lắp nếu việc qui lập chứng từ ghi sổ không chặt chẽ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:
Ngày tháng năm
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Cộng
Kèm theo chứng từ
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm:

Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu
Ngày,
tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng - Cộng tháng
- Lũy kế từ đầu quỹ
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
166